Recepci贸n personal
Imagen Corporativa Imagen F铆sica Imagen de Colaboraci贸n
Imagen Metodol贸gica
Imagen de la organizaci贸n Imagen de las personas
Organización
Locales
Invertir en locales es una necesidad puesto que se juzgará a la empresa por esta primera apariencia, pero los resultados están lejos de ser proporcionales a las cantidades invertidas, y el ambiente sobrepasa el problema de los locales. La elección del inmueble: antiguo, moderno, alto, caro ... cada característica tendrá una incidencia en nuestra imagen. Mucha atención a los detalles, ascensor, vistas, etc.
Organización Antes de que lo haga su apariencia, hablará de su empresa su dirección geográfica.
Locales
Una zona industrial descentrada que ofrezca locales extremadamente competitivos, puede hacernos perder clientela. Inversamente, una dirección demasiado imponente puede clasificarnos de demasiado caros. Normalmente, el barrio en el que se sitúa la empresa debe ser coherente con la actividad de la misma. Incluso, será indispensable valorar los pros y los contras de aceptar o no unas costumbres o tradiciones establecidas.
Organización
Arquitectura
Cuando se trata de construir, la apuesta se vuelve muy importante. Las sociedades americanas reservan el doble de presupuesto que las nuestras para las innovaciones de diseño arquitectónico que constituyen un factor de promoción de la empresa. La estética tiene su peso en la imagen de la empresa. Si nuestros edificios estropean el paisaje, tendrá lugar un rechazo inconsciente. Inversamente, todo esfuerzo en mejorar la estética será apreciado como una forma de compromiso artístico y aumentará la notoriedad de la empresa y su imagen.
Organización Césped bien recortado y con los bordes bien definidos así como perfecto orden en todo lo que se almacene en el exterior.
Arquitectura
Accesos claramente indicados tanto en el exterior como en el interior y señalización de las funciones. Exposición a la entrada de un plano general por actividades y disposición lógica de los Departamentos. Demostraciones claras de las consignas de seguridad.
Organizaci贸n
Decoraci贸n
Tiene menos influencia de lo que parece, no merece que se le dediquen demasiados esfuerzos en detrimento de cuestiones m谩s importantes. Estudios realizados demuestran que son la limpieza y el buen gusto los que aparecen como m谩s apreciados que la originalidad y el lujo a cualquier precio.
Organización La utilización general de los colores refinados y pequeños detalles de calidad en la decoración.
Decoración
Los muebles coordinados y los conjuntos armónicos en una adaptación de la decoración a la actividad de la empresa. Una limpieza impecable y una iluminación adecuada y cálida. Una buena organización de los puestos y el espacio que hagan sentirse cómodo al visitante.
Organizaci贸n La utilizaci贸n de colores uniformes para no correr riesgos.
Decoraci贸n
Los muebles reutilizados o de origen familiar. Los olores de todas clases y plantas agonizantes. La suciedad, falta de higiene o desorden evidentes.
Las iluminaciones fluorescentes que crean ambientes fr铆os.
Organizaciรณn Las publicaciones de hace meses en recepciรณn.
Decoraciรณn
Las tarjetas postales y notas interiores en los tableros de anuncios Los posters desvencijados en las paredes. La funcionalidad a cualquier coste.
Hacer sentir al visitante que se le ignora o estรก de mรกs.
Organización
Recepción personal
El ritmo acelerado de la vida profesional hace olvidar a menudo las más elementales reglas de cortesía. "Tratar bien" a un cliente es frecuentemente sinónimo de cháchara o regalo a fin de año, cuando en realidad cada contacto debe consistir en una carrera de obstáculos sin faltas. Frecuentemente es en la recepción dónde, en pocos minutos, se crea la imagen de la empresa, y los lujos superfluos no tendrán ninguna incidencia.
Organización Un rincón tranquilo y aislado de la actividad.
Recepción personal
Demostrar interés hacia el visitante sea cual sea su aspecto. Procurar que se sienta cómodo. Informarle de la inminencia o no de su entrevista.
Jerarquía en el recibimiento, un visitante importante merece que se baje a buscarle en persona o que la recepcionista le acompañe a la sala adecuada.
Organización Levantarse cuando la persona esperada entra en el despacho.
Recepción personal
Interrumpir la conversación telefónica justo el tiempo de excusarse antes de abreviarla. Avisar antes de la entrevista para que no sea interrumpida.
Procurar no ser superiores en número a los visitantes. Mostrar cordialidad desde el primer momento aun tratándose de un asunto difícil.
Organización Preparar unos refrescos antes de la entrevista, si se prevé larga.
Recepción personal
Escoger antes el lugar en el que se desarrollará la entrevista. Comunicar desde el principio cuál será el tiempo reservado para la misma.
Avisar que debemos recibir una llamada telefónica, si ello fuera a ocurrir.
Organización
Recepción personal
Recoger los documentos que se nos entregan y anunciar que los leeremos atentamente después de la entrevista. Dar siempre la impresión de que el visitante era esperado. Acompañar al visitante hasta el ascensor. Agradecerle que se haya desplazado hasta nuestras instalaciones.
Organización Un sofá a metro y medio de la centralita. Mostrar desconfianza por parte de la recepcionista.
Recepción personal
Un total abandono del visitante sin prestarle más atención. Las esperas prolongadas sin ninguna explicación.
Al huraño " Bien le esperan, es arriba a la izquierda ".
Organización Los reproches como "... es que viene Vd. con adelanto".
Recepción personal
Abrir todas las puertas seguido por el visitante para saber dónde se pueden poner. Echar a los ocupantes de una sala de reuniones, bajo la implícita idea de que son menos importantes que los recién llegados. Recibir en medio de un pandemónium, creando la imagen de desorden y desbordamiento.
Organización Levantar la vista y continuar con lo que se está haciendo.
Recepción personal
Continuar telefoneando, indicando al visitante con un gesto que se siente. Dar órdenes secas por el interfono para demostrar autoridad o llamar por el timbre para pedir un café.
Comunicar en el momento de la entrevista las condiciones de la misma.
Organizaciรณn Arrellanarse en el sillรณn con un impaciente "Bien, le escucho".
Recepciรณn personal
Rebuscar por todas partes para encontrar un papel. Demostrar impaciencia o prisa o improvisaciรณn. Enterarse del contenido de un escrito hablando al mismo tiempo. Despedirse haciendo ademรกn de levantarse embeberse inmediatamente en otra actividad.
y
Documento elaborado por Manuel J. GarcĂa Sabadell, diciembre de 2011