Guia Selo EJ 2018

Coordenadoria de Regulamentação

Guia Selo EJ 2018

Diretora de Expansão

Viviane Ramos expansao@fejemg.org.br (71) 9 8199-3689

Coordenadora de Regulamentação

Giovanna Meneghetti regulamentacao@fejemg.org.br (11) 9 9597-3081

Coordenador de Regulamentação

João Gabriel regulamentacao@fejemg.org.br (34) 9 9636-4402

Guia Selo EJ 2018 1. Introdução O Selo EJ tem por objetivo garantir a regularidade jurídica e contábil às Empresas Juniores, orientando-se na legislação brasileira, no Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ) e na Lei nº 13.267, de 6 de Abril de 2016 (Lei das Empresas Juniores).

Tendo como norte a legislação brasileira, pode-se certificar que todas as EJs que obtém o Selo seguem, em suas estruturas, o padrão e se caracterizam efetivamente como tal. Ainda nesse sentido, há a orientação para que as EJs cumpram as exigências mínimas legais, pois um movimento que tem como missão transformar seu país, deve seguir sua legislação.

Com o pensamento objetivo de auxiliar as Empresas Juniores, a FEJEMG elaborou este Guia que aborda os documentos para a regulamentação frente ao Selo EJ. Aqui, será encontrada a descrição destes registros, sua importância, onde e como obtê-los, critérios avaliados na auditoria e alguns modelos anexados.

Lembre-se: a regulamentação é um processo contínuo e sistemático, que deve ser constante acompanhado!

2. Sobre o Padrão de Envio Para cada entrega do selo EJ, existe um padrão e/ou requisitos necessários para a correta elaboração dos documentos, seguindo a legislação brasileira, tanto a nível federal, quanto estadual e municipal, para a validação dos mesmos.

Todos os critérios deverão ser enviados em uma nomenclatura padrão. Caso seja enviado fora da especificação correta, o documento não será aceito. O envio deverá ser feito em formato “.pdf” e seguir a nomenclatura de identificação: Nº e nome do critério – [Empresa Júnior] – [Federação]; Ex.:

1. Estatuto – CJA – FEJEMG.

Todos os documentos citados aqui, documentos explicativos referentes à regulamentação e colocados como exemplo, estão disponibilizados na pasta GUIA SELO EJ 2018 – FEJEMG.

3. Cronograma

Data

Atividade

Responsabilidade

04/12/2017

Lançamento do Edital Selo EJ nacional

Brasil Júnior

03/01/2017

Lançamento do Edital do Selo EJ interno

FEJEMG

03/01 a 15/01/2018

Treinamentos referentes ao Selo EJ

FEJEMG

03/01 a 26/01/2018

Envio dos documentos (4.1, 4.4, 4.5, 4.6, 4.8, 4.10, 4.11 e 4.12)

Empresas Juniores

03/01 a 26/03/2018

Envio dos documentos (4.2, 4.3, 4.7, 4.9 e 4.13)

Empresas Juniores

10/04/2018

Parecer Parcial

FEJEMG e Núcleos

08/07/2018

Parecer Final

Brasil Júnior

ENEJ 2018

Entrega dos Certificados

Brasil Júnior

*Os documentos citados estão presentes no tópico 4.

4. Documentos Seguem abaixo, em tópicos, explanações acerca de cada documento necessário para aquisição do Selo EJ 2018, seguido por dúvidas frequentes sobre os temas.

4.1

Estatuto Social

O Estatuto Social de uma empresa júnior corresponde ao seu ato constitutivo, afirmando sua existência perante a sociedade. A Lei das Empresas Juniores dispõe que estas são caracterizadas como associações civis, logo pessoas jurídicas de direito privado, que não possuem fins lucrativos. A consequência dessa natureza jurídica das EJ’s é adquirirem caráter de entes personalizados, capazes de contrair obrigações e portar direitos, o que se faz necessário e essencial para que possam realizar sua atividade principal: executar projetos. É necessário o registro público do Estatuto Social junto ao Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas da região em que esta sediada. Para que seu registro esteja de acordo com requisitos dispostos no Código Civil brasileiro1, o documento, elaborado de acordo com a realidade da EJ, deve ser aprovado previamente em Assembleia Geral, convocada para este fim, constante da ordem do dia. Quaisquer alterações feitas no Estatuto devem também seguir o mesmo procedimento e ser registradas no mesmo cartório inicialmente registrado.

Como obter: É necessário para o registro, juntar o edital de convocação de Assembleia Geral, bem como a Ata de Fundação, caso trate-se de primeiro Estatuto da EJ, ou a Ata da Assembleia Geral com a minuta de alteração do estatuto já registrado, contendo lista de presença e assinatura de todos os membros presentes e votantes. Após isso, basta levar ao cartório de registros para lavrar os documentos, devendo o responsável legal assinar presencialmente, ou reconhecer firma antes. Caso o estatuto registrado

1 Ver artigos 40 a 52, e 53 a 61 do Código Civil (lei nº 10.406/2002).

corresponda ao em vigor na EJ, para fins de auditoria, basta digitalizar o documento oficial, contendo o registro e visto do cartório.

Periodicidade: Não há tempo de validade de um estatuto, de modo que ele deve ser alterado quando suas disposições passam a não corresponder à realidade da associação, neste caso, da EJ. Assim, havendo alterações no Estatuto Social, obrigatoriamente, deverão ser feitas atualizações no documento registrado no respectivo Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas.

Critérios de auditoria: - Denominação, fins e sede; - Requisitos de admissão, demissão e exclusão dos membros; - Direitos e deveres dos associados; - Fontes de recurso para a manutenção da associação; - Modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos; - Possibilidade de 1/5 dos associados de convocar assembleia geral; - Condições para alteração estatutária e para a dissolução de associação; - Forma de gestão administrativa e aprovação de contas; - Modo pelo qual se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente; - Responsabilidade subsidiária, ou não, dos membros pelas obrigações da associação; - Conformidade com o Conceito Nacional de Empresa Júnior; - Assinatura e registro em cartório.

Critérios comentados: Seguem abaixo os critérios utilizados para a auditoria, de uma maneira comentada e exemplificada, seguindo o modelo de Estatuto Social fornecido pela Brasil Júnior.

Denominação, fins e sede: Esse critério se refere à definição do nome da Empresa Júnior, quais serão os fins perseguidos pela execução do trabalho e a sede da empresa. Tais itens podem ser identificados, respectivamente, no art. 1º, caput; art. 4º e 1º, §1º:

Art. 1º. A (nome da empresa júnior), é uma pessoa jurídica de direito privado, constituída sob a forma de associação sem fins lucrativos, regida por este Estatuto Social e pelas disposições normativas aplicáveis. § 1º. A sede da (nome da empresa júnior) (endereço). § 2º. A organização e funcionamento da (nome da empresa júnior) são estabelecidos através de Regimento Interno, elaborado pela Diretoria Executiva e aprovado pela Assembleia Geral, observado o disposto neste Estatuto Social. [...]

Art.4º. A (nome da empresa júnior) tem por objetivos: I - A prestação de serviços (especificar se possível); II - O trabalho a favor dos talentos pessoais e da capacitação humana e profissional dos acadêmicos da (universidade); V - A valorização dos alunos e profissionais da Faculdade da (faculdade) no mercado de trabalho e no espaço acadêmico; V - O fomento ao empreendedorismo e às habilidades de gestão de seus associados; VII - A realização de programas que contribuam para o desenvolvimento socioeconômico da comunidade; VIII - O estímulo, reconhecimento e valorização das iniciativas que visem à promoção da justiça.

Requisitos para admissão, demissão e exclusão dos membros: Tais critérios encontramse presentes pela definição das condições necessárias para admissão de um membro (art.

12), por quais motivos poderá ocorrer a demissão de um membro (art. 19) e motivos para sua exclusão (art. 22): Art.12. Poderá associar-se à (nome da empresa júnior) qualquer acadêmico, regularmente matriculado na Faculdade (nome da instituição) que, interessado em participar das atividades desenvolvidas, preencher, cumulativamente, os seguintes requisitos: I – Ser aprovado em processo seletivo; II – Ser aprovado em processo trainee, se houver; III – Ter a sua associação aprovada pela Diretoria Executiva.

Parágrafo único. Uma vez associado, o estudante passará a prestar serviços voluntários em favor da administração da (nome da empresa júnior).

Art.19. O membro associado que desejar se retirar da (nome da empresa júnior) deverá encaminhar comunicação formal, por escrito, ao Diretor de Gestão de Pessoas, que estabelecerá o prazo para o desligamento efetivo.

Art.22. O membro associado será excluído do quadro social da (nome da empresa júnior) por justa causa nos casos de: I - Conclusão, abandono, jubilação, transferência ou desligamento do curso de bacharelado (instituição e curso) II - Decisão da Diretoria Executiva, como resultado de violação estatutária ou regimental ou, ainda, no caso de atingimento da pontuação limite do PCD; III - Prática de ato incompatível com os fins da (nome da empresa júnior), ou com suas formas de atuação.

Parágrafo único. Nos casos descritos nesse artigo, serão resguardados ao membro o direito de defesa e recurso.

Direitos e deveres dos associados: Dentro do Estatuto Social, devem ser elencados os direitos e deveres dos associados, como é descrito, a título de exemplo, nos artigos 17 e 18: Art.17. São direitos de todos os associados: I - Participar das Assembleias Gerais ordinárias e/ou extraordinárias, com direito a voz e a voto; II - Propor a adoção de medidas que julgarem convenientes ao interesse social da (nome da empresa júnior); III - Fazer parte de comissões e receber delegações e outorgas da Diretoria Executiva; IV - Convocar a Assembleia Geral, na forma deste Estatuto; V - Recorrer à Assembleia Geral contra atos de Diretores, da Diretoria Executiva e do Conselho Estratégico, na forma deste Estatuto.

VI - Solicitar, a qualquer tempo, informações relativas às atividades da (nome da empresa júnior); VII - Manifestar-se acerca das atividades sociais da (nome da empresa júnior); VIII - Candidatar-se às Diretorias; IX – Solicitar seu licenciamento, na forma deste Estatuto.

X – Retirar-se da associação.

Parágrafo único. Aos Trainees não são facultados os direitos elencados nos incisos I, IV e VIII deste artigo, assegurada, entretanto, sua participação, como ouvinte, em Assembleia Geral.

Art.18. São deveres de todos os membros: I - Conhecer e cumprir as disposições deste Estatuto e acatar as deliberações válidas dos órgãos deliberativos e executivos;

II - Colaborar com a promoção da (nome da empresa júnior), cumprindo e observando as disposições do Estatuto Social, bem como das demais normas internas da entidade; III - Informar e provocar a atuação dos órgãos deliberativos, na hipótese de descumprimento deste Estatuto ou do Regimento Interno, bem como comunicar à Diretoria Executiva qualquer circunstância ou fato lesivo aos interesses da (nome da empresa júnior); IV - Zelar pelo patrimônio da (nome da empresa júnior); V - Concorrer para a realização do objetivo social; VI - Desempenhar com dignidade os cargos para os quais foram eleitos ou os compromissos que aceitarem, atuando com presteza, diligência, transparência e pontualidade nas tarefas que lhe são confiadas e afastando qualquer conduta que possa comprometer o nome e a imagem da (nome da empresa júnior).

VII - Manter atualizados seus dados cadastrais junto à (nome da empresa júnior), em especial o endereço de seu correio eletrônico.

Parágrafo único. Presumem-se lidos, após dois dias úteis de seu envio, todos os e-mails enviados para o endereço eletrônico cadastrado pelo membro junto à associação.

Fontes de recurso para a manutenção da associação: Deve ser descrito no Estatuto quais serão as práticas realizadas para obtenção de recurso para manutenção da empresa júnior, assim como é exemplificado nos artigos 6º e 7º: Art.6º. O patrimônio da (nome da empresa júnior) será constituído de bens e direitos a ela doados, transferidos, incorporados ou por ela adquiridos, oriundos de qualquer pessoa, natural ou jurídica, pública ou privada, associado ou não.

Art.7º. Constituem receitas da (nome da empresa júnior): I - Prestação de serviços; II - Donativos, legados, heranças, cessão de direitos, doações e contribuições e as subvenções de qualquer natureza; III - Produtos de festivais, campanhas, concursos e eventos congêneres; IV - Rendimentos resultantes da gestão de seu patrimônio; V - Subvenções ou auxílios governamentais e outros.

Modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos: Órgãos deliberativos são aqueles que definem as diretrizes dentro de uma empresa. No caso de empresa júnior, tem-se como exemplo de órgão deliberativo a Assembleia Geral. Para fins da auditoria, devem constar as ordens de constituição e funcionamento desses órgãos, como no exemplo do art. 28:

Art.28. A Assembleia Geral é o órgão máximo da (nome da empresa júnior) e tem poderes para decidir todas as questões relativas ao seu objeto, bem como tomar todas as resoluções que julgar conveniente a sua defesa e desenvolvimento. A Assembleia Geral reunir-se-á: I - Ordinariamente: a) Até a segunda semana de agosto para deliberação de contas, das demonstrações financeiras e dos resultados referentes ao primeiro semestre do ano e da gestão findada, bem como para eleger os membros da Diretoria Executiva e do Conselho Administrativo para o segundo semestre do ano. b) Até a segunda semana de fevereiro para deliberação de contas, das demonstrações financeiras e dos resultados referentes ao segundo semestre do ano e da gestão findada, bem como para eleger os membros da Diretoria Executiva e do Conselho Administrativo para o primeiro semestre do ano; II - Extraordinariamente, sempre que o interesse social o exigir.

Condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução: Dentro do Estatuto Social de uma Empresa Júnior, deve constar quais condições necessárias para alterar o próprio estatuto, ou seja, deve ser definido o quórum de aprovação em Assembleia Geral para se valer da alteração proposta. Vale ressaltar que toda alteração estatutária deve, obrigatoriamente, ser aprovada em Assembleia Geral, convocada para esse fim, como reza o art. 59, II do Código Civil de 2002. Também devem ser elencadas as condições para que ocorra uma possível dissolução da empresa júnior, sendo recomendável que esta seja feita por Assembleia Geral, também, porém neste caso a lei não dispõe como obrigatório. Como exemplo, as condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução são descritas, respectivamente, no art. 30 e art. 45 e subsequentes: Art.30. Todas as decisões serão tomadas em Assembleia Geral pela maioria de votos dos associados votantes presentes ao conclave, com exceção daquelas que tenham por objeto: I - Deliberar sobre a destituição de seus Diretores; II - Alterar este Estatuto Social. § 1º. Nas hipóteses estabelecidas nos itens I e II deste artigo, o quórum de decisão é o de 2/3 (dois terços) de votos dos membros votantes presentes à Assembleia Geral especialmente convocada para este fim, não podendo haver deliberação, em primeira convocação, sem que esteja presente a maioria absoluta dos seus associados, ou com menos de 1/3 (um terço) nas convocações seguintes.

Art. 45. A (nome da empresa júnior) somente poderá ser dissolvida se, na Assembleia Geral especialmente convocada para este fim, for observado o quórum de deliberação de 2/3 (dois terços) dos membros associados votantes.

Art. 46. Depois de dissolvida a (nome da empresa júnior), quaisquer dos bens que integram o seu patrimônio somente poderão ser alienados para o pagamento das dívidas legais que a entidade tenha assumido, até a data da deliberação da sua dissolução.

Art. 47. Dissolvida a (nome da empresa júnior), o remanescente do seu patrimônio líquido será destinado à outra empresa júnior de mesma natureza.

Forma de gestão administrativa e aprovação de contas: Segundo esse critério, deve ser definido no corpo do Estatuto Social como ocorrerá a gestão administrativa da empresa, quais as diretorias ou departamentos a compõe e quais serão suas respectivas competências (art. 27), de forma ampla. Deverá dispor, também, da aprovação de contas, qual será o método utilizado para análise do balanço fiscal da EJ (art. 11): Art.27. São órgãos da administração da (nome da empresa júnior): I - Assembleia Geral; II - Conselho Estratégico; III - Diretoria Executiva. § 1º. A (nome da empresa júnior) adotará práticas de gestão administrativa, necessárias e suficientes, para coibir a obtenção, de forma individual ou coletiva, de benefícios ou vantagens pessoais, em decorrência da participação no respectivo processo decisório. § 2º. O exercício do cargo em órgão da (nome da empresa júnior) não é delegável. § 3º. O presidente das reuniões da Assembleia Geral e da Diretoria Executiva será o DiretorPresidente da (nome da empresa júnior), que terá voto decisório em caso de empate nas votações. Na sua falta, substitui-lo-á o Vice-Presidente.

Art.11. A prestação de contas dos recursos recebidos pela (nome da empresa júnior) se dará no encerramento de cada semestre e do exercício fiscal, devendo observar primordialmente os princípios da publicidade, transparência financeira e sustentabilidade, devendo ser apresentado relatório de atividades e das demonstrações financeiras, incluindo-se as certidões negativas de débitos junto aos órgãos competentes.

Modo pelo qual se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente: Deve ser definido quem será responsável pela representação da empresa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente. Cabe a EJ definir no Estatuto

Social o responsável por tal função. Usualmente, cabe ao cargo de presidente, como descrito no exemplo do art. 38: Art. 38. Ao Diretor-Presidente compete: [...]

X – Representar a (nome da empresa júnior) judicial e extrajudicialmente.

Responsabilidade subsidiária, ou não, dos membros pelas obrigações da associação: Deve constar no corpo do Estatuto se os membros respondem subsidiariamente pelas obrigações sociais ou não. Sobre esta questão, há trecho2 explicativo no E-book, da Brasil Júnior, sobre Selo EJ, que pode ser encontrado nesta pasta. Para fins de auditoria, deve apenas constar a frase, na negativa, como elencado abaixo: Art.15. Os membros não responderão, solidária ou subsidiariamente, pelas obrigações assumidas pela Associação.

Possibilidade de 1/5 dos associados de convocar assembleia geral: Esse critério é exigível a toda associação, definido no art.60 do Código Civil de 2002. Sendo elencado como de, pelo menos, 1/5 ou 20%, o Estatuto Social deve garantir a tal porcentagem de associados a possibilidade de convocação da Assembleia Geral, sendo de interesse da empresa “Nosso Código Civil de 2002 prevê a responsabilidade civil solidária e a subsidiária. Nos casos de responsabilidade solidária, existem, vários credores, vários devedores ou vários credores e devedores concorrendo ao mesmo tempo, sendo que cada credor terá o direito de exigir e cada devedor terá o dever de prestar, 8 inteiramente, o objeto da prestação, como previstos nos artigos 264 e seguintes do Código Civil/2002. Já a responsabilidade subsidiária é assumida entre dois ou mais sujeitos obedecendo uma certa ordem de responsáveis. Caso o 1º desta ordem não cumpra com suas obrigações, estas passarão a ser de responsabilidade do 2º da lista e assim sucessivamente. A responsabilidade solidária não pode ser presumida, isso significa que, só ocorre em decorrência de lei ou em caso de expresso acordo entre os sócios, como determina o art. 265 do Código Civil/2002. Desta forma, para que os membros não tenham responsabilidade solidária em relação às obrigações da EJ, basta não haver previsão nenhuma sobre responsabilidade solidária. Ou seja, não é necessário constar no Estatuto que “os membros da EJ não respondem solidariamente pelas obrigações sociais da mesma”. Contudo, em relação à responsabilidade subsidiária, é de grande importância que haja previsão no Estatuto da EJ no caso dos sócios não se responsabilizarem subsidiariamente pelas obrigações da empresa. Desta forma, para que os membros da EJ possam proteger o seu patrimônio pessoal, deverão prever em Estatuto que “os membros da Empresa Júnior não respondem subsidiariamente pelas obrigações sociais da mesma”. Assim, caso a EJ não cumpra com suas obrigações, os credores não poderão exigir que os membros da EJ realizem pagamentos das obrigações com o seu patrimônio pessoal. Entre os critérios analisados pelo Selo EJ, o Estatuto da EJ deve determinar se os membros se responsabilizam ou não pelas obrigações sociais da EJ. Por fim, vale comentar sobre os atos ultra vires, que são aqueles praticados pelos sócios ou administradores fora dos limites do objeto social, com desvio de finalidade ou abuso de poder. Estes, se praticados, serão considerados não oponíveis à pessoa jurídica, mas oponíveis aos sócios ou administradores que os praticarem. Ou seja, caso aja com excesso de poder, fugindo da finalidade da EJ, os membros ou administradores que derem causa a isso serão responsabilizados por esses atos, ainda que haja previsão de que os membros não se responsabilizam subsidiariamente pelas obrigações sociais da EJ." (E-book do Selo EJ, 2018).

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júnior definir o procedimento para convocação. É possível que se garanta um quórum menor para a convocação, reduzindo o número de associados necessários para tal, porém é vedado o inverso, ou seja, é proibido que se aumente o quórum para a convocação, pois representaria uma restrição de direitos. Para fins de auditoria, basta apenas a definição de ao menos 1/5, semelhante ao art. 29: Art.29. As Assembleias Gerais serão convocadas pelo presidente do Conselho Estratégico, pelo Diretor Presidente ou por iniciativa própria de, pelo menos, 02 (dois) Diretores ou, ainda, a requerimento de, pelo menos, 1/5 (um quinto) dos membros votantes, mediante carta ou por correio eletrônico enviado a todos os membros com a antecedência mínima de 03 (três) dias.

Cumprimento do Conceito Nacional de Empresa Júnior: As empresas juniores são constituídas pela união de graduandos, matriculados em cursos superiores em instituições de ensino, organizados em associação civil com o intuito de realizar projetos e serviços que contribuam para o desenvolvimento do país e para formação de profissionais capacitados e comprometidos com esse objetivo. Lembrando que toda empresa júnior deverá estar vinculada a, pelo menos, uma instituição de ensino superior e a, pelo menos, um curso de graduação, que deverão estar determinados em Estatuto.

O Estatuto em nenhum momento pode entrar em conflito com o Conceito Nacional de Empresa Júnior – CNEJ, documento disponibilizado na pasta GUIA SELO EJ 2018 – FEJEMG. Assinatura e registro em cartório: Para comprovar o registro do Estatuto Social no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, pede-se que seja enviada uma cópia digital do documento original. Portanto, deve ser enviada, em formato PDF, uma cópia do documento em que seja possível identificar assinatura e carimbos do registro. “É necessária a participação de um profissional especializado, como um advogado, na elaboração do Estatuto?”

A elaboração do documento, em si, não requer um profissional, porém, para realizar o registro no órgão competente, é obrigatória a vista e assinatura do documento por advogado(a), conforme estabelecido no Estatuto da Advocacia. Orienta-se que a

elaboração do Estatuto Social seja feita com um(a) profissional ou com consultoria jurídica especializada, sendo recomendável, por exemplo, as empresas juniores da área, visando maior segurança jurídica e economia de despesas decorrentes de eventuais alterações desnecessárias.

4.2 Ata de Eleição e Posse da Gestão em Exercício A ata de eleição e posse é um documento que tem a finalidade de comprovar e validar o resultado final da eleição de Diretoria Executiva da EJ, de acordo com as disposições do seu Estatuto Social. A cada nova diretoria executiva formada, deve-se lavrar uma ata, constando a eleição e a posse da gestão que assumirá. É constituída por lista de presença assinada pelos membros votantes da EJ, descrevendo os cargos e qualificação dos representantes eleitos, sendo posteriormente levada ao cartório para reconhecimento de firma e registro do documento. Assim, ficam os eleitos empossados, responsáveis e legitimados para exercerem atos e firmarem obrigações em nome da EJ, de acordo com o que dispuser o Estatuto Social.

Como obter: Na Assembleia Geral de eleição da futura diretoria executiva, deve ser elaborada a Ata de eleição e posse pelo então presidente, sendo descrito: a ordem do dia, candidatos e respectivos cargos, candidatos eleitos, resultado da decisão (números da votação), qualificação dos diretores e validade do mandato. Para melhor entendimento, verifique o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2018 – FEJEMG. Após a assinatura de todos os diretores eleitos na Ata de eleição e posse, é necessário encaminhar ao contador uma cópia autenticada da ata, informando RG, CPF e comprovante de residência do Diretor Presidente, todos também autenticados, para o contador então, emitir o DBE (Documento Básico de Entrada), que deverá ser assinado pelo presidente e levado ao cartório para registrar firma. Com o DBE devidamente registrado, deve-se levá-lo ao Cartório de Registro Civil, juntamente com a convocatória de assembleia de eleição assinada pelo antigo presidente, ata de eleição autenticada e caderno de atas da EJ. Após alguns dias o cartório entregará a Ata de eleição e posse

devidamente registrada. Tal procedimento possui um custo para EJ, devido ao serviço prestado pelo contador e pelo cartório, no entanto, ressalta-se que a emissão do DBE pode ser feita pela EJ, através do site da Receita Federal.

Periodicidade de renovação: A cada troca de gestão, a Ata de eleição e posse deve ser devidamente elaborada, conforme modelo disponibilizado na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2018 – FEJEMG, e registrada no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas.

Critérios de auditoria: - Validade mínima do mandato até maio de 2018; - Data e demais informações condizentes com o mandato, como nome e qualificação dos diretores; - Assinatura e registro do documento em cartório.

4.3 Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ) ou QSA A Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ) constitui um dos documentos necessários para realizar o cadastro nacional de pessoa jurídica – o CNPJ. É por meio deste documento que se entende e se comprova a situação dos representantes legais da EJ, além do histórico de alteração, devendo, por isso ser atualizada a cada gestão e estar sempre de acordo com o Estatuto e a Ata de eleição e posse registrados. Este documento é utilizado, também, para realizar mudanças no endereço da sede da associação.

Portanto, toda alteração ou inclusão no CNPJ deve ser feita mediante alteração dessa ficha, a qual pode ser preenchida e transmitida online.

Como obter: A atualização da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ) pode ser feita diretamente em uma sede da Receita Federal, com a assinatura dos representantes atuais e os que serão instituídos, ou então via contador. Já a consulta à FCPJ, pode ser feita através do site do aplicativo de Coleta Web, diretamente no site da Secretaria da Receita Federal do Brasil. Um documento análogo, aceito para fins de auditoria, é o QSA, que

pode ser obtido online, acessando aqui. Nesse link, é preciso preencher o campo com o CNPJ da EJ para ser emitido um documento, o comprovante de situação cadastral, no qual, logo abaixo, constará um botão escrito “Consulta QSA / Capital Social”. Ao clicar neste botão será gerado o documento desejado, bastando salvá-lo em PDF. Periodicidade: Deverá ser alterado a cada troca de gestão da EJ, quando mudar o seu representante legal, sendo necessário que a nova Ata de Eleição e Posse tenha sido registrada.

Critérios de auditoria: - Data referente ao representante da EJ em exercício em 2018; - Adequação dos nomes dos representantes; - Identidade com a Ata de eleição e posse válida.

“O que é QSA?“ O QSA é o Quadro de Sócios e Administradores e é requerido em caso de sociedades.

4.4 Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) É um cadastro realizado junto à Receita Federal do Brasil, no qual todas as pessoas jurídicas, ou equiparadas a essas, devem estar inscritas para poder realizar suas atividades. Equipara-se ao CPF, para as pessoas físicas, o CNPJ para as jurídicas, sendo único a cada uma, de forma a conter as informações de interesse dos órgãos tributários da União, Estados e Municípios. Por meio do cartão de CNPJ disponibilizado pela Receita Federal, é possível saber o número da matrícula no CNPJ, nome da empresa, atividade econômica exercida (via CNAE), além da situação cadastral.

Como obter: Para uma empresa se inscrever no CNPJ, é necessário se informar junto à sede da Receita Federal de seu município, sendo recomendável o acompanhamento profissional de contador. Já para a consulta do CNPJ, com fins de auditoria, o

procedimento é mais simples. É preciso entrar no site da Receita Federal, em “Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral”, preencher o campo com o CNPJ da EJ, e o documento será emitido. Após isso, basta salvá-lo em PDF, lembrando-se de incluir a data da consulta no documento.

Periodicidade: Não há prazo estipulado para isso, podendo ser verificado sempre que desejar, ou que for solicitado à EJ. Critérios de auditoria: - Consulta realizada a partir de dezembro de 2017; - CNAE adequado, conforme atividade realizada pela EJ.

“Quais documentos são necessários para emitir o CNPJ da minha EJ?” - FCPJ – Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica, que pode ser emitida pelo site da Receita Federal; - Quadro de Sócios e Administradores (QSA); - Documento Básico de Entrada do CNPJ (DBE) ou Protocolo de Transmissão, conforme modelos constantes dos Anexos I e II da IN, RFB, nº 1.183, de 19 de agosto de 2011.

“O que é CNAE? Como adequar à minha EJ?” Segundo o Ministério da Fazenda, as Classificações de Atividades Econômicas (CNAE) possibilitam o ordenamento das unidades de produção do país em categorias, da maneira mais homogênea possível, definidas em função de características do processo produtivo, do tipo de produto oferecido e/ou do mercado de atuação. Apresenta-se como um código, relacionado ao CNPJ das pessoas jurídicas, com a finalidade de representar estatisticamente o parque produtivo do país, permitindo mapear e classificar as unidades dentro do processo produtivo nacional, segundo a sua atividade principal.

Segundo parecer elaborado pela coordenadoria de regulamentação da BJ, tem-se como indicado para as EJs os códigos: 

Código principal: 85.50-3/02 – “Atividade de apoio à educação, exceto caixas escolares”;



Código secundário: 85.99-6/99 – “Outras atividades de ensino não especificadas anteriormente”.

Vale mencionar que podem haver incidências de tributação específica pela

escolha do CNAE a nível municipal, sendo importante o auxílio profissional de contador para esse estudo de viabilidade3.

4.5 Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais (CND Federal) A Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais comprova que a Empresa Júnior não apresenta pendências tributárias perante a Receita Federal, declarando, inclusive a ausência de débitos relativos a contribuições previdenciárias. A consulta frequente quanto a possíveis débitos junto ao referido órgão é de extrema importância para evitar surpresas desagradáveis e multas futuras para a EJ. Isso contribui, também, para a credibilidade da EJ perante possíveis clientes e parceiros.

Como obter: A consulta da situação da Empresa Júnior pode ser realizada pelo contador ou pelo responsável, a qualquer momento, pelo site da Receita Federal ou em uma das secretarias do órgão. Caso não existam pendências, a certidão conjunta negativa de débitos será emitida. Para fazer a consulta online, basta entrar aqui, preencher os campos com o CNPJ da EJ, e a imagem do documento será gerado, sendo necessário apenas salvá-la como PDF. Periodicidade: É de interesse da EJ que esteja em constante conhecimento da sua situação fiscal. Para isso, é recomendável que seja emitida uma nova CND sempre que

3

Para mais informações, ver Parecer da BJ sobre adequação de CNAE.

vencida a anterior, sendo que o prazo usual de validade vai até 180 (cento e oitenta) dias após sua emissão.

Critério de auditoria: - CND Federal com vencimento igual ou posterior a janeiro de 2018.

OBS: Certidões positivas com efeito de negativa também serão aceitas, para fins de auditoria.

4.6 Certidão Negativa de Débitos Municipais (CND Municipal) Semelhante ao documento esclarecido acima, a Certidão Negativa de Débitos Municipais (CND Municipal) é o documento que permite comprovar a situação fiscal das EJs, agora, em âmbito municipal. Da mesma forma que as empresas de mercado contribuem com os tributos municipais quando realizam seus serviços, pagam a taxa imobiliária e a taxa de emissão do alvará, as EJs possuem essas obrigações. Então, para evitar multas inesperadas e problemas burocráticos, é sempre importante manter conhecimento sobre a regularidade da situação fiscal da EJ perante o Município.

Como obter: O site da prefeitura de algumas cidades disponibiliza uma plataforma para que o cidadão realize sua consulta online. Caso não exista esse serviço, pode ser solicitado perante a Fazenda Municipal, ou entrando em contato com o seu contador.

Periodicidade: É importante atentar-se ao prazo de validade deste documento, pois a data de renovação está sujeita à mudança em cada município. Assim, cabe a cada EJ consultar e se informar desse prazo junto à unidade da Fazenda municipal.

Critério de auditoria: - CND Municipal com vencimento igual ou posterior a janeiro de 2018.

4.7 Relação Anual de Informações Sociais (RAIS Negativa)

A legislação das Empresas Juniores, bem como o Conceito Nacional, define que todos os membros de EJs deverão exercer trabalho voluntário, conforme disciplina a Lei nº 9.608/98. Portanto, não havendo nenhum vínculo trabalhista entre os membros e a Empresa Júnior, deverá ser emitido, anualmente, este documento, comprovando a inexistência de relações de trabalho da CLT. Vale mencionar que este documento utiliza como ano base de cálculo o último de exercício, portanto, EJs recém constituídas, que ainda não completaram 1 (um) ano de exercício, não estão habilitadas para o emitirem.

Como obter: A RAIS pode ser obtida solicitando-a junto ao contador da EJ, ou então preenchendo o formulário online e enviando pelo site da RAIS. Prazo: ATENÇÃO! Este documento possui prazo para ser emitido. O início do envio será em 16 de janeiro de 2018, e seu término ainda não foi anunciado, porém costuma ser no mês de março. O não cumprimento desse prazo gera multas para a empresa.

Periodicidade: Deve ser emitida anualmente, conforme prazos supracitados.

Critério de auditoria: - Ter como ano-base 2017.

4.8 Comprovante de Conta Bancária Ativa É de suma importância que a empresa júnior mantenha uma conta bancária autônoma para realizar suas movimentações financeiras, desvinculada de qualquer conta pertencente à Instituição de Ensino Superior (IES) em que a EJ está inserida, ou mesmo de qualquer membro integrante, prezando pela isonomia e transparência. Desta forma, este documento permite comprovar a existência de uma conta bancária ativa e em nome da EJ, cujo responsável deverá ser o representante legal, conforme constar no seu Estatuto.

Como obter: Através da agência bancária da EJ ou emissão via internet banking. Vale ressaltar a importância da alteração dos responsáveis pela conta bancária da empresa. A cada troca de gestão, deverá ser levado a Ata de Eleição e posse registrada ao banco para atualização dos titulares, junto ao banco, para liberação de pleno uso.

Periodicidade: Para fins de auditoria, emitir novo sempre que solicitado.

Critério de auditoria: - Emissão posterior a janeiro de 2018; - Identificação do Banco, agência e número da conta.

4.9 Livro Diário É uma obrigação legal para todas as organizações com movimentação financeira, prevista na legislação comercial. Tem como finalidade registrar todas as operações diárias da EJ, além de demonstrar seus créditos e débitos. Sua exigência no programa não se dá apenas pela obrigação legal, mas para assegurar que a EJ esteja usando os seus recursos de acordo com o Conceito Nacional de Empresa Júnior – CNEJ, de maneira a reinvestir seus ganhos na educação e desenvolvimento de seus membros e sustentabilidade da entidade.

O Livro Diário deve: - Ser encadernado; - Ter suas folhas numeradas tipograficamente; - Deverá ser autenticado no cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas; - Conter termo de abertura e de encerramento (na primeira e última página, respectivamente) devidamente preenchidos e autenticados.

Este documento é uma entrega essencial e, ao mesmo tempo, crítica no programa, pois dependerá de um controle financeiro diário e meticuloso pela empresa júnior. Isso, pois, todos os dados devem ser repassados para o contador elaborar o documento oficial. É preciso garantir o controle diário do fluxo de caixa, de forma constante e sem perdas de informações e de comprovantes. Da mesma forma, é essencial

o controle das notas fiscais emitidas e recebidas pela Empresa Júnior, uma vez que servirão como comprovação dos dados lançados no fluxo de caixa. Recomenda-se que estas notas fiscais sejam enviadas ao contador frequentemente, e não apenas no final do exercício fiscal.

O Livro Diário deve conter o repasse da movimentação da empresa, com os respectivos comprovantes, a assinatura do contador, a assinatura do representante legal da EJ e deve ser autenticado no mesmo cartório em que foi registrado o Estatuto da empresa.

Como obter: A EJ deve enviar, mensalmente, os documentos requeridos pela contabilidade para que ela realize os lançamentos. Após o exercício social, deve-se solicitar ao contador responsável pela empresa o Livro Diário e posteriormente registrálo no mesmo cartório em que está registrado o Estatuto Social da EJ. Cabe à contabilidade realizar tal registro. O presidente deve assinar o livro antes de levar o documento ao cartório e reconhecer firma.

Atenção às informações expostas no e-Book Edital Selo BJ, a partir da página 15.

Periodicidade: Deve ser solicitado após o encerramento do exercício social da empresa, ou seja, no início de cada ano civil.

Critérios de auditoria: - Termos de abertura e encerramento assinados e datados de 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2017 respectivamente; - Assinatura do contador; - Autenticação no cartório de registro civil de pessoas jurídicas.

“É obrigatório que o Livro Diário tenha registro em cartório?”

Sim, faz-se obrigatória a autenticação do documento para que a empresa júnior tenha maior segurança e possa comprovar os seus gastos naquele determinado ano.

4.10 Contrato de Prestação de Serviço É um instrumento negocial, disciplinado pelo Código Civil, formado pelo acordo de duas ou mais vontades, destinado a estabelecer um alinhamento de interesses entre as partes, com o escopo de adquirir, modificar ou extinguir relações jurídicas de natureza patrimonial. Sendo um negócio jurídico, requer, para sua validade, a observância de requisitos legais, fornecendo às partes envolvidas, cliente e EJ, maior segurança para o cumprimento dos acordos firmados. Ele também serve para comprovar que a EJ desempenha um de seus objetivos fundamentais, ou seja, está atuando na sua área de graduação, por meio da realização de projetos externos, sendo utilizado para comprovação de alcance de metas de projetos e faturamento.

Recomenda-se um auxílio jurídico para a realização de contratos voltados à realidade de cada EJ e de cada cliente e/ou serviço prestado, de forma que não existe um modelo único, mas apenas requisitos padrão de validade e eficácia.

Como obter: A cada projeto realizado, a EJ deve firmar um contrato de prestação de serviço com o cliente, contendo requisitos mínimos e informações pertinentes a execução do projeto. Consulte o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2018 – FEJEMG. Atente-se também as informações expostas no e-Book Edital Selo BJ, a partir da página 20.

Periodicidade: Deve ser assinado um contrato a cada projeto externo realizado. Para fins de auditoria, basta que seja enviado um contrato.

Critérios de auditoria: - Data a partir de outubro de 2017; - Assinatura do cliente e dos representantes legais da EJ, na forma do estatuto e do art. 104 do Código Civil; - Cumprimento do disposto no Código Civil, art. 593 e seguintes;

- Especificação do objeto do contrato; - Forma de pagamento; - Obrigação das partes contratantes; - Vigência do contrato.

Critérios comentados: Data a partir de outubro de 2017: O contrato de prestação de serviço enviado para a auditoria deve ser datado a partir de outubro, inclusive, sendo aceito contratos assinados em meses subsequentes.

Assinatura do cliente e dos representantes legais da EJ, na forma do estatuto e do art.

104 do Código Civil: No estatuto da empresa júnior são definidos seus representantes legais, informando os responsáveis pelas assinaturas no contrato, sendo usualmente presidente

e/ou

responsável

pelo

departamento

administrativo-financeiro,

ou

responsável pelo departamento de projetos. Para a validade do negócio jurídico, no caso, o contrato de prestação de serviço, deve ser observada a assinatura dos representantes legais da empresa, segundo respectivo Estatuto Social (I), sendo o objeto dentro da lei (II), e o contrato escrito dentro da forma ideal, respeitando o que dispõe a lei civil (III), bem como preceitua o art. 104, dessa mesma lei, como a seguir: Art. 104. A validade do negócio jurídico requer: I - Agente capaz; II - Objeto lícito, possível, determinado ou determinável; III - Forma prescrita ou não defesa em lei.

Cumprimento do disposto no Código Civil – art. 593 e seguintes: Os artigos 593 e seguintes dispostos no Código Civil regulam, tipicamente, o contrato de prestação de serviços. Resumidamente, tais artigos definem o contrato como uma relação em que uma pessoa se obriga a prestar um serviço à outra, em troca de determinada remuneração, eventualmente subordinação.

financeira,

executando-o

com

independência

técnica

e

sem

Especificação do objeto do contrato: Dentro das cláusulas do contrato, deve ser descrito o objeto do contrato, delimitando informações necessárias à sua execução, semelhante às cláusulas primeira e segunda, a seguir: DO OBJETO DO CONTRATO CLÁUSULA PRIMEIRA. Constitui objeto do presente contrato a (DESCRIÇÃO DO OBJETO) pela CONTRATADA à CONTRATANTE. CLÁUSULA SEGUNDA. Os serviços, acertados neste instrumento, consistirão em: I – (DESCRIÇÃO DETALHADA DO OBJETO)

Forma de Pagamento: Definição a forma de pagamento do projeto, sendo de interesse das partes informarem o valor, se há parcelamento ou não, forma de repasse do pagamento e eventuais comprovantes, conforme exemplificado na cláusula sétima: CLÁUSULA SÉTIMA. Pela prestação dos serviços a CONTRATANTE pagará à CONTRATADA a quantia total de R$ (XXX) (POR EXTENSO), em (Nº DE PARCELAS) parcelas de R$ (XXX) (POR EXTENSO) cada uma, sendo a primeira no momento da assinatura do contrato e a segunda quando da entrega do serviço.

PARÁGRAFO PRIMEIRO. Os honorários convencionados no presente contrato não se confundem com eventuais serviços prestados em outras áreas.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Efetuados os pagamentos, serão emitidos recibos à CONTRATANTE, assinados pelo (REPRESENTANTES) CONTRATADA.

Obrigação das partes contratantes: Importante delimitar no corpo do contrato as obrigações das partes contratantes, EJ e cliente. Cabe atenção especial ao critério na elaboração do contrato, vez que tais cláusulas delimitam exatamente o que a empresa júnior terá como obrigação perante o cliente e o que a EJ terá como contrapartida do cliente. O que é definido como obrigação, deve ser cumprido para o adimplemento do contrato.

DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE CLÁUSULA TERCEIRA. A CONTRATANTE deverá fornecer à CONTRATADA todas as informações necessárias à realização dos serviços, devendo especificar os detalhes necessários à perfeita consecução dos mesmos.

CLÁUSULA QUARTA. A CONTRATANTE se obriga a apresentar à CONTRATADA, quando solicitado, todos os documentos necessários ao bom e fiel cumprimento do presente contrato.

PARÁGRAFO ÚNICO. São documentos necessários aqueles solicitados após a assinatura do presente contrato, desde que motivadamente relacionados à execução do serviço.

CLÁUSULA QUINTA. A CONTRATANTE deverá efetuar o devido pagamento à CONTRATADA, em conformidade com a Cláusula 7ª do presente instrumento.

DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA CLÁUSULA SEXTA. A CONTRATADA se obriga a realizar todos os atos relacionados aos serviços na Cláusula 2ª do presente instrumento.

PARÁGRAFO PRIMEIRO. A CONTRATADA se obriga a utilizar técnicas condizentes com os serviços a serem prestados, efetuando todos os esforços para a sua consecução.

PARÁGRAFO SEGUNDO. A CONTRATADA empregará parte de seu corpo técnico para a realização de pesquisa e desenvolvimento na área assessorada, bem como para a solução e prevenção de eventuais problemas, nomeando um responsável para a administração das atividades e se compromete a cumprir suas obrigações no prazo de (PRAZO) (POR EXTENSO) dias úteis.

Vigência do contrato: É necessário determinar a vigência do contrato, tornando em data específica a validade do contrato, conforme elencado na cláusula oitava: CLÁUSULA OITAVA. O presente contrato tem prazo indeterminado, iniciando-se a partir de sua assinatura pelas partes contratantes. Sendo certo que logo que os serviços descritos na CLÁUSULA SEGUNDA forem entregues o presente contrato será considerado como ENCERRADO, elidindo qualquer obrigação de qualquer uma das partes, exceto aquela da CLÁUSULA SÉTIMA.

4.11 Nota Fiscal A Nota Fiscal é um documento para fins de comprovação da prestação de determinado serviço ao cliente, ou de circulação de mercadorias, além de constituir uma obrigação fiscal e legal, conforme se verifica na Lei nº 8.846/94, art. 1º, por parte da EJ. Para sua utilização, é necessário verificar com o contador da EJ qual o regime utilizado no município, para que ele solicite um cadastro. A emissão das notas fiscais deve ocorrer sempre que algum serviço for prestado pecuniariamente, podendo ser feita de forma física (talão de notas) ou por meio virtual, pela internet.

Como obter: A EJ deve procurar a contabilidade para entrar em contato com a Secretaria de Fazenda do Município para solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal – AIDF e assim verificar o modelo de nota utilizado na cidade.

Depois de autorizado pela Secretaria da Fazenda, deverá procurar uma gráfica para confeccionar os talões (blocos) de Notas Fiscais depois carimbá-los com os números cedidos pela Secretaria da Fazenda.

No caso de Nota Fiscal eletrônica, deve-se pedir ao contador para requerer a emissão de nota fiscal eletrônica, que poderá ser emitido pela própria empresa, a cada contrato fechado, através da internet.

IMPORTANTE: verificar a legislação municipal com o contador para saber qual é o modelo de nota fiscal utilizado na cidade!

Periodicidade: Deve ser emitida após a venda de cada projeto.

Critérios de auditoria: - Emissão a partir de outubro de 2017; - Dados da EJ e do cliente.

4.12 Declaração e Termo de Voluntariado Faz parte do Conceito Nacional de Empresa Júnior, bem como consta expressamente na lei de empresas juniores, que todo o trabalho realizado pelos membros é voluntário. Esta entrega tem a finalidade de comprovar que todos os membros possuem total ciência das situações do trabalho realizado na EJ, ao ingressar nela. Assim, é necessário ter instrumento comprobatório desta ciência, conhecido como “Termo de Voluntariado”, individual para cada membro, expressando o acordo mútuo de vontades acerca do desenvolvimento de trabalho voluntário na organização, a fim de garantir segurança jurídica a ambas as partes, para que não incorra nenhuma responsabilização trabalhista para a EJ.

DICA: Recomenda-se que o instrumento individual contenha a qualificação das partes (membro e EJ), data de ingresso na EJ, bem como clareza nas informações, a lei nº 9.608/98 expressa no verso do documento e a assinatura das duas partes e de duas testemunhas.

Como obter: Necessário elaborar uma declaração informando que todos os membros da empresa apresentam termo de voluntariado devidamente válido, informando o número de membros, e anexando uma lista com os dados (nome, nacionalidade, profissão, estado civil, RG, CPF e domicílio) de cada um. Também deve ser enviado um termo de voluntariado de um dos membros da gestão em exercício, ou seja, um termo de voluntariado de 2018. Consulte o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2018 – FEJEMG. Periodicidade: A cada entrada de novo membro, deve ser elaborado um termo de voluntariado e ser devidamente assinado pelas partes.

Critérios de auditoria: - Declaração do presidente da EJ com o nome e os dados de seus membros atuais, alegando que todos possuem o Termo assinado; - Termo de voluntariado de um dos membros da gestão em exercício, devidamente assinado pelo membro e representantes legais da EJ, nos termos do estatuto e da Lei nº 9.608/98; - Data a partir de janeiro de 2018.

3.13 Comprovante de Reconhecimento de Instituição de Ensino Superior Este documento busca comprovar que a IES, a qual a EJ está vinculada, a reconhece e apoia sua atuação. Com isso, é garantida uma maior credibilidade no mercado e segurança jurídica quanto aos serviços oferecidos, funcionamento e

perenidade da EJ. Ademais, a orientação de um ou mais professores/profissionais à EJ é requisito de existência, descrito na Lei das Empresas Juniores, assegurando a qualidade dos projetos realizados, bem como o acompanhamento técnico de um profissional da área, estimulando o aprendizado dos membros. Esse documento não possui padrão, podendo ser específico a cada IES. Como obter: Deve ser elaborado pela própria empresa e assinado por um representante da instituição de ensino (reitor, diretor de unidade/campus, chefe de departamento ou coordenador do curso). Incluir a assinatura de, ao menos, um orientador.

Periodicidade: É interessante que o documento seja atualizado anualmente, como forma de reconhecimento das atividades regulares da empresa júnior. Mas, para fins de auditoria, deve ser emitido sempre que solicitado.

Critérios de auditoria: - Datado no mínimo de outubro de 2017; - Assinatura do representante da instituição no documento (reitor, diretor de unidade/campus, chefe de departamento ou coordenador do curso).

5. PERGUNTAS FREQUENTES

I-

O que é “Modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos”?

Órgãos deliberativos são órgãos que definem as diretrizes dentro de uma empresa, no caso de empresa júnior, tem-se como órgão deliberativo a Assembleia Geral. Para fins da auditoria, deve contar as ordens de constituição e funcionamento desses órgãos.

II-

O que é responder subsidiariamente pelas obrigações sociais?

A responsabilidade subsidiária é assumida entre dois ou mais sujeitos obedecendo a certa ordem de responsáveis, caso o 1º desta ordem não cumpra com suas obrigações, estas passarão a ser de responsabilidade do 2º da lista e assim sucessivamente. Sendo assim, é de grande importância que haja previsão no Estatuto da EJ no caso dos sócios não se responsabilizar subsidiariamente pelas obrigações da empresa. Desta forma, para que os membros da EJ possam proteger o seu patrimônio pessoal, deverão prever em Estatuto que “os membros da Empresa Júnior não respondem subsidiariamente pelas obrigações sociais da mesma”.

III-

"Forma de gestão administrativa e aprovação de contas". O que seria esse item na prática?

Segundo esse critério, deve ser definido no corpo do estatuto como se dará a gestão administrativa da empresa, em que diretorias ou departamentos a gestão da empresa será dividida e quais serão suas competências, assim como a aprovação de contas, qual será o método utilizado para análise do balanço fiscal da EJ. IV-

O que seria "Assinatura e registro do documento em cartório”?

Para comprovar que o Estatuto é registrado, deve ser enviado uma cópia em formato PDF do documento original.

V-

O que seria “De acordo com o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior” e “De acordo com o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ)”?

O documento deve ser consoante com o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior e o Conceito Nacional da Empresa Júnior (CNEJ), ou seja, em nenhum momento pode contrariar esses dois documentos, ambos disponibilizados na pasta GUIA SELO EJ 2018 – FEJEMG.

VI-

Minha EJ é formada por mais de um curso. Quem deve assinar a Declaração de Reconhecimento da IES?

Pode assinar a declaração, o reitor da instituição, diretor da unidade/campus, chefe de departamento ou coordenador do curso. No caso de EJ composta por mais de um curso, poderá ser escolhido apenas um chefe de departamento ou um coordenador para assinar o documento.

VII-

Preciso registrar a ata de eleição e posse? Como?

Sim, a ata precisa ser obrigatoriamente registrada. Para registrá-la é preciso seguir os seguintes passos: a. Encaminhar ao contador uma cópia autenticada da Ata de eleição e posse, RG, CPF e comprovante de residência do Diretor Presidente, todos também autenticados. b. O contador então, emitirá o DBE (Documento Básico de Entrada), que deverá ser assinado pelo presidente e levado ao cartório para registrar firma. c. Com o DBE devidamente registrado, levá-lo ao Cartório de Registro Civil, juntamente com a convocatória de assembleia de eleição assinada pelo presidente, ata de eleição autenticada e caderno de atas da EJ. Após alguns dias o cartório entregará a ata de eleição e posse devidamente registrada. Tal procedimento possui um custo para EJ, devido ao serviço prestado pelo contador e pelo cartório.

VIII-

Devo citar todos os diretores na ata de eleição e posse?

Sim, é necessário descrever nome e qualificação dos diretores na ata de eleição e posse.

Caso haja dúvida, confira o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2018 – FEJEMG. IX-

Como retiro a CND Municipal?

Para emitir a CND é preciso fazer a solicitação junto à Fazenda Municipal ou via internet em alguns municípios.

X-

Extrato de simples conferência serve de comprovante de conta bancária?

Sim. Vale ressaltar que a data de emissão deve ser partir de Janeiro de 2018, sendo possível identificar o banco, agência e número da conta.

XI-

Posso enviar só as páginas iniciais e finais do Livro Diário?

Sim, segundo os critérios do Manual de Auditoria [hiperlink], é necessário apenas o termo de abertura e encerramento, devidamente assinado e registrado.

XII-

A declaração de IES deve ser entregue em papel timbrado da Brasil Júnior?

Não há tal necessidade, o documento pode ser feito no papel timbrado da sua empresa.

XIII-

O contrato de serviços pode ser um contrato de serviço social?

Não. Para fins de auditoria do Selo EJ serão considerados apenas contrato de serviços pagos.

XIV-

Quantos contratos e quantas notas fiscais devemos mandar?

Apenas um contrato e uma nota fiscal.

XV-

O Contrato e Nota Fiscal precisam ser de outubro?

Não, o Contrato de Serviços e a Nota Fiscal devem possuir data a partir de Outubro de 2017.

XVI-

O que seria “Assinatura do cliente e dos representantes legais da EJ, na forma do estatuto e do art. 104 do Código Civil”?

Para a validade do negócio jurídico, no caso, o contrato de prestação de serviço, é necessário observar assinatura dos representantes legais da empresa, segundo respectivo Estatuto Social (I); sendo o objeto cabível dentro da forma da lei (II); e o contrato estabelecido pelo devido processo legal (III), conforme o Código Civil de 2002: Art. 104. A validade do negócio jurídico requer: I - agente capaz; II - objeto lícito, possível, determinado ou determinável; III - forma prescrita ou não defesa em lei.

XVII- O que seria “Cumprimento do disposto no Código Civil – art. 593 e seguintes”?

Os artigos 593 e seguintes dispostos no Código Civil regulam tipicamente o contrato de prestação de serviço. Resumidamente, tais artigos definem o contrato como uma relação em que uma pessoa se obriga a prestar um serviço a outra, eventualmente, em troca de determinada remuneração, executando com independência técnica e sem subordinação.

XVIII- Preciso da assinatura de duas testemunhas no contrato de prestação de serviço?

Para fins de auditoria, não há tal necessidade, mas orienta-se a assinatura de duas testemunhas no contrato pelo seguinte motivo: em uma situação hipotética de descumprimento de obrigação por parte do contratante: o não pagamento; caso conste no contrato a assinatura de duas testemunhas, o documento é considerado título executivo extrajudicial, ou seja, há possibilidade de requerer a execução específica do contrato junto ao Judiciário, conforme prevê o inciso segundo do artigo 585 do Código de Processo Civil.

Caso contrário, o credor deverá mover o Judiciário buscando esse direito pelo processo de conhecimento - por meio da ação de cobrança ou por procedimento especial, conhecido como ação monitória; sendo que em tais ações se objetiva primeiramente uma sentença de mérito, cuja finalidade é constituir título executivo judicial apto para execução.

Portanto, tem-se que a ação de execução de título extrajudicial é um procedimento de grande relevância, em quesito de tempo, para solucionar eventual pendência do devedor.

XIX-

Preciso enviar todos os termos de voluntariados?

Não há tal necessidade. É preciso enviar somente o termo de voluntariado de um dos membros da gestão em exercício, devidamente assinado pelo membro e representantes legais da EJ, nos termos do estatuto e da Lei nº 9.608/98, com data a partir de Janeiro de 2018.

XX-

Preciso enviar todos os documentos de uma vez só?

Não. Até a data final de entrega, os documentos poderão ser enviados aos poucos a Coordenadoria de Regulamentação. Lembrando que só poderá haver pendências na primeira coleta, que termina no dia 26 de Janeiro de 2018. O prazo final da FEJEMG para o envio de todos os documentos é até o dia 26 de Março de 2018.

Belo Horizonte/MG, 03 de janeiro de 2018.

DÚVIDAS? Entre em contato pelos contatos do time ou por regulamentacao@fejemg.org.br