Projeto White Belt by Fabio Schmitz

Fundação Vanzolini Projeto White Belt

Fábio Cristiano Schmitz Data de início: 21/01/2013 © Alberto W. Ramos

Revisão: 03 1

Fundação Vanzolini Resumo das Ferramentas Utilizadas no Projeto

P x Project Charter

D x Plano de Ação

x Capacidade Estatística

x Padronização

x SIPOC

x Gráfico Linear

x Mapa do Processo

x Plano de Controle

x Definição Operacional

x Gráfico p

x Avaliação S. Medição

Z Gráfico c

x Capacidade Estatística

x Gráfico IM/R

x Diagrama C&E x Matriz C&E Z Histograma x Boxplot

Z Diagrama de Dispersão x Gráfico Linear Z Diagrama de Pareto x Plano de Ação

Fundação Vanzolini

Fundação Vanzolini Project Charter Projeto:

Controle de Estoque e Marcação

Unidade:

Revenda Casci - Carazinho/RS

Champion: Dono do Processo:

Fábio C. Schmitz

Data de Início:

21/01/2013

Maurício Thomazi

Economia Estimada:

R$ 200.000,00

Tema do Projeto

Objetivos e Metas

Qual é a oportunidade ou problema associado com este projeto?

O que será obtido com este projeto?

Redistribuição do capital de R$ 1.000.000,00, atualmente, aplicado Controle de estoque e marcação compacto e com maior disponibilidade/variedade de SKUs, de modo que atenda os excessivamente no estoque de produtos (ativo imobilizado) para em no máximo interesses da direção, vendas, financeiro e operação de distribuição. 6 meses empregá-lo no aumento do capital de giro e investimentos. Principais impactos: – Redução de empréstimos bancários (financeiro); – Redução dos Custos de Estocagem (armazém); – Maior dispobilidade/variedade de SKUs (vendas); – Facilitar o processo de puxada dos produtos; – Amenizar o risco de furo de puxada. Métricas Valor total do ativo imobilizado estoque.

Escopo Inclui

Escopo Exclui

O que engloba este projeto? Que atividades e processos estão contemplados?

O que não engloba este projeto?

– Necessidade de puxada; – Marcação dos produtos; – Puxada dos produtos; – Estocagem dos produtos.

Equipe do Projeto Nomes P. Renato Siqueira (GV) Membros Gustavo Castelli (Direção) da Equipe Fernando Villa (GC) Maurício Thomazi (SA - Diurno) Luciano A. Tesser (SA - noturno)

– Furo de puxada, quando o responsável é a Fábrica; – Classificação/Posicionamento dos produtos nos armazéns físicos; – Tempos e movimentos dos veículos de puxada; – Validade dos produtos em estoque e FIFO. Etapas do Projeto

Função White Belt (em certificação) White Belt (em certificação) Membro Membro Membro

% do tempo 5 5 80 5 5

PDCA Plan Do Check Act

Data Prevista 04/02/2013 25/02/2013 11/03/2013 18/03/2013

Data Real 04/02/2013 25/02/2013 12/03/2013 26/03/2013

Data Revisada

Fundação Vanzolini

SIPOC Fornecedores – Fábricas da Ambev; – Financeiro da unidade; – Vendas da unidade; – Sistema PROMAX; – Extranet Ambev.

Entradas

Processo

Saídas

– Relatório de marcação - Ambev; – Disponibilidade de produtos nas Fábricas - Ambev; – Relatório de produtos cadastrados no sistema - Promax; – Metas de Vendas - Vendas; – Ações de mercado - Vendas; – Tendências do volume real - Vendas; – Limite de valor do estoque - Financeiro.

– Analisar a necessidade de produtos de acordo com a classificação de giro, a meta e a média diária de vendas; – Verificar a disponibilidade nas fábricas e o limite financeiro; - Fazer a marcação e puxar os produtos aprovados.

– Produtos puxados e descarregados nos armazéns; – Valor de estoque dentro do limite financeiro combinado; – Maior número de SKUs possíveis disponibilizados para a equipe de vendas.

Clientes – Gerente de Op. de Distribuição; – Gerente de Vendas; – Gerente Comercial; – Gerente Adm/Financeiro.

Fundação Vanzolini Mapa do Processo Análisar manualmente, quais os produtos marcados no dia anterior que foram aprovados para puxada.

Remarcar as puxadas Aprovado?

Necessidadede Puxada

No olhometro (análise visual), verificar produtos que apresentam baixas quantidades de estoques.

Produtos com baixo estoque?

Análisar manualmente, os produtos disponíveis nas fábricas para puxada.

Verificar com o GV quais os produtos que possuem ações de mercado.

Marcação na Extranet do atual/próximo dia

Fundação Vanzolini

O ativo imobilizado estoque engloba apenas produtos voltados ao negócio principal da organização – distribuição de bebidas do grupo Ambev. Estes produtos se classificam em alcoólicos (Skol, Brahma, etc), não-alcólicos (Pepsi, Guaraná, etc) e não-alcoólicos e não carbonatados (Gatorade, Lipton). A unidade Casci de Carazinho-RS utiliza um controle manual de estoque. Porém o controle manual do estoque demanda muito tempo para o cumprimento do processo, além de desconsiderar o giro do estoque e a sazonalidade. Isto pode resultar em um estoque de alto valor mas com baixa disponibilidade ou diversidade de produtos para alcance da meta e média atual de vendas. Assim, se acredita que ao automatizar as partes possíveis do processo e interligar as informações das áreas envolvidas, se obterá maior eficiência e eficácia, reduzindo o risco de anormalidades. © Alberto W. Ramos

Fundação Vanzolini

Durante 10 dias se acompanhou a marcação dos produtos, bem como a análise das atividades e do tempos de cada etapa deste processo: Data 22/01/2013 23/01/2013 24/01/2013 25/01/2013 28/01/2013 29/01/2013 30/01/2013 31/01/2013

Cntgem do Est. Armzndo 00:42:14 00:59:25 00:47:14 00:48:52 00:52:19 00:56:54 00:57:49 00:40:05 Fatores Cntgem do Est. Armzndo Cntgem Prod. em trânsito Estqe TT (armaz. + marc.) Solicitação Vendas Revisão Financ. Marc. na extranet

Cntgem Prod. em trânsito 00:07:17 00:10:15 00:08:08 00:08:25 00:09:01 00:09:49 00:09:58 00:05:12

Estqe TT (armaz. + marc.) 00:49:31 01:09:39 00:55:22 00:57:17 01:01:20 01:06:43 01:07:47 00:45:17

Solicitação Vendas 00:04:26 00:06:14 00:04:57 00:05:08 00:05:29 00:05:58 00:06:04 00:03:10

Revisão Financ. 00:05:49 00:08:10 00:06:30 00:06:43 00:07:12 00:07:50 00:07:57 00:04:09

Marc. na extranet 00:14:06 00:19:50 00:15:46 00:16:18 00:17:27 00:18:59 00:19:18 00:10:04

TC 02:03:22 02:53:33 02:17:57 02:22:44 02:32:49 02:46:13 02:48:53 01:47:57

1º Quartil 00:45:59 00:07:56 00:53:54 00:04:50 00:06:20 00:15:21

Média 00:50:36 00:08:31 00:59:07 00:05:11 00:06:47 00:16:28

Mediana 00:50:35 00:08:43 00:59:19 00:05:19 00:06:58 00:16:53

3º Quartil 00:57:08 00:09:51 01:06:59 00:06:00 00:07:52 00:19:04

Desvio Padrão 00:07:15 00:01:41 00:08:52 00:01:01 00:01:20 00:03:15

Variância 00:00:02 00:00:00 00:00:03 00:00:00 00:00:00 00:00:00

Fundação Vanzolini Diagrama de Causa & Efeito - Fishbone Cause

Effect

Equipment (Máquinas)

Process (Métodos)

People (Mão de Obra)

Demora na análise da marcação anterior.

Pouco informatizadas

Contagem manual do estoque

Resistentes à mudanças

Sistema local inoperante.

Estoque virtual atualizado. Caderno de marcações.

anotações

das

Atenção diferenciada a produtos com ação de mercado.

motoristas (absenteísmo e férias) motoristas seguir a legislação de transito.

Compactação do Estoque

Baixa Performance Caminhão quebrado.

Estradas bloqueadas.

Farol CSC

Freteiros indisponíveis

Bloqueio de exportação de arquivo na Extranet, permitindo apenas impressão.

Nº de SKUs mensais

Juros bancários p/ complementar a puxadas de produtos.

atrazo no recebimento da projeção de estoque

Materials (Materiais)

Filas nas Fábricas Clima Manutenção nas fábricas.

Extrato de Puxadas

Environment (Ambiente)

Management (Medição)

Fundação Vanzolini Matriz de Causa & Efeito - Fishbone Peso Item

10 I

CTQ's (Y's)

Demora na realização do processo.

30 II

30 III

Indisponibilidade Furo de Puxada. de produtos.

30 IV Sincronização entre puxada e financeiro.

ITENS DE PERFORMANCE

Item

X's

III

Total

atrazo no recebimento da projeção de estoque

5 10

10 8

8 9

3 2

26 29

38% 43%

Bloqueio de exportação de arquivo na Extranet, permitindo apenas impressão.

43%

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Caderno de anotações das marcações.

10 8 6 10 10 9 6 4 2 5

10 7 5 9 8 4 5 3 3 3

7 9 4 8 9 7 7 2 5 4

6 1 2 7 7 8 4 2 3 3

33 25 17 34 34 28 22 11 13 15

49% 38% 24% 55% 58% 54% 39% 16% 26% 26%

Juros bancários p/ complementar a puxadas de produtos.

69%

15 16 17 18 19 20 21 22

Freteiros indisponíveis

10 9 3 4 5 7 6 10

3 8 2 3 10 7 7 5

9 7 4 4 10 6 7 6

3 3 0 0 9 2 3 4

25 27 9 11 34 22 23 25

46% 39% 15% 16% 62% 31% 36% 40%

1 2

Atenção diferenciada a produtos com ação de mercado.

Caminhão quebrado. Clima Contagem manual do estoque Demora na análise da marcação anterior. Estoque virtual atualizado. Estradas bloqueadas. Extrato de Puxadas Farol CSC Filas nas Fábricas

Manutenção nas fábricas. motoristas (absenteísmo e férias) motoristas seguir a legislação de transito. Nº de SKUs mensais Pessoas Pouco informatizadas Pessoas Resistentes à mudanças Sistema local inoperante.

Fundação Vanzolini

Análise das Causas Causa X1 X2 X3 X4

Nome Contagem manual do estoque Demora na análise da marcação anterior Juros bancários p/ complementar a puxadas de produtos Nº de SKUs mensais (disponibilidade)

Ferramenta Boxplot Boxplot Gráfico Linear Diagrama de Pareto

Fundação Vanzolini X1 - Contagem Manual do Estoque 60 40 30 20 10

42,23 59,42 47,23 48,87 52,32 56,90 57,82 40,08 49,17 52,63 2,33 1,62 1,72 2,40 1,92 1,97 2,12 2,30 2,33 1,63

Manual Manual Manual Manual Manual Manual Manual Manual Manual Manual Automático Automático Automático Automático Automático Automático Automático Automático Automático Automático

MODO DE ATUALIZAÇÃO TEMPO (Minutos)

Minutos

DATA 22/01/2013 23/01/2013 24/01/2013 25/01/2013 28/01/2013 29/01/2013 30/01/2013 31/01/2013 04/02/2013 05/02/2013 06/02/2013 07/02/2013 08/02/2013 11/02/2013 12/02/2013 13/02/2013 14/02/2013 15/02/2013 18/02/2013 19/02/2013

X1: Gráfico Boxplot

Sistema Automático Automático

Contagem Manual Manual

Modo de Atualização

Fundação Vanzolini X2 - Análise da marcação anterior 10

7,28 10,25 8,13 8,42 9,02 9,82 9,97 5,20 10,03 5,23 3,02 3,03 3,05 3,07 3,08 3,10 3,12 3,13 3,13 3,17

Manual Manual Manual Manual Manual Manual Manual Manual Manual Manual Automático Automático Automático Automático Automático Automático Automático Automático Automático Automático

22/01/2013 23/01/2013 24/01/2013 25/01/2013 28/01/2013 29/01/2013 30/01/2013 31/01/2013 04/02/2013 05/02/2013 06/02/2013 07/02/2013 08/02/2013 11/02/2013 12/02/2013 13/02/2013 14/02/2013 15/02/2013 18/02/2013 19/02/2013

TEMPO (Minutos)

MODO DE ATUALIZAÇÃO

Minutos

DATA

X2: Gráfico Boxplot

Sistema Automático Automático

Análise Manual Manual

Modo de Atualização

Fundação Vanzolini

Perda de venda em função da indisponibilidade de produtos no estoque:

Fundação Vanzolini

•

A contagem dos produtos estocados no armazém é realizada durante a noite, assim não há necessidade de recontá-la pelo responsável pela puxada. Reafirmando isto, o sistema automático (rotina 02.05.02 do PROMAX) apresentou maior eficiência nos testes comparado ao sistema manual.

•

A análise da marcação anterior se torna rápida quando visualizada em arquivo de Excel e cruzada com outras informações. Novamente, o sistema automático supera o sistema manual.

Fundação Vanzolini

•

Constatou-se que a conta Juros Bancários, não tem correlação direta com o valor pago na compras dos produtos e o histórico da organização impossibilita a análise específica dos juros bancários apenas de pagamento de produtos. Porém existe a possibilidade de limitar o poder de comprar da equipe de puxada, planejar um monitoramento do processo e reduzir juros em função de pagamentos de produtos.

•

Além disso, se compreendeu que o giro individual de cada produto em função da venda, bem como a necessidade mínima de estoque oportunizam o aperfeiçoamento da marcação dos produtos. Por exemplo, nos meses de janeiro e fevereiro se adotou este novo sistema de trabalho e reduziu a perda de oportunidade para baixo de 300 dúzias, sendo que em dezembro esta avaria foi dez vezes maior (3.146 dúzias). © Alberto W. Ramos

Fundação Vanzolini What O que?

Why Por que?

Who Quem?

Previsão de ações de Ações de mercado impolsionam para cima o volume de Gestor de Processos (GP) U mercado determinados produtos, tornando necessário o aumento Gerente de Vendas (GV) de disponibilidade de estoque destes. Projeção do estoque A grande variedade de produtos impossibilita que uma Gestor de Processos (GP) automatizada pessoa memorize quais são os produtos disponíveis para Sup. de ARM&PUX puxada, desse modo mostra-se indispensável a criação de uma planilha automática que faça esta análise de maneira precisa.

Where Onde?

When Quando?

How Como?

HM Custo?

Nova planilha de 18/02/2013 Criar uma planilha para digitação da R$ Controle de estoque e previsão de ações por parte do GV e marcação (CE&M). vincular a plan CE&M. Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular o arquivo de projeção de R$ estoque (ambev) com a planilha CE&M.

Grade de estoque automática

Para reduzir o tempo de verificação dos produtos Gestor de Processos (GP) estocados e reduzir a dispersão de erro na contagem é Sup. de ARM&PUX básico a utilização de um levantamento automatizado do estoque.

Plan CE&M.

19/02/2013 Vincular a rotina 02.05.02 do Promax com R$ a nova planilha CE&M.

Produtos em trânsito

Além dos produtos estocados, precisa-se considerar as Gestor de Processos (GP) quantidades em trânsito, evitando remarcar produtos que Sup. de ARM&PUX já estão no estoque ou chegarão nos próximos dois dias.

Plan CE&M.

18/02/2013 Baixar arquivo da extranet da Ambev e R$ vincular com a nova planilha CE&M.

Limitação de crédito Para influênciar o setor de puxadas a manter um estoque Gestor de Processos (GP) para compras de (Ativo Imobilizado) compacto é preciso limitar o valor total Gerente ADM&FIN produtos de estoque, bem como agendar os pagamentos evitando o pagamento de juros.

Plan CE&M.

19/02/2013 Criar uma planilha para digitação da R$ previsão de diária de fluxo de caixa, e vincular com a plan. CE&M.

Eficiência na disponibilidade e eficácia na variabilidade de SKUs. Implantar a planilha CE&M

A equipe de vendas necessita ter a maior variedade Gestor de Processos (GP) possível de produtos para atingimento de meta de SKUs, e Gerente de Vendas (GV) também precisa do maior volume possível estocado reduzindo a perda da oportunidade de venda (resultante da falta de produtos). Disponibilizar a planilha Controle de Estoque e Marcação Gestor de Processos (GP) no disco virtual da unidade para experimentação.

Plan CE&M.

20/02/2013 Vincular a rotina 05.10 do Promax (meta e R$ média diária de vendas) com a planilha CE&M.

Disco Virtual

22/02/2013 Automatizar a planilha, criando macros R$ que facilitem a rotina, e também uma interface simples para que qualquer usuário utilize-a facilmente.

Treinar a equipe

A equipe precisa estar integrada e treinada para que a reformulação do processo apresente resultados positivos.

Nova Sala de Reunião

22/02/2013 Treinar toda a equipe envolvida por meio R$ de apresentação em ppt, facilitando a execução do processo reformulado.

Equipe do projeto

Fundação Vanzolini

Fundação Vanzolini What O que?

Why Por que?

Who Quem?

Previsão de ações de Ações de mercado impulsionam para cima o volume de Gestor de Processos (GP) mercado determinados produtos, tornando necessário o aumento Gerente de Vendas (GV) de disponibilidade de estoque destes. Projeção do estoque A grande variedade de produtos impossibilita que uma Gestor de Processos (GP) automatizada pessoa memorize quais são os produtos disponíveis para Sup. de ARM&PUX puxada, desse modo mostra-se indispensável a criação de uma planilha automática que faça esta análise de maneira precisa.

Where Onde?

When Quando?

How Como?

HM Custo?

Grade de estoque automática

Plan CE&M.

19/02/2013 Vincular a rotina 02.05.02 do Promax com R$ a nova planilha CE&M.

Produtos em trânsito

Plan CE&M.

20/02/2013 Baixar arquivo da extranet da Ambev e R$ vincular com a nova planilha CE&M.

Plan CE&M.

19/02/2013 Criar uma planilha para digitação da R$ previsão de diária de fluxo de caixa, e vincular com a plan. CE&M.

Eficiência na disponibilidade e eficácia na variabilidade de SKUs. Implantar a planilha CE&M

Plan CE&M.

20/02/2013 Vincular a rotina 05.10 do Promax (meta e R$ média diária de vendas) com a planilha CE&M.

Disco Virtual

22/02/2013 Automatizar a planilha, criando macros R$ que facilitem a rotina, e também uma interface simples para que qualquer usuário utilize-a facilmente.

Treinar a equipe

A equipe precisa estar integrada e treinada para que a reformulação do processo apresente resultados positivos.

Nova Sala de Reunião

25/02/2013 Treinar toda a equipe envolvida por meio R$ de apresentação em ppt, facilitando a execução do processo reformulado.

Equipe do projeto

Fundação Vanzolini

Fundação Vanzolini A experimentação dos novos critérios e ferramentas de marcação, retornou resultados positivos. Pois a organização reduziu o excesso de produtos estocados e começou a puxar apenas a necessidade de venda. Além disso, o estoque passou a disponibilizar e diversificar o maior número de SKUs possíveis.

Fundação Vanzolini

CARACTERÍSTICA CONTROLADA

MEIO DE CONTROLE

TAMANHO DA AMOSTRA

FREQUÊNCIA

X1: Disponibilidade de SKUs X2 - Juros de empréstimos para pagamentos de mercadorias

Gráfico IM/R Gráfico IM/R

100% 100%

Diário Diário

Fundação Vanzolini

Valores Individuais

Gráfico de Valores Individuais 600

545.635447

400 200

200.772644

0 -144.09016

-200

Peças

Gráfico de Amplitude Móvel

Amplitude Móvel

500 423.76942

400 300 200

129.712097

100 0

Peças

Fundação Vanzolini

Valores Individuais

Gráfico de Valores Individuais 10000

9586.175917

5000 1928.16 0

-5000

01 a 15 de Dez/12

-5729.855917

16 a 31 de Dez/12

01 a 15 de jan/13

16 a 31 de jan/13

01 a 15 de Fev/13

16 a 26 de Fev/13

Peças

Gráfico de Amplitude Móvel

Amplitude Móvel

10000

9410.214528

8000 6000 4000 2880.384 2000 0

16 a 31 de Dez/12

01 a 15 de jan/13

16 a 31 de jan/13

01 a 15 de Fev/13

16 a 26 de Fev/13

Peças

Fundação Vanzolini

Para melhor eficiência, eficácia e efetividade criou-se um manual de ajuda (facilmente localizável no disco virtual da empresa). O manual de ajuda por meio de vídeos, imagens, apresentações e texto demonstra o modo de atualização e utilização da planilha de Controle de Estoque e Marcação. No mais, anualmente será feito uma reciclagem do processo com o envolvimento de toda a equipe, a fim de padronizar o processo e reduzir todas as dispersões possíveis.

Fundação Vanzolini

Carazinho, 01 de Março de 2013.