Relatório de Avaliação Final Processo de Federação da SEC Jr. Consultoria
Viçosa/MG
Sumário
1. Apresentação........................................................................................................ 3 2. Metodologia .......................................................................................................... 3 3. Treinamentos recebidos ....................................................................................... 4 3.1
Comunicação ................................................................................................. 4
3.2
Conselho Administrativo................................................................................. 5
3.3
Vice-Presidência ............................................................................................ 5
3.4
Presidência .................................................................................................... 6
3.5
Administrativo-Financeiro ............................................................................... 6
3.6
Desenvolvimento ............................................................................................ 7
4. Networking e benchmarking realizados ................................................................ 7 5. Participação em eventos do MEJ ......................................................................... 9 6. Dificuldades encontradas durante o Processo de Federação............................... 9 7. Observações e considerações finais .................................................................. 10
1. Apresentação
A SEC Jr. Consultoria, Empresa Júnior de Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade Federal de Viçosa, fundada em dezembro de 2003, realiza serviços nas áreas de tradução, revisão e formatação de textos; assessoria em eventos, cerimonial e protocolo; além de consultoria em arquivo e treinamentos. Hoje, a empresa
conta
com
27
integrantes
efetivos,
sendo
eles
Conselheiros
Administrativos, Diretores, Gerentes, Secretário Executivo, Analista de Operações Estratégica e Trainees. A empresa participa ativamente do Movimento Empresa Júnior (MEJ), estando presente em eventos e reuniões da Federação e possuindo, desde 2011, o maior número de integrantes no corpo executivo da CEEMPRE, o Núcleo de Empresas Juniores da UFV. Além disso, atuou na cerimônia do EMEJ 2011, com mestre de cerimônia e cerimonialistas; participou da equipe organizadora do InternEJ, o Encontro Interno de Empresas Juniores da UFV, em 2010 e 2011; e, hoje, ocupa os cargos de Coordenador Geral e Coordenador de Infraestrutura na edição 2012 deste evento. Ainda em 2011, a SEC Jr. Consultoria recebeu o “Prêmio CEEMPRE Foorever” e os prêmios “Empresa Solidária” e “Responsabilidade Social”, sendo reconhecida como a EJ mais participativa e socialmente responsável do MEJ-UFV. O Processo de Federação foi iniciado em setembro de 2011, com o envio e a adaptação de documentos. Nesse mesmo semestre, iniciaram-se os treinamentos.
2. Metodologia
Os
treinamentos
de
Comunicação,
Presidência
do
Conselho,
Vice-
Presidência, Presidência, Administrativo-Financeiro e Desenvolvimento foram realizados via Skype, pois os ministrantes residem em outras cidades e não havia a possibilidade de deslocamento.
A Diretoria Executiva e a Presidência do Conselho da FEJEMG utilizaram apresentações em Power Point e textos, com explicações sobre cada tema. Houve a participação de alguns integrantes da empresa, sendo obrigatória a presença dos futuros Conselheiros Administrativos da Federação. Todo o material utilizado durante os treinamentos foram disponibilizados no fórum da SEC Jr. e apresentados para todos os integrantes nas Reuniões Mensais.
3. Treinamentos recebidos
3.1 Comunicação
O treinamento ministrado pelo Diretor de Comunicação foi realizado no dia 11 de abril de 2012 e teve a participação da Conselheira Administrativa da empresa, Nathália Isabela Araújo Lopes; da Diretora-Presidente, Patrícia Ribeiro Lima; e do Analista de Operações Estratégicas, Pedro Mário Vargas da Silva. O agendamento da capacitação foi feito por e-mail, pelo próprio ministrante e pela Presidente da SEC Jr. Consultoria. O conteúdo do treinamento foi uma apresentação das ferramentas de comunicação utilizadas pela FEJEMG, sendo elas: 4shared, Fórum, Blog Maré Vermelha, Serviço de Atendimento ao Empresário Júnior (SAEJ), Integra FEJEMG, E-Pratikas, Site, Issuu e Livestream. Além disso, o Diretor apresentou os cargos da Diretoria de Comunicação, Gerências e Assessorias, explicando o trabalho de cada uma. Os participantes consideraram importante o treinamento, pois, com a federação da empresa, terão contato com essas ferramentas e, assim, precisarão entender seu funcionamento. Contudo, houve alguns problemas para a realização do treinamento, como um atraso de mais de uma hora para o seu início, por problemas no computador do ministrante. Além disso, o material utilizado foi enviado
somente após a apresentação, o que dificultou o acompanhamento dos participantes. Também não houve uma explicação aprofundada sobre cada ferramenta, até mesmo pela falta de material. Uma sugestão para os próximos treinamentos é que o conteúdo seja enviado com antecedência para que os participantes possam ler e acompanhar.
3.2 Conselho Administrativo
O treinamento ministrado pela Presidente do Conselho Administrativo foi realizado no dia 25 de abril de 2012 e teve a participação de Patrícia Ribeiro Lima, Diretora-Presidente, e Pedro Mário Vargas da Silva, Analista de Operações Estratégicas. O agendamento foi feito por e-mail, pela própria ministrante e pelos participantes, e o material foi enviado com antecedência. Com o treinamento, foi possível conhecer a função do Conselho Administrativo, bem como deve ser a sua atuação. Além disso, a Presidente do Conselho expôs a importância da área para o alcance dos objetivos estratégicos da FEJEMG.
3.3 Vice-Presidência
O treinamento ministrado pelo Vice-Presidente foi realizado no dia 16 de abril de 2012 e teve a participação de Patrícia Ribeiro Lima, Diretora-Presidente, e Pedro Mário Vargas da Silva, Analista de Operações Estratégicas. O agendamento também foi feito por e-mail, pelo ministrante e pela Presidente da empresa. O assunto abordado foi o histórico do MEJ e as instâncias e o material utilizado foi apresentado via Skype. O único problema foi o fato do treinamento acontecer somente em um segundo agendamento, pois os participantes não tinham visto a confirmação da
data. O conteúdo é considerado importante, já que a empresa precisa conhecer o meio no qual está inserida.
3.4 Presidência
O treinamento ministrado pelo Presidente foi realizado no dia 21 de maio de 2012 e teve a participação de Patrícia Ribeiro Lima, Diretora-Presidente, e Pedro Mário Vargas da Silva, Analista de Operações Estratégicas. O agendamento também foi feito por e-mail, pelo ministrante e pela Presidente da empresa. O assunto abordado foi o Planejamento Estratégico (PE) da FEJEMG e o material foi enviado por e-mail antes do início do treinamento. Na composição do conteúdo, houve a explicação do PE 2009-2011 e as mudanças feitas para o PE 2012-2014. Assim, a SEC Jr. Consultoria passou a conhecer mais a estratégia da FEJEMG, pilar tão importante em uma gestão de qualidade. A única falha foi o fato do treinamento acontecer somente em um quarto agendamento, por diversos motivos.
3.5 Administrativo-Financeiro
O treinamento ministrado pelo Diretor Administrativo-Financeiro foi realizado no dia 30 de maio de 2012 e teve a participação de Patrícia Ribeiro Lima, DiretoraPresidente, e Pedro Mário Vargas da Silva, Analista de Operações Estratégicas. O assunto abordado foi o Estatuto da FEJEMG e o Selo BJ e o material utilizado foi apresentado via Skype. O Diretor fez uma breve apresentação sobre o Estatuto, o que possibilitou à empresa conhecer seus deveres e direitos. Depois, ele apresentou o Selo BJ, explicando cada documento exigido pela Confederação. O treinamento aconteceu somente em um segundo agendamento.
Uma sugestão para os próximos treinamentos é que a apresentação sobre o Selo BJ seja feita antes do envio dos documentos pela Empresa Trainee, pois, assim, a EJ já poderia adequar seus documentos com base no material apresentado.
3.6 Desenvolvimento
Os treinamentos ministrados pelo Diretor de Desenvolvimento foram realizados nos dias 04 e 06 de junho de 2012 e teve a participação de Karoline Moreira Souza, Conselheira Administrativa da empresa; Kívia Mendes Fiúme, Trainee da Diretoria de Desenvolvimento; Laura de Oliveira Gutterres, Trainee da Gerência de Responsabilidade Social; Patrícia Ribeiro Lima, Diretora-Presidente; e Pedro Mário Vargas da Silva, Analista de Operações Estratégicas. O agendamento foi feito por e-mail, pelo Gerente de Operações e pela Presidente da empresa. O primeiro treinamento foi sobre o Modelo de Excelência em Gestão (MEG), da Fundação Nacional da Qualidade. O Diretor apresentou os onze fundamentos, os critérios e os itens do Modelo. O conteúdo foi importante para a SEC Jr., pois a empresa estuda o MEG e pretende adotá-lo na atual gestão. O segundo foi sobre o Sistema de Medição de Desempenho (SMD) da Brasil Júnior e as ferramentas de Desenvolvimento da FEJEMG. Com a federação, a empresa terá contato com essas práticas, sendo necessário o seu conhecimento. Além disso, pretende-se usar alguns dos indicadores do SMD no Planejamento Estratégico da SEC Jr. Consultoria.
4. Networking e benchmarking realizados
O networking e o benchmarking da SEC Jr. Consultoria são praticados no cotidiano da própria empresa e com o MEJ, visto que há “Células Temáticas” promovidas pelo Núcleo de Empresas Juniores da UFV (CEEMPRE) todas as semanas e a participação da empresa é satisfatória. Outra forma de buscar novas
práticas e trocar ideias é por meio do próprio Corpo Gestor da CEEMPRE, a qual contém um número considerável de integrantes da SEC Jr., além das Reuniões Presenciais e Assembleias Gerais Ordinárias e Extraordinárias proporcionadas pela FEJEMG, em que podemos manter contato com empresas juniores de todo o estado de Minas Gerais. Além dessas formas de interação em prol de melhorias, alguns encontros de benchmarking foram realizados, tais como: JRS Consultoria: o contato com a Empresa Júnior de Administração da Universidade Federal de Alagoas foi feito por e-mail, pela atual Trainee de Tradução e Revisão, Júlia Delfino Pereira Gravina. No benchmarking, o Conselheiro da JRS apresentou uma ferramenta chamada "Diário de Bordo", que é uma planilha que compreende todas as etapas de um projeto. Dessa forma, além de permitir o acompanhamento de projetos, facilita a gestão do conhecimento e até mesmo a comunicação entre as pessoas envolvidas com o trabalho, uma vez que, havendo registro escrito, todos se mantêm informados sobre todos os detalhes. Soluções Consultoria: a Diretoria de Desenvolvimento da SEC Jr. Consultoria, composta por Marcella Barbosa Miranda Teixeira, Débora Passos Leal e Kívia Mendes Fiúme, estabeleceu contato com essa empresa a fim de conhecer sua padronização de processos, o que inclui: ferramentas, controle de atividades, descrição de processos em manuais, etc. Ainda em um benchmarking com a Soluções, o Analista de Operações Estratégicas, Pedro Mário Vargas da Silva, estabeleceu contato a fim de saber mais sobre o Planejamento Estratégico desta, no que tange à cultura organizacional e ao controle. Consenso: com a Empresa Júnior de Direito da UFV, a troca de ideias foi feita através da Diretoria de Desenvolvimento, a fim de esclarecer acerca das ferramentas da qualidade. No Bugs: a Empresa Júnior de Informática da UFV recebeu contato do Analista de Operações Estratégicas, Pedro Mário Vargas da Silva, para que a SEC Jr. Consultoria passasse a efetivar o controle estratégico, por meio de novas metodologias.
Sinergia: a SEC Jr. Consultoria recebeu a empresa para informações relativas à área de Gestão de Pessoas e Marketing. Em relação ao networking, as empresas juniores foram: Soluções Consultoria, UCJ, PJ, No Bugs, Consenso, CACE Consultoria Jr., Agregar, Sinergia, diElétrica, JRS Consultoria, dentre outras.
5. Participação em eventos do MEJ
Como forma de adquirir conhecimento e ampliar a rede de contatos, a SEC Jr. Consultoria está presente em eventos do Movimento Empresa Júnior a nível estadual e nacional. Em maio de 2011, a empresa levou a Belo Horizonte nove integrantes, durante o Encontro Mineiro de Empresas Juniores (EMEJ). Motivados com o tema “Desenvolvimento Colaborativo”, os integrantes conseguiram aprender práticas que impactaram o ambiente organizacional, além de aproveitar as capacitações e as integrações entre a própria empresa e com o Movimento em si. Ainda nesse ano, em agosto, o XIX Encontro Nacional de Empresas Juniores (ENEJ) contou com treze integrantes da empresa, com o intuito de procurar práticas que ajudassem na estruturação e também de adquirir treinamentos necessários para o desenvolvimento pessoal e profissional. Com isso, muito do observado e aprendido nos eventos do MEJ é diretamente aplicado às atividades e aos projetos da SEC Jr. Consultoria, enfatizando o interesse pela melhoria através da colaboração.
6. Dificuldades encontradas durante o Processo de Federação
Desde a Gestão 2010, a empresa passa por uma proposta de adequação da própria cultura à FEJEMG. Na Gestão 2011, com método democrático, foi decidido que a SEC Jr. Consultoria faria parte da Maior do Mundo, com o intuito não somente
de participar, mas também de fazer a diferença e ajudar a Federação a ser a Melhor do Mundo. A incompatibilidade de horários fez com que alguns integrantes da empresa não pudessem participar dos treinamentos, visto que o curso de Secretariado Executivo Trilíngue é noturno. Pelo fato do Núcleo de Empresas Juniores da UFV ser bastante efetivo e atuante no MEJ Viçosa, a desmotivação por parte de alguns, no início do processo, poderia ser vista como uma dificuldade, mas já no final dele foi percebida a adesão às ideias da FEJEMG.
7. Observações e considerações finais
O Processo de Federação foi importante para a empresa, pois proporcionou uma maior interação entre a SEC Jr. e a Diretoria Executiva da FEJEMG, como também com o Conselho Administrativo. A empresa sempre foi participativa nas atividades da Federação, de acordo com suas possibilidades. Agora, com o envio de documentos e treinamentos, a SEC Jr. pôde identificar em que precisa melhorar para que ocorra uma melhor adaptação à rotina que a Federação trará para a SEC Jr., além de saber como poderá contribuir mais para o MEJ.