UNIVERSIDAD NACIONAL DEL LITORAL FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS
Curso de Acreditación INFORMÁTICA
Tema Nº 4
OpenOffice Calc
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TEMA Nº 4: LOS PAQUETES DE OFICINA – PLANILLA DE CÁLCULO - CALC
PLANILLA DE CÁLCULO: OPENOFFICE CALC Edición y Formato de celdas de una Hoja de Cálculo Modificar el contenido de una celda: Seleccionar la celda y realizar un doble clic de ratón. Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2. Desplazamiento por la hoja de cálculo: mediante las teclas de dirección o utilizando el mouse,
haciendo clic en la celda a utilizar. Eliminar el contenido completo de una o más celdas: una vez seleccionada(s), pulse la tecla Supr o
Delete, aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar contenidos, indicar el tipo de la o las celdas a borrar. Copiar, cortar y pegar datos Con OpenOffice Calc puede copiar o cortar (mover) celdas desde y hacia cualquier otra celda, hoja de cálculo, libro de OpenOffice Calc u otra aplicación. Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción cortar borra los datos de la ubicación de origen. Estas operaciones pueden ser realizadas con la técnica de arrastrar y colocar. Cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, seleccione el rango de origen, sitúe el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, realice un clic, y sin soltar el botón, arrastre el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que desee. Para copiar datos realice los mismos pasos, pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado. Cortar o copiar datos a través del portapapeles, así, mientras los datos no se peguen, se mantienen en un espacio de memoria (llamado Portapapeles), para ello, seleccione el rango (las celdas), y posteriormente realice alguna de estas acciones:
Seleccione el comando Cortar o Copiar del menú Edición.
Seleccione el comando Cortar o Copiar del menú Edición desde el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada.
Clic en el botón cortar o copiar, de la barra de herramientas estándar.
Presione las teclasctrl y la letra x, para cortar, o bien, la letra ctrl y la c, para copiar.
Pegar los datos copiados o cortados, no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda del rango, y luego presione las teclas ctrl y la letra v, ó seleccione la opción Pegar, del menú editar o utilizando el menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón derecho en el lugar donde se desea pegar los datos del portapapeles.
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Pegado especial: Se utiliza en el caso que NO desee copiar la celda con toda su información (tanto datos, como los diversos formatos aplicados a las celdas). Menú Editar, opción Pegado especial...o utilizando el menú contextual. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
Podrá realizar las siguientes acciones: Selección: indica qué información o propiedades de las celdas quiere pegar (toda la celdas, sólo el formato, sólo los número sin formato, etc.). Operaciones: Si las celdas de destino y de origen contienen datos numéricos, y en la sección Desplazar celdas está marcada la opción No desplazar, entonces puede definir una operación matemática a realizar entre las celdas de ambos rangos (origen y destino). Opciones:
Ignorar celdas vacías: En el área de pegado, no se pegarán las celdas en blanco que existieran en el área de origen.
Trasponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas.
Vincular: Introduce en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificará en la de destino.
Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la selección. Asignar formato a una celda Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24-6-01 y pulsa la tecla <Enter> para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01. 14
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Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es la siguiente, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el número no se puede visualizar en su totalidad en la celda, ésta aparecerá rellena con el símbolo: ########### Se sugiere introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestión y desde el menú Formato, ejecute el comando Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará el cuadro de diálogo Formato de celda. En la sección Número, podrá asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc.). Además, en el cuadro de diálogo Atributos de celda,podrá modificar los siguientes ítems: Fuente Efectos de fuentes Alineación Borde Fondo
Algunas de las opciones del cuadro de diálogo de Formato de celda, las podrá encontrar también en los botones de la barra de herramientas Formato. Aplicar autoformato Pasos a seguir: Seleccione el área de datos a la que le quiere aplicar un formato (el área mínima a la que le puede aplicar un formato es de 3 filas por 3 columnas) En la barra de menú seleccione Formato y luego Autoformateado. Mediante el botón Opcionespodrá seleccionar las características de formato a aplicar: Formato numérico Bordes Fuente Modelo Alineación Ajustar ancho/alto
Pulse Aceptar para aplicar el formato. Si no existeun formato automático que se ajuste a sus necesidades, podrá crear su propio formato desde el botón Añadir del cuadro de diálogo Formato automático. El área de datos mínima para poder crear un formato automático es de 4 filas por 4 columnas. Manejo de Filas y Columnas 15
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Insertar filas, columnas y celdas Insertar una fila o una columna: ubicarse en la celda donde desee hacer la inserción. La fila se insertará sobre la fila de la celda seleccionada y la columna se insertará a la izquierda de la columna de la celda seleccionada. Podrá seguir alguna de las siguientes opciones:
En el menú contextual, seleccionar Insertar filas o Insertar columnas.
Menú Insertar, seleccionar submenú Filas o Columnas.
En la barra de herramientas lateral izquierda, haga clic sobre el botón Insertarceldas y manténgalo presionado hasta que aparezca el menú. Seleccione allí Insertar filas o Insertar columnas.
Insertar un conjunto de celdas: posicione el cursor en el lugar en el que desea insertar la selección y seguidamente realice una de las siguientes operaciones:
Seleccione desde el menú Insertar, la opciónCeldas...
En el menú contextual, seleccione Insertar celdas...
Aparecerá el cuadro de dialogo Insertar celdas, en el cual podrá elegir una de las cuatro opciones disponibles y hacer clic en el botón Aceptar. Para borrar una fila o columna: no basta con seleccionarla y pulsar la tecla suprimir, ya que esta acción sólo borra el contenido de las celdas, pero la fila o columna que contienen a esa celda se mantienen. Borrar una o varias filas o columnas completamente, usted debe:
Seleccionar la fila, haciendo clic sobre su número, o la columna, haciendo clic sobre la letra de encabezado.
Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción borrar filas o borrar columnas, según corresponda.
Como alternativa encontrará en la barra de menú Editar la opción Borrar celdas, que elimina la fila o columna que tenga seleccionada. Modificar el tamaño de filas y columnas Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido de la celda no se visualiza en su totalidad, éste invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los datos quedarán ocultos. Para cambiar el tamaño de una fila o columna: posicione el cursor en el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A continuación,cuando el cursor cambie de apariencia, adoptando una flecha doble, presione sin soltar el botón del mouse y arrástrelo hasta el alto de fila o ancho de columna que desee.
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Si conoce el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el menú Formato, seleccione el comando Fila o columna y el menú desplegable Altura... o Ancho...Aparecerá un cuadro de dialogo que solicita el valor de la altura de la fila o el ancho de columna según corresponda. Cuando activa una hoja nueva, todas las filas y columnas poseen el mismo alto y ancho predefinido. Este valor puede ser configurado según sea su necesidad, de modo que al crear una nueva hoja todas las celdas tengan el ancho y alto previamente definido. También se puede realizar este cambio una vez que haya introducido datos en la hoja de cálculo, en este caso el cambio afectará a todas las celdas que no hayan sido ajustadas previamente. Para establecer el ancho óptimo (columna) o alto óptimo (fila), acceda al menú Formato y seleccione el comando Columnas o Filas, seleccionando Ancho Optimo ... o bien Alto Optimo ..., según corresponda. OpenOffice Calc permite ocultar filas o columnas: seleccione menú Formato, Fila o Columna y Ocultar. Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccione las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y luego acceda al menú Formato, seleccione el comando Filas o Columnas y elija Mostrar. Proteger celdas Proteger una o varias celdas de posibles modificaciones, seleccione Formato de celda desde el menú Formato - Celda y acceda a la sección Protección de celda, en esta sección dispone de distintas opciones para proteger los datos de celdas y columnas seleccionadas. Para convertir un área de celdas no protegida en un área protegida desde esta ventana, realice los siguientes pasos:
Seleccione las celdas.
A continuación seleccione la casilla de verificación Protegido.
Seleccione el menú Herramientas - Proteger documento - Hoja de cálculo.
El área que anteriormente podía editarse está ahora protegida. La protección de la hoja afecta también al menú contextual de las pestañas de la hoja situadas en la parte inferior de la pantalla. No será posible seleccionar las órdenes Borrar y Desplazar/copiar. USO DE FÓRMULAS Y FUNCIONES La barra de fórmulas En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de datos y también fórmulas. Cuando se introducen datos en una celda aparecen en la celda activa y en la Barra de Fórmulas. Para ingresar una fórmula debe ingresar el signo igual ("="), a continuación, una expresión matemática válida, ya sea una operación básica (+,-,/,x) o una función. Dentro de la barra de fórmulas existen 3 iconos:
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Piloto automático de funciones: Este icono activa el asistente para funciones, que le permite
utilizar funciones matemáticas de diferente índole dentro de la hoja de cálculo. Aplicar: Es el botón con la marca de verificar verde de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él
se valida el valor para introducirlo en la celda. Rechazar: Este icono restaura el contenido de la celda a su valor inicial. De este modo no se
introducen los datos y la celda mantendrásu valor. FUNCIONES Función Suma Suma todos los números de un rango. Sintaxis: SUMA (número1;número2;...) Número1; número2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones Se tienen en cuenta los números, valores lógicos y representaciones textuales de números que se escriban directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. Ejemplo Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
Fórmula
Descripción (resultado)
=SUMA(3;2)
Suma 3 y 2 (5)
=SUMA("5";15;VERDADERO)
Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1 (21).
=SUMA(A2:A4)
Suma los tres primeros números de la columna anterior (40).
=SUMA(A2:A4;15)
Suma los tres primeros números de la columna anterior y 15 18
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(55). =SUMA(A5;A6;2)
Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2).
Función para calcular el promedio La función promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media aritmética de una serie de números (por ejemplo las notas de una asignatura). Sintaxis de la función: =PROMEDIO (n1;n2;…n). El rango de datos entre los paréntesis, y sobre el que se va a calcular el promedio (parámetros), son ingresados automáticamente al seleccionarlos con el ratón. Función para calcular máximos, mínimos y contar OpenOffice Calc permite, de una forma automática, hacer varios cálculos estadísticos, así por ejemplo, se pueden utilizar las siguientes funciones: Máximo: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: MAX (número1;número2; ...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo (*) Mínimo: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis: MIN (número1;número2;...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo (*) (*) Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Contar: Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números incluidos dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis: CONTAR (valor1;valor2;...) Valor1, valor2... son de 1 a 255 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. FUNCIONES ANIDADAS Las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones. La siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) sólo si el promedio de otro conjunto de números (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0.
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La función PROMEDIO y la función SUMA se anidan dentro de la función SI. GRÁFICOS Siga los siguientes pasos: Paso 1. Marque el área que contiene los datos que desea representar en un gráfico. Paso 2. SeleccioneInsertarde la barra de menú y luego Gráfico… Paso 3.Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de Gráficos. Podrá ser guiado por el asistente y seleccionar: 1. Tipo de Gráfico (columna, barra, circulo, área, línea,...), Vista 3D, Forma. 2. Rango de datos (el rango donde se ubican los datos a graficar) 3. Serie de datos (se configuran los rangos de datos para cada serie) 4. Elementos de gráficos i. Título, Este será el título genérico para todo el diagrama. ii. Subtítulo, iii. eje x, Etiqueta del eje horizontal. iv. eje y, Etiqueta para el eje vertical. v. eje z . Etiqueta para el eje z. Esta opción sólo estará disponible si ha elegido previamente un diagrama tridimensional vi. mostrar leyenda, Marque la casilla de verificación si quiere que aparezca la leyenda acompañando al gráfico. vii. ubicación de la leyenda). Seleccionar tipo de diagrama. Seleccionar el rango de los datos si no lo hizo antes Seleccionar o modificar la serie de los datos Seleccionar o modificar la serie de los datos Seleccionar el botón Finalizar, luego, el gráfico aparecerá en la hoja que haya seleccionado. Una vez creado, podrá modificar su apariencia. Para ello selecciónelo y luego haga doble clic sobre él o presione el botón derecho del ratón sobre el área del gráfico, y seleccione Editar desde el menú contextual. Estará en modo de edición, y podrá seleccionar las propiedades de cualquiera de sus componentes (barras, líneas, área, leyenda, eje x, eje y, etc.) haciendo doble clic sobre ellas.
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Insertar símbolos Para añadir en su hoja de cálculo caracteres que no están en el teclado (llamados caracteres especiales), como por ejemplo el símbolo de “copyright” (©). Seleccione, en la barra de menú Insertar,Símbolo, aparecerá la siguiente ventana:
Ventana para insertar un símbolo. Desde esta ventana puede acceder a las siguientes opciones:
Fuente. Seleccione una fuente para mostrar los caracteres especiales que lleva asociada.
Área. Seleccione una categoría para la fuente actual. Los símbolos para la categoría seleccionada se muestran en la tabla de caracteres.
Campo para selección de carácter. Haga clic sobre los caracteres especiales que quiera insertar y, pulse Aceptar.
Cambiar el tamaño de una imagen Para cambiar el tamaño de una imagen: seleccione la imagen, pulse el botón derecho del ratón sobre ella y seleccione la opción Posición y tamaño… Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En la pestaña Tamaño, puede introducir los parámetros de alto y ancho deseado para la imagen. Para evitar que se modifique su tamaño (se estire o ensanche perdiendo resolución) active la opción Igualar, de este modo mantendrá las proporciones. Herramientas Ordenar datos: OpenOffice Calc incorpora funciones específicas de ordenación de datos. Estas se encuentran en la barra de herramientas en los iconos: Ordenación ascendente (A - Z), que ordena los datos de menor a mayor, y Ordenación descendente (Z - A), que ordena los datos de mayor a menor. Para utilizar estas funciones seleccione la columna o área de datos a ordenar, seleccione el ícono correspondiente. Si necesita ordenar un grupo de datos por distintos criterios, en primer lugar debe definir el área de datos que necesita ordenar. En Calc esta operación se conoce como “Definir área de base de datos”, y puede realizarla desde la barra de menú Datos, opción Definir área.
Nombre que desee darle al área sobre la que va a trabajar. 21
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Rango de celdas que abarcan los datos. Para seleccionar un rango seleccione el icono
y
marque las celdas del rango, una vez realizada la selección vuelva a seleccionar el icono.
Seleccione “Aceptar”.
Desde el menú Datos, opción Seleccionar área, podrá acceder a cualquiera de las áreas de base de datos definidas sin necesidad de volver a marcar el rango de celdas sobre el que vaya a trabajar. Al elegir la opción de Seleccionar áreaaparecerá una ventana con la lista de las diferentes áreas de base de datos que previamente haya definido. Haga clic sobre el nombre del área con la cual va a trabajar y seleccione Aceptar. El rango de celdas correspondiente a esa área quedará resaltado. Una vez seleccionada el área puede ordenar sus datos, para ello seleccione, en la barra de menú Datos, la opción Ordenar. Cuadro de diálogo Ordenar: Ordenar según: seleccione la columna que desee utilizar como criterio de orden principal, es decir, la
columna por la que se ordenara primero. Ascendente: Ordena la selección del valor mínimo al máximo, es decir, de la A a la Z o del 0 al 9. Descendente: Ordena la selección del valor máximo al mínimo, es decir, de la Z a la A o del 9 al 0. Después según: Seleccione la columna que se utilizará como criterio de orden secundario.
Cuando ordena a partir de una columna se reorganizan las filas que ha indicado como criterio y también sus adyacentes, manteniendo con ello la coherencia de la información en su hoja de cálculo. USO DE FILTROS: Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. La herramienta de Autofiltro, inserta, en una o más columnas de datos, una lista desplegable con todos los datos que se presenten en cada columna, y permite seleccionar uno de esos valores como criterio de búsqueda, de esta manera, mostrar sólo las filas que se ajusten a ese valor y ocultar las demás. Aplicar filtro automático:
Seleccione las columnas.
En el menú Datos, seleccione Filtro, Autofiltro.
Aparecerán flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado. Seleccione en la flecha desplegable del encabezado de la columna a filtrar el elemento por el que quiera filtrar.
De esta manera, sólo aparecerán las filas cuyo contenido coincida con el del filtro. El resto de las filas permanecerán ocultas.
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Si quiere volver a mostrar todas las filas, pulse la flecha de filtrado en la columna o columnas que haya seleccionado previamente y elija la opción todo. Filtro predeterminado:permite aplicar otras condiciones al filtrado. Aplicación: Seleccione el área de datos a filtrar. Seleccione el menú Datos, submenú Filtro, opción Filtro predeterminado… Complete los criterios de filtro, según sus requerimientos. Pulse el botón “Aceptar”. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO Seleccione menú Editar, opción Buscar y Reemplazar, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Ingrese el texto a buscar en el recuadro Buscar. A continuación pulse el botón Buscar y el proceso habrá comenzado. Para reemplazar la búsqueda, escriba en el cuadro de texto Reemplazar por los caracteres por los que quiere cambiarlo y pulse el botón Reemplazar. Para que el cambio afecte a todas las celdas que coincidan con la búsqueda, pulse Reemplazar todo.
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