UNIVERSIDAD NACIONAL DEL LITORAL FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS
Curso de Acreditación INFORMÁTICA
Tema Nº 4
Microsoft Office Excel
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TEMA Nº 4: LOS PAQUETES DE OFICINA – PLANILLA DE CALCULO - MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007
MICROSOFT OFFICE EXCEL Excel es una herramienta muy eficaz y ampliamente utilizada, que ayuda a los usuarios a analizar información para tomar decisiones con más fundamentos, nos permite realizar operaciones aritméticas con fórmulas, tablas dinámicas, ordenar datos fácilmente, separar tablas de texto en columnas, filtrar datos, crear listas, elaborar gráficos de manera rápida y sencilla. Es un paquete especializado en cálculos de todo tipo y gráficas, especialmente creado para Nóminas, Inventarios, Base de datos, etc. A Excel se le da el nombre de súper calculadora;es más potente que una calculadora científica, se puede resolver todo tipo de problemas aritméticos y lógicos, así es que puede tomar decisiones por si solo si se lo programa por medio de funciones y fórmulas. El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de librode trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja está formada por columnas y renglones, las columnasestán ordenadas alfabéticamente y los renglones o filas ordenados numéricamente, la intersección de una columna y una fila se denomina celda. La celda se identifica por ser un rectángulo y guarda información, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, números o símbolos, valores numéricos, valores de fecha, fórmulas, funciones, etc. COMO ACCEDER Menú Inicio - Todos los Programas - Microsoft Office - Microsoft Excel ó Desde un documento Excel situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.
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1. Barra de Inicio Rápido (Nueva característica en Office 2007). 2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto. 3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar). 4. Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas características en Office 2007. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opción “Inicio” en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas. 5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se observan todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha “Inicio”. 6. Columnas de la hoja. 7. Filas de la hoja. 8. Celda activa. 9. Indica la celda activa 10. Asistente para funciones. 11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro. 12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral. 13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. 14. Controles para cambiar la vista de la hoja. 15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc. Para tener en cuenta… Celda: intersección de una columna con una fila. Celda activa: celda seleccionada. Rango: grupo de celdas consecutivas, se indica con el operador “:” Ej: A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8
Añadir a una selección Para seleccionar celdas NO contiguas, seleccionar con el mouse y realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
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TIPOS DE DATOS Valores constantes: dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Fórmulas: secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre con el signo =. POSIBLES ERRORES Podemos detectar un error sin que Excel nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda. Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro que nos permitirá saber más acerca del error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro. Este cuadro nos indica que la fórmula esincoherente y nos permite seleccionarentre diferentes opciones. Posiblemente elerror sea simplemente que lafórmula dela celda no tiene el mismo aspecto quetodas las demás fórmulas adyacentes (porejemplo, ésta sea una resta y todas lasdemás sumas). Cuando introduceuna fórmula pueden aparecer los siguientes contenidoserróneos en lacelda: #####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando seutiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operandoincorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula ofunción. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no seintersectan. FÓRMULAS Y FUNCIONES Una hoja de cálculo es una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. Para ingresar una fórmula debe ingresar el signo igual ("="), a continuación, una expresión matemática válida, ya sea una operación básica (+,-,/,x) o una función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
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Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) FUNCIONES Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Insertar función Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función.O bien, Hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá un cuadro de diálogo Insertar función. Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo unabreve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función:y a continuación hacer clic sobre el botón
, deesta forma noesnecesario
conocer cada una de las funciones queincorpora Excel yaque él nosmostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: la función que tienenque ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionarpreviamente una categoría del cuadro combinado ó seleccionar una categoría, así en el cuadro de lista sólo aparecerán las funciones de la categoríaelegida y reducirá la lista. Si no estamos muy seguros de la categoríapodemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función quedeseamos haciendo clic sobre ésta. Observar como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nosaparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. Función Suma: Suma todos los números de un rango. Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...) Número1;número2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.
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Fórmula
Descripción (resultado)
=SUMA(3;2)
Suma 3 y 2 (5)
=SUMA("5";15;VERDADERO)
Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1 (21).
=SUMA(A2:A4)
Suma los tres primeros números de la columna anterior (40).
=SUMA(A2:A4;15)
Suma los tres primeros números de la columna anterior y 15 (55).
=SUMA(A5;A6;2)
Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2).
En la pestaña Inicio o en la barra de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic aparecerá una lista desplegable y podremos utilizar otra función, como puede ser:
Promedio (calcula la media aritmética),
Cuenta (cuenta valores),
Máx (obtiene el valor máximo) o
Mín (obtiene el valor mínimo).
Y acceder al cuadro de diálogo de funciones a través de Más Funciones... Funciones de fecha y hora Función
Descripción
AHORA()
Devuelve la fecha y la hora Actual
AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo)
Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día)
Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una hora de texto en un número
HOY()
Devuelve la fecha actual Devuelve el número del mes en el Rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
MES(núm_de_serie) MINUTO(núm_de_serie)
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NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(núm_de_serie)
Convierte horas, minutos y segundos dados como números Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
GRÁFICO: Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculos. Para crear un gráfico: seleccionar los valores a representar, luego podrá utilizar el asistente para guiar cada uno de los pasos hasta su finalización. Componentes de un gráfico Eje: línea que rodea los datos, marco de referencia para medir o comparar (eje de ordenadas “y” y eje de abscisas “x”) Serie de datos: serie de marcadores de datos del mismo color o diseño en un gráfico, correspondiente a una fila o a una columna. Leyenda: clave que identifica diseños, colores o símbolos asociados con una serie de datos. Rótulos: permiten resaltar la información o cambiar la apariencia del gráfico. Creación de gráficos por medio del asistente Para insertar un gráfico existen varias opciones, pero siempre se utiliza la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar. Es recomendable tener seleccionado el rango de celdas que participan en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Procedimiento 1. Seleccionar los datos que se incluirán en el gráfico. Pueden ser columnas o filas de números. Se puede agregar a la selección los encabezados de filas o columnas para evitarnos un paso en la colocación de títulos. Para seleccionar Columnas o Filas alternadas Ctrl + Clic. 2. En la fichaInsertar, Gráficos, seleccionar el tipo de gráfico. 3. Agregar Etiqueta de datos: seleccionar con un clic del mouse el gráfico, aparecerá un recuadro con puntos, clic con el botón derecho del mouse, seleccionar la opción Agregar etiquetas de datos. ORDENAR: Organiza los datos para facilitar el análisis. Para utilizar esta función seleccione la columna o área de datosa ordenar, a continuación seleccione el ícono correspondiente. Puede ordenar los datos seleccionados en forma ascendente odescendente, o filtrar temporalmente valores específicos. Si necesita ordenar un grupo de datos por distintos criterios, seleccionar la opciónOrden personalizado.
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FILTRO: Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Inmovilizar los paneles para mantener visibles los encabezados de columna Si necesita inmovilizar una fila de forma que los rótulos de columna permanezcan visibles mientras introduce nuevos datos al final de la lista, seleccione la fila, solapa Vista, Ventana, pulse Inmovilizar paneles. La fila superior, la fila 1, se inmoviliza. Puede desplazarse a lo largo de la hoja y la fila 1 seguirá visualizándose.
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