L'esperienza di WEFO - intervista a Sue Price

Capacity Sud Programmazione, progettazione, sviluppo organizzativo e networking di idee e persone per accrescere l’efficacia dei PO regionali

RICERCA Costruire capacità amministrativa per l'assorbimento dei Fondi Strutturali.

Teorie, metodi, esperienze internazionali.

L’esperienza di WEFO – Welsh European Funding Office: intervista a SUE PRICE, Responsabile per WEFO del FESR

marzo 2013

• Quando è stato concepito WEFO e chi lo ha concepito? Quali erano le sfide che il Galles stava affrontando in merito alla capacità di assorbimento dei fondi strutturali?

SUE PRICE: WEFO è stato ideato nel 2000 dal Governo gallese. Fu concepito sulla base di una precedente esperienza che si chiamava WEPE (Welsh European Programme Executive), una organizzazione privata che gestiva i fondi strutturali nel periodo 1997-1999. Quando al Galles vennero assegnati i nuovi fondi (2000-2006) il governo gallese decise di riportare all'interno della propria sfera di competenza (Dipartimento dell'Economia) la gestione dei fondi.

La motivazione può essere trovata nel fatto che il governo gallese era stato da poco costituito come istituzione, inoltre il ciclo di programmazione 2000-2006 destinava al Galles la quantità di risorse più elevata da quando era destinatario di fondi strutturali e, soprattutto, il governo gallese voleva allineare la spesa agli obiettivi e alle priorità che aveva in animo di perseguire. La volontà fu di mettere insieme la parte amministrativa con la parte delle policy e di tenerle dentro al governo gallese.

La più grande innovazione fu il fatto che WEFO divenne Autorità di Gestione e Autorità di Certificazione. L'agenzia che gestiva i fondi precedentemente era solo Autorità di Gestione. In effetti, anche nel periodo precedente a WEFO il governo gallese effettuava i pagamenti per i fondi strutturali.

• Perchè e quando venne realizzato il PPIMS (Programme and Project Information Management System)? Può parlarci della partnership con Capgemini?

SUE PRICE: Quando fu concepito WEFO non esisteva ancora il PPIMS. Le informazioni ed i dati viaggiavano su un sistema di monitoraggio dedicato per i fondi 2000-2006. Quando stavamo per entrare nel ciclo di programmazione 2007-2013 decidemmo di "imbarcarci" in un sistema come il PPIMS e WEFO on-line.

Così con la nostra esperienza sulla gestione dei fondi riuscimmo a "contrattare" con Capgemini (la società del gruppo SIEMENS, in-house al governo gallese per tutte le dotazioni informatiche e delle telecomunicazioni) l'architettura di WEFO. Fu costituito un gruppo congiunto di progettazione e sviluppo ed è stato realizzato un sistema che, anche se viaggia su sistemi operativi standard, è stato fatto su misura per le necessità della gestione dei fondi e per il modo di lavorare di cui avevamo bisogno.

Capgemini fu anche scelta sulla base dell'esperienza fatta precedentemente come partner tecnologico del sistema di pagamento alle imprese rurali sui fondi dello sviluppo rurale.

• Il PPIMS viene rappresentato nelle guide come una " applicazione basata su browser e compatibile con le regole stabilite dalla Commissione europea". Fate riferimento ai regolamenti della Commissione, a standard TLC o ancora, a quali standard fate riferimento?

SUE PRICE: Non abbiamo avuto interlocuzioni con la Commissione europea direttamente al momento della realizzazione di PPIMS e di WEFO on-line. Il sistema, tuttavia, è perfettamente allineato al quadro regolamentare dell'attuazione sia da un punto di vista finanziario che monetario, in modo tale che le informazioni possano essere facilmente importate nel sistema.

Non esiste ancora un interfacciamento diretto con gli uffici di Bruxelles al momento ma è qualcosa su cui stiamo lavorando per il prossimo ciclo di programmazione anche se non ci farebbe risparmiare molto tempo e risorse • Perchè WEFO ha deciso di promuovere una richiesta di finanziamento on-line? Quale è stata la reazione dei potenziali benerificiari e quella dello staff di WEFO? Avete realizzato speciali azioni di informazione e comunicazione all'interno e all'esterno?

SUE PRICE: Nel 2008 quando lanciammo il servizio, i sistemi on-line di erogazione dei servizi qui in Galles non erano così sviluppati ancora. Nonostante molti avessero la on-line banking erano comunque restii a compilare domande di finanziamento on-line.

Il processo on-line era, inoltre, strutturalmente diverso da quello ai cui erano abituati i potenziali beneficiari. Avevamo un nuovo modello di business plan. I potenziali beneficiari trovarono

difficoltà iniziali sebbene avessero la possibilità di sviluppare il loro percorso interamente online e di fornire le evidenze per i pagamenti direttamente in formato elettronico.

Abbiamo avuto le nostre difficoltà all'inizio (2008), abbiamo cercato di approfondirne le ragioni attraverso una ricerca (customer survey) esterna. Le risposte ci hanno aiutato a migliorare. Ora sappiamo con certezza che i nostri beneficiari non tornerebbero mai indietro ad una procedura non on-line.

E' stato il primo servizio di E-gov che il governo gallese ha realizzato e questo, ovviamente, ha determinato una certa difficoltà iniziale.

Abbiamo anche realizzato dei road-show per far vedere ai potenziali beneficiari come ci si registrava a WEFO. All'interno dell'amministrazione abbiamo fornito formazione allo staff di WEFO su come usare il sistema e cosa aspettarsi dal sistema.

Non dimentichiamoci che molti dei componenti dello staff avevano comunque partecipato allo sviluppo del sistema e questo ha contribuito e ha facilitato lo sviluppo di capacità.

Una delle cose da cui abbiamo imparato di più è stato, al momento di ri-definire il processo di "espressione di interesse", invitare alcuni rappresentanti dei potenziali beneficiari a sviluppare insieme con noi la procedura e il modello on-line. E' stata la prima volta che lo abbiamo fatto ed è stato un successo. Inizialmente, infatti, avevamo sviluppato un processo di espressione di interesse "misto" on-line e off-line che si rivelò piuttosto inefficace perché prevedeva lunghi tempi di attesa per l'acquisizione di informazioni. Per questo il processo fu ridefinito in modalità interamente interattiva on-line insieme ai potenziali beneficiari.

Abbiamo capito che per rendere accessibile ai potenziali beneficiari il sistema avremmo dovuto fargli cogliere i benefici immediati e questo lo abbiamo fatto coinvolgendoli nella ri-definizione del servizio.

• Avete promosso programmi o progetti di capacity building per mettere in piedi WEFO? SUE PRICE: Abbiamo usato l'assistenza tecnica disponibile con i fondi strutturali (tutti i 4 programmi). L'abbiamo usata sia internamente che esternamente (hardware, sviluppo del software con Capgemini, SETs).

• Come è stato selezionato e formato lo staff di WEFO? SUE PRICE: C'era un pool di risorse interno al governo gallese (project managers, esperti di reingegnerizzazione organizzativa, ecc.) che ci hanno aiutato con il progetto. Per il resto abbiamo usato lo staff disponibile all'interno del governo gallese che lavorava già con i fondi strutturali.

Una delle cose che abbiamo imparato è che il valore aggiunto del servizio è fornito proprio da coloro che ci lavorano e che hanno sviluppato il processo e che poi tornano ad occupare gli stessi ruoli. E' stato speso tantissimo tempo a progettare il servizio con la preoccupazione che i fondi andassero veramente ai soggetti giusti.

Abbiamo certamente utilizzato alcuni contractors esterni, che si sono rivelato molto capaci, solo che non conoscevano il nostro business. Solo noi sapevamo come trasferire il lavoro su un sistema on-line. Abbiamo speso dei mesi per apprendere da Capgmenini skill tecnologiche da implementare su WEFO. • E riguardo alla capacità relazionale che lo staff di WEFO avrebbe dovuto possedere nel lavoro di accompagnamento ai potenziali beneficiari, quale azione di formazione/capacity building è stata realizzata?

SUE PRICE: Come ci ha mostrato il customer survey e come abbiamo detto precedentemente abbiamo realizzato alcuni eventi di presentazione di WEFO e di come il sistema sarebbe apparso ai potenziali beneficiari. Abbiamo anche realizzato delle "sessioni" di apprendimento per approfondire con loro cosa avrebbero dovuto fare e come. Anche sui temi trasversali sono state realizzate delle attività di training.

E poi abbiamo gli Spatial European Team (SETs) e li abbiamo formati su come supportare i potenziali beneficiari per WEFO on-line.

Se i potenziali beneficiari avevano problemi potevano essere accompagnati tramite l'helpdesk di WEFO. I PDO (Project Development Officer) sostengono la maggior parte delle relazioni con i potenziali beneficiari. I PDO si possono appoggiare sul team informatico e sul team di "business change" per qualsiasi necessità che non riescono a soddisfare.

• Pensate che WEFO dovrà camabiare per riaddattarsi alla nuova programmazione 2014-2020? E come?

SUE PRICE: La scorsa estate è stata avviata una revisione/valutazione di WEFO che è stata pubblicata a metà marzo. Vengono fatte delle raccomandazioni su come e su cosa cambiare per il prossimo ciclo di programmazione. Abbiamo una vaga idea di quello che sarà, è una valutazione indipendente.

Ci saranno revisioni sul processo di programmazione per renderlo ancora più agganciato alle strategie del governo gallese. Una attenzione particolare dovrà essere fornita ai risultato e agli impatti.

Ci sarà ancora la procedura di richiesta di finanziamento on-line.

• Qual'è l'impatto di WEFO in termini di trasparenza ed efficacia?

SUE PRICE: Credo che il nostro sistema sia molto trasparente. Non escludiamo nessuno, lavoriamo con tutti, la Commissione credo sia molto contenta di questo.

Il fatto che FESR e FSE stiano insieme e non siano separati in Dipartimenti diversi rende tutto molto più efficiente.

• Quale è il ruolo degli Spatial European Team (SET) SUE PRICE: Abbiamo SETs collocati nelle municipalità locali, nel governo gallese e anche nelle agenzie del terzo settore, che dovrebbero chiudere tutti i buchi informativi e operativi con i potenziali beneficiari locali.

Un SET collocato in una amministrazione locale deve fornire assistenza all'amministrazione locale. In definitiva, però, è il PDO di WEFO che fornisce l'accompagnamento maggiore.

Talvolta ci possono essere dei conflitti tra SETs e PDOs. SET è stato maggiormente efficace per l'accompagnamento alle organizzazioni del terzo settore.

Hanno fornito informazioni e assistenza sui bandi, sull'ammissibilità delle spese e questo ha fornito un vero valore aggiunto al lavoro del PDO. Gli altri SET hanno avuto meno successo. Noi non abbiamo Organismi Intermedi è tutto dentro WEFO, per questo i SET non gestiscono alcuna risorsa economica. L'unica organizzazione che decide sui finanziamenti è WEFO. Il Priority Controller (PC) decide l'assegnazione del finanziamento. Sono impiegati del governo gallese, hanno esperienza di controllo di bilancio e sono persone capaci di prendere decisioni.

Durante tutto il processo il PDO accompagna il potenziale beneficiario che valuta anche il potenziale del progetto. Tale valutazione diventa una raccomandazione al Priority Controller sulla base della quale prenderà una decisione. C'è la possibilità di appellarsi al governo gallese, anche se non ce ne sono stati. Secondo noi questo dipende dal costante dialogo che abbiamo con i potenziali beneficiari.