Apunte power point

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Curso de Acreditación INFORMÁTICA

Tema Nº 4

Microsoft Office Power Point

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TEMA Nº 5.: LOS PAQUETES DE OFICINA – MICROSOFT OFFICE POWER POINT 2007

MICROSOFT OFFICE POWER POINT 2007 PowerPoint es una herramienta para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para dar una conferencia, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida, de calidad, ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar efectos animados, películas y sonidos, gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt. INICIARPOWER POINT 2007 Botón Inicio - Todos los Programas -Microsoft Office - Microsoft Power Point PANTALLA INICIAL DE POWER POINT 2007

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La barra de título:contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una Presentación se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar/maximizar y cerrar la ventana. La barra de menús:contiene todas las operaciones que nos permite realizar PowerPoint con nuestras presentaciones, cada

una de estas tiene sus herramientas necesarias para trabajar en la presentación. La barra de estado:nos muestra el estado de la presentación, en este caso el número de la diapositiva en la cual nos

encontramos y el número total de diapositivas, el tipo de diseño y el idioma.

Barra de acceso rápido: Contiene las opciones más habituales como Guardar, Deshacer o Repetir. Esta barra puede personalizarse agregando las opciones según su preferencia. Para ello: realice clic en la flecha desplegable a la derecha y seleccione la opción a añadir. En la opción más comandos podrá visualizar un listado de todas las opciones disponibles en PowerPoint 2007. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con las acciones que iremos viendo a lo largo del apunte. Banda de opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda están diseñadas para mostrar solamente aquellas opciones que serán útiles en cada ventana.

Área de esquema: muestra los títulos de las diapositivas con su número e incluso pueden visualizarse las diapositivas en miniatura si selecciona la pestaña correspondiente. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá automáticamente en el área de trabajo con el fin de poder modificarla. Botones de vista:  Vista Normal: vista de edición principal, donde se escribe y diseña la presentación.  Vista Clasificador de diapositivas: diapositivas en forma de miniaturas y ordenadas por el orden de aparición.  Vista Presentación con diapositivas: ocupa toda la pantalla, como una presentación real. En esta vista, verá la presentación de la misma manera en que la verá la audiencia. Puede ver el aspecto real que los gráficos, intervalos, 3

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películas, elementos animados (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) y efectos de transición tendrán durante la presentación real. También puede utilizar la tecla F5 y para salir de la presentación presionar ESC. El Área de notas:será donde añadiremos lasnotas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel .

BOTÓN DE OFFICE Nuevo: Permitirá crear una nuevapresentación. Abrir (CTRL+A): Abrir una presentación ya creada para verla o modificarla. En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas. Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre éstas, hacer clic en su nombre. Este listado se irá generando a medida que utilicemos PowerPoint con los últimos documentos abiertos. Si necesita que alguno de estos archivos se visualice siempre, hacer clic sobre el

botón y el archivo quedará

fijado en la lista, de modo que siempre que se seleccione el Botón Office podrá encontrarlo rápidamente. Guardar: Guarda una presentación en el ordenador, también podrá utilizar el ícono ó la combinación de teclas CTRL + G. Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana  De la lista desplegable Guardar en: seleccionar

la carpeta en la cual queremos guardar la presentación.

También podemos crear una nueva carpeta

con este icono, la carpeta se creará dentro de la carpeta que

figure en el campo Guardar en.  Luego, en la casilla Nombre de archivo: introducir el nombre de la presentación.  Por último seleccionar el botón Guardar. Si por algún motivo necesitamos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abiertapor otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 97-2003: 

Desplegar la lista de Guardar como tipo: y seleccionar el formato adecuado de la lista desplegable.

Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la presentación con laextensión pptx. Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar dela barra de acceso rápido o seleccionamos la opción Guardar del Botón Office no aparecerá laventana y guardará los cambios sin preguntar.

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Si necesitamos guardar una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear unanueva presentación utilizando una presentación que ya tenemos):  Desplegar el Botón Office y seleccionar la opción Guardar como, entonces aparecerá la misma ventana que cuando seleccionamos por primera vez en el botón Guardar. Cuando utilizamos esta opción tenemos al final dospresentaciones, la inicial (la que estaba abierta) y otra con el nuevonombre. Imprimir: permitirá imprimir una presentación La mayoría de las presentaciones se diseñan en color, pero las diapositivas y los documentos se suelen imprimir en blanco y negro o enescala de grises. Procedimiento:  Seleccione Botón de Office y luego la opción Imprimir.  Seleccione Imprimir.  Si necesita puede imprimir varias diapositivas por página. Para lograrlo seleccione documento en la lista desplegable Imprimir.  En la lista desplegable seleccione diapositivas por página e indique la cantidad de diapositivas que necesite.  En el botón propiedades de la impresora podrá seleccionar tamaño del papel (pestaña Papel/calidad) y la orientación del papel (pestaña Conceptos básicos) Cerrar: si la presentación fue modificada y no fue guardada aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si quiere guardar los cambios.Al cerrarPowerPoint también se cierran todas las presentaciones que se encuentren abiertas.

CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO Esta opción se sueleutilizar cuando la persona que genera la presentación sabe utilizar bien la aplicación y/ó cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a sus necesidades. Procedimiento: Botón de Office, opción Nuevo, botón crear, aparecerá la pantalla inicial de PowerPoint vista anteriormente. CREAR UNA PRESENTACIÓN CON UNA PLANTILLA Seguir los siguientes pasos:  Desplegar el Botón Office.  Seleccionar la opción Nuevo.  En el cuadro de diálogo Nueva presentación hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:  Seleccionar la plantilla de diseño que más se adapte a sus necesidades, en el panel derecho aparecerá una vista previa de la plantilla, una vez realizada la selección cliquee en el botón Crear. A partir de ese momento se deben completar los datos que se quieren presentar. 5

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Existen disponibles más opciones de plantillas on line, además de las que vienen instaladas en el paquete de Microsoft Office PowerPoint. MANEJAR OBJETOS Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo ungráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc. Estos objetos tienen sus propias características y propiedades y sobre ellos podemos realizar las siguientes funciones: seleccionar, mover, copiar, eliminar, otros. Seleccionar Objetos Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente hacer clic sobre él.Aparecerá el marco del objeto como muestra la imagen, y elobjeto pasará a estar seleccionado. Para quitar la selección hacer clic en cualquier parte fuera del marco. Seleccionar varios objetos: mantener pulsada la tecla SHIFT (mayúsculas) y con elratón seleccionar los objetos. Dejar de seleccionar uno de los objetos seleccionados: manteniendopulsada la tecla CTRL seleccionar el objeto que quiera quitar de la selección. Trabajar con Textos En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con unprocesador de texto, esdecir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemosorganizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc. Insertar texto Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón adecuado alcontenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente seleccionar uno de losdiseños que PowerPoint ofrece para facilitarnos la tarea. Una vez seleccionado el diseño seguir estos pasos para añadir texto: Añadir texto en la plantilla  Clic en el recuadro de la diapositiva en el cual insertar el texto, automáticamente aparecerá el punto de inserción.  Insertar el texto.  Cuando se termina de introducir el texto hacer clic en otra parte de la diapositiva opulsar la tecla ESC dos veces. Añadir texto nuevo Es posible que con los textosde esquema que incorporan lasplantillas de PowerPoint no seasuficiente por lo que tendráque insertar nuevos cuadros detexto para añadir máscontenido a la diapositiva. Para añadir un nuevo cuadro de texto: clic en el botón Cuadro de texto de la pestaña Insertar. 6

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PESTAÑA INICIO PORTAPAPELES: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007 DIAPOSITIVAS Nueva diapositiva:(CTRL + M) Para agregar una nueva diapositiva a la presentación, cliquee sobre la parte superior del ícono esquema aparecerá al final una nueva diapositiva.

. En el área de

Si selecciona la parte inferior del ícono Nueva Diapositiva ó la flecha que se encuentra bajo el botón podrá elegir entre diferentes diseños, o incluso cargar una presentación en blanco. Diseño:Permite seleccionar un diseño para la dispositiva seleccionada. Restablecer: Restablece, posición, tamaño, formato de los marcadores de posición de la diapositiva a la configuración predeterminada. Eliminar diapositiva: Elimina la diapositiva seleccionada. FUENTE, PÁRRAFO, DIBUJO, EDICIÓN: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007. PESTAÑA INSERTAR Tablas: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007. Ilustraciones: Imagen, Imagen prediseñada: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007. Álbum de fotografía: Crea o edita una presentación basándose en un conjunto de imágenes; donde cada imagen se insertará en una diapositiva diferente e individual. Formas, Insertar Gráfico SmartArt, Insertar Grafico: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007. Vínculos Hipervínculo: un hipervínculo es una conexión entre dos diapositivas de la misma presentación, o una conexión a una diapositiva de otra presentación, dirección de correo electrónico, página Web o archivo.Puede crear un hipervínculo a partir de texto o de un objeto, como imagen, gráfico, forma o WordArt. 1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. Acción: Agrega una acción al objeto seleccionado para especificar lo que debería pasar cuando se hace clic en la misma o cuando se desplaza con el mouse. Los botones de acción son botones predefinidos que pueden insertarse en una presentación y para los que pueden definirse hipervínculos. Contienen formas, como flechas derecha e izquierda, y símbolos convencionales para ir a la 7

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diapositiva siguiente, anterior, primera y última, así como para reproducir películas o sonidos. Estos botones se suelen usar para presentaciones autoejecutables; por ejemplo, en presentaciones que se muestran repetidamente en una cabina o en una exposición. Texto: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007. Clip multimedia Película: Inserta una película en la presentación, la misma puede ser de archivo de la galería multimedia. Sonido: Inserta un clip de sonido o música en la diapositiva, puede ser de archivo, de la galería multimedia o la pisa de un CD. PESTAÑA DISEÑO: Configurar página: Muestra el cuadro de diálogo Configurar Página. Orientación de la diapositiva:Cambia la orientación de la diapositiva entre horizontal y vertical. Temas: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007. Fondo Estilos de fondo: Selecciona el estilo de fondo para el tema seleccionado. Al seleccionar un estilo y si se presiona el botón secundario del mouse se podrá apreciar la forma en que se lo va aplicar. Ocultar gráficos de fondo: No muestra el gráfico de fondo incluido en el tema seleccionado. PESTAÑA ANIMACIONES: VISTA PREVIA Vista previa de animaciones: Obtiene una vista previa de las animaciones y de la transición entre diapositivas creadas para la diapositiva seleccionada. ANIMACIONES : En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso altexto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención delas personas que la están viendo. Animar: Selecciona una animación para aplicarlos a los objetos de la diapositiva. Personalizar animación: Abre el panel de tareas de Personalizar animación para animar objetos individuales en la diapositiva. En este panel aparece el botón desplegable Agregarefecto en el cual podrá seleccionarel tipo de efecto a aplicar, incluso podrá elegir la trayectoriaexacta del movimiento seleccionándola del menúTrayectorias de desplazamiento. Podrá utilizar el botón Quitar para eliminar algunaanimación que hayaaplicado a algún texto.

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En la lista desplegable Inicio podrá seleccionarcuándo quiereque se aplique la animación (al hacerclic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva,etc.). Las demás listas desplegables cambiarán en funcióndel tipo de movimiento y el inicio del mismo. La Velocidad suele ser una característica común porlo que puede controlarla en casi todas las animacionesque apliquea un objeto. La lista que aparece debajo de velocidad muestralas distintas animaciones que hemos aplicado a losobjetos de la diapositiva, como podrá comprobar parecen en orden. El botón Reproducir muestra la diapositiva tal ycomo quedará con las animaciones que ha aplicado. TRANSICIÓN A ESTA DIAPOSITIVA Transición: Existe una galería de transiciones para seleccionar. Transición a esta diapositiva La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de unadiapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos. Para aplicar la transición a una diapositiva desplegar la pestaña Animaciones y seleccionar una delas opciones de Transición a esta diapositiva. Avanzar a la diapositiva:  Al hacer clic con el mouse: Espera un clic del mouse para ir a la siguiente diapositiva.  Automáticamente después de: Cambia a la siguiente diapositiva después de que pasen una determinada cantidad de segundos. En la lista Velocidad podemos indicarle la velocidad de la transición entreuna y otra diapositiva. Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido. Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón Aplicar a todo. PESTAÑA PRESENTACION CON DIAPOSITIVAS: Iniciar presentación con diapositiva Desde el principio: Ejecuta la presentación desde la primera diapositiva. Desde la diapositiva actual: Ejecuta la presentación desde la diapositiva actual. Presentación personalizada: Crea una presentación personalizada, donde solo se mostrarán las diapositivas que se seleccionen. De esta manera podrá disponer de varias partes (por ejemplo una presentación de 30 minutos y otra de 60) dentro de la misma presentación. Configurar Configuración de la presentación con la diapositiva: Configura las opciones avanzadas para la presentación como el modo de pantalla completa, intervalos de diapositivas a mostrar entre otros. 9

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Ocultar diapositiva: Oculta la diapositiva actual, esta no aparecerá en el modo de pantalla completa. Grabar narración: Graba una narración con el micrófono conectado al equipo. Ensayar intervalos: Inicia una presentación de pantalla completa en la que ensayar la presentación. La cantidad de tiempo invertido en cada presentación se graba y dichos intervalos se pueden guardar para ejecutar la presentación automáticamente en el futuro. Utilizar intervalos ensayados: Utiliza los intervalos creados con Ensayar intervalos para cambiar entre diapositivas automática mente. PESTAÑA VISTA Vistas de presentación: Podrá alternar entre normal, Clasificador de diapositivas, Pagina de notas, Presentación con diapositivas, Patrón de diapositivas, Patrón de documento y Patrón de notas. Mostrar u ocultar: Regla, líneas de cuadrícula: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007. Zoom: Zoom: Abre el cuadro de diálogo de Zoom para especificar el nivel de zoom del documento. Ajusta a la ventana: Realice un zoom de la presentación para que la diapositiva rellene la ventana. Color o escala de grises: Color:Visualiza la presentación a todo color. Escala de grises:Visualizala presentación en escala de grises. Blanco y negro:Visualizala presentación en blanco y negro. Ventana: Nueva ventana, organizar todo, cambiar ventanas: desarrollado en el apunte de Microsoft Word 2007. Cascada: Coloca en cascada las ventanas con presentaciones abiertas. Mover división: Mueve los divisores que separan las diferentes secciones de la ventana. COMO CERRAR POWER POINT Existen las siguientes opciones:  Clic en el botón cerrar de la barra de título.  Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.  Clic sobre el Botón Office y elegir la opción Salir de PowerPoint. Para cerrar la presentación actual sin cerrar la aplicación proceda de la siguiente manera:  Clic sobre el Botón Office, opción Cerrar.

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Si cuando cerramos no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, preguntará siqueremos guardarlos o incluso puede llegar a mostrar el cuadro de diálogo asociado al menúGuardar.