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Monitoreo de Proyectos a través de la Geotrazabilidad de los Productos Estratégicos de SERVIU Región de Valparaíso
Francisco Bustamante Chávez Arquitecto Unidad de Gestión e Información Territorial Servicio de Vivienda y Urbanización de la Región de Valparaíso Del Ministerio de Vivienda y Urbanismo
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local INTRODUCCIÓN Y ALCANCES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN ..................... 3 AGENDA DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO CHILENO, FOCO ESTRATÉGICO AGENDA 2008-2010 ................................................................................................... 5 1. RECURSOS HUMANOS Y GERENCIA PÚBLICA ........................................... 6 2. HACIA SERVICIOS PÚBLICOS DE EXCELENCIA .......................................... 6 1. Mejorar la atención ofrecida a la ciudadanía. ................................................ 6 2. Perfeccionar los sistemas de planificación, evaluación y control de gestión. 6 3. Gobierno electrónico: .................................................................................... 7 4. Cooperación publico-privada. ....................................................................... 7 3. DESCENTRALIZACIÓN ................................................................................... 7 Regiones .............................................................................................................. 7 4. PERFECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL ...................................................... 8 1. La creación y rediseño de instituciones recoge el principio de la de limitación de funciones: ........................................................................................ 8 2. En esa Línea, cabe destacar el mayor rol de ‘regulación y fiscalización’ a través de la creación de nuevas superintendencias. Medidas: ............................ 8 5. TRANSPARENCIA Y PROBIDAD ..................................................................... 8 1. Iniciativas de Probidad y Transparencia ........................................................ 8 2. Elementos más relevantes de la Ley de Transparencia: ............................... 8 6. PARTICIPACIÓN CIUDADANA ........................................................................ 9 7. REFORMAS POLÍTICAS.................................................................................. 9 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................... 9 LA POLÍTICA URBANO-HABITACIONAL .............................................................. 10 MISIÓN DE SERVIU .............................................................................................. 11 Objetivos Estratégicos........................................................................................ 11 Productos Estratégicos (Bienes y/o Servicios) ................................................... 12 Clientes/ Usuarios /Beneficiarios ........................................................................ 12 Diagnóstico inicial .................................................................................................. 13 Resultado del Diagnóstico .................................................................................. 13 PROPUESTA ......................................................................................................... 14 Objetivos específicos ......................................................................................... 14 Antecedentes Generales del Programa de Mejoramiento de Gestión. .............. 15 Qué es el Programa Marco de la Calidad? ........................................................ 15 Objetivo General del Programa Marco de la Calidad ......................................... 16 Programa Marco de la Calidad. PMG 2009........................................................ 16 SISTEMA GESTIÓN TERRITORIAL ...................................................................... 17 Avances del Proceso de Certificación en Sistemas de Gestión Transversales .. 19 ANTECEDENTES Y CONTEXTO INSTITUCIONAL ............................................. 20 Resultados esperados de la propuesta.................................................................. 26 Resultados ......................................................................................................... 26 Elementos del entorno ....................................................................................... 27 Factores de éxito ................................................................................................ 27 FINANCIAMIENTO ................................................................................................ 28 PROYECTO PILOTO ........................................... ¡Error! Marcador no definido. MODELO DE TRABAJO ACTUAL ..................................................................... 32 PROPUESTA A DESARROLLAR ....................................................................... 33 ¿POR QUÉ USAR SOFTWARE LIBRE? ............................................................... 33 Glosario ................................................................... ¡Error! Marcador no definido. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 37 Sitios Web: ......................................................................................................... 38
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local INTRODUCCIÓN Y ALCANCES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN La modernización de las Administraciones públicas no es una alternativa, sino que debe aceptarse como un objetivo permanente. Modernizar es adecuar la organización pública y su gobierno a la mejor prestación de servicios y a la mejor interrelación con la ciudadanía. Los proyectos de modernización en organismos públicos necesitan perseverancia, ingenio, cooperación, estandarización y el análisis de los aspectos tecnológicos, organizacionales, legales y culturales. Toda iniciativa en el Estado deviene de una decisión político-institucional de sus autoridades acompañada por los estamentos de conducción. La problemática de definir, priorizar y encarar un proyecto de modernización es compleja. Uno es la perseverancia: los proyectos importantes llevan tiempo, muchas veces más allá de los ciclos políticos y económicos. Esto exige articular medios para lograr que los proyectos subsistan el tiempo suficiente. No es fácil, los responsables de negocio deben entender que si no se le da continuidad a los procesos de cambio, éstos no se van a dar. Otro, es mirar los proyectos desde todos los ángulos. Para la apropiación de tecnología en las organizaciones y -especialmente- en la relación Estado-sociedad hay que analizar aspectos tecnológicos, informáticos, organizacionales, legales y culturales. Si no analizamos la viabilidad y coordinación en todos los campos, va a fallar por el lado más débil. También hay que se ingeniosos, algunos proyectos exitosos con buen impacto en la sociedad fueron hechos con sistemas de baja sofisticación tecnológica. Finalmente, cooperar y estandarizar, que van de la mano. No puede ser que se reinvente la rueda todo el tiempo. Tenemos que lograr que la infraestructura, los datos y el conocimiento generado dentro de las áreas informáticas del Estado se reaproveche. Podremos así liberar recursos para dedicarnos a nuestras funciones específicas. Esto vale tanto para áreas grandes y heterogéneas como la nuestra o para el Estado en general. Los organismos estatales tienen la responsabilidad de, en su justa medida, asistir a los demás con el objetivo de facilitarles el camino y promover la estandarización; los organismos más chicos de acomodarse a sus posibilidades y; los organismos rectores por su parte, deberían impulsar una mayor estandarización y reutilización de recursos. Es por esto que la propuesta de Trabajo de Investigación que se presenta corresponde a la implementación de la Unidad de Gestión de Información Territorial, UGIT, bajo la dependencia de la Dirección Regional del Servicio de Vivienda y Urbanizaciones de Valparaíso. Esta actividad se enmarca en la mejora de la unidad organizativa donde presto mis servicios. El Programa de Mejoramiento de Gestión de Serviu-Valparaíso, se enmarca en el Programa Marco de la Calidad e Implementación de Sistema de Gestión de Calidad en las instituciones Públicas Chilenas definido en la Agenda de Modernización del Estado, Foco Estratégico Agenda 2008-2010.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local Desde esta perspectiva este trabajo parte de dos principios: por un lado, que da por supuesto el discurso modernizador -la necesidad del cambio permanente- y por otro, que la singularidad institucional recomienda más soluciones instrumentales. Por tanto, este trabajo tiene un eje vertebral: la dirección estratégica de los procesos de cambio en las organizaciones públicas. Y como objetivos, el conocimiento de los conceptos básicos y, sobre todo, de las herramientas disponibles a utilizar a la hora de establecer las particulares planificaciones estratégicas de modernización en el Estado Chileno.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local AGENDA DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO CHILENO, FOCO ESTRATÉGICO AGENDA 2008-2010 La Agenda de Modernización se crea con el objetivo de instalar una política de Estado permanente de mejora de la Gestión Pública. Los Siete Ejes agrupan las propuestas formuladas por los Centros, Universidades, Ministerios y Servicios. Ellos son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
RECURSOS HUMANOS Y GERENCIA PÚBLICA HACIA SERVICIOS PÚBLICOS DE EXCELENCIA DESCENTRALIZACIÓN PERFECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL TRANSPARENCIA Y PROBIDAD PARTICIPACIÓN CIUDADANA REFORMAS POLÍTICAS
1.
RECURSOS HUMANOS Y GERENCIA PÚBLICA
Objetivo Central: Contar con servicios de calidad para los ciudadanos. Para tal efecto, es rol del Estado contar con ‘Servicios Públicos de Excelencia’. Para eso queremos contar con los mejores servidores públicos. 2.
HACIA SERVICIOS PÚBLICOS DE EXCELENCIA
Objetivos Específicos: 1. 2.
4.
Mejorar la atención ofrecida a la ciudadanía. Perfeccionar los sistemas de planificación, evaluación y control de gestión. Aumentar la utilización y la productividad de las nuevas tecnologías (Profundizar Gobierno Electrónico). Reforzar los mecanismos de cooperación público-privada.
1.
Mejorar la atención ofrecida a la ciudadanía.
3.
1.
2.
Se reforzará el Sistema Integral de Atención a la Ciudadanía. Se continúa con el programa de certificación de Calidad según estándares internacionales (ISO 9001:2001) Certificación de los procesos de provisión de bienes y servicios estratégicos (a contar de 2009) Se consagrarán derechos y se establecen estándares de atención. En las reformas sociales emblemáticas: previsión, salud, protección a la primera infancia. En vivienda social.
2. Perfeccionar los sistemas de planificación, evaluación y control de gestión.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local 1. 2.
3. 4.
5. 3.
Se reforzará la presentación de programas a presupuesto (análisis ex ante). Asistencia Técnica. Revisión Diseño de Programas. Se reforzará la evaluación de programas e instituciones (análisis ex post). Se evaluará el 50% de las iniciativas entre 2006 y 2010 Creación de una nueva Línea: Evaluación de Programas Nuevos (evaluación de todo el ciclo del programa, apoyado de por un panel internacional de expertos) Se perfeccionarán los mecanismos de incentivos. Nuevas etapas en Sistema PMG: Al Marco Avanzado creado en 2005, se añade el Marco de La Calidad (2009). Aumento incentivos por desempeño. Se consolidará el Fondo de Modernización de La Gestión Pública. Objetivo: financiamiento para elaborar propuestas públicas y privadas de mejoramiento de la Gestión Pública. (MM$ 532 para propuestas 2009) Se fortalecerá la División de Control de Gestión de DIPRES.
Gobierno electrónico: 1.
Mejoramiento Herramientas digitales Existentes. Portales Institucionales. Sistemas de Información y Consulta. 2. Desarrollo de Procesos Inter-operables (recursos compartidos por el Estado). ‘PAPELEO CERO’. 3. Uso de medios de pago electrónico. Pago Subvenciones Educacionales.
4.
Cooperación publico-privada. 1. Puesta en Marcha Agencias Regionales de Desarrollo Productivo. Se constituyeron Consejos Estratégicos Público-Privados. Se validó Estrategia y Planes de Mejoramiento Competitividad. 2. Impulso a la Estrategia de Cluster propiciada por Consejo Nacional de Innovación. Se constituirán Consejos Público-Privados en los 5 sectores priorizados: minería, Acuicultura, Alimentos, Servicios Globales y Turismo de Intereses Especiales.
3.
DESCENTRALIZACIÓN
Regiones
Descentralización Política Elección de Consejos Regionales (BoL. 3436-07) Descentralización Fiscal Incremento de inversión regional total, en 2008/09 incremento del 7,3%
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Creación de fondos especiales Fondo para la Innovación de la Competitividad (FIC) 2009: $25,5 mil millones Fondo de Inversión Local (FRIL) 2009: $5.646 millones Descentralización Administrativa Transferencia de Competencias: Se crean en los Gobiernos Regionales la División de Planificación y Desarrollo Regional. Traspaso de tareas de Ordenamiento Territorial (BOL. 5872-06. LOCGAR) Construcción de la Institucionalidad Creación del Estatuto de Territorios Especiales (Ley N° 20.193) Agencias Regionales de Desarrollo Productivo: Transformación en Corporaciones de Desarrollo Regional (enero 2010)
PERFECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 1.
La creación y rediseño de instituciones recoge el principio de la de limitación de funciones: Definición de políticas Regulación y fiscalización Ejecución de políticas
En esa Línea, cabe destacar el mayor rol de ‘regulación y fiscalización’ a través de la creación de nuevas superintendencias. Medidas: Proyectos de Ley en tres ámbitos: 1. Nueva Institucionalidad (para temas estratégicos - emergentes) 2. Modernización (rediseño) de instituciones publicas 3. Empresas públicas (gobiernos corporativos: mejor gestión y más transparencia)
2.
5.
TRANSPARENCIA Y PROBIDAD 1.
Iniciativas de Probidad y Transparencia Implementación de La Ley de Transparencia del Estado Nº 20.835 Agenda de Probidad, Transparencia y Calidad de La Política. Difusión Buenas Prácticas de Probidad, Transparencia y Acceso a la Información del Estado Incorporación de los Lineamientos de La Ley de Transparencia en el Sistema Integral de Atención a La Ciudadanía de PMG (SIAC, 2009)
2.
Elementos más relevantes de la Ley de Transparencia: Exigencias de transparencia activa (actualización mensual) Información de personal: en Planta, a contrata y a honorarios con cifras de remuneraciones. Contrataciones: bienes muebles, servicios, asesorías Transferencias de fondos públicos
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PARTICIPACIÓN CIUDADANA 1.
7.
Programas de subsidios: diseño del programa, montos asignados, criterios de acceso, nómina de beneficiarios. Presupuestos Ministerios y Servicios: información sobre el presupuesto asignado e informes sobre su ejecución
Ejecución de la Agenda Pro Participación Ciudadana 2006-2010. Actualización y seguimiento Compromisos Ministeriales de Participación (170 compromisos, con aprox. 700 iniciativas). Impulso Legislativo proyectos de Ley: Contra La Discriminación (BoL. 3815-07). En segundo trámite. Sobre Participación Ciudadana. (BoL. 3562-06). En segundo trámite. Aplicación Instructivo Presidencial para la Participación Ciudadana en la Gestión Publica (27 de agosto de 2008).
REFORMAS POLÍTICAS 1.
Un Estado Moderno en lo Político, es aquel que dispone de los mecanismos institucionales para una real representación de los intereses de los ciudadanos. Tenemos una democracia estable, sin embargo existe un alto grado de disconformidad con el sistema político y partidista chileno
2.
Las iniciativas de reformas políticas se centran en: Inclusión en el sistema electoral: a) Proyecto de Ley de Inscripción Automática b) Proyecto de Ley que otorga sufragio a los chilenos residentes en el extranjero para las elecciones presidenciales.
3.
La calidad de La política y Los partidos políticos: a) La Reforma Constitucional de La Calidad de La Política b) Proyecto de Ley Orgánica de Partidos Políticos c) Proyecto de Ley de Fideicomiso Ciego Estos tres proyectos de Ley abordan parte las deficiencias existentes entregando mayores facultades a los partidos políticos, a cambio de responsabilidades y exigencias de transparencia.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO A partir de la necesidad del SERVIU Valparaíso de disponer de información de calidad, de manera oportuna y rápida, para el desarrollo de las actividades propias del Servicio, como también para realizar el seguimiento y control de la gestión, la Dirección Regional creó la UGIT con la intencionalidad corporativa de hacer más eficiente y transparente el trabajo interno y llegar eficientemente a nuestros clientes, a través de la implementación de un Sistema de Información de Gestión con la
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local incorporación de la perspectiva territorial, incorporando la Geotrazabilidad en los proyectos vinculados a cada producto estratégico. La perspectiva territorial fue considerada como el hilo conductor de la gestión institucional, a fin de cumplir con los objetivos de gestión relacionados al Sistema de Gestión Territorial, el cual tiene como finalidad lograr equidad territorial en la provisión de la oferta pública en cada región, integrando el accionar del los servicios públicos a fin de entregar y ofrecer productos más idóneas a la realidad de cada territorio. Todo lo anterior, sólo sería posible en la mediada de disponer de los canales de acceso y entrega de información formal, adecuados a estándares de calidad. La UGIT se crea para dar respuesta a una serie de dificultades relacionadas con el acceso y la gestión de la información territorial, como también en cumplimiento a los desafíos del Gobierno que debe enfrentar SERVIU Valparaíso, los que se enmarcan en CUATRO ámbitos de actuación:
La Política Urbano-Habitacional definida por el Ministerio de Vivienda y Urbanismo, la cual debe ser ejecutada a través de los Servicios de Vivienda y Urbanización en las regiones, actualmente ésta considera tres ejes fundamentales: Más Integración, Más Calidad y Más Viviendas.
El Programa Marco de la Calidad tiene por objetivo mejorar la gestión de la institución, a través de implementar un Sistema Unificado de Gestión de la Calidad Institucional certificado bajo la Norma ISO 9001:2000 para los procesos de provisión de bienes y servicios estratégicos, incorporando la perspectiva territorial y los sistemas de gestión del Programa Marco Avanzado de los PMG 2009 con alcance regional.
Decreto Supremo Nº 28/2006 del Ministerio de Bienes Nacionales, que crea el Sistema Nacional de Coordinación de la Información Territorial (SNIT). El SNIT es un sistema de coordinación permanente entre los órganos del Estado que generan y usan información territorial, orientado a la gestión moderna de este tipo de información, facilitando el acceso igualitario, oportuno y eficiente de los ciudadanos y las autoridades del país a la información territorial, fomentando el uso de las herramientas de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TICs),
Ley N° 20.285 de Transparencia del Estado. La aplicación de tecnologías de información y el desarrollo de nuevas herramientas para mejorar los procedimientos y la transparencia de la gestión pública, permitiendo a los usuarios y beneficiarios tener acceso a la información actualizada en la WEB.
LA POLÍTICA URBANO-HABITACIONAL El Ministerio de la Vivienda y Urbanismo no se ha podido quedar indiferente a los cambios que ha alcanzado el país. El desarrollo de la economía, las innovaciones tecnológicas y el aumento de las expectativas de las personas, ha provocado la necesidad de enfrentar exitosamente el desafío del futuro, es por ello que durante los últimos años, este Ministerio ha estado revisando las Políticas Habitacionales
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local existentes. Como resultado de este esfuerzo, se generó una nueva política habitacional que comenzó a ser aplicada a comienzos del año 2002, y que proveía de herramientas adecuadas para proyectarnos armónica y eficientemente en el nuevo siglo que se inicia. Se buscó focalizar la acción preferentemente en aquellos grupos de la población que presentan mayor cantidad de dificultades para alcanzar no sólo la soñada vivienda, sino el mejoramiento de su entorno. Esto se tradujo en la destinación de recursos al financiamiento de proyectos de pavimentación, equipamientos comunitarios y parques urbanos, todo con la participación y colaboración directa de los propios ciudadanos-beneficiarios. Ante la evaluación permanente de las políticas del sector, su aplicación y atendiendo los requerimientos de la población, durante el año 2006 se han estado realizando nuevas modificaciones a los programas existentes de manera de dar respuesta a las necesidades cambiantes de la ciudadanía. Lo anterior, involucra el surgimiento de nuevos programas, especialmente aquellos dirigidos a propietarios de viviendas que no cuentan con los recursos para hacer mantención, mejoramiento o ampliación de ellas y de los entornos o barrios que habitan. En cuanto a las modificaciones de los programas existentes, se han concentrado principalmente en aquellos dirigidos a los sectores de menores recursos, de manera de focalizar en la población más vulnerable. Estos nuevos lineamientos de la Política Habitacional, consideran tres ejes fundamentales: Más Integración, Más Calidad y Más Viviendas. Estos elementos se traducen en la entrega de más y mejores soluciones, con estándares de calidad superiores, con mayor metraje y con una ubicación que permita un mejor acceso a las redes sociales, y de servicios a todos nuestros beneficiarios. En definitiva, este Ministerio persigue, al igual que en sus comienzos, el mejoramiento de la calidad de vida de los chilenos aunque ahora con una visión más integral que busca formar barrios armónicos, con espacios aptos para la convivencia en comunidad y respetando las particularidades de cada una de las localidades de nuestras regiones. MISIÓN DE SERVIU Contribuir a mejorar la calidad de vida de los habitantes de la Región de Valparaíso, gestionando eficientemente la implementación oportuna de las políticas, planes y programas de vivienda y urbanismo aprobadas por el MINVU, apoyando el desarrollo urbano y fortaleciendo la integración de las familias más vulnerables, a fin de contribuir a lograr ciudades más seguras, equitativas y en concordancia con las estrategias de desarrollo regional. Objetivos Estratégicos Entregar más y mejores soluciones habitacionales a las mujeres y hombres de la región de Valparaíso, con especial énfasis en los más pobres, a través de la aplicación de los subsidios que, junto al ahorro o ahorro y crédito, permitan financiar la vivienda propia. Contribuir al Mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local de la región de Valparaíso, a través de la implementación oportuna y eficaz de los programas de inversión de Desarrollo Urbano. Productos Estratégicos (Bienes y/o Servicios)
Subsidios:
Asistencia Técnica. Subsidio Rural Asistencia Técnica Programa de Vivienda Progresiva Asistencia Técnica Sistema Subsidio Habitacional (Decreto N° 40).
Obras Urbanas:
Pavimentos Participativos. Vialidad Urbana. Espacios Públicos.
Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
Familias de escasos recursos que se ubican en deciles 1 a 3. Familias Indígenas de la Región. Familias pertenecientes a asentamientos precarios. Discapacitados. Población Regional con déficit de pavimento. Comunas de la Región que presentan déficit en obras urbanas. Hombres y mujeres usuarios de las distintas calles e infraestructura urbana de la región.
Tabla Nº1. Grafica y cuantifica a los usuarios Internos y Externos: USUARIO INTERNO
USUARIOS EXTERNO:
Funcionarios de SERVIU V Región planta, contrata y suplencia Beneficiario directo de programas sociales en ejecución 2009
Clientes
304
Comités de vivienda, adelanto y de pavimentación; organizaciones comunitarias funcionales y territoriales. Empresas privadas
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11.181
Prestadores de Servicios de Asistencia Técnica y Entidades de Gestión Inmobiliaria y Social, Constructores Consultores Agentes Laboratorios
59 166 34 13 7 82
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Municipios SEREMIS y Servicios regionales
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Diagnóstico inicial Para cumplir con esta misión y así cumplir adecuadamente con la Política Habitacional, implementada por el Gobierno de la Presidenta Michelle Bachelet, la cual busca aumentar la cobertura habitacional, con énfasis en viviendas de mejor calidad, más dignas y que fortalezcan la vida de barrio, el Servicio de Vivienda y Urbanización de Valparaíso, debe tener identificadas y cuantificadas las necesidades de los habitantes en cada lugar del territorio regional, en los ámbitos de vivienda, barrio o ciudad, con el fin de focalizar, de acuerdo a la demanda, la inversión pública con una perspectiva social inclusiva. Es así como, a partir de un Diagnóstico FODA, elaborado por la UGIT, se identificaron debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, referidas a la capacidad de SERVIU Valparaíso de asumir y dar cumplimiento adecuadamente y con calidad a su misión en el contexto de la Política Habitacional y en específico a la Ley N° 20.285 de Transparencia del Estado. Resultado del Diagnóstico Debilidades • • • • • • •
• •
Sistemas informáticos institucionales no interconectados. Gran parte de la información se administra en papel, planillas de cálculo, documentos de texto y planos, los que generalmente son de acceso restringido, ya que se encuentran almacenados en los computadores de cada funcionario. Débilmente internalizado el concepto de cliente interno: “Yo hago mi trabajo y no me involucro en lo que pasó antes ni en lo que viene”. Hay un desconocimiento entre los distintos estamentos del servicio de la información que generan, debido al estilo de trabajo aislado. Existe desconocimiento de los diversos procesos que el SERVIU Valparaíso realiza, vinculadas a los productos estratégicos Se trabaja sobre un desconocimiento de las características físicas, económicas, sociales, de infraestructura y ambientales del territorio donde se construyen los proyectos habitacionales por falta de acceso a la información territorial. La centralización de los Sistemas Informáticos que sostienen el negocio: RUKAN, SNAT, SIGFE, SPSS etc.), radicada en el Ministerio, limita a la región en la innovación y desarrollo de propuestas de sistemas de gestión de información regionales. Analfabetismo digital, somos autodidactas. El modelo de trabajo departamentalizado, no colaborativo y desconectado, ha llevado a generar potestad sobre la información.
Fortalezas
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local • • • •
Las personas tienen disposición al cambio hacia un modelo de trabajo más colaborativo y abierto. Las personas están dispuestas a asumir el desafío de integrar nuevos conceptos e instrumentos en el desarrollo laboral. Contar con una Unidad de Informática. Apoyo de la Dirección al proyecto de la UGIT
Amenazas • • • •
La centralización de datos y sistemas Ministeriales. Los cambios políticos Cambios continuos a la normativa vinculada a los programas Habitacionales y Urbanos. La centralización de las directrices habitacionales y urbanas, por parte del Ministerio de la Vivienda y Urbanismo, limitan el diseño de productos que respondan a una realidad local o a las necesidades del territorio.
Oportunidades • • • • • • • •
La promulgación de la Ley N° 20.285 de Transparencia del Estado El apertura del Fondo de Modernización de la Gestión Pública El proceso de implementación de los Planes de Gestión de Calidad basados en Norma ISO 9001. La creación de la Comisión de Estudios Habitacionales del MINVU donde radican los Observatorios Urbano y Habitacional, cuyos objetivos se complementan y retroalimentan con las UGIT regionales. El Sistema Nacional de Coordinación de Información Territorial del Gobierno de Chile (SNIT). El acceso a tecnologías y software de bajo costo como Open Source (software libre). El proyecto se enmarca en los objetivos de la “Estrategia Digital” del Gobierno de Chile El establecimiento de una alianza para el trabajo conjunto con la Agencia Regional de Desarrollo Productivo de Valparaíso.
Pero, ¿cómo superamos las dificultades relacionadas con el acceso y la gestión de la información de un territorio, en cumplimiento a los desafíos del Gobierno: Transparencia, Calidad, Control de Gestión, Política Habitacional y Urbana con Integración Social y Lineamientos del SNIT? PROPUESTA Consolidar un Sistema de Información de Gestión Corporativo, que apoye el compromiso de la Alta Gerencia, en el proceso de mejora continua y toma de decisiones en el territorio regional, focalizando la demanda y el déficit urbano/habitacional y fortaleciendo la alianza público/ privada en pos de hacer ciudades más inclusivas. Objetivos específicos
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local 1. Monitoreo de Proyectos a través de la Geo-trazabilidad de los Productos Estratégicos de Serviu- Valparaíso. Implementar un modelo de seguimiento, de control, de evaluación y de planificación transversal, a fin de identificar puntos críticos o de riesgo en el ciclo de vida de cada proyecto, facilitar la gestión de recursos compartidos, focalizar la demanda y el déficit urbano/habitacional. 2. Fomentar el uso de datos espaciales para la toma de decisiones en el territorio regional, promoviendo la modernización, el trabajo colaborativo y la integración de la información. 3. Realizar un seguimiento permanente de la gestión de SERVIU Valparaíso, incorporando la variable espacial a los indicadores de control de gestión, apoyando el cumplimiento del Programa Público de Inversión Regional. 4. Implementar un Sistema de Información Geográfica de Gestión “on line” a través de un Servicio Web de Mapas (Web Map Service) con Open Source (Software libre), que disponga de un módulo de consulta simple, intuitivo, para usuarios internos y externos. 5. Generar instancias para establecer alianzas público/privadas.
Antecedentes Generales del Programa de Mejoramiento de Gestión. A partir del año 2009, se ha profundizado el proceso gradual de implementación de sistemas de gestión de la calidad basado en la Norma ISO 9001 en las instituciones públicas del gobierno central que formulan compromisos de gestión asociados al pago de un bono por desempeño en el marco de los Programas de Mejoramiento de la Gestión, PMG, a través de la certificación ISO de procesos de provisión de bienes y/o servicios esenciales para mejorar la calidad de los servicios provistos a los ciudadanos. Este proceso se desarrolla en un Programa Marco denominado de la Calidad. Qué es el Programa Marco de la Calidad? Es un Marco que permite transitar desde la certificación de procesos transversales básicos establecidos en los sistemas del PMG ampliando el alcance de esta certificación a nivel nacional, a la certificación gradual de los procesos asociados a sus productos estratégicos (bienes y servicios) y sus resultados con el fin de contar con un Sistema de Gestión de Calidad Único Institucional. Esquema xxxw Etapas del Programa Marco de la Calidad 15
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Certificación Procesos Transversales (sistemas de gestión)
Objetivo General del
Ampliar Alcance Certificación de procesos transversales a regiones Programa Marco
de
Certificación Procesos de Provisión de Bienes y/o Servicios Productos Estratégicos (líneas la Calidad de negocio)
Sistema de Gestión de Calidad
Mejorar la gestión de la institución, a través de implementar un Sistema Unificado de Gestión de la Calidad Institucional certificado bajo Norma ISO 9001 para los procesos de provisión de bienes y servicios estratégicos, incorporando la perspectiva territorial y los sistemas de gestión transversales con alcance regional. Aspectos Metodológicos. Esquema xxxw Estructura Programa Marco de la Calidad Áreas
E TAPAS
PM Básico
• • •
Sistemas Objetivos de Gestión/ Etapas de Desarrollo
Diagnóstico Diseño Implementació n
•
Evaluación
PM Avanzado
Requisitos Técnicos Requisitos Normativos (ISO 9001: 2000)
PM Calidad
Programa Marco de la Calidad. PMG 2009 Esquema xx Sistema de Gestión de la Calidad Institucional GOBIERNO ELECTRÓNICO
Planificación/ Control de Gestión
Revisión por la Dirección
Auditoría Interna
Procesos de la Dirección Auditoría Interna
Ges tión Terri tori al
Procesos de Medición Control de Producto No conforme* Acciones Preventivas *
16 Procesos de Negocio PROCESOS DE PRODUCTO ESTRATÉGICO 1
Acciones Correctivas*
Ges tión Terri tori al
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La incorporación de los sistemas Enfoque de Género y Gestión Territorial al Sistema de Gestión de la Calidad se realiza en el marco de la certificación de procesos de provisión de bienes y/o servicios. Ello se fundamenta en el hecho que ambos sistemas Género y Gestión Territorial corresponden a atributos de los bienes y/o servicios públicos provistos por las instituciones y por tanto su proceso de certificación debe estar relacionado directamente con dicho proceso. SISTEMA GESTIÓN TERRITORIAL El sistema de Gestión Territorial tiene como finalidad lograr una mayor equidad territorial en la provisión de la oferta pública en cada región. Para lograr este resultado se propone integrar el accionar de los servicios públicos en las regiones para buscar convergencias y sinergias entre ellos, mejorar el acceso y distribución de la oferta pública y ofrecer productos –bienes y servicios- más idóneos a la realidad de cada territorio. Diversos factores intervienen en las brechas de equidad territorial que presenta aún la oferta pública, entre ellos: las deficiencias en el diseño de los bienes y servicios públicos, que originan productos que no responden satisfactoriamente a la realidad o a las necesidades del territorio; dificultades de acceso a las prestaciones; deficiencias en la coordinación y complementariedad de los servicios, que produce duplicidades en la provisión de ciertos bienes o servicios e insuficiencias en otros; falta de oportunidad en las prestaciones, derivadas de la concentración de las decisiones y una habilitación local insuficiente para resolver los problemas; escasa información compartida entre las reparticiones públicas sobre el territorio y las características de su población, y respecto a la oferta pública de los servicios que operan en el territorio. Avanzar en la solución de los problemas anteriores, requiere impulsar el desarrollo de capacidades más efectivas en los servicios para incorporar la Perspectiva Territorial a su gestión, de modo de superar la limitada visión sectorial basada en considerar exclusivamente las definiciones, facultades y competencias propias como los únicos criterios para diagnosticar, tomar decisiones y proveer bienes y servicios en el territorio. El Sistema de Gestión Territorial ha producido
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local avances relevantes en la gestión de los servicios públicos a través del desarrollo de los siguientes objetivos: i) Promover la iniciativa y capacidad de respuesta de las instituciones públicas a las necesidades territoriales, habilitando y transfiriendo las facultades que sean pertinentes a las Secretarías Regionales Ministeriales, direcciones regionales y/o unidades con presencia en el territorio que correspondan a la institución, considerando al menos entre ellas, las facultades referidas a la administración de programas, la participación en la formulación y ejecución del presupuesto, la gestión de compras, servicios y personal, y la suscripción de convenios con otras instituciones. También transfiriendo competencias técnicas y profesionales, para habilitar equipos territoriales con nuevos conocimientos y habilidades, que han motivado incluso a los servicios a proponer la formación de gerencias territoriales y no solo por ramas funcionales, como es habitual. Estos logros están vinculados al requisito de “identificar las facultades que habilitan a las jefaturas territoriales del servicio, para tener una mayor iniciativa y ofrecer soluciones a las necesidades de cada región o territorio”, y establecer las medidas necesarias de implementar por el servicio para otorgar estas facultades. (Documento Requisitos Técnicos y Medios de Verificación Programa Marco Básico 2010).
ii) Promover la unidad de acción y complementariedad de los servicios en el territorio. A través de diagnósticos compartidos del territorio, estrategias y planes de acción comunes, cofinanciamiento de acciones para determinados territorios, prestación conjunta de servicios y sistemas de información territorial integrados. Estos logros están vinculados al requisito de “establecer las facultades para formular, articular e implementar metas de complementariedad financiera y operacional con otros servicios en el territorio” y la de incluir en el plan para incorporar perspectiva territorial objetivos específicos en materia de “complementariedad de sus productos, bienes y servicios con la de otros servicios afines para ofrecer una oferta más integrada en cada región o territorio subnacional, así como las “medidas que contribuyan a establecer o ampliar las facultades de las jefaturas territoriales del servicio para formular, articular e implementar metas de complementariedad financiera y operacional con otros servicios en el territorio (Documento Requisitos Técnicos y Medios de Verificación Programa Marco Básico 2010)
iii) Fortalecer la institucionalidad regional y provincial, mediante el permanente reconocimiento y respaldo de los organismos centrales al rol articulador que cumplen estos niveles administrativos, como instancias intermedias entre los niveles nacionales y los comunales. Lo anterior implica considerar a los gobiernos regionales como clientes preferentes en la planificación y operación de sus acciones en cada territorio. Especial mención cabe aquí al reconocimiento del rol del gobierno regional como administración superior de cada región, que demanda colaboración e información oportuna de cada servicio público con presencia en el territorio. Estos logros están vinculados especialmente al requisito de incorporar perspectiva territorial a los sistemas de información institucional mediante “la desagregación regional de la información relativa a la oferta de productos en cada región, la localización y características de los clientes, usuarios y beneficiarios cuya atención está programada para el año en curso, el gasto anual programado en cada región, incluyendo las inversiones comprometidas por el servicio con la región, la identificación de los compromisos de gasto y/o inversión focalizados en convenios o
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local programas de complementariedad territorial”
(Documento Requisitos Técnicos y Medios de
Verificación Programa Marco Básico 2010).
Todo lo anterior es considerado “información de interés regional” y debe ser provisto a los Gobiernos Regionales “mediante un procedimiento que defina formato, contenido y periodicidad”, debiendo los gobiernos regionales “mantener un registro actualizado del estado de cumplimiento de este procedimiento”. Adicionalmente los servicios deben incorporar como parte de los objetivos específicos de su plan de incorporación de la perspectiva territorial, los compromisos anuales de actividades e inversiones del Programa Público de Inversión en la Región. En la misma línea, se han desarrollado procesos importantes para fortalecer el liderazgo de los intendentes y gobernadores, al promover la constitución y funcionamiento de los gabinetes regionales y los comités técnicos asesores a nivel provincial, formalizando su integración, mejorando el seguimiento y control de sus agendas y compromisos. Un paso decisivo en esta materia se va a producir en la medida que el proceso de formulación presupuestaria en cada región, que se expresa anualmente en la elaboración del Anteproyecto Regional de Inversiones, esté plenamente integrado a los procesos de planificación y programación del presupuesto de cada servicio, a través de procedimientos que consideren la participación y evaluación de sus clientes preferentes, que en este caso son los propios gobiernos regionales. iv) Propiciar el diseño de productos y subproductos estratégicos que incorporen variables territoriales. Finalmente, y no por ello menos importante, ha sido el impulso que ha cobrado esta tarea a través del sistema de gestión territorial, modificando la tendencia sectorial a diseñar productos estandarizados que no se avienen a las características del territorio y su población, o incluso a las condiciones particulares de la institucionalidad territorial para poder proveerlos. La mayor flexibilidad en los atributos de los productos se ha expresado tanto en el diseño de sus características particulares, como en sus canales de distribución y acceso. De este modo, las necesidades de los clientes, usuarios y beneficiarios de acceder, por ejemplo, a financiamiento para un emprendimiento, de postular a un beneficio social o incluso de requerir una solución de infraestructura, una vez sometida a la variable territorial ha exigido el rediseño de productos o servicios existentes, o eventualmente la generación de nuevos con especificaciones singulares, lo que se ha traducido a su vez en la formación de equipos profesionales más competentes y metodologías idóneas para evaluar las necesidades bajo esta perspectiva. Estos logros están vinculados especialmente al requisito de incorporar en su plan de perspectiva territorial mejoras en las “características de su productos, modos de acceso y/o provisión en cada región o territorio subnacional” y también al requisito de incorporar mejoras en la “distribución de los productos, en particular en zonas extremas, de difícil acceso, deprimidas económicamente o de alta vulnerabilidad social, para reducir las inequidades territoriales.(Documento Requisitos Técnicos y Medios de Verificación Programa Marco Básico 2010)
Avances del Proceso de Certificación en Sistemas de Gestión Transversales Esquema xxx de Incorporación Sistemas de Género y Gestión Territorial M a r c o
Integración con los Procesos Normativos ISO 9001 ya implementados por la Institución Control de Documentos y Registros (*) Control de Producto No Conforme (*)
19 Auditoria Interna de la Calidad (*) Acción Correctiva / Preventiva (*)
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ANTECEDENTES Y CONTEXTO INSTITUCIONAL SERVIU Valparaíso el año 2009, creó la Unidad de Gestión de Información Territorial con dos objetivos básicos:
Transparentar el trabajo interno y llegar eficientemente a nuestros clientes, mejorando los canales de acceso y entrega de información adecuados a estándares de calidad, que le permitan realizar el seguimiento, evaluación, análisis, planificación, difusión, y control de la gestión en el territorio.
Implementar el PMG de Gestión Territorial, donde se determinan la necesidad de fortalecer la acción y sinergia intersectorial del servicio en el territorio, con lo cual se hace necesaria la incorporación al sistema de gestión de la Calidad Institucional adecuado a la Guía para la Implementación del procedimiento de Incorporación del Sistema Gestión Territorial en el Sistema Unificado de Gestión de la Calidad Institucional.
Esquema de Funcionalidad de la UGIT
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local CONSULTA EXTERNA NIVEL SÓLO CONSULTA Control Procesos de Calidad
Administración y Finanzas
MUNICIPIOS
COMUNIDAD
NIVEL: CONSULTA / ALIMENTA
Difusión
OO.HH
Dirección Regional (Barrios LAC y Suelo) Delegaciones
Gestión y Control
EGIS
UGI T Administra dor
Programación y Control
Jurídico
Informática
Técnico
Contraloría
PSAT
Diagnóstico Parte del diagnóstico realizado para la identificación del problema se realizó a partir del proceso de implementación y validación del Sistema de Planificación / Control de Gestión, PMG 2009, considerando las observaciones del validador (DIPRES) referidas al incumplimiento de la ETAPA II, específicamente a las debilidades en el diseño del SIG SERVIU V Región en lo que respecta a la sistematización de la información para la construcción de reportes, de los resultados de los indicadores para apoyar las tomas de decisiones. El problema se refiere a la falta de un Sistema de Gestión Corporativo adecuado al negocio con una perspectiva territorial, que entregue información oportuna y de calidad. La información que se genera, se administra en distintos sistemas informáticos, en plataformas administradas por el MINVU, en sistemas regionales o bien los datos se almacenan en planillas de cálculo personales y/o documentos de texto. En general, estos medios de almacenamiento y administración de datos, no tienen acceso libre y estándares establecidos.
Causas:
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local La estructura organizacional de SERVIU V Región no responde a un modelo de gestión de calidad, debido a la compartimentalización de los estamentos. Cada unidad institucional trabaja aisladamente en sus propios sistemas con pocas o nulas interconexiones. (FODA, Jornada Interna de Evaluación: “Modelo De Gestión en el Proceso de Evaluación de Proyectos Habitacionales, Centro de eventos “El Edén”, Quillota, 02/09/09).
La centralización Ministerial de los sistemas informáticos que sostienen el negocio dificulta el acceso a los datos e información. El escaso desarrollo de las TIC’S, las Geotecnologías y el software libre. La débil planificación genera la institucionalización de un sistema de trabajo reactivo, ajustado a los tiempos y a los volúmenes de trabajo diario. El traspaso de funciones a actores públicos y privados, impulsado por la nueva Política Habitacional, ha significado la desconexión del Servicio a fuentes de datos y de información, por lo que se hace necesario crear nuevos canales de acceso y reconexión a dichas fuentes. Efectos en el ámbito interno: Dificultad de acceso a la información para las actividades propias del Servicio. Se complejiza el proceso de planificación estratégica institucional. Debilidad de los sistemas de control de gestión y seguimiento. Obtención de información discrecional y sin estándares de administración y almacenamiento. Esto se condice con el Informe “Fundamento Técnico de la No Validación del Informe del PMG Control de Gestión SERVIU V” del proceso de Octubre de 2009, Departamento de Gestión, DIPRES. Retraso en incorporación al Sistema de Gestión de Calidad. Disgregada visión de la gestión del SERVIU en el territorio regional, desde el rol que tiene el funcionario en la cadena de valor. (FODA, Jornada Interna de Evaluación: “Modelo De Gestión en el Proceso de Evaluación de Proyectos Habitacionales, Centro de eventos “El Edén”, Quillota, 02/09/09)
Efectos en el ámbito externo: Ingreso de proyectos urbanos y habitacionales, elaborados por las empresas externas, desprovistos de información exigida por normativa. (FODA, Jornada Interna de Evaluación: “Modelo De Gestión en el Proceso de Evaluación de Proyectos Habitacionales, Centro de eventos “El Edén”, Quillota, 02/09/09) La mayoría de los proyectos urbanos y habitacionales no
reflejan la identidad local. Del total de proyectos habitacionales (FSV I CNT), evaluados el año 2009, 38, el 100% fue observado en el Módulo Social del Sistema RUKAN, donde el diseño de intervención social no se manifiesta en el Plan de Habilitación Social del Proyecto. Tampoco se desarrollan la totalidad de las actividades requeridas para el levantamiento de los requerimientos del beneficiario para su proyecto. Descoordinación intersectorial. Baja capacidad de respuesta a los requerimientos de información de los proyectos de las empresas externas.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local Descripción de la propuesta de mejoramiento La propuesta consiste en desarrollar un Sistema de Información Geográfica para la Gestión Corporativa incorporando el concepto de Geotrazabilidad mediante el cual poder certificar la calidad de cada producto estratégico sectorial en el territorio regional. Nuevo modelo de seguimiento, control, evaluación y planificación transversal de los productos estratégicos en el territorio regional, a través de la Geotrazabilidad. Usar la información geográfica disponible para la toma de decisiones en el territorio, bajo plataformas colaborativas, abiertas, libres e integradas. Seguimiento de la gestión en el territorio, georreferenciando los indicadores de control de gestión y así apoyar el Programa Público de Inversión Regional. Implementar un Sistema de Información Geográfica Corporativo de Gestión “en línea”, a través de un Servicio Web de Mapas (WMS) con Software Libre. Generar y fortalecer alianzas público/privadas.
Qué es la Trazabilidad? Paradigma de control de calidad a nivel mundial. Síntesis de la huella de la calidad. Capacidad de dejar rastros o señales, con el fin de contar con un hilo conductora lo largo de sus agentes y procesos, desde el origen de un producto hasta su consumo final. Del inglés 3 T: Traceability = Tracking + Tracing Trazabilidad = Seguimiento + Rastreo
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local Tracking o Seguimiento: Es registrar la identificación de cada Unidad, los procesos realizados, sus cambios y su paso al siguiente punto de la cadena, hasta llegar a la entrega de la vivienda y su post venta. Tracing o Rastreo: Es identificar la ocurrencia de un problema o retiro de una Unidad, en cualquier punto de la cadena. Para rastrear: • Se recibe el reclamo o reporta una falla. • Se revisa la trazabilidad • Se identifica lo que origina la falla o defecto • Se revisan los pasos que quedan que provoquen la misma falla • Se toman las acciones correctivas necesaria Qué es la Geotrazabilidad La Geotrazabilidad es la asociación entre los Sistemas de Información Geográfica y los estándares tradicionales de trazabilidad. la contribución que brinda a la trazabilidad la Geomática, término científico moderno que resulta de la unión de las ciencias de la Tierra y la informática, a fin de expresar una integración sistémica de técnicas y metodologías de adquisición, almacenamiento, procesamiento, análisis, presentación y distribución de información geográficamente referenciada. Con su aplicación, se logra conocer la procedencia y certificar la calidad de origen de los productos en el territorio. ¿Qué información se puede trazar? • Fechas de ingreso, check in, evaluación, ingreso observaciones, contrato, inauguración, etc. • Montos de subsidios • Funcionarios responsables • Otros datos y referencias
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local Componentes de la propuesta de mejoramiento El Sistema es capaz de integrar en una plataforma única datos espaciales y alfanuméricos provenientes de otras fuentes de información institucional. El soporte tecnológico del sistema corresponde a un Web Map Service con Software Libre, donde el usuario interno accede, de forma dinámica e intuitiva, a través de un mapa, a la información de su interés, con la cual pueda hacer seguimiento y control en el ciclo de vida de los proyectos. El objetivo general es disponer de información sistematizada y de calidad “en línea”, en apoyo al compromiso de la Alta Gerencia en el proceso de mejora continua y toma de decisiones en el territorio, focalizando eficientemente la inversión pública y fortaleciendo la alianza público/ privada para hacer ciudades inclusivas.
Objetivos específicos Implementar un modelo de planificación, seguimiento, control y evaluación de cada uno de los productos estratégicos en el territorio para visualizar en el ciclo de cada proyecto, cada una de las actividades sus actividades, responsables, plazos, pagos y los puntos críticos. Implementar el Sistema de Gestión Territorial al Sistema de Gestión de la Calidad Institucional, en apoyo del Programa Público de Inversión Regional. Promover la modernización, trabajo colaborativo e integración de la información, implementando un accionar orientado a transparentar los procesos internos. Implementar un Servicio Web de Mapas con Software Libre orientado, en una primera etapa, al usuario interno y en una segunda etapa, al cliente externo La propuesta se desarrollará desde las funcionalidades de los Sistemas de Información Geográfica y los Servicios de Mapas Web, para lo cual se han estimado 6 etapas: Diagnóstico y pre factibilidad; Diseño del modelo conceptual, lógico y físico de datos; Levantamiento, estructuración y normalización de los datos; Implementación; Marcha Blanca y Evaluación. La propuesta es un nuevo modelo de gestión, integrador, transparente, transversal, abierto, fácil de usar, interoperable y replicable. La cual complementa y fortalece el actual Sistema Integrado de Gestión Institucional con la aplicación de la Geotrazabilidad de los proyectos de cada producto estratégico. La propuesta responde a la implementación de la Ley N° 20.285 de Transparencia del Estado y del Programa de Mejoramiento de Gestión con calidad. Con el Sistema podremos evaluar, analizar, planificar, controlar y difundir el quehacer institucional en la región; gestionar información y recursos; monitorear los proyectos en el territorio, incorporar nuevas herramientas para mejorar los procedimientos de la gestión del Servicio, generando canales públicos de acceso a la información. Se concibe como una solución replicable a la realidad de cada territorio. Responde a los requerimientos del D. S. Nº 28/2006 que crea el Sistema Nacional de Coordinación de Información Territorial y a la Estrategia para el Desarrollo Digital 2007-2012.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local Resultados esperados de la propuesta Eficiencia Lograr rapidez para la “encontrabilidad” de la información, para el acceso a la información y entregar una respuesta oportuna. Transformarse en un caso replicable en el uso de software libre y geo tecnologías en la administración pública. Aumentar e incentivar la utilización de las nuevas tecnologías, fortaleciendo el Gobierno Electrónico. Contar con una plataforma única de trabajo, interconectada e interoperable, concentrando procesos, gestión, ahorro de tiempo para clientes, beneficiarios, asesores externos, autoridades y público en general, al contar con información “en línea”. Eficacia Perfeccionar los sistemas institucionales de planificación, evaluación y control de gestión, a través de la capacidad del Sistema para aarticular en una plataforma única los distintos instrumentos de gestión en el territorio: ficha de protección social, censos, instrumentos de planificación territorial, PMG, PGC, CDC, PAC, Matriz de Riesgos, SIG, FH, etc.), evitando la duplicidad de información. Interconectar el Sistema con fuentes de información externas, provenientes de los Municipios, Servicios Públicos y Empresas privadas y construir conjuntamente una plataforma única de acceso a información territorial de interés Regional para reforzar los mecanismos de cooperación Público privada Calidad Incorporar la “Geotrazabilidad” como un modelo de control de calidad a todos los productos estratégicos del Servicio en el territorio regional. Perfilar el proyecto como práctica de buen gobierno en un esquema desburocratizado, transparente y que opere con simplificación administrativa para formar capital gubernamental. Resultados Los resultados se percibirán y/o harán visibles al usuario interno (institucional) a los nueves meses de iniciada la implementación con la Primera Versión del Diagnóstico y Diseño del Sistema. Segundo semestre del 2011. Los clientes externos y/o beneficiarios verán los resultados el primer semestre del año 2012 con la etapa de marcha blanca. Elementos institucionales y del entorno que facilitan la sostenibilidad de los resultados una vez implementada la propuesta. La existencia de la Unidad de Gestión Territorial, UGIT, que lidera la propuesta, cuyo equipo está dedicado exclusivamente, comprometido y motivado.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local La existencia de la Unidad de Control de Procesos de Calidad, la cual apoyará y asesorará al equipo de la UGIT en la implementación de la propuesta en el marco del Sistema de Gestión de Calidad Institucional Los tiempos y plazos de la propuesta han sido considerados con visión y con metas a cumplir en corto y mediano plazo, en justicia a las expectativas que ha generado el proyecto en la institución. La propuesta se basa en la experiencia del Ministerio de Vivienda y Urbanismo, “GeoMINVU” y del Gobierno Regional de Valparaíso con el Sistema Regional de Información Territorial, SIRIV. La propuesta responde a las políticas de Gobierno en Estrategia Digital, Transparencia, Gestión de la Calidad y administración de la información territorial. La actual infraestructura tecnológica e informática de SERVIU Valparaíso para implementar la propuesta. Elementos del entorno La disposición de la DINFO/MINVU Santiago de abrir e incorporar los sistemas del negocio RUKAN, SNAT y SPS, bajo su administración, a la región para la implementación de la propuesta. La complementariedad con el proyecto “Estudio y Diseño de Propuesta de Automatización de Trámites e Integración de Sistemas de Operación MINVU” El apoyo del equipo líder de la experiencia del MINVU en la implementación de un Servicio de Mapas en línea para la publicación de indicadores urbanos www.observatoriourbano.cl La propuesta se enmarca en uno de los ejes estratégicos de la Estrategia de Desarrollo Regional de Valparaíso referido al uso de las Tecnologías de Información y la Transferencia Tecnológica, fomentando el encuentro entre oferta y demanda de Conocimiento y Tecnología, respondiendo así a los requerimientos de la Estrategia Digital del Gobierno. Factores de éxito
El Proyecto ha sido planificado orientado a la obtención de resultados a fin de lograr un sistema de consulta de información más bien funcional., con una administración de proyecto flexible, que se adecue ágilmente a los cambios. Los requerimientos están bien focalizados y definidos. El equipo esta dedicado, comprometido y motivado. Los tiempos y plazos han sido considerados con previsión y con metas a cumplir en corto y mediano plaza en justicia a las expectativas que ha generado. El proyecto esta orientado al uso de tecnologías libres Open Source, replicando el modelo metodológico del Servicio de Mapas Web del Ministerio de Vivienda y Urbanismo “GeoMINVU” y del Sistema Regional de Información territorial del Gore Valparaíso. El proyecto se enmarca en las políticas de Gobierno de Estrategia Digital, en la Ley de Transparencia, en los Programas de Mejoramiento de Gestión y de Calidad y en el Sistema Nacional de Coordinación de Información Territorial.
Las proyecciones de esta iniciativa son:
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Consolidar la Unidad de Gestión de Información Territorial, UGIT, como el área de apoyo de la Alta Gerencia de SERVIU en la orientación de la ejecución de la política habitacional y urbana en la región. Implementar la “Geotrazabilidad” a todos los productos del Servicio en el territorio regional. Implementar el Servicio Web de Mapas orientado al cliente externo: Comités, Ciudadanía en general, EGIS, Asistencias Técnicas, Servicios Públicos, Municipios, Constructoras, Inmobiliarias. Trasformarse en un caso de éxito en el uso de software libre en la administración pública. Interconectar el Servicio Web de Mapas SERVIU con fuentes de información externas, provenientes de los Municipios, Servicios Públicos y Empresas privadas y construir conjuntamente una plataforma única de acceso a información territorial de interés regional. Perfilar el proyecto como práctica de buen gobierno en un esquema desburocratizado, transparente y que opere con simplificación administrativa para formar capital gubernamental.
FINANCIAMIENTO Montos requeridos para implementar la propuesta: Tabla xx de Montos Requerido por Año 2011
2012
$ 172.500.000
$ 60.250.000
Etapas de la propuesta de solución. La propuesta de solución será implementada en 6 etapas, durante los años 2011 y 2012. En las primeras 4 etapas diseñará e implementará la primera versión del sistema donde éste se conectará a fuentes de información internas del Serviu Valparaíso. En esta fase, adicionalmente, se desarrollará un software específico a través del software libre. En las 2 etapas siguientes, se diseñará e implementará las partes del sistema que permitirán la conexión a todas las fuentes externas pertenecientes a otras instituciones del Estado que han sido identificadas como relevantes (SNIT REGIONAL, MINVU CENTRAL). En esta fase, además, se inicia la operación del sistema. Tabla xx Etapas del Proyecto
Objetivos
Instituciones
Etapa Diseño 2011
Serviu Valparaíso Seremi Minvu Gobierno Regional
Diagnosticar y evaluar características y estado actual de las siguientes fuentes de
Etapa Implementación 2011-2012 Diagnosticar y evaluar características y estado actual de las siguientes
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Etapa Marcha Blanca 2012 Poner operativo el Sistema y Corregir Errores
Etapa en Régimen 2012 Funcionamiento normal del Sistema completo Implementación de la Unidad de Datos
UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local Agencia Regional de desarrollo Minvu Central
información: Primer diseño del Sistema. Conectarse a las fuentes de información, crear las funciones de transformación de datos y crear las funciones de carga Crear interfaces de ingreso de datos.
Productos y/o resultados
Primera versión de diagnóstico y diseño del sistema
fuentes de información: Otras Instituciones Establecer y evaluar fuentes de información de cada institución a interconectar al Sistema Segundo diseño del Sistema. Desarrollar el sistema: Conectarse a las fuentes de información, crear las funciones de transformación de datos y crear las funciones de carga de éstos. Crear interfaces de ingreso de datos. Segunda versión de diagnóstico y diseño del sistema
Tiempo de duración
9 meses
6 meses
de Serviu Valpo.
Versión corregida del Sistema Gestión Centralizada de Información 3 meses
Sistema totalmente operativo Puesta en Marcha de la Unidad de Datos Segundo semestre año 2012
Tabla xxy Uso de recursos ($ de 2010) por año ítem
2011 Implementación
Diseño
2012 Implementación
Diseño
Gastos en Personal
$ 30.000.000
$ 30.000.000
$ 15.000.000
$ 15.000.000
Bienes y Servicios
$ 4.250.000
$ 4.250.000
$ 2.125.000
$ 2.125.000
$ 80.000.000
$ 24.000.000
$ 20.000.000
$ 6.000.000
Adquisición Activos No Financieros Iniciativas de Inversión Total
$ 172.500.000
$ 60.250.000
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local PROYECTO PILOTO Durante el año 2009 se desarrollo un proyecto Piloto: Geotrazabilidad del Programa Habitacional, Fondo Solidario de Vivienda I, Construcción en Nuevo Terreno, Provincia de Valparaíso. Esquema zx Gestaci ón EGIS (Delega ción)
Ingreso BP (revisión ant. Delegación )
Comisión Evalúa y Califica o Elimina (DT)
Postulació n– Selección (DTOO.HH)
Asigna Subsidio (OO.HH)
Ejecución Inicio obra ITO (DT)
RUTA SERVIU DE UN PROYECTO FSV Evalúa y Post venta (AT)
Inaugura (Difusión)
Término obra Recibe (DT)
Avance físico v/s Financiero (E de pago) Programac ión-DT)
Migramos los datos provenientes de distintas fuentes internas a una planilla única Rukan - Snat III – Contagub – SharePoint – Planillas personales Es un sistema computacional creado especialmente para agilizar el proceso de Inscripción y actualización de los antecedentes de las personas que deseen postular a los programas habitacionales ya sea en forma Individual o grupal, de acuerdo a las exigencias de la Nueva Política Habitacional
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local Georreferenciamos los proyectos a partir de marcas de posición en Google Earth
Implementamos el Sistema de Información Geográfica (desktop), fusionando la planilla alfanumérica con la cartografía provincial
Conectamos la cartografía con los datos, con éstos construimos la Leyenda
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local A partir del conjunto de datos alfanuméricos, construimos las preguntas frecuentes del sistema
¿Dónde están los proyectos en etapa de ejecución, cuáles y cuantos son? ¿Dónde están y cuáles son los proyectos a cargo de una EGIS? ¿Dónde están, cuáles y cuantos son los proyectos adjudicados al ITO SERVIU?
¿CÓMO INNOVAR EN EL MODELO? Construyendo una visión común de la gestión en el territorio, desde el rol que cada funcionario tiene en la cadena de valor. Implementando un accionar orientado a transparentar los procesos internos. Generar canales públicos de acceso a la información.
MODELO DE TRABAJO ACTUAL Fuentes de datos análogas y Digitales Desintegradas y restringidas
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local UGIT: integración los datos; GEOTRAZABILIDAD
Control de Gestión Directivos
PROPUESTA A DESARROLLAR Migrar a una plataforma transversal de información, interconectada, abierta e interoperable. Descentralizar los datos y sistemas radicados en el Ministerio, para otorgarles identidad regional. Migrar de aplicaciones de escritorio a servicios Web. Incorporar el software libre y su filosofía acorde con el proyecto UGIT
¿POR QUÉ USAR SOFTWARE LIBRE? Contar con un software o servicio que pueda ser replicable. Facilita los modelos de trabajo colaborativos, abiertos y distribuidos Genera sinergía entre los Servicios Públicos y Privados para el desarrollo e innovación. Liberar, transparentar y democratizar la información pública. Tomar experiencias exitosas y replicarlas.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local GLOSARIO Buen Gobierno: Se entiende por Buen Gobierno en el territorio a la mayor integración entre los servicios públicos y mayor equidad territorial en la provisión de sus productos, bienes y servicios. La mayor equidad territorial se logra a través de la adecuación de la definición, diseño, modos de acceso y provisión de sus productos a la realidad regional y la integración a través de una mayor coordinación interinstitucional y complementariedad de sus productos, bienes y servicios con los de otros servicios afines, de modo de presentar una oferta integrada de productos y servicios en cada región que responda mejor a sus necesidades y oportunidades de desarrollo territorial. Gobierno Regional: Institución territorialmente descentralizada creada por normas constitucionales sin dependencia ministerial, cuyo objeto es el desarrollo social, cultural y económico de la región de modo armónico y equitativo. Está integrado por el Intendente, como órgano ejecutivo, y el Consejo Regional. Desde el punto de vista administrativo, se suele denominar gobierno regional al servicio administrativo dependiente del Ejecutivo Regional. Perspectiva Territorial: Es un modelo de gestión en la cual los servicios públicos nacionales, desconcentrados y descentralizados operan en las regiones buscando convergencias y sinergias con los demás, ofreciendo productos –bienes y serviciosmás idóneos, mejorando el uso de los recursos públicos, y logrando un mayor beneficio para sus clientes, usuarios y beneficiarios. Gestión Territorial, o GT: Referencia abreviada al Sistema PMG de Gestión Territorial, cuyo aporte principal es resaltar la aplicación de la Perspectiva Territorial o gestión territorial integrada en el cumplimiento de funciones públicas, y se refiere a que un servicio cumple con los requisitos técnicos que le permiten contribuir a mejorar la gestión pública interinstitucional y la satisfacción de las necesidades de sus clientes, usuarios y beneficiarios a través de una mayor integración entre los servicios públicos y mayor equidad territorial en la provisión de los productos, bienes y servicios. Coordinación territorial: mecanismo para integrar la gestión de los servicios en el territorio que supone la voluntad explicita de dos o más instituciones de lograr una mayor convergencia y sinergia en sus objetivos y procesos. Plantea como requisito habilitar de un modo equivalente a sus jefaturas territoriales para propiciar su iniciativa en la solución de los problemas y un trabajo conjunto en la formalización de acuerdos operacionales para avanzar hacia planes y convenios de complementariedad interinstitucional. La coordinación territorial implica también de parte de los servicios lograr mayor articulación con las autoridades territoriales y las prioridades que se han definido para la región, en el sentido de participar y contribuir en sus órganos de coordinación, como el gabinete regional y el comité técnico asesor provincial, y obtener el respaldo que corresponda a sus acciones en el territorio de parte del Intendente, el Gobernador o el Secretario Regional Ministerial. Complementariedad territorial: es un atributo más exigente que la coordinación; asume que ya se han alcanzado acuerdos de colaboración y las partes consideran necesario seguir avanzando en la integración de su gestión, complementando sus
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local recursos y prestaciones para lograr una oferta más integrada en un territorio específico. Implica compartir diagnósticos, estrategia operativa, plan de acción y recursos financieros asignados, que pueden formalizarse mediante diversos instrumentos, por ejemplo, convenios de programación o colaboración. Causales de aplicación de la Perspectiva Territorial: Criterios formulados por el Sistema PMG de Gestión Territorial para distinguir si corresponde que los servicios apliquen esta perspectiva para introducir mejoras a sus productos. Comprende tres causales: a). Diseño del Producto y/o Subproducto Estratégico: implica apreciar si corresponde diseñar el Producto conforme a las condiciones, realidades y demandas existentes en el territorio. Existen casos específicos en que no es aplicable esta causal debido a que afecta normas legales y políticas nacionales que imponen como valor público superior la uniformidad del bien o servicio al que se accede; b). Acceso y distribución del Producto Estratégico: supone promover la igualdad de condiciones y calidad a los bienes y servicios públicos, por lo tanto, requiere apreciar si el acceso o distribución actual del producto genera inequidades territoriales. Implica una atención especial a los territorios con dificultades de acceso y a la población alejada de los grandes centros urbanos. c). Complementariedad territorial: requiere examinar si existen oportunidades de mejorar la oferta pública del servicio en el territorio mediante un trabajo colaborativo con servicios afines. Equidad Territorial: Atributo de igualdad de acceso de los territorios y población cliente, usuario o beneficiario a un determinado bien o servicio público, equivalente a una cobertura completa y oportuna. Lo natural será, entonces, que existan inequidades o atención por parcialidades según la capacidad instalada y métodos aplicados por los servicios públicos. La aplicación de Perspectiva Territorial busca cerrar brechas de esa inequidad y crear sinergias entre servicios públicos cuya oferta responda a las necesidades esenciales, evitando territorios y segmentos de población marginados. Oferta Pública conjunta: Combinación de productos -bienes o servicios- de dos o más instituciones de la administración del Estado capaces de generar un efecto sinérgico, complementario, superior a la entrega por separado de ellos, que motiva la generación de acuerdos de coordinación y/o de complementariedad interinstitucional por afinidades funcionales, compartir clientes o usuarios en un mismo territorio definido como población y área objetivo. Se formaliza mediante acuerdos por escrito entre directivos de tales instituciones porque implica modificar métodos y uso de los recursos. Información de interés regional: se refiere a aquella que ha sido acordada proveer según procedimiento acordado con los gobiernos regionales, incluyendo en este concepto al menos la oferta de productos del servicio en la región, la localización y características de los clientes, usuarios y beneficiarios cuya atención está programada para el año en curso, el gasto anual programado por el servicio en la región, incluyendo las inversiones comprometidas por el servicio en la región, la identificación de los compromisos y/o inversión formalizados en convenios o programas de complementariedad territorial. Parte Interesada: persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una organización, equivale a la expresión stakeholder en los modelos de gestión.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local Variables externas de riesgo: Aspectos de vulnerabilidad que acompañan la declaración de objetivos para lograr mejoras en la gestión (GT) cuya ocurrencia puede ser mitigada o neutralizada al adoptar medidas específicas ligadas al entorno, los participantes o el proceso y producto examinado. La identificación de estas variables o situaciones de riesgo permiten adoptar precauciones y elevar la probabilidad de logro de las metas formuladas, inclusive cuando provienen de actores externos fuera del área de gestión y control institucional, en cuanto se planteen opciones de contingencia como alternativa. Medidas de la autoridad: Decisiones y directrices o instrucciones que adopta el Jefe Superior u otros directivos de un Servicio para asegurar la factibilidad de determinados compromisos asumidos en el Plan o Programas anuales (GT), y por eso deben monitorearse junto a otros pasos de la implementación. PMG: Programa de Mejoramiento de la Gestión PROPIR: Programas Públicos de Inversión de cada Región. Corresponde al instrumento que sistematiza la información relativa a la inversión pública y transferencias de capital relevantes a efectuarse en la región, tanto sectorial como del gobierno regional, y que debe ser informada por el Intendente, y difundida a la comunidad, dentro del primer trimestre de cada año presupuestario. ARI: Anteprograma Regional de Inversiones, comprende una estimación de la inversión y de las actividades que el gobierno regional, los ministerios y servicios efectuarán en la región, en el ejercicio presupuestario del año siguiente, identificando los proyectos, estudios y programas, y la estimación de sus costos. SUBDERE: Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Es aquella parte del sistema de gestión de la organización enfocada en el logro de resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas.
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UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local BIBLIOGRAFÍA -Geomática para la ordenación del territorio Carlos Mena Frau Editorial Universidad de Talca, 2005 - Guía para la implementación del procedimiento de incorporación del sistema gestión territorial en el sistema unificado de gestión de la calidad institucional. Gobierno de Chile, Ministerio de Hacienda, Dirección de Presupuestos. Versión 01 Julio 2009y Versión 02 Diciembre de 2010. Heidi Berner H. Jefa División Control de Gestión Dirección de Presupuestos Ministerio de Hacienda Julio 2009 - Silvia Brucciamonti, subdirectora de Sistemas y Telecomunicaciones de AFIP, BIBLIOGRAFÍA del Módulo 4 Estrategias de Modernización del Gobierno Local -La fábrica del futuro: calidad, flexibilidad y gestión industrial. Andersen Consulting. Madrid: ciencias de la dirección, 1990. -la organización en la era de la información: aprendizaje, innovación y cambio. Rafael Andréu, Joan e. Ricart y Josep valor. Barcelona: estudios y ediciones IESE, 1995. -el futuro de los empleados: nuevas tecnologías y perspectivas profesionales en la gerencia empresarial. Martin baethge y herbert oberbeck. Madrid: ministerio de trabajo y seguridad social, 1995. -reingeniería de procesos en las administraciones públicas. Astic. Madrid: astic, 1995. -gestión por procesos: reingeniería y mejora de los procesos de empresa. José Antonio Pérez-Fernández de Velasco. Madrid: esic, 1996. -cambio tecnológico y empleo. Una estrategia de empleo para el siglo xxi. Chris freeman, Luc soete. Madrid: fundación universidad-empresa, 1996. -innovación tecnológica y cualificación. La polarización de las cualificaciones en la empresa. Andréu Lope peña. Madrid: consejo económico y social, 1996. -el fin del trabajo. Nuevas tecnologías contra puestos de trabajo: el nacimiento de una nueva era. Jeremy rifkin. Barcelona: paidós, 1996. -la organización del futuro. Frances hesselbein, Marshall goldsmisth y Richard beckhard. Madrid: deusto, 1997. -la sociedad de la información en la administración local. Madrid: femp, 1998. -manual de técnicas de organización para la administración local. Departamento de organización y métodos. Sevilla: diputación provincial de sevilla, 1999. -el trabajo flexible en la era de la información. Martin carnoy. Madrid: alianza editorial, 2001. -el trabajo perdido. ¿Hacia una civilización post laboral? José Félix tezanos. Madrid: biblioteca nueva, 2001. -las formas organizativas en la economía digital. De la estructura simple a la organización en red y virtual. Antonio padilla, ana rosa del águila. Madrid: ra-ma, 2001. 37
UIM - Escuela de Gobierno Local Programa Virtual de Gestión y Desarrollo Local Especialización en Gobierno y Desarrollo Local -crisis y mutaciones del trabajo. Revista archipiélago (cuadernos de crítica de la cultura). Número 48/2001. -democracia digital. Límites y oportunidades. Heriberto cairo carou (comp.). Madrid: editorial Trotta, 2002. -procedimiento administrativo electrónico. Felio José Bauzá Martorell. Granada: editorial Comares, 2002. Sitios Web: www.dipres.cl www.estrategiadigital.gob.cl/ www.minvu.cl www.guiaweb.gob.cl www.idb.org http://www.siia.gov.ar/index.php/mas/blog/80-geotrazabilidad http://www.edicionesespeciales.elmercurio.com/destacadas/detalle/index.asp?idnotici a=0114062006021X0040012
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