Carta de Resposta FEJESP
Recife, 25 de Maio de 2012
A Brasil Júnior, RioJunior e FEJEMG em sinergia com a equipe organizadora da V edição da Junior Enterprise World Conference – JEWC 2012 elaborou este documento buscando trazer esclarecimentos para os questionamentos apresentados, bem como, retratar o seu posicionamento diante da carta enviada pela FEJESP e suas Empresas Juniores.
O JEWC 2012 é um projeto de importância estratégica para o Movimento Empresa Júnior mundial, particularmente para o Movimento no Brasil. A primeira edição do evento, realizada no ano de 2004 em Fortaleza – Ceará, também foi a última realizada no Brasil e trazer um evento deste porte de volta para o nosso país não representa um marco apenas para o Movimento Empresa Júnior brasileiro retratando a nossa grandeza diante das demais Confederações, mas, levando em consideração o momento que o Brasil vive e principalmente o Rio de Janeiro com a agenda dos mega eventos, representa muito para a nossa relação com outros diversos agentes chave do ecossistema social em que estamos inseridos. Diante deste cenário a Brasil Júnior adotando uma postura altamente empreendedora trouxe a proposta de organizar o evento para as Federações do Brasil, contando com a RioJunior e com a FEJEMG como proponentes. Estamos realizando o maior evento da história do Movimento Empresa Júnior mundial. São 2100 conferencistas alocados em 38 pousadas e hotéis realizando suas refeições em mais de 30 restaurantes através de um sistema logístico altamente complexo e que tem servido de referência para diversos outros grandes eventos realizados na cidade de Paraty. Contamos com o conceito do evento bastante definido e que se desdobra em uma programação altamente inovadora e de qualidade, trazendo palestrantes de renome internacional nas mais diversas áreas de atuação. Personagens relevantes como os Secretários de Desenvolvimento Econômico e Educação do Estado do Rio de Janeiro, diversos empreendedores brasileiros de alto impacto como o Rodrigo Brito e Edgard Gouveia Júnior, além de nomes como a Michele Hunt e Jonathan Ortmans que é membro do conselho da Kauffman Foundation e Presidente da Semana Global de Empreendedorismo. Algumas das principais organizações brasileiras envolvidas com os temas empreendedorismo e juventude são nossas parceiras hoje. Através destas parcerias, serão realizadas ações do que é conhecido como Marketing de Experiência durante a programação, será promovida também uma Feira de Recrutamento. No próprio centro de eventos serão disponibilizados estandes para empresas parceiras que tenham interesse em expor seus processos seletivos e recrutar currículos de um público diferenciado.
Por fim, para deixar um legado positivo para a cidade que vai receber o JEWC, realizaremos uma feira Cultural, onde serão expostas expressões artísticas de Paraty. Lá, congressistas terão a oportunidade de conhecer melhor a cultura da cidade que os acolheu, além de vivenciar a cultura local como jamais visto em outro evento MEJ. Todos estes fatos reafirmam a condição do JEWC 2012 como o maior evento da história do Movimento Empresa Júnior, o que é algo realmente relevante e trará desdobramentos positivos para todas as Confederações, Federações, Empresas e Empresários Juniores envolvidos direta ou indiretamente, além de demonstrar apenas parte do resultado de muito trabalho em diversas frentes e não apenas através de uma comunicação excelente. Neste momento gostaríamos de abordar diretamente os pontos mais questionados na carta que nos foi apresentada e esperamos ser os mais claros e cordiais em cada uma de nossas palavras. Para que cada resposta fosse aqui apresentada consultamos diretamente a equipe organizadora do JEWC 2012. 1.
Sobre os canais oficiais de comunicação do JEWC 2012
Como dito no fórum da Brasil Júnior em resposta ao questionamento dos conselheiros da FEJESP estamos trabalhando para atender o melhor possível as mais de 2.100 pessoas que estarão no evento. Como é possível de se imaginar, enfrentamos um grande desafio – o de comunicar uma mensagem para diferentes públicos, em países diferentes, simultaneamente e de maneira ágil. Fazer uso das redes sociais como meio de divulgação de informações oficiais foi uma decisão tomada por vários motivos, os quais aqui apresentamos: 1. As redes sociais são mais efetivas, falam direto com o nosso público e possuem um spread maior da mensagem; 2. Temos uma maior e melhor absorção da mensagem, uma vez inscrito em um ambiente onde a troca de informações é vital; 3. As informações de maior impacto e relevância são postadas com mais frequência (considerando comentários, tweets e posts) e nos dias de maior absorção da mensagem (com base em estudos feitos por companhias especializadas); 4. Os e-mails, apesar de muito úteis para algumas coisas, tornaram-se empecilhos em determinados momentos para determinados tipos de comunicação – levando-se em conta a magnitude do evento. Sabíamos do risco desta escolha e decidimos continuar com ela até o fim, pois acreditamos que ela é a mais adequada e assim criamos um diferencial de comunicação para o JEWC 2012 que permitiu ao evento tornar-se tão grande e abrangente quanto ele é hoje em dia. Entendemos que é necessária uma adaptação por parte de nossos públicos ainda – nem todos estão acostumados a utilizar as redes sociais como meios de informação oficial. Há também espaço para mudanças e melhorias de nossa parte e agradecemos aos feedbacks, que são sempre importantes para nosso crescimento.
Portanto, todas as considerações foram analisadas com muito cuidado e para garantirmos ainda mais a satisfação do nosso principal público, passaremos a enviar todas as informações estratégicas para o evento via e-mail também. Gostaríamos de ressaltar que muitas das informações relevantes foram passadas para os conselheiros da Brasil Júnior em Reunião Virtual e em alguns casos, mesmo antes dessa reavaliação ter sido feita, também foram enviados por e-mail como foi o caso das inscrições preferenciais. Demos o prazo de um mês para os destinatários desta modalidade de inscrições e mesmo assim tivemos depois do prazo Presidentes de Empresas Juniores nos cobrando a este respeito. Destacamos que muitos casos foram considerados mesmo assim.
2. Sobre o idioma oficial do JEWC 2012 Nós entendemos a situação do MEJ brasileiro e internacional (como já respondido via fórum) e estamos adaptando o JEWC a isso. Entretanto, seria incoerente com o conceito do evento e com a estratégia de comunicação mudar o idioma oficial faltando menos de três meses para o JEWC, além do que causaria uma descaracterização do evento em si (não haveria nenhuma diferença significativa para um ENEJ). Desde o início sabíamos que a probabilidade de termos muitos brasileiros era alta e jamais desprezamos as informações sobre a fluência em inglês dos empresários juniores. Muito pelo contrário, sempre trabalhamos com esta hipótese, haja vista o que já temos definido para a programação. Desta forma, podemos garantir que todos os empresários juniores, sejam eles brasileiros ou não, serão atendidos com a programação do JEWC e não ficarão deslocados ou constrangidos com nenhuma parte do evento.
3. Sobre a saúde financeira do JEWC 2012 Em relação ao orçamento, trabalhamos desde o início com três cenários, pessimista, realista e otimista possuindo, cada um deles, uma margem de segurança, que no caso do cenário pessimista chega a R$80.000,00. Na última versão da previsão do fluxo de caixa enviada ao conselho, elaboramos um cenário de contingência, tendo mais um cenário para trabalharmos o que influencia diretamente a viabilidade econômica do evento e reduz drasticamente a possibilidade de gerar qualquer tipo de prejuízo para as partes envolvidas. Para atingir o cenário pessimista necessitamos de aproximadamente R$ 38.500, considerando que não houve um corte de custos, mas sim uma redução de custos de R$ 117.000 que fora conquistada pela equipe de infraestrutura através da negociação direta com fornecedores. Isso traduz as atuais estratégias da equipe de captação do JEWC 2012:
Lei Federal e Estadual de incentivo à cultura – Fomos pré aprovados e estamos aguardando a publicação em Diário Oficial. Estamos em negociação avançada na Secretaria de desenvolvimento econômico do Estado, aguardando apenas a publicação no DO para o encaminhamento de algumas empresas; Emenda parlamentar – Uma emenda parlamentar no valor de R$200.000,00 foi direcionada para o JEWC 2012 e estamos na etapa de cadastramento do
projeto no sistema do governo pela prefeitura de Paraty. Para que o valor seja recebido a Prefeitura precisa estar com toda a sua documentação adequada às demandas do sistema; Redução de custos – Da mesma forma como foi feito pela equipe de equipe de infraestrutura reduzindo R$117.000,00, todas as outras equipes estão prospectando parceiros chave para redução de alguns custos, como as passagens internacionais para palestrantes e o material gráfico do nosso plano de comunicação. Ou seja, todos os coordenadores possuem a capacidade de negociar valores abaixo de mercado para os itens designados em cada área; Prospecção agressiva – A palavra de ordem é fechar contratos. Fizemos uma reavaliação das cotas e benefícios e fechamos parcerias com empresas como a CIA de Talentos que nos tem aberto diversas portas para prospecção. Temos muitas empresas em estágio avançado e a equipe inteira está orientada a caminhar para o fechamento o quanto antes; Editais de eventos – Fomos aprovados no edital do Sebrae Nacional com o investimento de R$100.000,00.
Desde o início, a equipe de negociação da Brasil Júnior já trabalhava em conjunto com a equipe JEWC para captação financeira tanto para o evento quanto para a Confederação. Basta questionar a equipe de negócios da Brasil Júnior para averiguar que existe uma cota de benefícios em que o ENEJ ou JEWC é vendido junto com a Brasil Júnior, fato que tem sido fundamental para a organização (BJ) atingir suas metas de captação. Não estamos satisfeitos com a situação financeira do evento e, embora já seja economicamente viável, estamos trabalhando arduamente para atingir nossas metas.
4.
Sobre o sistema de inscrições e pagamentos
Temos tido alguns problemas com nosso sistema e as medidas cabíveis já estão sendo tomadas, fato que inclusive já foi informado aos conselheiros estratégicos da Brasil Júnior e representantes das Federações. Esperamos reparar o incômodo gerado com todo nosso trabalho e afinco para construir um evento excepcional. Em relação aos prazos de pagamento, foram enviados comunicados informando às pessoas que não haviam realizado o pagamento da inscrição até o prazo final (demos mais 15 dias para que o congressista que tivesse algum problema pudesse pagar). As pessoas que não cumpriram o prazo tiveram a inscrição cancelada e foram informadas. A confirmação dos pagamentos pode ser visualizada na área do congressista, não sendo necessário o envio de e-mails com este fim. Os conselheiros da Brasil Júnior e das Federações são os líderes e, portanto, exemplos do Movimento Empresa Júnior e por conta disso contamos demais com o cumprimento de prazos e respeito às normas estabelecidas; Ressaltamos mais uma vez que reconhecemos os problemas com nosso sistema e que estamos trabalhando com bastante afinco para melhora-lo, mas isso não justifica o desrespeito à nenhuma norma previamente acordada, seja nas inscrições preferenciais, nos prazos de pagamento ou nos prazos para envios de cases e critérios de eliminação básicos dos mesmos.
5.
Sobre o repasse de informações do JEWC 2012
O repasse de informações é fundamental para o sucesso de um projeto como esse, que envolve grande parte da nossa rede, e para que isso ocorra da melhor forma contamos com diversos canais de comunicação, estes são:
Forum da Brasil Júnior - Os representantes dos Empresários Juniores do Estado de São Paulo tem total acesso a qualquer item relacionado no Forum da Brasil, inclusive ao tópico que trata do JEWC 2012. Diversas atualizações são postadas por lá e todas as perguntas e solicitações levantadas pela FEJESP foram e continuarão sendo respondidas; Reuniões do Conselho da Brasil Júnior – Contamos uma reunião presencial no mês de janeiro e pelo menos uma reunião virtual a cada dois meses. O JEWC 2012 é pauta constante nestas reuniões e os conselheiros sempre tem tempo de sobra para perguntar, questionar, argumentar e sugerir o que quiserem e acharem justo; Relatório periódico para o conselho da Brasil Júnior – Além destes dois principais canais de comunicação direta temos como processo complementar o envio de relatórios periódicos sobre o andamento do projeto. Com este material em mãos os interessados tem toda a base para questionar os pontos apresentados ou falta deles; Reuniões de acompanhamento – Contamos com uma reunião quinzenal de acompanhamento do projeto por parte da Diretoria Executiva da Brasil Júnior, todas as atas são postadas no Forum. Além disso, a Coordenadora de eventos da Brasil Júnior participa de todas as nossas reuniões, virtuais e presenciais, sempre efetuando um repasse constante de informações.
Além de todos estes canais, os quais os conselheiros representantes da FEJESP possuem total acesso, qualquer empresário júnior tem acesso à equipe organizadora por meio de seus e-mails institucionais. Obviamente recomendamos que os canais formais sejam mantidos. Se os canais de comunicação padrão para repasse de informações do Movimento Empresa Júnior não tem sido suficientes para suprir as demandas das Empresas Juniores da FEJESP, estamos abertos a receber sugestões de como podemos melhorar este repasse, sempre alinhados com os representantes do estado de São Paulo na Brasil Júnior, os quais devem ser cobrados, também, como responsáveis pelo evento. Dessa maneira, resumindo o conteúdo apresentados neste documento:
Os canais oficiais de comunicação do evento continuarão sendo o Facebook e o Twitter, mas a partir de agora, além da nossa newsletter, todas a informações estratégicas serão enviadas também pelo e-mail. O idioma oficial do evento é o inglês, pelos motivos já apresentados, mas garantimos que nenhum empresário júnior será prejudicado por isso (nem o brasileiro e nem o estrangeiro). Todas as informações pertinentes são repassadas pelos canais de comunicação e repasses de informação padrão do MEJ brasileiro, a equipe do JEWC 2012 está sempre disponível, basta solicitar as informações.
Havendo sugestões de melhoria efetiva teremos o prazer de nos aplicar para cumpri-las. Sempre estivemos atentos aos questionamentos e feedbacks direcionados para a equipe organizadora do JEWC 2012, para que o trabalho sempre fosse otimizado e que os resultados fossem atingidos da melhor forma e esperamos nos tornar excelentes neste sentido. Justamente por isso somos obrigados a discordar de que não escutamos ou não respondemos as considerações apresentadas. Dos pontos abordados, a grande maioria já havia sido explicada via fórum e acreditamos que é assim que devemos trabalhar, ouvindo todas as considerações trazidas até a organização e analisando-as para poder aceitar a sugestão ou explicar nosso posicionamento. Infelizmente não podemos acatar o pedido de todas as EJs, até por serem divergentes muitas vezes e nem sempre terem uma visão global da necessidade de um evento mundial. O JEWC não será o evento da Brasil Júnior, da FEJEMG ou da RioJunior, será o evento do MEJ e é assim que seremos vistos por todos nossos stakeholders. Esperamos poder contar com a ajuda da FEJESP e de suas EJs para além de levantar críticas, nos ajudar com soluções e construírem o evento em conjunto com todos nós. Por fim, certamente estamos aprendendo com todo o processo. É importante ser humilde para identificar as oportunidades de aprendizado e estamos nos esforçando para isso. Esperamos que os eventos MEJ sejam diferentes depois do JEWC 2012, que a Brasil Júnior e que as Federações, incluindo a FEJESP, sejam diferentes, mas que principalmente cada empresário júnior realmente aprenda a como ser uma agente de transformação, um profissional e uma pessoa melhor. Que nossos erros e acertos sejam parte deste marco, sim, nisto concordamos plenamente com vocês.
Cordialmente assinamos esta declaração: Flávio Vasconcelos Diretor de Comunicação Brasil Júnior
Marcus Barão Coordenador Geral JEWC 2012
Paula Bellozi Presidente do Conselho FEJEMG
Mateus Aguiar Presidente Executivo RioJunior