Magazine Face-pro n°29

Face-pro Magazine des professionnels N°29 Du 12 Octobre 2018 au 11 Janvier 2019

Manuel d’utilisation de Ms Project Astuces sur Ms Project

Sommaire

Face-pro est un magazine trimestriel ciblé aux professionnels. Il contient des annonces, des annuaires professionnels, des actualités, etc. II a pour but de rapprocher les professionnels et de leur permettre d'être au courant des nouveautés du domaine professionnel et plus précisément le domaine d'architecture.

Chers

architectes,

décorateurs,

designers

et

propriétaires de maison, n’hésitez pas à nous contacter pour publier vos meilleurs projets et réalisation. face-pro@hotmail.fr

Directeur de rédaction :

Rédacteur en chef :

Révision :

DRISS Slah

DRISS Zied

KHLIF Houda

Rédacteur et référence :

Distributeur :

Responsable Web :

BECHA Aymen GARGOURI Mohamed Ali

MOUSSA Zied

ABBES Majdi

Ce nouveau numéro du magasin est consacrée pour une

présentation du logiciel MS project qui est un logiciel de gestion de projets édité par Microsoft. Il permet aux chefs de projet et aux planificateurs de planifier et piloter les projets, de gérer les ressources et le budget, ainsi que d'analyser et communiquer les données des projets.

Interface de MS Project : Ensemble d’onglets: nous permettent d’accéder à différents menus

Le diagramme qui s'affiche par défaut l'ouverture d'un planning est le diagramme de Gantt • À gauche -> les taches (table) • À droite -> le planning (barres)

à

Manuel d’utilisation de Ms Project Paramétrage d’un projet sur MS Project Il faut d’abord mettre en place le calendrier de travail de l’entreprise. Cliquez sur Outils => Modifier le temps de travail . Deux possibilités de calendrier: • Le calendrier « standard » d’un projet pour MS Project : tous les jours 9h-12h et 14h-18h • Un calendrier personnalisé en le créant et en donnant vos propres horaires « créer un nouveau calendrier »

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 Définir les exceptions du calendrier Onglet « exception » pour déclarer un jour chômé ou particulier Pour chaque "exception", on indique, après avoir cliqué sur le bouton "détails", le statut "férié" ou l'horaire spécifique de la journée et la fréquence de répétition de l'évènement.

 Définir la semaine de travail Onglet « semaines de travail » et icone détails pour paramétrer les horaires de chaque jour de la semaine.

Face-pro N°29/ 7

 Il faut ensuite informer le démarrage des taches à l’heure souhaité. Pour cela, appuyer sur Outils -> Options -> calendrier indiqué un « Début par défaut » et une « Fin par défaut » qui correspond au calendrier mis en place.

 Entrer la date de début du projet Il faut enfin définir la date de début de projet et spécifier qu’on utilise le calendrier que nous venons de créer. Se placer dans l’onglet « Projet » puis « Informations sur le projet » Entrer la date de début de projet (ici le 15 Mars 2018) et le calendrier « Standard » à remplacer par « Mon Calendrier ».

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Planification des tâches 1- Créer des tâches dans l'affichage gantt

il suffit de saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et une tâche est créée. Chaque ligne correspond à une tache qui porte un numéro, un nom, une durée. Concernant la durée, il est possible d’indiquer des minutes (1 min), des heures (1 h), des jours (pas besoin de le préciser, c’est ce qui

est fait par défaut) et des semaines (1 sm) .

2- Créer des liens d'antériorité Un des principes de base de l'ordonnancement de projet consiste à organiser la succession des tâches en fonction de règles d'antériorité (de précédence). Ces règles d'antériorité sont représentées dans le diagramme de Gantt comme dans le réseau logique par des liens d'antériorité.

On peut mettre les prédécesseurs en utilisant les numéros de ligne de chaque tache (et uniquement les numéros de lignes,

pas le nom des taches). Si plusieurs prédécesseurs, mettre des ;

Face-pro N°29 / 9

La plupart des liens d'un planning soient des liens d'antériorité (du type fin-début).

Project propose en tout quatre types de lien : • FD : fin à début (la tâche débutera X jours après la fin de la tache précédente) • DD : début à début (la tâche débutera X jours après le début de la tache précédente) • FF : fin à fin (la tâche finira X jours après la fin de la tache précédente) • DF : début à fin (la tâche finira X jours après le début de la tache précédente)

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3- Organisation des taches en phase

Pour MS Project, une phase est une tache récapitulative. Elle va vous permettre principalement de connaitre le temps du projet ou d’une partie du projet.

Il est possible de créer des grandes parties au projet et de mettre des contraintes d’enchainement entre ces parties comme on peut le voir dans cet exemple où le projet est divisé en 2 grandes parties 1 et 2 qui s’enchaine avec 1 jour de décalage.

Sélectionner les taches de la phase et cliquez sur l’Icône « Abaisser la tâche »

Face-pro N° 29/ 11

4- Créer des jalons Un jalon est un évènement marquant, par exemple une réunion ou la recette d'un livrable.

Dans MS project, il suffit de donner zéro comme durée à une tâche pour que la barre correspondante prenne la forme d'un losange noir, représentatif d'un jalon.

5- Créer une tâche périodique Si par exemple vous souhaitez planifier une série de 20 revues

de projet (réunions), il serait maladroit de créer 20 tâches différentes. MS Project vous offre la possibilité de créer une tâche répétitive par le menu insertion => tâche périodique. La boite de dialogue vous permet de paramétrer notamment la durée et la fréquence de la tâche répétitive.

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- Visualisation du chemin critique du projet Chaque tâche est importante, mais seulement quelques-unes d’entre elles sont critiques. Le chemin critique est une chaîne de tâches liées affectant directement la date de fichier du projet. Si une tâche quelconque sur le chemin critique est en retard, le projet entier est en retard.

Dans le menu affichage, cliquez sur Plus d’affichages, cliquez

sur

Gantt

relatif

aux

marges,

sur Appliquer.

Face-pro N°29/ 13

puis

cliquez

Gestion de ressources 1-

Entrer

les

ressources

du

projet

et

leurs

caractéristiques - Il est possible de créer autant de ressources possible et de leur affecter un cout et un temps de travail (100% étant un temps plein, 50% un Mi-temps, 125 % équivaut à un temps plein et 25% d’heures supplémentaires) - Il est tout à fait possible d’affecter plusieurs ressources à une même tache.

- Dans le menu affichage, cliquez sur Plus d’affichages, cliquez

sur

Tableau

des

ressources,

puis

cliquez

sur Appliquer.

Il existe trois types de ressources dans MS Project : • Travail : pour les personnes et les groupes de personnes, Les ressources de travail sont des personnes et des machines et ils ont besoin de temps pour effectuer les taches • Matériel

:

pour

consommables.

Les

les

équipements

ressources

et

les

matérielles

fournitures sont

des

consommables comme les briques, le pétrole, le béton, etc,..

Et ils sont indépendants du temps • Coût : Ce sont des coûts indépendants pouvant être associés à une tache (ex : billet d’avion) 14 / Face-pro N°29

 Définir le taux de disponibilité de chaque ressource Pour une ressource qui serait constituée de plusieurs personnes, la valeur indique le nombre de personnes, par exemple 500% signifie que l'on dispose d'une équipe de 5 personnes.

Si la valeur est inférieure à 100% il faut comprendre que la ressource est affectée au projet à temps partiel. Dans l'exemple ci-contre, on considère que Ali consacre 75% de son temps au projet et 25% à des tâches hors projet.  Personnaliser le calendrier de chaque ressource Lorsque vous créez des ressources, MS Project leur associe systématiquement un calendrier. Ce calendrier est une copie du calendrier standard du projet. Revenez dans outils => modifier le temps de travail. Vous trouvez désormais dans la liste déroulante les calendriers de vos ressources. Vous pouvez prendre en compte les périodes de congé, d'absence ou les horaires particuliers de chacun.

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2- Affecter les ressources aux tâches Pour affecter des ressources à une tâche, projet => informations sur la tâche, onglet ressources.

3- Affecter les ressources sur une tache périodique N'affectez pas vos ressources sur la tâche périodique en saisissant leur nom dans la colonne "nom ressources" Voici cicontre se qui se passe si vous faites l'erreur : le logiciel affecte Ali à plein temps

Voici la même opération effectuée en utilisant la boite de

dialogue "affecter les ressources".

4- Obtenir les valeurs de travail du projet A partir du moment où l'on a affecté des ressources, Project calcule la valeur du travail pour chaque tâche et au niveau des tâches récapitulatives. Pour obtenir les valeurs de travail il suffit d'insérer une colonne "Travail" 16 / Face-pro N°29

5- Les sur-utilisations de ressources Détecter les sur-utilisations de ressources Une ressource affectée pendant une période de temps au delà de sa disponibilité est dite sur-utilisée. Cette sur-utilisation n'est pas acceptable et nécessite un traitement.

Dans l'affichage => Tableau des ressources, les ressources en sur-utilisation apparaissent en rouge.

Résoudre les sur-utilisations en automatique On obtient la boite de dialogue ci-contre par outils => audit des ressources.

Attention : On pourrait penser que le bouton "OK" déclenche l'opération. Il n'en est rien ! Il faut cliquer sur "auditer maintenant".

Si vous conservez le paramétrage par défaut "jour par jour", les plages de sur-utilisation de durée inférieure à une journée ne seront pas traitées et la ressource continuera d'être signalée comme sur-utilisée.

Dans ce cas, Project a résolu facilement la surutilisation en retardant la tâche A.

Face-pro N°29/17

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