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REPORT Laboratorio Biblioteche innovative in rete La misurazione dei servizi nel sistema bibliotecario in Puglia Sede della Regione Puglia 4 dicembre 2014 - Via Gentile 52, 5° piano, Bari vedi la scheda dell’evento su EventiPA all’indirizzo http://eventipa.formez.it/node/34748
SOMMARIO Premessa ........................................................................................................................................................... 1 1 - Il laboratorio Biblioteche innovative in rete................................................................................................. 2 2 - II workshop partecipativo “La misurazione dei servizi nel sistema bibliotecario in Puglia” ........................ 3 2.1. Indicatori di risorse................................................................................................................................. 6 2.2. Indicatori di prestazione ...................................................................................................................... 18 Conclusioni ...................................................................................................................................................... 28 I partecipanti ................................................................................................................................................... 29
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Premessa Capacity SUD è un progetto realizzato da Formez PA su incarico del Dipartimento della Funzione Pubblica (DFP) e finanziato dal Programma Operativo Nazionale "Governance e Azioni di Sistema" (PON GAS). Il progetto ha la finalità di migliorare la capacità istituzionale delle amministrazioni delle Regioni dell’Obiettivo Convergenza supportandole nella programmazione di interventi che rispondano alle loro esigenze prioritarie e nel rafforzamento delle competenze necessarie per la loro efficace attuazione. La Capacità Istituzionale, Asse E del Programma, oltre a fornire un supporto strategico per una gestione maggiormente efficiente dei Programmi Operativi, assume un rilievo fondamentale in prospettiva della programmazione comunitaria nel quadro di Europa 2020. La linea PROGETTARE di Capacity SUD si pone l’obiettivo di sviluppare le competenze delle amministrazioni pubbliche per realizzare politiche di qualità e attuare un miglioramento organizzativo e gestionale. Le iniziative aiutano le persone impegnate nelle amministrazioni a disegnare strategie per la programmazione europea 2014-2020, a progettare nuovi interventi, a realizzare azioni efficaci all’interno delle organizzazioni partendo da obiettivi condivisi e da risultati attesi. Ogni attività si fonda su processi collaborativi che includono diversi attori e che si realizzano con metodologie partecipative. Il lavoro viene co-progettato con le amministrazioni in base alle loro specificità e calibrato in corso d’opera a seconda delle esigenze che emergono e dei contributi che lo arricchiscono.
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1 - Il laboratorio Biblioteche innovative in rete L’Area Politiche per la Promozione del Territorio, dei Saperi e dei Talenti unitamente al Servizio Beni Culturali della Regione Puglia intende migliorare la definizione e l’attuazione delle politiche orientate al Sistema delle Biblioteche Pugliesi, partendo dalla riflessione e dall’analisi sulle esperienze passate, al fine di individuare, per le diverse realtà territoriali della regione, i servizi più innovativi su cui orientare la strategia regionale e investire nuove risorse. Obiettivo generale del laboratorio è quello di supportare il Servizio Beni Culturali dell’amministrazione regionale nella creazione di condizioni che contribuiscano a migliorare la definizione e l’attuazione delle politiche orientate ad un Sistema regionale di Biblioteche in rete. Gli obiettivi specifici sono:
diffondere le buone pratiche locali e nazionali nel Sistema bibliotecario regionale;
sviluppare le linee operative del percorso strategico avviato dalla regione e sopra evidenziato in relazione alla misura dei Poli bibliotecari e dei servizi resi, quale base di supporto per la delineazione delle nuove linee operative di intervento;
accompagnare gli attori territoriali - Enti locali, Poli bibliotecari, Biblioteche, ecc. – nella definizione di servizi bibliotecari innovativi, rispondenti alle esigenze della comunità in quanto servizi di interesse collettivo;
costruire un nuovo modello di governance regionale per il Sistema delle Biblioteche come evoluzione della governance attuale, alla luce delle recenti modifiche nell’ambito della Legge 56/2014 (Legge Del Rio) e della riforma costituzionale che prevedono la riorganizzazione delle funzioni delle Province.
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2 - II workshop partecipativo “La misurazione dei servizi nel sistema bibliotecario in Puglia” L’incontro si apre con i saluti e la presentazione della giornata di lavoro da parte del consulente del Formez PA Andrea Gelao, che introduce il gruppo di lavoro e le attività previste, avviate immediatamente da Serenella Paci. Gli obiettivi restano gli stessi dell’incontro precedente: aprire uno spazio partecipativo di confronto sulla misurazione e valutazione nei servizi bibliotecari pugliesi e sugli indicatori definiti da IFLA e AIB e in particolare definire il sistema degli indicatori standard per la Regione Puglia e individuare aree di miglioramento per la stessa per quanto riguarda il sistema delle biblioteche.
Si
propone in questa sede di analizzare i 15 indicatori, già individuati e presentati in precedenza nel workshop dell’11 novembre, e suggeriti dal Dott. F. Mercurio, sui quali già si lavora in parallelo nel progetto a regia regionale da lui stesso coordinato, ma in aggiunta si può provare a cogliere, da altre due indagini qualitative individuate, il Documento Conferenza Stato Regioni e un’indagine statistica realizzata e presentata nel 2014, sulle biblioteche pubbliche italiane da AIB e dal Centro per il libro e per la lettura, spunti e ragionamenti utili a sviluppare il laboratorio. Di seguito una sintesi degli indicatori e della loro articolazione. 3
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Si procede con un breve riepilogo sui quattro indicatori già analizzati nell’incontro precedente, per poi procedere con gli altri undici.
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2.1. Indicatori di risorse 1) Indice di superficie L’indice di superficie mette in relazione la superficie dell’area dei servizi al pubblico con la popolazione; serve a verificare l’adeguatezza della sede della biblioteca a contenere documenti, servizi e spazi per gli utenti proporzionati all’utenza potenziale. È un indicatore già analizzato in occasione del workshop dell’11 novembre, ma questa volta vengono presi in considerazione anche alcuni elementi di qualità, tenendo conto del Documento Conferenza Stato Regioni, ad ora non ancora ufficiale. Gli elementi in oggetto sono: le caratteristiche dell’edificio e la presenza di strutture idonee progettate e realizzate con finalità di biblioteca. Nel calcolo dell’indice di superficie sono esclusi gli uffici, i depositi, e si fa riferimento solo agli spazi accessibili al pubblico. Dalla discussione in aula nascono alcune proposte:
si potrebbe introdurre un indicatore che consideri anche gli altri spazi della biblioteca, distinguendo gli spazi per l’utenza, gli spazi per uffici e gli spazi per la conservazione. Per qualcuno dei presenti il dato diventa ridondante distinguendolo nelle tre parti, ma tutti sostengono che il dato era già richiesto in questa forma specifica nel censimento precedente. lo standard dovrebbe spingere a forme consociate (poli) anche in via telematica, questo in particolare modo per rispondere a eventuali bandi. in area di miglioramento, le biblioteche dovrebbero essere costruite o ristrutturate con l'affiancamento ai progettisti tecnici, di un bibliotecario. non necessariamente deve essere uno standard vincolante.
Si discute sulla validità del dato indicato, ma ci si ripropone di verificarlo con il supporto della XSistem, ditta che ha realizzato il Censimento commissionato dalla Regione Puglia e che dovrebbe con un nuovo incarico aggiornarlo ed implementarlo, o di metterlo a confronto con gli eventuali dati pubblicati in questi giorni dal Centro per il Libro e per la Lettura. Si rende necessario ricalcolare il dato tenendo conto solo delle biblioteche di pubblica lettura. Si discute sulla effettiva necessità di distinguere l’indicatore per classi, in base al numero di abitanti al quale ci si riferisce (vedi pannello di riferimento). Sullo stesso ambito legato alla sede e alla sua accessibilità, il Documento Conferenza Stato Regioni indica altri ambiti di indagine più qualitativi: strutture idonee progettate e realizzate con finalità di Biblioteca. Si discute e si concorda nel voler porre questo punto come un obiettivo da raggiungere. Si propone che nelle progettazioni future per le biblioteche, un bibliotecario possa dare la propria consulenza e affiancare i progettisti per arrivare a un risultato più adeguato. Tra gli elementi qualitativi vanno verificati anche alcuni aspetti obbligatori per legge, tra questi il rispetto delle norme impiantistiche e le condizioni di sicurezza, ambientali, l’accessibilità dei disabili, considerando anche le diverse disabilità e poi ancora l’attenzione all’orientamento e alla segnaletica, percorsi di accesso e orari di apertura, spazi di consultazione e studio ecc.
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Si cerca di chiudere questo punto per capire quale può essere l’indicatore da scegliere come valore standard e quello di obiettivo. Si evidenzia che il dato standard deve essere verificato. Si conferma da parte di esponenti della Regione che la fonte regolamentare che darà indicazioni alle biblioteche sarà variabile negli anni (ogni 3 anni), attraverso provvedimenti di giunta.
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2) Indice di apertura L’indice di apertura rileva in modo ponderato quante ore in una settimana la biblioteca è aperta nelle fasce orarie più accessibili al pubblico, le ore di apertura mattutina feriale valgono 1/3. Serve a verificare l’accessibilità effettiva della biblioteca. Il dato quantitativo del Documento Stato Regioni distingue per fasce in base al numero di abitanti e stabilisce che l’orario di apertura deve essere il più possibile ampio con una soglia di almeno 12 ore anche nelle biblioteche piccole. Si discute se il numero di ore indicate è in linea con quanto accade in Puglia. Dalla discussione in aula si apprende che nella provincia di Foggia, grazie a una convenzione tra le biblioteche appartenenti al polo, sono stati fissati degli standard minimi e massimi, ad esempio 20 ore settimanali per le biblioteche più piccole. Mentre ad esempio la Biblioteca di Trani è aperta per 40 ore settimanali. Un problema che accomuna le biblioteche è l’apertura affidata non sempre a personale qualificato, con forme di contratti diversi. La reale apertura della biblioteca dovrebbe essere considerata in relazione alla presenza del bibliotecario. Il problema è strutturale. Le esperienze portate sono in linea con il livello nazionale.
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3) Indice di dotazione del personale L’indice della dotazione di personale mette in relazione il personale, ossia il numero di unità lavorative addette alla biblioteca calcolato in FTE (full time equivalent), con la popolazione. Serve a verificare l’adeguatezza della dotazione di personale della biblioteca rispetto all’utenza potenziale. Per valutare anche gli aspetti qualitativi, secondo il Documento Conferenza Stato Regioni, occorre che ci sia un responsabile della biblioteca e la dotazione di personale deve essere commisurata alle dimensioni dell’istituto e alla sua importanza. Inoltre vengono indicati altri aspetti:
Competenze: devono essere idonee per svolgere le attività principali relative a processi specifici della biblioteca Responsabilità: un bibliotecario laureato preferibilmente in possesso di attestazione di qualifica professionale. Dati qualitativi ritenuti fondamentali. In assenza di tale figura ci si deve associare a una rete che lo possieda. Formazione: deve essere continua, al personale devono essere assicurati corsi di formazione e aggiornamento.
Si fa presente che l’associazione AIB, iscritta al Ministero per lo Sviluppo Economico, ha un albo ufficiale professionale dei bibliotecari (l’unico in Italia) e fissa degli elementi standard da rispettare: laurea in Biblioteconomia o Beni artistico librari o laurea generica accompagnata da esperienza lavorativa in biblioteca per almeno 3 anni, formazione continua e valutazione da una commissione esperta ogni 5 anni (quando avviene anche l’aggiornamento dell’albo). Si analizzano i dati nazionali e quelli pugliesi e si evidenzia che il dato individuato dal documento Stato-Regioni 0,40-0,25 risulta quello più adatto per la regione Puglia. Dalla discussione in aula emergono alcune proposte:
L’indice dotazione del personale deve fare riferimento a personale strutturato. Gli standard pugliesi dovrebbero fare riferimento anche a personale con tipologie di contratto diverse. L’indice deve considerare anche il requisito professionale riconosciuto. Assumere un Responsabile, qualificato e strutturato, che potrebbe essere “condiviso” per le biblioteche di piccoli Comuni. Proporre un indice di un direttore ogni N. abitanti. In questo caso dato quantitativo e qualitativo sono collegati.
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4) Indice di spesa L’indice di spesa mette in relazione la spesa per la biblioteca con la popolazione. Verifica l’adeguatezza delle risorse economiche per la gestione corrente della biblioteca rispetto alle esigenze dell’utenza potenziale. Si chiede se il dato è riferito alla spesa corrente o alla spesa totale, individuando la spesa corrente.
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5) Indice di dotazione documentaria L’indice della dotazione documentaria mette in relazione la dotazione documentaria posseduta dalla biblioteca con la popolazione. Serve a verificare l’adeguatezza della collezione (moderna) della biblioteca in rapporto all’utenza. Le linee guida indicano da 2 a 3 libri procapite. Si analizzano i dati a livello nazionale e regionale e si fanno comparazioni tra le regioni. Si mette in dubbio il fatto che il dato sia riferito alle biblioteche di pubblica lettura o a tutte le biblioteche senza specificarne la tipologia. I valori così diversi tra le Regioni farebbero pensare ad un dato poco attendibile. Il documento Sato Regioni affianca al dato quantitativo un aspetto qualitativo “non più vecchi di 15 anni”. Il gruppo ritiene questo aspetto molto importante, anche se molto selettivo. Occorre indicare i libri più recenti di 15 anni e che i Poli forniscano i dati per poter tenere sotto controllo il dato. Nel Documento Conferenza Stato Regioni si parla di presenza di documenti specifici per particolari categoria di utenza: documenti adatti a diverse fasce di età e presenza di fonti e sezioni specifiche a seconda dei bisogni. Un dato qualitativo che potrebbe essere utile alla discussione. Si parla inoltre per la conservazione di patrimonio fisicamente integro e ordinato, dotazione di strutture basilari di sicurezza anti intrusione, controllo delle condizioni ambientali fondamentali (temperatura e umidità). Dalla discussione in aula emergono alcune proposte:
una gestione centralizzata di un unico deposito per provincia, per la conservazione dei libri rari, antichi e di pregio, che abbiano caratteristiche adatte e rispettare i criteri della conservazione stessa; i libri antichi sono già esclusi da prestito, ma sono consultabili. Si potrebbero avviare le digitalizzazioni degli stessi. La biblioteca di Bari è sede delle copie di conservazione (si potrebbe partire da qui).
Si discute su cosa si intende per risorse e per dotazioni documentarie, in particolare si chiede se esiste distinzione tra i documenti multimediali e i libri. La discussione si prolunga per la diversità di opinioni a riguardo. Si propone di rivedere gli indici e dividerli tra documenti multimediali, tradizionali, periodici, manifesti cinematografici, pellicole ed altri. Ci si ripropone di stilare un elenco definito, che specifica che cosa si sta intendendo per dotazione documentaria. Si propone infine di poter rimettere in discussione le regole sullo scarto, con una valutazione effettuata dai bibliotecari. Si propone di tenere sotto controllo la carta delle collezioni usando la metodologia Conspectus valorizzandone l’utilizzo.
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6) Indice di dotazione periodici L’indice della dotazione di periodici mette in relazione il numero dei periodici correnti con la popolazione; serve a verificare l’adeguatezza del patrimonio dei periodici “vivi” messi a disposizione della biblioteca rispetto all’utenza potenziale. Il dato lo ha indicato la dott.ssa Saracino è 1,73. Vogliamo tenere tutti gli indicatori dell’AIB o vogliamo lasciarne da parte qualcuno? Si discute ancora se i periodici possono essere una sottocategoria della dotazione documentaria. Qualcuno dice che i dati vengono tenuti distinti per motivi scientifici. Si chiede alla vicepresidente AIB, la quale dice che per le biblioteche di pubblica lettura i periodici non sono determinanti, ma potrebbe essere una sottocategoria della dotazione documentaria.
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7) Indice di incremento della dotazione documentaria L’indice di incremento della dotazione documentaria mette in relazione gli acquisti della biblioteca con la popolazione. Serve a verificare l’impegno profuso dalla biblioteca per aumentare l’offerta documentaria e per mantenerla aggiornata. Si analizzano i dati a livello nazionale e regionale. Dalla discussione in aula si comprende quanto siano importanti gli investimenti per incrementare la spesa corrente, altrimenti occorre mantenere basso questo indicatore. Il Documento Conferenza Stato Regioni introduce alcuni elementi quali la necessità di acquisizione di nuovi documenti: le biblioteche pubbliche devono assicurare sulla base della popolazione comune in maniera costante un congruo numero di acquisizioni, di materiale aggiornato, mediante acquisti doni scambi o comodati. Inoltre le bibilioteche specialistiche devono assicurare l’aggiornamento disciplinare specifico. La Puglia si piazza con questo dato in una posizione alta al Sud, ma bassa nella media nazionale.
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2.2. Indicatori di prestazione 8) Indice di impatto L’indice di impatto definisce la percentuale degli iscritti al prestito sul totale della popolazione; serve a verificare l’impatto della biblioteca sui suoi utenti potenziali. In altre parole serve a verificare il radicamento nel territorio di riferimento. Dalla discussione in aula emergono alcune proposte:
l’iscrizione alla biblioteca dovrebbe diventare uno standard. In molte biblioteche c’è iscrizione solo al prestito, non alla biblioteca; occorre iniziare a distinguere gli iscritti generici alla biblioteca, da quelli che prendono libri in prestito, quelli che partecipano ad iniziative extra, iniziative di promozione della lettura, proiezione film, attività con la scuola ecc. si potrebbe modificare l’indice definendo la percentuale di iscritti (generici e non al prestito) sul totale della popolazione.
Inoltre si pone il problema della dimensione territoriale per biblioteche regionali e provinciali. Il ruolo delle biblioteche regionali e provinciali deve essere differente. Le provinciali valutano l’impatto sul numero di persone della Città di riferimento. Su scala regionale risponde il sistema.
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9) Indice di prestito L’indice di prestito indica il rapporto tra prestiti e popolazione. Tuttavia, durante la discussione, i partecipanti sottolineano che prendere in esame solo l’aspetto dei prestiti sia limitativo, in quanto nelle biblioteche vengono erogati ulteriori servizi. Sarebbe opportuno considerare l’aspetto dei prestiti come un sottoindice di una categoria piÚ ampia: quella dei servizi.
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10) Indice di circolazione L’indice di circolazione mette in relazione il numero totale dei prestiti con la dotazione documentaria della biblioteca; serve a verificare il tasso d’uso della collezione e la qualità delle raccolte. Dalla discussione in aula emerge che in tale indice andrebbero considerati i prestiti, le consultazioni, le riproduzioni. Quando si fa riferimento al tasso d’uso non va considerato solo il prestito ma ogni movimentazione delle risorse. Anche in questo caso c’è probabilmente un errore nei dati in quanto in fase di rilevazione molte biblioteche non hanno fornito il dato e questo è stato considerato “zero”. Inoltre alcune biblioteche gestiscono queste informazioni ancora in modalità cartacea, come ad esempio la mediateca regionale di Bari. Si evidenzia che per gli indicatori che seguono i dati rilevati dal censimento non sono credibili, considerato che in tanti inseriscono il valore “0” oppure non compilano il dato. Si può dire che non sono significativi, ma comunque serve discuterne l’utilità e l’importanza in questo contesto e in riferimento alla Legge Regionale.
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11) Indice di fidelizzazione L’indice di fidelizzazione mette in relazione il numero dei prestiti con il numero degli iscritti al prestito della biblioteca e verifica le frequenze di lettura e quindi il grado di “fedeltà” degli utenti alla biblioteca. Dalla discussione in aula emerge che la stabilizzazione dei servizi minimi permetterebbe di determinare gli iscritti ai servizi. Si potrebbe calcolare come nr servizi erogati/iscritti.
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12) Indice di frequentazione L’indice di frequentazione rileva il numero totale delle visite annuali in biblioteca rapportato alla popolazione; è utile a verificare l’attrattiva che la biblioteca nel suo insieme esercita sui cittadini. È un dato importante, anche se meno oggettivo rispetto agli altri. Inoltre molte biblioteche non lo registrano, in particolare quelle di piccole dimensioni. Si discute sulle diverse modalità per contare i frequentatori che non sono iscritti. Si necessitano investimenti a seconda della tecnologia introdotta per misurarlo. Ad esempio Foggia fa la campionatura una settimana all’anno. Potrebbe essere utile definire degli standard sui metodi di campionatura.
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13) Indice di affollamento Come per l’indice precedente, stante le difficoltà di censire quotidianamente gli accessi, non sono presenti dati. Si propone di rilevare il dato nella settimane di campionamento. L’indice di affollamento mette in relazione la media settimanale delle visite alla biblioteca con le ore di apertura settimanale; serve a verificare da un lato l’intensità della frequentazione della biblioteca, dall’altro l’affollamento della stessa.
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14) Indice quantitativo del servizio di reference Come per l’indice precedente, stante le difficoltà di censire quotidianamente gli accessi, non sono presenti dati. Si propone di rilevare il dato nella settimane di campionamento. L’indice quantitativo del servizio di reference mette in relazione il numero complessivo di transazioni informative con la popolazione: serve a valutare l’intensità d’uso del servizio di reference, cioè l’entità del flusso informativo che passa attraverso il personale.
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15) Indice di costo dei servizi Come per l’indice precedente, stante le difficoltà di censire quotidianamente gli accessi, non sono presenti dati. Si propone di rilevare il dato nella settimane di campionamento. L’indice di costo dei servizi mette in relazione la spesa per la biblioteca con i servizi forniti; serve a verificare l’efficienza della biblioteca e quindi il rendimento della spesa in termini di servizio erogato.
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Altri dati che potrebbero essere presi in considerazione:
motivo di frequentazione della biblioteca: prestito studio ricerche internet e studio scolastico consultazione, prestito, studio, lettura giornali, attività culturali, internet, orientamento, socializzazione: servizi per particolari categorie di utenti: bambini, stranieri, anziani, ipovedenti, disoccupati, cassintegrati, detenuti, dislessici, autistici ecc. argomenti di consultazione più richiesti: narrativa contemporanea, bambini e ragazzi, saggistica.
Si discute sulla possibilità di avviare un’analisi delle collezioni ben fatto e coordinato. Si chiede ai rappresentanti della Regione quando gli standard saranno pronti e utilizzabili e quando potranno essere misurati. Si chiede inoltre se le 12 persone che devono essere selezionate, potranno misurare subito questi standard e potranno anche avviare un’indagine sulle collezioni. Si parla del Catalogo on line, posseduto ad oggi solo dalle biblioteche che hanno aderito ai Poli. È importante anche l’aspetto legato alla presenza delle biblioteche nei Social Network. 27
Conclusioni A conclusione del workshop, si chiede ai partecipanti, prima di chiudere, quali possono essere argomenti di interesse per il 2015, che indicano ragionamenti su come fare sistema e confronto tra le modalitĂ di campionamento. Sono stati discussi eventuali ambiti di interesse futuro.
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I partecipanti NOME
COGNOME
ENTE / SETTORE
Raphael Angelo
Aboav ICOM Puglia Amoroso D’Aragona Fondazione Apulia Film Commission
Daniela
Battista
Biblioteca Acclavio Taranto
Gabriella
Berardi
Provincia di Foggia
Marianna
Capozza
Biblioteca Acclavio Taranto
Luciana Luigia
De Benedictis
Consiglio Regione Puglia
Raffaella
Delli Carri
Provincia di Foggia
Claudio
Fabrizio
Biblioteca Acclavio
Anna
Filograno
Consiglio Regione Puglia
Loredana
Gianfrate
Imago società cooperativa
Donata
Labate
Biblioteca di Rutigliano
Anna Maria
Lasorsa
Provincia di Foggia
Salvatore
Pellegrini
Comune di Ruvo di Puglia
Eleonora
Pomes
Provincia di Bari
Emanuele
Romallo
Biblioteca di Barletta
Filomena
Tancredi
AIB Puglia
Gruppo di lavoro Regione Puglia NOME
COGNOME
SETTORE
Francesco
Palumbo
Direttore dell’Area Politiche per la promozione del territorio, dei saperi e dei talenti
Silvia
Pellegrini
Dirigente del Servizio Beni culturali
Massimiliano
Colonna
Dirigente dell’Ufficio Biblioteche, Musei e Archivi
Mariella
Anselmi
Responsabile dell’A.P. “Beni Librari”
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Riferimenti STAFF DI LINEA Elena Tropeano
Responsabile di Linea
070 67956202
etropeano@formez.it
Francesca Piano
Staff di progetto
07067956227
mfr.piano@gmail.com
TASK FORCE PUGLIA Andrea Gelao
andrea.gelao@conetica.it
Germana Pignatelli
germana@elaborazioni.org
Marilena Martino
marilenamartino79@gmail.com
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