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Hay muchísimo que cambiar en la cultura de las organizaciones para hacer del compliance una inversión: Elena Robles Sahagún
from Abogado Digital
Hay muchísimo que cambiar en la cultura de las organizaciones para hacer del compliance una inversión
Entrevista con Elena Robles Sahagún Directora Jurídica de Estafeta
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Por Marco V. Herrera
Elena Robles tiene a su cargo la Dirección Jurídica de Estafeta, es Maestra en Derecho Fiscal por la Universidad Panamericana, cuenta con diferentes especialidades en finanzas e impuestos. Actualmente es miembro del Consejo Directivo de la Asociación Nacional de Abogados de Empresa (ANADE), en donde además es vicepresidenta del Comité Nacional de Industrias y miembro activo del Ilustre y Nacional Colegio de Abogados, participando de manera activa en la mejora del Estado de Derecho y cumplimiento normativo en México.
¿CUÁL DEBE SER LA VISIÓN DE UNA DIRECCIÓN JURÍDICA DEL FUTURO?
Inicialmente, el área legal de cualquier empresa es un área de gasto. Nosotros no traemos un ingreso, yo no tengo una meta, como la tiene el área comercial, de generarle un ingreso a la compañía. Yo soy un staff, soy un servicio y mi obligación o responsabilidad está orientada hacia dos rubros: ser un brazo de apoyo y soporte sólido a la generación de negocio, pero como staff yo no salgo a vender, negocio, documento, evalúo cómo siguen los negocios de la parte comercial y toda la parte de contener el riesgo, desde cómo enfrentas un litigio, hasta el cumplimiento normativo que te evita una contingencia. Por un lado, como staff debo ser el generador del ingreso
32 | Foro Jurídico de manera indirecta, por otro lado, me encargo de evitar que haya fugas, casi ninguna empresa tiene medido esto, no hay manera hasta el momento.
Considero que no hay departamento jurídico ahorita que lo tenga tan claro, que su director legal pueda decir: “el resultado económico de mi área es ésta, aquí está; te evité todo esto y ahorré todo esto. Antes tenías tantas multas y ahora tienes éstas”, y eso es lo que se mide.
¿LA DIRECCIÓN JURÍDICA QUE DIRIGES TIENES LAS DIVISIONES LEGAL Y COMPLIANCE, COMO CONVIVEN ESTAS DOS DISCIPLINAS?
De pronto tienes que negociar internamente, incluso con mi propio equipo. Primero, quiero
que entiendan muy bien la operación, que entiendan el negocio en el que estamos metidos. Cualquier empresa tiene dos tipos de riesgos: los que están afuera, que yo no puedo controlar; y los que provocamos aquí adentro, que sí puedo controlar.
Debemos tener claras estas dos áreas para entonces determinar muy bien los campos de acción de cada una de ellas, pero con objetivos del negocio.
¿CONSIDERAS EL COMPLIANCE UN GASTO O UNA INVERSIÓN?
Debe ser una inversión. ¿Cómo lo ven ahorita?, como un gasto, todos lo ven así, incuso los despachos externos suelen decir: “A ver, ¿cuánto tienes para gastar en compliance?”. Creo que no debe ser visto así.
Para cualquier Director Jurídico de empresa el reto debe ser decirle al consejo de administración lo mismo que yo espero de un despacho: “esto es lo que se evitó en contingencias para la empresa”, con número ya puedes decir que es una inversión.
Ya hay un gran avance cultural en México, el tema de compliance ya está bien puesto en la mesa. Ya no hay abogado que no te hable del tema, no hay despacho que no lo tenga claro y no hay empresa que no lo tenga en el radar, eso hace cinco años no existía. ¿Qué sigue ahora?, ponerle cifras y saber darle un valor, no en gasto, sino en inversión. Pero no es fácil.
¿CUÁLES SON LOS RETOS DE LAS EMPRESAS?
En el caso de Estafeta, que es una empresa mexicana, el mayor reto al que nos enfrentamos todos los días es que hay nuevos reglamentos, nuevas leyes, nuevos retos, nuevos criterios de la autoridad, entonces todo el tiempo tienes que estar evolucionando.
Las empresas en México tenemos muchísimo que hacer, mi punto siempre ha sido que no dejemos el compliance en el papel, por eso tienes que involucrar a todas las áreas de la organización, a comunicación interna, a que lo que estás proponiendo como compliance permeé en la gente, que lo hagas con genuino interés y rectitud, con la intención de que eso se aplique, porque yo conozco muchas empresas que tienen el compliance adecuado en el papel y lo más
importante es que permeé en cada uno de los colaboradores, ya que es un riesgo para cada uno de ellos, pero también puede ser un apoyo; deben convertirlo en un aliado llegando a esa persona y eso no lo hace el área jurídica, eso lo haces en comunicación interna y con campañas.
Hay muchísimo que cambiar en la cultura de las organizaciones.
ABOGADO
DIGITAL CÓMO SER UN ¿
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E
Por Janet Huerta Estefan
l año pasado, en Foro Jurídico establecimos el compromiso de generar contenidos que apoyaran a la industria legal a innovar en la transformación digital. Inauguramos esta línea editorial con la edición del mes de enero de ¿Cómo ser un abogado digital?, seguida por el especial de Ciberseguridad e Inteligencia Artificial en julio, el Foro de Innovación para la transformación digital de la industria jurídica ese mismo mes, la iniciativa de Los Abogados Digitales más Disruptivos de México en agosto, la elaboración del primer Estudio de Innovación en Despachos Legales en México y culminamos con los premios Foro Jurídico: Abogado Digital, Innovación Digital en el Poder Judicial e Innovación en Despachos Legales, que entregamos en octubre.
Este año contaremos con estas mismas iniciativas, por lo que presento este número abordando una perspectiva internacional. El mes pasado se llevaron a cabo dos grandes eventos de la industria legal en Europa: el Congreso Europeo de Legaltech en Madrid, España, y el Legal Revolution en Frankfurt, Alemania. Tuve la oportunidad de asistir y de entrevistar a algunas de las personas que incursionan en el estado del arte de lo que sucede en esta materia en el mundo y en este número haré un recuento de lo que vi y de la perspectiva que formé a través de las personas que entrevisté.
▶ EL MUNDO ESTÁ EN TRANSFORMACIÓN
El mundo está cambiando. La aparición de internet seguida por la llegada del cómputo en la nube, el machine learning (aprendizaje de máquinas), la inteligencia artificial y el internet de las cosas, entre otras tecnologías disruptivas han transformado la forma en la que vivimos y ha desarrollado una
economía digital que se mueve a una velocidad y con dimensiones nunca antes vistas. Estas tecnologías se han empezado a masificar y hoy están disponibles para negocios de cualquier tamaño a un costo accesible.
El comercio electrónico ha hecho crecer de manera exponencial el número de transacciones diarias y ha eliminado las fronteras. Haciendo hoy un mundo mucho más conectado y más complejo para resolver las disputas que naturalmente emergen
Foro Jurídico de estas interacciones y la protección que se debe de dar a los consumidores y usuarios para poder navegar con confianza en esta cibersociedad.
Las interacciones sociales y comerciales, a través de plataformas digitales, están trayendo nuevas formas de controversias y la incorporación de las tecnologías digitales en las industrias acarrean nuevos retos sobre cómo vamos a interactuar ahora. Las leyes que teníamos ya no sirven para un mundo que se vuelve cada vez más global, dinámico, colaborativo y descentralizado.
Si entendemos el Derecho como la disciplina que analiza los fenómenos sociales para poder establecer los derechos y obligaciones que los sujetos tienen al interactuar, así como los sistemas de reglas y de sanciones, comprenderemos la importancia que toman los abogados en esta era para establecer las reglas con las que se jugará en este mundo digital.
Todo esto ha pasado tan rápido que apenas estamos ajustando nuestras formas de pensar y de trabajar. El cambio es inminente y, de acuerdo con Wolters Kluwer, en un estudio sobre Legaltech, estas son las tendencias que demandan la transformación y respuesta de los abogados:
Aumento en la complejidad de la información: Las cargas de trabajo aumentan debido a la internacionalización y el incremento regulatorio. El compliance obliga a las empresas a tener claros sus procesos y riesgos. Los problemas a resolver son más complejos y de mayor volumen.
Demanda de clientes: El cliente quiere soluciones en tiempo real y a menores costos. Además de que está implementando tecnología que sustituye varias de las funciones que antes hacían los abogados externos.
Fuerzas económicas: La situación política trae consigo recortes de presupuestarios que afectan la economía.
Demográficos: La generación de los millenials empieza a ocupar direcciones y cargos de liderazgo y ellos trabajan de forma diferente. La tecnología es parte de su vida y quieren flexibilidad laboral y propósito en su trabajo.
▶ AVANCES TECNOLÓGICOS QUE TRANSFORMAN LAS INDUSTRIAS
Ante este escenario, el cambio que se requiere tiene como único objetivo poder ser mejores asesores de negocio, de gobierno o de personas para ayudarles a resolver sus problemas complejos de una forma eficiente y satisfactoria.
Por todo ello, una de las mayores características del abogado digital es cuestionar y estar abierto a cambiar, a hacer las cosas diferentes. Además es aquel que estudia las nuevas tecnologías y las integra en su vida profesional para convertirse en un asesor estratégico.
▶ DERECHO Y TECNOLOGÍA
El impacto de la tecnología en el Derecho se puede analizar desde dos grandes perspectivas, como las denomina, en la primera entrevista que les presento, Francesc Muñoz, Director de Información e Innovación en Cuatrecasas, uno de los despachos legales más importantes de España:
• Derecho para la tecnología (Law for TechnologyCyberlaw). • Tecnología para el Derecho (Technology for Law-Legaltech).
▶ DERECHO PARA LA TECNOLOGÍA: CYBERLAW
En la era digital cambiamos el tablero del juego y es necesario
que establezcamos las nuevas reglas con las que vamos a jugar. Se están desarrollando tecnologías que están tomando decisiones autónomas y ya no sabemos ni porqué ni cómo. La revolución tecnológica necesita ética y el desarrollo necesita tener sus límites para no discriminar y garantizar los derechos de las personas en la cibersociedad, ésta será la gran encomienda que tendrán los abogados.
Con estos avances también han surgido nuevas áreas de especialización para el abogado digital como protección de datos, ética, blockchain, inteligencia artificial, compliance, propiedad intelectual digital, cibercrimen, etcétera. que por su novedad abren una gran oportunidad para que aquellos abogados que decidan meterse a estudiarlas puedan convertirse en expertos en poco tiempo.
En la medida en la que se desarrollan nuevas tecnologías que transforman las industrias, el rol del abogado es conocer la base de su
funcionamiento, sus implicaciones y sus riesgos para poder establecer las nuevas reglas de interacción. Tanto internamente en las empresas como a nivel regulatorio. Para ello debemos cuestionar para qué y cómo vamos a usar la tecnología.
▶ TECNOLOGÍA PARA EL DERECHO: LEGALTECH
máquinas comienzan a hacer actividades semejantes a los procesos cognitivos del ser humano, que ahora nos permiten automatizar tareas repetitivas y contar con mejores herramientas para tomar decisiones y dedicarnos a tareas de más valor. Esto se está implementando en varias industrias y la legal no es excepción.
En la cuarta revolución industrial, las Legaltech es el término para aquellas tecnologías que son usadas para ofrecer servicios legales. En un origen fueron herramientas que ayudaban a los abogados a gestionar sus tareas, sin embargo, ya encontramos también plataformas que ofrecen servicios directamente al consumidor o justiciable.
La implementación de herramientas tecnológicas en primera instancia sirve para automatizar procesos repetitivos. Por ello, para hablar de Legaltech primero se deben de conocer los procesos del departamento legal o despacho. Asimismo, para hablar de procesos debemos previamente de contar con un modelo de negocio ya que cada uno de estos procesos debe de ir alineado con la propuesta de valor establecida por la organización.
Todo esto se resume en tener una visión integral de negocios. Así que los abogados deben de profesionalizar su labor para determinar sus flujos de trabajo y procesos y de ahí ver qué actividades pueden automatizar, planear, determinar los KPIs de sus proyectos y gestionar de forma diferente.
Primero es importante que el despacho se pregunte qué quiere lograr y ponerse una meta para decidir qué tecnología es mejor aplicar o cómo digitalizarse. Conocer
ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO
RECURSOS HUMANOS FINANZAS Y OPERACIONES CLIENTES
Reclutamiento alternativo
Educación y capacitación
Marketplace de servicios legales Contabilidad y facturación Desarrollo de negocio
Gestión de la práctica legal
Gestión de gastos legales
Análisis de precios y rentabilidad
Registro y análisis de tiempos y actividades Boletines de clientes
Integración de clientes
CRM
Gestión de conflictos
38 | Foro Jurídico sus procesos y pensar en el cliente. Así lo expone Alejandro Sánchez del Campo, Open Innovator en Garrigues, en la segunda entrevista que presento.
En el caso de los abogados de empresa, la visión estratégica debe de estar en conocer sus procesos y detectar en cuales se puede desintermediar. Es decir, dejar de invertir recursos humanos que no generan valor y optar por un software para que se haga cargo. Para ejemplificar con un caso de éxito, entrevisté a Juan Manual Haddad, Gerente Jurídico de Telefónica en Argentina, quien tomó el liderazgo para digitalizar el departamento legal de la empresa, implementando una herramienta para automatizar la contestación de las solicitudes de información que debían de contestar desde el Poder Judicial. Asimismo, lideró el desarrollo del primer asistente legal virtual de Latinoamérica, Maite, quien responde a otras áreas preguntas sobre contratos, quitando al abogado de intermediario entre el documento y aquél que requiere una información legal.
Como hemos visto, la implementación de las herramientas tecnológicas es el último eslabón de una ardua tarea de gestión legal que empieza desde la planeación estratégica, pasando por el mapeo de procesos legales. Thomson Reuters junto con Legal Geek han desarrollado una taxonomía del trabajo legal en la cual divide los procesos legales de la siguiente forma:
TAXONOMÍA DEL TRABAJO LEGAL
GESTIÓN Y EJECUCIÓN TRABAJO DE EJECUCIÓN
CONOCIMIENTO
Encontrar expertos
Exploración de horizontes
Búsqueda de conocimiento
Analitica legal
Investigación legal ASUNTOS RIESGOS GESTIÓN DE DERECHOS DOCUMENTOS Y CONTRATOS LITIGIO
Gestión de casos y registros Gobernanza del Consejo Archivo de Propiedad Intelectual (PI) Análisis de documentos / contratos
Colaboración
Priorización de casos / Triage
Gestión de proyectos y planeación Ciberseguridad Gestión de derechos de PI Negociación de contratos
Cumplimiento en privacidad de datos
Aplicaciones de orientación Búsqueda y monitoreo de PI Finalización de contratos
Gestión del ciclo de vida del contrato Descubrimiento electrónico
Archivo electrónico
Gestión de evidencia
Análisis de litigio TRANSACCIONES
Debida diligencia
Plataformas transaccionales
Auditoría interna Automatización de contratos Resolución electrónica de disputas
Noticias Cumplimiento normativo Gestión documental
Know-how tecnológico Gestión de riesgos Revisión documental
Apoyo en redacción
Gestión de obligaciones
SERVICIOS AL CONSUMIDOR
SERVICIOS AL CONSUMIDOR
Marketplace (Supermercados digitales)
Defensa Criminal
Empleo
Familiar
Documentos legales como servicio
Servicios legales
Lesiones personales
Bienes raíces
Testamento, impuestos, sucesiones
Para concluir, en palabras de Tom Dreyfus, ceo de Josef, “Estas tecnologías automatizarán las conversaciones abogadocliente, la provisión de orientación y asesoramiento legal y la producción de documentos legales, mejorando así la experiencia del cliente y la vida cotidiana de nuestros abogados”. En suma, podemos decir que la tecnología no sustituirá a los abogados pero los abogados que la usen si sustituirán a los que no.
▶ LA INDUSTRIA DE SERVICIOS LEGALES
Tradicionalmente, los abogados se han visto como profesionistas y la asesoría legal había estado restringida a la profesión. Sin embargo, ante este nuevo escenario, el monopolio de los servicios legales ya no lo tienen los abogados. Con la entrada de nuevos jugadores se abre toda una industria de servicios legales.
Para entender la industria primero debemos reconocer que ha habido un cambio en la oferta y la demanda de servicios legales. Antes existía una serie de despachos que ofrecían servicios a los cuales sus clientes se debían adaptar. Sin embargo, ahora que todo está centrado en el cliente, éstos tienen necesidades que el proveedor debe de ayudar a resolver. Pero ahora el proveedor ya no sólo es el despacho de abogados externo, sino que hay proveedores de servicios legales alternativos (alsp por sus siglas en inglés), además de herramientas Legaltech y las cuatro empresas grandes de consultoría (ey, kmpg, Deloitte y pwc), que pueden brindar por igual estos servicios.
Con la llegada de los alsp se crea una nueva categoría denominada “El negocio del derecho”, ya que estos proveedores aprovechan una combinación de capacidades legales, de negocio y tecnológicas, para brindar servicios que tradicionalmente ofrecerían los despachos, pero con un menor costo, mejor experiencia y mayor flexibilidad o velocidad. Un ejemplo son empresas que han surgido especializadas en analizar transacciones financieras como un componente de las operaciones de debida diligencia de fusiones corporativas.
Es importante mencionar que los alsp y el Legaltech son usados tanto por el cliente, como por despachos para eficientar sus operaciones legales. Aunque al principio los veían como competencia, ya han entendido que también pueden ser herramientas que les permitan enfocarse en su asesoría y área de especialidad, ahorrando dinero y ofreciendo un mejor servicio a sus clientes.
Nita Sanger en su artículo titulado “An Industry in Transition: Legal Services ‘Market of the Future’ ” Publicado en Legal Business World, esquematiza la industria de servicios legales como un ecosistema con los siguientes jugadores:
Otros: Servicios de información, publicaciones etc.
Proveedores de servicios legales
INDUSTRIA DE SERVICIOS LEGALES ECOSISTEMA ACTUAL
PROVEEDORES
CLIENTES
Departamentos legales coorporativos
Otros – Gobierno, notarias etc
Individuos Firmas legales
Las Cuatro Grandes (EY, KPMG, PWC, Deloitte)
Legaltech o proveedores de tecnología
REGULADORES Y EJECUTORES • Reguladores • Tribunales, juzgadores y notarios
INVERSIONISTAS • Capital privado • Capital de riesgo
Entrevista con Francesc Muñoz Chief Information and Innovation Officer en Cuatrecasas
ANTES DE IMPLEMENTAR TECNOLOGÍA DEBEMOS DE CAMBIAR LA CULTURA DE LOS DESPACHOS
QUÉ IMPLICA PARA TI SER UN ABOGADO DIGITAL? Para mí, un Abogado Digital tiene que ser hábil con la tecnología, debe conocer las tecnologías que pueden hacerle la vida más fácil, quitarle tareas de bajo valor añadido y potenciarle en las tareas de alto valor añadido. Debe abrazar esas nuevas soluciones, que lo van a hacer más eficiente, más eficaz, al final también tienen que ayudarle a vivir mejor. ¿
Yo no creo que el abogado virtual sustituya al abogado actual. La tecnología te cambiará la vida. Te va a transformar, dejarás de hacer unas cosas pero surgirán actividades nuevas. Lo cierto es que tú con la máquina vas
a ser mejor abogado. Robot + abogado = Abogado vitaminado. Las cosas que no aportan valor añadido se van a automatizar. ¿Qué nos quedará?, la negociación, el cómo te defiendo en un juicio, entender lo que necesita tu cliente; todo ese tipo de cosas son las que van a agregar valor.
¿COMO DEBE DE SER LA FORMACIÓN DEL ABOGADO DIGITAL?
Yo creo que se trata de conocer la tecnología, que ésta sea amigable para ti, que seas capaz de ver y de entender cómo te ayudas con ella. Hay que hacer una aproximación muy práctica. No estoy hablando de que el abogado sea un informático ni que programe, pero debe saber cuál es la base. Conocer, por ejemplo, qué es un Smart Contract y ver qué hay debajo; perderle el miedo y ser capaz de ir adaptando lo nuevo que salga. Vivimos en una época en la que habrá cambios cada vez más vertiginosos y debemos apalancarnos de la tecnología, así como incorporar nuevas habilidades para poder adaptarnos.
En Cuatrecasas tenemos un programa de capacitación interno que tiene dos vectores: Technology for Law (Tecnología para el Derecho) y Law for Technology (Derecho para la Tecnología). El primero se trata de potenciar el uso de la tecnología actual y las herramientas que están llegándole al abogado para ser más eficaz, para que dedique menos tiempo a las tareas de bajo valor y dedicar más tiempo al análisis crítico, al conocimiento del mercado y a la relación con el cliente.
Y con esto me refiero no sólo a herramientas digitales o softwares sino a los basicos. Si un abogado mercantil sabe usar Excel es capaz de hacer una debida diligencia mejor haciendo algo como programa llamado Skills for Lawyers, que lo que hacemos es formarlos y que conozcan las tecnologías disruptivas como robótica, blockchain, big data etc, y cómo están impactando en los clientes actuales, en sus sectores como el farmacéutico, turismo o en la banca.
También incluye formación en nuevas formas de trabajo como las metodologías ágiles y les hemos estado acompañando con coaching para poder crear productos jurídicos nuevos, para clientes actuales y ayudarles en su Lo estamos viendo en todos los negocios, todos se están transformando. Quizás el legal sea de los últimos, pero ha pasado en banca, en turismo, en automoción y está pasando en la logística de los almacenes. Cada vez en más compañías, sus empleados les piden una forma distinta de trabajo, más ágil, menos presencial y todo eso tiene implicaciones legales así que o entiendes esa problemática o no puedes asesorarles bien jurídicamente.
Ese conocimiento es muy bueno para nosotros como
un Pivot Table. Se pueden ganar tantas horas usando este tipo de pequeñas utilidades que ya incorpora la tecnología básica que obviamente se viene a complementar si le agregamos una solución basada en Machine Learning que aprenda de nuestra información.
El segundo vector que es el Law For Tecnology, hemos creado un transformación digital, porque todos están cambiando. Tener abogados que jurídicamente les puedan ayudar en su asociación, es fundamental y para eso, requieren este conocimiento.
¿CÓMO ESTÁN DISRRUMPIENDO EN EL CLIENTE ESTAS NUEVAS TECNOLOGÍAS?
abogados, para también innovar en lo jurídico, no sólo en que la tecnología me ayude, sino cómo transformo mi producto jurídico para asesorar mejor a mi cliente actual, conociendo la tecnología que le está impactando a él en su negocio.
¿QUÉ PROCESOS SON AUTOMATIZABLES DENTRO DE UNA FIRMA DE ABOGADOS
Y QUÉ EJEMPLOS NOS PUEDES DAR DE HERRAMIENTAS QUE USAN USTEDES?
Nosotros empezamos con lo más básico: la gestión documental. Nuestro principal activo de información son los documentos así que es importante establecer cómo los vas a compartir tanto internamente como con tu cliente, los contratos, las operaciones de fusión, las demandas, etc. Éste y el de Time Billing (Facturación de horas) son básicos.
Es importante tener herramientas que le faciliten al abogado la tediosa labor de imputación de horas. Cada vez tenemos aplicaciones más inteligentes que ya te sugieren en donde imputar la hora. Estamos trabajando con una start up americana que ya le das la indicación por voz y genera en automático la imputación. Actividades de este tipo no generan valor, son más administrativas, por lo cual debemos eficientarlos con la tecnología. Otros ejemplos de innovación que estamos llevando a cabo son una herramienta para anonimizar los datos personales. En Europa tenemos el reglamento de protección de datos que es muy duro, por lo que hemos tenido que implantar tecnología para que al compartir información se cumpla con la ley sin perder el sentido del documento.
Finalmente, en el área de innovación, en donde somos muchos ingenieros, entendemos que la operación se debe de gestionar por proyectos con las 3P: proceso, proyecto y planeación. Cada incorporación de tecnología la tratamos como un proyecto y para gestionarlos empezamos a usar metodologías ágiles como el Design Thinking.
Es importante recalcar que esto lo empezamos sin herramientas tecnológicas. Tomamos un grupo piloto y los poníamos a planear con sus post its en paredes y tableros que nos ha funcionado bien, ya que las metodologias ágiles son más visuales y se prestan más
para la colaboración. Es importante primero desarrollar la cultura y visión de trabajo. Fue hasta después que integramos softwares para hacer esto de forma digital. Pero en un inicio no se necesita. Hoy ya tenemos 150 abogados en el despacho trabajando así y muchos que vienen a tocar a mi puerta diciendo que ellos también quieren trabajar así. Los socios están muy contentos ya que tienen en todo momento una visión clara de qué estamos haciendo, en qué etapa va el proyecto y quienes están implicados.
¿CÓMO TRATAR EL TEMA DE LA MULTIDISCIPLINARIEDAD EN UN DESPACHO Y QUÉ DEBE TRANSFORMARSE EN EL TIPO DE PERFILES DE PERSONAS QUE SE CONTRATAN?
En Cuatrecasas somos 1,700 personas: 1,000 abogados, 700 no abogados y seguimos lógicamente siento un despacho de abogados. Además, en mi equipo de tecnología e innovación somos casi 80 personas, comparándolo con el total, creo que estamos en una proporción potente.
Nosotros hacemos muchas cosas que competen a la tecnología, capacitar y acompañar en temas de agile, capacitar digitalmente, los coaches digitales que tenemos formando en Tecnology For Law, la innovación abierta en relación con start ups.
Hace 22 años cuando entré a esta casa no hacíamos eso. La hacíamos de bomberos apagando fuegos. Es importante que tengamos los básicos bien controlados en cuestión de tecnología para poder innovar y crecer en escala de valor, porque si yo tengo, por ejemplo, un problema con el correo electrónico cada día, no puedo ir a explicarle a mi socio de start ups,
Este valor se consigue de la relación con gente de tecnologías, marketing, recursos humanos finanzas ya que te permite estructurar mejor tus ofertas, analizar el tipo de tareas que haces, crear fases en tus asuntos y ser capaz de presupuestar mucho mejor.
42 | Foro Jurídico Al final el cliente lo que quiere es que le brindemos una solución y éstas se estructuran mejor con el conocimiento de varias disciplinas. Estamos evolucionando poco a poco para incluir estos roles, ser multidisciplinarios, sin perder nuestra condición y objeto social, de brindar servicios y asesoramiento jurídico.
Debemos poner la innovación y la tecnología encima de la mesa, que sea algo que nos ocupe, para eso se requiere dedicar dos cosas: tiempo y recursos económicos y luego, gestionarlo, darle una capa de gobierno para que eso sea permanente.
Entrevista con Alejandro Sánchez del Campo Counsel of Startups and Innovation en Garrigues
QUÉ ES PARA TI UN ABOGADO DIGITAL? Un abogado digital es alguien que está más acostumbrado a utilizar herramientas de tecnología. También es alguien que entiende cómo funcionan esas tecnologías y el impacto que tiene toda la economía digital. El que un abogado sea digital dependerá de su área de práctica. En materias más tradicionales, como derecho de familia, herencias o hipotecas, convivirán durante un cierto periodo abogado digitales y abogados que podríamos llamar analógicos o tradicionales. ¿
Es primordial cambiar la mentalidad. Nos han enseñado a evitar el riesgo y estamos acostumbrados a buscar los precedentes, a tener la razón, y a una serie de cosas que son más difíciles de llevar a la práctica, porque cada vez más las empresas o personas que asesoramos deben tomar riesgos.
El abogado debe desaprender mucho de lo aprendido para, por un lado, estar cómodo con el riesgo y por otro abrirse a nuevos conocimientos. Ahora es muy importante la capacitación continua ya que las pautas
que funcionaban muy bien en un contexto de hace 10 o 20 años, ya no funcionan. Esa flexibilidad, curiosidad, capacidad de aprender y desaprender es fundamental para poder desenvolverse en un mundo tan cambiante como el que tenemos ahora.
¿QUÉ ES PARA TI LA INNOVACIÓN Y CÓMO SE APLICA EN UN DESPACHO DE ABOGADOS?
Hay mucha gente que equipara innovación y tecnología. Para mí son cosas totalmente diferentes. Puedes ser una persona muy innovadora y usar poco la tecnología o una persona que usa mucho la tecnología e innove poco. Hay despachos que dicen “dime cuál es el software que tengo que implantar en mi despacho y así lo conecto y nos volvemos digitales”. No funciona así.
Innovar es hacer cosas de una manera diferente y se pueden hacer muchas cosas de formas diferentes sin tecnología y con ella. Innovar también es poner al cliente en el centro, pero de verdad entender lo que necesita, es replantearte tus propios procesos para ver si lo estás haciendo de la mejor manera, es arriesgarte a participar en un hackatón aunque parezca una cosa para personas que estén en el
44 | Foro Jurídico mundo de la tecnología, es arriesgarte a tomar decisiones que normalmente no tomarías.
Todo este tipo de cosas son para mí innovación y, de hecho, la mayoría de ellas no requieren tecnología, pero si además tienes un conocimiento correcto de las ventajas de la tecnología y eres capaz de usarla de una manera benéfica para tu despacho, obviamente el resultado al que llegas es mucho mejor.
¿CUÁLES SON ALGUNAS DE LAS INNOVACIONES QUE HAN HECHO EN GARRIGUES?
Lo primero que me viene a la mente es cómo plantear una propuesta de servicios y honorarios al cliente. Hemos trabajado en hacer propuestas mucho más sencillas, entendibles y adaptadas a lo que necesitan. Esta es una innovación porque es presentar nuestros servicios de una forma diferente ya que nos dimos cuenta que a veces la información no estaba clara o no se definían los alcances que le interesaban al cliente. Los abogados estamos acostumbrados a presentar nuestras propuestas o reportes en presentaciones que llenamos de texto, citas de artículos y lenguaje técnico. Pero existen varios recursos como pueden ser infografías, imágenes, storytelling que se basa en contar una historia, entre otras, para poder comunicar de una forma más adaptada al público. La que escogamos debe de tomar en consideración a qué público o cliente nos estamos dirigiendo.
Otro ejemplo es la página web del despacho. La manera tradicional que un abogado cuenta cosas es a través de un artículo sobre el tema. Nos preguntamos si había otra manera de comunicarlo y ahora lo hacemos a través de videos. Los grabamos sobre temas como ciberseguridad, planes de incentivos, protección de datos en un formato de charla. El contenido quizá sea el mismo o parecido al que ibas a escribir, pero el formato es diferente, por tanto, la percepción de quien consume ese contenido, es totalmente diferente.
¿QUÉ RECOMENDACIÓN DARÍAS A LAS ESCUELAS DE DERECHO EN CUANTO A LA FORMACIÓN DE LOS ABOGADOS?
La educación universitaria estaba focalizada en las materias tradicionales del derecho: penal, civil, fiscal, laboral etc. No se hablaba prácticamente nada de otras materias. Ahora se empieza a hablar de marketing, gestión de despachos, redes sociales, tecnología; aunque todavía hay un desconocimiento grande. Salen los abogados de la carrera, hacen un Master, pero no tienen el conocimiento, por ejemplo, de lo que es montar un despacho, que es una actividad empresarial y requiere entender conceptos más ligados a estrategias de economía.
Hay universidades que ya se han dado cuenta y lo están corrigiendo, incorporando materias transversales de negocios y también de la disrupción tecnológica; cómo está afectando y qué
herramientas se pueden usar. Aunque eso ya se está haciendo evidentemente hay una responsabilidad individual de los abogados y colectiva de los despachos para mantener ese nivel de conocimientos porque está ocurriendo todo muy rápido.
Lo que era válido hace tres años, hoy hay que revisarlo, entonces no vale sólo acabar el Master o la carrera, se requiere de reformar en todas esas habilidades que son adicionales a la tuya.
Si tú eres experto en fiscal, lógicamente debes mantener tus conocimientos. No vale el abogado que dice “soy sólo digital” y entiendo las materias digitales, pero no entiendo la base, así es difícil que funcione. Razonablemente debes ser experto en una materia y luego entiendes mejor el mundo digital.
¿QUÉ ES LO PRIMERO QUE HAY QUE AUTOMATIZAR EN UN DESPACHO DE ABOGADOS?
Antes de automatizar, lo primero que tiene que hacer el despacho es tener un plan y saber realmente lo que quiere. Porque hay despachos que quieren implementar el blockchain pero ni siquiera saben para qué ni qué presupuesto tienen.
Cada uno debe ser consciente cuál es el punto de partida, hacia dónde debe ir, cuánto presupuesto tiene y, por tanto, a partir de ahí, actuar en consecuencia. Si tu propio despacho tiene 8 socios con más de 60 años que no conocen bien el mundo digital, no vale la pena automatizar, no tiene sentido, porque será dinero que no funciona.
Antes de automatizar o antes de implantar tecnología, debes ser consciente de dónde estás, digamos si no tienes siquiera un software de gestión de expedientes, no puedes dar el siguiente paso. Porque automatizar requiere de una cierta organización de la información y digitalización.
Una vez que ya tienes un software básico, con el cual consideres que tus expectativas están bien gestionadas, la documentación está digitalizada, podrás avanzar preguntándote, ¿cuáles de los procesos que hago son repetitivos y en qué aspecto de mi trabajo puedo ocupar un software que me ayude a ahorrar tiempo?, que por cierto hay que adaptar a conveniencia del despacho.
ALGÚN MENSAJE QUE QUIERAS MANDAR A LOS ESTUDIANTES, DESPACHOS DE ABOGADOS, ETCÉTERA.
Me parece que hay una mala interpretación en el debate de si la tecnología nos quitará el trabajo o nos va a mejorar la vida. Hay mucha gente que está percibiendo todos estos cambios de la inteligencia artificial, robótica, etcétera, como una amenaza, cuando creo que es una oportunidad gigantesca. No ha habido otro momento en la historia mejor que éste para ser abogado. Entonces, hay oportunidad de ser emprendedor o de ser un abogado que entiende los fenómenos que ocurren, porque han hecho un cambio de mentalidad y son capaces de subirse a esa ola y usar esa fuerza para llegar a sitios donde antes no se podía. En mi opinión es un momento fantástico para personas con una mentalidad abierta y que estén dispuestos a comerse al mundo.
Aunque es un momento en el que las cosas están en ebullición y donde todo está cambiando muy de prisa, se abre una oportunidad para hacerse expertos en un área de especialización. Si somos capaces de utilizar la tecnología a nuestro favor, el abogado podrá proyectar su marca personal y llegar a sitios inimaginables.
Hoy tanto el coste de la tecnología, como el de llegar al público, es mucho más bajo. Hay muchas fórmulas que te permiten crecer de una manera que antes no era posible. Hay nuevas oportunidades de crear tecnología para el sector legal, que a pesar de que parecía que eso sólo estaba en manos de las grandes editoriales, ahora están en manos de las start ups.
Entrevista con Juan Manuel Haddad Gerente de Legales del Grupo Telefónica, Argentina
SER DIGITAL ES UNA CUESTIÓN DE ACTITUD
QUÉ ES UN ABOGADO DIGITAL? Creo que el “ser digital” es una cuestión de actitud, un cambio de mindset. Tiene que ver con la incorporación de tecnología a la abogacía pero tiene que ver más con un cambio cultural. Entender que estamos viviendo un cambio de época donde se está transformando la forma de trabajar y eso también impacta en la abogacía. ¿
El Abogado Digital comprende que en muchos casos es un intermediario y la transformación digital acelera el proceso de desintermediación y autoservicios. Sabe bien donde agrega valor y donde no tiene sentido que participe. Por eso me parece que deberíamos empezar a hablar más de servicios jurídicos digitales que pueden ser prestados por un abogado o no.
¿PARA TI QUÉ ES INNOVAR?
Es la ejecución de una idea que genera un beneficio economico o social. Me parece importante destacar que en el ecosistema Legaltech pueden haber muchas ideas buenas pero el tema es encontrar el caso de uso que lo haga rentable. Creo que este es el punto que hay que superar: el retorno de la inversión que puede ser económica o social.
¡¿QUÉ SE REQUIERE PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LOS DEPARTAMENTOS JURÍDICOS?
Es esencial entender que la transformación digital tiene que ver con las personas y no tanto con la tecnología. En la transformación digital, las personas tienen que estar en el centro del proceso. Es fundamental convencerlas de que la transformación digital las va a ayudar a trabajar mejor. El management tiene que estar involucrado desde el primer día. Uno puede contratar a un consultor para la implementación del proceso de transformación pero lo que no puede tercerizar es la visión y el liderazgo del proyecto. Creo que con un liderazgo y equipo convencido, el proceso es imparable. Hay muchos obstáculos en el proceso que, con todo el equipo convencido, se superan más fácil.
Cuéntanos sobre los casos de éxito implementados en el departamento legal de Telefónica en Argentina.
Sistema de gestión. Desde 2005 tenemos un sistema de gestión jurídica donde pasan todos nuestros workflows (flujos de trabajo) y donde guardamos toda la documentación. Lo destacable del sistema es que los procesos están pensados punta a punta y no sólo desde la mirada del departamento legal. Es decir, el sistema interactúa con otras áreas (Back Office, Cuentas a Pagar, Impuestos, etc)
Portal Oficios Judiciales. Telefónica Argentina recibe 7 mil requerimientos judiciales por mes. La mayoría son pedidos de la justicia para investigaciones criminales. Ante esta necesidad, decidimos en 2018 implementar un portal web para que nos soliciten digitalmente dichos requerimientos y contestarlos con un robot (RPA) para bajar los tiempos de respuesta. Estamos orgullosos de los extraordinarios resultados y la satisfacción que está generando en la justicia de todo el país. Es bueno saber que desde un departamento legal se pueden hacer aportaciones a la comunidad como esta.
Maite. El objetivo que nos habíamos propuesto era poner a disposición información legal en forma sencilla y de fácil acceso. Es decir, responder preguntas legales sencillas para poder desintermediarnos. Así nació Maite, un asistente virtual legal que responde consultas sencillas
sobre contratos (partes, precio, plazo), para cualquier persona del departamento o de la compañía. Estamos muy contentos porque desarrollamos el primer asistente virtual legal de Latinoamérica.
Cuando uno integra las herramientas digitales con la operación del jurídico se empiezan a automatizar procesos y tareas y se produce una desintermediación, generándose así autoservicios. Es decir, cualquier empleado de la compañía puede gestionarse la información sin necesidad de un abogado intermediario. Es importante entender cuál es la cadena de valor de la compañía y en cuales procesos el departamento legal realmente agrega valor. Si está interviniendo el abogado pero no genera valor, ese proceso se debe de automatizar.
¿QUÉ NUEVAS HABILIDADES TUVISTE QUE DESARROLLAR PARA LLEGAR AL ÉXITO EN ESTA TRANSFORMACIÓN?
Tuve que aprender de metodologías de gestión de proyectos, entender las metodologías ágiles, aprender a construir KPIs (Key Performance Indicators) de gestión, a construir un caso de negocio para justificar el retorno de una inversión y sobre todo aprender que los fracasos son parte del aprendizaje.
Es importante que los abogados tengamos la humildad para aprender nuevas habilidades como gestión de proyectos, liderazgo, programación, administración y finanzas. Como abogados debemos ser impulsores de la transformación digital. Liderar el cambio defendiendo que sea un proceso inclusivo donde las personas estén en el centro y sin dejar a nadie afuera.
