Coordenadoria de Regulamentação
Guia Selo EJ 2016
Diretor Administrativo Financeiro
Diego Salgueiro administrativo.financeiro@fejemg.org.br (31) 99445-2203
Coordenador de Regulamentação
Túlio Zancanelo regulamentacao@fejemg.org.br (32) 99115-6441
Assessora de Regulamentação
Mariana Mendes mariana.mendes@fejemg.org.br (31) 99697-5060
Sumário Introdução ................................................................................................................................... 4 1 Estatuto Social......................................................................................................................... 6 2 Regimento Interno .............................................................................................................. 15 3 Ata de eleição e posse ....................................................................................................... 19 4 Ficha Cadastral De Pessoa Jurídica (FCPJ) ................................................................... 21 5 Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) ............................................................ 24 6 CND Federal .......................................................................................................................... 27 7 CND Municipal ..................................................................................................................... 29 8 Comprovante de Conta Bancária Ativa ........................................................................ 30 9 Livro Diário ............................................................................................................................. 31 10 RAIS Negativa ..................................................................................................................... 33 11 Declaração de Infraestrutura ......................................................................................... 34 12 Declaração de Representantes...................................................................................... 35 13 Contrato de Prestação de Serviço ............................................................................... 36 14 Declaração e Termo de Voluntariado ......................................................................... 40 15 Comprovante de Reconhecimento de Instituição de Ensino Superior ........... 41 16 Nota Fiscal ........................................................................................................................... 42 Perguntas Frequentes ............................................................................................................ 43
Guia Selo EJ 2016 Introdução O Selo EJ tem por objetivo garantir a regularidade jurídica e contábil às Empresas Juniores. Desta forma, proporciona-se uma melhor gestão interna, boas condições de trabalho e credibilidade frente aos stakeholders, além de uniformizar o Movimento Empresa Júnior brasileiro, tornando-o cada vez mais legítimo e consolidado. Possuindo como norte a legislação brasileira e o Conceito Nacional de Empresas Juniores (CNEJ), pode-se certificar que todas as empresas juniores que obtém o Selo EJ seguem o padrão e se caracterizam efetivamente como tal. Uma vez que o movimento tem como missão transformar o país, as EJs possuem o dever de seguir as leis, cumprindo exigências mínimas legais. Com o pensamento objetivo de auxiliar as Empresas Juniores, a FEJEMG elaborou este Guia que aborda os documentos para a regulamentação frente ao Selo EJ. Nele você encontrará a descrição destes registros, sua importância, onde e como obtê-los, critérios avaliados na auditoria e alguns modelos anexados. Lembre-se que a regulamentação é um processo contínuo e sistemático que deve ser constante acompanhado!
Considerações do padrão de envio:
Todos os critérios deverão ser enviados em uma nomenclatura padrão. Caso seja enviado fora da especificação correta, o documento não será aceito. O envio deverá ser feito em formato PDF e seguir a nomenclatura de identificação:
Nº e nome do critério – [Empresa Júnior] – [Federação] Ex.: 1. Estatuto – Cace – FEJEMG
Todos os documentos citados e colocados como exemplo disponibilizados na pasta GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG.
estão
Calendรกrio 09/01
13/04 a 17/05
12/04
Parecer Parcial
Lanรงamento do Edital
15/01 a 15/03
Segunda Entrega
16/03 a 31/03
Primeira Entrega
Auditoria FEJEMG
18/05 a 13/06
Auditoria FEJEMG
09/01
Lanรงamento do Edital do Selo EJ
15/01 a 15/03
Primeira fase de envio dos documentos
16/03 a 31/03
Primeira auditoria dos documentos pela FEJEMG
12/04
Envio de Parecer Parcial;
13/04 a 17/05
Segunda fase de envio dos documentos
18/05 a 13/06
Segunda auditoria dos documentos pela FEJEMG
05/07
Envio do Parecer Final;
JEWC 2016
Entrega dos Certificados as EJs reconhecidas.
JEWC 2016 Entrega dos Certificados
05/07
Parecer Final
1 Estatuto Social O Estatuto Social é o ato constitutivo de uma Empresa Júnior, documento que traz a empresa perante a sociedade como associação civil, pessoa jurídica de direito privado sem fins lucrativos. Como a certidão de nascimento está para a pessoa física, o Estatuto Social está para a associação civil, no caso, a EJ. A partir do registro do Estatuto em Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, tem-se a formalização da Empresa Júnior, sendo permitido, a partir de então, adquirir direitos e contrair obrigações. As normas elencadas no Estatuto Social devem ser seguidas, assim como a regularidade das Assembleias Gerais de eleição em que tomam posse os novos diretores e as aprovações das demonstrações contábeis. A Assembleia Geral de constituição da EJ, bem como as vindouras que modificarão o Estatuto têm autonomia para elencarem as normas que melhor se adaptam a sua realidade. Entretanto, algumas previsões são obrigatórias por lei. O Estatuto Social da empresa júnior é uma exigência legal e deve estar registrado em Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas e de acordo com o Código Civil de 2002, o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior e o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ). Como obter: O Estatuto Social é um documento elaborado pela Empresa Júnior, aprovado em Assembleia Geral e posteriormente registrado em Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. Em caso de alteração, o Estatuto deve ser aprovado em Assembleia Geral convocada especialmente para esse fim, para posteriormente, encaminha-lo ao Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, juntamente com a carta de convocação da Assembleia, a ata de votação e a lista de presença, sendo que todos os documentos devem ser assinados pelo então presidente. Periodicidade de renovação: A cada alteração feita no Estatuto Social, obrigatoriamente, deverá ser feita a atualização do documento no respectivo Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas.
Critérios de auditoria:
Denominação, fins e sede;
Requisitos para admissão, demissão e exclusão dos membros;
Direitos e deveres dos associados;
Fontes de recurso para a manutenção da associação;
Modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos;
Condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução;
Forma de gestão administrativa e aprovação de contas;
Modo pelo qual se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente;
Se os membros respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais;
Possibilidade de 1/5 dos associados de convocar assembleia geral;
Cumprimento do Conceito Nacional de Empresa Júnior;
Assinatura e registro em cartório.
Critérios comentados:
Denominação, fins e sede;
O critério acima se refere a definição do nome da Empresa Júnior, quais serão os fins perseguidos através da execução do trabalho e a sede da empresa. Tais itens podem ser identificados, respectivamente, no art. 1º, caput; art. 4º e 1º, §1º: Art. 1º. A (nome da empresa júnior), é uma pessoa jurídica de direito privado, constituída sob a forma de associação sem fins lucrativos, regida por este Estatuto Social e pelas disposições normativas aplicáveis. § 1º. A sede da (nome da empresa júnior) (endereço). § 2º. A organização e funcionamento da (nome da empresa júnior) são estabelecidos através de Regimento Interno, elaborado pela Diretoria Executiva e aprovado pela Assembleia Geral, observado o disposto neste Estatuto Social. [...] Art.4º. A (nome da empresa júnior) tem por objetivos: I - A prestação de serviços (especificar, se possível); II - O trabalho a favor dos talentos pessoais e da capacitação humana e profissional dos acadêmicos da (universidade); IV - A valorização dos alunos e profissionais da Faculdade da (faculdade) no mercado de trabalho e no espaço acadêmico; V - O fomento ao empreendedorismo e às habilidades de gestão de seus associados;
VII - A realização de programas que contribuam para o desenvolvimento socioeconômico da comunidade; VIII - O estímulo, reconhecimento e valorização das iniciativas que visem à promoção da justiça;
Requisitos para admissão, demissão e exclusão dos membros;
Tais critérios encontram-se presentes pela definição das condições necessárias para admissão de um membro (art. 12), por quais motivos poderá ocorrer a demissão de um membro (art. 19) e motivos para exclusão (art. 22). Art.12. Poderá associar-se à (nome da empresa júnior) qualquer acadêmico, regularmente matriculado na Faculdade (nome da instituição) que, interessado em participar das atividades desenvolvidas, preencher, cumulativamente, os seguintes requisitos: I – Ser aprovado em processo seletivo; II – Ser aprovado em processo trainee, se houver; III – Ter a sua associação aprovada pela Diretoria Executiva. Parágrafo único. Uma vez associado, o estudante passará a prestar serviços voluntários em favor da administração da (nome da empresa júnior). Art.19. O membro associado que desejar se retirar da (nome da empresa júnior) deverá encaminhar comunicação formal, por escrito, ao Diretor de Gestão de Pessoas, que estabelecerá o prazo para o desligamento efetivo. Art.22. O membro associado será excluído do quadro social da (nome da empresa júnior) por justa causa nos casos de: I - Conclusão, abandono, jubilação, transferência ou desligamento do curso de bacharelado (instituição e curso) II - Decisão da Diretoria Executiva, como resultado de violação estatutária ou regimental ou, ainda, no caso de atingimento da pontuação limite do PCD; III - Prática de ato incompatível com os fins da (nome da empresa júnior), ou com suas formas de atuação. Parágrafo único. Nos casos descritos nesse artigo, serão resguardados ao membro o direito de defesa e recurso.
Direitos e deveres dos associados;
Dentro do Estatuto Social, deve ser elencado os direitos e deveres dos associados, como é descrito, a título de exemplo, nos artigos 17 e 18: Art.17. São direitos de todos os associados: I - Participar das Assembleias Gerais ordinárias e/ou extraordinárias, com direito a voz e a voto; II - Propor a adoção de medidas que julgarem convenientes ao interesse social da (nome da empresa júnior); III - Fazer parte de comissões e receber delegações e outorgas da Diretoria Executiva; IV - Convocar a Assembleia Geral, na forma deste Estatuto; V - Recorrer à Assembleia Geral contra atos de Diretores, da Diretoria Executiva e do Conselho Estratégico, na forma deste Estatuto. VI - Solicitar, a qualquer tempo, informações relativas às atividades da (nome da empresa júnior); VII - Manifestar-se acerca das atividades sociais da (nome da empresa júnior); VIII - Candidatar-se às Diretorias; IX – Solicitar seu licenciamento, na forma deste Estatuto. X – Retirar-se da associação. Parágrafo único. Aos Trainees não são facultados os direitos elencados nos incisos I, IV e VIII deste artigo, assegurada, entretanto, sua participação, como ouvinte, em Assembleia Geral. Art.18. São deveres de todos os membros: I - Conhecer e cumprir as disposições deste Estatuto e acatar as deliberações válidas dos órgãos deliberativos e executivos; II - Colaborar com a promoção da (nome da empresa júnior), cumprindo e observando as disposições do Estatuto Social, bem como das demais normas internas da entidade; III - Informar e provocar a atuação dos órgãos deliberativos, na hipótese de descumprimento deste Estatuto ou do Regimento Interno, bem como comunicar à Diretoria Executiva qualquer circunstância ou fato lesivo aos interesses da (nome da empresa júnior); IV - Zelar pelo patrimônio da (nome da empresa júnior); V - Concorrer para a realização do objetivo social; VI - Desempenhar com dignidade os cargos para os quais foram eleitos ou os compromissos que aceitarem, atuando com presteza, diligência, transparência e pontualidade nas tarefas que lhe são confiadas e afastando qualquer conduta que possa comprometer o nome e a imagem da (nome da empresa júnior). VII - Manter atualizados seus dados cadastrais junto à (nome da empresa júnior), em especial o endereço de seu correio eletrônico. Parágrafo único. Presumem-se lidos, após dois dias úteis de seu envio, todos os emails enviados para o endereço eletrônico cadastrado pelo membro junto à associação.
Fontes de recurso para a manutenção da associação;
Deve ser descrito no Estatuto quais serão as práticas realizadas para obtenção de recurso para manutenção da empresa júnior, assim como é exemplificado nos artigos 6º e 7º: Art.6º. O patrimônio da (nome da empresa júnior) será constituído de bens e direitos a ela doados, transferidos, incorporados ou por ela adquiridos, oriundos de qualquer pessoa, natural ou jurídica, pública ou privada, associado ou não. Art.7º. Constituem receitas da (nome da empresa júnior): I - Prestação de serviços; II - Donativos, legados, heranças, cessão de direitos, doações e contribuições e as subvenções de qualquer natureza; III - Produtos de festivais, campanhas, concursos e eventos congêneres; IV - Rendimentos resultantes da gestão de seu patrimônio; V - Subvenções ou auxílios governamentais e outros.
Modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos;
Órgãos deliberativos são aqueles que definem as diretrizes dentro de uma empresa. No caso de empresa júnior, tem-se como exemplo de órgão deliberativo a Assembleia Geral. Para fins da auditoria, deve contar as ordens de constituição e funcionamento desses órgãos, como no exemplo do art. 28: Art.28. A Assembleia Geral é o órgão máximo da (nome da empresa júnior) e tem poderes para decidir todas as questões relativas ao seu objeto, bem como tomar todas as resoluções que julgar conveniente a sua defesa e desenvolvimento. A Assembleia Geral reunir-se-á: I - Ordinariamente: a) Até a segunda semana de agosto para deliberação de contas, das demonstrações financeiras e dos resultados referentes ao primeiro semestre do ano e da gestão findada, bem como para eleger os membros da Diretoria Executiva e do Conselho Administrativo para o segundo semestre do ano. b) Até a segunda semana de fevereiro para deliberação de contas, das demonstrações financeiras e dos resultados referentes ao segundo semestre do ano e da gestão findada, bem como para eleger os membros da Diretoria Executiva e do Conselho Administrativo para o primeiro semestre do ano;
II - Extraordinariamente, sempre que o interesse social o exigir.
Condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução;
Dentro do Estatuto Social de uma Empresa Júnior, deve constar quais condições necessárias para alterar o próprio estatuto, ou seja, deve ser definido o quórum de aprovação em Assembleia Geral para se valer da alteração proposta. Vale ressaltar que toda alteração estatutária deve ser aprovada em Assembleia Geral convocada especialmente para esse fim, como reza o art. 59, II do Código Civil de 2002. Também deve ser elencado as condições da Assembleia Geral de dissolução da empresa júnior, novamente, deve ser definido o quórum de aprovação em Assembleia Geral. Como exemplo, as condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução são descritas, respectivamente, no art. 30 e art. 45 e subsequentes. Art.30. Todas as decisões serão tomadas em Assembleia Geral pela maioria de votos dos associados votantes presentes ao conclave, com exceção daquelas que tenham por objeto: I - Deliberar sobre a destituição de seus Diretores; II - Alterar este Estatuto Social. § 1º. Nas hipóteses estabelecidas nos itens I e II deste artigo, o quórum de decisão é o de 2/3 (dois terços) de votos dos membros votantes presentes à Assembleia Geral especialmente convocada para este fim, não podendo haver deliberação, em primeira convocação, sem que esteja presente a maioria absoluta dos seus associados, ou com menos de 1/3 (um terço) nas convocações seguintes. Art. 45. A (nome da empresa júnior) somente poderá ser dissolvida se, na Assembleia Geral especialmente convocada para este fim, for observado o quórum de deliberação de 2/3 (dois terços) dos membros associados votantes. Art. 46. Depois de dissolvida a (nome da empresa júnior), quaisquer dos bens que integram o seu patrimônio somente poderão ser alienados para o pagamento das dívidas legais que a entidade tenha assumido, até a data da deliberação da sua dissolução. Art. 47. Dissolvida a (nome da empresa júnior), o remanescente do seu patrimônio líquido será destinado à outra empresa júnior de mesma natureza.
Forma de gestão administrativa e aprovação de contas;
Segundo esse critério, deve ser definido no corpo do Estatuto Social como ocorrerá a gestão administrativa da empresa, em que diretorias ou departamentos
a empresa se compõe administrativamente e quais serão suas respectivas competências (art. 27), assim como a aprovação de contas, qual será o método utilizado para análise do balanço fiscal da EJ (art. 11). Art.27. São órgãos da administração da (nome da empresa júnior): I - Assembleia Geral; II - Conselho Estratégico; III - Diretoria Executiva. § 1º. A (nome da empresa júnior) adotará práticas de gestão administrativa, necessárias e suficientes, para coibir a obtenção, de forma individual ou coletiva, de benefícios ou vantagens pessoais, em decorrência da participação no respectivo processo decisório. § 2º. O exercício do cargo em órgão da (nome da empresa júnior) não é delegável. § 3º. O presidente das reuniões da Assembleia Geral e da Diretoria Executiva será o Diretor-Presidente da (nome da empresa júnior), que terá voto decisório em caso de empate nas votações. Na sua falta, substitui-lo-á o Vice-Presidente. Art.11. A prestação de contas dos recursos recebidos pela (nome da empresa júnior) se dará no encerramento de cada semestre e do exercício fiscal, devendo observar primordialmente os princípios da publicidade, transparência financeira e sustentabilidade, devendo ser apresentado relatório de atividades e das demonstrações financeiras, incluindo-se as certidões negativas de débitos junto aos órgãos competentes.
Modo pelo qual se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente;
Deve ser definido quem será responsável pela representação da empresa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente. Cabe a EJ definir no Estatuto Social o responsável por tal função. Usualmente, cabe ao cargo de presidente, como descrito no exemplo do art. 38: Art. 38. Ao Diretor-Presidente compete: [...] X – Representar a (nome da empresa júnior) judicial e extrajudicialmente.
Se os membros respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais;
Deve
constar
no
corpo
do
Estatuto
se
os
membros
respondem
subsidiariamente pelas obrigações sociais ou não. Para fins de auditoria, deve apenas constar a afirmação, como elencado no art. 15
Art.15. Os membros não responderão, solidária ou subsidiariamente, pelas obrigações assumidas pela Associação. Para melhor explicação, segue trecho do e-book do Selo EJ, disponibilidade na pasta GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG: “Nosso Código Civil de 2002 prevê a responsabilidade civil solidária e a subsidiária. Nos casos de responsabilidade solidária, existem, vários credores, vários devedores ou vários credores e devedores concorrendo ao mesmo tempo, sendo que cada credor terá o direito de exigir e cada devedor terá o dever de prestar, 8 inteiramente, o objeto da prestação, como previstos nos artigos 264 e seguintes do Código Civil/2002. Já a responsabilidade subsidiária é assumida entre dois ou mais sujeitos obedecendo uma certa ordem de responsáveis. Caso o 1º desta ordem não cumpra com suas obrigações, estas passarão a ser de responsabilidade do 2º da lista e assim sucessivamente. A responsabilidade solidária não pode ser presumida, isso significa que, só ocorre em decorrência de lei ou em caso de expresso acordo entre os sócios, como determina o art. 265 do Código Civil/2002. Desta forma, para que os membros não tenham responsabilidade solidária em relação às obrigações da EJ, basta não haver previsão nenhuma sobre responsabilidade solidária. Ou seja, não é necessário constar no Estatuto que “os membros da EJ não respondem solidariamente pelas obrigações sociais da mesma”. Contudo, em relação à responsabilidade subsidiária, é de grande importância que haja previsão no Estatuto da EJ no caso dos sócios não se responsabilizarem subsidiariamente pelas obrigações da empresa. Desta forma, para que os membros da EJ possam proteger o seu patrimônio pessoal, deverão prever em Estatuto que “os membros da Empresa Júnior não respondem subsidiariamente pelas obrigações sociais da mesma”. Assim, caso a EJ não cumpra com suas obrigações, os credores não poderão exigir que os membros da EJ realizem pagamentos das obrigações com o seu patrimônio pessoal. Entre os critérios analisados pelo Selo EJ, o Estatuto da EJ deve determinar se os membros se responsabilizam ou não pelas obrigações sociais da EJ. Por fim, vale comentar sobre os atos ultra vires, que são aqueles praticados pelos sócios ou administradores fora dos limites do objeto social, com desvio de finalidade ou abuso de poder. Estes, se praticados, serão considerados não oponíveis à pessoa jurídica, mas oponíveis aos sócios ou administradores que os praticarem. Ou seja, caso aja com excesso de poder, fugindo da finalidade da EJ, os membros ou administradores que derem causa a isso serão responsabilizados por esses atos, ainda que haja previsão de que os membros não se responsabilizam subsidiariamente pelas obrigações sociais da EJ. " (E-book do Selo EJ,2016).
Possibilidade de 1/5 dos associados de convocar assembleia geral;
Esse critério é exigibilidade para toda associação, definido no art.60 do Código Civil de 2002. Sendo elencado como 1/5 ou 20%, o Estatuto Social deve garantir a tal porcentagem de associados a possibilidade de convocação da Assembleia Geral, sendo de interesse da empresa júnior definir o procedimento para
convocação. Para fins de auditoria, basta apenas a definição de 1/5, semelhante ao art. 29: Art.29. As Assembleias Gerais serão convocadas pelo presidente do Conselho Estratégico, pelo Diretor Presidente ou por iniciativa própria de, pelo menos, 02 (dois) Diretores ou, ainda, a requerimento de, pelo menos, 1/5 (um quinto) dos membros votantes, mediante carta ou por correio eletrônico enviado a todos os membros com a antecedência mínima de 03 (três) dias.
Cumprimento do Conceito Nacional de Empresa Júnior;
O Estatuto em nenhum momento pode entrar em conflito com o Conceito Nacional de Empresa Júnior – CNEJ, documento disponibilizado na pasta GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG.
Assinatura e registro em cartório;
Para comprovar o registro do Estatuto Social no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, pede-se que seja enviado uma cópia digital do documento original. Portanto, deve ser enviado em formato PDF uma cópia do documento em que seja possível identificar assinatura e carimbos do registro.
2 Regimento Interno O Regimento Interno de uma Empresa Júnior regula a organização de maneira intrínseca, em sintonia com o Estatuto Social, funcionando como “complemento” deste, pois nele estarão descritas as particularidades funcionais e internas da EJ. O Regimento Interno não necessita de registro em cartório, mas é de extrema importância que todos os membros da empresa conheçam o documento. Orienta-se que todas informações pertinentes a empresa júnior que não possuam necessidade de descrição no Estatuto - como a descrição do processo eleitoral ou programa interno de incentivo, sejam alocados no Regimento Interno, em face da inexistência de custos para alterar o regimento. Como obter: O Regimento Interno é um documento elaborado pela própria empresa júnior, tendo como base o Estatuto Social, conforme a necessidade da EJ, sendo necessário os requisitos básicos elencados nos critérios de auditoria. Para obter um Regimento Interno, deve ocorrer a elaboração e posterior aprovação em Assembleia Geral, constando na ordem do dia a pauta para deliberação, e caso aprovado passa a ter vigência o novo Regimento Interno da entidade. Em caso de alteração, baste que a proposta seja aprovada em Assembleia Geral. Não há necessidade de registro do Regimento Interno em cartório. Periodicidade de renovação: A cada alteração feita Regimento, deve ocorrer sua aprovação em Assembleia Geral. Critérios de auditoria:
Procedimento em caso de vacância;
Atribuições e o modo de funcionamento dos órgãos internos da associação;
Princípios de conduta da EJ;
Descrição do processo eleitoral;
Descrição da forma de ingresso de novos associados na EJ;
De acordo com o Estatuto Social da Empresa Júnior;
De acordo com o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior;
De acordo com o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ).
Caso algum critério de auditoria do Regimento Interno esteja contemplado no Estatuto Social da Empresa Júnior, não se faz necessário sua repetição no Regimento Interno.
Critérios comentados:
Procedimento em caso de vacância;
Deve ser descrito no Regimento os procedimentos em caso de vacância de cargo eletivo, como no exemplo do art. 34: Art. 34. Em caso de vacância de Cargo Eletivo, em decorrência de destituição, renúncia, morte, impedimento comprovado, invalidez, perda do mandato ou outras hipóteses previstas no Estatuto, deverá o Diretor Administrativo-Financeiro lançar o edital do processo eleitoral no prazo de 5 dias, contados da comunicação da vacância. O prazo para a manifestação de interesse no preenchimento do cargo é de 5 dias, contados a partir da publicação do edital, devendo o candidato apresentar, por escrito, sua carta de motivação e seu projeto de gestão.
Atribuições e o modo de funcionamento dos órgãos internos da associação;
Deve ser descrito as competências e forma de trabalho dos órgãos internos da empresa júnior, uma breve descrição das funções das diretorias, conforme exemplificado abaixo: Art. 13. Ao Diretor-Presidente compete: [...]; Art. 14. Ao Diretor Vice-Presidente compete: [...]; Art. 15. Ao Diretor Administrativo-Financeiro compete: [...]; Art. 16. Ao Diretor de Projetos compete: [...]; Art. 17. Ao Diretor de Gestão de Pessoas compete: [...]; Art. 18. Ao Diretor de Relações Públicas compete: [...]; Art. 19. Ao Diretor de Qualidade compete: [...]
Princípios de conduta da EJ;
Necessário elencar os princípios esperados dos membros associados da EJ, relacionados à conduta, como é feito no exemplo do art. 22:
Art. 22. A (nome da empresa júnior) adota como princípios: I - O espírito empreendedor; II - A impessoalidade, a ponderação, a razoabilidade, a transparência financeira, a ética profissional, a cooperação e a eficiência; III - A difusão e a instrumentalização do conhecimento; IV – A responsabilidade social; V – A sinergia; VI – O profissionalismo;
Descrição do processo eleitoral;
Descrição clara e objetiva do processo eleitoral da Diretoria Executiva, definindo procedimentos e fases, semelhante aos artigos 29 e subsequentes: Art. 29. O processo eleitoral se dará por meio de edital, aprovado pela maioria simples da Diretoria Executiva, respeitando o quórum mínimo de três e lançado sempre nos meses de junho e dezembro. O edital definirá as regras de eleição. Parágrafo único: Compete à Diretoria Administrativo-Financeira a elaboração do edital do processo eleitoral, bem como sua condução. Art. 30. Antes da eleição haverá uma sabatina com os candidatos, aberta para todos os associados, na qual os candidatos exporão os motivos de sua candidatura e seu plano de gestão. Art. 31. A eleição ocorrerá durante Assembleia Geral Ordinária. Art. 32. A votação ocorrerá por meio de voto secreto. Parágrafo Único - Em caso de empate, a escolha será prerrogativa do Diretor Presidente ou quem o substitua.
Descrição da forma de ingresso de novos associados na EJ;
Definição de como ocorrerá o processo seletivo da empresa, descrevendo fases e etapas, como no exemplo dos artigos 20 e 21:
Art. 20. Poderá associar-se à (nome da empresa júnior) qualquer acadêmico, regularmente matriculado na (IES) que, interessado em participar das atividades desenvolvidas, preencher, cumulativamente, os seguintes requisitos: I – Ser aprovado em processo seletivo; II – Ser aprovado em processo trainee, se houver; III – Ter a sua associação aprovada pela Diretoria Executiva. Parágrafo único. Uma vez associado, o estudante passará a prestar serviços voluntários em favor da administração da (nome da empresa júnior). Art. 21. O processo seletivo a que se refere o artigo anterior constará das fases de Prova Escrita, Dinâmica de Grupos e Entrevista. A forma como será considerada cada etapa para fins de seleção será tema de Edital de Processo Seletivo, elaborado pela Diretoria de Gestão de Pessoas antes de todo processo seletivo. Parágrafo único. O Edital de Processo Seletivo será divulgado amplamente nas redes sociais da (nome da empresa júnior) e na Faculdade.
De acordo com o Estatuto Social da Empresa Júnior;
Como já dito, o Regimento deve ter como base o Estatuto, não podendo contrariar este.
De acordo com o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior;
O regimento deve ser consoante ao Código de Ética do Movimento Empresa Júnior, disponível na pasta GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG.
De acordo com o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ).
O regimento deve ser consoante ao Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ), disponível na pasta GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG.
3 Ata de eleição e posse Empresas Juniores são caracterizadas pela rotatividade da Diretoria Executiva, em face das gestões anuais ou semestrais. A Ata de eleição e posse é um documento de comprovação da eleição da Diretoria Executiva da EJ. Para o registro em cartório, é necessário a lista de presença, que deverá ser assinada pelos membros da empresa júnior e, então, levada ao cartório de notas para reconhecimento de firma e posterior registro do documento no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. Desta forma, tem-se a legitimidade para que os empossados exerçam atos e firmem obrigações em nome da EJ, como, por exemplo, a celebração de contratos. É importante destacar que os cartórios não mantêm uniformidade absoluta em suas exigências, portanto o reconhecimento de firma das assinaturas na lista de presença nem sempre é exigido, havendo também outras peculiaridades regionais. Como obter: Na Assembleia Geral de eleição da futura diretoria executiva, deve ser elaborada a Ata de eleição e posse pelo então presidente, sendo descrito: a ordem do dia, candidatos e respectivos cargos, candidatos eleitos, resultado da decisão (números da votação), qualificação dos diretores e validade do mandato. Para melhor entendimento, verifique o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG. Após a assinatura de todos os diretores eleitos na Ata de eleição e posse, é necessário encaminhar ao contador uma cópia autenticada da ata, informando RG, CPF e comprovante de residência do Diretor Presidente, todos também autenticados, para o contador então, emitir o DBE (Documento Básico de Entrada), que deverá ser assinado pelo presidente e levado ao cartório para registrar firma. Com o DBE devidamente registrado, deve-se levá-lo ao Cartório de Registro Civil, juntamente com a convocatória de assembleia de eleição assinada pelo antigo presidente, ata de eleição autenticada e caderno de atas da EJ. Após alguns dias o cartório entregará a Ata de eleição e posse devidamente registrada. Tal procedimento possui um custo para EJ, devido ao serviço prestado pelo contador e pelo cartório.
Periodicidade de renovação: A cada troca de gestão, a Ata de eleição e posse deve ser devidamente elaborada (conforme modelo disponibilizado na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG) e registrada no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. Critérios de auditoria:
Validade mínima do mandato até junho de 2016;
Data e demais informações condizentes com o mandato, como nome e qualificação dos diretores;
Assinatura e registro do documento em cartório.
4 Ficha Cadastral De Pessoa Jurídica (FCPJ) A Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica, é o documento no qual consta o nome do responsável da empresa, atividades de alteração no cadastro da empresa e outros dados. É importante que as informações contidas na Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica estejam de acordo com o Estatuto Social e a Ata de eleição e posse. O documento deve ser preenchido com as informações pertinentes e transmitido pelo programa ReceitaNet, conforme instruções que podem ser encontradas no site da Receita Federal, feito através de um contador. Após o registro da Ata de eleição da nova diretoria no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, deve-se providenciar a alteração do Quadro de Sócios Administradores (QSA), por meio do FCPJ, conforme orientado. Como obter: A EJ deve encaminhar ao seu contador uma cópia da Ata de eleição de posse, caso a EJ não possua uma cópia, há possibilidade de emitir uma cópia no Cartório em que o documento foi registrado. Periodicidade de renovação: A cada troca de gestão, após registro da Ata de eleição e posse, deve-se providenciar a alteração do Quadro de Sócios Administradores (QSA), por meio do FCPJ. Passo a Passo: 1. Acesse o seguinte link: http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/cnpjreva/cnpjreva_ solicitacao.asp
2. Insira os dados solicitados (CNPJ da Empresa Júnior); 3. Clique em “Consultar”; 4. Será gerada essa imagem:
5. Clique em “Consulta QSA / Capital Social”; 6. Será gerado o documento abaixo:
7. O documento gerado é aceito como FCPJ; 8. Salve em PDF o documento. O passo a passo descrito é para obtenção de documento semelhante ao FCPJ atualizado conforme a ata, lembrando que a atualização do FCPJ deve ser feita através do contador. Periodicidade de renovação: A cada troca de gestão, é necessário alterar o QSA após registro da Ata de eleição e posse. Critérios de auditoria:
Data referente ao representante da EJ em exercício em 2016;
Adequação dos nomes dos representantes;
Identidade com a Ata de eleição e posse.
5 Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) O CNPJ é o cadastro de toda pessoa jurídica que compreende as informações cadastrais das entidades e que são de interesse das administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Documentos obrigatórios em qualquer pedido perante o CNPJ: a) FCPJ – Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica, que poderá ser preenchida via PGD – download e transmitida exclusivamente pela Internet por meio do Programa Receitanet, ou preenchida diretamente no sítio da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) http://www.receita.fazenda.gov.br, por meio do Aplicativo de Coleta Web. A FCPJ deverá ser acompanhada do QSA; b) Quadro de Sócios e Administradores (QSA); c) Ficha Especifica, de interesse do órgão convenente; d) Documento Básico de Entrada do CNPJ (DBE) ou Protocolo de Transmissão, conforme modelos constantes dos Anexos I E II da IN RFB nº 1.183, de 19 de agosto de 2011. As
CNAE Classificações
de
Atividades
Econômicas
(CNAE)
possibilitam
o
ordenamento das unidades de produção do país em categorias, da maneira mais homogênea possível, definidas em função de características do processo produtivo, do tipo de produto e/ou do mercado. Tem a finalidade de representar estatisticamente o parque produtivo do país, permitindo sua visibilidade, e classificar as unidades, dentro do processo produtivo, segundo a sua atividade principal. Possibilita também análises comparativas das ações executadas pelo setor público em diversas esferas e em outros países. A Brasil Júnior, com o objetivo de relacionar a Empresa Júnior ao seu princípio mais fundamental, que é o desenvolvimento educacional brasileiro, especifica o CNAE adequado às EJs:
1. Código principal: 85.50-3/02 Atividade de apoio à educação, exceto caixas escolares; 2. Código secundário: 85.99-6/99 Outras atividades de ensino não especificadas anteriormente; Para maiores informações sobre a Classificação Nacional de Atividades Econômicas, acesse GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG e confira o Parecer CNAE da Brasil Júnior. Como obter: A emissão do comprovante do CNPJ é feita pelo Site da Receita Federal, através do seguinte link: http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/cnpjreva/cnpjreva_solicitacao.asp
Passo a Passo: 1. Acesse o link descrito acima;
2. Insira os dados solicitados (CNPJ da Empresa Júnior); 3. Clique em “Consultar”; 4. Será gerado o documento abaixo:
5. Salve o documento em PDF. Periodicidade de renovação: Sempre que solicitado. Critérios de auditoria:
Consulta realizada a partir de janeiro de 2016;
CNAE adequado, conforme atividade realizada pela EJ.
6 CND Federal A Certidão Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais é um documento emitido pela Receita Federal cuja função é comprovar a regularidade fiscal e cadastral da empresa perante a mesma. Sua importância é tão grande, que algumas empresas e órgãos públicos usam tal critério para decisão para contratação de prestadores de serviços. Constatados os débitos tributários com antecedência, a empresa possui um tempo hábil para levantar seu histórico e providenciar a baixa. Desta forma, seu acompanhamento evita surpresas desagradáveis e multas para a empresa. Certidões positivas com efeito de negativa também serão aceitas, para fins de auditoria. Como obter: Solicitar ao contador responsável pela EJ ou então acessar o site da Receita Federal, preencher um formulário com os dados necessários e imprimir. Link do site da Receita Federal: http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjuntaInter/InformaNIC ertidao.asp?Tipo=1
Passo a Passo: 1. Acesse o link descrito acima; 2. Insira os dados solicitados (CNPJ da Empresa Júnior); 3. Clique em “Consultar”; 4. Será gerado o documento abaixo:
5. Salve o documento em PDF Periodicidade de renovação: A nova CND Federal deve ser emitida 180 dias após a data da última emissão. Critérios de auditoria:
Vencimento igual ou posterior a janeiro de 2016.
7 CND Municipal A Certidão Negativa de Débitos Municipal é um documento emitido pelo órgão competente da repartição fazendária cuja função é comprovar que a empresa não possui débitos junto à Fazenda Municipal nem está inscrita em Dívida Ativa, ou seja, que não existem ações de cobrança em relação à EJ, nem em relação ao imóvel. A Empresa Júnior assim como as outras empresas do mercado, contribui com os tributos municipais, pagam a taxa imobiliária e a taxa de emissão de alvará. Desta forma, é de extrema importância acompanhar a situação da EJ perante o município para evitar multas e problema burocráticos. Como obter: A CND Municipal é fornecida através da solicitação junto a Fazenda Municipal ou via internet em alguns municípios. A CND Municipal pode ser fornecida também através do contador de sua EJ. Periodicidade de renovação: A Certidão Negativa de Débitos Municipal possui prazo de validade variável de acordo com cada município. Cabe a cada EJ verificar junto a repartição fazendária da sua cidade este prazo. Critérios de auditoria:
Vencimento igual ao posterior a janeiro de 2016.
8 Comprovante de Conta Bancária Ativa Toda Empresa Júnior deve possuir conta bancária em seu nome, uma vez que além de ser uma forma segura para seus recursos financeiros, permite que a mesma possa fazer suas movimentações financeiras de forma autônoma, comprando ainda sua independência financeira. Desta forma, o comprovante possui o objetivo de garantir que a empresa não possui vínculo com a conta da Instituição de Ensino ou de algum membro. Como obter: Através da agência bancária da EJ ou emissão via internet banking. Vale ressaltar a importância da alteração dos responsáveis pela conta bancária da empresa. A cada troca de gestão, deverá ser levado a Ata de eleição e posse registrada ao banco para atualização do titulares junto ao banco e posterior desbloqueio. Periodicidade de renovação: Sempre que solicitado. Critérios de auditoria:
Emissão a partir de janeiro de 2016;
Possibilidade de identificação do banco, agência e número da conta.
9 Livro Diário É um livro contábil de preenchimento obrigatório, exigido por lei, e de grande importância, onde são lançadas as operações diárias de uma empresa. Em resumo, registra oficialmente todas as transações da EJ. Sendo assim, é necessário que ele atenda determinadas exigências e preencha certas formalidades. O livro Diário deve:
Ser encadernado;
Ter suas folhas numeradas tipograficamente;
Deverá ser autenticado no cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;
Conter termo de abertura e de encerramento (na primeira e última página, respectivamente) devidamente preenchidos e autenticados. Primeiramente é preciso garantir o controle diário do fluxo de caixa. A EJ
precisa desenvolver um controle financeiro diário com lançamentos de suas movimentações em ordem cronológica para que facilite o desenvolvimento do livro diário por parte do contador. O segundo ponto importante é o controle das notas fiscais emitidas e recebidas pela empresa júnior, já que estas servem de comprovação dos dados lançados no fluxo de caixa, estas notas fiscais devem ser enviadas ao contador constantemente, e não apenas no final do ano. Sua exigência perante o Selo EJ, não se dá somente por ser uma obrigação legal, mas por ser uma forma de comprovar que EJ está usando seus recursos consoante ao Conceito Nacional de Empresa Júnior – CNEJ. É sabido que algumas contabilidades informam um prazo até o final do mês de abril para realizar o livro diário do ano posterior. Portanto, cabe a empresa verificar a situação com antecedência, em face do curto prazo exigido no Selo EJ. Como obter: A EJ deve enviar, mensalmente, os documentos requeridos pela contabilidade para que ela realize os lançamentos. Após o exercício social, solicitar ao contador responsável pela empresa o Livro Diário e posteriormente registrá-lo no mesmo cartório em que está registrado o Estatuto Social da EJ. Cabe a contabilidade realizar tal registro. O presidente deve assinar o livro antes de levar o documento ao cartório e possuir firma reconhecida.
Periodicidade de renovação: Deve ser solicitado após o encerramento do exercício social da empresa, ou seja, no início de cada ano. Critérios de auditoria:
Termos de abertura e encerramento assinados e datados conforme o exercício social previsto no Estatuto; Assinatura do contador;
Autenticação no cartório de registro civil de pessoas jurídicas.
10 RAIS Negativa A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) reafirma o trabalho voluntário nas empresas juniores, vez que sendo Negativa, tem-se que durante o ano-base do documento, não houve nenhum vínculo trabalhista na empresa júnior, definida na RAIS através do CNPJ Como os membros das EJs exercem trabalho voluntário, disciplinado na Lei nº 9.608/98 e definido no Conceito Nacional de Empresa Júnior, não pode haver nenhum vínculo trabalhista entre os membros e a Empresa Júnior. Como obter: Solicitar ao contador responsável pela EJ. É importante ressaltar que no mês de março finaliza o prazo habitualmente concedido pelo Ministério do Trabalho para a emissão da RAIS negativa. Periodicidade de renovação: Emitir ao início de cada ano. Critérios de auditoria:
Ano-base 2015.
11 Declaração de Infraestrutura É o documento elaborado pelas empresas juniores que lista todos os recursos físicos que estão à disposição da empresa. Assim, a declaração de infraestrutura possui o intuito de comprovar que a EJ possui estrutura mínima para seu funcionamento. Como obter: A declaração deve ser elaborada pela própria empresa e conter todos os critérios exigidos para auditoria. No documento, datado a partir de janeiro de 2016, deve ser descrito a sede física da empresa, elencando o número de computadores e informando o telefone da EJ (podendo ser telefone celular), no mesmo documento deve ser anexado fotos da sede, dos computadores e do telefone. Verifique o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG. Periodicidade de renovação: Sempre que solicitado. Critérios de auditoria:
Data a partir de janeiro de 2016;
Fotos da sede física, computador e telefone da EJ;
Número do telefone;
Assinatura do presidente no documento.
12 Declaração de Representantes Toda Empresa Júnior deve possuir dois membros representantes perante a Federação, no caso da nossa federação, os conselheiros multiplicadores, principal forma de contato entre a FEJEMG e a EJ e tem como finalidade discutir, orientar e decidir as ações da Federação, contribuindo para o alcance de seus objetivos. Como obter: O documento deve ser emitido pelo presidente da EJ, indicando os representantes da sua EJ no Conselho Multiplicador. Consulte o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG. Periodicidade de renovação: Sempre que solicitado. Critérios de auditoria:
Data a partir de janeiro de 2016;
Nome e dados pessoais dos representantes da EJ em exercício perante sua Federação;
Assinatura do presidente da EJ.
13 Contrato de Prestação de Serviço Um contrato é um acordo firmado entre partes, no caso, entre a “contratada”, a empresa júnior e a “contratante”, o cliente. O contrato de prestação de serviço é necessário a cada projeto externo realizado, sendo de suma importância, ao delimitar questões importantes relacionadas a execução do projeto, como as obrigações das partes, forma de pagamento e penalidades por eventuais descumprimentos. Não existe um contrato padrão para Empresa Júnior, orienta-se que a EJ tenha a preocupação em manter os contratos alinhados aos seus interesses, adequando o contrato ao tipo de produto que é oferecido e suas peculiaridades, mantendo sempre as características mínimas exigidas legalmente, conforme descrito nos critérios de auditoria. Como obter: A cada projeto realizado, a EJ deve firmar um contrato de prestação de serviço com o cliente, contendo requisitos mínimos e informações pertinentes a execução do projeto. Consulte o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG. Periodicidade de renovação: Deve ser assinado um contrato a cada a projeto externo realizado. Critérios de auditoria:
Data a partir de outubro de 2015;
Assinatura do cliente e dos representantes legais da EJ, na forma do estatuto e do art. 104 do Código Civil;
Cumprimento do disposto no Código Civil – art. 593 e seguintes;
Especificação do objeto do contrato;
Forma de pagamento;
Obrigação das partes contratantes;
Vigência do contrato.
Critérios comentados:
Data a partir de outubro de 2015;
O contrato de prestação de serviço enviado para a auditoria deve ser datado a partir de outubro, inclusive, sendo aceito contratos assinados em meses subsequentes.
Assinatura do cliente e dos representantes legais da EJ, na forma do estatuto e do art. 104 do Código Civil;
No estatuto da empresa júnior é definido seus representantes legais, informando os responsáveis pelas assinaturas no contrato, sendo usualmente presidente e responsável pelo departamento administrativo-financeiro ou presidente e responsável pelo departamento de projetos. Para a validade do negócio jurídico, no caso, o contrato de prestação de serviço, deve ser observado a assinatura dos representes legais da empresa, segundo respectivo Estatuto Social (I); sendo o objeto cabível dentro da forma da lei (II); e o contrato estabelecido pelo devido processo legal (III), conforme o Código Civil de 2002, em seu art. 104: Art. 104. A validade do negócio jurídico requer: I - agente capaz; II - objeto lícito, possível, determinado ou determinável; III - forma prescrita ou não defesa em lei.
Cumprimento do disposto no Código Civil – art. 593 e seguintes;
Os artigos 593 e seguintes dispostos no Código Civil regulam tipicamente o contrato de prestação de serviço. Resumidamente, tais artigos definem o contrato como uma relação em que uma pessoa se obriga a prestar um serviço a outra, eventualmente, em troca de determinada remuneração, executando com independência técnica e sem subordinação.
Especificação do objeto do contrato;
Dentro dás cláusulas do contrato, deve ser descrito o objeto do contrato, delimitando informações necessárias à sua execução, semelhante às cláusulas primeira e segunda:
DO OBJETO DO CONTRATO CLÁUSULA PRIMEIRA. Constitui objeto do presente contrato a (DESCRIÇÃO DO OBJETO) pela CONTRATADA à CONTRATANTE. CLÁUSULA SEGUNDA. Os serviços, acertados neste instrumento, consistirão em: I – (DESCRIÇÃO DETALHADA DO OBJETO)
Forma de pagamento;
Definição a forma de pagamento do projeto, sendo de interesse das partes informar o valor, se há parcelamento ou não, forma de repasse do pagamento e eventuais comprovantes, conforme exemplificado na cláusula sétima: CLÁUSULA SÉTIMA. Pela prestação dos serviços a CONTRATANTE pagará à CONTRATADA a quantia total de R$ (XXX) (POR EXTENSO), em (Nº DE PARCELAS) parcelas de R$ (XXX) (POR EXTENSO) cada uma, sendo a primeira no momento da assinatura do contrato e a segunda quando da entrega do serviço. PARÁGRAFO PRIMEIRO. Os honorários convencionados no presente contrato não se confundem com eventuais serviços prestados em outras áreas. PARÁGRAFO SEGUNDO. Efetuados os pagamentos, serão emitidos recibos à CONTRATANTE, assinados pelo (REPRESENTANTES) CONTRATADA.
Obrigação das partes contratantes;
Importante delimitar no corpo do contrato as obrigações das partes contrates, EJ e cliente. Cabe atenção especial ao critério na elaboração do contrato, vez que tais cláusulas delimitaram exatamente o que a empresa júnior terá como obrigação perante ao cliente e o que a EJ terá como contrapartida do cliente. O que é definido como obrigação, tem sua realização vital para cumprimento do contrato. Confira o exemplo: DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE CLÁUSULA TERCEIRA. A CONTRATANTE deverá fornecer à CONTRATADA todas as informações necessárias à realização dos serviços, devendo especificar os detalhes necessários à perfeita consecução dos mesmos.
CLÁUSULA QUARTA. A CONTRATANTE se obriga a apresentar à CONTRATADA, quando solicitado, todos os documentos necessários ao bom e fiel cumprimento do presente contrato. PARÁGRAFO ÚNICO. São documentos necessários aqueles solicitados após a assinatura do presente contrato, desde que motivadamente relacionados à execução do serviço. CLÁUSULA QUINTA. A CONTRATANTE deverá efetuar o devido pagamento à CONTRATADA, em conformidade com a Cláusula 7ª do presente instrumento. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA CLÁUSULA SEXTA. A CONTRATADA se obriga a realizar todos os atos relacionados aos serviços na Cláusula 2ª do presente instrumento. PARÁGRAFO PRIMEIRO. A CONTRATADA se obriga a utilizar técnicas condizentes com os serviços a serem prestados, efetuando todos os esforços para a sua consecução. PARÁGRAFO SEGUNDO. A CONTRATADA empregará parte de seu corpo técnico para a realização de pesquisa e desenvolvimento na área assessorada, bem como para a solução e prevenção de eventuais problemas, nomeando um responsável para a administração das atividades e se compromete a cumprir suas obrigações no prazo de (PRAZO) (POR EXTENSO) dias úteis.
Vigência do contrato.
Necessário determinar a vigência do contrato, tornando em data específica a validade do contrato, conforme elencado na cláusula oitava: CLÁUSULA OITAVA. O presente contrato tem prazo indeterminado, iniciando-se a partir de sua assinatura pelas partes contrates. Sendo certo que logo que os serviços descritos na CLÁSULA SEGUNDA forem entregues o presente contrato será considerado como ENCERRADO, elidindo qualquer obrigação de qualquer uma das partes, exceto aquela da CLÁSULA SÉTIMA.
14 Declaração Voluntariado
e
Termo
de
O Movimento Empresa Júnior caracteriza-se pelo trabalho voluntário. Com isso, a EJ deve possuir um termo de voluntariado de cada membro confirmando o acordo mútuo de vontades acerca do desenvolvimento de trabalho voluntário na organização, a fim de garantir segurança jurídica a ambas as partes, para que não incorra em nenhum problema de cunho trabalhista. Sendo assim, o vínculo entre a associação Empresa Júnior e o empresário júnior deverá ser regido por meio da Lei nº 9.608 de 1998. Como obter: Necessário elaborar uma declaração informando que todos os membros da empresa, informando o número de membros, apresentam termo de voluntariado devidamente válido, anexando uma lista com os dados (nome, nacionalidade, profissão, estado civil, RG, CPF e domicílio) desses. Também deve ser enviado um termo de voluntariado de um dos membros da gestão em exercício, ou seja, um termo de voluntariado de 2016. Consulte o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG. Periodicidade de renovação: A cada entrada de novo membro, deve ser elaborado um termo de voluntariado e ser devidamente assinado pelas partes. Critérios de auditoria:
Declaração do presidente da EJ com o nome e os dados de seus membros atuais;
Termo de voluntariado de um dos membros da gestão em exercício, devidamente assinado pelo membro e representantes legais da EJ, nos termos do estatuto e da Lei nº 9.608/98;
Data a partir de janeiro de 2016.
15 Comprovante de Reconhecimento de Instituição de Ensino Superior O reconhecimento da Instituição de Ensino Superior (IES) é de suma importância para EJ por atribuir maior credibilidade perante clientes, bem como para conferir maior segurança ao funcionamento e perenidade da empresa júnior. Além disso, para o desenvolvimento das atividades da EJ é necessária a orientação e supervisão de professores ou profissionais da área, conforme prevê o PL 8.084/2014, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG. Dessa forma, é preciso a confirmação de algum cargo administrativo da IES, bem como de algum orientador da empresa júnior para a verificação do cumprimento de todos os procedimentos. Como obter: Deve ser elaborado pela própria empresa e assinado por um representante da instituição de ensino e pelo professor orientador da EJ ou similar. Periodicidade de renovação: Sempre que pedido. Critérios de auditoria:
Datado no mínimo de outubro de 2015;
Assinatura do representante da instituição no documento (reitor, diretor de unidade/campus, chefe de departamento ou coordenador do curso);
Assinatura do professor ou especialista responsável pela orientação das atividades da EJ.
16 Nota Fiscal É um documento emitido com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes. Desta forma, a Empresa Júnior deve emitir a Nota Fiscal para o cliente comprovando o serviço, pois é uma obrigação fiscal conforme se verifica na Lei nº 8.846/94, art. 1º. A emissão da Nota Fiscal pelas Empresas Juniores garante que o contador escriture, corretamente, o livro diário e demais documentos contábeis da empresa. Além disso, a não emissão dessa, configura crime de sonegação fiscal, uma vez que os impostos são calculados com base nas notais fiscais emitidas. Como obter: A EJ deve procurar a contabilidade para entrar em contato com a Secretaria de Fazenda do Município para solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal – AIDF e assim verificar o modelo de nota utilizado na cidade. Depois de autorizado pela Secretaria da Fazenda, deverá procurar uma gráfica para confeccionar os talões (blocos) de Notas Fiscais depois carimbá-las com os números cedidos pela Secretaria da Fazenda. No caso de Nota Fiscal eletrônica, deve-se pedir ao contador para requerer a emissão de nota fiscal eletrônica, que poderá ser emitido pela própria empresa através da internet. Importante verificar a legislação municipal com o contador para qual é o modelo de nota utilizado na cidade.
Periodicidade de renovação: Deve ser emitida após a venda de cada projeto. Critérios de auditoria:
Emissão a partir de outubro de 2015;
Dados da EJ e do cliente.
Perguntas Frequentes 1. O que é “Modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos”? Órgãos deliberativos são órgãos que definem as diretrizes dentro de uma empresa, no caso de empresa júnior, tem-se como órgão deliberativo a Assembleia Geral. Para fins da auditoria, deve contar as ordens de constituição e funcionamento desses órgãos. 2. O que é responder subsidiariamente pelas obrigações sociais? A responsabilidade subsidiária é assumida entre dois ou mais sujeitos obedecendo uma certa ordem de responsáveis, caso o 1º desta ordem não cumpra com suas obrigações, estas passarão a ser de responsabilidade do 2º da lista e assim sucessivamente. Sendo assim, é de grande importância que haja previsão no Estatuto da EJ no caso dos sócios não se responsabilizarem subsidiariamente pelas obrigações da empresa. Desta forma, para que os membros da EJ possam proteger o seu patrimônio pessoal, deverão prever em Estatuto que “os membros da Empresa Júnior não respondem subsidiariamente pelas obrigações sociais da mesma”. 3. "Forma de gestão administrativa e aprovação de contas". O que seria esse item na prática? Segundo esse critério, deve ser definido no corpo do estatuto como se dará a gestão administrativa da empresa, em que diretorias ou departamentos a gestão da empresa será dividida e quais serão suas competências, assim como a aprovação de contas, qual será o método utilizado para análise do balanço fiscal da EJ, 4. O que seria "Assinatura e registro do documento em cartório”? Para comprar que o Estatuto é registrado, deve ser enviado uma cópia em formato PDF do documento original.
5. O que seria “De acordo com o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior” e “De acordo com o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ)”? O documento deve ser consoante com o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior e o Conceito Nacional da Empresa Júnior (CNEJ), ou seja, em nenhum momento pode contrariar esses dois documentos, ambos disponibilizados na pasta GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG. 6. Regimento Interno precisa, obrigatoriamente, ser registrado em Cartório? Não, o regimento interno não precisa ser registrado em cartório. 7. Minha EJ é formada por mais de um curso. Quem deve assinar a Declaração de Reconhecimento da IES? Pode assinar a declaração, o reitor da instituição, diretor da unidade/campus, chefe de departamento ou coordenador do curso. No caso de EJ composta por mais de um curso, poderá ser escolhido apenas um chefe de departamento ou um coordenador para assinar o documento. 8. Se um critério do regimento estiver no estatuto e não no regimento, tem problema? Não, caso algum critério do regimento já esteja contemplado no Estatuto Social da Empresa Júnior, não se faz necessária sua repetição no Regimento Interno. 9. Preciso registrar a ata de eleição e posse? Como? Sim, a ata precisa ser obrigatoriamente registrada. Para registrá-la é preciso seguir os seguintes passos: a. Encaminhar ao contador uma cópia autenticada da Ata de eleição e posse, RG, CPF e comprovante de residência do Diretor Presidente, todos também autenticados. b. O contador então, emitirá o DBE (Documento Básico de Entrada), que deverá ser assinado pelo presidente e levado ao cartório para registrar firma.
c. Com o DBE devidamente registrado, levá-lo ao Cartório de Registro Civil, juntamente com a convocatória de assembleia de eleição assinada pelo presidente, ata de eleição autenticada e caderno de atas da EJ. Após alguns dias o cartório entregará a ata de eleição e posse devidamente registrada. Tal procedimento possui um custo para EJ, devido ao serviço prestado pelo contador e pelo cartório. 10. Devo citar todos os diretores na ata de eleição e posse? Sim, é necessário descrever nome e qualificação dos diretores na ata de eleição e posse. Caso haja dúvida, confira o modelo na pasta Modelo dos Documentos, disponibilizado em GUIA SELO EJ 2016 - FEJEMG. 11. Como retiro a CND Municipal? Para emitir a CND é preciso fazer a solicitação junto à Fazenda Municipal ou via internet em alguns municípios. 12. Extrato de simples conferência serve de comprovante de conta bancaria? Sim. Vale ressaltar que a data de emissão deve ser partir de Janeiro de 2016, sendo possível identificar o banco, agência e número da conta. 13. Posso enviar só as páginas inicias e finais do Livro Diário? Sim, segundo os critérios do Manual de Auditoria, é necessário apenas o termo de abertura e encerramento, devidamente assinado e registrado. 14. Preciso colocar foto na declaração de infraestrutura? Sim, fotos da sede física, dos computadores e do telefone da EJ, não se esquecendo de colocar o número do mesmo. 15. O telefone da Empresa Júnior pode ser celular? Sim.
16. As declarações do IES, de representantes e de infraestrutura devem ser entregues em papel timbrado da Brasil Júnior? Não há tal necessidade, o documento pode ser feito no papel timbrado da sua empresa. 17. Quem são os membros citados na declaração de representantes? Na Declaração de Representantes, deve ser informado os atuais Conselheiros Multiplicadores da sua empresa júnior. 18. O contrato de serviços pode ser um contrato de serviço social? Não. Para fins de auditoria do Selo EJ serão considerados apenas contrato de serviços pagos. 19. Quantos contratos e quantas notas fiscais devemos mandar? Apenas um contrato e uma nota fiscal. 20. O Contrato e Nota Fiscal precisam ser de outubro? Não, o Contrato de Serviços e a Nota Fiscal devem possui data a partir de outubro de 2015. 21. O que seria “Assinatura do cliente e dos representantes legais da EJ, na forma do estatuto e do art. 104 do Código Civil”? Para a validade do negócio jurídico, no caso, o contrato de prestação de serviço, é necessário observar assinatura dos representes legais da empresa, segundo respectivo Estatuto Social (I); sendo o objeto cabível dentro da forma da lei (II); e o contrato estabelecido pelo devido processo legal (III), conforme o Código Civil de 2002: Art. 104. A validade do negócio jurídico requer: I - agente capaz; II - objeto lícito, possível, determinado ou determinável; III - forma prescrita ou não defesa em lei.
22. O que seria “Cumprimento do disposto no Código Civil – art. 593 e seguintes”
Os artigos 593 e seguintes dispostos no Código Civil regulam tipicamente o contrato de prestação de serviço. Resumidamente, tais artigos definem o contrato como uma relação em que uma pessoa se obriga a prestar um serviço a outra, eventualmente, em troca de determinada remuneração, executando com independência técnica e sem subordinação. 23. Preciso da assinatura de duas testemunhas no contrato de prestação de serviço? Para fins de auditoria, não há tal necessidade, mas orienta-se a assinatura de duas testemunhas no contrato pelo seguinte motivo: em uma situação hipotética de descumprimento de obrigação por parte do contratante : o não pagamento; caso conste no contrato a assinatura de duas testemunhas, o documento é considerado título executivo extrajudicial, ou seja, há possibilidade de requerer a execução específica do contrato junto ao Judiciário, conforme prevê o inciso segundo do artigo 585 do Código de Processo Civil. Caso contrário, o credor deverá mover o Judiciário buscando esse direito pelo processo de conhecimento - por meio da ação de cobrança ou por procedimento especial, conhecido como ação monitória; sendo que em tais ações se objetiva primeiramente uma sentença de mérito, cuja finalidade e constituir título executivo judicial apto para execução. Portanto, tem-se que a ação de execução de título extrajudicial é um procedimento de grande relevância, em quesito de tempo, para solucionar eventual pendência do devedor. 24. Preciso enviar todos os termos de voluntariados? Não há tal necessidade. É preciso enviar somente o termo de voluntariado de um dos membros da gestão em exercício, devidamente assinado pelo membro e representantes legais da EJ, nos termos do estatuto e da Lei nº 9.608/98, com data a partir de Janeiro de 2016. 25. Preciso enviar todos os documentos de uma vez só?
Não. Até a data final de entrega, os documentos poderão ser enviados aos poucos a Coordenadoria de Regulamentação. Lembrando que só poderão haver pendências na primeira coleta, que termina no dia 15 de Março. O prazo final para o envio de todos os documentos é até o dia 17 de Maio.
Dúvidas?
no metodologia de elaboração seria interessante colocar apresentação também Algo também sobre elaboração de comprovantes de recebimentos e procurações seria top e algo que foi bem complicado na época do geração 10x / anuidades é ter um bom controle de entradas de eventos na época do 10x fizemos que tinha que mandar o comprovante de depósito para mim e a partir dai eu via tava tudo certo