Primera Parte: Consideraciones acerca de la escritura 1. El propósito del mensaje

1. El propósito del mensaje

Cuando se escribe es prioritario definir el propósito de nuestro mensaje y, consiguientemente, adecuar el texto de manera que pueda cumplir la función que aspiramos. Por ejemplo, la redacción de una Solicitud no podrá ser nunca igual al formato de una Información o de una Amonestación. A manera de ejemplos, presentamos a continuación fragmentos de varias comunicaciones hipotéticas sobre el mismo asunto, en las cuales se puede apreciar cómo el propósito de cada una obliga a emplear expresiones diferentes en cada caso.

-Exigencia:

“Hacemos de su conocimiento que, a partir de esta fecha, el uso permanente del uniforme reglamentario será obligación de todos los empleados de la empresa”.

-Solicitud:

“Conocedores de su tradicional disposición para atender los requerimientos de los trabajadores, nos dirigimos a Ud. con el objeto de solicitarle considerar la posibilidad de que la empresa asuma el costo de nuestros uniformes de trabajo”. (Obsérvese el uso del halago como mecanismo de convencimiento, y la forma como se suaviza el impacto de la solicitud mediante el uso de la expresión “considerar la posibilidad”).

-Buena nueva:

“Nos complace informarles que la empresa ha decidido asumir el costo de los uniformes de todos los empleados”. -Recordatorio: “Cumplimos con recordarles la obligatoriedad del uso permanente del uniforme reglamentario”.

-Amonestación:

“De continuar su reiterada omisión del uso del uniforme reglamentario, nos veremos en el forzoso deber de prohibir su entrada a las instalaciones de la empresa”. 7

Como se ve, es fundamental escoger, en cada caso, las palabras más adecuadas a la finalidad del texto que estamos escribiendo. Siempre debemos considerar posibles sinónimos y expresiones equivalentes, con el objeto de darle mayor funcionalidad y calidad estética al texto. Para cubrir este requerimiento se debe disponer de un recurso fundamental como lo es el Diccionario de Sinónimos, herramienta infaltable en la biblioteca de todo escritor.

Errores que deben evitarse:

Veamos ahora dos ejemplos en los cuales aparecen expresiones que contradicen el propósito implícito en el texto: “Me complace dirigirme a usted con el deseo de informarle que, por motivos de reducción de personal, hemos tenido a bien prescindir de sus servicios”.

“Tengo el honor de dirigirme a usted con la finalidad de exigir un aumento de sueldo, ya que la vida cada día está más cara”. En el caso del primer ejemplo, es indudable que a nadie le “complace”, ni “desea” ni “tiene a bien” despedir a alguien de su trabajo. Lo adecuado sería una expresión como: “Cumplo con informarle” o, simplemente, “Me dirijo a Ud. para informarle”, o –en último extremo“Lamentamos tener que informarle...” En el segundo caso debe tenerse en cuenta que solicitar un aumento de sueldo no es un honor ni puede plantearse como un exigencia. Lo conveniente sería emplear un lenguaje más lisonjero, que –llevado a una forma superlativa- podría ser: “Me veo en la imperiosa necesidad de recurrir a su elevado espíritu de solidaridad, con el objeto de solicitarle considerar la posibilidad de un aumento de sueldo que me permita hacer frente al vertiginoso incremento del costo de la vida, y que -con toda seguridad- redundará no sólo en una mejora de mis condiciones de vida, sino -consecuentemente- en el incremento de mi rendimiento laboral”. (Obsérvese la manera de manejar