f. Carta oficial

PRINCIPALES TIPOS DE CARTAS INSTITUCIONALES

Podríamos considerar los más diversos tipos de Comunicaciones, pero en este manual sólo nos ocuparemos de aquellas que se manejan corrientemente dentro de una organización para los fines de su funcionamiento, atendiendo al ámbito que abarcan y teniendo en cuenta que las denominaciones empleadas no tienen carácter excluyente; así, una carta oficial puede a la vez ser administrativa y representar una solicitud.

Fuera del ámbito institucional que nos ocupa está la carta Social, Familiar, Personal o Particular, que trata asuntos particulares entre personas ligadas por nexos familiares o sociales.

LA CARTA OFICIAL (OFICIO)

Es la que trata asuntos relacionados con el quehacer de una institución, sea pública o privada, y cuyo contenido no tiene connotaciones personales sino institucionales. En principio debe redactarse en términos de absoluta formalidad (sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés), evitando expresiones o saludos que denoten relación personal entre el remitente y el destinatario (Modelo 01 y 02). Sin embargo, en ciertos casos –como en las Solicitudes- se justifica el trato cordial con la finalidad de halagar al destinatario en pro del propósito de la comunicación (Ver Modelo 03). La formalidad no significa que se deba desechar un lenguaje elegante que haga más atractiva la comunicación. Incluso, en el ámbito institucional resulta muy saludable el uso del sujeto impersonal en tercera persona de plural. En este tipo de comunicación nunca debe tratarse más de un solo asunto en cada oficio. En su presentación no deben faltar ciertos elementos convencionales: Membrete de la institución o dependencia,

Correlativo, Iniciales identificadoras y el Lema de la institución. IMPORTANTE: Por razones de espacio, en muchos ejemplos sólo copiaremos el texto de las cartas, sin incluir detalles accesorios como: membretes, correlativos, iniciales de responsabilidad, etc.; lo cual no significa que ellos no sean necesarios en determinados casos, como lo hemos señalado en su oportunidad.

Ejemplo 1

Ing. __________________ Director de la Escuela de Ingeniería Civil. Anexas a la presente cumplimos con hacerle llegar las más recientes publicaciones del Decanato de Postgrado, productos del quehacer investigativo de los Docentes, Investigadores y Participantes de nuestros Programas académicos: - XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - XXXXXXXXXXXXXXXX - XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Mediante ellas aspiramos mantener la presencia de nuestra Casa de Estudios en el escenario de la generación y confrontación de conocimientos de máxima pertinencia científica y relevancia social.

Atentamente,

_____________________________ Director de Publicaciones Anexo: Lo indicado

Lic. ________________ Presente.

Estimado Licenciado: Reciba un cordial saludo de mi parte y de las demás autoridades del Decanato, acompañado de nuestro más franco reconocimiento a la labor que usted desarrolla como Facilitador dentro de nuestros Programas de Postgrado; los cuales se nutren de la dedicación y maestría de un personal docente que prestigia la calidad educativa de nuestra Casa de Estudios.

Empeñados como estamos, precisamente, en mantener el alto nivel del servicio que prestamos a los Participantes, nos hemos propuesto cumplir un proceso de actualización de ciertos aspectos curriculares de fundamental relevancia para el logro de tal objetivo. En virtud de ello recurrimos a usted para solicitarle una relación actualizada de los Contenidos y Referencias correspondientes a la Asignatura a su cargo, con el fin de incorporarlos al respectivo Programa.

Conocedor de su definida disposición hacia todo lo que propenda al mejoramiento de la formación académica que impartimos a nuestros usuarios, espero de usted la más adecuada y pronta atención a esta solicitud.

Atentamente,

_________________________ Decano de Postgrado

Ejemplo 2

Ejemplo 3

Ciudadana

Dra. _______________________ Coordinadora del Programa de Educación a Distancia del Ministerio de Educación. Su despacho. Estimada Doctora Liendo:

En atención a su comunicación y encuesta acerca del Programa de Educación a Distancia que usted coordina, queremos manifestarle nuestra complacencia por el interés de la Oficina de Planificación del Sector Universitario hacia un asunto de tanta relevancia social como es la Educación a Distancia.

Con larga anterioridad esta Universidad ya había hecho suyo el propósito de conformación de un programa privado de Cursos de Educación a Distancia; sobre el cual ha venido trabajando un grupo de destacados especialistas en el área, y cuya labor se concretó en un proyecto que denominamos tentativamente como “UCN-Learning”.

De manera, pues, que no podemos menos que aplaudir esta iniciativa oficial y declarar nuestra voluntad de incorporarnos a ella como parte del conjunto de instituciones universitarias que aspiran participar en tal experiencia.

En atención a ello hemos dado respuestas al Cuestionario Diagnóstico recibido, procurando plasmar en él nuestras expectativas como institución educativa de avanzada, nuestros requerimientos de recursos profesionales, de infraestructura e infoestructura, y con la aspiración de contribuir a la materialización de un proyecto de tanta pertinencia para poder enfrentar los problemas del acceso estudiantil a la educación Superior.

Ejemplo 4

Lic. _____________________ Coordinadora de Prensa y Relaciones Públicas Presente.

Reciba un cordial saludo en oportunidad de hacerle llegar el CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES programado por este Decanato para el resto del corriente año civil.

Sería de gran interés para nosotros y para la Universidad la difusión que ustedes pudieran darles a estos eventos, por lo cual apreciaríamos altamente la atención que usted disponga brindarles en su oportunidad.

Agradeciéndoles de antemano la atención que puedan prestarle a ésta, quedo de ustedes,

Atentamente,

__________________________ Director de Publicaciones

Ejemplo 5

Dr. _______________________ Coordinador de la Maestría en Finanzas

Presente.

Me dirijo a Ud. con la finalidad de solicitar el envío, a esta Dependencia, de los productos intelectuales que los Profesores y Participantes de la Coordinación a su cargo hayan generado durante los recientes períodos académicos y que puedan permitirnos enriquecer el contenido de las Publicaciones del Decanato Postgrado. De esa manera lograremos patentizar y dar difusión a la actividad investigativa que se realiza en los Programas de Postgrado desarrollados en cada área del conocimiento. En atención a que ya está en marcha la planificación de Publicaciones prevista para este año lectivo, mucho le sabríamos agradecer su mayor atención y su más pronta respuesta a esta solicitud. Atentamente,

________________________________ Director de Publicaciones

Ejemplo 6

Ciudadana

Dra. __________________________ Ciudad.

Estimada Doctora.: Reciba un cordial saludo del Decanato de Postgrado en oportunidad de extenderle una invitación a participar como Ponente en el Curso INNOVACIÓN CURRICULAR BASADO EN COMPETENCIAS, programado por esta Dependencia para los venideros días 25 DE NOVIEMBRE y 02 DE DICIEMBRE, en horario de 02 a 06 p.m.

Esta invitación está motivada por el amplio dominio y experiencia que usted ha alcanzado en dicha área del conocimiento, y por su reconocida disposición hacia todo lo que signifique elevación del nivel de nuestros programas académicos.

Muy interesados en contar con su invalorable colaboración, quedamos a la espera de su aceptación.

Atentamente,

_______________________________ Decano de Postgrado