Flanders DC zoekt papa / mama

FLANDERS DC ZOEKT EEN FULL TIME MAMA/PAPA*

* Office Assistent als je per se een officiële titel wil

WAT MOET JE DOEN? FLANDERS DC HEEFT EEN C O W O R K I N G P L A AT S ( B A R D ’ O F F I C E ) , E E N C R E AT I V I T Y L A B E N VERGADERZALEN IN DE VERHUUR. JIJ BENT DE GASTHEER/VROUW

AL DIE COWORKERS, BEZOEKERS EN C O L L E G A’ S K U N N E N E E N B O E LT J E MAKEN. LETTERLIJK EN FIGUURLIJK. JE BENT DE BAAS IN HET HUISHOUDEN. MAAR OOK DE LIJM!

!

✓ Bon, het is een beetje Bond zonder Naam maar: jij bent de glimlach die onze coworkers en bezoekers elke dag opnieuw ontvangt. Je zorgt dat mensen zich op hun gemak voelen bij ons. Zowel aan het onthaal, de telefoon of via de info-mailbox.

✓ Je zorgt ervoor dat alles netjes en opgeruimd blijft. Enkele keren per dag alles terug goed zetten. Je zet daar collega’s voor aan het werk, weet het lief te vragen aan coworkers maar bent vooral niet te beroerd om het zelf te doen.

✓ Je bent ook hun “mama/papa”. Of ze nu een koffie willen, een kopietje of willen weten wie hen bij Flanders DC kan helpen bij het Business Model Canvas: jij weet raad bij elke vraag.

✓

!

!

Je beheert “de kas” !

!

✓ Je beheert alle aankopen en onderhoud voor het kantoor: van de stookolie, de poetsploeg tot de stylo’s. Die planten laat jij niet doodgaan. En de vuilbak staat tijdig buiten.

!

✓ Je komt met nieuwe ideeën (en voert ze uit) voor gebruiksgemak en gezelligheid van het kantoor.

✓ Je slaat een praatje met de coworkers en verbindt ze met elkaar of met jouw collega’s. Wij noemen dat “matchmaken” ✓ Je beheert de inschrijvingen van coworkers en de verhuur van vergaderzalen en creativity lab. En je zorgt dat alles tijdig klaar staat, zowel voor interne als externe meetings. Dit kan ook ’s avonds zijn!

! !

✓ Je houdt iedereen gelukkig. Je maakt dat we mekaars verjaardag niet vergeten, dat de bevallen coworker een kaartje krijgt en dat we af en toe eens als team dingen samen doen.

A L D I E F A C T U R E N … P F F F. J E ONDERSTEUNT DE OFFICE MANAGER IN HET BOEKHOUDPROCES.

✓ Je bereidt de facturatie voor Bar d’Office en van de verhuur van creativity Lab en vergaderzalen voor. ✓

!

Je scant alle binnenkomende facturen !

✓ Je helpt bij opvolging van leveranciers en klanten EN VOORAL JE BENT ONZE A D M I N I S T R AT I E V E D U I Z E N D P O O T

✓ Je helpt de collega’s met het boeken van reizen en hotels, administratief afwerken van dossiers, beheren van delen van de website, logistieke ondersteuning van events zowel op als buiten het kantoor, verdelen van de binnenkomende post en versturen van de uitgaande, nemen van kopies, het archief te beheren, bestellen van broodjes…

!

✓ Je bereidt met de directeur de raad van bestuur voor.

WIE WE ZOEKEN… • EEN MAMA - PAPA Nee, niet per se letterlijk! Maar je moet voor het team hier naast je zorgen alsof het je kinderen zijn. Je ben iemand die hen helpt bij alle kleine en grote dingen zonder dat ze het moeten vragen. Bij problemen (cateraar daagt niet op, het regent binnen, de projector werkt niet meer…) sla je niet tilt. Nee, JIJ lost het allemaal wel zelfstandig op zodat wij op onze twee oren kunnen slapen. Een plantrekker, dus.

!

• EEN GOEI - NE GOEIE Wij hebben één “waarde” bij Flanders DC: “wij zijn de goei”. We proberen altijd constructief te zijn en iedereen maximaal te helpen. Jij moet dan ook echt die attitude hebben dat geen énkele vraag te veel is.

!

• JE ZEGT NIET “WAT ZE TOCH ALLEMAAL UITVINDEN” ALS JE EEN COMPUTER

ZIET Je moet echt wel met een PC kunnen werken (het zijn eigenlijk Macs bij ons, maar dat is hetzelfde). Met Outlook de boekingen van vergaderzalen en de vragen van info@flandersdc.be opvolgen en beheren; in Excel de facturatiegegevens of inschrijvingen van events bijhouden en kunnen bewerken; informatie opzoeken op het internet; info op onze website zetten; documenten van projectmanagers aanvullen in Word; een mail merge doen voor massa mailings. Allemaal dagelijkse kost en geen moeite voor jou.

!

• HET IS GEEN 9 TO 5!!!

Er moet een zekere flexibiliteit zijn om ook ’s avonds paraat te kunnen staan voor events die bij Flanders DC doorgaan of voor eigen events buitens huis. Maak je niet ongerust, het gaat maximaal over enkele malen per maand. En wij zijn ook flexibel.

!

• JE KAN MENSEN ONTVANGEN EN TE WOORD STAAN IN NEDERLANDS EN

ENGELS Je geeft een goede eerste indruk. Jij bent namelijk ons gezicht. En aan de telefoon horen ze aan je stem dat je vriendelijk en zelfverzekerd bent. Flanders DC werkt in een internationale context: kennis van het Engels, zowel mondeling als geschreven, is dan ook nodig.

!

• NAUGEZET Die schrijffout haal je er zo uit. En met cijfertjes ben je héél secuur.

GEĂ?NTERESSEERD? Ben je overtuigd dat jij onze mama of papa kan worden en ben je klaar om in het coolste kantoor van Leuven te werken?

Stuur voor 15 november 2014 jouw CV en een korte motivatie naar:

pascal.cools@flandersdc.be