Todo lo que se hace se puede medir, s贸lo si se mide se puede controlar, s贸lo si se controla se puede dirigir y s贸lo si se dirige se puede mejorar.
Conceptos ya conocidos Nuevos conceptos de estudio
• Principales cuestiones • Tipos de presupuestos • Fases presupuestarias • Budget vs Forecast
Externa
Interna
Contabilidad financiera
Contabilidad directiva
Se trata de la contabilidad interna que manejan los equipos económicos y directivos de la organización. Normalmente se trata de informaciones resumidas por conceptos y/o departamentos e integran otros elementos. No está regulada por el PGC dado que cada compañía goza de libertad para determinar sus formatos adaptándolos a sus necesidades particulares.
Dentro del ámbito de la contabilidad directiva encontramos dos fundamentales facetas de ampliación de la práctica contable establecidas como herramientas de gestión: La contabilidad de costes, dedicada a la determinación de los costes de producción. Y la contabilidad presupuestaria, dedicada al establecimiento y seguimiento de los presupuestos anuales.
Seguimiento Presupuesto
Previsi贸n
Reporting Budget
Forecast
Presupuesto / Budget Econ贸mico
Financiero
Cuenta de Resultados
Balance
El presupuesto anual o budget es la principal herramienta de gestión económica de una organización y base de todo lo que ha de ser su devenir durante el periodo previsto. Por ello, su contenido deberá recoger todas las previsiones operativas de la compañía, quien a su vez, deberá evitar las desviaciones e imprevistos en lo posible.
El presupuesto econ贸mico es el ejercicio de previsi贸n de la cuenta de resultados en los par谩metros previstos por la organizaci贸n. Esta cuenta - base del posterior seguimiento o reporting - puede ser establecida conforme a los intereses y/o necesidades, por conceptos, departamentos o una mezcla de ambos y periodificada sobre los doce meses.
Ventas
Ventas
Coste de producto LogĂstica Margen / Gross Profit Marketing Gastos de ventas Gastos administrativos Amortizaciones y provisiones BAII / EBIT Gastos excepcionales Gastos financieros BAI / PBT Impuesto de Sociedades Beneficio Neto / Net Income
Coste de producto LogĂstica Comisiones de venta Margen / Gross Profit Marketing Gastos de personal Gastos administrativos BAII / EBIT Gastos excepcionales Gastos financieros BAI / PBT Impuesto de Sociedades Beneficio Neto / Net Income
El presupuesto financiero es el ejercicio de previsi贸n del balance en los par谩metros previstos por la organizaci贸n. Este balance suele ser establecido de forma muy resumida conforme a los intereses y/o necesidades de la misma y periodificado sobre los doce meses. Su punto de partida son los saldos del cierre del ejercicio anterior.
Activo
Pasivo
TesorerĂa
Resultados
Deudores
Reservas
Stocks
Capital
Fijos
Exigible
Principales cuestiones
Tipos de presupuestos
Fases presupuestarias
Budget vs Forecast
Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de una actividad económica personal, familiar o de organización durante un período, por lo general, anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros en unos plazos y bajo ciertas condiciones. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
Elaborar un presupuesto permite establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (donde los ingresos superan a los gastos).
El presupuesto debe considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar o, más específicamente, como una parte, de un sistema total de administración. La más clásica expresión con respecto al presupuesto es: Si no está en el presupuesto, NO EXISTE.
Según su orientación: Económicos, financieros. Según su flexibilidad: Rígidos o flexibles o variables. Según el periodo que cubran: A corto o a largo plazo. Según el campo de aplicación: Maestros, intermedios, operativos …
Según su contenido: Principales o Auxiliares: Según su técnica de evaluación: Estimados o estándar. Según sus finalidades: De promoción, de aplicación, de fusión. Según áreas y niveles de responsabilidad, según programas, etc, etc, etc.
Estrategias
Formulaciรณn
Consolidaciรณn
Premisas
Cรกlculos
Aprobaciรณn
Objetivos
Acciones
Presentaciรณn
El presupuesto no es un elemento aislado o de mero cálculo, sino la proyección anual de la estrategia a largo plazo de la organización. Por ello su origen y vinculación dentro del análisis estratégico es fundamental, bajo riesgo de olvidar o equivocar el camino de desarrollo establecido en este.
Deberá tenerse en cuenta las circunstancias no controladas en las que habrá de desenvolverse la organización, así como aquellas situaciones de las que se formará parte activa. Estamos hablando de las reglas del juego básicas que servirán de base para su valoración.
Conforme a los dos factores anteriores se habrán de establecer los objetivos anuales a alcanzar y cuya consecución marcarán los resultados obtenidos. Partir del resultado para montar el presupuesto es un error muy común, carente del mínimo rigor empresarial asumible.
Se habrรกn de reflejar en el presupuesto las acciones destacadas a desarrollar y justificativas de los datos que pasarรกn a formar parte de los cรกlculos posteriores. No determinar adecuadamente esta fase pondrรก en riesgo la obtenciรณn de los resultados previstos.
Solo habiendo determinado adecuadamente las fases anteriores se iniciarán los primeros cálculos previos de su elaboración: el establecimiento (por separado) de los costes y gastos de un lado y de los ingresos por otro. El máximo rigor de cálculo será la herramienta fundamental en este ámbito.
Sobre la base de los cálculos previos se habrá de realizar la formulación conjunta y definitiva del presupuesto en su función, inicialmente experimental, hasta ser ajustado en todos sus ámbitos. Dejar constancia de todos sus elementos resultará fundamental en el posterior análisis de desviaciones.
Los últimos ajustes y su periodificación general darán entrada a la consolidación definitiva de todos los aspectos del presupuesto de forma previa a su presentación formal a los responsables. Estos responsables pueden ser desde la Alta Dirección de la organización hasta la propiedad de la misma.
Tras el acto de presentación del presupuesto deberá recogerse su aprobación definitiva, con los ajustes de última hora que sus máximos responsables quieran introducir. Lógicamente estos ajustes no deberán entrar en contradicción con las bases previas establecidas o el presupuesto carecerá de sentido.
La publicaci贸n y presentaci贸n del mismo a todos los responsables de llevarlo a cabo resulta, evidentemente, imperativa. El presupuesto marca el camino que toda la organizaci贸n debe seguir durante un a帽o, y ese camino debe ser conocido.
El Forecast o Previsiรณn de Cierre es una actividad posterior al seguimiento mensual o reporting, que tiene como objetivo el aproximar los resultados del presupuesto a la realidad mediante la integraciรณn de las desviaciones encontradas en la actividad econรณmica. En funciรณn de ello, la organizaciรณn puede optar por modificar el presupuesto inicial.
Š Documento elaborado por Manuel J. GarcĂa Sabadell, enero de 2012