Ts. Phan Qu c Vi t Ths. Nguy n Huy Hoàng
Kỹ năng ðiều hành Hội thảo
1
Phương pháp ñộng não
Kỹ năng ñiều hành họp
Chuẩn bị cho một cuộc họp
Khái niệm và nguyên tắc
Nội dung
2
Phương pháp ñộng não
Kỹ năng ñiều hành họp
Chuẩn bị cho một cuộc họp
Khái niệm và nguyên tắc
Nội dung
3
Nhiệm vụ ñiều hành
Nguyên tắc ñiều hành
Người ñiều hành
Quy trình cuộc họp
Nhiệm vụ cuộc họp
Cuộc họp
Khái niệm và nguyên tắc
4
ra quyết ñịnh, kế hoạch hay hành ñộng.
chia sẻ thông tin;
ñể:
thông qua ñiện thoại
thông qua phương tiện ñiện tử;
trực tiếp gặp mặt nhau;
Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:
Cuộc họp là gì?
5
Gồm cả hai.
Quyết ñịnh hành ñộng
Chia sẻ thông tin;
Các cuộc họp có thể ñược phân loại:
Phân loại
6
Lý do cùng ngồi ñể ra quyết ñịnh cuối cùng
Cái mà ta cố gắng ñạt ñược trong cuộc họp
Nhiệm vụ cuộc họp
7
Cải tiến quy trình giải quyết 90% vấn ñề
Các kỹ năng ñể hoàn thành nhiệm vụ ñề ra.
8
Cách làm việc dể cùng hoàn thành nhiệm vụ.
Quy trình cuộc họp
hay sự kiện tương tự.
một diễn biến/ 9
họp/ hội thảo/ cuộc thảo luận/
lãnh ñạo/ quản lý một cuộc
Người ñiều hành là người
Quản lý diễn biến Phương pháp Kỹ thuật sử dụng
Mục tiêu cần ñạt
Mời người tham dự
Người ñiều hành
Nội dung sự kiện
Người tổ chức
Phân biệt
10
4. Không giải quyết vấn ñề một mình
3. Không cho phép dùng uy tín ñể lấn át
Làm những việc ñã hoàn tất
Làm sai chức năng
2. Tránh bị lợi dụng
1. Thực hiện ñúng những phần việc của mình
Các nguyên tắc ñiều hành
11
Tìm giải pháp và kết quả rõ ràng
8. Làm cho mọi người hiểu và chấp nhận
Khách quan
7. Phải luôn luôn:
6. Không cho phép chỉ trích người vắng mặt
5. Tạo môi trường làm việc bình ñẳng
Các nguyên tắc ñiều hành
12
5. Bám sát chương trình ñã ñịnh
4. Nêu các quy tắc cơ bản
3. Giải thích và cung cấp chương trình
2. Tuyên bố mục ñích, mục tiêu cuộc họp
1. Khai mạc, tóm tắt cuộc họp
Nhiệm vụ khi ñiều hành
13
10.Xem xét các sự kiện xảy ra và ñánh giá
9. Bàn giao tài liệu, kết quả, trách nhiệm
8. Văn bản hoá các kết quả
7. ðiều khiển/ hướng cuộc họp ñúng mục tiêu
6. Duy trì nguyên tắc, kỷ luật
Nhiệm vụ khi ñiều hành
14
Phương pháp ñộng não
Kỹ năng ñiều hành họp
Chuẩn bị cho một cuộc họp
Khái niệm và nguyên tắc
Nội dung
15
cho thất bại
là chuẩn bị 16
Không chuẩn bị
Chuẩn bị các thiết bị
Chọn ñịa ñiểm
Chuẩn bị chương trình
Mời người tham dự
Chuẩn bị
17
18
Có phải ñổi lịch nếu họ không tham dự ñược?
Chi phí và thời gian cho việc ñi lại?
Người tham dự sẽ làm việc như thế nào?
Chọn người tham dự
Mời người tham dự
19
Có thể thực hiện ñược các hoạt ñộng không?
Chuyên môn của họ có ích gì không?
Có thể ñưa ra lời khuyên hay thông tin?
Có thông tin gì ñể chia sẻ?
ðánh giá mức ñộ ñóng góp:
Mời người tham dự
Những phương tiện sẵn có (OHP, LCD,...)
Chương trình cuộc họp
Phải tham gia xây dựng cuộc họp
Ngày, giờ, ñịa ñiểm, mục ñích cuộc họp
Thông báo với những người tham dự về:
Mời người tham dự
20
Báo cho người ñiều hành về mọi thay ñổi
Soạn ngắn gọn và ñơn giản
Tránh thời gian có hiệu suất thấp
Biên soạn chương trình
Chuẩn bị chương trình
21
22
Thời gian phân bổ rộng rãi hơn cho mỗi phần
Thời gian cho mỗi phần và thứ tự ưu tiên
ðể người tham dự biết mình phải làm gì
Mục ñích chính của cuộc họp phải cụ thể
Chi tiết ngày, giờ, ñịa ñiểm
Khi sắp xếp cấu trúc chương trình cần nhớ:
Chuẩn bị chương trình
Yêu cầu sửa và thông qua chương trình
ðiều chỉnh chương trình và gửi lại
Gửi bản thảo chương trình ñể lấy ý kiến
23
Xác ñịnh vấn ñề gì cần ñưa ra trong cuộc họp
Phân bổ chương trình
Chuẩn bị chương trình
Sự sẵn có của các thiết bị hỗ trợ
Kiểm tra mức ñộ vọng của âm thanh
Xác ñịnh kích thước, vị trí phòng họp
ðánh giá môi trường xung quanh
Chọn ñịa ñiểm tại chỗ hay bên ngoài
ðánh giá yêu cầu thực tế
Chọn ñịa ñiểm
24
Bố trí các biển chỉ dẫn
Hướng dẫn chi tiết cho người tham gia
ðến trước ñể kiểm tra
ðịa ñiểm xa:
Chọn ñịa ñiểm
25
Bảng trắng, bảng mềm
Bảng kẹp giấy (Flipchart)
Phim ñèn chiếu (Transparency)
ðèn chiếu (Overhead Projector)
Máy chiếu ña năng (LCD)
Chuẩn bị các thiết bị
26
Bút viết, giấy A0, A4, thẻ màu...
Dây dẫn, phích chuyển...
Máy quay phim, Tivi, VCD, màn hình
Hệ thống âm thanh
Bàn ghế
Chuẩn bị các thiết bị
27
Phương pháp ñộng não
Kỹ năng ñiều hành họp
Chuẩn bị cho một cuộc họp
Khái niệm và nguyên tắc
Nội dung
28
một cách hiệu quả nhất.
thực hiện kết quả
tiến hành cuộc họp
việc chuẩn bị,
Mỗi thành viên có trách nhiệm ñảm bảo cho:
Họp hiệu quả
29
Tóm tắt - tập hợp ý tưởng.
Ưu tiên - tập trung vào các vấn ñề chính trước.
Thời gian - Kiểm soát thời gian
Biên bản - Ghi lại các ý kiến và dữ liệu
Các hành vi hướng nhiệm vụ:
Họp hiệu quả
30
31
Quyết ñịnh - xác ñịnh sẵn sàng quyết ñịnh chưa
Dữ liệu - tập trung vào sự kiện, dữ liệu, thông tin
Giải thích - giải thích nhầm lẫn và khẳng ñịnh lại
Các hành vi hướng nhiệm vụ:
Họp hiệu quả
ðiều phối giao tiếp giúp mọi người tham gia.
Tập trung mục tiêu và bước tiếp theo.
32
Tạo ñiều kiện thực hiện chương trình nghị sự.
Các hành vi hướng quy trình:
Họp hiệu quả
Khen ngợi - thừa nhận ñóng góp
Kiểm tra sự ñồng thuận
• Tìm kiếm lĩnh vực có thể ñạt ñược thoả thuận
Xây dựng ñồng thuận
Các hành vi hướng quy trình:
Họp hiệu quả
33
trước và sau cuộc họp
thống nhất ñược:
34
Có hai giai ñoạn không thể
Khuyến khích mọi người ñưa ra ý kiến riêng
Cử một người trình bày kết quả
Chỉ ñịnh người theo dõi thời gian
Chọn một người ñiều hành
Nguyên tắc làm việc
35
Không áp ñảo tinh thần người khác
Không phản ñối ý kiến của người khác
36
Hỏi kỹ cho ñến khi hiểu rõ ý kiến ñóng góp
Lắng nghe các ý kiến một cách cẩn thận
Giới hạn thời gian phát biểu của mỗi ý kiến
Nguyên tắc làm việc
Hỏi ý kiến của nhóm (nếu nhóm ủng hộ mình)
Hỏi xem liệu anh/ chị có muốn tiếp tục
Từ chối ñề nghị của họ
Rời vị trí và xuống ngồi cùng các thành viên
37
Người có quyền cố chỉ ñạo/kiểm soát cuộc họp
Người ñiều hành làm gì khi
38
Tập trung vào vấn ñề chứ không phải quan hệ
ðể nhóm ra quyết ñịnh
Yêu cầu mọi người bình tĩnh và kiềm chế
Mâu thuẫn cá nhân nảy sinh
Người ñiều hành làm gì khi
ðưa vào danh sách vấn ñề chưa giải quyết
Yêu cầu viết ra ý tưởng/ ý kiến của họ
Cắt ngang và lưu ý về nhiệm vụ và mục tiêu
39
ði qua sâu vào chi tiết và xa rời vấn ñề chính
Người ñiều hành làm gì khi
Yêu cầu tập trung vào nhiệm vụ, mục tiêu
Nêu vấn ñề kế tiếp cần giải quyết
Lưu ý họ sự lặp lại ñang xa rời mục ñích
Những thoả thuận ñược lặp ñi lặp lại
Người ñiều hành làm gì khi
40
Yêu cầu sẽ thảo luận vào buổi khác
ðưa vào phần chưa giải quyết (quan trọng)
Can thiệp ngay lập tức
Nhóm thảo luận lạc khỏi chủ ñề
Người ñiều hành làm gì khi
41
Tạo ñiều kiện cho việc ñổi chỗ ngồi
Chơi trò chơi nhóm
Cho giải lao
Không khí hỗn loạn ñang hình thành
Người ñiều hành làm gì khi
42
5. Phân phát tài liệu
4. Thay ñổi tốc ñộ (cách) thuyết trình
3. Di chuyển trong khi nói
2. Kể các giai thoại
1. Sử dụng giọng nói hiệu quả
20 cách duy trì sự thích thú
43
10. Khác biệt hoá bài trình bày
9. Tổ chức hoạt ñộng theo nhóm nhỏ
8. ðặt câu hỏi ñối với các thành viên
7. Sử dụng các công cụ trực quan
44
6. Kết hợp tên thành viên vào chủ ñề thảo luận
20 cách duy trì sự thích thú
15. Khuyến khích cạnh tranh giữa thành viên
14. Sử dụng các cách tiếp cận theo nhóm
13. Xen kẽ các phương pháp
12. Sử dụng các cách giao tiếp phi ngôn từ
11. Các ý nghĩ hài hước
20 cách duy trì sự thích thú
45
20. Thể hiện sự nhiệt tình
19. Cho nghỉ giải lao một cách linh ñộng
18. Sử dụng âm nhạc
17. ði lệch chủ ñề của bạn
46
16. Thử tiếp cận bằng một cách khác thường
20 cách duy trì sự thích thú
Phương pháp ñộng não
Kỹ năng ñiều hành họp
Chuẩn bị cho một cuộc họp
Khái niệm và nguyên tắc
Nội dung
47
Dùng ñể khởi tạo ý tưởng 48
Tìm cách khác nhau ñể giải quyết một vấn ñề
Xây dựng ý kiến theo kinh nghiệm của họ
Giúp các thành viên thảo luận bằng cách:
Phương pháp ñộng não
Tìm giải pháp tối ưu
Thảo luận, phân tích ñiểm mạnh, ñiểm yếu
Lập danh mục các giải pháp lựa chọn
Mục ñích
49
Không nhận xét hoặc phê bình các ý kiến
Khuyến khích sáng tạo ý tưởng mới lạ
Khuyến khích càng nhiều ý tưởng càng tốt
Nguyên tắc
50
Bài tập khởi ñộng phương pháp ñộng não
Nêu 3 nguyên tắc của PP ñộng não
ðề nghị ñưa ra các giải pháp
Trình bày vấn ñề
Các bước tiến hành
51
Kết thúc: ðưa ra các kết quả
Loại bỏ các ý kiến thừa, không liên quan
Phân loại ý kiến
52
Các thành viên phân tích các dữ kiện ñưa ra
Phân tích:
Tiến hành ñộng não, thu thập ý tưởng
Các bước tiến hành
Sáng tạo sai mục ñích Dễ sinh mâu thuẫn
Mức ñộ tham gia cao
Vấn ñề sinh ñộng hơn
53
Cần duy trì ñịnh hướng
Tự lựa chọn giải pháp
Khích lệ các ý kiến
Tốn nhiều thời gian
Nhược ñiểm
Dựa trên kinh nghiệm
Ưu ñiểm
Phương pháp ñộng não
Kỹ năng ñiều hành họp
Chuẩn bị cho một cuộc họp
Khái niệm và nguyên tắc
Nội dung
54
Kế hoạch triển khai
Nghị quyết
Vấn ñề cốt lõi của cuộc họp?
55