drijvende krachten in notariskantoor De Smet en Willems in Zwalm

DE NOTARIS

Maaike Callebaut (31) “We moeten onthouden dat mensen vaak maar 1x in hun leven een huis kopen”

• Sinds 2016 bij De Smet & Willems • Juriste • De werkstudent

tekst Daan Paredis / foto Thomas De Boever

De radertjes in het uurwerk van notariskantoren

Nathalie Van De Wynkele (34) “Ik wil nog één keer alles op alles zetten om zelf notaris te worden”

• Sinds 2017 bij De Smet & Willems • Notarieel juriste • Computerspecialist met eigen bibliotheek

Deborah Maes (37) “De collega’s hier zijn méér dan collega’s”

• Sinds 2005 bij De Smet & Willems • Administratief medewerkster • Het manusje-van-alles

Omdat medewerkers de drijvende krachten achter elk notariskantoor zijn, zetten we hen in de bloemetjes. Bij De Smet en Willems in Zwalm heten die krachten Deborah, Maaike en Nathalie.

Wat houdt je job in?

Deborah: “Ik doe het onthaal, de telefonie en de verwerking van de aktes. Dat is mijn belangrijkste taak. Als ze getekend zijn, schrijf ik ze in in het repertorium, registreer ik ze, leg ik ze neer bij het hypotheekkantoor en stuur ik ze op naar de belastingdienst. Ik bereid ook dossiers voor en doe soms voorbereidend opzoekwerk.”

Maaike: “Nathalie en ik beheren dossiers van begin tot einde. Daar komt veel meer bij kijken dan mensen denken. Niemand heeft een specifieke rol, iedereen doet verkoop, schenkingen, nalatenschappen, huwelijkscontracten… We verdelen het werk.”

Nathalie: “Concreet starten we een dossier op, doen we opzoekingen, contacteren we de juiste mensen… Het is belangrijk om je planning goed op te volgen, want we werken met een zeer tijdsgebonden agenda. Ik heb ooit een cursus timemanagement gevolgd waarin ze zeiden dat je de dag nooit mag beginnen met je mails checken, maar ik doe het toch. We kunnen bijna niet anders.”

Wat vind je het leukste aan je job?

Deborah: “Dat het zeer afwisselend werk is. Mensen ontvangen, identiteitskaarten inlezen, kopieën nemen, het repertorium doen, akten inschrijven en verwerken, dossiers klasseren, de agenda beheren… Ook de sfeer is hier heel fijn. We komen heel goed overeen en kunnen bij elkaar terecht. De collega’s zijn meer dan collega’s. Onlangs zijn we allemaal naar Maaike haar trouw geweest en onze kinderen gaan naar mekaars verjaardagsfeestjes.”

Maaike: “De variatie. Geen enkele dag ziet er hetzelfde uit. Alle dossiers zijn verschillend. Elk uur kan je met iets volledig anders bezig zijn. We moeten van veel rechtstakken op de hoogte zijn omdat we ons niet specialiseren in een bepaalde niche, zo leer je veel. We werken over de verschillende rechtstakken heen, dat maakt het extra boeiend.”

Nathalie: “Als ik een niet-alledaags dossier tegenkomt, waarin ik een bijzondere clausule of akte moet opmaken, kan ik me daar echt in verdiepen om die op de juridisch correcte manier op te stellen. Ik hou al tien jaar mijn eigen bibliotheek met speciale gevallen bij en vul die wekelijks aan.”

Deborah: “Als ik mij misnummer bij het repertorium of een akte te laat neerleg, zijn daar boetes aan verbonden. Om de drie maanden gaat dat naar de administratie ter controle. Dat bezorgt me wel stress. Het is een grote verantwoordelijkheid.”

Maaike: “De planning is voor mij de grootste uitdaging. We moeten rekening houden met verschillende termijnen, individuele wensen van cliënten, dossiers voor oprichting van vennootschappen die binnenkomen met een heel korte termijn, wachten op opzoekingen en terwijl iedereen tevreden houden en alles op tijd afmaken. Het is belangrijk om altijd vriendelijk te blijven. Voor ons is verkoop de corebusiness, op den duur schrik je niet meer van bepaalde bedragen, maar je moet ook onthouden dat sommige mensen maar één keer in hun leven een huis kopen. Dat is vaak echt een belangrijk moment en dan moeten ze weten dat ze met vragen bij jou terechtkunnen. De steeds veranderende rechtsregels zijn ook een uitdaging. In zijn Septemberverklaring zei de Vlaamse minister-president Jan Jambon (N-VA) onlangs dat ze de registratiebelasting gingen wijzigen, zonder dat dat ergens vastlag. Toen kregen we tientallen telefoons van ongeruste mensen en we wisten zelf van niks. Dan durf ik al eens vloeken, ja.” (lacht)

Nathalie: “De werkdruk ligt hier hoger dan op m’n vorige job. In het begin was het wel een uitdaging om daarmee om te leren gaan. Intussen ben ik goed geroutineerd. We moeten constant op de hoogte blijven van nieuwe wetgeving. Soms wordt het daardoor plots heel druk. Bijvoorbeeld bij de woonbonus twee jaar geleden was het megahectisch. In januari verwachten we hetzelfde door het verlaagde tarief voor de aankoop van een woning.”

Wat is je rol op kantoor?

Deborah: “Ik zorg voor drive. Als we iets moeten bestellen of als de printer niet werkt, neem ik initiatief om dat probleem op te lossen. Ook voor andere zaken zoals snel opzoekingswerk komen de collega’s naar mij. Onlangs was ik uitzonderlijk een dag niet op kantoor en hadden ze de binnenkomende telefoons onderling verdeeld. De dag erna zeiden ze: ‘Amai, gij doet veel op een dag!’ Maar dat geldt voor iedereen, we zijn goed op elkaar ingespeeld.” Maaike: “Ik zou het raar vinden om mezelf grappig te noemen, maar ik probeer soms wel extra sfeer te maken. Meestal is dat niet nodig want die is hier al heel goed. We komen goed overeen en vertellen veel tegen elkaar. Toen ik zwanger was, wisten de collega’s het hier als tweede, na mijn man.”

Nathalie: “De notarissen en mijn collega’s kunnen met allerhande vragen bij mij terecht, en die zijn zeer uiteenlopend. Zo ben ik ook de computerspecialist, voor problemen met Word, pdf’s of e-mails roepen ze altijd mijn hulp in. We hebben heel veel aan elkaar. Als we ’s middags samen eten is dat altijd heel gezellig en da’s een belangrijke factor in een job.”

Heb je nog ambitie of doelen?

Deborah: “Ik heb mezelf die vraag onlangs ook gesteld. Nee, eigenlijk heb ik geen ambitie. Dat klinkt misschien saai, maar ik heb niet meer nodig. Ik ben heel tevreden met wat ik doe en waar ik ben.”

Maaike: “Ik wil nog graag notarieel jurist worden. Op dit moment ben ik gewoon jurist en aan de slag als werkstudent in een master-na-master. Normaal gezien slaag ik dit jaar en dan heb ik het vereiste diploma. Verder bekijk ik het stap voor stap. Ik kijk er wel naar uit om mijn uitgestelde huwelijksreis naar Sri Lanka in te halen.”

Nathalie: “Mijn examen voor het notariaat tot een goed einde brengen. Ik wil nog één keer alles op alles zetten om zelf notaris te worden. Op dit moment ligt dat wel moeilijk omdat ik een voltijdse job met een gezin combineer, en de motivatie om te studeren ontbreekt, maar ik ga er sowieso nog eens tijd voor maken.”