Facylitacja online – czego nauczyliśmy się w czasie pandemii?

MAGDALENA PĘCAK

Czy facylitacja online to po prostu przeniesienie aktywności do świata wirtualnego? Czy wystarczy znaleźć odpowiedniki flipchartów, post-itów, kółek facylitacyjnych i po kłopocie?

Na początku pandemii odpowiedź na te pytania wydawała się kluczem do sukcesu. Jednocześnie podstawowym wyzwaniem był brak fizycznego kontaktu z uczestnikami i brak bezpośredniej interakcji między nimi, co było źródłem obaw o efektywność facylitacji. Dwa lata odsłoniły przed nami nowe oblicze tego procesu, który przeważnie odbywał się w środowisku online. Dziś dostrzegamy korzyści i realne trudności, jesteśmy bogatsi o te doświadczenia i bardziej świadomi zarówno swoich kompetencji, jak i braków w niektórych obszarach. Czego się nauczyliśmy, a co jeszcze pozostaje w sferze eksperymentalnej?

Nastawienie do facylitacji online

Na pierwszy plan wysuwa się postawa, a dokładniej rzecz ujmując, nastawienie, facylitatora lub facylitatorki wobec prowadzonego procesu. Na początku pandemii pojawiło się wiele głosów w rodzaju: „Skoro nie możemy stacjonarnie, to zróbmy online – wiemy, że to nie to samo, ale nie mamy wyjścia”. Sama włożyłam mnóstwo wysiłku w to, by zacząć traktować facylitację online jako rozwiązanie dobre samo w sobie, bez etykietki „produkt zastępczy”. Oczywiście dla osób szczególnie relacyjnych, czerpiących energię z grupy, bazujących na intuicji i „czuciu” innych, brak bezpośredniego kontaktu jest realnym utrudnieniem. Zauważyłam jednak, że nastawienie i przygotowanie na inny rodzaj uczestnictwa to kluczowe czynniki, umożliwiające swobodną i efektywną pracę w przestrzeni wirtualnej. Różnica pomiędzy marcem 2020 roku a marcem roku 2022 polega na autentycznym przekonaniu wielu osób, że skuteczność facylitacji online jest tak samo wysoka, jak stacjonarnej, a niektórzy twierdzą nawet, że wyższa.

Pokusa wykorzystania jak największej liczby „fajerwerków” – efektownych narzędzi i aplikacji online – ustąpiła miejsca atrakcyjnej prostocie.

Technologia wspierająca facylitację

Wspominając o kwestiach technicznych, warto zauważyć, że uporządkowane zostało myślenie o narzędziach. Pokusa wykorzystania jak największej liczby „fajerwerków” – efektownych narzędzi i aplikacji online – ustąpiła miejsca atrakcyjnej prostocie. Kluczowe z pewnością są dwie kwestie: platforma do spotkań umożliwiająca pracę w wirtualnych pokojach (a także w wielu przypadkach samodzielne dołączanie uczestników sesji do wybranych pokojów) oraz wirtualna tablica do wspólnej pracy. Przydatna jest też aplikacja pozwalająca na anonimowe zebranie informacji od uczestników lub przeprowadzenie krótkiej ankiety. Można ponadto wykorzystać czat np. do zrealizowania szybkiej rundy wymiany skojarzeń, która w wersji online staje się mało dynamiczna, gdy uczestnicy kolejno włączają mikrofony, by zabrać głos.

Tym, co może zaskakiwać po kilkunastu miesiącach funkcjonowania w środowisku online, jest fakt, że część uczestników spotkań nie zna wielu popularnych platform, aplikacji i narzędzi (m.in. wirtualnych tablic). W różnych firmach panuje również odmienna kultura pracy online. Dobrą praktyką jest zatem zawieranie z uczestnikami kontraktu technicznego (obok facylitacyjnego, znanego nam z pracy na sali) oraz zapoznanie ich z narzędziami, z których będziemy korzystać (np. poprzez użycie wybranej aplikacji podczas ćwiczenia rozgrzewkowego).

W trakcie spotkań online często zapraszamy uczestników do pracy w mniejszych grupach, przez co trudniej wychwycić problemy związane z obsługą wykorzystywanych platform i narzędzi. Każde wejście do wirtualnego pokoju, w którym pracuje mała grupa, jest dużo większą interwencją niż dyskretne rozejrzenie się po sali podczas spotkań stacjonarnych, pozwalające nam rozeznać się w sytuacji. Trzeba też zauważyć, że dołączanie do odrębnych pokojów, by udzielić dodatkowych informacji jest niezwykle czasochłonne. W tym kontekście jeszcze większego znaczenia nabiera zadbanie o przejrzystą strukturę proponowanych aktywności, udzielanie jasnych instrukcji, tworzenie czytelnego i intuicyjnego środowiska pracy (w tym miejsca do sporządzania notatek). Dobrą praktyką jest też informowanie uczestników przed rozpoczęciem facylitacji o tym, jak będzie przebiegała praca i z jakich narzędzi będziemy korzystać – co ma znaczenie szczególnie w dobie zróżnicowanych ograniczeń systemowych stosowanych w firmach.

Przestrzeń online zapewnia inny rodzaj uczestnictwa, w którym jeszcze większego znaczenia nabiera dialog.

Dynamika pracy online

Techniczne aspekty to tylko jedna strona medalu – druga to wszystkie zagadnienia związane z dynamiką pracy online. Wiele już zostało powiedziane na ten temat i pewnie jeszcze wiele słów padnie, bo to obszar, który ciągle odkrywamy (i nasza przyszłość). Istotne jest zwrócenie uwagi szczególnie na kilka wątków.

Przede wszystkim przestrzeń online zapewnia inny rodzaj uczestnictwa, w którym jeszcze większego znaczenia nabiera dialog. Kiedy sięgam pamięcią do początków pandemii, mam przed oczami obrazy niezwykle zaangażowanych grup uczestników sesji facylitacyjnych.

Czy to był wyłącznie efekt mobilizacji w obliczu walki ze wspólnym wrogiem? A może inaczej rozłożyliśmy akcenty – tracąc możliwość kontaktu fizycznego, zaczęliśmy większą wagę przykładać do słuchania się nawzajem, troszczenia o przestrzeń do wypowiedzi dla każdej osoby uczestniczącej w spotkaniu, a także dbać o strukturę spotkania, o angażowanie ludzi? Trudno o jednoznaczną odpowiedź. Ostatnio jednak znajomy facylitator podzielił się ze mną spostrzeżeniem, że pracując online, zapraszamy ludzi do swoich domów, do przestrzeni, w których żyjemy, wyglądamy razem z nimi przez okna w ich mieszkaniach – to wszystko zbliża nas do siebie.

W ten sposób docieramy do jednego z kluczowych wątków spotkań online – nieszczęsnych kamerek, wokół których wciąż toczy się wiele dyskusji. Z jednej strony trudno zaprzeczyć, że kontakt (choćby tylko wzrokowy) ułatwia prowadzenie spotkania, a ponadto jest ważny dla samych uczestników, którzy obserwując swoje reakcje, czują się bezpieczniej, a w konsekwencji są gotowi bardziej się zaangażować. Z drugiej strony znamy już syndrom zoom fatigue, zjawisko, które przejawia się między innymi zmęczeniem nieustannym kontaktem z własnym wizerunkiem czy obniżeniem poczucia zaufania do pozostałych uczestników spotkania (wynikającym z konieczności odczytywania sygnałów, które docierają do nas z opóźnieniem, utrudniając komunikację).

Gdzie jest złoty środek? W przypadku szkoleń coraz częściej decyduję się na wariant łączony – informuję, kiedy włączone kamerki będą znaczącym elementem naszej pracy, a kiedy uczestnicy mogą od nich odpocząć, jeśli tylko czują taką potrzebę. W przypadku sesji facylitowanych trudno znaleźć mi takie momenty, gdy z pełną odpowiedzialnością mogę zaproponować, żebyśmy patrzyli w czarne okienka. Zatem myśląc szeroko o pracy online, jeśli kamerki nie są niezbędne przez cały czas trwania spotkania czy szkolenia, warto pozwolić na ich wyłączanie po to, by zwiększyć chęć uczestników do ich użycia podczas sesji facylitacyjnej. To wymaga od nas uwzględniania warunków i okoliczności, w jakich pracują uczestnicy facylitacji, a także przygotowania ich do udziału w spotkaniu.

Obserwacja dynamiki grupy podczas sesji online wymaga od prowadzącego większej uwagi oraz częstszego niż podczas spotkań bezpośrednich pytania wprost uczestników o ich stosunek do celów i sposobu pracy.

Biorąc pod uwagę obciążenia wynikające z pracy w środowisku online, coraz większego znaczenia nabiera odpowiednie przygotowanie facylitatora – jego namysł nad tym, jak w tych warunkach zadbać o komfort uczestników spotkań i zwiększenie ich poczucia bezpieczeństwa, jak świadomie budować otoczenie sprzyjające komunikacji i wspólnej pracy. Już na etapie projektowania sesji facylitacyjnej warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób można zastąpić wszystkie nieformalne i spontaniczne rozmowy, które podczas spotkań stacjonarnych odbywają się w trakcie przerw kawowych lub wspólnych posiłków. Wydaje się również, że obserwacja dynamiki grupy podczas sesji online wymaga od prowadzącego większej uwagi oraz częstszego niż podczas spotkań bezpośrednich pytania wprost uczestników o ich stosunek do celów i sposobu pracy. Niezwykle istotne staje się poszerzanie świadomości na temat potrzeb grupy i procesów, jakie w niej zachodzą, a także rozwijanie umiejętności adekwatnego reagowania na pojawiające się trudne sytuacje, by móc tworzyć warunki do zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb.

Stacjonarnie czy online?

Na zakończenie chcę przytoczyć refleksję Orli Cronin, facylitatorki, którą poznałam kilka lat temu podczas Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji organizowanego przez Wszechnicę Uniwersytetu Jagiellońskiego. W jednym ze swoich artykułów podkreśliła ona, że ogromne znaczenie ma cel, dla którego się spotykamy. Zaznaczyła, że sesja facylitacyjna wynika z potrzeby zgromadzenia grupy ludzi po to, by osiągnęli oni jakiś cel. To, w jakich warunkach się spotykamy – online, stacjonarnie, hybrydowo – jest wyłącznie formą z której korzystamy.

Warto o tym pamiętać, bo takie podejście przekierowuje naszą uwagę ze sposobu organizacji spotkania na konstruktywne wykorzystanie narzędzi. To z kolei umożliwia skupienie się na tym, co tu i teraz jest najważniejsze dla grupy.

Magdalena Pęcak

Trenerka, facylitatorka, Consultant of Organizational Development we Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego. Na co dzień zajmuje się projektowaniem programów rozwojowych dla organizacji. Od ponad 10 lat prowadzi szkolenia i warsztaty, koncentrując się na rozwijaniu umiejętności osobistych i kompetencji menedżerskich, zwiększaniu samoświadomości oraz wydobywaniu potencjału. Ze szczególnym zainteresowaniem realizuje projekty dotyczące diagnozy kultury organizacyjnej, budowania zdrowych organizacji oraz projekty wykorzystujące facylitację. Współprowadzi kanał „Stacja Facylitacja” na YouTube.

Zeskanuj kod i dowiedz się więcej!