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Evvdatacenter: l’importanza della digitalizzazione
Nuove funzionalità inserite nel portale di archiviazione digitale della documentazione doganale e aziendale.
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1Marzo 2018: è entrata in vigore la normativa dell’AFD riguardo al passaggio in formato elettronico delle decisioni d’imposizione all’importazione (IMe) in sostituzione del precedente foglio cartaceo ufficiale. Uno dei molteplici passaggi che compongono il progetto DazIT, la “digitalizzazione delle dogane”. Per poter comprendere meglio cosa significhi la digitalizzazione, termine recentemente sempre più inflazionato, trovate un’ottima definizione nell’intervista di questo numero di Franzosini Solutions (pag. 5-6).
Va da sè, non potevamo trovarci impreparati di fronte a queste trasformazioni radicali, anzi il tutto andava preso come spunto, come rampa di lancio, per poter migliorare, aggiornare ed estendere i servizi offerti ai nostri clienti. E da questi presupposti nasce EVVDATACENTER, un portale di archiviazione digitale delle dichiarazioni doganali e dei documenti , che sono ad esse correlate.
In questo mondo in continuo divenire e progredire tecnologico non si può rimanere seduti in panchina, bisogna evolversi continuamente, migliorarsi ed adattarsi in tempo efficace ai cambiamenti, d’altronde oggi “chi perde il treno della digitalizzazione non sopravvive”.
Perciò anche EVVDATACENTER è sempre in movimento arricchendosi di funzionalità, contenuti, documentazione utile per la clientela. Nuove funzionalità che possono portare ad un’eliminazione significativa del materiale cartaceo aziendale, il che comporta benefici economici, ambientali e temporali.
sono nell’ordine:
• fatture mittenti; • licenza di scrittura Write; • archiviazione intelligente; • alert personalizzati.
Fatture mittenti Quando si esegue un’importazione di merce, uno dei documenti principali da tenere in considerazione è sicuramente la fattura del fornitore da cui la merce viene acquistata; su questa sono presenti le informazioni relative ai prodotti, che serviranno per il disbrigo delle pratiche doganali. Poter avere un collegamento visivo immediato tra la documentazione doganale, riguardante IVA e tributi doganali, e le fatture diventa fondamentale per gestire i processi di contabilizzazione aziendale e/o trovare eventuali anomalie. Grazie a questa funzionalità EVVDATACENTER archivia digitalmente le fatture dei fornitori (le formalità doganali devono essere effettuate presso gli uffici della Franzosini SA) e le correla ai documenti doganali, potendo così avere un “dossier” completo di una certa importazione, senza perdite inutili di tempo.
Licenza di scrittura Write Gli abbonamenti al portale sono rilasciati in modalità “read-only”, ovvero permettono la ricerca, la stampa, il download dei documenti, ma non il caricamento di ulteriori files personali. La licenza Write è offerta proprio per poter eseguire quest’ultima opzione aumentando così notevolmente le capacità e possibilità di utilizzo del portale EVVDATACENTER. Infatti utilizzando una nuova finestra creata appositamente, sarà possibile eseguire
l’archiviazione digitale della vostra documentazione, compilando i campi previsti dal portale. Così facendo il vostro utilizzo del portale non sarà limitato alla documentazione doganale archiviata automaticamente, ma espanso all’intera documentazione aziendale inerente le vostre importazioni e/o esportazioni.
Archiviazione intelligente Grazie ad una moderna IA (Intelligenza Artificiale), il sistema è in grado di auto-apprendere dallo storico della documentazione già archiviata precedente. L’auto-apprendimento inizia già dal primo documento archiviato e si affina sempre più a mano a mano che documenti simili vengono archiviati successivamente. In fase di archiviazione personale quindi, la finestra con i campi da compilare sarà riempita in maniera autonoma dal sistema basandosi sul pregresso già riconosciuto. All’aumentare della tipologia di documenti caricati, l’archiviazione diverrà sempre più sempice. Questa funzione è disponibile solo se viene attivata anche la modalità Write.
Alert personalizzati Errare humanum est...per questo è necessario che l’amministrazione contabile di un’azienda effettui dei controlli costanti sui dati a disposizione. Questi controlli sono spesso manuali ed onerosi in termini di tempo, andando dalla ricerca della documentazione al
“matching” tra le varie fonti ed analizzando coincidenze di valori e totali. Avere dei processi automatici che consentano di monitorare quotidianamente ciò che deve essere controllato comporta una semplificazione del processo suddetto. EVVDATACENTER può essere configurato per eseguire alcuni controlli quotidiani e, tarandolo su alcuni parametri fissi scelti a priori, è in grado di inviare un Alert (in posta elettronica) che rende attenta l’azienda su valori che non rientrano nei parametri inseriti. Esempi di Alert possono essere basati sul superamento di valori di IVA o tributi doganali (o la loro somma in un determinato arco di tempo), così da evitare di dover effettuare il pagamento di tasse non dovute o dovute a conteggi errati.
EVVDATACENTER si presta sempre più come partner aziendale nel delicato procedimento della digitalizzazione. Il poter visionare in un unico portale i diversi documenti aziendali relazionati tra di loro, esattamente come sfogliereste la documentazione di una pratica, con la comodità che il tutto sia sotto forma elettronica, diventa un potente alleato nei processi lavorativi quotidiani.
Per ulteriori informazioni sulle nuove funzionalità del portale EVVDATACENTER o per chiedere un preventivo personalizzato, potete contattarci telefonicamente al +41 (0) 91 695 54 47 o via e-mail info@evvdatacenter.ch
Daniel Colombo Specialista IT Tel. +41 91 695.50.26 daniel.colombo@franzosini.ch
