Manual Regulamentação by FEJEMG

Manual da RegulamentaĂ§ĂŁo

Introdução A regulamentação das empresas juniores tem o mesmo papel de qualquer outro processo de regularização empresarial no Brasil: combater a informalidade e a irresponsabilidade e, assim, profissionalizar as instituições legalmente. Para uma empresa júnior manter-se regulamentada, é necessário assegurar a todos seus stakeholders, como por exemplo clientes, parceiros, instituição de ensino, FEJEMG e Brasil Júnior, que ela se encontra em dia com suas obrigações legais e fiscais, estando assim apta a prestar serviços à sociedade e a atuar utilizando a denominação de Empresa Júnior. Com isso, a marca Empresa Júnior se mostra à sociedade de forma profissional e qualificada, através do desenvolvimento e consolidação desse processo. A regulamentação das Empresas Juniores está fundamentada na legislação brasileira em vigor, no Código de Ética do Movimento Empresa Júnior e no Conceito Nacional de Empresa Júnior. Para que haja a implementação desse processo em uma empresa, é necessário, então, monitorar constantemente as atualizações nessa área, para garantir que as Empresas Juniores desenvolvam as suas atividades em conformidade com as normas jurídicas brasileiras. Anualmente ocorre o processo do Selo EJ e as Empresas Juniores trabalham para o envio de documentos à Brasil Júnior. Entretanto, sabe-se que o processo de regulamentação não deve ser pontual mas, sim, acompanhado e desenvolvido ao longo de todo o ano. Os processos burocráticos geralmente não são rápidos. Existem prazos e datas que devem ser cumpridas, além de que um cliente, por exemplo, pode exigir que a empresa tenha determinado documento ao fechar um contrato. O objetivo desse documento é demonstrar a importância da regulamentação para a consolidação das Empresas Juniores no mercado, através da seguridade legal que todo esse processo representa. Demonstrar aos que trabalham diretamente com a área, como Diretores Administrativo-Financeiro-Jurídicos e Diretores Presidentes, qual o papel de cada um, o que deve ser feito ao longo do ano e o passo-a-passo de como conseguir cada documento. Além disso, buscar estimular o aprimoramento da gestão do conhecimento e processo de cogestão nessa área nas Empresas Juniores, para que o processo seja cada vez mais natural e cotidiano dentro do Movimento Empresa Júnior.

O que é o Selo EJ? O Selo Empresa Júnior é um programa de orientação e adequação jurídica criado pela Brasil Júnior e tem como base o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ). As empresas juniores, para se manterem federadas à FEJEMG e confederadas à Brasil Júnior devem cumprir todos os requisitos do Selo EJ, que tem como objetivo "certificar as empresas juniores que estão regulamentadas frente a legislação brasileira e que possuem uma estrutura mínima de funcionamento". Desta forma, reúnem-se uma série de critérios fundamentais a uma EJ com o nível de qualidade esperado pela Confederação Brasileira de Empresas Juniores que são solicitados anualmente. A apresentação destes documentos à Brasil Júnior é essencial para a realização de auditoria a fim de conferir a veracidade das documentações de cada Empresa Júnior. O processo do Selo EJ acontece por intermédio da FEJEMG que recebe os documentos das Empresas Juniores federadas, realiza pré-auditoria e dá o suporte jurídico necessário para adequações, caso necessário. Por isso é de extrema importância que os Conselheiros Multiplicadores das Empresas Juniores atualizem o contato do Diretor Administrativo-Financeiro com a FEJEMG sempre que houver troca de gestão. Além disso, o Conselheiro deve ser realmente a ponte entre a Federação e a EJ nesse momento, explicando exatamente o processo para a empresa, a importância dele e mostrando à equipe Administrivo-Financeira da EJ a quem procurar em caso de dúvidas. O Diretor Administrativo-financeiro durante o processo tem contato direto e constante com a equipe de Regulamentação da FEJEMG, para isso deve estar atento aos e-mails, ao Edital do Selo EJ e todos os seus requisitos. Regras para envio dos documentos: - Documentos somente em formato de PDF ou imagem - Recomenda-se uso do e-mail institucional da Diretoria para que as informações fiquem armazenadas, facilitando a Gestão do Conhecimento na área. - Os documentos devem ser nomeados da seguinte maneira: FEJEMG – Nome da EJ – nome do documento. Exemplo: FEJEMG – X Consultoria – Livro Diário

1. Estatuto O Estatuto é o documento onde constam as regras de funcionamento das empresas juniores. Composto por normas jurídicas, acordadas pelos sócios, de modo a regularizar as relações entre pessoas x pessoas e entre pessoas x empresas. A principal utilidade do estatuto é regulamentar o funcionamento da pessoa jurídica. A fim de ser aprovado durante as auditorias do selo EJ, o Estatuto deve estar registrado em cartório, bem como estar de acordo com o novo código civil, sendo necessário conter obrigatoriamente, conforme os artigos 46 e 54 do mesmo, as seguintes disposições: I - Denominação, os fins, a sede, o tempo de duração e o fundo social, quando houver; II - O nome e individualização dos fundadores ou instituidores, e dos diretores; III - O modo por que se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente; IV - Se o ato constitutivo é reformável no tocante à administração, e de que modo; V - Se os membros respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais; VI - Os requisitos para admissão, demissão e exclusão dos associados; VII - Os direitos e deveres dos associados; VIII - As fontes de recursos para sua manutenção; IX - O modo de constituição e funcionamento dos órgãos deliberativos e administrativos; X - As condições para alteração das disposições estatutárias, dissolução da pessoa jurídica e o destino do patrimônio, nesse caso. XI – A forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas. XI - Deve ser garantido o direito de ⅕ dos membros convocarem Assembleia Geral *Todas as alterações no estatuto devem ser registradas em cartório, observando sempre a presença dos itens elencados acima.

1. Estatuto Para efetuar o registro é preciso apresentar no cartório os seguintes documentos: ● Requerimento assinado pelo representante legal da entidade (geralmente o presidente), solicitando o registro, dele devendo constar o seu nome por extenso, cargo e residência. ● Estatuto original e no mínimo 2 (duas) cópias do estatuto, datados e assinados pelo representante legal da entidade (geralmente o presidente) e visados por advogado, com a indicação do nome e número de inscrição na respectiva Seccional da OAB ● Livro contendo ata de fundação, aprovação do estatuto, eleição e posse da primeira diretoria ou da alteração da diretoria e respectivas vias digitadas (original e cópias), transcrevendo-se os nomes das pessoas que assinaram o livro, e declarando-se ao final, que as vias conferem com o original lavrado em livro próprio. Fotocópia da referida ata lavrada no livro. Opcional a apresentação do livro e da fotocópia da referida ata, quando a mesma vier digitada e dela constarem, ao final, as assinaturas de todos os presentes na assembleia ou reunião; Não constando da ata as assinaturas dos presentes, apresentar livro de presença, transcrevendo-se os nomes das pessoas que assinaram nele, e declarando-se ao final que as vias conferem com o original, devendo esta declaração ser datada e assinada pelo presidente ou secretário da entidade. Fonte: www.cartoriopessoasjuridicas.com.br/estatuto.html

1. Estatuto Checklist: - A EJ apresentou Estatuto? - O Estatuto está registrado em cartório? - O Estatuto contém a denominação da EJ? - O Estatuto contém a finalidade da EJ? - O Estatuto contém a sede da EJ? - O documento possui a descrição do processo seletivo interno? - Existe dispositivo que assegura o direito de qualquer empresário júnior associado de lançar candidatura nas eleições da EJ? - O Estatuto detalha os requisitos para admissão dos associados? - O Estatuto contém requisitos para desligamento dos associados? - O Estatuto contém requisitos para exclusão dos associados? - O Estatuto contém os direitos e os deveres dos associados? - O Estatuto contém a fonte de recursos para a manutenção da associação? - O Estatuto contém a descrição do modo de funcionamento da EJ, assim como a descrição do modo de funcionamento de seus órgãos deliberativos e administrativos’? - O Estatuto contém o modo de aprovação de contas da associação? - O Estatuto contém o modo por que se representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente a EJ? - O Estatuto contém as condições para as alterações das disposições estatutárias , para a dissolução da pessoa jurídica e o destino do seu patrimônio, neste caso? - O Estatuto está de acordo com o Novo Código Civil? - O Estatuto está de acordo com o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior? - O Estatuto está de acordo com o Conceito Nacional de Empresa Júnior?

2. Regimento Interno O Regimento Interno é o documento que explica, de maneira mais aprofundada e detalhada que o estatuto, o funcionamento da empresa júnior. Deve-se descrever todo o funcionamento dos processos da EJ, e é importante que o Regimento Interno seja sempre revisto para conferir se está de acordo com o funcionamento atual da EJ. No que diz respeito, por exemplo, aos cargos ocupados pelos membros da EJ, não é necessário explicar todas as funções, direitos e deveres relativos a cada cargo no Estatuto. O ideal é que estas informações sejam descritas no Regimento Interno, pois este é um documento que pode ser alterado a qualquer momento pela Empresa Júnior. O Regimento Interno deve, ainda, explicar os princípios de conduta esperado de cada membro da empresa, sejam trainees ou diretores. Outros processos internos, tais como eleições de diretoria, promoções de cargos, reuniões gerais, dentre outros processos importantes também devem estar descritos no Regimento Interno. O Regimento Interno deve estar em consonância com o estatuto, o código civil e o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ). Para fins de validação do documento durante as auditorias do Selo EJ, a EJ deve apresentar o Regimento Interno em vigor durante o período de auditoria. Checklist: - A EJ apresentou o Regimento Interno? - O Regimento Interno contém os direitos e deveres dos associados? - O Regimento Interno prevê as atribuições e o modo de funcionamento dos órgãos internos da associação? - O Regimento Interno contém os princípios de conduta da EJ? - A descrição do processo eleitoral foi apresentada? - A descrição da forma de ingresso de novos associados na EJ está presente no Regimento Interno? - O Regimento Interno está de acordo com o Código de Ética do Movimento Empresa Júnior? - O Regimento Interno está de acordo com o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ)?

3. Ata de Eleição e Posse da gestão em exercício O processo de eleição inicialmente deve ocorrer baseado nas disposições do Estatuto da EJ em questão, sendo obrigatório o ato de lavrar uma ata de acordo com o que foi deliberado, sem nenhum acréscimo ou negligência dos assuntos tratados. Além disso, a ata deve ser devidamente registrada em cartório para fins de validação do documento no processo de auditoria do Selo EJ. A Ata de Eleição e Posse deve ser elaborada e registrada em cartório a cada nova troca de gestão, que acontece de acordo com o tempo de gestão de cada empresa. Esta Ata será necessária para a troca de representantes no Banco e na Receita Federal, motivos pelos quais o documento deve ser feito imediatamente após a eleição dos novos líderes da EJ. Para o registro em cartório, deve-se apresentar os seguintes documentos: ● requerimento formal assinado pelo representante legal da entidade (geralmente o presidente), dele devendo constar o seu nome por extenso, cargo, identidade e residência, solicitando o registro do documento ● edital de convocação, na forma estatutária, dele devendo constar o nome por extenso e o cargo do(s) signatário(s). ● Na ata deve constar a duração do mandato, cargo, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, documento de identidade e Órgão expedidor, número do CPF, residência e domicílio de cada um dos candidatos eleitos. Fonte: www.cartoriopessoasjuridicas.com.br/ata.html O prazo de validade deste documento também deverá ser baseado nas disposições estatuárias da EJ, sendo necessário o registro em cartório a cada troca de diretor. Checklist: - A EJ apresentou a(s) Ata(s) de Eleição e Posse referente a gestão em exercício? - As referidas atas encontram-se registradas em cartório?

4. Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ) ou Ficha Cadastral da Matriz A ficha cadastral de pessoa jurídica (FCPJ) é o documento de atualização cadastral junto à Receita Federal. Sempre que o representante legal da Empresa Júnior (normalmente o presidente) se alterar, é necessário atualizar junto à Receita Federal, pois este é o documento que comprova que a empresa está em nome do seu atual representante. *Toda vez que houver uma troca de gestão, em que os representantes da EJ são alterados, é necessário solicitar uma alteração no quadro de sócios. Para se iniciar o processo de alteração dos representantes, inicialmente é necessário realizar o registro em cartório da ata de troca de gestão dos novos representantes da empresa. A partir disso, deve-se solicitar ao contador a alteração cadastral na receita. Sendo assim, o contador deve dar entrada na Receita Federal e gerar um documento, o Documento Básico de Entrada (DBE). A partir da emissão deste documento, os representantes da EJ deverão assiná-lo e entregar novamente para a contabilidade, para que esta agora solicite à Receita Federal a alteração dos representantes. O prazo de validade do documento se firmará de acordo com o tempo de mandato definido no estatuto da Empresa Júnior. OBS: Recomenda-se a alteração dos representantes em até 30 (trinta) dias após a troca de gestão dos mesmos, para que não haja problemas frente as fiscalizações.

4. Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ) ou Ficha Cadastral da Matriz

Exemplo do FCPJ

Checklist: - A EJ apresentou a Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ)? - A FCPJ possui o representante legal atualizado? - O representante constante na FCPJ confere com o registrado na ata de posse? - O cargo do representante confere com o previsto no estatuto da EJ para exercer a representação?

5. Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) O Cadastro Nacional de Pessoal Jurídica (CNPJ) identifica a pessoa jurídica, no caso a EJ, e ao mesmo tempo alega a sua existência e legalidade. O objetivo deste documento é atestar que a Empresa Júnior se constitui enquanto uma Pessoa Jurídica e encontra-se com sua situação Ativa junto à Receita Federal. Como obter:

1º - Acessar o site da Receita Federal para solicitar o comprovante de Situação Cadastral no seguinte link: http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitaca o.asp Ao clicar no link, você será redirecionado à seguinte página:

5. Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) 2º Passo - Preenchimento dos campos “CNPJ” e “Digitar os caracteres ao lado” Ao preencher esses campos com o CNPJ da EJ em questão e com os caracteres da imagem ao lado, a página irá gerar um comprovante da situação cadastral como podemos ver na seguinte imagem:

Exemplo do CNPJ

Checklist: - A EJ apresentou o CNPJ atualizado? - O CNAE descrito no CNPJ corresponde as atividades desenvolvidas descritas no estatuto? * A CNAE é o instrumento de padronização nacional dos códigos de atividade econômica e dos critérios de enquadramento utilizados pelos diversos órgãos da Administração Tributária do país.

6. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais - CND Federal A CND de Tributos Federais analisa se a EJ está em dia com suas obrigações para com a Receita Federal. Os tributos federais são arrecadados pela União e estão previstos pela Constituição Federal brasileira de modo a proporcionar recursos para a administração pública brasileira. A regularidade fiscal da CND de Tributos Federais irá se qualificar por meio da inexistência de pendências cadastrais e de débitos em nome do sujeito passivo. Como obter: 1- Acessar o site da Receita Federal no link: http://www.receita.fazenda.gov.br/certidoes/pessoajuridica.htm Ao clicar, você será redirecionado à seguinte página:

6. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais - CND Federal 2 - Acessar o link “Emissão da Certidão”. Ao clicar, você será redirecionado à seguinte página:

6. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais - CND Federal 3 - Preencher os campos “Informe o número do CNPJ” e “Digite os caracteres ao lado” com os dados da EJ. Após o preenchimento, será emitido um certificado digital, como podemos ver na imagem abaixo:

Exemplo de CND Federal

Checklist: - A EJ apresentou a Certidão Conjunta Negativa de Débitos relativa a tributos federais? - A CND – ou Certidão Positiva com efeitos negativa (se for o caso) – referente a débitos de tributos federais encontra-se no período de validade determinado no edital?

7. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias - CND INSS Assim como a CND FGTS, a CND INSS também serve para verificar que não há vínculo empregatício na EJ, já que a mesma refere-se às contribuições previdenciárias dos funcionários. Como obter: 1Acessar o site da Previdência Social http://www.dataprev.gov.br/servicos/cnd1.htm Ao clicar, você será redirecionado à seguinte página.

seguinte

link:

7. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias - CND INSS 2- Acessar o link “Pedido de CND”. Após o clique, a seguinte página aparecerá:

3- Preencher os campos “CNPJ” e “Caracteres” e solicitar a 4ª opção, a opção de certidão para outras finalidades.

7. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias - CND INSS 4- Você será redirecionado à seguinte página que solicitará a confirmação dos dados. Após verificar, caso estejam corretos, deve-se “Confirmar” para gerar o certificado do INSS.

7. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias - CND INSS

Exemplo de CND INSS

Checklist: - A EJ apresentou a Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias? - A Certidão Negativa – ou positiva com efeito negativa – de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias encontrasse no período de validade fixado no edital?

8. Certidão Negativa de Débitos Municipais - CND Municipal A tributação municipal está prevista na Constituição brasileira de 1988. É importante que a EJ mantenha em dia os impostos municipais, para que possa exercer suas atividades legalmente. A emissão deste documento irá assegurar que a EJ não possui obrigações com para com o município. Como obter:

Como a CND Municipal é um documento de domínio de cada Município, não há uma regra geral de como obtê-la, havendo certas diferenças de uma localidade para outra. Para obter a CND Municipal em cidades maiores, deve-se solicitar diretamente nos serviços do site de sua cidade ou na Secretaria da Fazenda Municipal. Caso haja dúvidas, é recomendada a busca pelo auxilio do contador da empresa. Em cidades de médio porte é mais fácil pedir para o contador, pois dificilmente há sites específicos para este fim. Outra opção também é ir diretamente à Prefeitura do município e se informar sobre como obter a CND Municipal e, a partir daí, as indicações feitas. Checklist: - A Certidão Negativa – ou positiva com efeito negativa – de Débitos Municipais encontra-se no período de validade mencionado no edital?

9. Certificado de Regularidade do FGTS - CND FGTS A CND FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - serve para analisar se a EJ possui vínculo empregatício com seus membros, já que se refere à comprovação de depósitos do FGTS dos funcionários. Segundo o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ), o trabalho realizado deve ser exclusivamente voluntario, não gerando qualquer vínculo ou encargo. Como obter: 1- Acessar o site da Caixa Econômica Federal no seguinte link: https://www.sifge.caixa.gov.br/Cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosPesquisa.asp

9. Certificado de Regularidade do FGTS - CND FGTS 2- Inserir o CNPJ da EJ e preencher o código de segurança. Após o preenchimento, será emitido um parecer acerca da CND do FGTS. Caso o parecer esteja positivo, no caso a EJ se encontra regular perante o FGTS, pode-se emitir o certificado ao clicar no link “Certificado de Regularidade do FGTS - CRF”, como podemos ver na imagem abaixo.

9. Certificado de Regularidade do FGTS - CND FGTS 3- Ao clicar no link descrito acima, uma pesquisa de interesse abrir-se-á uma pesquisa de interesse. Deve-se clicar na opção “Acompanhamento da regularidade da empresa”

9. Certificado de Regularidade do FGTS - CND FGTS 4- Após realizar o procedimento acima, deve-se clicar em “Visualizar” para gerar o certificado digital do FGTS.

Exemplo de CND FGTS

10. Conta Bancária A conta bancária se mostra como um fator importante para a manutenção da empresa júnior, visto que facilita o recebimento das receitas da EJ, além de facilitar pagamentos e proporcionar maior segurança e controle que esta representa para o capital da EJ. O controle das movimentações bancárias das EJs é feito por um representante, assim como nas demais empresas, e por isso, é preciso realizar a alteração no banco sempre que houver uma troca de gestão. Para isso, deve-se levar a Ata da Troca de Gestão registrada em cartório ao banco, para que seja realizada a alteração dos representantes, e consequentemente para que a EJ possa realizar as movimentações bancárias. Como obter:

Através do extrato da conta bancária. Checklist: - A EJ apresentou algum documento comprovando que possui conta bancária? - Este documento foi emitido pelo banco? - O documento contém o nome do banco? - O documento contém a agência e o número da conta? - O documento foi emitido de acordo com a data prevista no Edital do Selo EJ?

11. Livro Diário O Livro Diário é um livro contábil em que consta o registro diário de todas as operações realizadas pela empresa, tais como entradas e saídas, de forma cronológica. Seu uso é obrigatório pelas empresas, conforme disposto no Novo Código Civil pelo decreto lei 468 de 1969, já que este é utilizado para fazer as demonstrações das informações ao fisco principalmente durante os períodos de fiscalização governamental. Vale ressaltar que o Livro Diário deve obedecer às Normas Brasileiras de Contabilidade, e para que o Contador consiga emitir o documento da maneira correta, a EJ deve atentar-se a 2 (dois) pontos principais. a) O primeiro deles é o controle diário do fluxo de caixa. A EJ precisa desenvolver um controle financeiro diário com lançamentos de suas movimentações em ordem cronológica para que facilite o desenvolvimento do Livro Diário por parte do Contador. O segundo ponto importante é o controle das Notas Fiscais emitidas e recebidas pela empresa júnior, já que estas servem de comprovação dos dados lançados no fluxo de caixa. Estas notas fiscais devem ser enviadas ao contador constantemente, e não apenas ao final do ano. b) O Livro Diário deve ser Registrado em cartório anualmente e deve constar a assinatura do contador e do presidente da EJ. Observação: assim que o Livro Diário ficar pronto, solicitar ao contador o DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício). Ele deverá ser apresentado posteriormente à FEJEMG para a cobrança da anuidade. Checklist: - A EJ apresentou o documento referente ao Livro Diário? - O ano de referência do documento está de acordo com o edital? - O documento contém o termo de abertura e de encerramento do Livro Diário? - O documento foi assinado pelo contador? - O documento foi registrado no cartório de registro pessoas jurídicas? - O documento está em conformidade com as normas contábeis?

12. RAIS Negativa A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um instrumento de coleta de dados relacionados à atividade trabalhista do país. Através da RAIS é possível disponibilizar informações do mercado de trabalho às entidades governamentais, prover dados para elaboração de estatísticas do trabalho e auxiliar no controle e aplicação da legislação da nacionalização do trabalho. No caso das Empresas Juniores, a RAIS Negativa trata de uma declaração alegando que a empresa não possuiu empregados no ano base em questão. A RAIS é declarada pelo contador da EJ e o prazo para declaração é, geralmente, o mês de março. Checklist: - A EJ apresentou a RAIS Negativa? - A RAIS Negativa é referente ao período de acordo com o Edital do Selo?

13. Declaração de Infraestrutura Todas as Empresas Juniores devem possuir uma infraestrutura mínima para funcionar. A infraestrutura necessária é uma sede, um computador com acesso à internet e uma linha telefônica. No Selo EJ, a EJ deve apresentar uma declaração do presidente atestando que a EJ possui tais requisitos. Além disso, deverá anexar fotos que comprovem a declaração. Checklist: - A EJ apresentou o documento com os dados de infraestrutura e fotos da estrutura física? - O documento/foto contém a informação que a EJ possui computador com acesso a internet? - O documento/foto descreve que a EJ possui sede física? - O documento/foto descreve que a EJ possui telefone próprio? - A EJ apresentou o número do telefone com o código de área? - As informações apresentadas pela empresa júnior estão dentro do período de referência?

14. Contrato Para todo Projeto Externo realizado pela EJ, deverá ser assinado junto ao cliente especificando as condições nas quais ocorrerá tal prestação de serviço. O contrato é uma garantia para ambas as partes de que o que foi acordado no início do projeto será cumprido. O contrato servirá como garantia caso ocorra uma eventual disputa ou divergência sobre o serviço executado. O contrato utilizado para firmar o acordo deverá conter, obrigatoriamente, os seguintes itens: - Dados da contratante e da contratada; - Descrição do serviço a ser prestado; - Obrigações de ambas as partes; - A vigência do contrato; - O valor total do serviço; - Forma de pagamento (incluindo parcelamentos); - Penalidades em caso de não pagamento; - Uso da imagem de ambas as partes (como a utilização do nome da empresa contratante ou cláusula de direitos autorais, por exemplo); - Regras no caso de rescisão e extinção do contrato; - Estabelecimento do foro competente para dirimir eventuais dúvidas; - Assinaturas dos representantes legais de ambas as partes e duas testemunhas. É importante que, todos os meses, o departamento administrativo-financeiro verifique se todos os projetos iniciados no período possuem o contrato devidamente assinado e arquivado. No momento da auditoria do selo EJ, a EJ deverá enviar uma cópia de um dos contratos de prestação de serviços que estejam sendo realizados.

14. Contrato Checklist: - A EJ apresentou o Contrato de Prestação de Serviços? - A data do contrato está de acordo com o exigido pelo Edital do Selo EJ? - O contrato contém a descrição do serviço prestado? - O contrato o contém os dados da contratante? - O contrato contém os dados da contratada? - O contrato tem o objeto do contrato? - O contrato menciona a sua vigência? - O contrato contém o valor total do serviço? - O contrato descreve a forma de pagamento? - O contrato contém regras sobre a extinção e a rescisão contratual? - O contrato disciplina o uso de imagem de ambas as partes? - O contrato contém a cláusula de foro? - O contrato contém as assinaturas do representante da contratante, da contratada e de 2 (duas) testemunhas? - O contrato encontra-se em conformidade com as disposições do Código Civil?

15. Declaração de Representantes Todas as Empresas Juniores devem possuir, no mínimo, um representante junto à sua federação. Os representantes são responsáveis por ser o intermédio entre a Federação e a EJ e, também, por defender os interesses da EJ junto à federação. Recomenda-se que, ao menos, um dos representantes seja diretor executivo (presidente) da empresa júnior. No selo EJ, a EJ deve apresentar uma declaração constando o nome completo, email e RG dos representantes da EJ junto à Federação. A declaração deverá estar assinada pelo presidente da EJ. Checklist: - A EJ apresentou o documento com os dados do(s) representantes? - As informações apresentadas pela empresa júnior estão dentro do período de referência de acordo com o Edital?

16. Declaração e Termo de Voluntariado O Termo de Voluntariado é um documento importante para comprovar que não há vínculos trabalhistas entre a Empresa Júnior e os empresários juniores.

A Empresa Júnior deverá elaborar e assinar um termo de voluntariado ou um contrato formal de estágio com todos os integrantes da empresa. É importante que contenha nesse termo a citação a lei nº 9608 de 18/02/1998, que considera o trabalho voluntário uma atividade não remunerada, que não gera vínculo empregatício nem funcional ou quaisquer obrigações trabalhistas. O documento elaborado deverá conter a descrição dos direitos e deveres do empresário júnior, bem como estar assinado pelo empresário júnior, representantes da EJ e duas testemunhas para confirmar o ato de admissão do novo membro. Checklist: - A EJ apresentou um Termo de Voluntariado e a declaração do presidente da associação atestando a existência e a regularidade dos demais termos dos associados? - O documento contém descrição dos deveres do empresário júnior? - O documento está assinado pelo empresário júnior admitido e testemunhas? - O Termo de Voluntariado encontra-se em conformidade com a Lei nº 9.608/1998 (Lei do Serviço Voluntário)? - O Termo de Voluntariado foi assinado de acordo com a data exigida no Selo EJ?

17. Comprovante de Reconhecimento da Instituição de Ensino Superior (IES) Segundo o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ), “toda empresa júnior deverá estar vinculada a, pelo menos, uma instituição de ensino superior e a, pelo menos, um curso de graduação, que deverão estar determinados em estatuto. Parágrafo único – Será considerada empresa júnior apenas aquela cujo exercício possuir atestado oficial de reconhecimento por parte da(s) instituição(ões) de ensino superior à(s) qual(is) estiver vinculada”. Partindo desse pressuposto, o Reconhecimento da IES é o mínimo necessário para a existência e o reconhecimento da EJ em si. O documento deve ser assinado pelo reitor da universidade, diretor da faculdade, coordenador do curso ou chefe do departamento onde a EJ se encontra. Nele, deve constar que a IES reconhece aquela EJ como pertencente àquela instituição. Checklist: - O Comprovante de Reconhecimento da IES foi apresentado? - O documento contém a assinatura do Reitor da IES ou Chefe de Departamento ou Coordenador do Curso? - Existe na IES regulamentação específica para EJs? Caso afirmativo, apresentar cópia do documento.

18. Nota Fiscal A Nota Fiscal é um documento fiscal que tem a finalidade de registrar a transferência de um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa a uma pessoa. Para toda receita recebida pelas Empresas Juniores, deve haver uma Nota Fiscal. Isso garante que o contador escriture, corretamente, o Livro Diário e demais documentos contábeis da empresa. Além disso, a não emissão de Nota Fiscal configura crime de Sonegação Fiscal, já que os impostos são calculados com base nas Notas Fiscais emitidas. A nota fiscal pode ser física ou eletrônica. O Bloco da Nota Fiscal Física deve ser solicitado à prefeitura municipal e, ao preencher a Nota Fiscal, a mesma deve conter todos os dados do cliente e os valores recebidos. Para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, é necessário ter um certificado digital. Informações sobre a nota fiscal eletrônica podem ser obtidas junto a Secretária da Fazenda de cada município. Checklist: - A EJ apresentou a Nota Fiscal? - O documento contém os dados da EJ? - O documento contém os dados do cliente? - O documento contém a descrição do serviço? - O documento foi emitido conforme as normas da Secretaria da Fazenda do Município e/ou do Estado? - O Serviço foi realizado após a data prevista de acordo com o Edital do Selo EJ?

Procedimentos iniciais importantes Representatividade Legal da Empresa O Diretor Presidente de toda Empresa Júnior é o Representante Legal da organização, portanto ele deve estar ciente sobre a Regulamentação da empresa e checar se todos os documentos estão em seu nome. O primeiro passo ao tomar posse da gestão da Empresa é ir juntamente com o Diretor Administrativo-financeiro até o Contador e atualizar o Representante Legal perante a Receita Federal. Para isso, é importante checar primeiro com o Contador quais são os documentos necessários e tê-los em mãos. Geralmente é necessário a Ata de Eleição e Posse registrada em Cartório, Xerox de Documento de Identificação, CPF e Comprovante de Residência do Presidente. A partir daí é necessário acompanhar o andamento do processo junto ao Contador. A função de Representante Legal da Empresa não deve se restringir apenas a atualização do Presidente em cada Gestão, é extremamente importante que o Presidente acompanhe os processos regulamentadores da empresa, esteja sempre disponível para assinar todos os documentos que forem necessários e principalmente dar apoio à equipe da Diretoria Administrativo-financeira ficando por dentro dos prazos e das demandas.

Procedimentos iniciais importantes Processos Iniciais Ao início da Gestão da Empresa Júnior o Diretor Presidente e Diretor Administrativo-financeiro devem checar quais são os procedimentos legais e jurídicos para a regulamentação da EJ. É recomendável que se faça uma reunião com o Contador para se apresentarem como as pessoas que serão responsáveis pela Empresa ao longo da Gestão e estabelecer uma metodologia de relacionamento, explicando as necessidades da EJ e vendo qual a melhor forma de comunicação daquele Contador, se é pessoalmente, via e-mail ou telefone. O primeiro procedimento legal é a atualização do Representante Legal, Diretor Presidente, na Receita Federal e deve ser feito junto ao Contador. Outro processo importante é atualizar os representantes bancários da empresa, que são o Diretor Presidente e o Diretor Administrativo-financeiro. A documentação necessária varia de acordo com cada Banco, mas normalmente o que deve levar na hora ao Banco é Ata de Eleição e Posse registrada em Cartório, Xerox de Documento de Identificação, CPF e Comprovante de Residência do Diretor Administrativofinanceiro e Diretor Presidente. É importante conhecer os Programas de Regulamentação das Instâncias do MEJ desde o início da Gestão, como o Selo EJ e outros programas em alguns Núcleos, para que a empresa trabalhe desde o começo da Gestão alinhada aos processos regulamentadores e não fique prejudicada juridicamente e legalmente por conta de curtos prazos e falta de planejamento.

DĂşvidas?

regulamentacao@fejemg.org.br