2
Índice
3
Apresentação
4
Procedimentos Iniciais
6
Tarefas e deveres
7
Reuniões Mensais
9 10
Transição Considerações Finais
Manual do Conselheiro
3
Apresentação
Olá conselho da maior do mundo!
Este manual foi elaborado para garantir uma efetiva gestão do conhecimento para o Conselho Deliberativo; tornar claro seu papel e assim promover melhorias no desempenho da atuação como conselheiro.
Lembrando que o Conselho Deliberativo é órgão máximo dentro
da organização da FEJEMG. Assim, é de extrema importância que o Conselho cumpra com seu papel de delimitar as estratégias da Federação, contribuindo para o alcance dos nossos objetivos, além de representar a realidade de cada EJ federada que o compõe.
Esperamos que este documento favoreça nosso trabalho e
possibilite, cada vez mais, que a FEJEMG gere resultados para nossas empresas federadas e para o MEJ de forma geral, através de um conselho ativo, responsável e crítico. Só assim continuaremos sendo a Maior do Mundo em qualidade de trabalho também.
Além desse manual, faz-se necessário o conhecimento de outros
documentos sobre a própria Federação, que se encontram anexo para facilitar o trabalho de todos nós, como o Livro dos 15 anos de FEJEMG e Apresentação Institucional.
Manual do Conselheiro
4
Procedimentos Iniciais
? Ok, sou conselheiro da FEJEMG, e agora?
Agora você tem um grande desafio e muito trabalho pela frente.
Você é responsável por ser o elo entre sua EJ e a FEJEMG, levando a opinião da sua empresa para a Federação e divulgando a FEJEMG dentro de sua empresa. O conselheiro é nossa principal forma de contato com a empresa e por isso contamos com vocês para repassar as informações necessárias.
Cada EJ, quando mudar de conselheiro, deve preencher o docs
com informações básicas e formas de contato para nós os conhecermos melhor. O link é: http://migre.me/5hJYt. Para que a comunicação seja efetiva, temos dois meios principais: grupo de email e fórum. Ambos são administrados pelo Presidente do Conselho e Gerente de TI, assim, se tiverem qualquer dúvida, entrem em contato com eles.
O grupo de emails (conselheiros-fejemg@googlegroups.com) é
para assuntos mais emergenciais, repasse de informações e divulgações. Como já recebemos vários emails todo dia, é importante refletir antes a necessidade de todos os conselheiros receberem o seu email. Outro ponto é lembrar-se de prestar atenção para quem você está respondendo, para não enviar para todos.
O fórum (fejemg.org.br/forum) é nosso maior meio de comunicação
e também de gestão do conhecimento. Nele temos a área exclusiva para
Manual do Conselheiro
5 discussões do conselho, além das áreas específicas de cada diretoria, onde acontecem os repasses do trabalho.
Todo conselheiro pode criar discussões e postar novos tópicos
quando sentirem a necessidade de discutir qualquer assunto novo. A participação de todos é de extrema importância para que a discussão aconteça e seja representativa da nossa realidade.
Cada utilizador tem um perfil e neste deve colocar a assinatura
com seus contatos e foto para facilitar a comunicação além do fórum. Na assinatura, é importante colocar email, EJ, cargo, celular e skype. Além disso, o fórum tem um atalho de acesso às mensagens novas, o que facilita para o conselheiro saber o que foi recém postado.
Para ter acesso a ambos, basta enviar email para conselho.
deliberativo@fejemg.org.br e gerente.ti@fejemg.org.br.
A partir de
então todos são muito bem-vindos para participar efetivamente, ler os tópicos antigos para conhecer um pouco mais das discussões, e etc.
Manual do Conselheiro
6
Tarefas e deveres
? Ok, sou conselheiro, e daí? Como já dito anteriormente, você é o canal entre FEJEMG e EJ, e o responsável por delimitar a estratégia da FEJEMG. Assim, precisamos da opinião de vocês em várias deliberações que vão dizer do futuro da Federação, de como as equipes e a diretoria vão atuar. É importante pensar que o conselho é um órgão único, que deve alinhar sua opinião para chegar ao bem comum para a FEJEMG. Por isso, é essencial que o conselheiro saiba balancear o que sua EJ quer e o que o Movimento precisa. Para facilitar o acompanhamento das suas responsabilidades, basta acessar sempre a planilha de acompanhamento do Conselho Deliberativo. Nela, temos cada demanda atual, com tópico, data de início e término, e a situação da EJ quanto à participação. O link é: http://migre.me/5hK50. Para que uma deliberação seja finalizada, precisamos do posicionamento de mais da metade das empresas federadas. Mais que isso, é essencial a participação de todas as EJs, dentro do prazo, para representar fielmente a FEJEMG e não atrasar vários processos que demandam opinião do conselho.
Manual do Conselheiro
7
Reuniões Mensais
Nosso trabalho, na maioria do tempo, é virtual. Mensalmente
nos reunimos nas Reuniões do Conselho e precisamos aproveitar esse momento para discutirmos sobre a FEJEMG, sobre o que está sendo feito e o que deve ser feito. A reunião é do conselho, mas é aberta aos demais membros das EJs e às EJs não-federadas também, para que todos conheçam mais sobre a FEJEMG e tenham vontade de participar.
O calendário das reuniões é planejado e aprovado pelo conselho
no inicio do ano. Desta forma, todos já sabem antecipadamente a data e local de cada reunião para se planejar antes e estar presente. A falta em reunião é grave, pois pode afastar a EJ do que acontece na FEJEMG. Quando os conselheiros não puderem ir, é importante que outra pessoa represente a EJ e para isso deve ser enviado um email ao Presidente do Conselho. Porém, essa prática não deve ser constante.
Todo conselheiro pode sugerir pauta para a reunião, contudo,
isso deve ser feito com antecedência (15 dias antes da Reunião) para que possa ser programada sua realização. As EJs também podem se apresentar, levando seu conhecimento às demais, através da Pauta do Membro e do Espaço EJ.
No momento da reunião é importante a participação de todos os
conselheiros, seja tirando dúvidas, seja colocando o posicionamento de sua EJ, para fazer desse momento realmente importante e produtivo, aproveitando a presença das demais EJs, diretoria e equipe FEJEMG. Além disso, é extremamente importante a pontualidade do conselho,
Manual do Conselheiro
8 já que a reunião só começa com a presença de mais da metade das EJs federadas e deve-se evitar atraso na reunião de forma geral.
É importante também que os conselheiros já cheguem com a pauta
lida e os documentos estudados em mãos, para facilitar o trabalho e torná-lo mais crítico, aproveitando bem as 5 horas que passamos juntos. O momento de integração também é importante para benchmarkings e networking, além de aumentar o sentimento de equipe e Maré Vermelha que nós temos e que representa bem a FEJEMG.
Manual do Conselheiro
9
Transição
? O conselheiro deve ser o presidente da EJ? Não necessariamente! O conselheiro da FEJEMG deve ser o empresário júnior que acredita na importância da participação ativa da empresa no Movimento Empresa Júnior e que possa dizer da realidade da sua EJ para a FEJEMG. O conselheiro da FEJEMG deve ser apaixonado pelo MEJ? Não necessariamente! O conselheiro da FEJEMG deve ter responsabilidade para cumprir bem seu papel de elo entre EJ e Federação, realizando seu papel de forma consciente, dentro dos prazos, embasado e preocupado com sua atuação. Acreditamos que estes dois pontos levantados devem ser tomados como prioritários na hora de escolher um novo conselheiro. Como algumas EJs têm gestão de 6 meses, os dados dos conselheiros e treinamento em reunião presencial são feitos semestralmente, da mesma maneira informada inicialmente neste manual. Caso a EJ tenha interesse em conversar/saber um pouco mais sobre o cargo, a Presidência do Conselho está sempre disponível.
Manual do Conselheiro
10
Considerações Finais Esperamos que esse documento, além de facilitar o trabalho, seja motivador para que o conselho da FEJEMG cumpra sua missão de proteger seu patrimônio, no caso, nossas EJs federadas, como um órgão coeso e sólido, participando com responsabilidade e atuando com transparência. Além disso, acreditamos na importância do conselheiro como disseminador do MEJ, representando a FEJEMG além de sua EJ, na sua IES, nos eventos que participa, de acordo com nossos valores e conhecimento do MEJ mineiro. Nós somos a FEJEMG e por isso precisamos trabalhar de forma alinhada, realizando de forma responsável nosso trabalho e tendo orgulho de representar não apenas sua EJ, mas todas as federadas mineiras. É esse trabalho que nos torna os MAIORES DO MUNDO!
Manual do Conselheiro