Regulamentação em Foco

Coordenadoria de Regulamentação 2015

Regulamentação em Foco

Diretora Administrativo-Financeiro

Karoline D'Assunção administrativo.financeiro@fejemg.org.br (31) 8633-5346 Coordenadora de Regulamentação

Amanda Picheli amanda.picheli@fejemg.org.br (35) 9837 2152

Assessor de Regulamentação

Adonai Júnior jose.adonai@fejemg.org.br (31) 9105 7757

Assessora de Regulamentação

Maria Júlia Flores mariajulia.flores@fejemg.org.br (31) 9368 1055

Assessor de Regulamentação

Victor Trombini victor.trombini@fejemg.org.br (32) 9133-7307

Considerações Iniciais A regulamentação das Empresas Juniores tem o mesmo papel de qualquer outro processo de regularização empresarial no Brasil, que é combater a informalidade e a irresponsabilidade, e assim profissionalizar as instituições legalmente.

Essa regulamentação está fundamentada na Legislação Brasileira em vigor, no Código de Ética do Movimento Empresa Júnior e no Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ). Para que haja a implementação desse processo em uma empresa é necessário, então, estar em constante monitoramento das atualizações nessa área, para garantir que as Empresas Juniores desenvolvam as suas atividades em conformidade com as normas jurídicas brasileiras.

Anualmente ocorre o Programa Selo EJ da Brasil Júnior e as Empresas Juniores trabalham para o envio de documentos à BJ, por meio da federação.

Entretanto, sabe-se que o processo de regulamentação não deve ser pontual, mas sim acompanhado e desenvolvido ao longo de todo o ano. Por isso, esse ano a FEJEMG elaborou um Programa de Regulamentação que consiste no Selo EJ, no primeiro semestre e no Regulamentação em Foco, no segundo semestre, procurando garantir a regulamentação das Empresas Juniores durante todo o ano.

O objetivo desse documento é apresentar o funcionamento do Regulamentação em Foco, o papel da FEJEMG e das Empresas Juniores durante esse período e a importância da regulamentação contínua para a consolidação das Empresas Juniores no mercado, através da seguridade legal que todo esse processo representa, a fim de colaborar com a legitimidade do Movimento Empresa Júnior em Minas Gerais.

Objetivos Objetivo do programa é analisar, instigar e reconhecer as Empresas Juniores pela manutenção da regulamentação e organização de documentos regulatórios dentro da organização no segundo semestre de 2015.

Metodologia Serão realizados dois sorteios entre as Empresas Juniores federadas à FEJEMG. As empresas sorteadas terão 15 dias para envio dos documentos pré-estabelecidos neste documento.

O primeiro sorteio será na Reunião Presencial de Juiz de Fora, dia 12 de setembro e o segundo, na Reunião Presencial que acontecerá no EMEJ, dia 03 de outubro.

Lembre-se que, de acordo com o CNEJ, todas Empresas Juniores devem estar em conformidade com as exigências fiscais, tributárias e legais ao longo de todo o ano.

Apesar disto, a coleta dos documentos não é de caráter punitivo, mas de reconhecimento e incentivo às Empresas Juniores que se esforçam para manter sua regularização durante todo o ano.

Requisitos e documentação Os documentos definidos para fazer parte deste Programa permitem avaliar a situação jurídico e contábil das Empresas Juniores e observar o comprometimento da gestão administrativo financeiro e jurídica de cada EJ. Os documentos requisitados serão: CND de Tributos Federais, CND Municipal, CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), Contrato de Prestação de Serviços, Declaração contábil, FCPJ (Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica), Nota Fiscal, Termo de Voluntariado, Alvará, Ata da última eleição, Certidão Simplificada ou de Breve Relato e Comprovante de conta bancária ativa.

Premiação A fim de estimular e reconhecer as Empresas Juniores participantes do programa, haverá uma premiação para as que se destacarem.

As EJs serão reconhecidas pelo comprometimento em se manterem regularizadas durante todo o ano, contribuindo para a legitimidade do próprio Movimento Empresa Júnior. Dessa forma, aquelas que apresentarem todos os documentos corretos serão reconhecidas na última RP do ano.

Responsabilidades da Coordenadoria de Regulamentação Durante o processo, a Coordenadoria de Regulamentação será responsável por auditar os documentos e auxiliar as Empresas Juniores com dúvidas pertinentes.

Ao final do processo será elaborado um parecer, avaliando a situação e qualidade dos documentos auditados.

Cronograma

1º Sorteio

Sorteio

12/09

2º Sorteio

Sorteio 03/10

Prazo de envio dos documentos

Prazo de envio dos documentos

27/09

18/10

Resultados e premiação das empresas

Resultados e premiação das empresas

05/12

05/12

Critérios 01. CND Federal A CND de Tributos Federais analisa se a EJ está em dia com suas obrigações para com a Receita Federal. A regularidade fiscal da CND de Tributos Federais irá se qualificar por meio da inexistência de pendências cadastrais e de débitos em nome do sujeito passivo, também serve para verificar que não há vínculo empregatício na EJ, já que a mesma também refere-se aos débitos relativos as contribuições previdenciárias dos funcionários.  Como obter:

A consulta pode ser realizada através do site (http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjuntaInt er/InformaNICertidao.asp?Tipo=1) ou solicitando em uma das secretarias da Receita Federal.  Período de emissão:

Vencimento igual ou posterior a julho de 2015.  Requisitos:

Declaração DCTF, DIPJ e regularidade previdenciária.

02. CND Municipal A tributação municipal está prevista na Constituição brasileira de 1988. É importante que a EJ mantenha em dia os tributos municipais e o alvará, para que possa exercer suas atividades legalmente, evitando multas inesperadas e problemas burocráticos. A emissão deste documento irá assegurar que a EJ não possui obrigações com para com o município.  Como obter:

Como a CND Municipal é um documento de domínio de cada Município, não há uma regra geral de como obtê-la, havendo certas diferenças de uma localidade para outra.

Para obter a CND Municipal em cidades maiores, deve-se solicitar diretamente nos serviços do site da prefeitura de sua cidade ou na Secretaria

da Fazenda Municipal. Caso haja dúvidas, é recomendada a busca pelo auxílio do contador da empresa.  Período de emissão:

Vencimento igual ou posterior a julho de 2015.  Requisitos:

Inscrição Municipal na respectiva Prefeitura

03. CNPJ O Cadastro Nacional de Pessoal Jurídica (CNPJ) identifica a pessoa jurídica, no caso a EJ, e ao mesmo tempo alega a sua existência e legalidade.

O objetivo deste documento é atestar que a Empresa Júnior se constitui enquanto uma Pessoa Jurídica e encontra-se com sua situação Ativa junto à Receita Federal.

Também será analisado se o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) está em conformidade com as atividades principais da empresa.  Como obter:

Acessar o site da Receita Federal para solicitar o comprovante de Situação Cadastral no seguinte link: http://www.receita.fazenda.gov.br/aplicacoes/atbhe/tus/default.aspx?/a/2  Período de emissão:

A partir de Julho de 2015.  Requisitos:

CNAE adequado a atividade fim da empresa.

04. Contrato de Prestação de Serviços Para todo Projeto Externo realizado pela EJ, deverá ser assinado junto ao cliente especificando as condições nas quais ocorrerá tal prestação de serviço. O contrato é uma garantia para ambas as partes de que o que foi acordado no início do projeto será cumprido. O contrato servirá como garantia caso ocorra uma eventual disputa ou divergência sobre o serviço executado. O

Contrato de Prestação de Serviços assegura que as Empresas Juniores estão realizando projetos externos, e estão tendo aprendizado por projetos.  Como obter:

Elaboração do Contrato de Prestação de Serviços após o fechamento de um Projeto Externo.  Período de emissão:

A partir de janeiro de 2015.  Requisitos:

 Assinatura do cliente e dos representantes legais da EJ, na forma do estatuto e do art. 104 do Código Civil;  Cumprimento do disposto no Código Civil – art. 593 e seguintes;  Especificação do objeto do contrato;  Forma de pagamento;  Obrigação das partes contratantes;  Vigência do contrato;  Penalidades decorrentes de eventuais descumprimentos;  Foro de eleição;  Assinatura de duas testemunhas.

05. Declaração contábil É de grande importância o contato frequente com o contador, principalmente porque todos os meses o departamento financeiro deve enviar ao contador as notas de receitas e despesas. Por isso, deverá ser enviado uma declaração do contador da empresa mencionando o recebimento das notas do primeiro semestre de 2015.  Como obter:

Solicitar para o contador responsável pela empresa.  Período de emissão:

Mês de realização do sorteio.  Requisitos:

Assinado pelo contador e datado.

06. FCPJ ( Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica) A ficha cadastral de pessoa jurídica (FCPJ) é o documento de atualização cadastral junto à Receita Federal. Sempre que o representante

legal da Empresa Júnior (normalmente o presidente) se alterar, é necessário atualizar junto à Receita Federal, pois este é o documento que comprova que a empresa está em nome do seu atual representante. *Toda vez que houver uma troca de gestão, em que os representantes da EJ são alterados, é necessário solicitar uma alteração no quadro de sócios.  Como obter:

 DBE (Documento Básico de Entrada) assinado pelo representante com firma reconhecida.  Ata de Posse registrada;  http://idg.receita.fazenda.gov.br/  Período de emissão:

Referente ao representante da EJ em exercício; Recomenda-se a alteração dos representantes em até 30 (trinta) dias após a troca de gestão dos mesmos, para que não haja problemas frente as fiscalizações.

07. Nota Fiscal A Nota Fiscal é um documento fiscal que tem a finalidade de registrar a transferência de um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa a uma pessoa.

Para toda receita recebida pelas Empresas Juniores deve haver uma Nota Fiscal. Isso garante que o contador escriture, corretamente, o Livro Diário e demais documentos contábeis da empresa. Além disso, a não emissão de Nota Fiscal configura crime de Sonegação Fiscal, já que os impostos são calculados com base nas Notas Fiscais emitidas.  Como obter:

A emissão da Nota Fiscal depende do modelo adotado pela Prefeitura, na maioria das cidades é gerado uma Nota Fiscal Eletrônica pelo site da prefeitura.  Período de emissão:

A partir de janeiro de 2015.  Requisitos:

A nota fiscal pode ser física ou eletrônica. O Bloco da Nota Fiscal Física deve ser solicitado à prefeitura municipal e, ao preencher a Nota Fiscal, a mesma deve conter todos os dados do cliente e os valores recebidos. Para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, é necessário ter um certificado digital.

Informações sobre a nota fiscal eletrônica podem ser obtidas junto a Secretária da Fazenda de cada município.

08. Termo de voluntariado O Termo de Voluntariado é um documento importante para comprovar que não há vínculos trabalhistas entre a Empresa Júnior e os empresários juniores.

A Empresa Júnior deverá enviar o termo de voluntariado de algum membro que efetivou do último processo seletivo, devidamente assinado pelo membro e representantes legais da EJ, nos termos do estatuto e da Lei nº 9.608/98 de 18/02/1998, que considera o trabalho voluntário uma atividade não remunerada, que não gera vínculo empregatício nem funcional ou quaisquer obrigações trabalhistas.  Como obter:

Elaboração pela Empresa Júnior  Período de emissão:

Últimos membros efetivados  Requisitos:

Assinatura do representante da EJ, do voluntário e testemunhas.

09. Alvará de Localização e Funcionamento O alvará é uma licença que, expedida por autoridade administrativa, permite o exercício ou a prática de certas atividades, como o funcionamento de uma empresa.  Como obter:

O alvará é emitido pela prefeitura do município.  Período de emissão:

Igual ou superior a janeiro de 2015.  Requisitos:

Referente ao ano em questão.

10. Ata de Eleição e Posse da Gestão em Exercício

A ata de eleição e posse é instrumento de comprovação da eleição da Diretoria Executiva da Empresa Júnior conforme tais disposições estatutárias.

Deve ser elaborada e registrada em cartório a cada nova troca de gestão, que acontece de acordo com o tempo de gestão de cada empresa. Esta Ata será necessária para a troca de representantes no Banco e na Receita Federal, motivos pelos quais o documento deve ser feito imediatamente após a eleição dos novos líderes da EJ.  Como obter:

 Eleita a diretoria executiva, é lavrada a ata em que deve constar a eleição e posse da gestão que assumirá a empresa.  O Edital de Convocação da assembleia de eleição e a lista de presença assinada pelos membros da EJ devem ser anexados a ata.  Encaminhar documentos ao cartório para reconhecimento de firma da gestão que irá assumir e registro.  Período de emissão:

Igual ou superior a janeiro de 2015 para empresas juniores que trocam de gestão no início do ano e igual a superior a maio de 2015 para empresas juniores que trocam de gestão no meio do ano.  Requisitos:

 Dara e demais informações condizentes com o mandato, como nome e qualificação dos diretores;  Assinatura e registro do documento em cartório.

11. Certidão Simplificada ou de Breve Relato A certidão simplificada é um extrato de informações que retrata a situação atual da empresa, de acordo com os atos arquivados. Dentre outras informações, nela está contida a data de registro do estatuto vigente. A exigência desse documento visa facilitar e tornar constantes as auditorias.  Como obter:

A obtenção ocorre mediante simples solicitação de emissão no cartório de registro de pessoas jurídicas em que a empresa está registrada.  Período de emissão:

Igual ou posterior ao registro da ata de eleição da gestão em exercício.

12. Comprovante de Conta Bancária Ativa

A conta bancária se mostra como um fator importante para a manutenção da empresa júnior, visto que facilita o recebimento das receitas da Empresa Júnior, além de facilitar pagamentos e proporcionar maior segurança e controle que esta representa para o capital da empresa.

O controle das movimentações bancárias é feito por um representante, e por isso, é preciso realizar a alteração no banco sempre que houver uma troca de gestão. Para isso, deve-se levar a Ata da Troca de Gestão registrada em cartório ao banco, para que seja realizada a alteração dos representantes, e consequentemente para que a EJ possa realizar as movimentações bancárias.  Como obter:

Através do extrato da conta bancária.  Período de emissão:

Igual ou superior a julho de 2015.  Requisitos:

Possibilidade de identificação do banco, agência e número da conta.

Padrão de envio Todos os critérios deverão ser enviados em formato .pdf e digitalizado, seguindo uma nomenclatura padrão: [Empresa Júnior] – nº Nome do Critério Modelo: [UFLA Jr] – 01. CND Federal Deverá ser enviado para o e-mail: regulamentacao@fejemg.org.br.

Considerações Finais A equipe de Regulamentação da FEJEMG se coloca à disposição para esclarecer quaisquer pontos deste documento. Entre em contato com a Coordenadoria de Regulamentação através do e-mail: regulamentacao@fejemg.org.br.

Viçosa, 22 de julho de 2015.