PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA ASSE E – Capacità Istituzionale – Obiettivo Specifico 5.1
Linea A.2 – PROGETTARE Miglioramento dei programmi, dei progetti e della performance
RESTITUZIONE DEI LAVORI WORKSHOP “Progettare i ruoli, i processi lavorativi, il sistema organizzativo” Cagliari, 9 – 11 gennaio 2013
CREDITS Donatella Spiga Francesca Piano Alberto Valtellino Fabiana Cocco Alice Fanni Serenella Paci Colleghe e colleghi tutti delle Task Force Territoriali
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INTRODUZIONE.............................................................................................................................4 1. GESTIONE PARTECIPANTI......................................................................................................... 5 1.1 Data Base partecipanti .......................................................................................................... 5 1.2 Foglio firma...........................................................................................................................6 1.3 Scheda partecipante.............................................................................................................. 7 1.4 Attestato di partecipazione................................................................................................... 7 2. STRUMENTI DI LAVORO............................................................................................................8 2.1 Google Drive.........................................................................................................................8 2.2 Google Calendar ..................................................................................................................11 2.3 WeTransfer ......................................................................................................................... 14 2.4 Skype.................................................................................................................................. 16 2.5 ISSUU e Slideshare.............................................................................................................. 16 2.6 Casella di posta Capacity SUD ............................................................................................ 16 2.7 Rubrica .................................................................................................................................17 2.8 Immagine coordinata.......................................................................................................... 18 3. REPORT ....................................................................................................................................20 4. LAST BUT NOT LEAST: PICCOLE REGOLE GENERALI ............................................................22 4.1 Comunicazione interna ed esterna......................................................................................22 4.2 Rapporti con la committenza ..............................................................................................22 4.3 Preparazione delle riunioni..................................................................................................22 4.4 Presenza agli incontri e agli eventi ......................................................................................22
ALL. 1 – PROGRAMMA WS 9-11 gennaio 2013 ALL. 2 – REPORT VISIO WS 9-10 gennaio 2013 ALL. 3 – VADEMECUM DEL CONSULENTE
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INTRODUZIONE Il documento rappresenta la restituzione dei lavori del Workshop “Progettare i ruoli, i processi lavorativi, il sistema organizzativo” tenutosi a Cagliari dal 9 all’11 gennaio 2013 e intende fornire prime risposte alle questioni emerse relative alla gestione di alcune fasi di lavoro e all’uso di strumenti a supporto delle attività. Il workshop gestito (nei primi due giorni) da Serenella Paci con metodologie partecipative e rivolto ai componenti del gruppo di Lavoro della Linea A.2 del Progetto Capacity SUD, ha consentito in particolare la riflessione sulla struttura organizzativa del Progetto; sui ruoli e le funzioni dei singoli componenti del gruppo di lavoro e sull’analisi degli strumenti di gestione, organizzazione e comunicazione in uso al fine di migliorarne l’efficacia. Ulteriori finalità sono state quelle di disegnare uno dei principali processi di lavoro, ovvero il workshop territoriale e di approfondire le procedure amministrative per la rendicontazione delle attività. Il programma completo delle giornate è riportato nell’All. 1 Per quanto riguarda la riflessione sulla struttura organizzativa, i ruoli e le funzioni e il disegno di un processo di lavoro standard si rimanda alla lettura integrale del Report Visio (All. 2) che riporta fedelmente i contributi di ciascuno, espressi durante il workshop partecipato, e clusterizzati grazie alla guida esperta della facilitatrice. Anche le procedure amministrative, affrontate in un’apposita sezione del workshop e dettagliate nel vademecum già condiviso con le Task Force Territoriali (TFT), sono state riportate, per completezza delle informazioni, nell’All. 3. Il documento, pertanto, si sofferma in particolare sulla gestione dei partecipanti, sull’attività di reportistica e sugli strumenti di lavoro principalmente utilizzati dal gruppo di lavoro fornendone una sintetica descrizione, le istruzioni d’uso e i relativi link.
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1. GESTIONE PARTECIPANTI Con il termine “gestione” si fa riferimento non solo alle modalità di raccolta e gestione delle informazioni sui partecipanti ma anche all’approccio e alla cura dei rapporti da intrattenere con gli stessi. E’ importante il modo con cui ci si rapporta ad essi nelle interazioni telefoniche, nelle comunicazioni via mail e, soprattutto, nelle attività in presenza. In questo senso è un’attività che richiede un impegno continuo che non investe solo il responsabile della Linea o il Referente territoriale ma tutti i componenti del gruppo di lavoro. Durante la fase dell’accoglienza dei partecipanti all’evento è importante non solo consegnare i materiali e organizzarne la registrazione ma anche prestare cura alle relazioni attraverso un comportamento conviviale e disponibile. Anche la raccolta delle informazioni fin dall’avvio della promozione delle attività in modo ordinato e coordinato tra le TFT consente di non disperdere dati utili o di tornare più volte sulle stesse informazioni. La gestione tecnica dei dati, gli strumenti utilizzati sono:
1.1 Data Base partecipanti Il Data Base (DB) partecipanti è lo strumento utilizzato per la raccolta e gestione delle informazioni dei partecipanti alle attività del Progetto Capacity SUD. Il DB viene costruito dalle Task Force Territoriali prima dell’avvio delle attività sulla base dei dati forniti dai committenti e man mano implementato con le informazioni acquisite durante l’organizzazione e lo svolgimento delle attività (Workshop, Focus Group, Seminario, Laboratorio) attraverso le schede partecipanti e il foglio firma. Al termine delle attività, completo di tutte le informazioni necessarie, è restituito – rinominato indicando l’attività e la data dell’ultimo aggiornamento - alla TFC affinché venga riversato nel DB generale del monitoraggio La struttura del DB è un file excel che per semplicità può essere suddiviso in tre sezioni: (Si ricorda la TFT di utilizzare nella compilazione dei dati il carattere MAIUSCOLO Georgia 9 ad esclusione del campo mail). La prima sezione si compone di due campi: il campo “ID” che viene compilato dalla Task Force Centrale e dal campo “Regione” che indica la Regione nella quale è stata realizzata l’attività. La seconda sezione riporta principalmente i dati del partecipante che si desumono dalla scheda partecipante e dal foglio firma. Per quanto riguarda la colonna I “Tipologia ente” (voce che non è riportata nella scheda partecipante), si chiede di utilizzare esclusivamente una tra le seguenti opzioni di classificazione: Tipologia Ente MINISTERO REGIONE PROVINCIA COMUNE ALTRI ENTI PUBBLICI 5
ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA/SINDACATI ASSOCIAZIONI/COOPERATIVE/ONLUS/FONDAZIONI UNIVERSITA'/SCUOLA ISTITUTI DI RICERCA PRIVATO Per quanto riguarda la colonna S “Tipologia contrattuale” è un campo anche questo che non si desume dalla scheda partecipante ma che serve ai fini della stesura delle relazioni di monitoraggio e che laddove è possibile desumere si chiede di compilare (es. nel caso di un funzionario della Regione si desume che sia un dipendente). Queste le opzioni che si possono utilizzare: opzioni: Tipologia contrattuale DIPENDENTE CO.CO.CO./CO.CO.PRO. AUTONOMO/LIBERO PROFESSIONISTA/SOCIO COOP ALTRO Per quanto concerne le colonne R e T “Specificare” anche queste non sono informazioni che si desumono dalla scheda partecipante ma che si chiede di completare nel caso in cui si disponga ti tali informazioni. La terza seconda sezione fa riferimento alla effettiva partecipazione del partecipante all’attività e viene compilata mettendo un “X”. Nel caso in cui l’attività si sviluppi in più giorni si avranno due colonne in ognuno delle quali sarà indicata la tipologia dell’attività e la data (es. WS 4 dicembre 2012 e WS 5 dicembre 2012).
1.2 Foglio firma Il foglio firma_1 raccoglie sinteticamente le informazioni dei partecipanti (cognome, nome, struttura di appartenenza, ruolo ricoperto, telefono, mail, firma). Si compone di una copertina in cui va sempre specificato: titolo dell’evento, sede, data e orario di svolgimento. Al fine di agevolare la registrazione dei partecipanti i fogli firma devono essere precompilati con tutte le informazioni disponibili inviate precedentemente con la scheda partecipante (in ordine alfabetico). Nel caso in cui l’attività realizzata preveda il rilascio dell’attestato di partecipazione, il foglio firma_2 dovrà prevedere i campi “Firma ingresso” e “Firma uscita” (es. nel caso dei Laboratori PCM standard l’attestato verrà rilasciato esclusivamente a chi garantirà la partecipazione per l’intera durata dell’attività). In questa versione del documento è stata inserita la colonna “note” che servirà ad appuntare le eventuali anomalie rispetto agli orari di presenza del partecipante (es. l’uscita anticipata rispetto alla fine dell’attività). Si precisa che, se durante l’attività è previsto un welcome coffee, coffee break o light lunch dovrà essere utilizzato il foglio firma_3 che preveda tali colonne (anche nel caso dei Laboratori PCM standard). E’ importante conoscere il numero esatto dei partecipanti per il quale è stato richiesto il catering in modo da monitorare e assicurarne la corrispondenza tra il numero dei pasti richiesti e i partecipanti che usufruiscono dello stesso (es. se il catering è stato richiesto per n° 30 persone nel foglio firme in corrispondenza della colonna “Light Lunch” dovranno esservi almeno n° 30 “SI”). 6
Nel caso in cui l’attività preveda: la firma in ingresso e in uscita dei partecipanti e il servizio di catering sarà utilizzato il foglio firma_4. Al termine delle attività le TFT devono scannerizzare i fogli firma e trasmetterli via fax alla TFC mentre gli originali unitamente alle schede partecipante verranno spediti o consegnati a mano successivamente. (E’ importante che i partecipanti, TFC e docenti, firmino sempre il foglio firma che dovrà essere predisposto anche per le riunioni di lavoro).
1.3 Scheda partecipante E’ un modulo di rilevazione delle informazioni sul partecipante. Nella parte superiore della scheda va sempre indicato: tipologia e titolo dell’evento, sede, data e orario di svolgimento. La scheda partecipante coinciderà da ora con la scheda di adesione e andrà inviata dalla TFT unitamente all’invito e al programma ai destinatari, in modo da avere subito tutte le informazioni e non richiederle due volte. La scheda dovrà essere restituita (compilata in ogni sua parte e firmata) prima dell’inizio dell’evento secondo i termini di volta in volta stabiliti. Essa costituisce pertanto l’adesione all’attività. Sulla base dei dati contenuti nella scheda partecipante la TFT precompilerà il foglio firma da utilizzare in occasione dell’evento. La scheda va consegnata durante l’evento esclusivamente a coloro che precedentemente non l’avevano compilata o inviata. Le schede partecipanti sono raccolte dalle TFT e successivamente consegnate alla TFC unitamente agli originali dei fogli firma. (E’ importante che la scheda sia compilata in tutte le sue parti e che sia firmata dal partecipante). Per quanto riguarda l’adesione ai Laboratori PCM standard dal momento che è prevista la compilazione di un form di iscrizione online che riporta i dati di base del partecipante, la scheda partecipante dovrà essere consegnata e ritirata debitamente compilata e sottoscritta durante il Laboratorio.
1.4 Attestato di partecipazione Attesta la partecipazione a un determinato evento. Al suo interno contiene: nome e cognome della persona che ha partecipato all’attività, tipologia e titolo dell’evento, sede, data e orario di svolgimento e luogo e data di rilascio. L’attestato va compilato e rilasciato esclusivamente al partecipante che assicura la sua partecipazione per l’intera durata dell’attività, possibilmente al termine della giornata. Nel caso in cui ciò non sia possibile sarà cura delle TFT provvedere all’invio telematico tramite la mail capacitysud_progettare@formez.it entro dieci giorni dall’evento.
Referente: M. Francesca Piano fpiano.guest@formez.it 7
2. STRUMENTI DI LAVORO 2.1 Google Drive Cosa è Google Drive: Si tratta di uno spazio su internet al quale ognuno può accedere tramite il proprio account Gmail e che consente di archiviare e accedere ai propri file ovunque, sul Web, sul disco rigido e in movimento. Il proprio spazio su internet può essere privato o condiviso, in parte o totalmente. A cosa serve: Lo spazio Google Drive di Capacity SUD serve per la condivisione di materiale tra la i vari gruppi di lavoro della Linea A.2: Task Force centrale e le Task Force territoriali. Al suo interno si trova una cartella condivisa con i documenti utili per il lavoro che funge anche da archivio. IMPORTANTE: per accedere a Google Drive occorre avere un account Gmail vai alla registrazione di un nuovo account Gmail Come si accede: Basta accedere al proprio account Gmail ed entrare in Drive cliccando il pulsante nella parte alta dello schermo (come nell’immagine).
Per maggiori informazioni: Panoramica di Google Drive: come iniziare In Drive si possono trovare i file che la TF centrale ha condiviso con ogni TF territoriale. Cliccando la voce Condivisi con me nel menù sulla sinistra (vedi immagine sotto). Tra i file condivisi potrete trovare una cartella Capacity SUD. Clicca per accedere ala cartella condivisa Capacity SUD
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Al suo interno si trovano le cartelle:
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Accedi alla Cartella della TF Calabria Accedi alla Cartella della TF Campania Accedi alla Cartella della TF Puglia Accedi alla Cartella della TF Sicilia
Le cartelle di colore grigio contengono documenti di carattere generale e sono gestite dalla TFC ma accessibili alle TFT (che possono anche scaricare i file). Ogni TFT, invece, ha la gestione della propria cartella. Come si gestiscono i file e le cartelle: Per la gestione dei file che si trovano all’interno delle cartelle si rimanda alla guida ufficiale al capitolo Organizza i file nelle cartelle. Accessi a Google Drive e livelli di condivisione: • TFC: può “fare modifiche” in tutte le cartelle • TFT: ognuna può “fare modifiche” nella cartella della propria regione; può “visualizzare” tutte le cartelle (e scaricare i file). Caricare un documento su Google Drive: 1. accedere alla cartella Capacity SUD su Google Drive 2. selezionare la cartella all’interno della quale si vuole posizionare il file (per esempio la cartella COMUNICAZIONE, come in foto)
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3. una volta trovata la cartella desiderata, schiacciare il tasto + selezionando carica elemento
4. Scegliere l’elemento dalle cartelle del proprio computer e selezionare carica Scaricare un documento da Google Drive: 1. Selezionare il file che si vuole scaricare e aprirlo 2. Aprire il menù File (indicato in foto)
3. Selezionare la voce Scarica Altre operazioni con i file: Il menù File permette di compiere le seguenti azioni con il file selezionato in quel momento: • Condividerlo con altre persone (di default è già impostata la condivisione come sopra descritto: se è contenuta nella cartella Capacity SUD di Google Drive è visibile a tutte le Task Force) • Creare un nuovo file, aprirne uno nuovo, rinominarlo (con funzionalità molto simili a quelle dei programmi Microsoft Office) • Gestire le revisioni (aprendo uno storico di chi ha apportato modifiche e quando) • Inviare e-mail ai collaboratori (con un avviso sulla presenza di quel file in G Drive) • Inviare il file selezionato come allegato mail • Scaricare il file (come descritto sopra) • Impostare un blocco per lo scaricamento • Stampare il file Per una guida più approfondita di tutte le funzioni di Google Drive, soprattutto per la gestione di file e cartelle si rimanda alla Guida di Google Drive - organizza i file nelle cartelle. La guida contiene le istruzioni per: • Creare o eliminare una cartella in Google Drive 10
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Cartella Google Drive Trova e organizza documenti Google e file nella tua applicazione Drive Aggiungere o rimuovere un elemento da una cartella Scegliere cosa sincronizzare con il computer Panoramica sulle impostazioni di condivisione
2.2 Google Calendar Cosa sono i calendari: Per la gestione di attività ed eventi che riguardano le varie Task Force (quella centrale e le territoriali), la Linea A.2 si avvale di un calendario condiviso, o meglio: di un calendario per ogni Task Force, consultabili e gestibili dalla stessa schermata (vedi immagine sotto). Per iniziare prendi visione dei calendari https://www.google.com/calendar/render?tab=oc&pli=1 IMPORTANTE: per accedere ai calendari occorre avere un account Gmail vai alla registrazione di un nuovo account Gmail
Trovi 5 calendari: • • • • •
Task Force Centrale TFT Calabria TFT Campania TFT Puglia TFT Sicilia
A cosa servono: Ogni Task Force deve appuntare le attività e gli eventi che organizza o gestisce e quelle che si realizzano nel territorio della propria regione. Come si usano: Per l’utilizzo si rimanda alle istruzioni di Google Calendar vai alle istruzioni di Google Calendar 11
vai alle Istruzioni di base Accessi ai calendari e livello di condivisione: Ogni TFT può “fare modifiche e gestire opzioni di condivisione” con il calendario della propria regione e “vedere tutti i dettagli dell’evento” del calendario TFC. La TFC può “fare modifiche e gestire opzioni di condivisione” in tutti i calendari. Per accedere alle opzioni dei calendari basta aprire il menù selezionando il calendario desiderato e cliccando sul bottone grigio (come nella figura in basso).
Il menù permette di avere accesso alle impostazioni di condivisione e di gestione dei promemoria e delle notifiche. Creare un evento sul calendario: 1) Aprire il menù del calendario desiderato e scegliere l’opzione Crea evento in questo calendario
2) Si apre una scheda relativa al nuovo evento creato che va completata con il nome dell’evento, data e ora e vari dettagli. Il tasto ripeti (come nella foto) ripropone lo stesso appuntamento con la cadenza stabilita.
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3) Aggiungere un allegato (se necessario) cliccando sulla voce:
4) Invitare altre persone all’evento inserendo il suo indirizzo mail e impostando il tipo di accesso che vogliamo dare all’invitato. Una volta immesso un indirizzo mail si possono mandare delle notifiche via mail ai partecipanti, che potranno confermare o meno la loro partecipazione, scaricare i file eventualmente allegati e fare domande a chi ha creato l’evento.
5) Una volta impostati tutti i campi desiderati occorre salvare l’evento e questo sarà registrato sul calendario, visibile a tutte le persone con le quali è stato condiviso quello specifico calendario.
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Regole di utilizzo: Perché l’utilizzo del calendario da così tante persone sia sufficientemente chiaro potrebbe essere utile utilizzare un codice colore che propongo qui di seguito (ma che può essere modificato).
ROSSO: eventi della Linea A.2 nei territori, come Workshop, Laboratori etc VERDE: riunioni di coordinamento della TFT BLU: appuntamenti rilevanti che non interessano necessariamente tutta la TFT ma di cui è utile portare tutti alla conoscenza. Referente: Alberto Valtellino avaltellino.guest@formez.it
2.3 WeTransfer Per l’invio di file di grandi dimensioni per i quali non è agevole (o impossibile) utilizzare la mail consigliamo l’uso di WeTransfer. Cosa è: Un servizio che permette di inviare gratuitamente dei file di grosse dimensioni a più destinatari. Non occorre la registrazione al sito. Per inviare un file: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Creare una cartella con tutti i file da spedire (se più di 1) Comprimere la cartella schiacciando il tasto destro del mouse e selezionando Comprimi Andare sul sito WeTransfer all’indirizzo https://www.wetransfer.com/ Cliccare + Aggiungi file (vedi immagine qua sotto) e selezionare la cartella compressa appena creata Inserire i destinatari nel campo Friend’s mail Impostare la propria mail nel campo immediatamente sotto Inserire un messaggio (se necessario) Cliccare Trasferisci 14
I destinatari riceveranno una mail tramite la quale potranno scaricare la cartella inviata; il mittente riceverà una mail di conferma dell’invio e una di conferma quando i destinatari scaricheranno la cartella.
. Per scaricare un file ricevuto: Il destinatario riceve una mail come quella dell’immagine (vedi sotto).
per scaricare il file spedito deve: 1. cliccare sul tasto Download Aprirà una pagina internet con una finestra e un secondo tasto Download. Basta cliccarlo.
Referente: Alberto Valtellino avaltellino.guest@formez.it 15
2.4 Skype Cosa è: Skype è un servizio gratuito che permette di chiamare, videochiamare e chattare attraverso un computer connesso a internet con altre persone che hanno un account Skype. Il sito di Skype http://www.skype.com/it/ Le funzionalità di Skype http://www.skype.com/it/features/ IMPORTANTE: per usare il servizio occorre avere un account di Skype vai alla pagina di registrazione a Skype Come inizio a usare Skype: 1. Iscriviti al servizio (vedi sopra per avere un account di Skype) 2. Scarica il software vai alla pagina di scaricamento di Skype (selezione Computer o altri dispositivi) 3. Installa il software (segui le istruzioni di installazione) 4. Avvia Skype e fai il login con i dati impostati in fase di registrazione Inizialmente non ci saranno contatti nella tua rubrica. Per avere i contatti delle Task Force della Linea A.2 segui il link Rubrica contatti.
2.5 ISSUU e Slideshare Sono due strumenti utilizzati dalla TFC per caricare documenti e prodotti delle attività realizzate a livello territoriale e i cui link sono poi inseriti in un’apposita scheda materiali pubblicata sul sito capacità istituzionale di FormezPA. Gli strumenti sono stati individuati al fine di agevolare la lettura di report, slide e altri materiali le cui dimensioni non permettono l’inserimento diretto sul sito FormezPA. Una volta comunicato il link della scheda materiale attivata alle TFT queste saranno in grado di inoltrarlo ai partecipanti delle attività per la diffusione dei risultati. Gli account, essendo comuni a più progetti di FormezPa, vengono gestiti a livello di TFC. La pagina dell’account Formez di Issuu La pagina dell’account Capacity SUD di Slideshare
2.6 Casella di posta Capacity SUD Non essendo possibile – al momento – differenziare la casella per Regione, quella da utilizzare per le comunicazioni “ufficiali” e più formali (es inviti, rapporti con la committenza o con alcuni destinatari delle attività, restituzione dei risultati) resta quella: capacitysud_progettare@formez.it. Per accedere da webmail alla casella utilizzare i seguenti riferimenti:
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Link: https://login.impresasemplice.it/adfs/ls/?wa=wsignin1.0&wreply=https%3A%2F%2Fwebmail.im presasemplice.it%2Fowa%2F&wct=2013%2d02%2d13T15%3a39%3a39Z&wctx=https%3A%2F%2 Fwebmail.impresasemplice.it%2Fowa%2F UserID: capacitysud_progettare@formez.it Password: progettare00 La casella, proprio perché comune a tutte le regioni, richiede anche a livello di TFT alcuni accorgimenti per il suo utilizzo: - curare l’oggetto e citarne la Regione di riferimento (es. DFP-FormezPa- Regione Sicilia: Laboratorio PCM Palermo 22 marzo); - inserire possibilmente una richiesta di lettura; - archiviare le mail importanti che riguardano la rispettiva Regione dal momento che la capienza della casella è limitata; - rispondere sempre alle mail dei partecipanti della propria Regione di riferimento che chiedono informazioni o materiali delle attività. - Firmare sempre le mail in partenza da Capacity SUD possibilmente inserendo i riferimenti standard del Progetto: Capacity SUD Linea A.2 – PROGETTARE FormezPa Via Roma, 83 09124 Cagliari Tel. 070-67956246 Fax 070-659767
Per quanto riguarda la possibilità di reindirizzare la propria casella di posta formez su un altro account di posta personale, vi segnaliamo il percorso da seguire: Entrare dalla webmail di FormezPa con il proprio account e cliccare su: Opzioni (in alto) Regole (barra a sinistra) Nuova regola (in alto) Crea nuova regola per i messaggi in arrivo Impostare Se mio nome è nella casella A o in CC” a “Inoltra il messaggio a utenti o liste di distribuzione” (specificando l’indirizzo di posta da utilizzare per il reindirizzamento: es gmail).
2.7 Rubrica La Rubrica è suddivisa in 7 indirizzari: - TFC e TFC - Docenti e Consulenti - Calabria - Campania - Puglia - Sicilia
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Fornitori
Utilizzare la Rubrica attualmente in uso alla TFC e implementarla per la propria Regione di riferimento inserendo i contatti con le amministrazioni e gli attori del territorio che di volta in volta saranno attivati.
2.8 Immagine coordinata La cartella condivisa dell’immagine coordinata contiene tutti i format prodotti all’interno della Linea A.2 - PROGETTARE del progetto Capacity SUD. I file sono divisi in 5 cartelle: una che contiene i file generali di Linea e di progetto e una per ogni Regione. Ogni Task Force territoriale troverà i documenti di uso frequente nella cartella della regioni in cui opera. La cartella generale contiene invece documenti che sono validi per tutte le attività a prescindere dalla regione in cui si svolgono (come fogli firma o scheda di adesione Workshop) e documenti utili per gli eventi (come la cartellonistica e i cavalieri). La cartella Format generali è suddivisa in • Organizzazione e logistica - contenente tutti i file più uso più comune in occasione di eventi, incontri, attività; • Gestione partecipanti - con i fogli firma, le schede partecipante, i DB • Format di Linea A.2 - contenente i file di utilizzo più comune, tra cui: Format Word Linea A.2 - utilizzabile come carta intestata della Linea A.2 PROGETTARE del progetto Capacity SUD Format Slide LA.2 - utilizzabile per le presentazioni di PowerPoint IMPORTANTE: i format a disposizione utilizzano il marchio a stemma del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, “utilizzato nell’organizzazione e sponsorizzazione di eventi istituzionali come forum, meeting, conferenze, convegni, tavole rotonde e workshop”. Sono esclusi, per quesi format, gli utilizzi per le campagne di comunicazione e prodotti editoriali del Ministero. La tabella che segue schematizza l’intestazione dei format in uso. A ogni livello, procedendo dal generale a l particolare, corrisponde il titolo del livello entro il quale si realizza l’attività: al livello 1 e 2 il contesto entro cui opera il progetto (UE, l’organo intermedio, FSE, etc), al 3 il logo del progetto, al 4 la linea A.2 e di seguito le sottolinee. Ogni format ha anche il logo di FormezPA (in basso al centro) che nella tabella non compare perché comune a tutti i progetti.
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Livello 1
Livello 2
PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA ASSE E – Capacità Istituzionale – Obiettivo Specifico 5.1
Livello 3
Livello 4 Livello 5 Livello 5
Linea A.2 – PROGETTARE Miglioramento dei programmi, dei progetti e della performance Azione A.2.1 - Progettare le politiche Sviluppo della cultura del PCM Azione A.2.2 - Progettare lo sviluppo organizzativo Progetti mirati per il miglioramento del ciclo di programmazione e di gestione
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3. REPORT Il Report è un documento che ha come obiettivo quello di valorizzare e capitalizzare i risultati emersi nell’ambito delle attività realizzate. Esso si rivolge al pubblico dei destinatari del Progetto, alla committenza e agli stakeholder del FormezPA, compresi i potenziali futuri committenti. Al termine di ogni attività in presenza (Workshop/Laboratori) la TFT e i consulenti procedono a una prima stesura del documento ad uso interno “Instant Report” che verrà inviato via mail entro 2/3 giorni alla committenza. Entro 7 giorni dall’evento TFT, consulenti e TFC elaboreranno il “Report Tecnico” che sarà pubblicato da parte della TFC in formato Pdf su ISSUU ed embeddato in una "Scheda materiale" nel sito della capacità istituzionale del FormezPA. Il link alla pagina verrà quindi comunicato dalla TFT ai partecipanti entro 10 giorni. All’occorrenza la TFC può rielaborare il “Report Tecnico” in formato digitale o a stampa per la divulgazione verso l’esterno. A conclusione di ogni fase di Progetto la TFC, anche attraverso i contributi delle TFT e dei consulenti, elabora un documento “Report di Fase” che ha un valore divulgativo delle principali attività e risultati realizzati in una determinata fase del Progetto. Il documento in formato Pdf viene anch’esso caricato su ISSUU e pubblicato sul sito della capacità istituzionale del FormezPA e promosso con tutti i mezzi di comunicazione a disposizione. Le TFT elaborano il “Report Riunione” che riguarda solo le riunioni di coordinamento e coinvolge solo il pubblico interno. Per maggiori dettagli si veda il “Piano di Comunicazione”. Dai lavori del workshop sono emerse quelle che dovrebbero essere le caratteristiche di un Report di qualità: - Sintetico (leggero nella lettura); - Coerente con il WS nel livello emozionale; - Utile; - Spendibile; - Esportabile e riutilizzabile; - Funzionale alla prosecuzione del Progetto; - Propedeutico; - Chiarezza; - Acronimi spiegati; - Ben impaginato; - Bello; - Finestre sul metodo (Possibili diversi livelli di lettura); - Allegati integrati nel Report (es. programma, elenco partecipanti, ecc…); - Completo; - Comprensibile anche per chi non era presente; - Comprensibile scritto bene; - Accurato nella sequenza narrativa; - Testimone dei contributi del gruppo; - Correttamente rinviante ai documenti di riferimento; - Che si riferisca la percorso della Linea;
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- Riporta i messaggi forti della Linea/TFT; - Non fotocopia sulla Linea; - Foto evento; - Restituzione grafica di visualizzazione (Si potrebbero produrre schemi sistematici); - Un raccordo autosufficiente per immagini.
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4. LAST BUT NOT LEAST: PICCOLE REGOLE GENERALI 4.1 Comunicazione interna ed esterna Alla base del buon funzionamento delle diverse Task Force e delle Task Force fra di loro c’è la buona comunicazione: le informazioni vanno sempre condivise e ciò si realizza mettendo sempre in copia tutti, oltre che con la sollecita e accurata informazione verbale. Meglio essere ridondanti che reticenti: ognuno di noi saprà selezionare l’informazione in base al proprio tasso d’interesse, ma nessuno deve “saltare” qualche passaggio, che poi si può rivelare importante, anche quando non sembra. E ognuno di noi deve essere messo in condizione di sostituire una persona assente o troppo occupata. Questo vale anche per le relazioni con l’esterno: la responsabile di linea va sempre messa in copia; chi scrive valuta saggiamente e correttamente le situazioni in cui qualcuno possa andare in copia nascosta; quando si spedisce un invito per un evento ad un mailing, la TFT territoriale, Elena e Donatella vanno sempre messe in copia nascosta.
4.2 Rapporti con la committenza Siamo un gruppo che si muove con unità di intenti e di comportamenti. Siamo un “noi” e non un “io”. L’“io” esiste solo per Elena quando si deve assumere qualche onerosa responsabilità o “colpa”. I meriti sono di tutti, gli errori sono della responsabile, quando si tratta di comunicare all’esterno. Poi ce la vediamo fra noi. Questo vale soprattutto nei rapporti con la committenza, che deve sapere che ci muoviamo con lo stesso stile e con grande armonia. La comunicazione con le Amministrazioni deve essere chiara, se ci sono dubbi si rimanda ad una decisione comune, non mettiamo mai in discussione davanti ai committenti decisioni assunte o comportamenti avuti da altri nel gruppo.
4.3 Preparazione delle riunioni Gli incontri, le riunioni anche informali fanno parte a tutti gli effetti del processo di realizzazione del progetto. Ci si va preparati, si concordano prima all’interno le cose più importanti da dire, ci si dà reciprocamente la parola, si valorizza il contributo che può dare ognuno di noi. Si portano i documenti che servono per fare memoria sul tema dell’incontro, sempre una copia in più nel caso che li volesse vedere qualcun altro dei presenti.
4.4 Presenza agli incontri e agli eventi Il giorno dell’evento il gruppo si organizza perché ci sia sempre qualcuno prima dell’avvio e comunque all’accoglienza tutti devono essere presenti. Ci si presenta con nome e cognome agli invitati e poi, con differenti modalità a seconda dei ruoli, si fa un’accoglienza che sia veramente tale. Nel corso della giornata si cercano occasioni per parlare con le persone, raccogliere opinioni, interagire. Lo spirito di gruppo si deve trasferire, come messaggio, alla platea dei partecipanti, che da esso saranno invogliati a partecipare ancora. E’ il bello del nostro lavoro.
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ALL. 1 – PROGRAMMA WS 9-11 gennaio 2013 PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA ASSE E – Capacità Istituzionale – Obiettivo Specifico 5.1
Linea A.2 – PROGETTARE Miglioramento dei programmi, dei progetti e della performance WORKSHOP
“Progettare i ruoli, i processi lavorativi, il sistema organizzativo” Cagliari, 9 – 11 gennaio 2013
Obiettivi: 1) Disegnare la struttura organizzativa del progetto 2) Definire i ruoli organizzativi e chiarire le responsabilità e i compiti operativi di ogni componente del gruppo di lavoro 3) Analizzare gli strumenti di gestione, organizzazione e comunicazione attualmente in uso al fine di migliorarne l’efficacia 4) Disegnare i principali processi di lavoro, in particolare il processo di progettazione, attuazione e restituzione dei risultati di un workshop territoriale 5) Progettare e pianificare i prossimi passi del progetto 6) Approfondire le procedure amministrative
PROGRAMMA – 9 GENNAIO 2013 POMERIGGIO 16.00 – 19.00
WORKSHOP METAPLAN® IN PLENARIA E GRUPPI DI LAVORO La struttura organizzativa, i ruoli e le funzioni
PROGRAMMA – 10 GENNAIO 2013 Mattina 9.00 – 10.00 10.00 – 12.00 12.00 – 13.00
Workshop Metaplan® in plenaria Analisi e revisione dei risultati del lavoro del 9 pomeriggio Gli strumenti di gestione, organizzazione e comunicazione Il processo di progettazione, attuazione e restituzione dei risultati di un workshop territoriale
13.00 – 14.30
Pausa pranzo 23
POMERIGGIO 14.30– 17.30
WORKSHOP METAPLAN® IN GRUPPI DI LAVORO E IN PLENARIA Il processo di progettazione, attuazione e restituzione dei risultati di un workshop territoriale La stesura del report finale
PROGRAMMA – 11 GENNAIO 2013 MATTINA 9.00 – 10.00 10.00 – 11.30 11.30 – 13.00 13.00 – 13.30
RIUNIONE DI COORDINAMENTO IN PLENARIA E GRUPPI DI LAVORO Analisi del Vademecum del consulente: obiettivi, contenuti e chiarimenti Presentazione dello stato dell’arte e pianificazione degli sviluppi della Linea A.2 nelle Regioni Progettazione delle fasi di lavoro Restituzione e analisi dei risultati del lavoro di gruppo
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ALL. 2 – REPORT VISIO 9-10 gennaio 2013
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Formez PA Progetto Capacity Sud Linea A2 PROGETTARE
Progettare i ruoli, i processi lavorativi, il sistema organizzativo Cagliari 9 - 10 gennaio 2013
agenda Obiettivi del lavoro insieme: Disegnare la struttura organizzativa del progetto Capacity Sud - Linea A.2 PROGETTARE Definire i ruoli organizzativi e chiarire le responsabilità e i compiti operativi di ogni componente del gruppo di lavoro Analizzare gli strumenti di gestione, organizzazione e comunicazione, attualmente in uso, al fine di migliorarne l’efficacia Disegnare i principali processi di lavoro, in particolare il processo di progettazione e attuazione di un workshop territoriale
confronto tra i diversi punti di vista confronto tra la situazione auspicata e le situazioni reali
regole di discussione tutti gli interventi che si desidera, ma brevi la discussione a voce è supportata dalla discussione per iscritto
un solo argomento in ogni cartoncino più di una parola, non più di tre righe
ricerca di una sintesi e di direttrici d’azione si può dissentire...
...ed aggiungere argomenti
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Quale struttura organizzativa per il progetto Capacity Sud — Linea A.2 PROGETTARE?
TASK Force Centrale
Responsabile Linea A2 Elena Tropeano
A. Valtellino
Referente comunicazione
F. Cocco
Referente procedure
D. Spiga
Assistente al coordinamento
F. Piano
Assistente di progetto
A. Fanni
Supporto al monitoraggio
TASK Force Territoriali
Task Force Reg. Calabria
Staff centrale
Task Force Reg. Campania
Task Force Reg. Puglia
L. Vivona
Referente regionale
A. P. Cuccurullo
Referente regionale
R. Carlone
Referente regionale
R. Scordamaglia
Assistente di prog. e proc-
I. Lembo
Assistente di progetto
F. Congedo
Esperto facilit. e comunicazione
M.G. Maraziti
Assistente di progetto
D. Corbo
Assistente di progetto
O. Cirilli
Supporto organizzativo
A. Le Piane
Supporto organizzativo
F. Francesconi
Assistente facilitazione
N. Recchia
Assistente di progetto
Task Force Reg. Sicilia
A. Gelao
Assistente al coordinamento
Referente regionale Task Force regionali
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Quali funzioni svolgono i diversi ruoli organizzativi?
Responsabile Linea A2
Coordinamento processi/risorse
Relazioni istituzionali
Relazioni con le amministrazioni
Coordinamento TFR
Rapporti con l’esterno
Relazioni istituzionali
Coordinamento
Coordinamento processo
Collegamento con le istituzioni
Rapporti con la committenza
Coordinamento
Coordinamento TFR
Raccordo con la committenza
Relazioni con i decisori reg.
Coordinamento
Coordinamento
Coordinamento
i nt re zo fe iz re dir one he in isi leg con rv De FT supe T e
Coordinamento gnerale
Relazioni interne Formez
Coordinamento
Relazioni organizzative Coordinamento
Coordinamento Ga
Rapporti Resp. progetti
ra
a ci du Fi
Gestione del ciclo progetto Delega
Indirizzo Supervisione di progetto Supervisione
Ini
ie
Indirizzo e controllo
nz
Indirizzo e supervisione
Facilitazione relazioni Facilitatore relazioni
Direzione
tiv
Programmaz. E progettazione
Attuazione strategie prog.
Programmazione di massima
Organizzazione
Perseguimento e cura obiettivi
Progettazione
Q
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tĂ
Direzione Allineamento
a
Comunicazione i nt re fe so re es e a roc nal leg p io De TFT ecis d
Relazione
zia
Quali funzioni, compiti, responsabilitĂ , relazioni? pagina 3
Task Force Centrale
Quali funzioni svolgono i diversi ruoli organizzativi? Monitoraggio
Modellizzazione gest. procedure
Supporto al coordinamento
Organizzazione e gestione attività
Monitoraggio
Gest. processi e procedure
Supporto Respons.Linea
Organizzazione del lavoro
Monitoraggio TFT
Gestione sistema informativo
Supporto decis. probem solving
Organizzazione
Monitoraggio
Allineamento procedure
Condivisione del processo (tutto)
Organizzazione complessiva
Raccolta sistematica dati partecipanti TFT
Trasferimento modelli
Gestione attività centrali
Assistenza tecnica-organizz.
Definizione strumenti Comunicazione
Attività amministrativa
Comunicazione
Convocazioni missioni
Contributo TFT promoz. e diffus. risultati
Coordinamento organizzativo e ion T) z i uis (TF A c qd e l l i mo
Supporto alla rendicontazione Snodo/raccordo prog. e territorio
Coordinamento attività Avvio fasi attuative Gestione attività sul territorio (Delega TFT) Progettazione
Guida attuazione in rete TFT
Assistenza a TFT x attuaz. attività
Progettazione
Collegamento operativo TFT
Assistenza tecnica a TFT
Progettazione
Allineamento TFT al progetto
Supporto TFT x problematiche
Supporto realizz. Attività territor.
Dispiegamento operat. territorio
Gestione rapporti TFT
Gestione TFT
Pianificazione attività
Quali funzioni, compiti, responsabilità, relazioni? pagina 4
Quali funzioni svolgono i diversi ruoli organizzativi?
Task Force Territoriali
Resp.organizz. e gestione attività
CONTENUTI
Facilita attuaz. interventi pianif.
Codefinizione contenuti report
Promozione e gestione partecip
Supporto definiz. contenuti eventi
Realizzazione attività
Presidio organizz. attività Sicurezza
Sviluppo archit. partecipazione
Supporto realizzaz. eventi
Monitoraggio contesto riferim.
Facilitazione
Organizzaz./ promoz. attività
Attuazione attività progett.
Organizz. eventi sul territorio
ATTUAZIONE
Analisi e organizzazione
Perseguimento obiett. territorio
Reportistica eventi su territ. Comunicazione narrativa processi
Diffusione risultati Comunicazione risultati
E’ UN GRUPPO DI LAVORO Capit. risultati processi partecip.
Quali funzioni, compiti, responsabilità, relazioni? pagina 5
Supporto al coordinamento
Referente regionale
Quali funzioni svolgono i diversi ruoli organizzativi? Approf. contesto e progett. dettaglio
Pianificazione attività TFT
Supporto alla lettura contesto
Coord. operativo risorse/attività
Coordinamento TF centrale
Raccordo Resp. Linea
Cura relazioni a monte progett.
Responsabilità attività regionali
Relazione con Resp. Linea
Raccordo progr. centrale/territ.
Antenna sul territorio
Coord. attività territoriali
Raccordo Resp. Linea
Gestione rapporti committ./Resp.
Pianificaz. attività territorio
Coord. attività territoriali
Gestione rapporti istituz./organizz.
Collegamento Resp. Linea/TFC
FU
IO NZ
NI
C
P OM
Snodo relazionale
ITI
Coord. attività RE
Resp. Linea → Coord. →TFT
L
IO AZ
NI
Coordinamento GdL e attività Referente relazioni esterne in sinergia con Resp. porogetto Responsabilità
Potenziamento competenze TFT
Garante processo sul territorio
Strutturazione GdL
Realiz. attiv. rispetto tempi/ qualità
in sinergia con Resp di progetto
Cura relazioni istituz.regionali Idee creazione rete TT.FF.RR.
Rapporti con istituz. regionali Comunicazione Istituz. regionali Resp. comunic. interna/esterna Referente interno/esterno
Quali funzioni, compiti, responsabilità, relazioni? pagina 6
Quali strumenti di gestione sono attualmente in uso?
Analizziamo gli strumenti. Cosa funziona e cosa no? ---
+++
Individuiamo le soluzioni. Quali azioni sostenibili possiamo proporre?
E’ poco capiente MAIL CAPACITY SUD Avere una mail comune
Si sta usando per riunioni Uso più sistematico
SKYPE
PORTALE CAPACITA’ IST.
Etichetta di progetto
Deve essere ripulita spesso Ci si perde nell’insieme delle mail Caselle differenziate per Regione?
Sarà focus tematico sito Formez
Posta elettronica
Forwarde account Formez es. su gmail
Attualmente non risponde esigenze
Ampiamente usata
Attenzione alla’attinenza oggetto
Archivio mail
In c/c ET, DS, FP, Ref. Reg.
Assenza di Sede, telefono e postazione TELEFONO FAX
Anche nella Sede Formez di Napoli Postazione di lavoro al Formez di Napoli Schede telefoniche
ISSUE SLIDE SHARE E’ efficace per sfogliare i documenti
E’ lo spazio per caricare i Report Mmaggiore istantaneità nella restituzione
pagina 7
Quali strumenti di gestione sono attualmente in uso?
Analizziamo gli strumenti. Cosa funziona e cosa no? ---
+++
Individuiamo le soluzioni. Quali azioni sostenibili possiamo proporre?
Utile averla per ogni TFT es. Google drive
Cartella condivisa Server
Solo per Formez CA e NA
Cartella Cap Sud su proprio PC
Diffondere i contatti interni
Incontri di lavoro
Foglio attività comune Rendicontazione
Diario di viaggio
Strutturare un calendario comune es. google calendar
GANTT
AV propone schema semplice a TFT
Check-list WS facilitaz./organiz.
TFC invia check-list a TFT
Suddivisa per Regione con data aggiornamento E’ complesso senza Sede
Si sta utilizzando in Puglia Kit Facilitatore La TFT Puglia trasferisce strumento
TFC invia struttura DB a TFT Uniformità struttura tra TFC e TFT
TFC invia proposta struttura a TFT TFC invia Rubrica da implementare
Archiviare le mail importanti di progetto Utile condividere la struttura
DB partecipanti
RUBRICA DI PROGETTO
Assenza di sede e postazione di lavoro
KIT online per TFT da condividere
Ordine cancelleria da inviare a TFT pagina 8
Quali strumenti di gestione sono attualmente in uso?
Analizziamo gli strumenti. Cosa funziona e cosa no? ---
+++
Individuiamo le soluzioni. Quali azioni sostenibili possiamo proporre? Vademecum del consulente Format modulistica
Piano di comunicazione Immagine coordinata
TFC rinvia i format a TFT
Immagine degli eventi FC fa proposta di metodi e regole e le invia a TFC
Brochure e cartelline CapSud
Documenti istituzionali
VerrĂ inserita cartella con doc essenziali
Documenti di progetto
Portare i materiali durante incontri istituz.
REPORT
Si potrebbero inserire su flick
pagina 9
Disegniamo il processo di progettazione e organizzazione di un workshop territoriale Quali sottofasi di lavoro? Responsabile di Linea
prima
TFC
Coordinatore TFT
TFT
Analisi del contesto Individ. Refer. tecnico-amm. Analisi della domanda Analisi degli stakeholder Mobilitazione Definizione obiettivi WS incontri committ. Condivisione obiettivi Defin. struttura metodologica Predisposizione programma, lettera, scheda Gestione relaz. Consul./esperti Predispozione incarichi docenti e fornitori Convocazioni consulenti Verificare Sede/ logistica Indirizzario Avvio promozione Invio e raccolta adesioni in DB
Circa 10 gg prima
Recall
Predisp. foglio firme pagina 10
Disegniamo il processo di progettazione e organizzazione di un workshop territoriale
durante
Quali sottofasi di lavoro? Responsabile di Linea
TFC
Coordinatore TFT
TFT
Allestimento Sala Verifica tecnologia Segnaletica
Accoglienza partecipanti Registrazione e consegna materiali Presidio del programma Coordinamento della giornata Supporto alla facilitazione Facilitazione delle relazioni Documentazione (foto, appunti) Presidio fornitori Consegna attestati
Raccolta dei materiali a conclusione evento pagina 11
Disegniamo il processo di progettazione e organizzazione di un workshop territoriale Quali sottofasi di lavoro? Responsabile di Linea
dopo
TFC
Coordinatore TFT
TFT
DB partecipanti Trasmissione originali a TFC Riorganizzazione materiale forografico Entro 2 gg Instant Report Entro 3gg WS Condivisione con TFC e invio a referenti amministraz. Revisione e scrittura del report tecnico Diffusione dei risultati Pubblicazione report, slide, ecc su sito Invio ai partecipanti link al sito Entro 10 gg Mail ringraziamento alla committenza Capitalizzazione risultati Incontri di condivisione risultati Entro 15/20 gg Pianificazione azioni conseguenti pagina 12
Comprensibile anche per chi non era presente
Quali caratteristiche intendiamo abbia un report di qualitĂ ?
Comprensibile scritto bene
Accurato nella sequenza narrativa
Testimone dei contributi del gruppo
Correttamente rinviante ai documenti di riferimento
SINTETICO Leggera nella lettura
CHIAREZZA Coerente con il WS nel livello emozionale
ACRONOMI SPIEGATI
Che si riferisca al percorso della Linea
BEN IMPAGINATO
Riporta i messaggi forti della Linea/TFT
BELLO
Non fotocopia sulla Linea
UTILE SPENDIBILE Finestre sul metodo Possibili diversi livelli di lettura
ESPORTABILE e RIUTILIZZABILE
Allegati integrati nel Report (es. programma, elenco partecip., ecc.)
COMPLETO Funzionale alla prosecuzione del progetto
Foto evento Restituzione grafica di visualizzazione
Un racconto autosufficiente per immagini
Si potrebbero produrre schemi sistematici
PROPEDEUTICO
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Capacity SUD Capacity SUD CAPACITYSUD Linea A.2 - PROGETTARE VADEMECUM DEL CONSULENTE
PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA ASSE E - CapacitĂ Istituzionale - Obiettivo Specifico 5.1 Piano FormezPA 2011-2014
Capacity SUD Capacity SUD
Linea A.2 - PROGETTARE Miglioramento dei programmi, dei progetti e della performance
CONTATTI Linea A.2 - PROGETTARE
capacitysud_progettare@formez.it tel: 070 67956246 fax: 070 666287
TASK FORCE CENTRALE
Elena Tropeano
Responsabile di Linea etropeano@formez.it 070 67956202
Capacity SUD Donatella Spiga
Capacity SUD
Assistente al coordinamento dspiga@formez.it 070 67956246
Francesca Piano
Assistente di progetto fpiano.guest@formez.it 070 67956227
Fabiana Cocco
Referente procedure fcocco.guest@formez.it 070 67956227
Alberto Valtellino
Referente comunicazione avaltellino.guest@formez.it 070 67956246
Alice Fanni
Assistente al monitoraggio alicefanni@yahoo.it 070 67956265
Vademecum del consulente Formez Il Vademecum si pone l’obiettivo di assistere i consulenti nelle procedure di rendicontazione delle tranche di pagamento e delle spese di mobilità in occasione di missioni nell’ambito del proprio incarico di consulenza. Le istruzioni che seguono riprendono e integrano quelle presenti nella nota all’incarico. RENDICONTAZIONE DELLE TRANCHE DI PAGAMENTO Il periodo di durata dell’incarico è suddiviso in tranche di pagamento, per la corresponsione delle quali occorre procedere a una rendicontazione delle attività svolte, delle eventuali spese di mobilità sostenute (in caso il consulente abbia preso parte a una missione) e alla emissione di una nota di debito o una fattura con la richiesta del compenso previsto alla conclusione della tranche. I documenti per la rendicontazione devono pervenire all’indirizzo indicato nelle modalità descritte entro e non oltre i cinque giorni dalla data di scadenza indicata nell’incarico. La procedura è la seguente: 1. preparare la Relazione delle attività in cui va descritto tutto il lavoro svolto all’interno del periodo di riferimento verificando la corrispondenza tra l’attività descritta e quella prevista nei compiti specifici dell’allegato tecnico dell’incarico. Nella relazione occorre anche quantificare il numero di giornate Formez richieste per lo svolgimento delle attività previste (una giornata Formez corrisponde a 7 ore lavorative, una mezza giornata a 4 ore); il documento va datato e firmato; in caso di missione vedi RENDICONTAZIONE DELLE SPESE DI MOBILITA’ 2. preparare la Nota di debito o fattura; in caso di nota di debito con importo a partire da € 77,47 allegare la marca da bollo di € 1,81; il documento va datato e firmato; 3. anticipare via e-mail tutta la documentazione all’addetto alle procedure per la verifica e attendere conferma; 4. a seguito di conferma spedire la documentazione in originale alla sede Formez di Cagliari all’attenzione dell’addetto alle procedure.
DOCUMENTI DA PRODURRE - RELAZIONE ATTIVITA’ (vedi allegato 1) - NOTA DI DEBITO O FATTURA (vedi allegato 2) TRASMETTERE in anticipo via mail a Fabiana Cocco fcocco.guest@formez.it 070 67956227
TRASMETTERE in originale per posta a FormezPA Sede di Cagliari
via Roma 83 09124, Cagliari all’attenzione di Fabiana Cocco
MISSIONI Viene considerata missione un’attività che comporta lo spostamento al di fuori del proprio Comune di residenza. La partecipazione a ogni missione deve essere preceduta da una convocazione da parte del Responsabile di Linea. La procedura è la seguente: 1. attendere l’e-mail di convocazione da parte della Responsabile di Linea; 2. mandare preventivamente via mail l’eventuale modulo di Autorizzazione uso auto propria (vedi Autorizzazione uso auto propria); 3. preparare il foglio firme con una nota in copertina sull’oggetto dell’incontro, il luogo, la data e l’orario di svolgimento; stamparlo e compilarlo alla conclusione dell’incontro con i dati e le firme di tutti i partecipanti; trasmetterlo via mail o via fax all’assistente al monitoraggio e spedirlo in originale alla sede Formez di Cagliari all’attenzione dell’assistente al monitoraggio; 4. preparare una nota sull’incontro svolto; spedirla via e-mail alla Responsabile di Linea. Autorizzazione uso auto propria L’ utilizzo dell’auto propria può essere riconosciuto solo in mancanza di mezzi di trasporto pubblici, con conseguente comprovata impossibilità di raggiungere il luogo di destinazione prefissato. Si precisa che la richiesta va obbligatoriamente trasmessa almeno due giorni prima dell’utilizzo del mezzo in quanto deve essere protocollata; in caso contrario non si potrà garantire il rimborso delle spese. Il rimborso della benzina viene calcolato in base al prezzo medio del giorno in cui viene effettuata la missione. La procedura è la seguente: - compilare il modulo di richiesta specificando il luogo di partenza, il luogo di arrivo, la data e l’ora dell’evento a cui si deve prendere parte, i dati dell’auto, la stima dei km da percorrere e il costo medio del carburante del giorno; il documento va datato e firmato; - spedire via e-mail o via fax il modulo di richiesta all’attenzione dell’addetto alle procedure e dell’assistente al coordinamento.
DOCUMENTI DA PRODURRE - AUTORIZZAZIONE USO AUTO PROPRIA (vedi allegato 3) TRASMETTERE via mail o via fax a Fabiana Cocco fcocco.guest@formez.it 070 67956227 fax 070 659767 Donatella Spiga dspiga@formez.it 070 67956246 fax 070 659767
- FOGLIO FIRME (vedi allegato 4) TRASMETTERE via mail o via fax a alicefanni@yahoo.it 070 67956265 fax 070 659767
per posta a FormezPA Sede di Cagliari via Roma 83 09124, Cagliari all’attenzione di Alice Fanni
RENDICONTAZIONE DELLE SPESE DI MOBILITA’ Nel caso abbia preso parte a una missione, il consulente ha diritto al rimborso delle eventuali spese di mobilità sostenute; tali spese vanno rendicontate unitamente alla successiva tranche di pagamento prevista nell’incarico; in casi eccezionali, valutati dal Responsabile di Linea e dall’Ufficio amministrativo, potranno essere rendicontate singolarmente. Si ricorda che non sono rimborsabili: l’uso del taxi, il noleggio auto e il parcheggio auto a pagamento. La procedura è la seguente: - aggiungere alla Relazione delle attività (vedi Rendicontazione della tranche di pagamento) i riferimenti all’attività svolta precisandone l’oggetto, la data, l’orario e il luogo; verificare che ci sia la corrispondenza tra luoghi, date e orari indicati nella convocazione alla missione e quelli inseriti nella relazione; - compilare il modulo Riepilogo spese mobilità in ogni sua parte; - allegare tutte le pezze giustificative (biglietto aereo, carta d’imbarco, ricevuta hotel, ricevuta pasto, biglietto mezzo pubblico con obliterazione leggibile); in caso di fattura allegare le fotocopie, in caso di nota di debito allegare gli originali; nella ricevuta del biglietto aereo deve essere leggibile l’indicazione del vettore (nome, indirizzo e Partita Iva); la ricevuta del pasto deve essere del cosiddetto tipo ” parlante” con indicazione specifica di quanto consumato; non sono riconosciuti rimborsi relativi a scontrini non fiscali; - stampare l’e-mail di convocazione alla missione; - aggiungere alla Nota di debito o fattura l’importo relativo al totale delle spese di mobilità per le quali si chiede rimborso; - anticipare via e-mail tutta la documentazione per la verifica e attendere conferma; - a seguito di conferma spedire la documentazione in originale alla sede Formez di Cagliari all’attenzione dell’addetto alle procedure.
DOCUMENTI DA PRODURRE - RELAZIONE ATTIVITA’ (vedi allegato 1) - NOTA DI DEBITO O FATTURA (vedi allegato 2) - RIEPILOGO SPESE MOBILITA’ (vedi allegato 5) - PEZZE GIUSTIFICATIVE - MAIL DI CONVOCAZIONE TRASMETTERE in anticipo via mail a Fabiana Cocco fcocco.guest@formez.it 070 67956227
TRASMETTERE in originale per posta a FormezPA Sede di Cagliari
via Roma 83 09124, Cagliari all’attenzione di Fabiana Cocco
Capacity SUD Capacity SUD CAPACITYSUD
Allegato 1
Spett. le FORMEZ PA Centro servizi, assistenza, studi e formazione per l’ammodernamento delle P.A., Servizio Amministrazione Finanza e Controllo V.le Marx 15 00137 Roma P. IVA 06416011002 Nome e Cognome_____ Indirizzo___________ _________________
Oggetto: Relazione su collaborazione a progetto, Progetto “Capacity Sud”- Ambito A - Linea 2 - Fase FSE Realizzazione A; conferita con lettera di incarico n° _________del ________ R.A. 12010 Ro 7/B Richiesta web n. ________
__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
Data _________
Firma ___________________________
Allegato 2
Data _______________________________ Applicare bollo di quietanza € 1,81
Spett.le Formez PA Centro Servizi, assistenza, Studi e formazione per l’ammodernamento delle P.A. V.le Marx n. 15 – 00137 Roma P.IVA 06416011002 C. F. 80048080636
NOTA DI DEBITO NOME E COGNOME
______________________________________________
LUOGO E DATA DI NASCITA ______________________________________________ INDIRIZZO E N. CIVICO
______________________________________________
CAP ____________________ CITTA’ ________________________________________ CODICE FISCALE __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/ A. Compenso per lettera d’incarico n°_____________________ R.A.
del_______________
per l’attività______________________________
a.1 Docenze dei giorni:
€. _______________________
a.2 Consulenze
€. _______________________
B. Elenco delle spese sostenute: ___________________________________
€. ________________________
___________________________________
€. ________________________
___________________________________
€. ________________________
___________________________________
€. ________________________
___________________________________
€. ________________________
___________________________________
€. ________________________
___________________________________
€. ________________________ TOTALE
€. ________________________
Il sottoscritto, sotto la sua personale responsabilità, dichiara che la presente prestazione di lavoro saltuario ed occasionale è esclusa dal campo di applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 5 (2) del D.P.R. n.633/72 e successive modifiche. Il sottoscritto si impegna, con la presente, a comunicare altresì, ogni variazione al riguardo.
IN FEDE _______________________________ Importo da accreditare c/o
______________________________________________________________________
Codice IBAN SWIFT bonifici internazionali
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
allegato 3
Spett.le Formez PA Via Roma, 83 09124 – CAGLIARI
Oggetto:
incarico prot. n. ______ del _____________ Progetto: RA:
Richiesta web n°:
Il/la sottoscritto/a ________________ per poter effettuare la collaborazione/docenza in oggetto e raggiungere ______________________, in data_____________non essendo disponibili mezzi pubblici adeguati nelle ore previste, chiede l’autorizzazione all’utilizzo dell’auto
propria
per
il
seguente
percorso:
da___________________________________a__________________________________
Caratteristiche Auto: Proprietà: Targa: Marca, Tipo e alimentazione: Km _______
Data ……………
___________________________ (firma)
Si autorizza preventivamente l’utilizzo dell’auto propria Data …………..
Il Responsabile del progetto (dott.ssa Elena Tropeano)
(firma)
PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA ASSE E – Capacità Istituzionale – Obiettivo Specifico 5.1
REGIONE Linea A.2 – PROGETTARE Miglioramento dei programmi, dei progetti e della performance
FOGLIO FIRME Evento ______________________________________________ Sede______________________________________________ Data / ora _______________________________________
N. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cognome
Nome
Struttura di appartenenza
Ruolo ricoperto
Telefono
Firma
N. 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Cognome
Nome
Struttura di appartenenza
Ruolo ricoperto
Telefono
Firma
Riepilogo delle spese di mobilitĂ
Allegato 5
Nome e Cognome_________________________________ Incarico n. __________________ del__________________ RA_____________________________________________
N. Progressivo
Tipologia di spesa (*)
Estremi documento di spesa (**)
Tranche n._________________ oppure: Periodo dal__________al_________
Luogo di emissione/Luogo di Arrivo/Ritorno
Data di emissione/ Data di Arrivo/Ritorno Importo da rimborsare
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 15+n TOTALE (*) (**)
Albergo, Pasto, Treno, Aereo, etc‌. Estremi documento fiscale (fattura, ricevuta fiscale, scontrino parlante, biglietto treno/aereo/bus etc)
Firma_____________________________________ Luogo e Data________________________________