PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA ASSE E – Capacità Istituzionale – Obiettivo Specifico 5.1
SICILIA Linea A.2 – PROGETTARE Miglioramento dei programmi, dei progetti e della performance
LABORATORIO Formazione condivisa Percorso partecipato per definire un Piano di Formazione regionale sulle competenze trasversali in vista di Europa 2020 Report del primo incontro Sala riunioni del 13° piano presso il Dipartimento Regionale della Funzione Pubblica e del Personale Viale della Regione Siciliana n°2194 (Palermo) 11 Dicembre 2013- 0re 9.00-15.00
INTRODUZIONE ..................................................................................................................... 3 1. L’obiettivo del Laboratorio ................................................................................................... 4 2. Le metodologie ..................................................................................................................... 4 3. Contenuti del primo incontro ............................................................................................. 4 4. Articolazione delle attività e piano di lavoro ...................................................................... 5 ALLEGATI ...............................................................................................................................9 Allegato I - Programma della giornata ................................................................................. .10 Allegato II - Elenco dei partecipanti .......................................................................................11
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Introduzione Nell’ambito del Progetto Capacity SUD, finanziato dal Programma Operativo Nazionale "Governance e Azioni di Sistema" (PON GAS) e finalizzato ad accrescere l’innovazione, l’efficacia e la trasparenza delle amministrazioni delle Regioni dell’Obiettivo Convergenza, la Linea A.2 di Capacity SUD, denominata PROGETTARE, si pone l’obiettivo del miglioramento dei programmi, dei progetti, del ciclo di gestione delle politiche e delle organizzazioni che quelle politiche realizzano in un’ottica di miglioramento organizzativo. Il progetto Capacity SUD vede da qualche mese FormezPA impegnato ad affiancare la Regione Siciliana, in azioni di Capacity Building orientate all’aumento di competenze di progettazione per lo sviluppo organizzativo attraverso la pianificazione e realizzazione di azioni di miglioramento, secondo l'approccio delle metodologie europee basate sulla integrazione delle policy e degli attori e sulla individuazione e definizione condivisa degli interventi. In questo specifico caso è stata avviata una collaborazione tra il Dipartimento della Funzione Pubblica della Regione Siciliana che prevede la realizzazione di un Piano di Miglioramento finalizzato ad ottimizzare l’utilizzo delle opportunità e delle risorse della nuova programmazione 20142020. Il Piano di miglioramento vede come principale strumento/azione un Piano di formazione, mirato e costruito in modo partecipato, che parte dalle strategie generali della Regione per integrarsi con le indicazioni dei dirigenti e delle diverse figure operative della Regione e arricchirsi dei suggerimenti degli stakeholder. La progettazione di un Piano di Formazione/Piano di miglioramento si situa in un contesto di miglioramento che sia contemporaneamente top down e bottom up, secondo alcune esperienze di successo realizzate sia in campo aziendale che pubblico. Si cerca in sostanza di far scaturire il progetto di miglioramento, e di seguito il miglioramento, dalla capacità progettuale e dalla sinergica azione che segua:
le strategie legate ai compiti istituzionali e di governo le esigenze organizzative le scelte operative manageriali (dirigenziali) le necessità legate ai processi di lavoro e ai differenti ruoli le esigenze dei portatori di interesse esterni all’amministrazione ma fortemente coinvolti nei processi di progettazione, realizzazione, erogazione servizi.
Un altro aspetto che caratterizza lo scenario in cui si muovono le attività proposte, è l’applicazione dell’Appreciative Inquiry, un approccio molto utilizzato in avanzati progetti di co-progettazione, che si è dimostrato efficace e rapido per facilitare il cambiamento organizzativo e sviluppare capacità nei gruppi e nelle organizzazioni, con un forte “focus sul positivo”, sviluppando capacità creative, di resilienza e migliorando le relazioni tra le persone. Un terzo aspetto di scenario è il foresighting cioè la proiezione al futuro piuttosto che al recupero dei problemi del passato. 3
1. L’obiettivo del Laboratorio Il Piano di formazione/miglioramento prevede di attuarsi mediante analisi mirate ed un percorso laboratoriale di co-progettazione, che coinvolge nel modo più partecipe dirigenti, funzionari e gli stakeholder interni ed esterni all’Amministrazione Siciliana, al fine di realizzare una “mappatura” delle competenze strategiche necessarie per la gestione efficace dei processi dell’azione pubblica insieme a un’ analisi dei fabbisogni formativi dei dirigenti, funzionari e dipendenti dell’Amministrazione. Tale percorso prevede l’individuazione di competenze trasversali necessarie a tre dipartimenti, per l’acquisizione delle quali si arriverà a fare un piano di formazione mirato. I tre dipartimenti saranno individuati tra quelli più significativi per la qualità delle policies in generale e relativamente alla nuova programmazione in particolare.
2. Le metodologie Il percorso sarà caratterizzato da sessioni di lavoro partecipative che verranno condotte favorendo la discussione ed il coinvolgimento attivo dei partecipanti finalizzato al raggiungimento dei risultati attesi, utilizzando anche sistemi di visualizzazione per organizzare i contributi che emergeranno, al fine di ottenere “prodotti” utili per il lavoro di progettazione. La realizzazione delle attività e l’elaborazione del piano di miglioramento verrà realizzato attraverso un insieme di attività coordinate, consistenti in un percorso di co-progettazione, che utilizza la metodologia del laboratorio. Il percorso sarà avviato con una prima fase di analisi desk riguardante la documentazione dei tre dipartimenti individuati per la realizzazione della attività. La documentazione presa in esame riguarderà sia le policies prioritarie per ciascun dipartimento e relative alla nuova programmazione 2014-2020, sia la documentazione interna come gli organigrammi, eventuali piani di formazione già realizzati, delibere e procedimenti, in modo da arrivare a definire un quadro di riferimento dal quale partire per impostare le attività. In un secondo momento, l’esperienza, si potrà estendere anche ad altri dipartimenti regionali attraverso l’utilizzo delle metodologie apprese e sperimentate durante questo primo percorso. 3. Contenuti del primo incontro Per dare avvio al percorso di co-progettazione è stato organizzato un primo incontro di cui di seguito, si sintetizza lo svolgimento. L’incontro si è svolto mercoledì 11 dicembre 2013, dalle 9,00 alle 14,00 presso la sala riunioni del 13° piano del Dipartimento della Funzione Pubblica – Servizio Formazione della Regione Siciliana a Palermo. Il meeting (il cui programma si trova riportato nell’allegato I), è stato aperto da una breve introduzione del Dirigente del Servizio 7 , Formazione e Qualificazione del personale regionale, Antonino Cangemi, che ha spiegato il senso del progetto con approfondimenti e specifiche direttamente riconducibili alla realtà dell’amministrazione siciliana. A seguire, 4
Emma Maxia (Formez PA), ha proseguito con una breve presentazione del progetto Capacity Sud, chiarendo obiettivi, approccio metodologico del progetto e dei laboratori di progettazione, fornendo una cornice di contesto più chiara ai presenti. Augusto Vino (Formez PA), esperto di analisi e valutazione politiche pubbliche, ha quindi illustrato quali siano le possibili leve del cambiamento per una amministrazione che vuole realizzare politiche efficaci, in linea con i nuovi cambiamenti programmatici, approfondendo il tema: “Quale sviluppo organizzativo ‘possibile’ per una organizzazione efficace rispetto alle nuove politiche di Europa 2020”. Gianni Agnesa (Formez PA) ha illustrato operativamente il piano d’azione proposto dal Formez per la realizzazione dell’analisi dei fabbisogni formativi propedeutica alla definizione delle azioni di miglioramento dell’amministrazione siciliana. L’ intervento ha permesso di condividere il metodo e gli strumenti con cui si intende realizzare l’analisi dei fabbisogni formativi, il piano di formazione, ed il piano di miglioramento interno, secondo un modello elaborato dall’EAPC di Barcellona e applicato alla Generalitat della Catalogna (la Regione Autonoma della Catalogna), già sperimentato con successo presso la Regione autonoma della Sardegna e i suoi 16 Enti strumentali e ora in corso di realizzazione in Libano a vantaggio del Ministero delle Finanze sempre per conto del Formez PA. A conclusione dell’incontro i partecipanti (si veda elenco più avanti) hanno manifestato notevole interesse alla realizzazione delle attività proposte attraverso la sperimentazione di un “progetto pilota” interno all’amministrazione che vedrà coinvolto il Dipartimento della Funzione pubblica - Settore formazione e Qualificazione del Personale Regionale, l’ Assessorato Regionale Territorio e Ambiente – Dipartimento di Urbanistica e l’Assessorato all’Agricoltura e Risorse Alimentari della Regione Siciliana nella realizzazione del Piano di formazione/Piano di miglioramento. E’ emersa forte la richiesta di utilizzare strumenti informatici per la condivisione dei documenti e la circolazione delle informazioni riguardanti il progetto. E’ stato quindi condiviso l’utilizzo di google drive come strumento che potrà permettere a tutti la lettura dei documenti di progetto attraverso la creazione di una cartella comune. Nello specifico il Formez si occuperà di chiedere ai presenti i loro indirizzi e-mail di “gmail” e di dare comunicazione dell’attivazione dello strumento. E’ stato inoltre proposto l’utilizzo di “skype” per la realizzazione di alcune attività, soprattutto se funzionale alla realizzazione dell’attività stessa, per ridurre le distanze ed i tempi di realizzazione delle attività. 4. Articolazione della attività e piano di lavoro Il percorso di co-progettazione, assistito dal Formez, si svolgerà in un arco temporale di ca. 6 mesi (gennaio -luglio 2014). Al termine di tale periodo, si sarà definito in modo condiviso un Piano di Formazione Regionale, relativo ai tre dipartimenti scelti per la sperimentazione, adeguato alle nuove sfide di Europa 2020. Nello specifico nella realizzazione del progetto sono previste le seguenti attività: - individuazione all’interno dell’amministrazione dei Dirigenti (Direttori Dipartimenti coinvolti) e i referenti che coadiuveranno nella delle diverse attività di analisi e nei collaboratori; 5
- Formazione ed affiancamento dei referenti interni e dei loro collaboratori per la realizzazione delle differenti attività del progetto; - Analisi di documenti regionali riguardanti differentemente i tre settori amministrativi coinvolti nel progetto e individuazione di indirizzi strategici o azioni prioritarie, in particolare di quelle legati alla nuova programmazione 2014-2020; - Analisi documentale riguardante i tre Dipartimenti regionali (organigramma, regolamenti interni, altri documenti organizzativi, precedenti piani di formazione) per la realizzazione di una prima analisi delle esigenze formative specificamente legate al miglioramento dell’organizzazione; - Realizzazione di interviste a un campione fortemente rappresentativo dei dirigenti dei tre Dipartimenti (si stima non meno di 8-10 interviste per Dipartimento) per arrivare a definire eventuali proposte di attività formative ritenuti utili per lo sviluppo delle competenze individuali e dell’organizzazione e in generale un progetto di miglioramento all’interno della propria Unità Organizzativa; - Individuazione delle possibili famiglie professionali (gruppi professionali) dei tre Dipartimenti coinvolti; - Somministrazione di questionari per approfondire esigenze formative caratteristiche di gruppi professionali presenti nelle diverse ripartizioni dei tre Dipartimenti; - Realizzazione dell’analisi dei fabbisogni formativi sulla base di tutte le informazioni raccolte attraverso le attività precedenti. Elaborazione dei dati raccolti con le analisi documentali, le interviste ed i questionari; - Realizzazione di focus group anche con stakeolder esterni (tra cui i sindacati) per arricchire con contributi esterni la percezione interna delle necessità di miglioramento. - Realizzazione del piano di formazione. Si è anche presa in considerazione di fare una verifica intermedia con Dirigenti e stakeholder al termine delle analisi documentali e delle interviste e prima della somministrazione dei questionari Per rendere possibili le attività si è arrivati a condividere una proposta operativa ed una scansione temporale condivisa che ha portato al seguente piano di lavoro:
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Attività
gen-14
feb-14
mar-14
Apr-14
mag-14
giu-14
lug-14
Identificazione referenti presso i tre dipartimenti Formazione referenti Identificazione documenti di programmazione Esame documenti programmazione Report analisi documentale (1) Analisi organigrammi, studi, progetti sviluppo organizzativo Identificazione Dirigenti da intervistare Realizzazione interviste Report interviste (2) Realizzazione Focus group con stakeolder Report intermedio AdF 3 (1+2) Validazione Report (focus group) Identificazione Gruppi Professionali Dipartimenti Elaborazione Report analisi Gruppi Professionali (4) Elaborazione Report 5 (3+4) Ulteriore Validazione analisi dei fabbisogni con stakeholder Elaborazione Piano di formazione (PF) 6 Elaborazione Piano di miglioramento (PF+ raccomandazioni) 7 Workshop finale
- E’ stato inoltre concordato che il prossimo appuntamento per la realizzazione delle attività del laboratorio “Formazione condivisa - Percorso partecipato per definire un Piano di Formazione regionale sulle competenze trasversali in vista di Europa 2020”, si realizzerà intorno alla prima metà del mese di gennaio. Il Formez proporrà delle possibili date che verranno approvate dai partecipanti al percorso.
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- Inoltre è stata rilevata la necessità di coinvolgere anche l’Assessorato al lavoro e della formazione professionale all’interno del percorso laboratoriale. Nello specifico si chiederà al dott. Cangemi, Dirigente del Servizio 7 , Formazione e Qualificazione del personale regionale, ed anche al dott. Amato, Dirigente Area Affari Generali del Dipartimento della Funzione Pubblica, sostituto della dott.ssa Giammanco, un forte commitment sui dirigenti individuati per la realizzazione delle attività. A questo proposito si specifica che entro il prossimo 20 dicembre sarà necessario confermare al Formez i nominativi delle persone che parteciperanno al progetto pilota e nello specifico il nominativo di: -
7 Dirigenti (quelli presenti all’incontro purchè rappresentativi di ogni settore); 7 Funzionari nominati dai dirigenti appena citati, come supporto tecnico per la realizzazione delle attività (alcuni scelti tra quelli presenti all’incontro più eventuali altri fino ad arrivare ad 1 collaboratore per settore); 2 ulteriori collaboratori per ciascun funzionario a supporto della realizzazione pratica delle attività del progetto.
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Allegati
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Allegato I – Programma della giornata
LABORATORIO
“Formazione condivisa” Percorso partecipato per definire un Piano di Formazione regionale sulle competenze trasversali in vista di Europa 2020 Sala riunioni 13° piano - Dipartimento Regionale della Funzione Pubblica e del Personale Viale Regione Siciliana 2194 – Palermo 11 dicembre 2013 – ore 10.00 - 15.00 Attività 0re 9,45 - 10,00
Registrazione dei partecipanti e welcome coffee
ore 10,00 – 10,15
Il Progetto Capacity Sud: obiettivi, approccio, metodologie del Progetto e dei laboratori di progettazione
ore 10,15 – 11,30
Quale sviluppo organizzativo "possibile" per una organizzazione efficace rispetto alle nuove politiche di Europa 2020
Ore 11,30 - 12,45
Presentazione del metodo con cui verrà realizzata l’analisi dei fabbisogni, il piano di formazione, ed il piano di miglioramento
Ore 12,45 - 13,30
Raccolta osservazioni e proposte sulla formazione e sul metodo presentato
Relatore
Emma Maxia Formez PA Staff centrale di progetto Augusto Vino Formez PA Esperto di analisi e valutazione politiche pubbliche Gianni Agnesa Formez PA Project manager Augusto Vino Formez PA Esperto di analisi e valutazione politiche pubbliche Gianni Agnesa
Ore 13,30 - 14,00
Elaborazione di un primo programma operativo e chiusura dei lavori
Ore 14,00 - 15,00
Light lunch
Emma Maxia Formez PA Project manager Staff centrale di progetto
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Allegato II - Elenco dei partecipanti
Cognome e Nome
Struttura di Appartenenza
Ruolo
Amato Giuseppe
Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale - Area Affari Generali
Bartolotta Antonio
Assessorato agricoltura e risorse alimentari, Dipartimento interventi infrastrutturali Area 1 Dirigente
Cangemi Antonino
Catalano Sandro Ciccarelli Santo
Dibenedetto Luchina Giannone Maurizio
Ingoglia Michele La Vecchia Anna Maria Marino Giuseppa
Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale - Servizio 7 – Formazione Assessorato Regionale Territorio e Ambiente Dipartimento Urbanistica Regione Siciliana Dipartimento Energia
Dirigente
g.amato@regione.sicilia.it
abartolotta@regione.sicilia.it
Dirigente
a.cangemi@regione.sicilia.it
Funzionario
sandro.catalano@regione.sicilia.it
Quadro
santo.ciccarelli@unipa.it
Impiegata
luchina.dibenedetto@regione.sicilia.it
Funzionario
m.giannone@regione.sicilia.it
Dirigente
m.ingoglia@regione.sicilia.it
Dipartimento Turismo, Osservatorio Turistico
Dirigente
annamaria.lavecchia@regione.sicilia.it
Assessorato risorse agricole ed Alimentari, Area 5 U.O. 20
Funzionario
giuseppa.marino@regione.sicilia.it
Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale, Servizio 7 – Formazione Dipartimento Turismo Osservatorio Turistico Assessorato Regionale Territorio e Ambiente, Dipartimento Urbanistica Area 1, U.O. A11
Palmeri Edmondo
Assessorato beni culturali e dell’Identità Siciliana, Servizio Tutela Funzionario Regione Siciliana, Servizio Affari legali Funzionario
Paparcuri Giorgia
Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale, Servizio 7 – Formazione
Molino Anna Maria
Impiegata
annamariamolino@regione.sicilia.it edmondo.palmeri@regione.sicilia.it
giorgia.paparcuri@regione.sicilia.it
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Assessorato risorse Agricole ed Alimentari, Dipartimento Affari Parrinello AntonioGenerali Dirigente Comando Corpo Forestale Servizio Pipia Rosalia Gestione Giuridica Dirigente
Rera Fracesca Pia
Assessorato risorse Agricole ed Alimentari, Area 5, U.O. 23 Valutazione Dirigenti
Terrasi Alba
Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale, Servizio 7 – Formazione
Agnesa Gianni Maxia Emma Vino Augusto
antoniogiuseppe.parrinello@regione.sicilia.it rosalia.pipia@regione.sicilia.it
Dirigente
agri1.valutazionedirigenza@regione.sicilia.it
a.terrasi@regione.sicilia.it
Formez
Funzionario Project manager
Formez
Consulente
emmamaxia@gmail.com
Formez
Consulente
augusto.vino@libero.it
gagnesa@formez.it
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