1997-MEI-17-18 by Faximil Edicions Digitals

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no de los ponentes de la reciente mesa redonda sobre la Biblioteca Nacional Valenciana señaló, con gran acierto, que no reconocia más voluntad política que la que se reflejaba en el presupuesto. El comentario hacia referencia a la tantas veces postergada puesta en marcha de la primera biblioteca valenciana. Durante la misma semana hemos podido saber que la Generalitat Valenciana acaba de firmar un convenio con los cuatro clubs de futbol que representan a la Comunidad en la mundialmente conocida liga de las estrellas. El importe total de la operación alcanza los 570 millones, con el agravante de la práctica inexistencia de contrapartidas. El Ayuntamiento del Cap i Casal aportará 30 millones a la organización de un concierto de una formación musical que ha conocido épocas mejores, mientras la inversión media en fondos en las seis bibliotecas que dependen de la misma institución ha alcanzado las 200.000 pts. durante 1996. El segundo número de 1997 está dedicado a los archivos administrativos. Para ello hemos contado con la inestimable colaboración de una serie de profesionales del medio. El resultado está en vuestras manos, un número extraordinario que presentaremos en las Jornadas Europeas de Archivos que se celebrarán a finales de mayo en Barcelona. Allí nos veremos … ✎

24.

Con Josep Matas i Balaguer Por Vicent Gil

50.

La Clasificación de los Fondos Archivísticos Valencianos Por Angel Montejo

28.

La Gestión de Documentos en el Estado Españo l: Balance y Perspectivas Por José Ramón Cruz Mundet

59.

Los Soportes Documentales y su Influencia en la Conservación de Archivos Por José Alonso Llorca

¿Eruditos o Gestores? Por Carlos Lopéz Rodríguez

65.

El Sistema Archivístico de la Comunidad Valenciana Por Miguel Carlos Muñoz Feliu

La Automatización de Archivos Municipales Por Vicent Gil

71.

El Centro de Información Documental Por Angel Montejo

32. 39.

e d i t a

associació valenciana d’especialistes en inform a c i ó

Métodos de Información Vol 4 / Nº 17-18 / Marzo-Mayo 1997. Publicación bimestral dedicada al análisis de la información desde un punto de vista documental. Dirección: Alfonso Moreira. Redacción: Amparo Gamir, Carmen Giménez y Jesús Latorre. Colaboradores: Lourdes Castillo, Alfons Cornella, Tomás Saorín, Rafael Coloma, Vicent Gil, José Ramón Cruz, Carlos López, Miguel Carlos Muñoz, Angel Montejo, José Alonso Llorca, Concha Soler y Lola Miñarro. Diseño gráfico: Estil EMB. Impresión: Imprenta Máñez. D. L. : V-3368-1994. ISSN: 1134-2838. Publicidad: A. Moreira. Tel: 96 / 3864405. Fax: 96 / 3864783. MEI quisiera identificarse con la opinión de sus colaboradores, lamentablemente no siempre es posible. Venta en las librerias El Puerto, Llavors, Railowsky, Crisol, Paris-Valencia y Tirant Lo Blanch. Viñetas de sección: Miguel Calatayud. Portada: Micharmut ✎

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SUMARIO

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VISITA IVAM Un reducido grupo de asociados a AVEI participó, la tarde del jueves 27 de febrero, en una visita a las dependencias del Instituto Valenciano de Arte Moderno. Guiados por personal del Gabinete de Comunicación y Didáctica conocieron el proceso de organización de una exposición, visitando el muelle y el depósito donde se custodian las obras antes de ser expuestas en las salas del museo. Ya en la Biblioteca, la directora les acompañó por la sala de lectura y las otras salas auxiliares. El grupo de participantes pudo comprobar el funcionamiento del soft de gestión bibliotecaria utilizado: el sistema BRS. Finalmente se visitaron los depósitos de la Biblioteca donde se almacenan los fondos que no están en las salas de libre acceso. En nombre de AVEI, nuestro agradecimiento a los profesio-

nales del IVAM y en especial a su directora Mª Victoria Goberna por haber hecho posible esta visita.

de Internet que -en palabras de una profesora participante- se convirtió en el tema estrella. En síntesis, un curso intenso donde alumnos y profesores participaron muy activamente.

CURSO Automatización de fondos Los días 10, 11, 12 y 13 del pasado mes de marzo se impartió, en el aula de informática de AIMPLAS, un curso sobre informatización de bibliotecas, centros de documentación y archivos. Tres profesores: Arrate Baquedano, Belen Martorell y José Cabrera, y una decena de alumnos, se adentraron en los entresijos de la automatización de fondos documentales. Cuáles son las necesidades y qué posibles soluciones ofrecen los sistemas de almacenamiento y recuperación de la información, cómo podemos acceder a recursos externos a nuestro centro, etc… Estas fueron, entre otras, las cuestiones que se trataron en las sucesivas sesiones. Aunque no era estrictamente el objetivo del curso se habló ¡cómo no!

VISITA Museo Pio V de Valencia Dentro de las excursiones ‘lúdico-profesionales’ organizadas por AVEI, le tocó el turno la tarde del 14 de marzo al Museo de San Pío V y su Biblioteca. Acompañados por las Bibliotecarias del museo, un grupo de asociados, visitó las preciosas, aunque algo reducidas, instalaciones de la biblioteca sita en torno a la linterna de la cúpula y recientemente renovada. Despertó gran interés, por su curiosidad biblioteconómica, el sistema de organización por colores de los fondos de libre acceso. Consultaron la interesante colección de publicaciones periódicas y fotografías y, disfrutaron con la exposición temporal del pintor Vicent Macip, guiados en todo

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AV E I

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ALICANTE Curso de atención al público Con gran éxito de participación -creemos que se ha batido el record con 27 asistentes-, tuvo lugar en el aulario nº1 del Campus de San Vicent del Raspeig de la Universidad de Alicante, la segunda edición del curso de atención a usuarios impartido por Teresa Allepuz. En dos jornadas, 20 y 21 de marzo, se trabajó intensamente en torno al marketing de servicios y a la satisfacción del cliente de nuestros centros de trabajo. El alumnado tuvo una elevada participación y demandó una mayor presencia de actividades de AVEI en Alicante. Desde AVEI estamos trabajando por la descentralización y este es un buen principio. A los compañeros de Alicante y Castellón un mensaje de la Junta Directiva no dejaremos que os olvideis de nuestra asociación.

ha sido constituido el pasado día ocho de abril. Por primera vez en España, en coordinación con otros paises europeos, se va a certificar a expertos y técnicos que trabajen en el área de Información y Documentación tanto en el sector privado como en el publico. Este procedimiento se ajusta a la Norma europea EN 45013 y a la Norma española UNE 66-513-91. La Comisión de Certificación esta formada por dieciocho personas independientes y de reconocido prestigio entre las que se encuentra la presidenta de AVEI Nuria Lloret. Además, forman parte de la comisión presidida por Paloma Portela, profesionales procedentes de la banca (Ana Llopis, Consejera del Open Bank), las comunicaciones ( Tomas de Castro, Director de Calidad de Telefónica), la consultoría ( Germán Domínguez, de McKinsey & Co), la Universidad (Mercedes Caridad, Vicerrectora de la Carlos III) o de las bibliotecas (Pilar Domínguez, Biblioteca Nacional).

Secretaria de la Comisión de Certificación Santa Engracia, 17, 3 28010 Madrid Tel. 91 593 40 59 Fax 91 593 41 28 Sedicmad@mx.sarenet.es

CURSO

COMUNIDAD VALENCIANA

FESABID Comisión de certificación de profesionales El órgano directivo de la Certificación de documentalistas, bibliotecarios, archiveros, etc,

para profesionales de la información. Dirigidos por Antonia Ferrer, bibliotecaria de la Escuela de Estudios Empresariales de la Florida, un grupo de 17 alumnos han buceado en los recursos que la red de redes ofrece a los especialistas en Información. Conceptos tan de actualidad como el Web, el Gopher, las listas de distribución, las News, los accesos Telnet, el FTP y un largo etc., han dejado de ser ciencia-ficción para los participantes. Las grandes prestaciones que la biblioteca universal tiene para los profesionales de nuestros centros han quedado patentes. La excelente infraestructura del aula y el éxito en las conexiones han permitido un rendimiento muy elevado y, pese a la concentración en sólo 16 horas de tal cantidad de conocimientos, los alumnos han mostrado un alto nivel de aceptación. A destacar el esfuerzo realizado por los profesionales procedentes de otros lugares de nuestra comunidad y allende: Gandia, Alcira, Elda, Yecla, acudiendo a esta convocatoria de AVEI. Para los numerosos compañeros que se han quedado en lista de espera, una gran noticia ¡repetimos el curso en Julio!. ¡Ah, se me olvidaba!.. un fuerte aplauso para la Secretaria de AVEI, hemos aprendido mucho...

Internet para bibliotecarios y documentalistas Entre los días 23 y 29 de abril ha tenido lugar, en el aula informática de AIMPLAS, el curso introductorio de Internet

Biblioteca Pública de Valencia Maratón de cuentos El día 23 de abril, con motivo

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momento por una gran conocedora de su obra. La visita se prolongó a lo largo de aproximadamente 4 horas lo que permitió a sus participantes conocer profundamente la biblioteca y sus peculiaridades. Vaya desde estas páginas el agradecimiento de AVEI a el personal de la biblioteca y del museo.

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Sistemas Documentales Nuevas instalaciones en Valencia La empresa valenciana Sistemas Documentales, colaboradora de Mei desde el principio del proyecto anuncia la apertura de su nueva sede. De acuerdo con los tiempos, en las nuevas oficinas se dispone de las instalaciones para transmisión de datos e imágenes vía Internet e Infovía, videoconferencia, aula para cursos, sala de reuniones, centro de cálculo y departamento técnico para ayuda de los clientes en sus consultas. Desde estas páginas les deseamos mucha suerte ante esta nueva etapa.

SEGORBE Sistemas Documentales C / Padre Tomás de Montañana 22, Entreplanta D 46023 Valencia Tel 96/337 54 71-96/337 54 72 Fax 96/ 337 21 55 e-mail: sisdoc@servitel.es http://www.servitel.es/sisdoc

VALENCIA Feria del Libr o En la presente edición de la Feria del Libro de Valencia, la Dirección General de Promoción Cultural, Museos y Bellas Artes de la Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia ha colaborado con el Gremio de Libreros de Valencia en la instalación de una biblioteca infantil y juvenil, con el fin de difundir entre los sectores más jóvenes de la población todas las posibilidades de información, formación y ocio que propicia una biblioteca. También en el marco de la Feria del Libro de Valencia la Dirección General de Promoción Cultural, Museos y Bellas Artes de la Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia organizó una “Escuela Interactiva” en la cual, a través de los medios que proporciona el soporte informático, los escolares podían obtener información sobre temas de su interés. En esta escuela se le dio especial relevancia a todos los temas relacionados con el poeta Ausiàs Marc -este año se cumple el sexto centenario de su nacimiento- con el fin de darlo a conocer entre el público juvenil.

Legado personal de Max Aub La Diputación de Valencia, tras varios meses de gestión, ha adquirido a la hija del escritor, Elena Aub, el legado personal del autor, para que tras su catalogación sea posteriormente trasladado a la localidad de Segorbe (Castellón), donde ya se encuentra depositado desde hace años el grueso del archivo del escritor y donde en breve plazo se constituirá la Fundación Max Aub. Este legado está constituido por cientos de documentos, manuscritos, cartas, dietarios, agendas de teléfonos, primeras ediciones, hojas sueltas, informes, tesis doctorales y cientos de objetos personales, incluye también más de mil libros de su colección particular. Junto a algunos textos inéditos, principalmente poesía, aparecen también los originales de las obras “Campo francés” y “Campo abierto”, entre otros. Las 22 cajas que conforman el legado han sido adquiridas por dos millones de pesetas, un precio simbólico dada la importancia de los documentos que contienen.

UA Nueva Biblioteca General La Biblioteca General de la Universidad de Alicante se pone en marcha en un gran edificio centralizado, pero con sólo un tercio de sus servicios debido a la falta de fondos. La falta de recursos económicos ha llevado al equipo rector a inaugurar el nuevo edificio por fases. La inversión glo-

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del Día del Libro la Dirección General de Promoción Cultural, Museos y Bellas Artes, colaboró en la celebración de una ‘Maratón de Cuentos’. Esta actividad estuvo organizada por la Biblioteca Pública de Valencia y la Asociación de Amigos de la Biblioteca. El objetivo de la “Maratón 97”, como ya lo fue en su edición del pasado año, se centra en el reconocimiento del valor de la literatura oral en tanto que constituye el primer encuentro con el mundo del libro. En la actividad, que se realizó a lo largo del día en la Biblioteca Pública de Valencia, participaron las escuelas del barrio y a partir de las 6 de la tarde cualquier público interesado en el tema. Participaron escritores que recitaron un cuento propio o de su preferencia, así como animadores culturales y especialistas en la difusión de la lectura.

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CONSELLERIA DE CULTURA Apoyo a las Ferias del Libr o La Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia, a través de la Dirección General de Promoción Cultural, Museos y Bellas Artes cuenta con una línea presupuestaria de apoyo a los Gremios de Libreros de Valencia, Castellón y Alicante con el fin de cooperar con los mencionados gremios en la organización de las ferias del libro de Valencia, Castellón y Alicante. Esta línea presupuestaria se articulará mediante una Orden, de próxima publi cación, que regulará las condiciones de estas ayudas.

LA VALL D’UIXÓ Archivo Segarra El archivo de la firma de calzados Segarra de la Vall d’Uixó, recuperado por el Ayuntamiento cuando se cerró la empresa, se encuentra en un estado lamentable y de total abandono. Las cajas que contienen este valioso patrimonio documental se amontonan en las dependencias del museo arqueológico desde su adquisición. Fotografías antiguas que muestran diferentes etapas de la empresa, libros de contabilidad, facturas, buena parte de la biblioteca, patrones originales de los modelos son algunos de los documentos que se pueden encontrar en el archivo. La adquisición del archivo se realizó en 1994 por un precio simbólico, los documentos y una cadena de producción entera con máquinas de distin-

tas épocas fueron a parar a manos municipales engrosando el patrimonio local. Tres años después estos fondos siguen sin poder ser consultados ni estudiados.

CASTELLóN Biblioteca para la paz La Fundació Caixa Castelló-Bancaixa ha inaugurado un centro de bibliografía y documentación específica en materia de paz y desarrollo, conectado informáticamente con Internet y con la Universitat Jaume I. Esta biblioteca monotemática, que ha nacido con 1.200 libros, se convertirá en el plazo de cinco años en el fondo europeo más importante de este tipo de escritos, con 10.000 volúmenes. El centro será asimismo una hemeroteca con publicaciones periódicas de todo el mundo. Los usuarios de la biblioteca, dotada de las más modernas instalaciones, son los alumnos de la Jaume I y de todas las instituciones de enseñanza superior integradas en el consorcio de Universidades Europeas para la Paz. Los estudiantes pueden acceder a todas ellas a través de internet.

IVAM Mauricio Amster. Tipógrafo El Instituto Valenciano de Arte Moderno presentó el 17 de abril la exposición “Mauricio Amster. Tipógrafo” que recoge, por primera vez, trabajos para libros, diarios, revistas, carteles y folletos realizados por Mauricio Amster, uno de los diseñadores que más

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bal, de 214 millones de pesetas, se desglosa en 125 millones para el mobiliario y equipamiento, y 90 millones para el sistema informático. La primera planta de la Biblioteca General, con 1.200 puestos de lectura, y la planta baja con la mediateca y las salas de audiovisuales conforman los primeros servicios que aportará el nuevo edificio, que estará abierto las 24 horas. La expansión de los servicios en una segunda fase, abarcará también la segunda planta que permitirá llegar hasta los 3.000 usuarios en total. Las secciones con que contará la Biblioteca en el futuro son: salas de lectura, salas de investigación, hemeroteca, mediateca, archivo general de la Universidad, colecciones de reserva, depósito general y depósitos especiales. Entre las funciones que ofrecerá figuran: los servicios centrales del Sibyd (Servicio de Información Bibliográfica y Documental) que incluye el proceso técnico, las adquisiciones, el préstamo interbibliotecario, la teledocumentación y automatización, y la dirección y administración del Sibyd, consulta en sala de referencia, acceso a bases de datos, la consulta de materiales audiovisuales, la difusión y la reprografía. El Servicio de Información Bibliográfica y Documental, dependiente del vicerrectorado de Investigación, es una unidad que coordina todos los fondos bibliográficos de la Universidad de Alicante y está dirigido por la documentalista María Luisa García Romero.

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NACIONAL SANTANDER Seminario de Archivística La Asociación para la Defensa del Patrimonio Bibliográfico y Documental de Cantabria, con el apoyo de la Consejería de Cultura y Deporte de la Diputación Regional de Cantabria, ha organizado un Seminario dedicado al estudio de los sistemas archivísticos ya existentes en España, especialmente los desarrollados por algunas comunidades autónomas. Este Seminario, convocado en el Ateneo de Santander los días 17 y 18 de abril de 1997, ha tenido por objetivo invitar a la reflexión acerca de la evolución de los distintos sistemas de archivos implantados hasta el momento. En un contexto de proceso legislativo en el campo de los archivos y del patrimonio documental cántabros, cuya culminación será la configuración legal del sistema archivístico de Cantabria, este

Seminario ha querido convertirse en foro de exposición de las distintas alternativas establecidas. Abierto a los profesionales de la archivística, de la gestión administrativa y de la gestión de la información, el Seminario ha sido convocado con la determinación de implantar modelos eficaces de tratamiento de documentos administrativos. La preocupación está centrada en fortalecer el debate en curso en la Comunidad de Cantabria con las aportaciones y las experiencias desarrolladas por algunos de los principales sistemas archivísticos españoles. El programa del Seminario ha acogido diferentes ponencias sobre el Sistema Estatal de Archivos (Enrique Borruel López, jefe del Servicio de Asistencia Técnica de Archivos del Ministerio de Educación y Cultura) y los Sistemas Archivísticos de Andalucía (Antonia Heredia Herrera, Directora del Archivo General de Andalucía), de Castilla y León (José María Izquierdo Bertiz, jefe del Servicio de Archivos y Bibliotecas de la Junta de Castilla y León), de Catalunya (Josep Maria Sans i Travé, Director del Arxiu Nacional de Catalunya) y de Madrid (Ana Duplá del Moral, Directora del Archivo Regional de Madrid). El Seminario ha concluido sus trabajos con una Mesa Redonda (moderada por María Felisa Gallo Ruiz, jefa del Servicio de Biblioteca, Archivo y Documentación de la Asamblea Regional de Cantabria) en la que han participado los conferenciantes anteriormente citados. Dado que en la Comunidad

Valenciana nos encontramos en una situación archivística similar, sin legislación autonómica propia, la iniciativa de la Asociación cántabra nos parece oportuna ya que es buen momento para realizar un balance sobre los resultados obtenidos por la archivística española desde la promulgación de la Ley de Patrimonio Histórico Español en 1985. Esperamos con atención las actas del Seminario pues nos pueden ser especialmente útiles ante el previsiblemente próximo desarrollo legislativo valenciano en materia de archivos.

SALAMANCA V Jornadas sobr e bibliotecas infantiles Las V Jornadas sobre bibliotecas infantiles organizadas por la Fundación Germán Sánchez Ruipérez se proponen este año -26, 27 y 28 de junio- abrir un debate sobre la figura del lector y el papel que debe desempeñar la biblioteca en una sociedad plural . La propuesta de trabajo irá organizada en torno a cinco aspectos: lectores desfavorecidos, lectores con discapacidades, lectura y enfermedad, lectura y mino rias étnicas y lectura en el mundo rural.

Rafael Muñoz Fundación Germán Sánchez Ruipérez Tel 923 / 26 96 62. Fax 923 / 21 63 17 rmunoz@fundaciongsr.es www.faximil.com

contribuyó a la renovación estética de las artes gráficas españolas durante los años treinta. Se exhiben portadas de libros, revistas, diarios, carteles y folletos realizados en la guerra civil, así como una selección de diseños realizados en Chile, país en el que se exilió tras la contienda. Las obras proceden de colecciones particulares, del Archivo Histórico Nacional de Salamanca, Hemeroteca Municipal de Valencia, Colección Amster de Santiago de Chile y fondos del IVAM.

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Archivo y Biblioteca de Ortega y Gasset El Archivo y la biblioteca de José Ortega y Gasset han sido declarados por la Comunidad de Madrid Bien de Interés Cultural, dado su alto interés bibliográfico, documental e histórico al incluir miles de volúmenes, cintas magnetofónicas, cartas y manuscritos. Los fondos de ambas colecciones se conservan actualmente en la Sede de la Fundación José Ortega y Gasset, de Madrid. La biblioteca cuenta con un fondo de unos 45.000 volúmenes, de los cuales, los libros de filosofía constituyen el conjunto más valioso, sobre todo las obras alemanas, de las que se conservan gran número de primeras ediciones. El archivo reune toda la documentación escrita y fotográfica de la colección personal de José Ortega y Gasset, y de las familias Ortega Munilla-Gasset y Spottorno Topete. Hay 200 manuscritos, más de 10.000 cartas y unas 30.000 cartulínas que Ortega empleó para su trabajo, en las que fué construyendo el andamiaje de sus escritos públicos. Complementa el archivo el fondo documental sobre Ortega, que pretende reunir todos los datos referentes a la proyección actual del filósofo, así como las múltiples ediciones y traducciones que de su obra se realizan en todo el mundo.

EXTREMADURAEVORA Archivo oral de cuentos Un grupo de especialistas de

las Universidades de Extremadura y Evora (Portugal) han elaborado un proyecto de investigación para la creación de un archivo oral de cuentos y leyendas españolas y portuguesas. El proyecto tiene carácter multidisciplinar, pues en él intervienen expertos de varias áreas del conocimiento, como filología, antropología o medicina, entre otras. Se trata de realizar un estudio sistemático sobre los cuentos y leyendas transmitidos por tradición oral, a través de seminarios, publicaciones, cursos y proyectos de investigación. También se persigue crear un fondo fonográfico y videográfico sobre la tradición narrativa. Entre estas narraciones tradicionales se encuentran las tradiciones fantásticas, que giran en torno a los duendes, los gnomos, la Santa Campaña, las apariciones marianas, los tesoros o los encantamientos.

MINISTERIO DE CULTURA Lluvia de ayudas para 1997 Durante el pasado mes de abril el Ministerio de Cultura, a través de la Dirección General de Cooperación y Comunicación Cultural y de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, ha convocado diversas ayudas, que aunque no son específicas para los profesionales de la biblioteconomía, archivística y documentación, permite que podamos optar a ellas. El BOE de 4 de abril, se convocan tres tipos de ayudas, todas ellas para el año 1997. En primer lugar las

Ayudas de acción y promoción cultural, destinadas a fomentar actividades de proyección nacional o internacional que contribuyan a promover y difundir la cultura española, cuyos beneficiarios pueden ser tanto personas físicas como jurídicas. Por otra parte, las Ayudas para la formación de profesionales de la cultura, destinadas a fomentar, la organización en España de actividades docentes como cursos, encuentros o seminarios, o bien para la asistencia de los profesionales a cursos o actividades formativas dentro o fuera de España. Y finalmente, las ayudas de viaje, para el fomento de la participación de los profesionales en congresos y otros eventos culturales tanto nacionales como internacionales. Las bases de estas ayudas se han publicado en el BOE de 4 de abril , quedando fijados los distintos plazos para las diversas ayudas. En cuanto a la convocatoria de ayudas de la Dirección General del Libro, esta va dirigida a fomentar y estimular la lectura y a la promoción de la creación literaria, también para el año 1997, y entre los objetivos que establece destaca “el desarrollo bibliotecario”. Las bases se encuentran en el BOE del 8 de abril, y el plazo de solicitudes finaliza a los 30 días naturales del siguiente a la publicación.

Victoriano Colodron. SG de Coordinación Bibliotecaria Tel (91) 532 50 89 Fax (91) 531 92 12 victoriano.colodron@dglab.mcu.es www.faximil.com

MADRID

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el plazo para presentar las solicitudes finaliza el 12 de junio.

Amelia Rubio. SG de Coordinación Bibliotecaria amelia.rubio@dglab.mcu.es

GRANADA VII Jornadas de Información en Ciencias de la Salud La Asociación Andaluza de Bibliotecas Médicas ha organizado para los días 6,7 y 8 del próximo mes de noviembre, las VII Jornadas de Información y Documentación en Ciencias de la Salud. A pesar de lo específico del tema, el colectivo de especialistas en información dedicado a las ciencias de la salud, ha sido desde siempre puntero y muy activo, además de acoger a un gran grupo de profesionales de nuestro ámbito. El lugar elegido para su celebración ha sido el Palacio de Congresos de Granada y la coordinación de las mismas está a cargo de Mercedes Rodríguez del Castillo, de la Biblioteca del Hospital Virgen de las Nieves de esa ciudad. Los temas elegidos para tratar en estas VII Jornadas se centrarán básicamente en la figura del bibliotecario del siglo XXI, la información para la medicina basada en las evidencias, y el Sistema Nacional de Información en Ciencias de la Salud.

Mercedes Rodríguez del Castillo Biblioteca del Hospital Virgen de las Nieves de Granada Tel (958) 24 12 27 Fax (958) 24 12 45 mercedes@nieve.hvn.sas.cica.e

CINE Anuario Fotogramas La revista Fotogramas ha editado su primer Anuario con todos los acontecimientos que han influido en el cine en España en 1996, para servir como instrumento de trabajo y consulta para profesionales y amantes del cine. Este anuario, que nace cuando se cumplen 50 años de la publicación del primer número de Fotogramas, aparece con intención de continuidad y en esta primera edición, coordinada por Nuria Vidal, se hace un completo repaso a los estrenos del año, las noticias del cine español e internacional, los rodajes, los videos inéditos en las pantallas, los premios, las bandas sonoras, los libros, los festivales y la taquilla. Además de un directorio y un apartado dedicado a la indus tria del cine, todo ello dividido por meses e ilustrado por más de mil fotografías.

BIBLIOTECAS ESCOLARES I Encuentro Nacional de Bibliotecas Escolares A principios de marzo tuvo lugar el I Encuentro Nacional de Bibliotecas Escolares, con las conclusiones finales se elaboró un documento que define su concepto y funciones, el marco normativo en el que deben desarrollarse, y las instalaciones y el personal con el que deben contar. El documento subraya que la situación actual de las bibliotecas escolares en España no se ajusta a las recomendaciones internacionales, por lo que es

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Ayudas para bibliotecarios iberoamericanos Siguiendo con las ayudas del Ministerio, hay que señalar la amplia oferta que ha convocado la Dirección General de Cooperación y Comunicación Cultural para la cooperación cultural con Iberoamérica. Estas ayudas están destinadas a la asistencia técnica a instituciones culturales iberoamericanas y a la formación de profesionales iberoamericanos en el sector cultural para 1997. Estas últimas, van dirigidas a personas físicas con nacionalidad de cualquiera de los países iberoamericanos, o de aquellos otros países en los que el español tiene reconocimiento constitucional, y desean ampliar su formación mediante la participación en los cursos o estancias que se convocan, siempre que pueda acreditar experiencia en los campos que recoge la convocatoria y que abarcan desde la gestión cultural, a la conservación del patrimonio cultural, gestión de museos, archivos, bibliotecas, artes plásticas, audiovisuales, artes escénicas y música. El plan de ayudas se ha organizado por medio de cursos teóricos y estancias formativas, estas últimas enfocadas a conocer experiencias y proyectos en marcha en nuestro país. La duración tanto de los cursos como de las estancias es variada, así como sus fechas de realización, comprendidas todas ellas entre octubre de 1997 y abril de 1998. La cuantía de las ayudas varía entre 250.000 y 400.000 pesetas en relación a su duración. La convocatoria se ha publicado en el BOE de 11 de abril del presente año y

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José Antonio Marina, Premio Nacional de Ensayo 1993, Concepción Gonzalez, directora de la Biblioteca Pública de Zamora, Ana Pérez López, profesora de biblioteconomía de la Universidad de Granada y Jaime Denís, director del Programa de Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación. Este I Encuentro sobre Bibliotecas Escolares ha sido organizado por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, la Secretaría de Educación y la Fundación Germán Sánchez Ruipérez.

http://www.pntic.mec.es/recaula/ bibescol/indice.htm

DERECHOS DE AUTOR Sentencia a una copisteria La Audiencia de Cádiz ha confirmado la condena de un mes de arresto y multa de 150.000 pesetas contra el dueño de una copisteria que fotocopiaba y vendía libros de texto a precios inferiores a los de la obra original. La Asociación de Editores de Andalucía precisa en un comunicado que el acusado, Gonzalo T. C. se dedicaba con el propósito de obtener un beneficio ilícito a fotocopiar y vender a precio inferior textos pertenecientes a distintos autores y editores. La Policia Judicial encontró en un registro del local, un buen número de obras fotocopiadas para las que carecía de autorización de sus legítimos titulares. El comerciante fué condenado en octubre de 1996 por el

juzgado de lo penal de Cádiz y a finales de febrero la Audiencia Provincial confirmó la sentencia en todos sus términos, lo que incluye la indemnización correspondiente a las editoriales cuyos textos fueron fotocopiados. El Centro Español de Derechos Reprográficos (CEDRO), como entidad de gestión colectiva de los derechos de propiedad intelectual, ejerció la acusación en este caso en nombre de los perjudicados. Otro caso similar se ha producido en Santander. El juzgado de lo Penal número 2 ha impuesto, el 17 de abril, una multa de 90.000 pesetas por infración de los derechos de autor a una empresa de fotocopias de esta ciudad que comerciaba con reproducciones ilegales de varios manuales de economía y derecho recomendados en la Universidad de Cantabria. El representante legal de Copu Reproca SA, el establecimiento sancionado, deberá indemnizar además a la editorial McGrawHill con 211.000 pesetas por los volúmenes fotocopiados que vendió de “Macroeconomía”, uno de los manuales más utilizados por los estudiantes de Economía y primeros cursos de otras carreras. La editorial denunció a esta empresa tras detectar que, en un año, las ventas de su manual en Cantabria habían caído en cien unidades y promovió un registro en mayo de 1993 en el que se requisaron los originales de los varios libros y numerosas copias dispuestas para la venta. www.faximil.com

imprescindible la elaboración de una normativa adecuada que aborde sus instalaciones y equipamiento personal, horario y presupuesto. Aboga por que los bibliotecarios escolares tengan una dedicación a tiempo completo, con formación en biblioteconomía y en los casos en que la dimensión del centro lo requiera pueda contarse con bibliotecarios titulados con formación pedagógica. Tras recomendar que las bibliotecas deben permanecer abiertas durante un horario superior a la jornada lectiva del alumnado, establece que cuenten con presupuestos propios. La formación en redes es otro de los puntos destacados, para facilitar la cooperación entr e servicios centrales, centros de profesores y recursos, bibliotecas públicas y escolares. El grupo de expertos que ha elaborado estas conclusiones recomienda que los cambios deben llevarse a cabo en un horizonte máximo de 10 años, de acuerdo con un plan que deben diseñar las administraciones públicas. Esperanza Aguirre, ministra de Educación y Cultura, anunció en el acto de clausura del Congreso que su departamento se propone definir un modelo de Bibliotecas Escolares dirigido a elaborar un plan para mejorar este servicio educativo en colegios e institutos. El Congreso, desarrolló varios núcleos de trabajo en los que varios expertos, todos ellos especialistas en iniciativas de desarrollo de las bibliotecas escolares, presentaron sus propuestas y conclusiones. Entre los asistentes al encuen tro destacan, entre otros,

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Enciclopedia Encarta en castellano La Enciclopedia Encarta, la obra multimedia de su género que mayor éxito ha obtenido hasta ahora en el mundo, se encuentra disponible ya en castellano, en soporte CD-ROM. El 11 de marzo fué presentada, en la Biblioteca Nacional, Encarta 97, la versión española de la edición internacional editada en inglés desde 1993 muy enriquecida con aportaciones de la cultura hispana. Microsoft es la empresa responsable de los aspectos técnicos, Mapora Books, artífice de los contenidos, y Santillana la editorial. La edición en papel de esta obra ocuparía 29 tomos, el equivalente a 1’20 metros de estanterías, y costaría 100.000 pesetas. En CD-ROM, que condensa una información de diez millones de palabras, más de 7.000 fotos e ilustraciones, 30 vídeos en color, 80 anima ciones, nueve horas y media de sonido, 427 mapas y el diccionario general de la lengua española VOX, se pone a la venta en el mercado al precio de 24.900 pesetas. Se prevé su actualización a través de Internet, incluyéndose en la sección Anuario, 25 artículos mensuales.

IWETEL Nueva etapa en REDIRIS IWE continua siendo el foro electrónico sobre bibliotecas y documenación que más utilizamos los profesionales de lengua castellana para comunicar-

nos en la red. Su contenido no ha variado, pero esta migración ha supuesto algunos nuevos cambios que debemos tener en cuenta. Las contribuciones a la lista hay que enviarlas a la nueva dirección

Iwetel@listserv.rediris.es http://www.rediris.es/list/ utilizacion.html

REEDICIONES Bibliothecae de Nicolás Antonio. La editorial Visor ha reeditado, dos siglos después de su última impresión, las Bibliothecae de Nicolás Antonio (Sevilla, 1617 - Madrid, 1684), obra magna de la bibliografía española y estudio de obligada referencia, ya que ofrece datos que no se encuentran en ningún otro repertorio. Conocida como el Nicolás Antonio , se divide en dos volúmenes: la Bibliotheca hispana nova (comprende de la A a la I y de la L a la Z) es un diccionario bibliográfico de autores que en su mayoría escribieron en lengua vulgar entre los siglos XVI y XVII; se publicó en Roma en 1672, e incluye entradas de 8.000 autores y varios apéndices. Sus artículos están ordenados alfabéticamente por autores, pero no por apellidos, sino por los nombres propios (así Cervantes está en la letra M, como Michael de Cervantes, y Góngora en la L, como Ludovicus de Góngora). Primero da los datos biográficos y luego sus estimación crítica de las obras con títulos y fechas de edición. Recoge no sólo los nombres y las ediciones más

significativas, sino también las traducciones a otros idiomas. La segunda parte de este conjunto, la Bibliotheca hispana vetus, que Nicolás Antonio no pudo concluir, se editó en Roma en 1696, gracias al interés del cardenal Aguirre, que la financió y encargó su revisión a su bibliotecario Manuel Martín. Ofrece información de 1.569 autores, desde la época de Augusto hasta 1500 y en dos tomos; desde Augusto hasta el año 1000 y desde el siglo XI al XV. Las Bibliothecae fueron escritas en latín para generalizar más en Europa las riqueza literarias de España. Aproximadamente un siglo después, por iniciativa de la Biblioteca Real, se acometió la publicación en España de los cuatro volúmenes, que aparecieron en 1788. Ahora los acaba de reimprimir Visor en edición facsimilar, con una tirada de 1.000 ejemplares y con un precio conjunto de 24.000 pts.

INTERNACIONAL IFLA Intérpretes para Dinamarca 97 Si trabajas en el ámbito de las bibliotecas, los archivos o los centros de documentación (muy probable si estas leyendo esta revista) y dominas el inglés, el francés, el alemán o el ruso, la IFLA te ofrece la posibilidad de actuar como intérprete en el marco de su Congreso General a celebrar en Dinamarca del 1 al 5 de septiembre. El trabajo se encuadra dentro de los mecanismos del voluntariado, pero la IFLA se

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CD-ROM

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Mr. Winston Roberts Coordinador Actividades Profesionales IFLA Tel. +31-70-314 0884 winston.roberts@ifla.nl

BUDAPEST Curso Archivos Automatizados ‘Modern archives appraisal methodology and records management techniques for electronic records’. Budapest, del 30 de junio al 11 de julio de 1997. Curso de verano organizado por la open Society Archives y la CEU Summer University. Dirigido a archiveros/as con 2 y 4 años de experincia y que quieran profundizar en el ámbito de la gestión documental.

Summer University Office Tel (36 1) 327 30 69 Fax (36 1) 327 31 24 summeru@ ceu.hu.

TELEMATICS FOR LIBRARIES Páginas Españolas El programa telematics –telemática para bibliotecas– de la Comisión Europea cuenta con una nueva página en Internet con información en castellano que se irá ampliando conforme la documentación se vaya traduciendo. Además de documentación y noticias sobre el programa, se ha introducido una sección denominada “recursos externos” que recoge enlaces a diferentes puntos de

interés en el ámbito de las bibliotecas y la documentación. Desde esta página puedes llegar a la Comisión Interministerial de Ciencia y Tecnología a la biblioteca de la Universitat Politècnica de Catalunya, y junto a estas instituciones puedes localizar la revista que tienes entre tus manos; publicación que además tiene una segunda entrada a través de la página general (en inglés) en su sección de publicaciones.

http://www2.echo.lu/libraries/es/ libra-es.html

EPIC European Preservation Information Center EPIC es un servicio que se ha abierto recientemente a través de Internet con el objeto de informar sobre el trabajo relacionado con la preservación del patrimonio documental europeo. En primer lugar sobre los materiales impresos , pero también sobre otros tipos de soporte como la fotografia, archivos sonoros, películas y archivos digitales. Esta home page se completa con una lista de discusión, EPIC-LST, que ha sido establecida para poner en contacto a los profesionales de las diferentes disciplinas: bibliotecarios, archiveros, investigadores, educadores…, que se encuentran dispersos en los diferentes paises europeos. Para participar en este forum : subscribe EPIC-LST tu nombre a: listserv@nic.surfnet.nl.

http://www.library.knaw.nl/epic/ ecpatex/home.htm

INTERNET Nuevos Dominios El Comité Internacional Ad Hoc (IAHC) -máxima autoridad regente y custodia de la evolución de la Red Internet- decidió a finales de Enero de 1997 y con un período de espera de 60 días, la introducción de nuevos dominios Internet, a saber : . firm: para firmas de negocios. . store: para negocios que ofrecen productos para la venta. . web: para entidades que enfatizan su acción en actividades relacionadas con el World Wide Web. . art: para entidades que enfatizan su acción en actividades culturales. . rec: para entidades que enfatizan su acción en actividades recreativas y de entretenimiento en general. . info: para entidades que proveen servicios de información. . nom: para aquellos que desean una nomenclatura personal.

ARLES Curso Restauración Documentos Cursos de formación en el Centro de Conservación del Libro de Arles. Del 22 al 26 septiembre curso de restauración de documentos gráficos. Del 12 al 16 de mayo curso de iniciación a la restauración de documentos de archivo. Del 16 al 19 de junio, curso de microfilmación.

Centre de Conservation du Livre, 18 rue de la Calade, 13200 Arles, tel. 90 49 99 89, Fax 90 49 66 11 ✎

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encarga de los gastos del viaje y la estancia. Una oportunidad para conocer mundo.

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j or n a da s c ata l a n as d e d o cum e n tac i ó n h

Como viene siendo habitual cada dos años, SOCADI y el Col.legi Oficicial de Bibliotecaris i Documentalistes de Catalunya organizan las Jornadas Catalanas de Documentación. La edición de este año 1997 es ya la sexta y tendrá lugar en Barcelona, los días 23, 24 y 25 del próximo mes de octubre. El tema elegido en esta ocasión, Hacia la Sociedad Digital: Un mundo en continua transformación, no podría estar de más rabiosa actualidad. Inmersos como estamos en la llamada ‘Sociedad de la Información’ estás jornadas tienen como objetivo analizar en profundidad el fenómeno de la información electrónica y las nuevas tecnologías de la comunicación, partiendo de una serie de reflexiones, comunes en nuestros días a todos los especialistas en información, acerca de esta nueva ‘Sociedad’ que traspasa nuestro ámbito de trabajo e incide directamente en las estructuras económicas y sociales de todos los paises, y en la que el referente y materia esencial, es precisamente el objeto de nuestro trabajo. Todos vemos como los centros y servicios de información, e incluso los usuarios finales, se están viendo afectados día a día, por los cambios técnicos que se introducen, y que nos afectan de manera especial a los profesionales, sobre todo, en cuanto al papel que hemos de desempeñar en este mundo de la información en continua transformación. Es preciso pues, un nuevo enfoque en algunos aspectos de la profesión, que va en la dirección de ofrecer servicios de más calidad y sobre todo con mayor valor añadido. Por ello las 6as. Jornadas Catalanas del 97 plantean la necesidad de un análisis profundo en la cadena de valor de la información, que permita determinar aquellos productos y servicios en los que se genera valor añadido a la información, de cara al usuario final. El llamamiento es para compartir estrategias, técnicas y experiencias sobre ello, haciéndolo extensivo a profesionales de otros sectores que de alguna manera participan en los productos o servicios que son complementarios a la gestión de la información. La propuesta de los organizadores es la de analizar cada uno de los procesos que intervienen en la cadena de la información digital, planteando cuatro grandes temas. Así, el primer punto a debatir y clarificar es el de la generación de la información, puesto que la accesibilidad remota a la información, y por tanto al conocimiento, su disponibilidad inmediata y la facilidad de reproducción y modificación que permite, alteran figuras como la de autor, editor, y conceptos como la propiedad intelectual y sobre todo, el de la fiabilidad y rigor de los contenidos informativos. Otro gran tema es el de los procesos de la información, las nuevas vías de acceso como Interner, y sus extensiones (intranet), implican incidir en las nuevas maneras de hacer accesible la información que esta disponible, profundizando en la mejor manera de organización de toda esta información, y el nuevo marco de actuación que se presenta aquí para los profesionales de la información. El siguiente punto a tratar es el de la difusión de la información ante el usuario, puesto que aquí se plantean importantes factores económicos y de oportunidades, y es en este ámbito donde interesa analizar las nuevas profesiones derivadas, la necesidad de especialización, la planificación de la esta difusión, y los aspectos legales y éticos que plantea. Por último, el uso de la información, aquí los cambios afectan a todo, a los modelos de comunicación, a los modelos en los hábitos de consulta de las fuentes etc, planteando un nuevo concepto económico en proporción con el aumento de las consultas e, incluso, la necesidad de redefinir los espacios de los centros de información. En cuanto a los usuarios, también su figura está cambiando y hay que analizar esta nueva relación con la información, en la que no es necesario poseer el documento, la consulta es múltiple y simultanea, así como la reflexión sobre las distintas condiciones de las consultas según el nivel de los usuarios o según los diferentes usos para la que esté destinada. Estos cuatro grandes temas que hemos señalado son alrededor de los cuales se desarrollan las comunicaciones, que han sido pensadas en el sentido de reflejar experiencias concretas, evaluaciones y por supuesto reflexiones sobre los temas que nos ocupan.Paralelamente a las Jornadas se celebrarán como es habitual, seminarios y mesas redondas así como una nueva edición de EXPODOC. Esta feria, que viene celebrándose desde 1989, es una de las principales del sector en el Estado Español. Cuenta con una amplia participación entre instituciones, productores, empresas de servicios, editoriales y asociaciones de profesionales, consiguiendo que se encuentren presentes todos y cada uno de los sectores que de alguna manera participan en la gestión de la información.

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SOCADI. Secretaría VI Jornades Catalanes de Documentació Tel: (93) 441 83 16 - Fax: (93) 441 35 44 E-Mail: socadi@sarenet.es ✎ Amparo Gamir

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V Conferencia Europea de archivos l

Entre el 27 y 30 de mayo tendrá lugar en el Palacio de Congresos de Barcelona la quinta reunión de la Conferencia Europea de Archivos. Estas conferencias son una de las actividades desarrolladas por la sección de las asociaciones profesionales del Consejo Internacional de Archivos (ICA/SPA). Con el significativo título de ‘Las bases de la profesión’ la Associació d’Arxivers de Catalunya ha organizado este encuentro en el que se presentarán, debatirán y propondrán soluciones a la práctica cotidiana de la profesión. La discusión se articulará en tres grandes temas: Perservación y conservación de documentos. Inventario de problemas y soluciones, coordinada por Helen Forde, Jefe de los Servicios de Preservación, Public Record Office (UK) El respeto al principio de procedencia y la práctica actual de identificación, evaluación y descripción, moderada por Michel Duchein, Inspector General Honorario, Archives de France (F) Los archivos y sus usuarios, por Xavier Tarraubella, Director del Archivo Municipal Administrativo, Ajuntament de Barcelona. Cada una de estas sesiones plenarias se completa con sesiones paralelas en las que intervendrán Wolf Buchman, Director Gerente, Bundesarchiv (D) (la preservación); Vicente Viñas, Jefe del Servicio de Libros y Documents (E) (restauración); Claes Gränström, Director General adjunto, National Archives of Stocklom (S) (sustitución de soportes); Joaquim Borràs, Jefe del Archivo Administrativo, Universitat Pompeu Fabra (relaciones multidisciplinares de la profesión), Hugo L.L. Stibbe, Area Normativa, National Archives of Canada (C) (aplicación de la norma ISAD (G)); Hans Hofman, Director, Electronic Records Project (NL) (documentos electrónicos); Carol Couture, Profesor Titular, Univ. De Montréal © (calendarios de conservación); Gilbert Coutaz, Directo, Archives Cantonales Vaudoises (CH) ( derecho a la información); Isabella Ricci, Director, Archivio di Stato di Torino (I), Manuel Luis Real, Director, Departamento de Arquivos do Porto (P) y Richard Kesner, Jefe de Información, Babson College (USA) (evaluación del trabajo profesional). En el marco de las jornadas se realizarán visitas técnicas a algunos de los archivos más emblemáticos de Barcelona en grupos maximos de 30 personas. La nomina de ponentes es lo suficiente atractiva para que la V Conferencia se convierta en una cita obligatoria para todos los profesionales de la documentación.

Associacio d’Arxivers de Catalunya (AAC) M. Jordi Sechs. Tél. (93) 402 76 28 Fax (93) 278 01 74 a/e betlem@arrakis.es, URL http://www.bcn.es/aac/welcome.htm

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b i b l i o t e c a p r o y e c t o e

El 24 de abril tuvo lugar una mesa redonda sobre la Biblioteca Valenciana, organizada por AVEI. Asistieron como ponentes: Dª Consuelo Císcar Casabán. Directora General de Promoción Cultural, Museos y Bellas Artes, Dª Pilar Faus Sevilla. Miembro del Consejo Valenciano de Cultura, Dª Francisca Aleixandre. Jefa del servicio del Libro, Archivos y Bibliotecas, D. Julián Esteban Chapapría. Arquitecto del proyecto de la Biblioteca Valenciana, Dª Carmen Gómez Senent. Bibliotecaria del Ayuntamiento y nieta de Nicolau Primitiu, y Romà Seguí. Documentalista en Presidencia y miembro de AVEI. Actuó como moderadora Dª Everilda Ferriols Segrelles. Archivera. Abrió el turno de intervenciones Dª Consuelo Císcar para destacar el significado de instalar la sede de la Biblioteca Valenciana en un edificio como el Monasterio de San Miguel de los Reyes de Valencia: 1. La recuperación física de un edificio renacentista de gran complejidad arquitectónica, que a lo largo de los siglos ha sido maltratado, adaptado para diferentes usos, y transformado con muy poca fortuna. 2. La habilitación de espacios para la Biblioteca Nacional con todos los equipamientos y requerimientos específicos. A una biblioteca de estas características corresponde reunir y conservar la bibliografía valenciana de y sobre la Comunidad Valenciana, así como la elaboración de su Catálogo. 3. Acercar los Bienes Culturales al ciudadano. A continuación, la responsable de la Consellería de Cultura, Paquita Aleixandre expuso lo que no será la Biblioteca Valenciana. No tendrá afán por acumular obras, ni reunirá los fondos del Patrimonio Bibliográfico que están territorialmente dispersos (salvo en los casos en que sus condiciones sean deficientes y peligre su estado de conservación). Tampoco se ocupará de lo que ahora constituye el Patrimonio valenciano, sino que atenderá el incremento del mismo, que es constante. Dejó claro que no se trata de acumular la información, sino de difundirla y acercarla a todos los ciudadanos de la Comunidad Valenciana

v a l e n c i a n a d e f u t u r o d

Señaló que la lectura pública es complementaria de la riqueza del Patrimonio bibliográfico y no su opuesto, por lo que insistió en el carácter público y abierto de la Biblioteca Valenciana. También planteó que la demora en la creación de la Biblioteca Valenciana, formulada en la Llei d’Organizació Bibliotecària (7 de enero de 1987) tiene un lado positivo, porque el proyecto definitivo está muy madurado, y responde a una concepción global: desde el punto de vista arquitectónicoartístico y el bibliotecario. No son dos proyectos, sino uno, y ello se ha logrado por la buena coordinación entre el equipo técnico bibliotecario y arquitectónico. También resaltó que gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías se hace realidad la difusión de la información, el acceso inmediato a la misma, prescindiendo del documento primario, pero sin renunciar a unas condiciones de consulta óptimas. Por parte del arquitecto D. Julián Esteban Chapapría, conocimos bastantes detalles sobre el edificio, pero por su interés merece que le dediquemos un espacio mayor próximamente. Dª Pilar Faus dedicó unas palabras al período en que tuvo lugar la donación por parte de los familiares de Nicolau Primitiu, elogiando al equipo humano que entonces se encargó de la elaboración del catálogo. Manifestó su satisfacción por la voluntad política del actual equipo de la Consellería de Cultura que ha comprendido la importancia de esta inversión, que por fin está dotada de presupuesto. Sin embargo, recordó que dicha inversión debe extenderse a satisfacer las necesidades de las bibliotecas más modestas, garantizando a los ciudadanos un servicio de lectura pública de calidad. Subrayó la importancia de que la administración autonómica y local trabajen juntas para lograr dicho objetivo. La bibliotecaria Carmen Gómez habló sobre la biblioteca privada de su abuelo, aficionado a la arqueología, de talante universalista y gran amante de los libros. La dimensión humana de Nicolau se tradujo en el valor de su colección, una biblioteca diversa, abierta y plural, que a lo largo de su vida fue consultada por numerosos estudiantes,

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investigadores y amigos, en su propia casa. En el testamento dictó una clausula por la que su biblioteca sería donada a la Biblioteca Nacional Valenciana, si alguna vez se constituía. Desde la mesa, Carmen Gómez solicitó públicamente a las autoridades, que la Biblioteca fuera llamada como su antecesor, como un gesto de reconocimiento al erudito valenciano D. Nicolau. Por su parte, Romà Seguí se dirigió a los responsables de que la Comunidad Valenciana no tuviera hasta ahora una sede definitiva para su Biblioteca Nacional. También se mostró implacable y autocrítico a la hora de lanzar reproches a los profesionales por su actitud de perpetua queja. La convocatoria fue un éxito de organización, ya que logró reunir los máximos responsables del proyecto; de un lado, las instituciones políticas, y del otro, los especialistas más implicados. Además se abrieron por primera vez, las puertas del Salón de Actos del Museo San Pío V.

A pesar de la espera inicial, debido al retraso de la personalidad de mayor rango administrativo entre los invitados, acudió numeroso público interesado por la que será la Biblioteca Nacional de la Comunidad Valenciana, como cabecera de las bibliotecas para la profesión, acercará el libro al ciudadano y contribuirá a dotar la ciudad de una imagen menos lastimera para los profesionales bibliotecarios. El tema resultó de gran oportunidad, y ello se hizo manifiesto por la afluencia de público que acogió la sala, entre ellos profesionales de las bibliotecas, profesores y alumnos de la Diplomatura y Licenciatura de las universidades valencianas, y público general. La Presidenta de AVEI aprovechó la ocasión para anunciar el nombramiento de Dª Pilar Faus como Socia Honorífica de AVEI, que se formalizará con un acto que se convocará próximamente. ✎ Lola Miñar ro

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cita de Arthur C. Clarke / ‘Cánticos de la lejana Tierra’

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Hacía mil años que hombres geniales y de buena voluntad habían reescrito la historia y habían revisado las bibliotecas de la Tierra decidiendo que debería salvarse y que debería ser abandonado a las llamas. El criterio de selección fue sencillo aunque, a menudo, muy difícil de aplicar. Una obra de literatura, una muestra del pasado, era almacenada en la memoria de las naves sembradoras solamente si contribuía a la supervivencia y a la estabilidad social de los nuevos mundos. La tarea era, desde luego, imposible y descorazonadora. Con lágrimas en los ojos, los paneles de selección habían descartado los Veda, la Biblia, el Tripitaka, el Corán y toda la inmensa colección de literatura, novelesca y de ensayo que se basaba en ellos. También se perdieron en la gran purga todas las obras de los más grandes novelistas, poetas y dramaturgos ... Homero, Shakespeare, Milton, Tolstoi, Melville, Proust (el último gran escritor de novelas antes que la revolución electrónica venciera a la letra impresa) ... Todo lo que quedó fueron unos pocos cientos de miles de pasajes cuidadosamente seleccionados.

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E !- T XTRA

El impacto de la información online en las organizaciones

urante el curso 95-96 se creó el boletín electrónico EXTRA!-NET con la intención de infor mar sobre todo lo que está ocurriendo en el mundo de la información electrónica Durante el citado curso Alfons Cornellá, profesor del Departamento de Sistemas de Información de ESADE (http://www.esade.es) y director de su Centro de Informacion Empresarial en Barcelona (http://www-acad.esade.es) envió 150 mensajes, a razón de tres por semana. Este boletín se envia a un gran número de profesionales de la información de España y Latinoamérica y constituye una estimulante narración de los nuevos aires y servicios que van surgiendo en relación con la edición electrónica. EXTRA!-NET cuenta ya con una lista propia de distribución y con una ventana dentro de cada ejemplar de MEI.

Mensaje 215 De como las manchas y el cibermarketing guardan relación

ero, a ver, sirve Internet realmente para algo? Demuéstramelo! Pongamos por caso que usted tiene un hijo de corta edad que le ha dejado su camisa (o blusa) preferida con una inmejorable mancha de regurgitado de primera calidad. Cómo puede sacarse la mancha. Nos vamos a Internet y ponemos la pregunta que se nos ocurre en ese momento: stain & removal, por ejemplo. Primer problema, pues: cúal es la pregunta que debemos plantear? Cómo traducir a palabras el problema concreto de falta de información en el que nos encontramos? Entre los cientos de posibilidades existentes, cuál es la combinación ideal de términos que me ayudara a encontrar la solución, caso de que tal solución exista? Lo hemos probado en distintos motores, y la respuesta ha sido más bien agobiante (típico ejemplo de weblag: más y más webs con soluciones para las manchas, a cual mejor, o peor, porque cómo puedes fiarte de algo que esta a miles de kilómetros de distancia, en un tema tan fundamental como el de las manchas?). e hecho, la búsqueda ha sido un juego, porque antes de hacerla ya tenía una solución, y además buena y curiosa. Podría decir que la he obtenido aplicando la lógica (aunque después veremos que no ha sido realmente así). El procedimiento lógico podría consistir en buscar en los webs de los principales fabricantes de detergentes; o, mejor, buscar webs que se correspondan con las marcas de productos normalmente conocidos. Con algo de suerte, y después de algunos intentos, uno puede probar en uno de los webs de Procter & Gamble, concretamente en el de Tide, http://www.tide.com. Y resulta que en este limpio y claro web (no podría ser de otra manera, teniendo en cuenta el producto que venden) hay una interesante herramienta pensada para ayudar a la gente a resolver sus problemas de manchas. Se trata del Stain Detective (bonito nombre), disponible en http://www.tide.com/stainDet/index.html , un servicio inteligente que, una vez especificadas las características de la mancha (origen, material de la prenda textil, etc), te aconseja qué debes hacer, de una manera escrupulosamente bien explicada.

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esulta curioso, sin embargo, que en la descripción del servicio no aparece ni una vez la palabra “removal”, por lo que este interesante web no aparece en la lista generada anteriormente en los motores de búsqueda. Un verdadero problema que se repite con frecuencia: la desconexión entre la descripción del web (lo que cree que hace quien lo crea) y la necesidad de información del usuario (lo que este necesita para resolver un problema en una situación concreta).

odría, en efecto, haber llegado a este web aplicando la lógica: mancha - detergente - marca concreta - web de la marca acabado en com. Pero la verdad es que no he conseguido el web de esta forma. Lo he conseguido de la manera en la que he conseguido hasta ahora la mayoría de los webs que conozco: por casualidad (o mejor, por serendipidad, adaptación libre del termino ingles “serendipity”, que describe concretamente la situación de encontrarse algo sin esperarlo). La verdad es que debo el tropiezo con el web de Tide a un informe del Gartner Group sobre el crecimiento de los webs inteligentes en la Red (http://www.gartner.com/hotc/ata0197.html); se trata de webs que disponen de ‘reboticas’ (backoffice) inteligentes (es decir, reboticas con roboticos, qué curioso) que ayudan al cliente a decidir por un producto o solución, mediante la respuesta a un formulario en el que el cliente selecciona entre una serie de posibilidades. Resulta sorprendente lo complejo que puede ser un sistema que responda a un trivial problema de manchas, así como la cantidad de inteligencia artificial que hay detrás.

es que, como se ha dicho en EXTRA!-NET en otras ocasiones, uno de los mejores ganchos de atracción para un web consiste en dar valor a cambio de nada. Quizás no hay mejor manera de posicionarse en la mente del cliente (actual o futuro) que ayudarle, que serle realmente de utilidad. Veíamos hace unos días la prueba con el web de recetas de Avecrem (http://www.avecrem.com): y es que, aunque puede que las amas de casa (clientes actuales) no dispongan ahora de acceso a Internet, no es acaso grande el número de estudiantes (clientes futuros) que hoy acceden al web, y que pueden tener necesidad de una buena receta de cocina de vez en cuando? Y otra prueba esta en el web del fabricante de neumáticos GoodYear, en el que se puede ‘deducir’ el mejor neumático para un determinado vehículo en una determinada circunstancia (http://www.goodyear.com/cgi-bin/carsel1.pl).

si alguien se ha creído que al menos el informe del Gartner Group si que lo había encontrado como resultado de un empeño de búsqueda, siento comunicarle que lo encontré también por casualidad porque alguien me indicó que en el web de Gartner había el resumen de un estudio (el primero, creo) sobre el ahorro que representa el NC (network computer) respecto al PC (personal computer). Pero esto será para el próximo EXTRA!-NET …

n fin, puede que algún día encontremos por casualidad la solución de algo que ignorábamos que era para nosotros un problema... Una situación, por cierto, muy típica en Internet …

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✎ Alfons Cornella / ESADE Barcelona cornella @esade.es 03/03/97 10:00 h Mensajes anteriores e instrucciones de suscripción en: http://www-acad.esade.es/~cornella

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LA INFORMACIÓN HACE BRASA

Solo el fuego purifica. Por eso está tan unido a la historia de las bibliotecas. Este fenómeno no se puede explicar únicamente porque el papel sea altamente inflamable, sino porque acumula pecados (soberbia, lujuria, envidia). Ya de por si perniciosos, los libros, multiplican su efecto maléfico cuando forma equipo, ya sea en forma de colección privada, o de biblioteca organizada. Porque “Ninguno de estos libros está de acuerdo con el otro.” Son una torre de Babel. Así como al inicio del cristianismo la proliferación de escrituras desviadas y evangelios apócrifos, hizo que, para no perder la verdad, se reordenasen éstas con cuidado bibliográfico para crear un corpus de escrituras no babélicas, inspiradas por Dios. La extensión de la escritura universaliza el disparate.

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ra estupendo quemar. Y así comienza Fahrenheit 451 “Constituía un placer especial ver las cosas consumidas, ver los objetos ennegrecidos y cambiados. Con la punta de bronce del soplete en sus puños, con aquella gigantesca serpiente escupiendo su petróleo venenoso sobre el mundo, la sangre le latía en la cabeza y sus manos era las de un fantástico director tocando todas las sinfonías del fuego y de las llamas para destruir los guiñapos y ruinas de la historia.” Mirando una llama se recorre la historia del libro. Cada palabra que se estampa en tinta sobre papel se convertirá en el futuro, en un tronco más de una hoguera interminable. Ya puestos podíamos decir que la invención de la imprenta fue el petróleo que faltaba para hacer más fácil esta combustión. Dios ardió en una zarza. Tras las hogueras de San Juan nace el verano y su sueño. En las iglesias arde perennemente un cirio dedicado a no sé qué santo. En el infierno se churrascan los malditos por la divinidad. Los fuegos fatuos recorren los camposantos. Nada tan unido a la fuerza telúrica como el fuego, cuyos dibujos son imposibles de formular con ecuaciones, y que han sido el destino de tantos manuscritos y borradores. No basta con romperlos o tirarlos a la papelera : hace falta que arda el papel donde se tuvo la osadía de remedar el papel creador divino. Escribir o leer conlleva una maldición. A Don Quijote se le secó el seso por leer con desmesura libros de caballerías. Aquí el pecado no está en la escritura de fantasías insensatas, sino en la lectura sin templanza. Hecho el mal, solo el fuego es solución para la sobrina y el ama. El barbero y el licenciado creen, ignorantes, que puede bastar con revisar ligeramente los títulos, pues “podía ser hallar algunos que no mereciesen el castigo del fuego”.

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Durante tres días y tres noches ardió la biblioteca del monasterio de El nombre de la Rosa. El inevitable castigo divino llega en forma de fuego. Pero no cae del cielo como en Sodoma y Gomorra, sino que nace de la soberbia intelectual construida en la biblioteca más grande de la cristiandad. “Una llamarada se elevó desde los libros, como si aquellas páginas llevasen siglos esperando quemarse y gozaran al satisfacer de golpe una sed inmemorial de ecpirosis.” Si Eco en este libro homenajea a Borges, no es solo por el laberíntico diseño de biblioteca y trama, sino por el fuego final, semejante al de la historia El Congreso del Mundo, quemando los libros amontonados en el patio, ya que “cada cierto tiempo hay que quemar la Biblioteca de Alejandría”. El Borges bibliotecario ha descubierto que “hay un misterioso placer en la destrucción; las llamaradas crepitaron resplandecientes y los hombres nos agolpamos contra los muros y en las habitaciones. Noche, ceniza y olor a quemado quedaron en el patio. Me acuerdo de unas hojas perdidas que se salvaron, blancas sobre la tierra.” Por mucho cuidado que se ponga en su selección (llámese cuidado, o sencillamente censura, sesgo, tolerancia, rubor) siempre se infiltran ideas peligrosas, que, en su momento, vaticinarán el inicio de las revoluciones, el desvanecimiento de los dioses y el cambio de poder. Este mito atribuido a los libros, que en realidad no son más que objetos acartonados e inmóviles, maltratados por el hombre, digo que este mito solo puede ser vencido con la hoguera. Reduciendo a polvo negro y frágil la palabra que por azar, transcurridos unos años, se descubrirá que contenía la promesa de la decadencia del imperio. Paradójicamente en muchas películas, (Johny Mnemonic o Goldeneye de James Bond) la tecnología electrónica-informática resiste mil explosiones. Se hunde el techo de la sala, todo el sistema eléctrico es destrozado con metralla, mientras el agua inunda los ordenadores y se derrama ácido sulfídrico sobre la memoria central. Y ni se corta la luz ni dejan de funcionar las malditas máquinas. Con la de veces que se bloquea nuestra sencilla red local (con la que por otro lado seria bastante difícil conquistar el mundo) estando en un ambiente limpio y seco, sin disparos ni estallidos. Inconscientemente se considera tan volátil la información en soporte magnético, tan ridículamente irreal, que no ha lugar la promesa de la hoguera para destruir los sistemas de información al uso, y se sustituye por el mito omnipresente del pirata informático que con un simple comando de consola modificará el orden de las palabras, simplemente por molestar. Si en un principio fue el fuego, si Dios amasó en un horno el barro para hacer el hombre. Si la revolución industrial se hizo entre vapores de carbón, tubos de escape, chimeneas de fábricas, la revolución de la información empezó con rayos catódicos y ondas invisibles, para continuar con electrones y campos magnéticos. Llegado el momento se descubrirá que el electrón también tiene su manera de arder, que el silicio atiza la hoguera, y que si cada libro arde de manera peculiar, que no esta relacionado con sus materiales o forma u otras circunstancias físicas, sino con el contenido y lecturas que haya sufrido, se comprobará que Windows arde tan bien como MS Dos o Macintosh (La profusión de manuales de informática en papel no ha sido más que una medida de seguridad por si no prendieran bien la redes)

✎ Tomás Saorín

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La originaria Internet se diseñó para resistir un ridículo conflicto nuclear. La realidad virtual no se ha liberado de las limitaciones de lo real. Lo que hay en ella de fuegos de artificio, puede hacer que se consuma como un reguero de pólvora desencadenado. Gran mercado para los cortafuegos. Si Internet es infinita, Borges imaginó en el Libro de Arena “que la combustión de un libro infinito fuera parejamente infinita y sofocara de humo al planeta”.

Métodos de Información · Vol 4 - Nº 1 7-18 · Marzo-Mayo 1997

Josep Matas

i Balaguer

President de l’Associació d’Arxivers de Catalunya Entrevistat per Vicent Gil Vicent

Des de la seva creació l’AAC va esdevenir un punt de refèrencia per a la nostra professió, necessitada, tan aleshores com ara, d’elements identificadors i de promoció. Avui l’AAC agrupa a la totalitat d’arxivers catalans, amb excepcions que es poden comptar amb els dits d’una mà, i a arxivers d’altres comunitats autònomes. Existeix també la figura del soci adherit, a la qual s’acullen aquelles persones interessades en el nostre àmbit professional sense formar-ne part directament, i la figura del soci institucional que acull a empreses comercials i a institucions públiques que ens donen suport. Tot plegat suma gairebé 600 socis. L’AAC porta a terme les activitats pròpies de tota associació professional, des de la defensa individual i col.lectiva dels associats, a l’oferta de serveis avantatjosos, passant per la formació continuada, edició d’un butlletí informatiu, borsa de treball, organització de jornades sobre temes monogràfics professionals… Edita també una revista tècnica, Lligall (tres números cada dos anys) i ha organitzat set edicions del Màster d’Arxivística, conjuntament amb quatre

osep Matas i Balaguer (La Bisbal, 1957) és llicenciat en dret i llicenciat en història, arxiver del cos de titulats superiorsarxivers de la Generalitat de Catalunya, director de l’Arxiu Històric de Girona i des de l’any 1993 president de l’Associació d’Arxivers de Catalunya. També presideix el Comitè Organitzador i és membre del Comitè Científic de la V Conferència Europea d’Arxius que va celebrarse a Barcelona aquest mes de maig.

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Al mes de maig de 1985 una cinquantena d’arxivers catalans van convenir a agrupar-se en una associació profesional. Tot i ser una iniciativa de dimensions i plantejament ben modestos, no deixava de tenir una significació important perquè era la primera vegada que els responsables dels arxius catalans s’organitzaven en una entitat pròpia. Dotze anys després de la seua creació quina es la realitat i els propòsits de l’Associació d’Arxivers de Catalunya (AAC)?

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universitats. Moltes de les actuacions es poden fer gràcies als grups de treball i comissions específiques que col.laboren amb la Junta Directiva. Entre els principals objetius ara plantejats hi ha el de convertir l’Associació en Col.legi Oficial, el d’aprovar el codi deontològic de la nostra professió, acabar el diccionari de terminologia arxivística catalana que estem elaborant i també un somni : aconseguir l’aprovació d’una llicenciatura específica en arxivística.

cals, molts arxius municipals…-, falta posar al dia la figura de l’Arxiu de la Corona d’Aragó i els arxius històrics provincials -el seu estatus no es correspon al sistema competencial de l’España de las Autonomías- i falten òrgans nacionals que coordinin i serveixin al sistema: un consell assessor d’arxius, servei nacional de restauració i de reproducció. Al País Valencià la necessitat d’una llei d’arxius s’ha fet palesa dia rere dia. Per això, al veure en el vostre Butlletí informatiu del passat octubredesembre de 1996 que vos feu ressó del nou avantprojecte de llei d’arxius, presentada pel Conseller de Cultura a la Comissió de Política Cultural del Parlament de Catalunya, no podem menys que preguntar-vos: que destacarieu d’aquest avantprojecte de llei?

Quina era la realitat dels arxius catalans l’any 1985 i quina es la realitat d’avui? El nostre sector ha crescut moltíssim (creació de nous arxius, incorporació de nous professionals) especialment perquè la situació de partida era molt baixa. No ha crescut però tant com hauria estat desitjable. Al costat de magnífiques realitats hi ha encara mancances gravíssimes. Moltes administracions públiques no han arribat encara als mínims exigibles en una societat com la nostra en el tractament de la seva documentació administrativa i del patrimoni documental en general. La tendència actual és encara de creixement i de millora, a ritme més lent del que seria desitjable.

En la seva compareixença davant la Comissió de Política Cultural del Parlament de Catalunya el Conseller de Cultura va anunciar la seva voluntat d’elaborar una nova llei. No existeix encara cap text ni avantprojecte que poguem comentar. En qualsevol cas nosaltres hem comunicat a la Conselleria les nostres esperances i il.lusions perquè és una gran oportunitat de crear, amb l’experiència acumulada durant tot aquests anys, un sistema d’arxius que respongui a la realitat i a les necessitats del nostre país.

L’any 1995 la vostra Associació editava un volum de títol significatiu: Els Arxius: l’experiencia catalana. Al llarg de 169 pagines quaranta-un professionals analitzaven, a partir de la seua experiència, tots els àmbits que ens son propis, cridaven l’atenció sobre la complexitat del arxius i explicaven les seues perspectives de futur. De totes aquestes propostes quines destacaria com a més profitosses i quines mancances assenyalaria? Destacaria d’entrada la necessitat d’elaborar una nova llei d’arxius de Catalunya que és una de les moltes idees recollides en el volum i una de les reivindicacions de fa molts anys de la nostra Associació. En el moment actual tant la Conselleria de Cultura com els diferents grups parlamentaris coincideixen ja amb nosaltres en aquest objetiu, per tal de substituir l’obsoleta i superada llei de 1985. A nivell de mancances i dèficit en el volum es detecta i s’explica la falta de cohesió del sistema d’arxius de Catalunya. Falten alguns centres fonamentals -l’arxiu històric provincial de Barcelona, molts arxius comar-

El pressupost ordinari anual de l’AAC es situa al voltant dels 12 milions de pessetes. Hi ha pressupostos extraordinaris per a l’organització de les Jornades d’Arxivística (cada dos anys uns 10 milions) i per als programes que portem a terme en conveni amb algunes administracions (Diputació de Barcelona, Generalitat de Catalunya, ajuntaments…). També té pressupost a part el Màster d’Arxivística (uns 20 milions cada edició).

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La Memòria anual de l’Associació d’Arxivers de Catalunya de 1995 recull les activitats principals realitzades en el decurs d’un any. Crida l’atenció el ventall de posibilitat que ofereix el vostre colectiu: relacions exteriors i institucionals, convenis, grups d’estudi i treball, jornades i conferències, publicacions, activitats formatives i culturals, màster en arxivística i estudis universitaris, borses de treball. Amb quin pressupost conta l’AAC per dur a terme totes aquestes activitats i quines son les seues fonts de finançament?

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Cada un dels programes té el seu propi finançament. Algunes activitats s’autofinancien, especialment les de formació. En canvi en l’organització de les jornades d’arxivística hi ha aportacions molt importants de diferents administracions públiques. Tenim també el suport dels nostres socis institucionals i l’sponsorització de l’empresa GAMA en l’edició de publicacions. De tota manera, tot i que els números són importants, els exercicis sempre es tanquen de manera mol ajustada.

va treballar per aconseguir una més gran presència d’arxivers catalans en els diferents organismes del Consell Internacional d’Arxius, qüestió que ja s’ha començat a produir. D’aquí a uns dies, a finals del mes de maig, es celebrará a Barcelona la V Conferència Europea d’Arxius promoguda pell Consell Internacional d’Arxius i organitzat per l’AAC. La qual cosa demostra la força de l’Associació de la que vosté es el President. Com a responsable del Comitè Organitzador, què pot esperar la nostra professió d’aquesta trobada?

Des del 31 d’agost fins al 8 de setembre de 1996 es va celebrà a Beijing el XIII Congrés Internacional d’Arxius. Quina va ser la vostra participació i quin profit va traure l’AAC? L’AAC fou convidada pels organitzadors del Congrés a participar en un seminari sobre el paper i funcions de les associacions. Va ser un gran honor perquè es van seleccionar tres associacions, una d’americana (la de Brasil), una d’assiàtica (la del Japò) y una d’europea, que era la nostra. A part d’aixó vam poguer assistir a diferents reunions específiques de comitès i seccions del Consell Internacional d’Arxius. A l’ordre del dia de l’Assemblea General se’ns va donar entrada per poder explicar la celebració a Barcelona de la cinquena Conferència Europea d’Arxius. A més de fer molts contactes, l’AAC

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D’entrada és un nou repte que ens obliga a treballar de valent i que ens farà aprendre i madurar. D’altra banda ens permetrà a tots plegats el conèixer i treballar amb alguns dels principals experts en les matèries dels programes de la conferència. S’ha de tenir en compte que l’estructura de les sessions està molt pensada per a facilitar una participació activa. Jo espero també que la reunió, a la qual assistiran col.legues de molts països, obri les portes a futures col.laboracions, contactes i projectes. I finalment intentarem que la Conferència serveixi per promoure davant l’opinió pública y davant les administracions, la funció i la figura dels arxivers i dels arxius. ✎

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La configuración definitiva del sistema de archivos de la Comunidad Valenciana es aún una tarea pendiente, pues es una competencia autonómica plena respecto a los archivos autonómicos y municipales valencianos, reflejada en el Estatuto de Autonomía de 1982. No disponemos todavía de la legislación y de la reglamentación necesarias en materia de archivos y patrimonio documental, con los efectos que se pueden estar produciendo en el tratamiento de fondos de archivos administrativos. La legislación archivística valenciana ha de marcar un antes y un después en la realidad

cotidiana de la gestión de archivos y de documentos administrativos en las instituciones autonómicas y locales de la Comunidad para garantizar adecuadamente los derechos y los deberes de la Administración y de los ciudadanos, reflejándose de manera positiva en la gestión de documentos de las entidades y las empresas privadas. Los fondos de archivo son testimonio de nuestra propia realidad factual. Una Comunidad con un alto nivel competencial como la nuestra, ha de producir un buen testimonio de quiénes somos y de cómo actuamos, un testimonio que, una vez seleccionado y valorado con criterios científicos y culturales, será memoria de las generaciones venideras.

28 La Gestión de Documentos en el Estado Español: Balance y Perspectivas José Ramón Cruz Mundet

32 ¿Eruditos o Gestores? Carlos López Rodríguez

39 El Sistema Archivístico de la Comunidad Valenciana: Situación a 1 de marzo de 1997 Miguel Carlos Muñoz Feliu

50 La Clasificación de Fondos Archivísticos Valencianos Ángel Montejo

59 Los Soportes Documentales y su Influencia en la Conservación de Archivos

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José Alonso Llorca

Métodos de Información · Vol 4 - Nº 17-18 · Marzo- Mayo 1997

La Gestión de Documentos en el Estado Español: Balance y Perspectivas Por José Ramón Cruz Mundet Profesor de Archivística / Universidad Carlos III de Madrid

La ampliación del dominio archivístico llevó, en los países angloamericanos, a la partición del mundo profesional entre: Administración de archivos (Archives Administration) y Gestión de documentos (Records Management). La administración de archivos es, de forma breve, el conjunto de tareas encaminadas a la explotación de los documentos con fines histórico-culturales y de investigación. La gestión de documentos, es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones. Cada vez es más unánime el sentimiento que no ve tan claras las fronteras entre unos y otros, cuyos problemas en materia técnica, de formación, apreciación social, etc. deberían solucionarse desde una perspectiva integradora.

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n un proceso creciente durante el transcurso de este siglo, la actividad desbordante de las administraciones, los cambiantes sistemas para la producción y la reproducción de documentos, el ritmo acelerado de las sociedades industriales… han dado lugar a la generación de ingentes masas documentales cuya conservación íntegra resulta imposible. Y, sobre todo, un dilema fundamental, son fuentes de información necesarias para el buen funcionamiento de las administraciones, que precisan técnicos capaces de poner orden en el caos y de hacer útil la documentación para la gestión diaria. Estos son en resumen, los factores que han obligado a repensar la profesión de archivero, que ha dejado de ser un erudito con inquietudes históricas, para convertirse en un técnico de la Administración y de las organizaciones en general.

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No existe una función documental administrativa y otra histórica, ambas son caras de una misma moneda. Es lo que C. Couture y C. Pétillat han denominado como Archivística integrada que abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de vida, base del records management: el análisis de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un calendario de conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos esenciales, la organización y el tratamiento de los documentos, su eliminación o transferencia a los archivos definitivos. Como pronunciamiento no es novedoso, pues ya a comienzos de los sesenta R. H. Bautier incidió en este aspecto al hablar de la ampliación del dominio de la archivística. En lo que sí resulta nuevo o, más bien actual, es que como deseo ha trascendido a la realidad en casi todos sus aspectos.

records management, en tanto parece fuera de duda que tanto directamente como a través del Canadá francófono esto es lo que ha sucedido. Se trata de un movimiento general al que nos hemos incorporado al unísono con nuestros vecinos europeos, incluso con cierta ventaja sobre los demás, por cuanto el dinamismo con que se está reaccionando ante los nuevos retos supera en general al manifestado por el entorno de referencia, actitud en la que muy posiblemente haya influido la renovación generacional que experimenta la archivística española en este periodo.

Por lo que se refiere a nuestro ámbito de interés, el español, bien podemos afirmar que la denominada gestión de documentos está en esencia incorporada al trabajo archivístico sin haberse escindido la profesión por ello. Se trata de un proceso bastante reciente y que se ha intensificado hasta hacerse palpable, identificable, en todas las administraciones en los últimos diez o quince años más o menos. Aunque con anterioridad pudiera haber algunas instituciones preocupadas por la gestión de su documentación administrativa e incluso hubiera archivos intermedios, eran casos excepcionales y además incompletos: los archivos y la archivística estaban volcados de hecho en la función histórico-cultural y aún cuando estaban situados en el seno de las administraciones eran archivos-depósito ajenos a la gestión de los documentos, sino volcados en la conservación de los que habían de engrosar el patrimonio cultural. Basta consultar la bibliografía para darse cuenta de que esto era así y las escasas excepciones están planteadas más como hipótesis y propuestas o hasta planteamientos traídos por los pelos para no desentonar en eventos internacionales.

Con estos mimbres es difícil abordar la tarea, mucho menos teniendo en cuenta que no es archivística aunque esto va a ser así, presumiblemente, por poco tiempo. Se percibe con toda claridad una corriente simplificadora del procedimiento administrativo y racionalizadora de los documentos inherentes al mismo, inspirada en la necesidad de adaptarse al modus operandi de las

En los últimos años la situación ha dado un verdadero vuelco y, poniéndonos un poco trascendentes, podemos decir que estamos aún en la fase que podríamos denominar de recepción del

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Salvo en lo que respecta al diseño de los documentos, todas las funciones inherentes al denominado ciclo de vida de los documentos han sido incorporadas a las propias del archivo sin producir escisiones, como ya se ha señalado. Antes de nada me gustaría hacer dos consideraciones respecto del diseño de documentos y el concepto de ciclo de vida. En cuanto a lo primero conviene considerar la existencia de determinados factores que hacen imposible asumirlo como trabajo propio del archivo. En primer lugar, y al menos hasta ahora, el modelo administrativo español se caracteriza por una concepción de los documentos que podríamos denominar literaria, con perdón de la Literatura. Son construcciones narrativas en las que incluso la estructura diplomática llega a quedar oculta y aún desvirtuada. Ello hace que entre administraciones emparentadas e incluso dentro de una misma y hasta de una atribución de gestión desarrollada por distintas personas, aunque sea simultáneamente en el tiempo, dan como resultado documentos con diferencias sustanciales. Asimismo esto ha influido necesariamente en la creencia tan extendida de que había usos administrativos dispares y hasta irreconciliables, que incapacitarían para normalizar el trabajo archivístico. Y para acabar, aunque no por último, ello ha desanimado el abordar la asignatura pendiente que la diplomática contemporánea representa para nosotros.

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tecnologías de la información, que está basado en la normalización. Creo que en este sentido el archivero puede incorporar a sus funciones la del mantenimiento y mejora constante de los documentos normalizados, siempre que cambie su consideración social y sobre todo su adscripción orgánica como veremos más adelante. Por otra parte, los records managers empezaron a intervenir en este sentido cuando ya existía un modelo administrativo basado en documentos racionales y altamente normalizados, los impresos, formularios, … pero tampoco acometieron la tarea ex novo.

encuentra mejor preparada y más capacitada que nunca, hay demasiados aspectos del trabajo archivístico que escapan a su control, y, lo peor de todo, ello no significa que se estén haciendo mal necesariamente. Veamos algunas muestras. No sólo no intervenimos en el diseño racional y normalizado de documentos, sino que se está avanzando mucho y bien, el Manual de documentos administrativos publicado por el MAP o el Catálogo de Documentos elaborado dentro del Plan de modernización de la Generalitat Valenciana son muestra más que significativa. Por lo que hace a las exigencias archivísticas de los documentos electrónicos, el Real Decreto 263/ 1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, que viene a desarrollar la ley 30/1992, establece exigencias formales plenamente coincidentes con las de carácter archivístico (autenticidad, procedencia, integridad, recuperación y acceso, almacenamiento y migración de documentos). Podemos afirmar que, salvo excepciones en el ámbito local, los planes de modernización que están llevando a cabo las Administraciones Públicas españolas se están diseñando sin el concurso de los archiveros, aunque de hecho hayan de jugar un papel nada desdeñable para su éxito futuro. Sin duda alguna que este enfoque astigmático habrá de pasar factura.

Respecto del ciclo de vida, principio desarrollado en los años treinta, tras el establecimiento del Archivo Nacional de los Estados Unidos (1934), viene a significar que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). Aparte de que el paralelismo de los documentos con un organismo vivo resulte un tanto trasnochado, es inexacto si tenemos en cuenta que las técnicas reprográficas (desde el papel carbón en adelante) permiten su reproducción y las tecnologías hasta su manipulación genética. Bromas aparte, como término está suficientemente aceptado y difundido como para pretender cambiarlo, pero en tanto concepto es difícil de aceptar que finalice con el expurgo, esto es así para los documentos eliminados, pero no para esa porción, por pequeña que sea, destinada a ser conservada definitivamente como documentos para la historia. Bien merece la pena conservar el término ciclo de vida de los documentos y ampliar el concepto con lo que se está haciendo en los demás países, como el nuestro, y hasta en los Estados Unidos, donde los archiveros hace tiempo que han reaccionado; este planteamiento estaría en línea con lo que Couture y Petillat denominaron archivística integrada, solo que no veo la necesidad de introducir un nuevo término. Ahora bien, nada de lo dicho hasta ahora significa que podamos ni debamos ser triunfalistas por lo que a nuestra situación se refiere, pues la realidad nos tiene muy alejados todavía del deber ser. Nuestra capacidad de actuación en buena medida es más fruto del voluntarismo y de actitudes personales que de un estatuto legal. Es más, se da la paradoja de que cuando la profesión se

Desde las funciones que los archivos adquieren

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El origen de tal situación está en algo tan fundamental como la ubicación de los archivos en el diseño de las Administraciones Públicas, pues la incoherencia actual de la ley los conserva anclados en la perspectiva histórico-cultural, de modo que las posibilidades de actuar en el ámbito de la gestión se ven seriamente mermadas a falta de una relación estrecha y explícita entre gestión de los documentos y gestión del poder, binomio constante en nuestra historia. Las comunidades autónomas han articulado ampulosos sistemas de archivos, pero imitando al Estado los han adjudicado a los departamentos de cultura, cuando al tratarse de nuevas estructuras organizativas públicas deberían haber abordado un diseño nuevo otorgando a la faceta administrativa de los archivos la trascendencia que tiene como factor de racionalización para la organización y gestión administrativa.

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como elementos decisivos en la organización de la información para la toma de decisiones, vitales para una gestión de calidad en los servicios administrativos, resulta cada vez más evidente lo insostenible de la adscripción -salvo contadas excepciones- a los departamentos de cultura, cuando su espacio está más en los de Administraciones Públicas, Presidencia o Función Pública y Calidad (caso del Ayuntamiento de Barcelona). Si bien es cierto que no estamos sólos, pues los Estados europeos mantienen políticas similares, tenemos referencias cercanas en consonancia, como los Estados Unidos, que señalan la recomendable adscripción de nuestros servi-

cios a departamentos con competencias sobre los de gestión administrativa y cultura, que son los ámbitos funcionales de los archivos. Mientras no cambie la adscripción funcional difícilmente se va a consolidar la actuación sobre los documentos al servicio de la gestión y de la toma de decisiones, o se va a conseguir una normativa de expurgo, aunque exista alguna excepción, o por concluir, se va controlar la documentación de los políticos (presidentes, ministros, consejeros e incluso alcaldes y concejales).

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¿Er

Eruditos o Gestores?

Por Carlos López Rodríguez Arxiu del Regne de València

la realidad y el deseo. En los archivos, duermen muchos proyectos ambiciosos, hechos por hombres bienintencionados que no calcularon, sin embargo, que la mente humana es un factor más de la realidad, no su único principio rector. Tenemos la experiencia histórica de lo que valen los sueños de la razón. Parece que hoy debiéramos ser más humildes, menos vanidosos de nuestra valía. Convencidos de la bondad de nuestros criterios, olvidamos con frecuencia su historicidad, su sometimiento al desgaste sin piedad de la Historia. Vistos con el paso del tiempo, detenidos en las instantáneas de los papeles y pergaminos seculares de los archivos, muchas de las actuales propuestas, presentadas como novedosas, tienen un regusto a antiguo, casi como un retorno a los orígenes pre-científicos de esta profesión, por su

Una profesión desorientada Acaso estas breves reflexiones sean calificadas por algunos colegas como inmovilistas, anacrónicas, producto de una tradición limitada y desfasada. Porque, bajo la apariencia de la modernidad ‘tecnológica’, un nuevo discurso se ha instalado durante los últimos años en el seno de nuestra profesión, y se ha ido incorporando acríticamente como fundamento teórico del trabajo archivístico, hasta el punto de amenazar con hacerse hegemónico, por no decir exclusivo. Pero pocos como los archiveros están en condiciones de conocer los límites de las pasiones y anhelos humanos (individuales y colectivos), de contemplar con serenidad la distancia que media entre

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cuestión de mayor alcance que pertenece por entero al ámbito científico más estricto (aunque con indudables consecuencias de orden práctico), cual es la concepción, funciones y organización de los archivos históricos generales, entendidos en su acepción más genérica como archivos de depósito, es decir, como instituciones donde confluyen fondos documentales múltiples de origen diverso. No obstante, las sugerencias, más que conclusiones, de este artículo pudieran hacerse extensivas a otros centros archivísticos. Desde hace quince años, hemos asistido en España a una eclosión de los archivos administrativos. Parecía razonable, dado el grave problema creado por la acumulación incontrolada de documentación de la más variada índole. Pero sus desafíos, sus necesidades y su mecánica de trabajo se han impuesto de tal manera que amenazan con anular la tradición y la personalidad más pausada de los archivos históricos, incluido su método, que con razón denominó “histórico” Lodolini, el más clarividente y lúcido de los modernos teóricos de la Archivística. Extractadas de publicaciones profesionales, las que siguen parecen ideas comúnmente aceptadas entre las nuevas generaciones de archiveros:

A mi modo de ver, los problemas que atenazan al conjunto de archivos españoles se han agravado en la última década, muy a pesar (o quizás por su causa) de las nuevas tecnologías. Se ha impuesto esa falsa modernidad tan característica de nuestra cultura contemporánea que, en palabras de José Luis Sampedro, busca antes el deslumbramiento que la iluminación introspectiva. El dinamismo de nuestra sociedad ha sido mayor que el de sus archivos, a pesar del esfuerzo de tantos archiveros, de su lucha siempre titánica contra los recursos escasos y la indiferencia. Pudiera darse hoy la paradoja de que, cuando más literatura específicamente archivística se produce, la brecha que separa los archivos del conjunto de servicios del medio social se haya agrandado respecto del pasado, hasta el punto de que este desfase ha adquirido una gravedad que sólo puede compararse con la situación de mediados del siglo pasado, salvando todas las distancias. Además de sus tradicionales taras (el desinterés social por los papeles viejos, la escasez de personal, los presupuestos insuficientes), el origen de la maltrecha salud de los archivos españoles tiene también raíces culturales y teóricas. Entre ellas, y es un fenómeno de alcance europeo, el cambio, acelerado en la última década, de paradigma que sufre la profesión de archivero. En parte, ha sido la consecuencia previsible de un cambio generacional muy rápido y de la ampliación de las expectativas profesionales, dentro de los modestos límites que esta actividad ha tenido, tiene y, presumiblemente, tendrá. También está relacionado con la disputa, común a tantos sectores, entre técnicos y gestores.

Crisis de un modelo

- la Historia es tan sólo una ciencia auxiliar de la Archivística. - el rechazo a la erudición histórica como instrumento de trabajo específico de los archivos históricos y su sustitución por modelos teóricos y prácticos procedentes de la gestión administrativa actual. - la afirmación de la unidad de criterios a los cuales se someten los archivos históricos, al considerar que tienen los mismos fines, problemas, usuarios y objetivos que los archivos administrativos en formación. - la convicción de que la naturaleza histórica de los archivos (es decir, de las instituciones que los produjeron) es un elemento poco científico para el trabajo archivístico sobre la documentación histórica.

Durante 1995 y 1996, la crisis que, por diferentes motivos (de organización, personal, fondos) ha afectado a los grandes archivos históricos españoles (el Archivo Histórico Nacional; el Archivo de la Corona de Aragón; el Archivo General de Simancas) los ha situado en un primer plano del debate cultural. Sin entrar a valorar ahora la casuística y sus implicaciones políticas, hay una

La ortodoxia de ayer es la heterodoxia del presente. Pero no basta con afirmar taxativamente un enunciado para convertirlo en axioma indiscutible. O en palabras de Bertrand Russell, por acudir a una autoridad científica cuando reflexionaba sobre su propio trabajo, ‘el método de postular lo que deseamos tiene muchas ventajas; tantas ventajas como tiene el robo sobre el trabajo honrado’.

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afán de establecer rígidas normas universalmente válidas en cualesquiera circunstancias y materias.

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miembros del Cuerpo Facultativo. Detrás de ellos ha habido, además, una auténtica legión de probos, honrados y esforzados archiveros, eruditos no tan conocidos, pero igualmente eficaces y competentes. En el raquítico panorama intelectual español del siglo XIX y de principios del XX, muchos de ellos pertenecieron a las mejores y más dinámicas corrientes de la vida cultural española, en la cual algunos ocuparon puestos destacadísimos. La tradición de la archivística erudita hispánica de los siglos XIX y XX, muy vinculada al mundo de la investigación histórica y filológica, es especialmente rica, incluso desde una perspectiva europea.

El respeto a los mayores Se han escrito palabras muy duras y muy graves contra el papel que la erudición histórica desempeña en el trabajo ¡de los archivos históricos! Se ha menospreciado la labor de muchos archiveros, acusados de sustentar una tradición desfasada cuyos planteamientos “nos pueden retrotraer al archivero del manguito y la visera, al erudito local, a la concepción de la archivística no como ciencia universalmente válida sino como pura erudición cuando no un complemento de la historia más pueblerina”, al parecer una de las “viejas tradiciones del cuerpo dificultativo” (J.J. GENERELO LANASPA, “La guerra de los archivos”, Boletín de la Asociación de Archiveros de Castilla y León, 19, p. 4). Permítaseme recordar aquí a algunos de estos eruditos pueblerinos, antiguos miembros del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos del Estado, tan sólo desde la fundación de esta corporación en 1858 hasta 1958: Amador de los Ríos, Antonio María Aragó, Filemón Arribas, Manuel Ballesteros, Alfredo Basanta, Jerónimo Bécker, los Bofarull, Bordonau, Vicente Castañeda, Manuel Dualde, Giménez Soler, Julio González, González Hurtebise, Ángel González Palencia, Gutiérrez del Caño, Hartzenbusch, Eduardo de Hinojosa, Lacarra, Lafuente Ferrari, Jerónimo López de Ayala, López de Toro, Manuel Machado, Martínez Ferrando, Mateu y Llopis, Antonio Matilla, Menéndez Pelayo, María Moliner, Moreno Villa, Muñoz Romero, Tomás Navarro Tomás, Julián Paz, Paz y Meliá, José María de la Peña, Ángel de la Plaza, José María Quadrado, Rodríguez Marín, Claudio Sánchez-Albornoz, Sánchez Alonso, Sánchez Belda, Sevillano Colom, Soldevila, Tamayo y Baus, Antonio de la Torre, Ubieto, Udina, Valls Taberner, Luis Vázquez de Parga, Vignau.

Pero ahora nada vale ese esfuerzo. Ni siquiera merece el reconocimiento debido a quienes nos precedieron. Tal como algunos archiveros lo pintan, hemos heredado un páramo, de cuyas ruinas cabe hacer, además, tabla rasa. Quizá por ello hace años que el vacío más absoluto ha sustituido, como órgano de expresión científica de una corporación centenaria, a la prestigiosa Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, venero inagotable de docta erudición. Porque el modelo tradicional de archivo histórico, sus funciones y

Algo querrá decir tanto nombre ilustre en poco más de un siglo de existencia. La lista simplemente se haría inmensa si la prolongáramos hasta nuestros días, o bien si incluyéramos personalidades menos famosas pero de no menor valía intelectual, o si acudiéramos a tantos destacados archiveros y bibliotecarios eclesiásticos, municipales, de diputaciones y otros que no han sido

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Por lo general, fueron hombres y mujeres activos, polígrafos cultos, formados tanto en el conocimiento de las lenguas clásicas, la Paleografía, la Diplomática y la Historia, como en el de la Biblioteconomía y la Archivística. Mediante un siglo y medio de trabajo constante, desde mediados de la pasada centuria, consiguieron dotar de método y carácter científico a una función antes meramente administrativa, encomendada a escribanos y otras personas con escasa vocación, formación y especialización. Impulsaron decididamente las tareas de clasificación y descripción de los archivos, cuyos frutos han pervivido hasta nuestros días, pues muchos de sus índices, ficheros, clasificaciones e investigaciones se utilizan todavía, revistiendo de un cierto arcaísmo a los instrumentos de descripción que hoy disponemos, herederos en buena medida de estas tradiciones. Aquellos hombres y mujeres cumplieron su labor lo mejor que supieron en circunstancias nada propicias, y en un estado de desarrollo del conocimiento histórico muy deficiente. Nos dejaron un gran trabajo desde el punto de vista científico y técnico. También, sin duda, muchas lacras que todavía hoy tratamos de superar.

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al archivo histórico que correspondiera. Hasta la fecha, la normativa no se ha adaptado a la nueva realidad política española. No debemos preocuparnos en exceso, porque el reglamento vigente en los archivos estatales -una auténtica joya de la legislación archivística- data de 1901. Sobre el sistema de archivos estatales trabajosamente cuajado durante la segunda mitad del siglo XIX (constituido inicialmente por los grandes archivos históricos reales y generales de la Corona española, aunque hubo siempre cierta preocupación por los archivos administrativos, como lo revela la incorporación de las Delegaciones de Hacienda al Cuerpo Facultativo) se superpuso, ya en el siglo XX, la creación de los archivos históricos de protocolos o provinciales, y la presión, después, de una enorme masa documental procedente de la Administración del Estado. La progresiva inadecuación de las estructuras archivísticas a las administrativas se resolvió, en pleno auge del “desarrollismo”, por el camino más corto, con desprecio para la naturaleza de los archivos afectados. El conocido decreto 914/1969, de 8 de mayo, asignó a los archivos regionales y provinciales (y, en algunos casos, nacionales) respecto de los servicios provinciales la finalidad encomendada al Archivo General de la Administración Civil como archivo intermedio o administrativo de la Administración Central.

La buena voluntad En realidad, la confusión entre los archivos históricos y los administrativos (que, en la teoría, pudieran aparecer claramente delimitados) ha adquirido carta de naturaleza legal. La Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985 (así como las leyes autonómicas que han seguido su estela) hizo objeto de protección patrimonial desde el punto de vista cultural a todos los documentos ‘de cualquier época’ generados por las administraciones públicas, sin previa valoración y con independencia de su antigüedad e interés. El valor primario de un documento con plenos efectos jurídicos fue equiparado, desde su origen, al valor secundario que potencialmente pudiera tener como bien cultural. Con la buena voluntad de extender la protección a toda la documentación a fin de evitar las frecuentes destrucciones incontroladas, la Ley dejó a las administraciones sin mecanismos para regular el flujo y vida de los documentos desde la propia Ley, lo que paradójicamente ha repercutido en una menor capacidad efectiva de protección del Patrimonio Documental.

El objetivo de rentabilizar las instalaciones y el personal era razonable. Pero se alteró la vida intelectual de estos centros, apartándolos de sus obligaciones científicas y encomendando a una reducida plantilla (ya de por sí escasa para afrontar la descripción, organización y servicio adecuados de la documentación histórica) la nueva y dificultosa tarea de encargarse además de la documentación administrativa. En 1961, (M. BORDONAU, Los archivos del Estado, Madrid) había al servicio del Estado 191 archiveros (123 facultativos y 68 auxiliares) para custodiar 151.176 metros lineales de documentación; en 1977 (Guía de los Archivos Estatales españoles, Madrid), se contabilizaron 193 archiveros (111 facultativos y 82 ayudantes) para 301.437 metros lineales distribuidos en 141 archivos; en 1984 (Guía de los Archivos Estatales españoles, Madrid), 219 archiveros (123 facultativos y 96 ayudantes) tenían a su cargo 410.489 metros lineales en 139 archivos. Para 1996, carecemos de datos publicados.

Sin embargo, la división conceptual entre archivos administrativos y archivos históricos continúa siendo operativa y de uso diario en los medios profesionales, al menos en lo que se refiere a los archivos estatales y, en teoría, también a los archivos de las instituciones autonómicas, provinciales o municipales, o de las grandes empresas públicas y privadas. Tuvo y tiene, además, su base legal. Con buen criterio, a nuestro juicio, el Decreto de 24 de julio de 1947 sobre Ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro histórico documental y bibliográfico, clasificó genéricamente los archivos en históricos (generales, regionales, de distrito, provinciales, de entidades públicas y corporaciones, de particulares) y administrativos (de la Administración Central, de distrito, provinciales, locales); en estos últimos, el Decreto estableció una sección histórica cuando sus fondos así lo requirieran, en tanto se disponía el envío de esta documentación

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objetivos así como la preparación que ha de exigirse al archivero que en él presta sus servicios están, triste es reconocerlo, en entredicho, cuando no ya excomulgados.

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ción y regulación de los datos generados por el trabajo administrativo al servicio del propio trabajo administrativo en el presente y en el futuro. Pero los ciudadanos y los propietarios de los archivos (la administración pública, en el caso de los estatales) continúan reclamando del archivero, en primer lugar, que esté en condiciones de valorar las fuentes históricas conservadas en los archivos y hacérselas accesibles. Tiene, por tanto, la imperiosa tarea de satisfacer los intereses históricos de los ciudadanos de diferentes maneras: a través de la salvaguardia del material, de la difusión de la información, de la selección y elaboración de fuentes, de las publicaciones científicas y divulgativas, de las exposiciones. Y añade Janssen:

Eruditos y gestores Las cifras son elocuentes y hacen innecesarios los comentarios. La evolución de los archivos estatales es paradigmática respecto de lo que ha ocurrido en el conjunto de los archivos de la nación, con honrosísimas excepciones. Esta tendencia ha acabado por poner sobre la mesa la cuestión de si el concepto archivo y archivero no estarán denominando instituciones y profesiones cada vez más diferentes según se refieran a la documentación administrativa o a la histórica, si las estrategias y herramientas a utilizar por ambas habrán de ser únicas o deberán especializarse a la vista del desarrollo y características de la documentación actual, cada día más específica respecto a la del pasado. Pese a la trascendencia teórica y empírica de este debate, apenas se ha planteado con claridad, o se ha hecho de modo individual y disperso, aunque se han producido algunas interesantes reacciones, como la del archivero alemán W. JANSSEN (“Plädoyer für den Historiker-Archivar”, en Janus, 1992, núm. 2, pp. 132-135), que glosaremos por contener en sus páginas los elementos para una discusión de muy amplio alcance.

‘Para la salvaguardia de la memoria colectiva, incluso más todavía, para su formación y valoración (...) es irrenunciable el clásico archivero-historiador (Historiker-Archivar) de carácter tradicional que toma parte activa en la investigación histórica, porque sólo él adquiere con el trabajo práctico diario el dominio de las cuestiones, los conocimientos, la destreza metodológica y la ponderación de juicio que le capacitan para reducir la masa de información existente a una muestra representativa y para proporcionar a los futuros historiadores una imagen fidedigna de nuestro tiempo’.

Comienza Janssen recordando la doble función de los archivos estatales: tener disponible la documentación para las necesidades de la administración y para la investigación científica, especialmente la investigación histórica en sentido amplio. En su interpretación clásica, el archivero se ha ocupado del material informativo producido por la administración pública cuando, perdida su actualidad y apartado de los negocios corrientes, se conserva por su valor histórico. Para la administración pública, a medida que aumenta la distancia temporal, disminuye la importancia de su documentación. Esta pérdida de interés para el trámite administrativo se acelera en relación con la velocidad con que se producen los cambios sociales. La orientación del trabajo profesional del archivero hacia el pasado se corresponde con la formación archivística cuyo núcleo central lo constituyen, en mayor o en menor medida, los estudios históricos. Desde hace algunas décadas, sin embargo, por efecto de las nuevas tecnologías, se impone otra idea de la profesión: el archivero como record manager, dedicado a la organización, elaboración, prepara-

Archivero y record manager son dos profesiones diferentes por su contenido, requisitos y formación, así como por la mentalidad de los profesionales. Para el record manager tienen más

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Este interés histórico de los ciudadanos es la razón por la cual el Estado y la sociedad sostienen a los archivos y a los archiveros, que no por casualidad se integran habitualmente en los departamentos de Cultura: “Al archivero se acude normalmente como historiador, como acreditado conocedor de las fuentes documentales que custodia y no como experto gestor”. Dado que las fuentes históricas no son comprensibles directamente para una gran parte de sus propios contemporáneos, se reclama del archivero que pueda facilitar esas fuentes a la gente interesada, al aclarar su sentido literal y hacerlo comprensible desde el contexto en que se ha originado. Necesita, por tanto, de un profundo conocimiento histórico y del análisis de las fuentes.

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provecho los estudios de ciencias de organización, información y comunicación que los estudios históricos, que pueden representar un auténtico obstáculo. Si se quiere mantener la misma denominación de archivero para las dos profesiones, se tiene que separar al archivero-historiador (Historiker-Archivar) del archivero-documentalista. Cada uno interroga las mismas informaciones de la actividad administrativa desde dos perspectivas diferentes: el archivero-historiador, por su valor como fuente histórica; el archivero-documentalista, por su utilidad y accesibilidad para una actividad administrativa: “Aquí radica -dice Janssen- la ambigüedad, o si se quiere, la crisis del concepto de la profesión archivística”. Según Janssen, para la preservación de la información durante un largo período de tiempo por consideraciones jurídicas y administrativas, se bastan en la mayoría de los casos las propias autoridades a través de los correspondientes reglamentos. Pero el archivero ‘clásico’ no puede perder de vista la información almacenada por las oficinas administrativas, sino que debe conocerla a fondo con los medios técnicos y las innovaciones adecuadas. Sólo que no lo hace para mejorar el funcionamiento de la administración, sino para salvaguardar las fuentes de la investigación histórica. Tampoco, añadiríamos nosotros, el archivero-documentalista puede perder de vista que la documentación a su cargo ha de constituir, en su fase final, las fuentes históricas.

un archivero-documentalista de nuevo cuño. Para el primero, la erudición histórica, en sentido amplio, constituye una formidable e imprescindible herramienta intelectual en su trabajo diario, que ha de dominar con pericia. En España, además, sigue siendo una obligación legal, según lo dispuesto por el Decreto de 19 de mayo de 1932, modificado por el de 24 de febrero de 1958, de reorganización del Cuerpo Facultativo de Archiveros y Bibliotecarios. En su preámbulo y en los artículos 3º y 4º, el Decreto asigna como misión de este Cuerpo no sólo la custodia y conservación de los fondos documentales, y su aprovechamiento mediante la formación y publicación de catálogos, inventarios e índices, sino también ‘contribuir con trabajos de investigación al estudio, interpretación y crítica de dichos fondos’, al objeto de ‘favorecer el progreso y desarrollo del estudio e investigación de la Historia nacional’.

Al margen de disposiciones legales todavía vigentes, somos conscientes de los múltiples problemas que en su aplicación pudieran tener propuestas de este cariz. Y del rechazo con el que pueden ser acogidas. Pero también de que es inaplazable el debate de las cuestiones que aquí se plantean. Así lo ha hecho recientemente Mº Remedios Moralejo-Alvarez (“Investigación de la Biblioteca Universitaria. Estado de la cuestión”, en Boletín de la ANABAD, XLVI, 1996, núms. 34). Con sólidos argumentos, ha demostrado que la investigación no es un sucedáneo de la actividad profesional del archivero o bibliotecario, sino otro nivel de la misma, extraordinariamente valorada desde todos los puntos de vista por quien la ha analizado. Es un artículo de lectura muy provechosa para el tema que tratamos, máxime cuando hoy se ha llegado a postular que quien dedica toda su vida al estudio directo y riguroso de miles de documentos no sólo es un anticuado, sino que, además, está incapacitado para decidir cómo se han de organizar esos mismos documentos. A cambio, se rinde un culto exagerado al ejercicio de una nebulosa “capacidad de gestión” (nunca bien definida), al alcance, por otra parte, de técnicos menos especializados, y que siempre ha estado incorporada (nihil novum) a las funciones del archivero más clásico. Sepultado, por

De su capacidad para poder custodiar, comprender y hacer comprensibles las fuentes históricas obtiene el archivero la mayor parte de su prestigio profesional ante la sociedad. La imposición del record management en un primer plano dentro de la profesión entraña el riesgo de que ésta se pierda entre el creciente número de disciplinas que se ocupan de la preparación y mediación de la información de una manera formal, es decir -concluye Janssen-, indiferente respecto de su contenido. En síntesis, dos tipos de archivos, dos estrategias de valoración, dos modelos diferentes de usuarios, dos virtualidades distintas de la información que contiene la documentación. Son modelos, funciones y servicios diferentes con objetivos también específicos, uno sostenido, en teoría, por un archivero-historiador, o archivero-erudito, o, para entendernos, archivero ‘clásico’, y otro por

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El debate necesario

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desgracia, el viejo sueño humanista del sabio polifacético, la especialización que en todos los sectores profesionales está imponiendo un mundo más competitivo requiere también unos archiveros más especializados en el conocimiento de la documentación que trabajan y de sus contextos históricos, para que su procesamiento sea correcto y los resultados adecuados a la demanda de unos investigadores a su vez progresivamente especializados. Se trata de un problema tanto de especialización profesional, de economía de recursos humanos, de calidad del servicio, como de historia de los centros archivísticos y de las circunstancias de la gestación de los fondos documentales. Pero también de algo más intrínseco a los documentos y a los archiveros. En efecto, una correcta política archivística

debiera tener en cuenta un debate de estas características. Porque el crecimiento exponencial de la documentación (que parece la única preocupación a la hora de hablar de archivos: no el servicio a los ciudadanos, no la custodia de derechos, no la Historia, sino el costo de mantener depósitos operativos) es fruto también de una inflexión en la naturaleza de la sociedad contemporánea, y cómo no, de sus archivos y del personal que los sirve. El incierto futuro de esta profesión, que tiene a sus espaldas una dilatadísima y riquísima tradición, merece un debate reposado, sin apriorismos ni concesiones a modas efímeras. Lo que aquí se expone no son más que elementos, quizás poco sistemáticos, para iniciar tan necesaria reflexión colectiva.

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Métodos de Información · Vol 4 - Nº 17 -18 · Marzo-Mayo 1997

El Sistema Archivístico de la Comunidad Valenciana Situación a 1 de marzo de 1997

Por Miguel C. Muñoz Feliu Biblioteca del Instituto Valenciano de Estudios en Salud Pública

a l crecimiento del sector servicios en las sociedades capitalistas avanzadas es, hoy por hoy, una realidad insoslayable. También lo ha sido el crecimiento de las diversas administraciones públicas conforme iban adquiriendo nuevas funciones al compás de lo que se ha denominado ‘Estado del Bienestar’.

esa masa documental será el material bruto a partir del cual algún día se escribirá la Historia.

Ambas realidades han conducido a un espectacular crecimiento de la documentación generada por las instituciones en el ejercicio de sus actividades. Dicha masa documental ha de ser dominada, encauzada, controlada. Primero, para asegurar una gestión eficaz de la información a los organismos que la producen o utilizan. Después, para que los ciudadanos puedan recurrir a esa memoria viva, registro de derechos, haberes e intereses, que son los archivos. Finalmente, porque parte de

El análisis de lo que conformaría el sistema de archivos de la Comunidad Valenciana, siguiendo la definición conceptual anterior, es el objeto del presente estudio.

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Para que todo ello pueda llevarse a eficaz término se requieren ciertas estructuras, una articulación coherente de centros y servicios, un sistema de archivos. Antonia Heredia define sistema de archivos como ‘la articulación lógica y razonada de la red de centros y de la transferencia y depósito de los documentos de archivo’ que ‘exige una gestión a través de órganos e instituciones competentes. La legislación define el sistema y establece las líneas para su servicio y eficacia’.1

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De dicho reparto, parece obvio que es la autonómica la que recoge el grueso competencial. El Estado central se reserva la “defensa del patrimonio cultural” en dos situaciones: la exportación y la expoliación, mientras que la Generalidad Valenciana acoge competencias exclusivas sobre dicho patrimonio sin límite expreso alguno salvo las concretas atribuciones estatales. De modo similar, el Estado tiene competencia exclusiva sólo sobre archivos de titularidad estatal, mientras que la Generalidad lo tendrá sobre cualquier archivo “de interés para la comunidad autónoma”, e incluso se le podrá encomendar la gestión de los primeros. La evolución política durante estos diez y ocho años no ha hecho sino acentuar el protagonismo de la comunidad autónoma en dichas cuestiones.

1 Marco Constitucional y Evolución Político-Administrativa Un sistema archivístico está profundamente condicionado por la estructura política y social del ámbito geográfico en que está inmerso. En el caso español, el Título VIII de la Constitución ha llevado a un reparto competencial nebuloso. Ni federal ni centralista, el nuevo modelo de organización territorial no estableció, en muchas cuestiones, una separación nítida de atribuciones según administraciones. En el tema concreto de archivos y patrimonio documental, más bien podríamos hablar de una doble capacidad competencial del Estado español central y de las respectivas autonomías.

En 1978 o en 1982, sin embargo, el sistema archivístico español de entonces seguía siendo la expresión de un estado centralizado organizado territorialmente en provincias, mientras que los entes autonómicos apenas tenían capacidad ni medios en dichas materias. En el terreno archivístico, el tránsito político exigía, por un lado, la creación de organismos nuevos conforme la Generalidad Valenciana iba adquiriendo más competencias, lo que significaba más y más expedientes tramitados por dicha administración. Por otro lado, se optó por transferir la gestión de aquellos archivos de titularidad estatal, que en el caso de la Comunidad Valenciana fueron los cuatro que existen. Transferencia que afectó, igualmente, al personal. 6

El Estado central se reserva la competencia exclusiva sobre “la defensa del patrimonio cultural, artístico y monumental contra la exportación y la expoliación”, así como sobre los “museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las comunidades autónomas”.2 Las comunidades autónomas pueden asumir competencias sobre “museos, bibliotecas y conservatorios de música de interés para la comunidad autónoma”.3 Así ocurre en la Comunidad Valenciana, cuyo Estatuto de Autonomía en su artículo 31 señala que la Generalidad tiene competencia exclusiva sobre “patrimonio histórico, artístico, monumental, arquitectónico, arqueológico y científico sin perjuicio de lo que dispone el número 28 del apartado 1) del artículo 149 de la Constitución”, así como sobre “archivos, bibliotecas, museos, hemerotecas y demás centros de depósito cultural que no sean de titularidad estatal, conservatorios de música y servicios de bellas artes de interés para la Comunidad Autónoma”.4 Nótese que los archivos , olvidados en la Constitución, sí aparecen de forma expresa en el Estatuto. Asimismo, a la Generalidad Valenciana corresponderá la ejecución de la legislación del Estado en “museos, archivos y bibliotecas de titularidad estatal, cuya ejecución no se reserva al Estado”.5

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La situación actual del sistema archivístico valenciano es en gran parte fruto de esta doble caracterización en su génesis: el reparto competencial entre el Estado central y la Generalidad Valenciana, con claro predominio de la segunda, y la construcción de un nuevo sistema aprovechando en gran parte medios, personal y recursos del antiguo sistema archivístico español en nuestro territorio.

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2 Legislación, Órganos, Centros

cia y concurso al titular del Departamento en cuantos asuntos y actividades en materia de archivos estime pertinente someter a su parecer”.10 Estará integrado, además de por el propio Conseller, que lo presidirá, por el Director General de Cultura (actualmente Director General de Promoción Cultural, Museos y Bellas Artes) que actuará de vicepresidente, por el jefe del Servicio del Libro, Archivos y Bibliotecas que actuará de secretario, y por ocho vocales libremente designados por el Conseller a propuesta del Director General de Cultura, “entre personas de especial competencia en la materia en el ámbito de la Comunidad Valenciana”.11

a) Legislación Ya en 1985, Pedro López nos indicaba que “la forma en que el Estado se ocupe de sus archivos nos da un doble indicador, tanto de su interés por la cultura, como por la transparencia informativa y, en definitiva, por sus ciudadanos como tales”.7 La inmensa mayoría de comunidades autónomas han aprobado leyes de archivos (Andalucía, Cataluña, Aragón, Galicia, Canarias, Murcia, Castilla y León, Madrid, La Rioja) o de patrimonio histórico o cultural (Castilla-La Mancha, País Vasco)8. No es ése el caso de la Comunidad Valenciana y ello pese a que han sido más de doscientas las leyes aprobadas por sus Cortes, y pese a que se cuenta entre las autonomías de mayor nivel competencial. Avatares diversos han impedido que diferentes proyectos legales pasaran más allá de ser simples borradores. Proyectos que, como el último “nasciturus”, enmarcan los archivos en una ley sobre Patrimonio Cultural, lo que, según Vicent Pons, gran conocedor de los archivos valencianos, “al mezclar la peculiaridad del archivo en el conjunto del patrimonio le condenan a un olvido total”.9 Naturalmente no existen reglamentos que desarrollen una ley aún no nacida. Esta situación de vacío normativo se agrava aún más por la ausencia de un reglamento que desarrolle la Ley de Patrimonio Histórico Español, después de más de diez años de vigencia de dicha ley, y pese a las peticiones de profesionales y declaraciones de responsables sobre el tema.

b2.- Servicio del Libro, Archivos y Bibliotecas . Enmarcado dentro de la Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia, dicho servicio cuenta con un jefatura de sección de archivos. En esta sección recaen las tareas de inspección, planificación y apoyo técnico y material. Subvenciones a archivos municipales o privados para la mejora de sus instalaciones (más de 152 millones desde 1984 a 1995), o becas para su catalogación (más de 34 millones en dicho periodo), publicaciones como las enmarcadas en la serie “Arxius Valencians”, o envío gratuito de material homologado (cajas, fichas, …), se cuentan entre sus principales haberes.12

c) Centros c1.- Archivos de la administración autonómica.

Aunque la actual organización señala nueve consellerias, sólo en cuatro existen servicios de archivo central con personal técnico ‘ad hoc’: Empleo, Industria y Comercio; Agricultura, Pesca y Alimentación; Bienestar Social; y Sanidad. Estos archivos dependen de la Secretaría General de la conselleria correspondiente, y tienen como misión recoger la documentación de carácter oficial de todas o de la mayoría de unidades dependientes de su conselleria.

b) Órganos b1.- El Consejo Asesor de Archivos . Dependiente de la Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia, y sin facultades decisorias, este “órgano de carácter consultivo, presta su asisten-

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En ellos tanto la titularidad como la gestión están en manos de la administración del Consell.

El resultado de todo ello: la ausencia de una definición clara de los órganos, centros y funciones que integran el sistema archivístico valenciano, y lo que ello comporta en materia de expurgos, transferencias o acceso.

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Una vez concluida su vigencia administrativa, la documentación deberá ser remitida al Archivo Central de la Generalidad Valenciana. Dicho archivo, dependiente de la Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia, fue creado en 1984, siendo su misión “recoger, conservar y disponer para su utilización futura, los fondos documentales de la Generalidad Valenciana, cualquiera que fuera su soporte y forma de prestación”.13 Es por tanto y pese a la denominación oficial, un archivo general.14 Actualmente comparte un edificio de nueva planta con el Centro de Bibliotecas de la Generalidad Valenciana ; dicho edificio dispone de estanterías compactas y tiene una capacidad aproximada de 20 km lineales, equivalente al 10% de la del Archivo General de la Administración Civil del Estado. 15

Consell implica que el personal es pagado y provisto por ésta, con la excepción de la Dirección, que, según el propio convenio, “se designará por la Administración del Estado”.17 El mantenimiento y conservación de los edificios correrá a cargo de la Comunidad Autónoma, aunque reformas de mayor calado serán copatrocinadas por la administración central. c3.- Archivos locales Finalmente, los archivos locales (municipales o de las Diputaciones Provinciales) son gestionados por las propias instituciones que tienen su titularidad. Además de las normas que para su funcionamiento pudieran dictar las instituciones titulares, dichos archivos estarán sujetos tanto a la legislación y normativa estatal, como y especialmente -dado el reparto constitucionalautonómica.

Existen, además, los archivos de los otros dos poderes: las Cortes Valencianas y los distintos juzgados y tribunales de la Administración de Justicia, que gestionan sus propios fondos con plena autonomía. En el caso de los segundos, existe un depósito en los alrededores de Valencia que actualmente concentra documentación generada por distintos órganos judiciales de la ciudad ; en un futuro se centralizarán en él la documentación de los demás juzgados y tribunales de la provincia.

Su situación, exceptuando los archivos de las Diputaciones Provinciales, no suele ser demasiado boyante. Desprovistos de instalaciones adecuadas y de personal técnico especializado, salvo raras excepciones, dichos archivos son muchas veces el reflejo de unas instituciones -los ayuntamientos- deficitarias económicamente, y con equipos de gobierno poco sensibles a los valores que un archivo bien organizado comporta.

c2.- Archivos estatales

El mantenimiento de la titularidad estatal supone que los edificios, instalaciones y fondos siguen perteneciendo al Estado y que les es aplicable directamente la normativa legal estatal y no la autonómica. Estos archivos seguirán recibiendo la documentación emanada por la administración periférica del Estado, además de la que pudiera ser depositada por la Comunidad Autónoma, ya sea como propietaria o mandataria de un tercero.

En cualquier caso, la Comunidad Valenciana no parece seguir esos derroteros, siendo excepcionales las iniciativas o experiencias similares, como es el caso de dieciséis municipios de la zona de

La gestión por parte de la administración del

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Es en ese contexto problemático en el que otras comunidades, como Cataluña, han diseñado la creación de una red de archivos históricos comarcales, a los cuales podrán revertir su documentación los municipios que mediante convenio previo así lo dispongan. Dicha concentración facilitaría la conservación e instalación adecuadas así como la difusión social de sus fondos y el acceso a los mismos por parte de estudiosos e investigadores.18 Dicho modelo no es, desde luego, perfecto. Y entre otros puntos débiles se cuentan las reticencias de muchos ayuntamientos a ceder una documentación que consideran íntimamente ligada a su propio pasado, y la necesidad de fuertes inversiones que den forma material a dicha red de archivos comarcales.

Los grandes archivos históricos y los archivos históricos provinciales siguen teniendo titularidad estatal, aunque su gestión está transferida a la administración del Consell. Es el caso del Archivo del Reino de Valencia, Archivo Histórico Provincial de Alicante, Archivo Histórico de Orihuela y Archivo Histórico Provincial de Castellón.16

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Alcoy, o el de la Mancomunidad de Municipios de La Safor. 19 La ausencia de una consolidación de la comarca como referente administrativo y elemento de organización territorial tras más de doce años de Estatuto puede ayudar a explicar la falta de desarrollos en ese sentido.

incluyen los de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público), “concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales de las correspondientes entidades de Derecho Público, conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta”.22

c4.- Archivos privados Aunque tanto su titularidad como su gestión está en manos privadas, la documentación que guarden estos archivos puede quedar dentro del “patrimonio documental español”, ya sea por la antigüedad de sus fondos (más de cuarenta o cien años), ya sea por declaración expresa de la Administración del Estado. Si así ocurre quedan sujetos a la inspección y control de los organismos públicos competentes, además de a las propias indicaciones legales, que en la Comunidad Valenciana (a falta de legislación autonómica que defina el concepto de “patrimonio documental valenciano”) es la Ley de Patrimonio Histórico Español.

Tal libre acceso se ve limitado, tanto en el texto constitucional como en las citadas leyes, cuando pueda lesionar otros derechos o intereses como son la intimidad de las personas, razones de interés público (defensa nacional, seguridad del Estado, investigación de los delitos, secreto comercial o industrial ...etc), o por el carácter especial de determinados archivos (sanitarios, de régimen electoral,...). No es el caso que aquí pongamos en cuestión dichos argumentos o razones, algunos muy vagos e imprecisos. Sólo queremos señalar que la falta de disposiciones reglamentarias que desarrollen el acceso a la documentación administrativa, ya sea por la ausencia de reglamentos generales sobre archivos, ya sea por la ausencia de un reglamento específico sobre accesibilidad23, permiten a la Administración una mayor capacidad discrecional.

3 Accesibilidad, Transferencias, Selección y Expurgo

Los mecanismos reales de acceso a los documentos por parte de los ciudadanos dependen, pues, de las singulares normas de cada archivo. En el Archivo Central de la Generalidad Valenciana, cuyos expedientes y demás documentación corresponden a procedimientos terminados, la consulta o acceso “se realiza a través de la oficina productora o con autorización de ella”.24 Bases similares rigen la consulta de la mayoría de fondos no propiamente históricos en los depósitos documentales de nuestra Comunidad.

a) El acceso a la documentación administrativa La Constitución Española señala como un derecho de los ciudadanos el acceso a los registros públicos y a los archivos.20 Del mismo modo, la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común indica que “los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud” 21. Asimismo, La Ley de Patrimonio Histórico señala que “con carácter general” los documentos del Patrimonio Documental Español (entre los que se

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Con dichas premisas, se podrían derivar criterios variables según el ciudadano, asunto o persona que autorice la consulta. Con dichas premisas, el ciudadano debe dirigirse a mil y una entidades según oficinas productoras, pese a que éstas puedan formar parte de la misma administración. Con dichas premisas, el derecho de acceso proclamado en nuestras leyes sólo puede hacerse efectivo con una constancia y un tiempo de los que el ciudadano corriente no suele disponer.

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b) Transferencias

Cortes Valencianas, por su parte, conservan íntegramente sus fondos y no se tiene previsto transferencia alguna a otros depósitos o archivos.

Hoy en día, y en consonancia con las tesis de Schellenberg, juega un papel cada vez más importante la gestión de la documentación administrativa actual. Sobre ella se basa, no sólo una correcta y provechosa explotación de la documentación por las organizaciones que la generan y utilizan, así como un acceso adecuado a aquella, sino también la existencia futura de las fuentes históricas del mañana. En ese sentido, un sistema archivístico que se precie como tal debería regular y controlar las transferencias y expurgos de los documentos que gestiona con tal que dichos objetivos tengan un adecuado cumplimiento.

c) Selección y expurgo Muy ligado al tema de las transferencias aparece la cuestión de la selección y expurgo de la documentación. Dado el gran volumen de documentación generada por los crecientes aparatos burocráticos estatales es imposible una conservación y descripción eficientes en su totalidad. El propio Archivo Central de la Generalidad ha visto pasar sus metros lineales de documentos de 3.333 en 1990 a 12.040 en 1994.26 En ese contexto surge la necesidad de eliminar la documentación que se considere desprovista de valores legales e históricos, único medio de poder conservar y utilizar la que sí los posea.

En el caso valenciano, dichas transferencias están muy condicionadas, sobretodo, a la titularidad de la misma documentación, que suele estar en consonancia con la titularidad de los depósitos adonde será trasladada:

Para que dicho proceso se llevara a cabo debería existir una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos competente. Tales mecanismos e instituciones, sin embargo, siguen sin existir. En el caso estatal el artículo 58 de la Ley de Patrimonio Histórico establece dicha Comisión pero su existencia real debe venir de manos de un reglamento aún no aprobado. En el caso autonómico, ni siquiera existe aún ley a desarrollar, como ya vimos.

- La documentación de la Administración Periférica del Estado de cada provincia debe pasar a los Archivos Históricos Provinciales correspondientes; en el caso de la provincia de Valencia, está misión la cubre el Archivo del Reino. Además recogen los protocolos notariales de cada provincia, contaduría de hipotecas y hasta ahora, justicia.25 Por su parte, el Archivo Histórico de Orihuela recoge los protocolos notariales de su distrito.

El peligro de que el expurgo -un expurgo sin los criterios técnicos adecuados- se produzca por la vía de los hechos no puede obviarse. Centros como el Archivo Central tienen depósitos de sobra, al menos hasta el 2001. Pero no es ésa la suerte de numerosos archivos locales.

- Los archivos locales recogen la documentación generada por sus instituciones, aunque no es del todo raro que depositen -temporalmente- parte de ella en otros archivos mejor acondicionados. - En la administración del Consell, las cuatro consellerias que cuentan con archivo propiamente dicho centralizan las entregas, tienen descrita la documentación que custodian, y han homologado correctamente las series. Su existencia permite, por un lado, un mejor y mayor control desde la misma génesis documental; por otro, facilitan enormemente el trabajo al Archivo Central de la Generalidad. Pero la mayoría de la documentación no tiene esa suerte y pasa directamente desde la oficina productora a dicho archivo una vez concluida su vigencia administrativa, o cuando su menor o escaso uso así lo aconsejan. Las

Si partimos de la definición de Antonia Heredia que recogíamos en nuestra introducción, el conjunto de disposiciones, normas y centros que configurarían el “sistema archivístico valenciano” apenas merece el título de tal. La inexistencia de una ley valenciana sobre archivos y de disposiciones reglamentarias que desarrollen otras normas legales, la ausencia de vías de conexión articuladas entre tipos de archivos (municipales, autonómicos, estatales) o la imposibilidad legal

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Conclusiones

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de realizar una correcta selección y expurgo, son buena prueba de ello. Impresión la nuestra que se ve corroborada por la de un reciente congreso que reunió a buena parte de los profesionales que trabajan en archivos de nuestra Comunidad, y entre cuyas conclusiones -voces, a su vez, dirigidas a las Cortes Valencianas- se reclamaba la “creación de un sistema archivístico valenciano coherente y que integre a todos los archivos existentes en la Comunidad”.27 Y es que de clasificarlo entre las categorías de sistemas de archivos definidos por estudios internacionales como el de Rhoads, el valenciano apenas merece la definición de “servicio mínimo”.28

ausencia de referencias a archivos en el Plan Estratégico para la Modernización de las Administraciones Públicas (PEMAV), pese a los principios de ahorro y de acercamiento de la administración al ciudadano que se supone impulsan dicho plan.29 Este falta de sensibilidad es aún más grave por los retos que implica el tratamiento de una documentación que, cada vez más, prescindirá del soporte papel. Pero quizás el tema del derecho de libre acceso a la documentación administrativa por los ciudadanos, indicador de una sociedad moderna y democrática, sea el elemento más preocupante de este inacabado “sistema de archivos valenciano”. El ciudadano puede verse impotente ante el oscurantismo burocrático que pudiera derivarse de la falta de reglamentación de estas materias, y ello pese a la letra y espíritu de las leyes vigentes. A este respecto, vale la pena recordar la célebre frase de Benjamin Constant que bien puede aplicarse en estos tiempos: “L’unique garantie des citoyens contre l’arbitraire, c’est la publicité”.30

Parte de dichas deficiencias están estrechamente ligadas al modelo de organización política y administrativa resultado del Estado de las Autonomías. La propia ubicación en el sistema de los archivos de titularidad estatal no parece la más adecuada. Dicha separación entre titularidad estatal y gestión autonómica se parece demasiado a esos alquileres en los que a medio y largo plazo nada bueno se desprende para inmuebles, infraestructuras y enseres. A este respecto, la implantación de lo que se ha dado en denominar “administración única” debería estar acompañada, en el terreno archivístico, por un traspaso de la propia titularidad de unos archivos que apenas contienen documentación directamente referida a otros países, reinos, comunidades o regiones.

Referencias 1 HEREDIA HERRERA, A. Archivística general: teoría y práctica 5ª ed. Sevilla : Diputación Provincial, 1991, p.201 2 CONSTITUCIÓN ESPAÑOLA (1978), art.149.1 apdo. 28.a

Otro rasgo destacado es su ligazón a las instituciones culturales, la valoración de la documentación de archivo como patrimonio cultural e histórico. La dependencia de los servicios y organismos (Servicio del Libro, Archivos y Bibliotecas, Archivo Central de la Generalidad Valenciana o Consejo Asesor de Archivos, entre otros) de la Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia, es buen indicador de ello.

Ibídem, art.148.1 apdo. 15.a

4 Ley orgánica 5/1982, de 1 de julio, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad Valenciana (BOE nº164, 10 de julio de 1982), art.31 apdo. 5 y 6 5

Ibídem, art.33 apdo.6

6 Convenio entre el Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma Valenciana sobre gestión de archivos de titularidad estatal (BOE de 18 enero 1985)

Dicha sensibilidad es plausible; pero, por desgracia, no parece desprenderse un interés similar por los otros valores del documento: los administrativos. La ausencia de archivos centrales en muchas de las consellerias de la administración autonómica o la imposibilidad de llevar a cabo una correcta selección y expurgo tiene efectos perniciosos que no pueden ser solventados sólo por el buen hacer de los escasos profesionales destinados en los centros que sí existen. Prueba de esta falta de sensibilidad lo da la práctica

8 Por orden cronológico: - Andalucía: Ley 3/1984, de 9 de enero, de archivos (BOJA, 10 de enero) - Cataluña: Ley 6/1985, de 26 de abril, de archivos

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7 LÓPEZ GÓMEZ, P. “Criterios para redactar una ley de archivos en una comunidad autónoma” Boletín de la ANABAD 1985, XXXV (2-3), p.251

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(DOGC, 10 de mayo) modificada por Ley 8/1989, de 5 de junio (DOGC, 9 de junio) - Aragón : Ley 6/1986, de 28 de noviembre, de archivos (BOE, 17 de diciembre) - Galicia: Decreto 307/1989, de 23 de noviembre, de archivos (DOG, 1 de febrero) - Canarias: Ley 3/1990, de 22 de febrero, de archivos (BOC, 2 de marzo) - Murcia: Ley 6/1990, de 11 de abril, de archivos (BORM, 22 de mayo) - Castilla-La Mancha: Ley 4/1990, de 30 de mayo, de Patrimonio Histórico (DOCLM, 13 de junio) - País Vasco: Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco (BOPV, 6 de agosto) - Castilla y León: Ley 6/1991, de 19 de abril, de archivos (BOCL, 15 de mayo) - Comunidad de Madrid: Ley 4/1993, de 21 de abril, de archivos (BOCM, 30 de abril) - La Rioja: Ley 4/1994, de 24 de mayo, de archivos y patrimonio documental (BOE, 17 de junio)

18 Sans i Travé, J.Mª. “El sistema arxivístic català” Lligall nº1 p.168 Ley 6/1985, de 26 de abril, de archivos (Cataluña) (DOG nº536. de 10 de mayo de 1985), art.3, 7, 8 y 9 19 TORRES FAUS, F. “La Generalitat Valenciana i els arxius” Métodos de información 1995, nº8, pp.23-25. LÓPEZ VILLELAS, E. “Archivos históricos comarcales en Alicante: plan para su creación” Revista del Instituto de Estudios Alicantinos 35, pp.15-19 20

21 Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, art.31.1) 22 Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español (BOE nº155, de 29 de junio de 1985, corrección de errores BOE nº296, de 11 de diciembre de 1985), art. 57 a)

9 PONS ALÓS, V. “De la atracción del archivo a la crisis de la Archivística” Métodos de Información 1995, nº8, p.20

23 La propia directora general, Margarita Váz quez de Parga, se decantaba por la redacción de un reglamento específico para el tema del acceso a los documentos administrativos. VÁZQUEZ DE PARGA, M. “El sistema archivístico español” Lligall nº1 p.164

10 Orden de la Generalidad Valenciana de 14 de junio de 1984 por la que se crea el Consejo Asesor de Archivos (DOGV nº177, de 12 de julio de 1984), art.1

24 SÁNCHEZ PORTAS, J., SARTI MARTÍNEZ, Mª.J. Guía del Archivo Central de la Generalitat Valenciana p.13

Ibídem, art.3

12 TORRES FAUS, F. “La Generalitat Valenciana i els arxius” Métodos de Información 1995, nº8, pp.24-25

25 Las competencias sobre justicia han sido transferidas recientemente a la Generalidad Valenciana. No se conoce en qué medida afectarán dichas transferencias a la gestión de los fondos de los órganos judiciales

13 Decreto 57/1984, de 21 de mayo, del Consell de la Generalidad Valenciana, por el que se crea el Archivo Central de la Generalidad Valenciana (DOGV nº168, de 8 de junio de 1984), art.2

26 SÁNCHEZ PORTAS, J., SARTI MARTÍNEZ, Mª.J. Guía del Archivo Central de la Generalitat Valenciana, p.175

14 La denominación oficial “Archivo Central” se aparta tanto de la nomenclatura utilizada por los teóricos como de las denominaciones dadas a archivos equivalentes en el contexto español. Seguramente, motivos de cacofonía evitaron que prosperasen nombres más adecuados como “Archivo General de la Generalidad Valenciana”, y otras alternativas no fueron consideradas (“Archivo General de la Comunidad Valenciana”, por ejemplo). Como en cierta lírica, la Fonética se impuso a la Semántica.

27 II Jornades sobre Cultura en la Comunitat Valenciana : els arxius, biblioteques i centres de documentació valencians davant el repte del III Mil.leni : Conclusions. València: Consell Valencià de Cultura, D.L. 1996, p.12 Las conclusiones, en forma de folleto, han sido ya editadas. Las actas de la totalidad del congreso están en prensa. 28 RHOADS, J.B. Le rôle de l’administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d’information : une étude du RAMP Paris: UNESCO, 1983, p.32

15 SÁNCHEZ PORTAS, J., SARTI MARTÍNEZ, Mª.J. Guía del Archivo Central de la Generalitat Valenciana, p.21 16 Convenio entre el Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma Valenciana sobre gestión de archivos de titularidad estatal (BOE de 18 enero 1985) 17

Gopher://garbi.gva.es:70/1/.pemav

30 CONSTANT, B. Observaciones sobre el discurso pronunciado por S.E.el Ministro del Interior, 20-VIII-1814

Ibídem, art.3.1

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CONSTITUCIÓN ESPAÑOLA (1978), art.105 b)

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Fuentes

Bibliografía

Disposiciones legales y normativa estatal

- II Jornades sobre Cultura en la Comunitat Valenciana: els arxius, biblioteques i centres de documentació valencians davant el repte del III Mil.leni : Conclusions València: Consell Valencià de Cultura, D.L. 1996 - Cens-guia d’arxius de la província d’Alacant València: Conselleria de Cultura, 1995, pp.9-14

- Constitución Española de 1978 - Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE nº155, de 29 de junio de 1985 ; corrección de errores en BOE nº296, de 11 de diciembre de 1985) - Ley Orgánica 5/1982, de 1 de julio, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad Valenciana (BOE nº164, de 10 de julio de 1982) - Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común - Convenio entre el Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma Valenciana sobre gestión de los archivos de titularidad estatal (BOE nº16, de 18 de enero de 1985) - Orden de 19 de julio de 1954 del Ministerio de Educación Nacional por la que se crea el Archivo Histórico de Orihuela (BOE de 24 de agosto) - Orden de 7 de noviembre de 1968 del Ministerio de Educación y Ciencia por la que se crea el Archivo Histórico Provincial de Castellón (BOE de 25 de noviembre) - Orden de 24 de septiembre del Ministerio de Educación y Ciencia por la que se crea el Archivo Histórico Provincial de Alicante (BOE de 15 de octubre).

- Cens-guia d’arxius de la província de Castelló València: Conselleria de Cultura, 1995, pp.9-13 - Censo-guía de archivos de la província de Valencia. Valencia : Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia, 1986, pp.9-12 - CRUZ MUNDET, J.R. Manual de archivística Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, D.L. 1994, pp.110-130 y 322-332 - HEREDIA HERRERA, A. “Definición de funciones y planificación de servicios técnicos de archivos en el ámbito estatal y en el ámbito autonómico” Boletín de la ANABAD 1985, XXXV(2-3), pp.189-206 Archivística general: teoría y práctica 5ª ed. Sevilla : Diputación Provincial, 1991, pp.197-233 - LÓPEZ GÓMEZ, P. “Criterios para redactar una ley de archivos en una comunidad autónoma” Boletín de la ANABAD 1985, XXXV(2-3), pp.251-261

Disposiciones legales y normativa de la Comunidad Valenciana

- MARTÍNEZ GARCÍA, L. “Archival legislation : Spain” Archivum 1996, XLI, pp.159-181

- Decreto 57/1984, de 21 de mayo, del Consejo de la Generalidad Valenciana, por el que se crea el Archivo Central de la Generalidad Valenciana (DOGV nº168, de 8 de junio de 1984) - Orden de la Generalidad Valenciana de 14 de junio de 1984 por la que se crea el Consejo Asesor de Archivos (DOGV nº177, de 12 de julio de 1984) - Circular 7/94 de la Conselleria de Sanidad y Consumo sobre normas de funcionamiento del Archivo General de los Servicios Centrales de la Conselleria de Sanidad y Consumo - Plan Estratégico de Modernización de la Administración Valenciana (PEMAV), Gopher://garbi.gva.es:70/1/.pemav - Decreto 261/1995, de 29 de agosto, del Gobierno Valenciano por el que se establece el Reglamento Orgánico y Funcional de la Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia (DOGV de 30 de agosto de 1995) - Decreto 197/1996, de 5 de noviembre, del Gobierno Valenciano por el que se modifica el Reglamento Orgánico y Funcional de la Conselleria de Cultura, Educación y Ciencia (DOGV de 7 de noviembre de 1996).

- MATA CASTILLÓN, J.M. “Definición de funciones y planificación de los servicios técnicos de archivos en el ámbito estatal y en el ámbito autonómico” Boletín de la ANABAD 1985, XXXV(2-3), pp.177-187 - PONS ALÓS, V. “De la atracción del archivo a la crisis de la Archivística” Métodos de Información 1995, nº8, pp.19-22 - RHOADS, J.B. Le rôle de l’administration des archives et de la gest ion des documents courants dans les systèmes nationaux d’information: une étude RAMP. Paris: UNESCO, 1983 - SALLÉS VERDAGUER, F. “La importancia de los archivos locales en la futura estructura autonómica” Boletín de la ANABAD 1985, XXXV(2-3), pp.231-234 - SÁNCHEZ PORTAS, J., SARTI MARTÍNEZ, Mª.J. Guía del Archivo Central de la Generalitat Valenciana. Valencia: Conselleria de Cultura, Educació i Ciència, D.L. 1995 - SANS I TRAVÉ, J.Mª. “El sistema arxivístic català” Lligall 1988, nº1, pp.167-178

- VÁZQUEZ DE PARGA, M. “El sistema archivístico español” Lligall 1988, nº1, pp. 153-161. ✎

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- TORRES FAUS, F. “La Generalitat Valenciana i els arxius” Métodos de Información 1995, nº8, pp.23-25

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Métodos de Información · Vol 4 - Nº 1 7-18 · Marzo-Mayo 1997

La Clasificación de Fondos Archivísticos Administrativos

Por Ángel Montejo Uriol Generalitat Valenciana / Conselleria de Sanitat

La clasificación de la información administrativa contemporánea es una de las asignaturas pendientes de la archivística. Quizá su principal asignatura pendiente, pues la clasificación debe ser la estructura analítica principal que sistematice el conjunto de la información contenida en cualquier fondo de archivo. El proceso archivístico requiere un plan de clasificación sistemático, objetivo, lógico y estable, basado en el análisis conceptual de la información administrativa y de sus fuentes de información legales y normativas, facilitando el resto de operaciones documentales sobre el fondo de archivo (ordenación, des-

Los archivos son muy antiguos, pero el desarrollo técnico de la archivística es relativamente reciente, encontrándose aún en proceso de consolidación como disciplina técnica. La ausencia de un acuerdo, ni siquiera terminológico1, sobre los sistemas de clasificación necesarios en los fondos de archivos administrativos en proceso de formación, selección y valoración, dificultan el desarrollo técnico de la archivística como disciplina. La terminología archivística utiliza con-

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cripción, indización, selección, valoración, etc.). Mientras esté en debate el mismo concepto de clasificación archivística, no podemos sostener que la archivística ha completado un método de trabajo acabado y definitivo. La clasificación es una cuestión metodológica archivística pendiente de resolver.

1 El concepto de clasificación de fondos

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ceptos como organización, clasificación y ordenación. Parece lógico pensar que es una confusión ya superada. La organización es un concepto muy amplio, siendo más propio de la gestión de recursos humanos y materiales y su distribución que del tratamiento archivístico.

texto decimonónico marcado por el historicismo. Archivo era sólo aquella institución de carácter cultural que disponía de los fondos documentales antiguos en base a los que fundamentar la historia. Esta orientación técnica ha conducido al concepto de gestión de archivos. Jenkinson, representante de la escuela tradicional europea basada en la gestión de archivos, orientada a los fondos de conservación permanente, ha definido desde esta óptica la noción de fondo de archivo6. Lodoloni es un brillante representante de la escuela basada en el método histórico 7. Para esta corriente teórica, el fondo de archivo es la memoria cultural que el archivero debe recibir del productor y administrador de documentos. El archivero sólo interviene a partir de las transferencias de fondos, no en el origen de la producción documental. El fondo de archivo recibido es un fondo ya consolidado, que el archivero trata documentalmente para disponerlo al servicio de la investigación histórica

Las polémicas teóricas sobre organización, clasificación y ordenación y sobre clasificaciones a priori o a posteriori 2, revelan una situación teórica aún inmadura. La ordenación es una operación archivística que afecta a cada serie documental, al tiempo que el orden físico de la documentación es una cuestión influida por la normalización de documentos más que un asunto analítico. Se ha dicho, por ello, que es una operación técnicamente mecánica3. Estas dudas metodológicas demuestran que la clasificación de fondos es todavía un tema polémico. El concepto técnico, como en el resto de disciplinas documentales, es clasificación, que es la fase del tratamiento documental que tiene por objeto el análisis de la información contenida en un fondo de archivo y su estructuración conceptual en un sistema objetivo y estable de clases y categorías de las familias competenciales y funcionales administrativas. Clasificar es separar, diferenciar, distinguir o dividir un conjunto de elementos de la misma composición (sujetos productores, títulos de serie, funciones) en clases, grupos o categorías, efectuando las subdivisiones que sean convenientes. Clasificar es analizar un todo, una realidad, la información transmitida por un fondo documental, distinguiendo y separando cada una de sus partes hasta llegar a conocer sus principios o elementos, las unidades básicas de clasificación. La archivística administrativa ha estado tradicionalmente vinculada a la archivística histórica, dominada por una visión basada en el método histórico. Incluso hay autores que consideran como prearchivos a los archivos administrativos 4. Esto es lógico, pues los constructores y los principales defensores de los archivos han sido historiadores, ya que los fondos de archivo son la materia prima de la investigación histórica. Es una realidad que todo archivero ha tenido alma de historiador y todo historiador ha sido un poco archivero 5. El nacimiento de la archivística como disciplina independiente se produce en un con-

Frente a esta concepción de gestión de archivos, la escuela norteamericana ha contrapuesto un concepto moderno de archivística denominado

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No parece exacto pensar que la archivística histórica ha dependido en exceso de la biblioteconomía. Más bien ha ocurrido lo contrario. La archivística histórica se ha caracterizado por su especialización dada la peculiaridad y la especificidad de su objeto de estudio. El método archivístico histórico está planteado por y para la historia. Durante el tiempo que la institución del archivo ha sido predominantemente lugar de conservación de fondos antiguos, la archivística no ha generado una metodología ajena a las necesidades propias de una ciencia social como la historia, con fuertes componentes ideológicos y subjetivos. Los archivos históricos custodian fondos documentales esqueléticos heredados de un pasado que sólo se puede reconstruir a través de la ayuda de la historia, como una realidad en sí y para sí misma. Esta escuela responde a las necesidades archivísticas de fondos de archivo antiguos, producto de instituciones y sociedades que hace tiempo dejaron de existir. La archivística histórica posee un método propio y desarrollado desde el siglo XIX, auxiliada por otras disciplinas como la paleografía, la diplomática, la historia de las instituciones y del derecho, la cronología, la sigilografía, etc. 8

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gestión de documentos, que es entendida como la parte del procedimiento administrativo orientada a una mayor eficacia y economía en la iniciación, la gestión y la explotación de los documentos administrativos producidos, recibidos o reunidos en el ejercicio de su actividad por las entidades públicas y privadas 9. T. H. Schellenberg es el mejor exponente de esta escuela, siendo un autor que ha influido de forma extraordinaria en la profesión archivística de la segunda parte del siglo XX. Más adelante, estudiaremos su punto de vista sobre los sistemas de clasificación, pues su análisis de Archivos modernos en 1956 apenas está superado. Según esta concepción, el archivero debe solucionar las necesidades de las administraciones modernas, que producen de forma masiva documentos administrativos cuya complejidad y especialización administrativas requieren un tratamiento documental desde el origen de la producción de documentos. El archivero ha de reforzar al productor de los fondos de archivo, ayudando a la oficina administrativa productora, primera gestora de documentos por razones de índole administrativa, a generar la documentación administrativa de forma normalizada, siguiendo las pautas técnicas proporcionadas por el sistema de archivos al que corresponda o, en su defecto, las emitidas por el archivo central de cada institución productora, racionalizando la gestión y el tratamiento documentales.

una materia profesional, la descripción archivística, que ha evolucionado más que los estudios de clasificación. A diferencia del desarrollo de los sistemas de clasificación biblioteconómicos y documentales, la clasificación es una materia de estudio e investigación aún poco evolucionada en la archivística moderna. Faltan estudios y referencias acerca de sistemas y planes de clasificación concebidos para archivos administrativos en formación. La clasificación de la información administrativa no debe esperar a su futura valoración cultural, sino que debe ser clasificada de acuerdo a su valor administrativo, analizada y situada en el lugar conceptual que le corresponda en el conjunto de competencias y funciones desarrolladas por el organismo productor.

2 La clasificación archivística y las tipologías documentales

Los archivos administrativos estatales, autonómicos, locales, de entidades privadas, disponen de fondos producidos en el ejercicio de su actividad por instituciones vivas, cuyo pasado está conectado con su presente con una línea histórica continua incluso en sus secciones de fondos ya históricos, como es el caso de diputaciones y ayuntamientos. Las instituciones y organismos vigentes y en funcionamiento pueden ser estudiados mediante la legislación y la normativa que le dio origen, estudiando su funcionamiento real para desarrollar el ejercicio de sus competencias y de sus objetivos y fines.

Schellenberg distinguió las características externas e internas de los documentos de archivo 11. Los carácteres externos proporcionan la configuración física de los documentos y se expresan a través del medio de transmisión o clase, el tipo, el formato, la forma y la cantidad o volumen de las unidades archivísticas. Los carácteres internos atienden a la información contenida por los documentos, concretándose en organismo o sujeto productor, función administrativa, fecha, entidad o persona, asunto y lugar. El Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid ha definido tipo documental como “la expresión de las diferentes actuaciones de la Administración reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilm, microficha...) y con unos mismos carácteres internos específicos para

La archivística actual no debe ser una disciplina basada en adjetivos, como una disciplina al servicio de otras ciencias o técnicas. Su interrelación con otras disciplinas y ciencias técnicas y sociales, no debe alejarnos de la construcción definitiva de lo que debe ser el método archivístico general. La ISAD (G) 10 es prueba de ello en

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Del mismo modo que faltan estudios de clasificación archivística, no por casualidad también faltan investigaciones sobre las tipologías archivísticas modernas dada la tendencia a estudiar los sistemas de clasificación al mismo tiempo que los tipos documentales. Una vez más, la archivística está influida por el método histórico y por la diplomática tradicional.

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cada uno, que determinan su contenido” 12, uniendo en el mismo concepto las características externas e internas. A. Heredia Herrera entiende que “la delimitación de los tipos, su fijación e identificación vendrán determinados por el análisis de los carácteres externos e internos de los documentos y de su mensaje o información” 13. El Diccionario de Terminología Archivística lo define como “la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal)” 14. Estas definiciones relacionan tipo documental con función administrativa, relacionando características distintas.

tipos de documentos producidos, evitando la disgregación de las unidades documentales compuestas y que obliga a un cuidado especial de todo archivo en cuanto al orden físico de los documentos 15. Parece, pues, que la definición de las tipologías documentales de archivo es una parte de la archivística que parece tener mayor relación con la descripción que con los métodos de clasificación ya que no se ocupa del análisis conceptual de la información administrativa. Por tanto, la clasificación archivística tiene por objeto la sistematización de la información contenida en un fondo de archivo, en base al análisis de los carácteres internos de los documentos. La clasificación archivística ha de referirse a la localización conceptual de la información 16 con el objeto de realizar un plan de recuperación de la información de todos los documentos relacionados con un determinado sujeto productor, con el título de cualquier serie documental o con una competencia o función administrativas concretas.

Cabe pensar, por novedoso que parezca, que las tipologías documentales de archivo se refieren a la función informativa de los dos grandes grupos de documentos administrativos, los documentos primarios y los secundarios, que son producidos en serie con un determinado medio de transmisión, formulario, formato y soporte como materialización de las actividades administrativas, que se distinguen en actividades primarias de procedimiento y tramitación o secundarias de información. La cantidad o volumen de los documentos es parte de la descripción física de cada unidad archivística en concreto. La mayoría de los tipos documentales de fondos de archivo son documentos primarios (expedientes, correspondencia, informes, disposiciones administrativas, actas, notas, hojas, partes y otros), que testimonian e informan de forma directa acerca de las actuaciones administrativas. La documentación secundaria, en constante avance como expresión de la especialización y de la informatización de las administraciones modernas, está compuesta por los inventarios y catálogos de fondos archivísticos administrativos, las bases de datos documentales administrativas y los modernos sistemas de información administrativa, pues estos documentos condensan documentos administrativos primarios.

3 Los métodos de clasificación de fondos archivísticos administrativos En el desarrollo técnico de los estudios archivísticos sobre sistemas de clasificación, se pueden distinguir cuatro períodos:

Los nuevos soportes, sobre todo los ópticos, así como la informatización evidente de las administraciones públicas y de la sociedad contemporánea, conducirán sin duda a una utilización y explotación de los recursos de información administrativa basadas en la normalización de los

A mediados del siglo XIX, la archivística nace como disciplina técnica autónoma de la biblioteconomía, definiéndose con claridad el concepto y la naturaleza del fondo archivístico, diferenciado definitivamente a partir de entonces de la

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Hasta la primera mitad del siglo XIX, la influencia del enciclopedismo ilustrado provocó que los fondos de archivo fueran clasificados de acuerdo a criterios temáticos de origen biblioteconómico, como sucedió con el conocido ejemplo del sistema de Daunou y Camus en los Archivos Nacionales franceses. En este período, la archivística no ha despegado todavía como disciplina técnica autónoma de la biblioteconomía y adopta métodos ajenos a la naturaleza de los fondos de archivo.

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colección bibliográfica o documental. En 1841, Natalis de Wailly expone las Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales et communales, en forma de circular administrativa del Ministerio del Interior francés, señalando que “la clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme.” La noción de fondo de archivo consiste en “reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo”, sin mezclar unos fondos con otros. De esta manera, queda establecido el principio de respeto al origen o a la procedencia de los fondos de archivo 17. Este principio metodológico marca el nacimiento de la archivística como disciplina técnica independiente, delimitando el objeto de estudio y es la base metodológica de las clasificaciones orgánicas. A final de siglo, H. von Seybel, en base a las ideas de M. Lehmann, propone en Prusia un nuevo principio complementario del anterior: el registraturprinzip o principio de respeto al orden natural 18, según el cual los documentos de cada fondo deben mantenerse en el orden dado por las oficinas productoras. Este principio no es aplicable a los países de tradición latina, pues no disponen de procedimientos administrativos similares a la registratura germánica. El liviano procedimiento de las administraciones públicas españolas cede la responsabilidad de la ordenación de los documentos a las oficinas y unidades productoras. El manual de los archiveros holandeses S. Müller, J. A. Feith y R. Fruin, publicado en 1898 19, consi-derado el manual básico por varias generaciones de archiveros durante el siglo XX, recoge ambos principios, difundiéndolos entre la comunidad archivística internacional.

de un organismo para conseguir los fines para los que ha sido creado. Estas competencias o atribuciones se concretan en las funciones, las actividades y las transacciones encomendadas a cada unidad administrativa. Función es entendida como “las responsabilidades señaladas a una oficina para que realice los propósitos para los que fue establecida. Usualmente, las funciones están definidas por la ley, el decreto o la circular que establece la dependencia”. Se pueden distinguir las actividades como sustantivas, cuando se refieren a tareas técnicas y administrativas propias de la dependencia, o facilitativas, si están relacionadas con la administración interna. Las transacciones pueden ser políticas u operativas. El fondo de archivo es la materialización documental del desarrollo competencial y funcional, basado en procedimientos administrativos normativos. El análisis de las acciones y de las funciones administrativas permite la construcción de sistemas de clasificación funcionales, pues los fondos archivísticos administrativos “se usan con relación a ellas [las funciones] y, por lo tanto, deben clasificarse de acuerdo a dichas funciones u operaciones” 21. El enfoque funcionalista es la gran aportación de Schellenberg para resolver la metodología de la clasificación de fondos archivísticos administrativos.

A mediados de siglo XX, Schellenberg sintetiza el trabajo desarrollado por la escuela norteamericana, estudiando la racionalización de la gestión de documentos desde el origen, desde el productor de fondos de archivo. Para ello, Schellenberg estudia los métodos de clasificación en base a tres elementos a considerar para construir sus respectivos sistemas de clasificación: las acciones, las estructuras orgánicas y los asuntos o materias 20.

Los asuntos o materias de los que trata el fondo de archivo son otro elemento de clasificación, pudiendo generar sistemas de clasificación de asuntos o materias al servicio de las actividades de gobiernos y organismos “altamente especializados en relación a los asuntos particulares”. Propone un esquema basado en “principios a posteriori ” para casos excepcionales, estable-

Las acciones expresan las competencias globales

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La organización responde a las necesidades administrativas por las que un organismo se estructura en unidades, estableciendo relaciones jerárquicas entre las mismas. De acuerdo al principio de procedencia de los fondos, los documentos se agrupan sobre una clase “organizadora u orgánica” por medio de su división en series. Este método produce las clasificaciones orgánicas, los denominados cuadros de clasificación orgánico-funcionales, en dos niveles no homogéneos analíticamente: los órganos o sujetos productores como estructura analítica y las series documentales como categorías documentales de clasificación.

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anterioridad de la identificación general de las competencias y de las funciones a partir de las fuentes de información legales y normativas sobre la identificación detallada de los documentos; y en segundo lugar, la jerarquía de divisiones, una concepción jerárquica de las clasificaciones funcionales.

Desde la década de los 80, al tiempo que se mantienen en la práctica archivística los cuadros orgánico-funcionales, han surgido esfuerzos significativos de desarrollo de sistemas de clasificación archivísticos basados exclusivamente en la información contenida en la documentación administrativa, en su naturaleza funcional 22, como es el caso de R. de Felici, que ha realizado en Italia una clasificación sistemática de competencias y de títulos de serie sobre Medio Ambiente 23. En cualquier caso, la clasificación de documentos está entre las primeras prioridades de los profesionales de la archivística 24.

El sistema de clasificación propuesto por Roberge está estructurado en siete niveles de clasificación 27 codificados alfanuméricamente y complementados con columnas de datos sobre los plazos de conservación y otros factores. El primer nivel de clasificación son las categorías (G o X) que representan las competencias del aparato administrativo común a todo organismo, que producen los documentos de gestión (G), y las competencias de cada organismo en relación a sus objetivos específicos, que generan los documentos de explotación u operativos (X). El segundo nivel representa las clases que son las funciones principales de gestión y de explotación. Las funciones de gestión son ocho: organización y gestión (G1), gestión de la información y de las comunicaciones (G2), relaciones públicas y externas (G3), gestión de recursos humanos (G4), gestión de recursos financieros (G5), gestión de recursos mobiliarios (G6), gestión de recursos inmobiliarios (G7) y, por último, legislaciones y asuntos jurídicos (G8). Las clases de funciones de explotación han de clasificarse ad hoc para cada organismo, siguiendo determinadas pautas metodológicas: una vez conocidas las principales fuentes de información legales sobre el organismo y su origen (leyes, estatutos, reglamentos, etc.), se procede a confeccionar una relación exhaustiva de funciones y subfunciones del organismo y sus actividades específicas derivadas, recabando esta información del propio organismo y sus unidades mediante formularios normalizados, para identificar las clases, las subclases, las divisiones y las subdivisiones específicas de los documentos de explotación. La tercera subdivisión son las subclases que distinguen las subfunciones de gestión y de explotación (G7 3 Utilización de recursos inmobiliarios). Los cuatro últimos niveles están representados por las divisiones, que son cuatro: las divisiones (D4) diferencian las actividades precisas de cada subfunción (G7 311 Conservación de recursos inmobiliarios), las divisiones (D5) corresponden a la subactividades (G7 311 012 Edificios), las divisiones (D6) diferen-

M. Roberge, archivero de la escuela canadiense francófona, es uno de los primeros investigadores que ha desarrollado un sistema de clasificación íntegramente funcional. Partiendo de la concepción de la jerarquía de sistemas como estructuración funcional de los organismos modernos (recursos humanos, recursos financieros, etc.), la clasificación de documentos administrativos es parte del subsistema de gestión de documentos, que pertenece al sistema de gestión de la información. En este sentido, ha definido sistema de clasificación como “la estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos… que organiza intelectualmente la información… El sistema de clasificación es un modelador de información, irremplazable por un índice…”, que permite la identificación de documentos administrativos. Para ello, es un requisito previo “un perfecto conocimiento de las funciones y de las actividades del organismo que genera los documentos” 25, a través de las fuentes de información legales y normativas de las que son resultado los documentos administrativos. Roberge ha concebido una clasificación universal de documentos administrativos 26 fundamentada en el análisis funcional de la documentación administrativa, independientemente de las estructuras orgánicas productoras. Plantea dos principios de clasificación : en primer lugar, la

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ciendo las clases de asuntos o materias bajo el pragmatismo de la experiencia administrativa. Esta idea parece más cercana a la elaboración de índices de recuperación por asuntos o temas que a un sistema de clasificación propiamente dicho.

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cian elementos particulares de las actividades (G7 311 012 110 Planes de habilitación), las divisiones (D7) son el último nivel de clasificación como elementos más detallados de actividades específicas (G7 311 012 111 Decoración).

4 Conclusiones

De acuerdo a las necesidades de un organismo, la estructura de la clasificación permite el fraccionamiento de la mayor parte de sus niveles mediante tres tipos de subdivisiones complementarias, que son las uniformes, las específicas y las nominativas. La validez del ensayo de Roberge radica en ser una iniciativa metodológica enteramente funcionalista, superando el enfoque orgánico-funcional. Las aportaciones teóricas son considerables teniendo en cuenta el punto de partida. En efecto, los organismos producen documentos generados por las competencias administrativas horizontales de cualquier organismo (procedimiento, información y comunicaciones, personal, régimen económico, etc.) y documentos sectoriales, operativos o de explotación, relativos a sus actividades específicas (industria, educación, sanidad, etc.). La consecución de un sistema de clasificación funcional completo del conjunto de la información de un fondo es valioso pues permite avanzar en el estudio de modelos de clasificación funcional. En cambio, la universalidad de las clasificaciones funcionales es discutible, dado que los fondos de archivo son expresión de realidades y regímenes nacionales, económicos, sociales y culturales, públicos y privados, distintos, por lo que parece no tener sentido tratar de clasificar todas las realidades administrativas de cualquier país, organismo público o entidad privada, pues cada uno funciona de forma muy diferente. Pero esto no resta mérito al esfuerzo metodológico del estudio de Roberge. Quizá es más apropiado realizar clasificaciones funcionales de los organismos con personalidades jurídicas similares: administración central, comunidades autónomas, ayuntamientos, entidades privadas.

Las clasificaciones orgánicas son denominadas usualmente cuadros de organización o de clasificación de fondos. El término cuadro ya nos revela que es una visualización gráfica, descriptiva, de los sujetos productores y de su producción archivística en series documentales. En este sentido, la clasificación archivística ha sido comparada con la estructura de un árbol, en el que la raíz y el tronco son los órganos y las hojas son las series documentales 29. Este forma de tratar la

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Hasta el momento, la inmensa mayoría de la escasa literatura científica sobre clasificación archivística se ha centrado en el estudio del principio metodológico por excelencia de la archivística: el principio de respeto al origen o procedencia de los fondos. Como la aportación del archivero francés se centró sobre la delimitación del concepto de fondo, este principio afecta a los productores de fondos. Su estudio posterior ha definido con gran precisión los fundamentos técnicos para establecer una normalización de los encabezamientos de los sujetos productores de fondos (organismos, personas físicas) y en el caso de las entidades públicas y privadas complejas, la clasificación orgánica de unidades administrativas productoras, estableciendo las relaciones jerárquicas entre las unidades. Pero este principio no establece una clasificación de la información contenida en los documentos administrativos, sino que clasifica las unidades administrativas que componen un organismo, como sujetos productores de fondos. Dado que los organismos públicos y privados son cambiantes de acuerdo a la coyuntura y a la voluntad directiva, las clasificaciones orgánicas de unidades administrativas no son estables en general 28. Esta es la principal razón para considerar que la unidad o sujeto productor debe situarse al nivel administrativo más básico (negociado, sección, servicio), pues son estructuras administrativas más estables que las grandes divisiones orgánicas, sometidas a la coyuntura de los avatares políticos. La clasificación orgánica nos llevará a un índice alfabético de organismos y unidades productoras, que debe ser una de las formas principales de ordenación del inventario de cualquier fondo, pues es uno de los puntos básicos de acceso a la información de los documentos.

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información se acerca más a lo que podemos denominar una archigrafía, entendida como el repertorio de las series documentales producidas por un organismo y cada una de sus unidades dependientes en un momento determinado, estructurado de acuerdo a su organización y a los sujetos productores de fondos, que a sistemas de clasificación de la información contenida en la totalidad de un fondo.

administrativas de información de su misma organización (servicios de informática, centros de documentación administrativa, servicios de publicaciones). En este sentido, es preciso desarrollar modelos de clasificación funcional de acuerdo a las personalidades jurídicas diferenciadas, con realidades competenciales y funcionales similares. De este modo, el archivo podrá proporcionar una visión de conjunto de las actividades de los organismos, facilitando además la investigación científica posterior.

La clasificación archivística tiene por misión situar y poder estudiar cada árbol en relación con el resto de árboles que tengan una o varias relaciones funcionales. De este modo podremos estudiar el árbol en el contexto del bosque al que pertenece y relacionarlo con los que son de su misma familia funcional, al margen de su ubicación orgánica, comprendiendo el desarrollo competencial y funcional de un organismo en su conjunto. Por esto, el repertorio de series documentales no posee una codificación propia correspondiente a una clasificación analítica y conceptual, sino que puede numerarse correlativamente o bien alfabetizarse por títulos de serie. Sólo tiene sentido codificar una clasificación cuando representa el conjunto de las competencias y de las funciones que expresan un fondo.

Un ejemplo de clasificación de origen funcional en la Comunidad Valenciana es el desarrollado por el Area de Atención al Ciudadano de la Generalitat Valenciana 30, que es una clasificación de las actividades realizadas por la administración autonómica valenciana en el contexto del Sistema de Información al Público (SIAP) y del catálogo de documentos administrativos.

Notas 1 WALNE, P. (ed.): Dictionary of archival terminology. Dictionaire de terminologie archivistique. Múnich [etc.]: K.G. Saur, 1984, págs. 26-27. Arrangement en inglés, classement en francés, ordinamento en italiano, clasificación y ordenación en castellano. Subdirección General de los Archivos Estatales, Comisión de Terminología: Diccionario de terminología archivística. Madrid: Ministerio de Cultura, 1995, págs. 27 y 43. Clasificación es la “operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación”. Organización es el “proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo”. Ambas definiciones han sido matizadas respecto a las publicadas en la primera edición del diccionario (1993).

Hasta el momento, los archivos administrativos han utilizado básicamente dos instrumentos de recuperación de la información : los inventarios ordenados por sujetos productores y por títulos de series documentales, siguiendo una perspectiva metodológica orgánico-funcional, y los índices onomásticos (personas, entidades), geográficos (lugares), de asuntos. Sin embargo, la complejidad y la especialización de las administraciones contemporáneas requieren una especialización paralela de los servicios de archivo, que deben ser concebidos como unidades de información y de documentación administrativas en sentido amplio. Estas unidades son una de las productoras del sistema de información administrativa, y por ende, de los sistemas de clasificación. Por ello, el archivo administrativo debe ampliar sus funciones de difusión informativa administrativa, extrayendo el máximo de la información contenida en el fondo, aparte de su localización física, de su signatura, para proporcionar a la organización a la que sirve una memoria administrativa de su realidad funcional operativa y útil, manteniendo una estrecha relación con el resto de unidades

2 HEREDIA HERRERA, A.: Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial, 1987, págs. 184-186. 3 Ibid., pág. 183. “Frente a la clasificación, actividad profunda e intelectual, la ordenación responde a unas reglas más mecánicas”.

5 SCHELLENBERG, T. H.: Archivos modernos. Principios y técnicas. México: Archivo General de la Nación, 1987,

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4 LODOLINI, E.: Archivística. Principios y problemas, Madrid: ANABAD, 1993, págs. 45-60.

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pág. 2. “…han sido los historiadores, en mayor medida que cualquier otros, quienes autodidácticamente han sentado los principios fundamentales”.

21 Ibid., pág. 106. “Es esencial que se establezcan las clasificaciones sobre una base “a posteriori” y no “a priori”. Las clasificaciones se crearán según la experiencia pruebe su necesidad, es decir, a medida que se produzcan los documentos durante el desarrollo de las funciones... De ninguna manera debe arreglarse arbitrariamente sobre una base especulativa”.

Ibid, pág. 38.

7 LODOLINI, E.: op. cit., pág. 115. “El problema fundamental de la archivística es, por el contrario, otro: el de ordenar documentos -para conservar permanentemente y para poner a la libre consulta- que forman el “archivo histórico” (o mejor, el “archivo” sin otros añadidos)… “métodos de ordenación de los archivos”: ordenación cronológica, ordenación alfabética por nombres de persona, ordenación geográfica, ordenación por materias…, ordenación decimal…, cuyos límites están constituidos solamente por la fantasía del ordenador: por formato…, por color, por peso o composición química”.

22 DUCHEIN, M.: op. cit., pág. 72. “El documento de archivo no tiene razón de ser sino es en la medida en que pertenece a un conjunto. El sitio de un documento de archivo está dentro del proceso funcional”. 23 FELICE, R. de: L’archivio contemporaneo. Titolario e classificazione sistematica di competenza nei moderni archivi correnti pubblici e privati. Roma: La Nuova Italia Scientifica, 1988. 116 págs.

8 ANABAD, Comisión Técnica de Archivos Históricos; LOPEZ GOMEZ, P. (coord.): Organización de fondos de los archivos históricos provinciales. Madrid: ANABAD, 1994, 111 págs.

24 Actes de les segones jornades d’arxivística de Catalunya en Lligall, 2, 1990, celebradas en Andorra La Vella en 1989 y dedicadas a los sistemas de clasificación y a la selección y eliminación de documentos. Actas de las primeras jornadas sobre metodología para la identificación y valoración de fondos documentales de las administraciones públicas. Madrid: Ministerio de Cultura, 1992, celebradas en marzo de 1991. Recientemente ha sido publicado Archivos municipales. Propuesta de cuadro de clasificación de fondos de ayuntamientos. Madrid: ANABAD, 1996, 120 págs.

9 CRUZ MUNDET, J. R.: Manual de archivística. Madrid [etc.]: Fundación Germán Sánchez Ruipérez; Madrid: Pirámide, 1994, págs. 143-146. 10 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción: ISAD (G). Norma internacional general de descripción archivística.. Madrid: Ministerio de Cultura, 1995, 48 págs. 11

Ibid, págs. 93-108.

25 ROBERGE, M.: Le système de classification des documents administratifs, en Lligall, 2, 1990, pág. 14.

CRUZ MUNDET, J. R.: op. cit., págs. 100-102.

12 GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID: Manual de tipología documental de los municipios. Madrid: Comunidad de Madrid, Consejería de Cultura, 1988, pág. 12.

26 ROBERGE, M.: La classification universelle des documents administratifs. Québec: Documentator, 1985, 247 págs.

28 SCHELLENBERG, T. H.: op. cit., pág. 106. “Generalmente es inconveniente la subdivisión en clases o clasificaciones orgánicas en un esquema de clasificación, pues la estructura orgánica de las dependencias gubernamentales modernas es demasiado fluida para proporcionar una base segura en la clasificación”.

HEREDIA HERRERA, A.: op. cit., pág. 95.

14 SUBDIRECCION GENERAL DE LOS ARCHIVOS ESTATALES, Comisión de Terminología: op. cit., pág. 54. 15 SCHELLENBERG, T. H.: op. cit., pág. 42. “Creo que al archivista moderno le es necesario redefinir sus archivos de la manera más adecuada para su propia conveniencia”.. 16

29 HEREDIA HERRERA, A.: op. cit., pág. 187. “La clasificación siguiendo el principio de procedencia precisa de su plasmación material en un esquema o cuadro que no es otra cosa que el andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y series”.

CRUZ MUNDET, J. R.: op. cit., pág. 229.

17 SCHELLENBERG, T. H.: op. cit., págs. 281-283. DUCHEIN, M.: El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas prácticos, en WALNE, P. (rec.): La administración moderna de archivos y la gestión de documentos. París: Unesco, 1985, págs. 69-92. 18

Ibid., pág. 17-26.

30 GENERALITAT VALENCIANA, Conselleria de Presidència. Codificación funcional. Valencia: 1996, 34 págs. Este trabajo no está publicado. Actualmente, el Area de Atención al Ciudadano depende de la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública de la Generalitat Valenciana.

CRUZ MUNDET, J. R.: op. cit., pág. 231-232.

19 SCHELLENBERG, T. H.: op. cit., pág. 38. Su título en inglés es ‘Manual for the arrangement and description of archives’.

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Métodos de Información · Vol 4 - Nº 17 -18 · Marzo-Mayo 1997

Los

Soportes Documentales y su Influencia en la Conservación de Archivos

Por Joan Alonso Llorca Arxiu del Regne de València

Aunque el control ambiental reduce los riesgos de alteración de origen biológico, un aspecto de gran importancia es la adopción de programas de lucha integrada contra posibles plagas de agentes bibliófagos. Éstos han de centrarse en la vigilancia para detectar la aparición de especies no deseadas y en la elección de las técnicas apropiadas para su eliminación. Las inspecciones periódicas del edificio y la colocación de trampas para insectos son medidas que pueden ser reali-

La conservación preventiva se ocupa principalmente del conocimiento y control de las condiciones ambientales de los archivos. Se pretende con ello evitar los daños físicos y químicos origi-

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nados por los factores ambientales: temperatura, humedad, luz y gases contaminantes. Es imprescindible, por tanto, conocer mediante mediciones sistemáticas los parámetros ambientales de los depósitos para comprobar la idoneidad de las instalaciones o realizar las modificaciones oportunas. De todos modos, las medidas correctoras no siempre dan los resultados deseados y de ahí la conveniencia de cumplir una serie de normas relativas a la conservación en la construcción de instalaciones archivísticas.

n los últimos años se viene admitiendo de manera generalizada que la conservación preventiva es la solución más sencilla al problema del deterioro del patrimonio documental. Mediante la mejora de las condiciones ambientales y de uso, los programas preventivos tratan de alargar al máximo la vida de los documentos. Sin embargo, en la conservación documental las características fisicoquímicas de los soportes y de las grafías tienen gran relevancia. Con vistas a la conservación futura de los actuales archivos administrativos, los factores naturales de degradación de origen interno constituyen la principal amenaza. En este tema centraremos, pues, nuestra atención, pero antes expondremos brevemente los principales procedimientos de prevención.

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zadas fácilmente por el personal de cada centro. Contrariamente, ante la sospecha de contaminación microbiológica es necesario encargar a personal especializado los análisis oportunos para detectar la presencia de hongos y bacterias que puedan ser nocivos para los documentos y potencialmente patógenos para el hombre. Hay que evitar también aquellas campañas de desinsectación que se realizan sin comprobar previamente la efectividad e inocuidad de los productos empleados.

nes en las que se encontraban los archivos antiguos distaban mucho de las que en la actualidad se consideran idóneas, aunque ello no ha sido obstáculo para que documentos con siglos de antigüedad hayan perdurado hasta nuestros días gracias a la calidad de los materiales empleados en su elaboración. En la actualidad, en cambio, puede darse la paradoja de que se construyan archivos cumpliendo todas las recomendaciones relativas a la conservación documental, con el elevado coste que ello conlleva, y, aun así, sus fondos más recientes sufran un irreversible proceso de degradación por culpa de la inestabilidad material de los documentos contemporáneos.

A diferencia del patrimonio artístico conservado en los museos, la documentación se expone constantemente a la manipulación del hombre. El camino que lleva de la estantería a la mesa del investigador está repleto de riesgos que es preciso eludir. Para ello, hay que insistir en la aplicación de normas apropiadas en el almacenamiento y uso de la documentación, así como en los materiales empleados en las operaciones relacionadas con la ordenación e instalación de los documentos (signaturización, sellado, foliación, agrupación, cajas, carpetas, camisas...).

Los principales problemas para la conservación documental comienzan en el siglo pasado, sobre todo a raíz de la sustitución del papel artesanal de trapos por el de pasta de madera elaborado con procedimientos industriales. La situación ha ido empeorado desde mediados de este siglo debido a la reducción progresiva de la calidad del papel y, de manera especial, en los últimos años al incrementarse el uso de papel reciclado en las administraciones públicas. Ante esta situación, archiveros y conservadores han manifestado su preocupación y han planteado diferentes alternativas. En las líneas siguientes analizaremos estas cuestiones.

Resulta asimismo de gran utilidad, especialmente en los documentos deteriorados o consultados con frecuencia, la aplicación de sistemas reprográficos e informáticos que permiten preservar los contenidos informativos y además contrarrestar los efectos de una utilización excesiva o inapropiada de originales.

Las medidas que acabamos de mencionar tienen en cuenta los factores extrínsecos de alteración que afectan a todos los materiales documentales con independencia de su naturaleza. Pero, como ya hemos señalado, en la conservación del patrimonio archivístico las características fisicoquímicas de los soportes y de las grafías adquieren gran importancia. Es evidente que las condicio-

A principios del siglo pasado se generaliza el uso de cloro, utilizado en el blanqueo de trapos de color desde finales de la centuria anterior, y el

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El papel constituye hoy en día el soporte más utilizado por la administración. Los factores internos que influyen en su estabilidad vienen determinados por las materias primas y las técnicas de fabricación. Durante siglos se emplearon trapos de lino, cáñamo y algodón que eran triturados mecánicamente hasta su conversión en pasta. Luego, en la fase de encolado, se añadían almidón y gelatina para aprestar la hoja y adecuarla así a la escritura. Otro factor positivo fue la cal añadida durante la fase de lavado y desfibrado, ya que sus restos proporcionaron una barrera de protección frente a la acidez. Como se puede comprobar en muchos documentos medievales, el papel resultante tenía una calidad excelente y una gran consistencia.

Finalmente, hay que considerar aquellas amenazas que, a pesar de su carácter extraordinario, suelen comportar destrucciones masivas. Para evitar las consecuencias de inundaciones, incendios y robos no basta con extremar las medidas de seguridad (sistemas de detección y extinción de incendios, inspecciones periódicas de las instalaciones eléctricas e hidráulicas, alarmas antirrobo...), es necesario además tener preparados planes de actuación en caso de siniestros.

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empleo de alumbre y colofonia en la fase de apresto. Con los nuevos componentes la permanencia del papel empieza a verse afectada y aparecen los primeros problemas de conservación a causa de la acidez.

relleno”. El proceso puede agravarse en unas condiciones ambientales adversas, resultando especialmente nocivos los niveles altos de humedad relativa y los gases ácidos de la atmósfera. Las medidas más efectivas para evitar los efectos negativos de la acidez son la substitución de los componentes ácidos que intervienen en la fabricación del papel y la creación de una reserva alcalina con la que se pueda neutralizar las causa externas que la potencian. De lo contrario, sólo es posible detener la degradación provocada por la acidez aplicando técnicas de desacidificación que, sin embargo, no devuelven al papel la consistencia perdida. Aunque en los últimos años se vienen desarrollando procedimientos gaseosos de desacidificación que permiten tratamientos masivos, éstos todavía plantean numerosas limitaciones, como su coste elevado y la incompatibilidad con ciertos materiales archivísticos, que por ahora impiden su uso en fondos documentales. Hay que recurrir, en consecuencia, a lentos y costosos métodos de restauración que únicamente solucionan el problema de forma puntual.

La situación se agrava con la industrialización del procesos productivo, que conlleva la sustitución de los trapos, el abandono de las colas tradicionales en favor de los nuevos aprestos y la mayor utilización de agentes clorados en el blanqueo de la pasta. Esto ocurre después de que el alemán Köller descubra en 1844 la posibilidad de utilizar troncos de árboles como materia prima. La presencia en la madera de ciertos ingredientes que oxidan y degradan la celulosa, entre los que destaca la lignina, amenaza la permanencia y durabilidad del papel, aunque el factor determinante es el procedimiento utilizado en la transformación de la madera en pasta. Si éste es mecánico, la permanencia del papel se ve afectada por la violenta tracción que sufre la madera en su desfibrado y por el mantenimiento de los componentes no celulósicos que, como acabamos de mencionar, resultan perjudiciales. Por el contrario, los procedimientos químicos permiten eliminar estos componentes nocivos, aunque introducen otros productos como sosa cáustica y sulfuros que suponen un nuevo factor de alteración. En el proceso químico-mecánico se combinan ambos procedimientos, pero los compuestos no celulósicos no son extraídos por completo. A diferencia del papel artesanal, que ha demostrado con el paso del tiempo que puede perdurar más de 700 años, el papel industrial presenta desde su origen una gran inestabilidad química y su esperanza de vida es, por este motivo, relativamente corta: 25-30 años para el de pasta mecánica, 50-75 años para el de pasta química al sulfito y 75-100 años para el de pasta química al sulfato. Desde hace tiempo sabemos que la acidez es la principal causa de alteración del papel actual. Su origen hay que buscarlo principalmente en los ácidos orgánicos encontrados en la pasta, en los aditivos utilizados el el encolado, en los residuos de los agentes empleados en el blanqueo y, más recientemente, en la adición de ciertas sustancias con las que se pretende mejorar las propiedades ópticas y abaratar los costes de producción, denominadas genéricamente “cargas de

Desde que en 1979 el Consejo Internacional de Archivos recomendó la recopilación, difusión y actualización constante de un cuerpo de normas relativas a la gestión de documentos y archivos, han sido muchos los estudios que se han centra-

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Los programas de conservación preventiva deben considerar la importancia de los factores internos de alteración. Alargar al máximo la permanencia y durabilidad del papel utilizado en la elaboración de documentos con valor permanente ha de ser, por ello, uno de los principales objetivos. En este sentido, ya hace tiempo que se vienen estudiando las características que deben ofrecer los papeles utilizados por la administración para la constitución de archivos, aunque el tema no es tan nuevo como parece. El control de la calidad del papel por parte de los gobernantes cuenta con numerosos precedentes. A modo de ejemplo, son muy ilustrativos varios decretos publicados por Pedro IV el Ceremonioso entre 1338 y 1352 relativos al descenso de la calidad del papel utilizado en su archivo. En uno de ellos, el monarca recuerda a los maestros papeleros su obligación de utilizar pasta buena y útil para evitar que los documentos públicos se deterioren en un breve espacio de tiempo.

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do en la normativa existente en los diferentes paises. Aunque generalmente se acepta que la acidez, el tipo de materia prima utilizada y la presencia de cargas de carbonato son factores que influyen en la capacidad del papel para conservar sus propiedades iniciales durante un largo período, existen numerosas normas nacionales que complican la adopción de una única con carácter internacional. Su comparación, además, se ve dificultada tanto por la variedad de métodos de ensayos como por las diferentes unidades de medida empleadas.

El proceso de reciclado comporta la reducción de la calidad del papel en un porcentaje que puede fijarse entre el 25-50%. Hay que añadir que los papeles reutilizados proceden mayoritariamente de publicaciones periódicas que, al no estar destinadas a perdurar, han sido elaboradas con el menor coste posible, presentando por este motivo un papel con alto contenido en pasta mecánica y elevados niveles de acidez. Así pues, mientras no se modifique el sistema actual de fabricación, la resistencia del papel reciclado siempre será inferior a la de los papeles nuevos, ya de por sí limitada. Si se compone exclusivamente de fibras viejas, su permanencia media se estima en 30 años. Cuando éstas se mezclen con fibras nuevas, su duración puede alcanzar 50 años.

Descartada la vuelta al papel de trapos artesanal por razones obvias, el papel permanente más viable es el de pasta de madera tratado químicamente para eliminar por completo los componentes no celulósicos y con un reserva alcalina proporcionada por elementos minerales como el carbonato cálcico. Es necesario igualmente que los aditivos empleados (colas y colorantes) sean neutros, por lo que los pigmentos ópticos no deben ser utilizados. Naturalmente, su alto precio es en la actualidad el principal obstáculo con el que se enfrenta este tipo de papel. Conviene, por tanto, estudiar detenidamente el grado de permanencia apropiado para cada documento y al mismo tiempo tratar de que se reduzcan los costes de producción, aunque para ello es imprescindible que la sociedad y los poderes públicos tomen conciencia de la importancia que el papel permanente puede tener en la conservación de nuestro patrimonio documental.

La presión legislativa para potenciar el consumo de papel reciclado en instituciones comunitarias, administraciones nacionales y organismos públicos tiene su punto de partida en una recomendación del Consejo de la Comunidades Europeas adoptada a finales de 1981. Posteriormente, en algunos paises europeos se promulgaron leyes que obligaban al uso administrativo del papel reciclado. Diversos parlamentos y ayuntamientos del estado español también han adoptado en los últimos años acuerdos relativos al uso del papel reciclado. Por citar dos ejemplos, mencionaremos la resolución aprobada en abril de 1990 por el gobierno catalán relativa al uso de papel reciclado en las instituciones autonómicas catalanas, y el decreto de alcaldía del Ayuntamiento de Barcelona del 12 de febrero de 1991 sobre la recogida de papel usado y uso de papel reciclado en los servicios municipales.

Hemos visto como los principales problemas para la conservación documental comienzan a mediados del siglo pasado, cuando el papel de trapos hecho a mano empieza a ser sustituido por el papel industrial de pasta de madera, pero la situación se ha agravado en los últimos años al generalizarse el uso de papel reciclado en las diferentes administraciones públicas. Su difusión ha ido ligada a la toma de conciencia de los problemas ecológicos de nuestra sociedad. El papel reciclado es un producto medioambiental correcto que, sin duda, permite disminuir la necesidad de recursos naturales y aliviar el problema de los residuos sólidos. De todos modos, no debemos olvidar las consecuencias de su uso indiscriminado como soporte documental en la futura conservación del patrimonio archivístico.

Las limitaciones del papel reciclado fueron analizadas más tarde en un informe realizado por el Servicio del Libro y Documentos del Instituto de

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Archiveros y conservadores no tardaron en alertar de las consecuencias que estas resoluciones tendrían en la futura conservación de los documentos elaborados con papel reciclado. En el caso de la ciudad de Barcelona, la oposición de la Associació d’Arxivers de Catalunya sirvió para limitar el uso del papel reciclado al material administrativo que no era necesario conservar, o bien a la documentación municipal de carácter efímero que pasado un período de tiempo podía ser eliminada.

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Conservación y Restauración de Bienes Culturales. En él se concluye que el papel reciclado sin verificación de sus características no debe ser utilizado en la documentación de archivo que con el tiempo formará parte del patrimonio archivístico, aunque éste es perfectamente válido para uso doméstico y para aquellos escritos administrativos que no necesitan una conservación permanente. Para la generación de nuevos documentos, se recomienda la utilización de los papeles que presenten las mejores condiciones según su aplicación y destino. En el caso de los documentos que hayan sido elaborados con papel reciclado y que deban ser conservados, se propone la obtención de los correspondientes duplicados mediante sistemas reprográficos de reconocida permanencia. Al advertir de las pocas garantías de durabilidad que hasta hoy ofrecen los soportes informáticos, el informe termina señalando las dos posibilidades que existen para conseguir un soporte acorde al destino histórico de los documentos: utilizar un papel permanente y durable obtenido a base de elementos estructurales de carácter tradicional o bien adoptar un papel sintético o semisintético obtenido mediante fibras sintéticas o artificiales.

Vicente Viñas, del Servicio de Libros y Documentos del Instituto del Patrimonio Histórico, el papel sintético cuenta con todas las probabilidades de convertirse en el soporte sucesor del papel y de ocupar así un lugar entre el tradicional papel de trapos y los soportes informáticos. La progresiva aplicación de la informática en los sistemas de gestión documental influirá sin duda en el tema que nos ocupa. Es previsible que en un futuro relativamente próximo los soportes informáticos se impongan de manera definitiva a los tradicionales. Entre las principales ventajas que potencian su desarrollo, figuran la capacidad de los nuevos soportes para almacenar grandes cantidades de información en poco espacio, la facilidad para reproducir documentos sin pérdida de calidad, la rapidez en el acceso a la información y las enormes posibilidades de difusión.

Ante la creciente presión sobre los recursos naturales para cubrir la demanda de productos papeleros y los problemas de permanencia de los papeles actuales, la industria papelera y algunos conservadores de bienes culturales se han planteado recientemente la utilización de materias primas distintas a las que se han empleado hasta el momento. En este sentido, son interesantes los estudios relativos a las posibilidades de las fibras artificiales y sintéticas. Las primeras se obtienen por transformación de la celulosa mediante regeneración (viscosa) o modificación (éteres, ésteres de celulosa). Las fibras sintéticas, en cambio, son polímeros formados por síntesis a partir de monómeros por medio de policondensación (poliamidas, poliéster) o poliadición (poliofelinas, polivinílicas, acrílicas). Entre las principales propiedades de las fibras artificiales y sintéticas, destacaremos su gran resistencia mecánica y su insensibilidad frente a los agentes químicos, atmosféricos y biológicos, lo que hace que estos materiales, prácticamente indestructibles, sean en teoría muy aptos para su uso como soportes documentales. En opinión de

De todos modo, estos cálculos no dejan de ser estimaciones de laboratorio, mientras que la experiencia demuestra que las pérdidas de información se producen generalmente por otros motivos: fallos en los mecanismos de funcionamiento,

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Hay que evaluar, no obstante, algunos inconvenientes importantes como la fragilidad y escasa durabilidad de los nuevos soportes y el elevado coste económico que requiere su conservación. En el caso de los soportes magnéticos, a los que los cálculos más optimistas estiman una duración de 20 años, se han de considerar su sensibilidad higrotérmica y las alteraciones que pueden producir los campos magnéticos, además de otros factores como el peligro de incendios y los efectos negativos que provoca el polvo. Todo esto implica la conveniencia de disponer de instalaciones que reúnan condiciones especiales, con el consiguiente aumento de los gastos de mantenimiento, y la necesidad de realizar copias de seguridad y programar regrabaciones periódicas para salvaguardar la información. Los soportes ópticos, en cambio, no requieren ambientes especiales de almacenaje, puesto que no se ven afectados por el polvo y las variaciones normales de humedad y temperatura al estar protegida su información por una capa que la aísla de los agentes externos. En la actualidad su media de vida se cifra en 40 años, aunque algunos fabricantes garantizan una permanencia de hasta 100 años.

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reaprovechamiento de los soportes y alteración intencionada de archivos.

su constante esfuerzo por involucrar a los poderes públicos y al resto de la sociedad en la salvaguarda del patrimonio documental. Más difícil resulta valorar el interés mostrado por los responsables políticos. Desafortunadamente, las buenas intenciones recogidas en la legislación relativa a la defensa de los bienes culturales no siempre se reflejan en las inversiones realizadas para mejorar las plantillas y las instalaciones de los archivos, y esto se traduce en que en la actualidad son pocos los centros que disponen de los recursos humanos y técnicos necesarios para garantizar la correcta conservación de sus fondos documentales. Confiemos, a pesar de todo, en que los esfuerzos realizados por quienes de una manera u otra están involucrados en el tema permitan en un futuro no muy lejano luchar con más eficacia contra los peligros que día a día amenazan nuestro patrimonio documental.

Por último, se han de tener en cuenta otros aspectos que en la actualidad implican ciertas dificultades, como la necesidad de disponer de un dispositivo electrónico y conocer el lenguaje informático para poder leer los documentos. También es de esperar que con el desarrollo de nuevas tecnologías las actuales queden obsoletas. En este sentido, ya hay quien afirma que en un término inferior a 30 años aparecerán tecnologías que sustituyan a las de hoy, aunque todo parece indicar que en los nuevos sistemas los actuales documentos informáticos se podrán leer o copiar con facilidad. Antes de concluir queremos destacar con optimismo la creciente sensibilización de los archiveros por la conservación documental, así como

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Métodos de Información · Vol 4 - Nº 17 -18 · Marzo-Mayo 1997

La Automatización de Archivos Municipales Por Vicent Gil Vicent Archivero Municipal de Vila-real

tación histórica de la administrativa y a valorar más la primera que la segunda, olvidando que la finalidad de todo documento no es otra que la de informar y que la descripción de todos los documentos constituye la parte fundamental del trabajo archivistico. Es cierto que la administración ya ha superado aquella pasividad documental corolario de actitudes como la documentada en 1632: “l’experiéncia ha demostrat que els arxius de documents són més motiu de confusió que qualsevol altra cosa...” Pero muchos archivos municipales valencianos se encuentran todavía en un estado de desorden tal que dan plena vigencia a denuncias como la de 1564: “Lo Archiu d’esta casa estava tan confús que moltes voltes los Archivés no sols dexaven de trobar, més enare de cercar algunes coses necessàries, attediats del treball que seíls representava en pene de regirar una cosa tan confusa …” 2. En la mente de todos hay algún archivo municipal como el descrito. En pocos archivos no hay documentación pendiente de una nunca iniciada catalogación. Y, en el mejor de los casos, cuando esta se ha hecho se ha reducido a un estricto y parco repertorio numérico o a una cuantificación del volumen del fondo

n 1990 el Archivo Municipal de Vilareal empezó a automatizar sus fondos documentales. El punto de partida era un archivo con una clara diferenciación entre la documentación histórica (1347-1902) y la de carácter administrativo (1903-1989). A excepción de una clasificación de carácter general en la que se respetaba el principio de procedencia y el orden original cronológico de remisión de la documentación al archivo, la “administrativa” reducía toda su descripción a escuetas referencias que permitían localizarla en el depósito. Por el contrario, la considerada como histórica estaba descrita en detalle en su correspondiente guía, inventario y catálogo 1. Esta diferenciación entre el papel viejo de reconocido prestigio y el documento joven que una vez cumplida su función juridico-administrativa tiene que demostrar su valor histórico es una constante presente en cualquier archivo municipal. La razón es sencilla: hasta fecha reciente la documentación municipal solo interesaba al erudito en cuanto posibilitaba escribir meritorias crónicas y algún que otro acertado e importante estudio histórico. Todavía hoy al hablar de archivos municipales se tiende a separar la documen-

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en metros lineales a efectos de solicitar una subvención. En los dos casos, el desorden y el supuesto orden impiden o cuanto menos dificultan el trabajo del hipotético investigador. En los dos casos el archivo resulta de dudoso provecho para cualquier ciudadano que quiera acceder a la documentación que conserva. Con lo que el derecho de acceso al archivo y la organización y funcionamiento eficaz en materia de archivos de las Administración Pública Local, contemplada en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas 3, es solo papel mojado. Si somos conscientes que es obligación del archivero/a hacer que la documentación este al servicio de cualquier usuario se impone la figura del archivero/a conservador/a por análisis, publicación y multiplicación de los documentos que se encuentran bajo su custodia. La función de cualquier archivero/a, como la de cualquier documentalista debe ser entendida coma la de un editor/a, en el sentido anglosajón de la palabra: autor/a de repertorios documentales o de extractos y resúmenes de textos o, al menos, autor/a de inventarios analíticos que expliquen el contenido de toda la documentación de su archivo y faciliten al máximo su consulta. De este planteamiento inicial se deriva una dificultad a la hora de decidir un modelo de descripción archivista. Existía y existe unanimidad a la hora de señalar objetivos y principios de descripción. Nadie discute que la finalidad de los instrumentos de descripción es hacer accesibles los fondos documentales. Empezamos a entender que la importancia de un archivo, a finales del siglo XX, no esta solo en los fondos que conserva sino, sobre todo, en la difusión que se hace de los mismos. Pese a quien pese y con contadas excepciones, un archivo será más o menos importante en tanto más o menos se conozcan sus fondos. Por eso, resultaba y resulta ridículo o, suavizando epítetos, chocante que la normalización de la descripción archivista en el caso valenciano sea una asignatura pendiente. Ambigüedad o falta de normalización es la norma y el síntoma de la deficiente información que cualquier archivo suele ofrecer al usuario. Hoy por hoy es imposible contar con una red de información a la cual se pueda acceder desde cualquier centro y desde la cual se pueda coger, intercambiar o consultar información. Lo que en cualquier centro de documentación y en algunas bibliotecas es ya una realidad

cotidiana en los archivos no pasa de ser una aspiración obstaculizada por actitudes excesivamente conservadoras y poco sensibles al profundo cambio experimentado en los últimos años por los usuarios de los archivos. Todo ello obligó a considerar que la automatización del Archivo Municipal de Vila-real con la descripción archivistica de sus fondos a partir de la ISAD (G) podía ser una herramienta de intercambio y difusión de información 4. La norma podía servir para la regulación de entrada de datos en sistemas y redes que permitieran la búsqueda de documentación, consulta de originales y el intercambio de información por medios telemáticos 5. El resultado inicial es el que se presenta a continuación.

Actualmente todavía no es normal que en los archivos valencianos se redacten los instrumentos de trabajo con ayuda de medios informáticos. Dificultades de toda índole siguen impidiendo dotar de los elementos tecnológicos necesarios a los archivos 6. En 1990 conscientes de esta realidad, se optó por desarrollar una aplicación no gravosa, que permitiese un tratamiento integral de la gestión de un mínimo de 21335 documentos, que resultase de fácil manejo adecuándose a las necesidades profesionales del archivero/a y abierta y compatible con el sofware existente en el mercado. Los requisitos mínimos de hardware con los que se inició la automatización fue un ordenador PC386 a 40 MHz, un escáner con alimentador automático de documentos y una impresora láser. En entorno MS-DOS y Windows se utilizaron paquetes comerciales de software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y de imágenes, procesadores de texto y bases de datos. Actualmente se ha instalado una red local en paralelo con HUB 9 P, servidor entorno Windows NT y conectado a un módem y cinco clientes entorno Windows 95. Todos los puestos de trabajo (PC-Pentium a 100 MHZ) cuentan con lectores de Cds. Una unidad Zip, un lector grabador de disco

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1 La automatización del Archivo Municipal de Vila-real

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óptico, una grabadora de Cds y tres impresoras completan el equipo. El servidor permite el acceso a Internet a todos los puestos de la red y esta preparado para poder conectar el archivo con el resto de las oficinas municipales a medida que estas vayan modificando su actual sistema informático. Esto posibilitará conocer la historia de cualquier expediente desde que se inicia en el registro de entrada hasta que se concluya y remita al archivo. (fig. 1)

automatización del archivo eran la creación de passwords para limitar el acceso de diferentes tipos de usuarios a diferentes bases de datos o a distintas partes de una base e datos; la versatilidad en los formatos de presentación de los registros que permite elaborar listas jerárquicas y en consecuencia permite imprimir registros en formato inventario; su posibilidad de interrelacionar registros para establecer relaciones jerárquicas entre los diferentes niveles de descripción; facilidad de intercambio de datos o las facilidades de programación que permiten diseñar aplicaciones propias. Su mayor dificultad: lo complejo de resulta su utilización especialmente en la definición de la estructura de la base de datos y la gestión electrónica de documentos. Estas dificultades nos hicieron optar por un software más sencillo. Lo ajustado del precio en unos momentos de escasos recursos; la facilidad de uso; la posibilidad de enlazar bases de datos evitando la duplicidad de introducción de datos, la facilidad de diseño, la incorporación de registros gráficos que soportan imagen de documentos originales nos decidieron por FileMaker 9. Con este soft se desarrollo una base de datos documental gráfica que permite la descripción y recuperación de los documentos de los archivos y el control de la gestión archivistica de forma amigable y con un alto grado de interactividad (fig. 2).

Fig. 1 / Esquema del hardware del Archivo Municipal de Vila-real

2 Evaluación de softwares utilizados La aplicación se ha desarrollado con los softwares documentales existentes en el mercado utilizados y utilizables en la automatización de archivos. En un primer momento se adecuaron las necesidades del archivo a la oferta de mercado. La idoneidad en el tratamiento de los documentos se limitó a un rápido análisis de las funciones que incorporaba cada programa: definición de la estructura y modelo de registro, la indización y recuperación, el tratamiento de imágenes y la gestión archivística 7. El primer programa utilizado fue el CDS/ISIS 8. Las características que lo hacían útil para la

Las dificultades que inicialmente presentaba el programa (lentitud o indización con todos los valores introducidos) han sido solucionados en gran parte en la nueva versión de FileMaker Pro para Windows ya que permite gestionar archivos limitados tan sólo por el espacio en el disco, recuperar la información indizada de forma automática 10 o mediante consultas de tipo relacional, documental o mixtas, intercambio de información

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Fig. 2 / Base de datos de Urbanismo en FileMaker

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entre entornos distintos y un máximo de 25 usuarios por archivo conectados a la red. La estandarización de equipos y programas al que tiende el ayuntamiento de Vila-real ha determinado al archivo municipal a desarrollar un sistema integral de gestión de la documentación que dé respuesta a las nuevas necesidades documentales que se van a implantar. Teniendo en cuenta la estructura, funciones y distribución geográfica de los productores y usuarios de la documentación se está dotando al archivo de una aplicación de gestión electrónica de documentos que permita una capacidad de comunicación cada vez mayor, una metodología del trabajo de la gestión documental y archivistica basada en la rapidez, exactitud y volumen de información y un ahorro de recursos 11. Por todo, ello se ha ampliado la aplicación que se viene utilizando con el desarrollo de un sistema de gestión integral del archivo municipal en Acces 97 12.

ratón mediante un entorno gráfico interactivo de menú desplegable y botones que permiten acceder a todas las funciones. Para ello solo se tiene que seleccionar el fondo documental sobre el que se quiere trabajar o crear nuevos fondos a medida que se incorpore nueva documentación de procedencia distinta a la que conserva el archivo 14 (Fig. 3).

3 Sistema de Gestión del Archivo Municipal de Vila-real

Una vez seleccionado el fondo se accede a los módulos de clasificación y gestión.

Fig. 3 / Fondos Documentales

El resultado es un software modular y abierto respecto al hardware que soporte. De tal forma que permite el máximo aprovechamiento de la plataforma con la que se cuenta y posibilita la libre elección de componentes, según las necesidades o innovaciones del momento, sin modificar los criterios de gestión archivistica anteriores a la nueva aplicación 13. Las características más destacadas del sistema son: • Integra un módulo para la adquisición de imágenes mediante escáner, en el que se tiene en cuenta que las unidades documentales pueden ser textos o imágenes, es decir cualquier tipo de soporte documental susceptible de catalogación. • Permite el uso del software de OCR que más se ajuste a las necesidades de cada usuario. • Se gestiona mediante consultas de tipo relacional, documental o mixtas en texto completo que ordena los documentos recuperados en función de la consulta. Para facilitar su uso aporta una interfaz amigable que reduce su aprendizaje al manejo del

Fig. 4 / Módulos de Clasificación y Gestión

El módulo de clasificación incluye los de descripción, consulta, visualización e impresión de los documentos (Fig. 5).

incorpora cuadro de clasificación y organigrama a partir del cual se introducen el nombre de las

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Fig. 5 / Consulta, Descripción y Visualización de Documentos

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secciones, subsecciones, series y subseries (Fig. 6)

http://www.geocities.com /Paris/5419/index.html

Fig. 6 / Clasificación

La estructura de los campos es abierta y permite la introducción de términos del lenguaje natural, susceptibles de la búsqueda libre. Para ello se incorpora un campo de regesta y el de observaciones, donde se puede describir el material gráfico que acompaña al texto, transcribir el documento, legislación, referencias bibliográficas. El módulo de gestión facilita las transferencias, los cambios de soporte documental, la eliminación parcial o total de documentos, el control de consultas, préstamos internos y reprografía 15 y todo tipo de estadísticas.

La digitalización de documentos consultables online se ha empezado a desarrollar según van llegando las peticiones de los usuarios. Hasta ahora dominan los usuarios de documentación histórica. De ahí que el archivo pueda ofertar todos los pergaminos que conserva (1245-1690) por Internet. Pero estoy convencido que dentro de muy poco, como ya ocurre en el Archivo del Estado de Nueva York, Internet facilitará enormemente muchos trámites de carácter administrativo: expedición de certificados, compulsas y copias autentificadas y un largo etc. Es necesario contar con unas bases comunes en la ejecución de nuestra profesión que adecuen los archivos a las nuevas necesidades que se esperan de nuestra práctica profesional. Solo así se lograra la tan cacareada aproximación entre Administración y administrado.

Notas Fig. 7 / Módulo de Gestión del Archivo: Consultas, Préstamos

El usuario accede a la consulta directa o puede seleccionar distintos listados como instrumentos de consulta por medio de servidor en la sala de investigadores o por medio de Internet (web y E-mail) 16 en la dirección

2 Citado por PÈREZ I GÒMEZ, Xavier: L’arxiu de la Cartoixa de Montalegre. Evolució històrica, segles XVI-XIX, Lligall 11 (1997), p. 33.

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1 CAMARENA MAHIQUES, José y DOÑATE SEBASTIÀ, José María: Catálogo del Archivo Municipal de Vila-real. Castelló: Ajuntament de Vila-real, Servei de Publicacions de la Diputació, 1986, 183 págs.

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3 Un detallado análisis de la Ley en OCAÑA LACAL, Daniel de; BORRUEL LOPEZ, Enrique: íEl control administrativo de la documentación generada por la Administración del Estado: criterios para la informatización de las entradas y salidas de documentos en los archivos, en Boletín de la Anabad, Vol. 45, núm. 3 (1995). 205-218.

8 Programa producido por la UNESCO para la automatización de bibliotecas. En las comarcas de Castelló el Archivo de Xilxes ha elaborado aplicación propia a partir de lo que inicialmente se empezó a trabajar en el archivo de Vila-real. 9 La aplicación desarrollada se utiliza entre otros en los archivos de Benicarlo, Almassora, Calpe o el Archivo Histórico Provincial de Castelló El Archivo Municipal de Vila-real forma parte del Grupo de Usuarios de FileMaker de la Associació d’Arxivers de Catalunya.

4 Una descripción del Proyecto ISAD(G) en MUÑOZ FELIU, Miguel Carlos: ISAD(G), hacia un estándar internacional de descripción archivistica, en Métodos de Información, 8 (1995). Sobre la función genérica que ha de tener ISAD (G) ver RUFÍ I PAGÉS, Jaume: Els models i la norma : fonts de la normalització internacional de la descripció archivistica, en Lligall 11 (1997), pp. 89-113.

10 Salvo los campos de imagen/sonido y los campos sumario. 11 Este tipo de funciones son las que determinan el software que se utiliza en archivos de empresas donde el interés prioritario es la tramitación administrativa en curso. Los archivos de la administración deben estar preparados para este tipo de control documental de gestión electrónico pero sin olvidar en ningún momento la finalidad del documento como testimonio histórico.

5 KITCCHING, Christopher: Aplications and development of the International Standard Archival Description ISAD (G), en XXIX International Conference of the Round Table on Archives, México, 22-24 September 1993. 6 En el caso de los archivos municipales existen graves desigualdades determinadas por la falta de recursos económicos y humanos. Resulta casi una impertinencia hablar de la automatización de archivos municipales cuando todavía sé está lejos de conseguir como mínimo una normalización en la que se potencie la función administrativa al servicio de la institución productora y de los ciudadanos. Todavía no se han fijando unos objetivos generales y comunes como pueden ser la clasificación suscinta de la documentación acumulada que permita la inmediata utilización, una mejora de la organización documental de los ayuntamientos que revierta en la mejora del engranaje administrativo, la reducción, mediante una clara aplicación de procesos de evaluación, selección y eliminación de documentos, del gran volumen documental acumulado en la administración local por el rápido crecimiento de la población de algunos municipios o por la progresiva complejidad de la gestión administrativa municipal. Y lo que es más grave, no existe ningún estudio sobre la realidad de los archivos municipales valencianos. Un rápido sondeo pone de manifiesto graves carencias de instrumentos de descripción o, lo que es más grave, de personal.

12 Se ejecuta sobre interfaz gráfica de usurario Windows, que es el estándar en plataforma PC. El sistema puede trabajar indistintamente en Windows 3.1, 3.11, 95 o NT. Siendo los dos últimos los más aconsejables al posibilitar tratamiento de imágenes y permitir la comunicación con bases de datos relacionales y estándares. 13 El criterio que marcó el desarrollo del sistema fué que no es el archivero/a quien debe adaptarse a la aplicación sino que debe ser el programa el que se adecue en cada momento a la gestión del sistema de clasificación, documental, archivistas, usuarios y préstamos o estadísticas. 14 La totalidad de las funciones se consiguen implementando módulos que será el propio profesional el que los justifique en función de las necesidades del archivo. 15 Préstamos de Cds con originales de documentos capturados mediante escáner.

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16 La WWW surge como una iniciativa destinada a facilitar la difusión de los fondos del archivo y una interfaz de acceso a todos los recursos existentes en Internet para los profesionales y usuarios de archivos. Sobre la Web del Archivo Municipal de Vila-real ver MARTÍNEZ RADUÀ, Betlem: Archivos e Internet, en Information World en Español, 48 (octubre, 1996), pp. 26-30.

7 Un detallado estudio de los sistemas de gestión documentales y de los de gestión específicos de archivos que habría sido de gran utilidad a la hora de proyectar la automatización del archivo en PERPINYÀ I MORERA, Mei: Evaluación de softwares para la automatización de archivos, en Quintas Jornadas Españolas de Documentación Automatizada. Cáceres: Universidad de Extremadura, Servicio de Publicaciones; ABADMEX, 1996, vol. 1, pp. 471-483

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CIDA El Centro de Información Documental Avenida de Juan de Herrera, 2 - 4ª planta - 28040 Madrid Tel (91) 543 70 48 / Fax (91) 549 98 74 http://www.mec.es Por Ángel Montejo

l CIDA es un centro de documentación y bibliografia especializada en Archivística dependiente de la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura. Este centro fue creado en 1977 (Real Decreto 2258/1977, de 27 de agosto y Orden de 7 de agosto de 1978 del Ministerio de Cultura) con la función primordial de sistematizar y difundir los recursos de información sobre archivos y patrimonio documental. Estos recursos están estructurados en bases de datos integradas en la red de libre acceso PIC (Puntos de Información Cultural) del Ministerio de Educación y Cultura.

La Base de Datos CARC proporciona información general sobre la mayoría de loa archivos públicos y privados de España y de países iberoamericanos, constituyendo un actualizado Censo-Guía de Archivos Iberoamericanos. Esta base facilita información sobre 34.985 archivos, de los que 34.092 son archivos españoles, 246 pertenecen a Costa Rica, 214 corresponden a Bolivia y 433 a Chile. Próximamente, serán integrados los censos de archivos de México, Colombia y Cuba. Los datos se actualizan trimestralmente. La información ofrecida de cada archivo consta de los

El centro está organizado en dos secciones funcionales, que son Información Documental (Carmen Sierra, Carmen.sierra@dglabr.mcu.es) e Información Bibliográfica (Maite Muñoz Benavente, Maite.muben@dglabr.mcu.es).

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La Sección de Información Documental desarrolla desde 1979 la creación de recursos de información sobre el patrimonio documental español e iberoamericano, mediante bases de datos de instituciones y servicios archivísticos y de fondos de archivo.

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siguientes campos: nombre, dirección, teléfono y fax; país, comunidad autónoma / región / departamento, provincia y localidad; clasificación; tipo de archivo; horario y acceso; fecha de fundación; relación de materias sobre los fondos; instrumentos de descripción: guías, catálogos, inventarios y publicaciones sobre los fondos; servicios de restauración y reprografía; aplicaciones informáticas para los fondos y la gestión del archivo; relación de los fondos, con indicación del volumen, fechas extremas y porcentaje inventariado y catalogado; datos estadísticos de los fondos; y, finalmente, notas.

(Boston College, USA) y la duplicación del Archivo Fotográfico de los Hermanos Mayo y la microfilmación de los Registros de Emigrantes en México (Archivo General de la Nación, México). Asimismo, esta Sección asesora y ayuda económicamente a archivos y colecciones particulares para la ordenación de archivos y la difusión de sus fondos. También realiza estudios sobre la tipología documental de archivos de la Iglesia. La información documental se difunde a través de las consultas realizadas por investigadores nacionales y extranjeros sobre localización de fondos en archivos españoles. Desde 1995, se puede acceder a través de Internet (http://www.mcu.es) a las bases de datos de patrimonio histórico y documental.

La Base de Datos CIDA, comenzada en 1984, se ocupa de las guías de fuentes documentales y está formada por varias bases de datos que contienen 109.489 referencias descriptivas sobre documentos producidos en diferentes épocas y custodiados en archivos españoles y de diversos países (Cuba, Chile, Italia y Francia). La base de datos CIDA está compuesta por varias bases de datos: MESA (Historia de la Ciencia y la Tecnología, organizada en tres áreas específicas de medicina y sanidad, de botánica y minería y de física y química), GUCI (Historia de la Guerra Civil Española, Exilio y Movimiento Obrero), HAME (Historia de América), ESPA (Historia de España) y GUFU (Historia de Europa). Con el mismo diseño informático, estas bases de datos están estructuradas mediante los siguientes campos: país del archivo; nombre del archivo y signaturas; título del fondo y de la sección; título de la serie o subserie; nivel de descripción; descripción del contenido; soporte, fechas, lengua, tipo de letra, volumen, estado de conservación; condiciones de acceso; descriptores de materias; descriptores onomásticos; descriptores geográficos; descriptores de instituciones; bibliografía publicada y no publicada sobre los fondos descritos; y, por último, notas.

El CIDA forma parte de la Red Europea de Documentación e Información sobre América Latina (REDIAL), del Seminario de Fuentes Orales de la Universidad Complutense de Madrid, del Grupo de Trabajo RISM-ESPAÑA para la Catalogación de Fuentes Musicales y de la Asociación para el Estudio de Exilios y Migraciones Ibéricos Contemporáneos. La Sección de Información Bibliográfica se ocupa de la difusión de la bibliografía especializada sobre archivística. Las funciones principales de esta Sección son la gestión de la biblioteca del centro, la edición del boletín de información bibliográfica y el mantenimiento de la base de datos especializada en archivos y archivística.

La Sección de Información Documental colabora en proyectos de cooperación archivística internacional, como son la creación de un Archivo de Historia Oral sobre el Exilio en México (Instituto Nacional de Antropología e Historia de la Universidad Autónoma de México), la recuperación de archivos sobre el Exilio Español en Argentina (Fundación Sánchez-Albornoz), la formación de una base de datos sobre Fuentes Documentales para la Historia de la Guerra Civil Española

El Boletín de Información es una publicación periódica trimestral que difunde las novedades ingresadas en la biblioteca. Se edita desde 1980 y se distribuye gratuitamente a instituciones de carácter cultural. El boletín ofrece información

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La Biblioteca del CIDA está formada por un fondo bibliográfico con cuatro tipos de materiales: 383 obras de referencia (anuarios, directorios, diccionarios, bibliografías, etc.), 6.680 monografías, 280 títulos abiertos de publicaciones periódicas y 106 cajas de folletos, literatura gris, etc. Los fondos ingresan mediante compras, donaciones e intercambio de publicaciones periódicas. El acceso a la biblioteca es libre y gratuito, existiendo servicio de préstamo de libros y de reprografía.

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sobre publicaciones nacionales y extranjeras en relación con archivos, archivística y otras ciencias afines (historia de las instituciones, informática, derecho, paleografía, diplomática, etc.), incluyendo una catalogación detallada de las publicaciones. En el caso de artículos en inglés o francés, aporta un resumen del contenido. La catalogación recoge datos sobre autor, título uniforme, coautores, pie de imprenta (edición, publicación, descripción física, serie, notas e idioma), resumen, materia, descriptores, depósito legal, signatura, ISSN e ISBN. El boletín contiene también la relación de títulos de revistas existentes en el centro. Incluye además una relación de duplicados de monografías y publicaciones periódicas ofrecidas como donación por el centro, así como la relación de publicaciones de la Subdirección General de los Archivos Estatales que se ofrecen como en intercambio.

La Base de Datos BARC integra desde 1980 la información bibliográfica sobre archivos y archivística, incluyendo la información publicada en todos los boletines y otras referencias de publicaciones. Ofrece 25.000 referencias bibliográficas. Los campos de consulta son general (texto libre), autor, título, coautores, pie de imprenta, materias y descriptores. La Sección de Información Bibliográfica atiende, además de la consulta en sala, las consultas recibidas por correo, teléfono y fax, tanto de búsquedas bibliográficas como de otro tipo de asesoramiento técnico. Desde 1996, se puede acceder por medio de Internet (http://www.mec.es).

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El periodismo electrónico: información y servicios multimedia en la era del ciberespacio Emy Armañanzas, Javier Diaz Noci y Koldo Meso Barcelona: Ariel, 1996. (Ariel Comunicación). Precio: 1800 ptas Los autores son profesores e investigadores de la Facultad de Ciencias Sociales y de la Comunicación de la Universidad del País Vasco, por tanto entiendo la utilidad d este ensayo como manual de introducción para los periodistas que están formándose. La redacción de cada apartado corresponde a uno o varios autores, pero reconocen en la presentación la responsabilidad conjunta. El libro se compone de seis capítulos bien documentados y redactados con buen ritmo: la informatización en la sociedad y en la actividad periodística, conceptos entorno al periodismo electrónico interactivo y multimedia, los antecedentes, productos existentes, el periodismo español en las redes, y por último, los aspectos jurídicos del periodismo electrónico. En ellos se hace un bosquejo de los problemas técnicos, económicos, periodísticos y legales que van surgiendo desde la aparición de la prensa electrónica y demás productos multimedia, con un breve recorrido por su corta historia, estableciendo comparaciones entre el caso de Estados Unidos y España, así como el proceso de otros países europeos.

¿En qué consiste la ganancia para los editores de prensa? podemos preguntarnos. Parece que la clave está en un mayor conocimiento del mercado, es decir, sobre los usuarios. En base a ello -argumentan algunos- la necesidad de registrarse para acceder. En lo que si coinciden todos, es en que están probando estrategias y valorando resultados, y al mismo tiempo, esperan ver qué ocurre o cómo evolucionan estas publicaciones, y cuál es la incidencia que tienen -si es que la tiene- sobre el producto tradicional. En ocasiones se presentan de forma diferente desde el comienzo, mientras que otras veces, los periódicos electrónicos, evolucionan hacia un producto distinto, puesto que el soporte permite ampliar aspectos que en la publicación en prensa quedan limitados. La conclusión -según lo dicho- es que al tratarse de un producto distinto del original, no entra en competencia con aquel. En el libro los autores se muestran excesivamente prudentes a la hora de hacer determinadas afirmaciones o emitir juicios

sobre los temas tratados, tal vez sea por la metodología seguida para la elaboración del trabajo, o porque las fuentes consultadas han sido, en buena parte, editores de periódicos impresos, o tal vez, porque el medio académico en el que se mueven, aconseja la cautela. Únicamente destacaría el capítulo dedicado a los aspectos jurídicos, por el intenso debate que el ciberespacio está protagonizando. Por su misma idiosincrasia no hay posibilidad de que se impongan normas jurídicas o penales desde los estados. Comenta conflictos como la atribución y defensa de los derechos de autor, las facilidades para publicar mensajes ofensivos, u organizar acciones delictivas, la imposibilidad del control de los contenidos, la seguridad de las transmisiones de información o transacciones comerciales, etc. Presenta numerosos ejemplos que han sido noticia en la prensa nacional e internacional de los últimos años, gracias a lo cual, este capítulo consigue un tono bastante ameno. Desde mi punto de vista, el trabajo tiene valor informativo y de divulgación, pero el hecho de no entrar en profundidad en las polémicas suscitadas, y ceñirse a la mera descripción y recopilación de datos - estadísticos y de casos concretos- supone cierta decepción. Los autores pierden una excelente ocasión de participar en la discusión, como especialistas que son, y enriquecer el debate con

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más propuestas. El Apéndice creo que merece comentario aparte. Contiene el catálogo de publicaciones periódicas electrónicas españolas, es de hecho una selección muy heterogénea, actualizada hasta el momento de la publicación -mayo de 1996- con la misma ficha que la empleada para el análisis de los periódicos franceses, que llevó a cabo Jaques Kayser-, y que contiene: la dirección electrónica, la periodicidad, el lugar y año de aparición, el nombre del responsable, la tipología y área de interés, y un apartado con observaciones acerca de las peculiaridad del producto. Aparecen invariables en las más de cien publicaciones presentadas los datos del soporte y la gratuidad. Asimismo llama la atención el hecho de que más dos tercios tengan una versión impresa, incluso entre las de reciente aparición. Cierra el libro un elenco de más de doscientas cincuenta referencias bibliográficas todas en soporte impreso- de publicaciones nacionales y extranjeras. Nos hallamos ante una paradoja de la que ya se viene hablando en distintos foros, y es que un asunto como este de la edición electrónica, esté produciendo semejante derroche de tinta y papel. Es cierto que se trata de un tema puntero, pero también lo es, que la industria editorial está muy atenta al fenómeno y que no se resigna a quedarse sin su tajada. Lo consecuente es -como autora de estas lineas- también empezar a pensar en ello. Lola Miñar ro a

Información audiovisual: teoría y técnica de la información radiofónica y televisiva Francisco Sanabria Martín Barcelona : Bosch, 1994. 228 p. (Colección Bosch Comunicación; 11) ISBN 84-7676-271-2 Nos encontramos ante un texto pensado para los alumnos de Ciencias de la Información escrito por un profesor de Teoría y Técnica de la Información Audiovisual en el CEU de Madrid, autor de varias obras sobre comunicación y radiodifusión. El presente trabajo pretende, más que aportar aspectos originales, servir de síntesis sobre la materia. La información audiovisual es un acto comunicativo que transcurre por medios capaces de difundir mensajes a través de canales de imágenes y/o sonidos (cine, radio y televisión). Estrictamente son medios de información los que el autor llama “medios electrónicos”, que son la radio y la televisión, en los que la señal se entrega instantáneamente, a diferencia del cine, que lo hace en diferido. Los términos radiodifusión o radiotelevisión ponen de relieve el tratamiento conjunto de ambos medios. La obra continúa estableciendo las peculiaridades de los medios electrónicos como sistemas comunicativos. En opinión del autor, la radio y la televisión todavía no han conseguido un vehículo expresivo, un lenguaje propio, al contrario del cine, que cuenta con morfología, sintaxis y semántica propias. La diferencia del audiovisual con otro tipo de lenguajes estriba en el hecho de que, a

pesar de la percepción de inmediatez, precisa de la mediación técnica: no restituye al receptor lo original sino su recreación. También las circunstancias en las que se ve la televisión o se oye la radio son decisivas: la interrelación comunicativa o ámbito comunicacional, el ámbito físico, el ámbito psicológico o el ámbito sociológico. Termina el segundo capítulo estableciendo las características comunes de la radiotelevisión con los demás medios de comunicación social, así como las notas comunes y diferenciales entre sí. En el tercer capítulo se analizan los mensajes que se transmiten por la radiotelevisión, los cuales presentan la variedad máxima de contenidos a diferencia de otros medios. De este modo, podemos describir la programación como la dosificación de una serie de mensajes de distintos tipos. Entre éstos destacamos los programas informativos, que suponen entre un 5 y un 20% de la emisión. Entre sus peculiaridades debemos añadir a las derivadas de la naturaleza propia de la radiotelevisión y de la información en general, la presencialidad en la narración, la simultaneidad, la secuencialidad y el apremio del tiempo. Como elementos básicos de los programas informativos se destacan: la locución, la selección, la estructura y el tratamiento de las noticias y la organización de los departamentos de informativos. El cuarto capítulo se centra en describir los diferentes géneros informativos en radiotelevisión: el reportaje, la crónica, etc. El capítulo quinto está

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de las empresas de radio y televisión, con mención aparte de las institucionales. Por último, termina estudiando el proceso de ‘mundialización’ de la radiotelevisión derivado de la extensión del sistema comunicacional electrónico, que trae como consecuencia no la cooperación internacional y el nacimiento de organizaciones internacionales. En definitiva, podríamos resumir la presente obra como un intento de describir la realidad actual de la radio y la televisión enmarcada en cuatro aspectos diferentes : organización, estructura, institución social y sistema comunicacional. Comienza desde la semiótica, analizando el mundo audiovisual como un sistema de comunicación electrónico a través del cual se emiten todo tipo de mensajes. De éstos, los más significativos son los informativos, en los que se detiene para estudiar más a fondo géneros y características. La segunda parte de la obra estudia la difusión de los mensajes y la estructuración de éstos dentro del mundo empresarial. En cuanto al modo de exposición de los temas, responde a sus intenciones didácticas presentando los datos de forma clara y estructurada. Concha Soler a

INTRANET Cliente-servidor universal Alain Lefebvre (Traducción y revisión de Amadeu Brugés) Ediciones Gestión 2000, 1997 3000 ptas ISBN 84- 8088-166- 6 Excelente y poco habitual libro de informática. No es un manual lleno de comandos, ni una apología de las maravillas de la técnica, hecha por un visionario, oportunista o sociólogo. Es una revisión razonada de la evolución y tendencias de la tecnología cliente-servidor, el santo grial de la última década. En un campo tan volátil como la informática, se agradece doblemente una síntesis clara de las razones del éxito o el fracaso de una tecnología, de un ágil repaso histórico y un pronostico equilibrado para el futuro cercano. Además el libro tiene una presentación tremendamente didáctica. Cada parte tiene una jugosa introducción que las enlaza, así como unas conclusiones ejemplares. Aderezado con gráficos, notas explicativas al margen y un estilo directo, divulgativo. Primero explica la génesis y límites del Cliente-Servidor clásico, intentando acabar con los mitos de que es más barato, el desarrollo de aplicaciones es más rápido y que se reemplazarían los mainframes. Estas razones se han demostrado ilusas. Según él, el único avance tangible ha sido e Datawarehouse (Depósito de datos de la empresa, paralelo al sistema de información transaccional, que permite el análisis de la información estratégica de la empresa en el tiempo) En definitiva un mejor acceso a los datos

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dedicado a analizar las características de la información radiofónica y televisiva por separado y sus tipos de programas informativos. El capítulo sexto repasa la tecnología: la imagen y el sonido como instrumentos técnicos para representar la realidad. Para lograr el resultado perseguido, que en información es relatar los hechos lo más fielmente posible, hay que articular todos los elementos. A través de la retórica de la imagen se consigue no sólo referir los hechos -el uso narrativo- sino que se puede ir más allá creando ilusión dramática, emocionando, divirtiendo o incluso influyendo en las actitudes de los receptores -el uso expresivo-. En el capítulo séptimo se aborda la difusión del mensaje audiovisual, cómo la imagen y el sonido llegan al fin para el que fueron elaborados, que es llegar a los destinatarios. La transmisión puede realizarse mediante tres procedimientos distintos: redes terrestres, redes aéreas y por cable. Sin embargo, en la recepción, lo que hasta hoy hemos denominado radiodifusión deberá dejar paso a la comunicación integrada, al multimedia. Esto no significa que radio y televisión se hayan disipado como medios de comunicación específicos, sino que se constituirá una red de servicios integrados en los que se representará la información auditiva y visual de cualquier tipo, simultáneamente y en un marco o contexto único. El desarrollo de las tecnologías abre una nueva fase en la radiotelevisión como organización y sistema. Se repasan el panorama nacional y mundial

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capítulo dedicado al cambio permanente en las tecnologías de la información. Se exponen una serie de principios que ayudan a comprender la evolución de la informática, más allá de los tópicos de revolución continua, obsolescencia total, mercado carnívoro, etc. Moraleja : El futuro de los sistemas de información corporativos está en Intranet. Tomás Saorín a

Guía del Archivo Central de la Generalitat Valenciana J. Sanchez Portas y j. Sartí Martinez / València : Conselleria de Cultura, Educació i Ciència, D.L. 1995, 184 pp. (Quaderns de treball ; 14) Es siempre una buena noticia la publicación de instrumentos de descripción de nuestros archivos valencianos; más aún si se trata de un depósito de la importancia del Archivo Central de la Generalidad. Tras la reciente publicación de sendos censos-guía de las provincias de Castellón y de Alicante en la serie ‘Arxius Valencians’, y de la edición en CDROM de los instrumentos de descripción del Archivo del Reino, se empieza a perfilar un panorama en el que tanto el investigador como el ciudadano pueden conocer más fácilmente aquéllo que les interese. Esta guía ofrece una panorámica general del archivo : sus servicios, origen, características, instalaciones y trabajos técnicos allí desarrollados. También incluye el cuadro de clasificación, una clasificación

orgánica que reproduce jerárquicamente las entidades y unidades administrativas generadoras de la documentación. Asimismo, buena parte de la guía consiste en una somera descripción de fondos que refleja las distintas secciones, series con sus años inicial y final, y número de unidades de instalación. Los fondos descritos llegan hasta el año 1993 ; año final de la descripción, tal vez, por la modificación administrativa producida en dicho período. Pero, quizás, la parte más interesante sean los apéndices. En ellos se incluyen planos y fotografías, disposiciones legales, y gráficos que muestran ingresos, consultas y prés tamos por consellerias, así como una evolución del personal desde la creación del Archivo Central. Información, en suma, de gran utilidad para investigadores y ciudadanos. Por desgracia, dicha utilidad no ha guardado relación con el número de ejemplares editados, pues actualmente esta guía se encuentra ya agotada. Miguel Carlos Muñoz Feliu a

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resultados de las operaciones (compras, pedidos, etc.). Sin embargo la expansión del cliente-servidor, la 2ª generación, ha topado con serios problemas, especialmente los derivados de la complejidad de las redes basadas en PCs. Así mismo existen otras disfunciones importantes en el interfaz, la expansión en redes de área amplia o en el ancho de banda. Por lo general los proyectos de sistemas de información no alcanzan los objetivos previstos, fracasan estrepitosamente o se demoran excesivamente. La segunda parte del libro trata el fenómeno Internet. Es un apartado realista, escrito por un técnico que trabaja con proyectos empresariales concretos. En sus propias palabras: “Nadie lo había previsto, pero Internet se ha impuesto en las mentes más deprisa de lo que sus promotores habían imaginado... Posteriormente, los fantasmas se han desencadenado y se ha oído de todo al respecto, salvo que representaría el futuro de los sistemas de información de las empresas”. Su tesis es que con crecimiento de Internen, el negocio estará en las empresas, en las redes corporativas, donde se necesitan sistemas de información de nuevo cuño. Analiza en tríptico web: HTML - HTTP - CGI. Explica cómo funcionan los protocolos, defectos y soluciones a corto plazo. La tercera parte es para describir el funcionamiento del Cliente-Servidor universal. Destacar que recomienda que los procesos y programas de verdad estarán en el servidor, no el cliente, comunicándose con el servidor HTTP estándar. El libro se cierra con un