Vitari kundemag 2014 by Factorydesign

Vitari

Oslo • SARPSBORG • LARVIK Kapp • Kristiansand Bergen • Trondheim Tromsø

kundemagasin 2014

Vitari-portrettet

Vitari i hjerte og sjel

Brubakken

Går utenlands med Evatic og Visma Business NØS

Digitalisering fordoblet produktiviteten

leder

Vi er et selskap som leverer tid, vi er mennesker som har vår egen tid, vi skal bruke tiden godt sammen, og vi skal gi våre kunder mer tid. Tid er noe vi lever av og lever for. asle sjørbotten

tid Det er umulig å ikke forholde seg til TID, men tilnærmingen er ulik, og mye er sagt om TID; «Vi må bruke tiden som et redskap, ikke som en sofa.» John F. Kennedy. «Tiden vi tilbringer sammen er den mest dyrebare vi har.» Harald V. «Vi eier tiden; men tiden eier også oss.» Henrik Ibsen. «Dagen i dag er morgendagen du drømte om i går.» Kinesisk ordtak. I Vitari har vi valgt TID som vårt mest sentrale begrep – «tid» er vår historie. I «Store norske leksikon» kan vi lese følgende: Tid måles som differansen mellom to tidspunkter. Er det spørsmål etter tid på døgnet, benytter man en klokke som viser tid siden midnatt; spørres det etter en dato, trenger man en kalender for å finne antall døgn siden nyttår; og spørres det om slaget på Stiklestad og man får svaret 1030, så er det målt i år etter Kristi fødsel. I Vitari har vi laget vår egen lille «bibel» – en svart bok som heter «tid». 2

Vitari kundemagasin 2014

Vi er et selskap som leverer tid, vi er mennesker som har vår egen tid, vi skal bruke tiden godt sammen, og vi skal gi våre kunder mer tid. Tid er noe vi lever av og lever for. De fleste mennesker har full kontroll over hva de skal bruke neste ferie til, men få er bevisst på hva de vil ha ut av livet. I Vitari er vi opptatt av å planlegge tiden vår. Som selskap må vi gjøre det, og som enkeltpersoner må vi gjøre det. Skal man nå mål, må man planlegge hvordan tiden skal anvendes, time for time, uke for uke, år for år. «Systemene skal ikke ta tid – de skal gi tid» er vår visjon. Vi bidrar til at våre kunder kan utytte sin tid enda bedre, og det er viktig for alle norske bedrifter. Mange tjenester blir i dag utført i land med langt lavere kostnader enn Norge. Det betyr at norske selskaper møter stadig tøffere konkurranse. Vårt svar må være å automatisere mer. Det øker produktiviteten og frigjør ressurser. Frigjorte ressurser kan igjen brukes til å videreutvikle bedriften, gjennom å tilby mer kompetansekrevende og lønnsomme tjenester. Norge er avhengig av automatisering – å få gjort mer pr tidsenhet. Den røde tråden i denne utgaven av vårt kundemagasin er TID. Jeg håper du anser det som vel anvendt tid å lese det.

Asle Sjørbotten Adm. dir. Vitari AS

Innhold 04 Du får ikke mer tid – kun bedre tid

skal ikke ta tid «– deSystemene skal gi tid»

Råd for å unngå stress og følelsen av å henge etter.

06 Digitalisering fordoblet produktiviteten Idag produserer hver NØS-ansatt over dobbelt så mye som tidligere.

08 Vitari i hjerte og sjel Marianne Albrigtsen føler at hun endelig har kommet hjem.

10 Kan spare flere timer på én rapport Naturvernforbundet sparer opptil ukesverk ved rapportering.

12 Går utenlands med Evatic og Visma Business Doblet omsetningen og antall ansatte de siste to årene.

14 Vitari kundesenter Ingen utfordringer er for store.

15 Vitaris konsulentteam Både blåruss og teknologinerder.

Vitari kundemagasin 2014 Redaksjon: Merete Nilsen, Asle Sjørbotten og Marianne Thielemann Tekst: Sven Øvergaard, Nucleus Foto: Caroline Roka.

skal ikke ta tid «– deSystemene skal gi tid»

S.5: Gry Monica Farstad Hellevik Grafisk design og produksjon: Kai Holmen, Factorydesign

Vitari Norge AS, Nye Vakåsvei 64, 1395 Hvalstad Sentralbord: 66 85 51 50 Support: 66 85 20 00 e-post: post@vitari.no www.vitari.no Vitari kundemagasin 2014

Cecilie Thunem-Saanum

Du får ikke mer tid – kun bedre tid – Tiden går, den kan ikke styres. Det er kun oss selv vi kan gjøre noe med. Mine tre råd for å unngå stress og følelsen av å henge etter er: Prioriter oppgavene og rekkefølgen når de skal løses, lær deg dyp konsentrasjon i 20 minutters intervaller og ta «riktige» pauser, sier Cecilie Thunem-Saanum. Tekst: Sven Øvergaard, Nucleus

om foredragsholder, bedriftsrådgiver og mentor møter Cecilie ofte bedriftsledere og ansatte som føler de har det for travelt og som ønsker hjelp til å få mer tid. En viktig erkjennelse for dem er at de ikke får mer tid – de kan bare få «bedre» tid. – Nesten alle jeg treffer har for liten tid. Det som frustrerer meg, er hvordan mange er et «offer» for egen travelhet; de lar hverdagen bli stress og de aksepterer presset fra omgivelsene. Først og fremst handler det om å ta aktive valg. Noe av det viktigste du bør lære er prioriteringsteknikker. Spør deg hvilke oppgaver som får størst konsekvenser om de ikke utføres. Gjøres dette hver dag, hver time, vil tankegangen sitte i ryggmargen etter kun noen uker. Da velger du automatisk de viktigste gjøremålene. Selvsagt er det vanskelig i starten, men de 30 sekundene du bruker på dette får stor betydning for hvordan du prioriterer. Presserende og viktige oppgaver. – Det som gjør det vanskelig å prioritere er at vi ikke skiller mellom presserende og viktige oppgaver. Når vi stresser, kaster vi oss ukritisk over de mest tilgjengelige oppgavene. Presserende «her-og-nå-oppgaver» forsvinner ikke før de er utført. For eksempel telefonen som ringer eller kollegaen som avbryter deg.

Vitari kundemagasin 2014

Foto: Gry Monica Farstad Hellevik

Men presserende oppgaver får som regel små konsekvenser for få personer, om vi unnlater å gjøre dem, mener Cecilie. Viktige oppgaver har ofte et mer langsiktig perspektiv. For eksempel en markedsplan som skal være ferdig om et par uker, eller en kort, men viktig e-post som det tar to minutter å skrive og som må sendes i løpet av dagen. Ofte skyves disse oppgavene på fordi de ikke bærer preg av å haste. Konsekvensen blir at vi ikke klarer å utføre dem i tide, eller at de gjøres med for dårlig kvalitet. – 80/20-regelen er en suveren prioriteringsteknikk. Det betyr at omtrent 20 prosent av dine gjøremål utgjør 80 prosent av verdien av det du gjør. Jeg oppfordrer alle til å se på sine små og store oppgaver: Bare 20–30 prosent av dem er viktig å få gjort unna raskt, mens for de øvrige spiller det mindre rolle om de utføres nå eller senere. Sett premisser for din tilgjengelighet. Et stort hinder for effektivitet er vår tilgjengelighet; på telefon, e-post, chat, sms, Facebook osv. Det vi glemmer er at vi samtidig oppdrar omgivelsene til å forvente raske svar fra oss. Kanskje er det på tide å begrense tilgjengeligheten i faser, for eksempel lukke e-posten når du skal konsentrere deg i 20 minutter? Det er sjelden nødvendig å besvare e-poster

med en gang, sier Cecilie, som mener du bør sette tydelige premisser på når du er tilgjengelig og i hvilke kanaler. – Å jobbe med én ting om gangen er vanskelig fordi vi ofte blir avbrutt. Det er synd fordi forskning viser at effektiviteten to- til tredobles om du greier å jobbe uavbrutt, og korte perioder på 20–25 minutter virker best. Det betyr at du bør tilstrebe minst to til tre ganger daglig å jobbe uavbrutt i 20 minutter. For eksempel gjennom å slå av e-posten, lukke døren eller sette andre premisser overfor dine omgivelser. Greier du det, økes effektiviteten betydelig. Ta pauser – også når det koker. Cecilie er også opptatt av å ta korte, gode pauser – gjerne ofte – for å fylle hodet med energi. Også når det koker som verst, for det bidrar til å levere bedre kvalitet etterpå. Dessverre er de fleste for dårlige til å ta pauser, noe som ikke minst skyldes at vi lar samvittigheten og omgivelsene styre pausefrekvensen. – Når vi snakker om tidsbruk og effektivitet, assosieres det med jobbing og færrest mulig avbrekk. Men det er faktisk motsatt: Jo flere ekte pauser vi har, det vil si ikke avbrudd fra kollegaer for eksempel, jo bedre presterer vi. Men det handler ikke om varighet alene. Å ta gode pauser krever viljestyrke og struktur. Vi trenger de korte, små pustehullene.

Cecilie Thunem-Saanum

Vi er mennesker, ikke maskiner. Det må være lov til å surre litt, sette seg på trappen i solen midt i arbeidstiden eller bruke litt for lang tid på noe. Da får hodet ny energi, slik at vi blir klare for å yte ekstra etterpå.» Cecilie Thunem-Saanum

Vitari kundemagasin 2014

NØS

Digitalisering fordoblet produktiviteten Avgjørelsen om å satse på papirløs regnskapsførsel, med målsetting om økt effektivisering og lavest mulig kostnader for kundene, ble en stor suksess for regnskapsbyrået NØS. Effekten kom nærmest umiddelbart, og i dag produserer hver NØS-ansatt over dobbelt så mye som tidligere. Tekst: Sven Øvergaard, Nucleus

En hverdag hvor all informasjon flyter papirløst mellom selskapet og dets kunder forblir en uoppnåelig drøm for de aller fleste bedriftsledere. Slik tenkte ikke de ansatte i NØS da de i 2007–2008 slet økonomisk og nærmest sto overfor et være eller ikke være. – På mange måter hadde vi ikke noe valg. Men vi tenkte at skulle vi satse, så ville vi gjøre det skikkelig – med brask og bram – og selv kjenner jeg ingen som har tatt digitaliseringen så langt som oss, sier Fridtjof Leif Gillebo, daglig leder i NØS. Fridtjof mener selskapets suksess skyldes både gode IT-systemer og bistand fra eksterne aktører, deriblant Vitari og Compello, samt sterk internkompetanse. – Spesielt har vi god «bestillerkompetanse» – vi vet hvordan vi vil ha det – og det tror jeg er viktig om du skal greie å utnytte hele potensialet i en IT-investering. Ellers risikerer du å bli altfor låst til leverandørens meninger og kompetanse. Har egen IKT-avdeling. Nå har det gått snart seks år siden Fridtjof og kollegaene hans, som teller 65 personer fordelt på seks lokasjoner rundt om i landet, valgte å ta dette store digitale løftet. Å hvile på laurbærene er imidlertid lite aktuelt. Hele tiden søker NØS etter metoder og systemer som gjør at de kan jobbe enda smartere og raskere. En effektiv metode for å synliggjøre 6

Vitari kundemagasin 2014

Foto: Caroline Roka

mulige forbedringspotensialer er å måle hvor lang tid hver enkelt oppgave tar. På den måten danner de seg godt beslutningsgrunnlag for å se om de kan effektivisere oppgaven ytterligere, for eksempel gjennom automatisering. – Vi har et knallhardt fokus på å bedre lønnsomheten. Derfor foreslår vi ofte nye løsninger overfor samarbeidspartnerne våre, eksempelvis Vitari. I tillegg har vi en egen IKT-avdeling som gjør at vi kan produsere egne løsninger, eller sikre optimal utnyttelse av eksisterende systemer. Uansett har alt vi gjør den samme målsettingen – å spare oss for tid. Marked uavhengig av geografi. Siden 2008 har Visma Business vært selskapets forretningssystem, og i 2011 valgte NØS å bytte ut Visma Dokumentsenter med Compello. I tillegg benyttes Visma Reporting og Visma Lønn. Disse IT-løsningene gjør at NØS i dag kan tilby sine kunder en 100 prosent papirløs regnskapsførsel samt levere alle typer regnskapstjenester. På kundelisten finnes flere av de største misjonsorganisasjonene i Norge, kirkelige fellesråd, ideelle organisasjoner, leirsteder, barnehager, skoler og andre næringsvirksomheter. – Fordi vi leverer alle våre tjenester digitalt, medfører det at kundene i praksis kan sitte hvor som helst. Markedet er med

andre ord enormt, og når kommunikasjonen kun skjer digitalt kan de innhente råd fra alle våre medarbeidere. Utover egen internrevisor, har vi 18 autoriserte regnskapsførere som sikrer faglig oppfølging av alle medarbeiderne og dermed riktig kvalitet på regnskapene. Kunden har full kontroll – alltid. Via IT-systemene kan kundenes leverandører sende sine fakturaer direkte til NØS, hvor de skannes. Deretter mottar den attestasjonsansvarlige hos kunden fakturaene på sin PC for godkjenning og kontering. Regnskapsføreren i NØS gjør resten, og kunden opplever både full kontroll og betydelig tidsbesparelser. Gjennom hele døgnet – hele året – har også kunden tilgang til sin økonomiske status via resultat, balanse, kunde- og leverandørreskontro. En annen stor fordel med NØS sine ITløsninger er at kundens revisor kan sitte på kontoret sitt og revidere direkte gjennom systemet elektronisk, og dermed slippe tid til reising eller å få tilsendt permer og annen dokumentasjon. – I det papirløse regnskapet skjer alt automatisk, og i dag er så mye automatisert at det er mer tidsbesparende for oss å betale regningen for kunden enn at kunden selv gjør det. Uansett har kunden full kontroll på hvilke fakturaer som skal til bokføring, avslutter Fridtjof.

NØS

Digitalisering og automatisering bidrar til svært lave kostnader, noe ikke minst kundene nyter godt av. Det betyr både lave lisenskostnader og timepriser på tjenestene våre.» Fridtjof Leif Gillebo, daglig leder i NØS

Vitari kundemagasin 2014

Vitari-portrettet

Vitari i hjerte og sjel

Etter en yrkeskarriere i nærmere ti selskaper føler Marianne Albrigtsen at hun endelig har kommet hjem. Hun identifiserer seg så mye med Vitaris verdier at vennene hennes, hvorav flere jobber i konkurrerende IT-selskaper sier: «Marianne, du kan aldri jobbe andre steder, fordi Vitari nærmest er tatovert i pannen og i hjertet ditt». Tekst: Sven Øvergaard, Nucleus

et var ikke selvsagt at Marianne i Vitari Tromsø skulle få en teknologikarriere. Da hun var yngre var det ikke teknologi som sto hennes hjerte nærmest. Derfor valgte hun hotell- og restaurantbransjen etter videregående skole, men i likhet med mange andre som velger servitøryrket forsto hun at sene vakter vanskelig lot seg kombinere med familieliv og små barn. – En venninne tipset meg om IT-selskapet Cinet, som det den gang het, hvor en jobb i administrasjonen var ledig. Det at jeg ble tilbudt jobben skyldtes nok ikke mine datakunnskaper, men heller min serviceerfaring og personlige egenskaper, forteller Marianne. 18 år i IT-bransjen. Siden den første jobben i Cinet har det gått 18 år, hvor Marianne ofte har vært nødt til å tilpasse seg nye kulturer og miljøer. Som resultat av flere sammenslåinger og oppkjøp i IT-bransjen har Mariannes visittkort nær inneholdt et tosifret antall logoer. Stillingene har vært mange; administrasjonsleder, salgssekretær, prosjektleder, kundeansvarlig samt salgsog markedsansvarlig. Marianne har også studert prosjektledelse og virksomhetsmodellering. – Denne reisen har vært fantastisk morsom og inspirerende å være med på.

Vitari kundemagasin 2014

Foto: Caroline Roka

Du kan vel si at jeg er ganske endringsvillig, smiler Marianne. I dag arbeider hun som salgskonsulent på Vitaris kontor i Tromsø, med hele NordNorge som marked. Etter en innholdsrik og skiftende IT-karriere føler Marianne at hun endelig har kommet hjem. Hun mener at Vitari er et selskap som på mange måter ER henne. Her får hun boltre seg i arbeidsoppgaver som hun elsker, i et miljø som preges av de samme verdiene som hun selv har. Hjerte for salg og kundeservice. – Mitt hjerte ligger i salg, markedsføring og god kundeservice. Som de fleste konkurransemennesker oppnår jeg et kick av å vinne en kontrakt, men samtidig slår serviceerfaringen min inn for fullt. Greier jeg å gjøre kundene fornøyde og hjelpe de til en enklere hverdag, ja så er bonusen oppnådd! Like viktig som jobben er arbeidsmiljøet, og her mener Marianne at Vitari er spesiell. Hun identifiserer seg sterkt med Vitaris verdier og selskapets mantra: Systemer skal ikke ta tid – de skal gi tid. Stolt er hun også over det litt uhøytidelige, men likevel svært profesjonelle miljøet som preger Vitari. – Verdiene vi dyrker overfor kollegaer og kunder er ærlig, uredd og folkelig. I tillegg er det høyt under taket. Det er umulig å ikke

bli smittet av en slik entusiasme. Vi liker å være sammen og vi leverer som team. I mange selskaper blir ord som entusiasme, folkelighet og teamarbeid bare luft. I Vitari ligger dette i veggene – det er luften vi puster. Vitari-sangen: En ubeskrivelig opplevelse. Når vi spør Marianne om et eksempel på hvordan et slikt miljø kan slå ut i praksis, trekker hun raskt frem Vitari sangen som ble spilt inn på et kick-off for noen år siden. Hun mener denne opplevelsen og fremførelsen illustrerer kulturen i Vitari som ikke alltid er så lett å sette ord på, men som man merker når man blir kjent med selskapet. Enten du er kunde, samarbeidspartner eller ny kollega. – Vi delte oss inn i team som hver skulle lage sitt eget vers. Alle viste et enormt engasjement og var overbevist om at akkurat deres bidrag var det beste. Med stor kreativitet og mottoet «syng med den stemmen du har» kunne det jo bare bli en suksess. Når vi i tillegg fikk synge sangen overfor alle våre konkurrenter på Visma sitt store kick-off, samtidig som vi atter en gang mottok prisen som årets Visma-partner, så var det en ubeskrivelig morsom opplevelse.

Vitari-portrettet

Som nordlending føler jeg meg veldig hjemme i Vitari. Måten vi opptrer på overfor hverandre og våre kunder, som ærlig, uredd og folkelig, samsvarer veldig med hva jeg har vokst opp med her i nord.» Marianne Albrigtsen i Vitari Tromsø

Vitari kundemagasin 2014

Naturvernforbundet

Naturvernforbundet ble grunnlagt i 1914 og er Norges eldste natur- og miljøvernorganisasjon. Takket være moderne IT-systemer og en nysgjerrig organisasjon som er «på hugget» for å jobbe smartere, sparer organisasjonen nå mye tid – spesielt i forbindelse med rapportering.» Eli Voksø, Økonomi- og administrasjonsansvarlig i Naturvernforbundet.

10 Vitari kundemagasin 2014

Naturvernforbundet

Kan spare flere timer på én rapport OneStop Reporting, som er integrert med Visma Business, gir Naturvernforbundet uventede besparelser. Selv estimerer de at hele ukesverk nå er effektivisert bort. For eksempel i forbindelse med revidering av regnskap og diverse interne og eksterne rapporter som Naturvernforbundet leverer. Tekst: Sven Øvergaard, Nucleus

Foto: Caroline Roka

aturvernforbundet jobber systematisk med å finne løsninger og metoder som gjør at de kan jobbe enda smartere. Det skyldes ikke minst den administrative utfordringen i å styre en medlemsorganisasjon med drøye 20 000 medlemmer, fordelt på mer enn 100 fylkes- og lokallag. Dernest føler Naturvernforbundet, som lever av offentlig tilskudd og medlemskontingenter og gaver fra privatpersoner og bedrifter, en sterk forpliktelse til å holde de administrative utgiftene nede på et minimum. – 100 kroner spart på administrasjon gir 100 kroner mer til vårt arbeid innenfor miljø, naturvern, klima, energi og samferdsel. Per i dag utgjør administrasjonskostnadene ca. fem prosent av totalkostnadene. Det er vi veldig stolte av, sier økonomi- og administrasjonsansvarlig i Naturvernforbundet, Eli Voksø.

som gjennom sine medlemmer og lokallag gjennomfører hundrevis av prosjekter årlig, var det en utfordring at økonomistyringen og kontrollen med prosjektene var mangelfull. Blant annet skyldtes det at regnskapstall fra økonomisystemet måtte manuelt justeres og tolkes, også mot budsjett for å presenteres i rapporter. Rapporteringen til styrende organer foregikk også gjennom et aktivitetsregnskap som var vanskelig for de styrende organer å forstå. Dernest var det lite involvering fra de prosjektansvarlige pga. mangel på prosjektbudsjetter. Naturvernforbundet innså behovet for mer moderne IT-løsninger og besluttet fra januar 2012 å innføre Visma Business som økonomisystem, Visma Dokumentsenter, Huldt & Lillevik Lønn og Reise, OneStop Reporting samt Tidsbanken. De besluttet også å outsource IT-drift i stedet for egen drift.

Tall i ulike formater. Dagens situasjon skiller seg mye ut fra hvordan det var i 2011. For en organisasjon som Naturvernforbundet,

Et kvantesprang. – Sammenlignet med tidligere snakker vi her om et kvantesprang. Spesielt viktig er prosjektstrukturen som vi

har bygget opp sammen med Vitari og som gir stor fleksibilitet i forhold til rapportering. Både når det gjelder intern- og eksternrapportering, forteller Eli. De nye IT-systemene og automatiseringen av en rekke manuelle prosesser har gitt formidable gevinster i form av spart tid. Spesielt i forbindelse med rapporteringen. Som mottaker av offentlige midler er Naturvernforbundet pliktet til å levere en rekke rapporter som omhandler blant annet kunder, leverandører, økonomi, aktiviteter og programmer som gjennomføres, samt donorrapporter til NORAD og Utenriksdepartementet. – Mens vi tidligere snakket om dagsverk, kanskje opp mot en uke på å lage noen av disse rapportene, snakker vi nå om timer. Et godt eksempel er donor-rapporter som har kuttet arbeidet mot revisor fra én uke til to dager. Ikke bare går det mye raskere – nøyaktigheten på tallmaterialet er også langt høyere enn tidligere. Tiden kan derfor brukes til etterkontroll og analyse fremfor manuell tolking av data. Prosjektansvarlige mer involvert. Dagens prosesser ansvarliggjør i mye større grad de prosjektansvarlige, gjennom at de blir ansvarlige for prosjektets budsjett og regnskap. Denne jobben gjøres i OneStop Reporting – uavhengig av hvor de befinner seg – og via OneStop Reporting har de tilgang til ‘real time’ økonomisk data. Det betyr at prosjektansvarlige enkelt kan lage ulike rapporter, både på detaljert eller overordnet nivå. Etter implementeringen har Eli sammen med Vitari jobbet spesielt mye med å bygge opp gode rapporter og automatisere datafangsten til disse. Sammen med avdelingsledere og prosjektansvarlige satte de opp en kravspesifikasjon på hva rapportene skulle inneholde. Denne jobben var imidlertid ikke helt ukomplisert siden ikke alle involverte parter hadde en klar formening om hva rapportene burde inneholde. – Her kom Vitari med mange gode innspill, og sammen med min og andres erfaringer med prosjektstrukturen i Naturvernforbundet og andre organisasjoner, bidro dette til at implementeringen ble vellykket. Vitari kundemagasin 2014

Brubakken

Måten vi er rigget på som selskap gjør det helt nødvendig med systemer som snakker sammen. Spesielt siden våre mekanikere utfører tusenvis av oppdrag ute i periferien i løpet av året. Den digitale samhandlingen med dem er utrolig ressursbesparende.» CFO Jøran Selander i Brubakken.

12 Vitari kundemagasin 2014

Brubakken

Går utenlands med Evatic og Visma Business Brubakken ekspanderer kraftig og har mer enn doblet omsetningen og antall ansatte de siste to årene. Avgjørende for veksten, som inkluderer etableringer i Sverige og Estland, har vært en felles arbeidsplattform; Evatic integrert med Visma Business. Tekst: Sven Øvergaard, Nucleus

Foto: Caroline Roka

ppkjøpene og overtakelsene har kommet tett de siste årene for det tradisjonsrike selskapet Brubakken som jobber med salg, service og utleie av trucker, hjullastere, traktorer, lifter, hengere og mye annet. I 2009 overtok de konkursboet etter AL-Maskin, i 2011 overtok de Elektro Maskin og i 2012 gjorde Brubakken det samme med Truckservice Innlandet og Malthus Lift & Maskin. Nå satses det også utenlands. Tre kontorer er på plass i Sverige, og hos søta bror forventes det kraftig vekst i årene fremover. Etableringen i Estland gir et godt utgangspunkt for ekspansjon i Litauen og Latvia. Disse grepene gjør Brubakken med sine 160 ansatte spredt på 20 lokasjoner til en av Nordens største aktører på sitt område i dag. «Hjertet» i bedriften. Sentralt i ekspanderingen står IT-infrastrukturen, hvor Evatic som er integrert med Visma Business utgjør selve «hjertet» i selskapet, sier CFO Jøran Selander i Brubakken. – Den tette integrasjonen mellom Evatic og Visma Business gir oss én felles arbeidsplattform. Dette er nærmest en forutsetning for å kunne rulle ut virksomheten på den måten vi gjør. Utvider vi med en ekstra

avdeling kommer vi med et ferdig opplegg – en IT-infrastruktur – som kan tas i bruk. Det gjør at den nye avdelingen kommer raskt i gang med å produsere våre tjenester. Én felles arbeidsplattform gjør også opplæringen effektiv, men det viktigste er at alle ansatte rapporterer inn samme data i et fellessystem. Det gir god kontroll med timeregistrering, fakturering, marginer på ulike tjenester, innsikt i delelagre, måling av produktivitet og mye mer. Å forholde seg til kun én IT-samarbeidspartner, gjennom Vitari som har inngående kunnskap om både Evatic, Visma Business og Visma SuperOffice, er også en ubetinget fordel, mener han. Toveis integrasjon. Evatic og Visma Business har toveis integrasjon. I Visma Business finnes informasjon om kunder, leverandører, maskiner, avtaleverk, betalingsbetingelser osv. Denne informasjonen henter så Evatic ut av Visma Business. Selve Evatic-løsningen er lastet ned på et Samsung nettbrett som mekanikerne bruker når de er ute på oppdrag for å drive vedlikehold, service eller reparasjoner på kundens egne maskiner og maskiner de leier hos Brubakken.

I Evatic lagres alt av relevante kundeopplysninger for mekanikeren; eksempelvis hvilke produkter kunden leier eller har kjøpt, service- og betalingshistorikk og hva som skal gjøres ute på oppdrag. Evatic holder også orden på serviceintervallene til maskinene, slik at de alltid er i forskriftsmessig stand. Funksjonaliteten i nettbrettet gjør det også mulig å ta bilder eller filme ute på oppdrag, for eksempel om mekanikeren er usikker på noe eller trenger annen bistand fra hovedkontoret. Fanger opp alle timer. -Integrasjonen mellom Evatic og Visma Business gjør at hele oppdraget kan avsluttes ute hos kunden ved at mekanikeren registrerer medgått tid og materiell som logges i Evatic og overføres til Visma Business for kvalitetssjekk og fakturering, forklarer Jøran. For Brubakkens type virksomhet, med hundrevis av kunder spredt over store geografiske områder, er denne automatiseringen av enorm betydning, mener han. – Antall kundeoppdrag i løpet av året er formidabelt. Med denne IT-strukturen er vi sikret at alle timer som jobbes blir registrert, at delebestillinger blir utført og at alt som skal faktureres faktisk blir det.

Vitari kundemagasin 2014

Vitari kundesenter

Spisskompetanse til enhver tid Gjennom rotasjonsordningen hvor samtlige av Vitaris konsulenter deltar, kan kundesenteret tilby spisskompetanse hver dag mellom 8.00 og 16.00. Ambisjonen til kundesenteret er hårete: Vi skal bli Norges beste kundesenter! Tekst: Sven Øvergaard, Nucleus

Foto: Caroline Roka

et sier Caroline Christensen, leder for Vitari Kundesenter. Sammen med tre kollegaer jobber hun fast på kundesenteret, men i tillegg har hun til enhver tid 5-6 konsulenter som sørger for å besvare henvendelser fra kundene. – Vår jobb er først og fremst på det administrative plan. Vi tar i mot henvendelser, registrerer dem og finner konsulenten som er best skikket for oppgaven. Vi følger også saken videre, for å forsikre oss om at kunden får den bistand han kan forvente. Ingen kunder skal ha følelsen av at de ikke fikk tilstrekkelig hjelp eller at de ble nedprioritert, sier Caroline. Ingen forskjell på ansiennitet og erfaring. Daglig mottar de 60–100 henvendelser på telefon eller e-post, og den største styrken med kundesenteret er den brede og tunge kompetansen. Det skyldes at samtlige konsulenter i Vitari må bidra med sin erfaring. Det vil si at når de har «vakt» så gjelder det hele dagen. Da står de 14 Vitari kundemagasin 2014

Velger du en brukerstøtteavtale blir terskelen til å be om hjelp mye lavere. Det er dårlig økonomi å slite med hverdagslige problemer når du får spisskompetanse etter noen få tastetrykk eller en e-post.» Caroline Christensen, leder for Vitari kundesenter.

til tjeneste overfor kundene, og her skilles det ikke på konsulentenes ansiennitet og erfaring. – Mange IT-selskaper fritar de mest erfarne konsulentene oppgaven med å bistå kunder i deres hverdagslige utfordringer. Vi tenker motsatt. Vi vet at kundene kan ha problemer med å forstå kompleksiteten i

deres IT-løsninger og da skal de få best mulig hjelp. Gjennom å involvere våre beste konsulenter sender vi et tydelig signal om hvor høyt vi setter kundeservice. Dette styrker selvsagt også vår bedriftskultur. Kunden skal føle seg viktig. Sammen med kollegaene har Caroline satt seg svært ambisiøse mål: De skal bli Norges beste på kundeservice. For å lykkes vil de fokusere enda mer på responstid og løsningstid. – Viktigst av alt er at kunden føler seg prioritert og viktig. Det handler både om hvordan vi mottar henvendelsen, at vi informerer underveis om hvordan saken løses og at vi avslutningsvis avstemmer med kunden at saken virkelig er løst. Vårt mål er at en fornøyd kunde vil anbefale Vitari overfor andre bedrifter.

Kontaktinformasjon: support@vitari.no

Vitari konsulentteam

Både blåruss og teknologinerder

Konsulentenes brede og tverrfaglige kompetanse er deres store styrke. Måten de er rigget på gjør at de både kan bistå offensive selskaper som ønsker å utnytte teknologien, og mer konservative selskaper som er fornøyd med dagens løsninger og som ønsker en solid samarbeidspartner i den daglig drift.»

Teknologierfaring og kunnskap er på langt nær tilstrekkelig for å gi bedrifter gode IT-råd i dag. Like viktig er god innsikt i bedriftens virksomhet og dens produksjons-, salgsog markedsprosesser. Tekst: Sven Øvergaard, Nucleus Foto: Caroline Roka

et mener leder for konsulentene i Vitari, Christian Skjøren, som har drøye 40 IT-konsulenter i sving spredt i Norge. Konsulentene hjelper bedrifter med å implementere ERP- og CRM-systemer, integrere løsningene med andre systemer eller utføre skreddersøm og spesialtilpasninger. – Konsulentvirksomheten er delt opp i to team. Utviklingsdelen består av ti IT-utviklere og deres hovedfokus er programvare- og integrasjonsutvikling mot Visma sin programvare. I tillegg utvikler de egne løsninger som kan integreres med andre systemer. De resterende 30 konsulentene jobber med å analysere bedriftens behov, implementere løsninger, supportere og utføre oppdrag i den daglige drift og være med på å planlegge prosessen videre. De følger med andre ord prosessen fra start til mål. Tverrfaglighet. Christian mener den største styrken i Vitari er den tverrfaglige kunnskapen og erfaringen til mange konsulenter. Det vil si at tung IT-kunnskap er kombinert med en dypere forståelse av bedriftens liv og lære. Dette er spesielt viktig i en tid da kompleksiteten øker, samt

lang erfaring. Dette kan du ikke utdanne deg til, mener Christian.

at utvalget av IT-løsninger som ofte utfører de samme oppgavene, er betydelig. Samtidig oppstår det hele tiden nye muligheter, eksempelvis gjennom sky-tjenester. Det krever stor breddekunnskap å navigere i dette landskapet, mener han. Det store spørsmålet er: Hva passer for akkurat denne bedriften, gitt deres behov og ressurser? For å gi de beste svarene bør du både være teknologinerd og blåruss. Du må forstå butikken. Denne dualiteten er det ikke så mange som har og kommer kun med

Motiverende med nysgjerrige kunder. – Ofte sitter kunden på løsningsforslaget selv og har en klar oppfatning av målet. De mangler bare den siste biten – teknologiforståelsen. Her kommer vi inn, men løsningsforslagene våre må ha rot i kundens virkelighet, forutsetninger og ønsker. Typiske oppdrag er nye kunder som er på utkikk etter et nytt forretningssystem. Eller eksisterende kunder som er konkurransebevisste og ønsker å ta steget videre. Spesielt motiverende er det å jobbe med eksisterende bedriftskunder som har fått øynene opp for potensialet i teknologien. – For eksempel har vi gjennom flere år jobbet med å automatisere importprosesser i et av landets største konsern. Denne automatiseringen bidrar nå til at deres interne regnskapsbyrå kan betjene dobbelt så mange klienter som da vi startet – men med samme bemanning. Tiden som er frigjort for regnskapsmedarbeiderne i konsernet er formidabel, og denne tiden kan heller benyttes til kontroll og analyse, forteller Christian. Vitari kundemagasin 2014

«Systemene skal ikke ta tid – de skal gi tid» Vitari er det mest erfarne miljøet i Norge på programvare fra Visma. Vi er en Visma Software Platinum Certified Partner, og vi har et nært samarbeid med andre ledende aktører innen virksomhetsstyring. Vårt viktigste bidrag er trygghet.

S ÅRAEPPAATRRTTNNEERR A

M V VIISSM

2012

Facebook “f ” Logo

Vitari norge Nye Vakås vei 64 1395 Hvalstad

e-post: post@vitari.no www.vitari.no

Følg oss gjerne på Facebook og Twitter

CMYK / .ai

Facebook “f ” Logo

CMYK / .ai