Barbara Habrych

Zarządzanie własną pracą – kompetencja, która zyskuje na znaczeniu

MAŁGORZATA ROSALSKA

Zarządzanie własną pracą jest kompetencją równie ważną, jak umiejętności cyfrowe związane z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Dla wielu z nas wykonywanie zadań zawodowych w domu jest nowym doświadczeniem, dla niektórych również trudnym. Już wiemy, że do szybkiego dostosowania się do nowej sytuacji potrzebne są dwie rzeczy. Po pierwsze, technologie, najlepiej równie efektywne, co nieskomplikowane w użyciu. Po drugie – właściwe nastawienie oraz odpowiedni poziom kompetencji do zarządzania sobą i pracą w tych nietypowych okolicznościach.

Kiedy zakończymy etap wyboru oprogramowania, sprzętu i strategii pracy zdalnej, warto zastanowić się nad własnymi zasobami ułatwiającymi pracę w domu. Osoby, które wcześniej pracowały w taki sposób, wiedzą, jak dużo zależy od kompetencji miękkich. Sama znajomość tematu, dostęp do narzędzi i oprogramowania są warunkami koniecznymi, ale nie zawsze wystarczającymi do osiągnięcia sukcesu.

Warto zadbać o umiejętność pracy. Jej rozwijanie, tak jak wielu innych kompetencji, wymaga zainwestowania w określone zasoby osobiste. Stella Cottrell proponuje następujący „zestaw startowy”1: → samoświadomość, → zaangażowanie, → determinacja, → wytrwałość, → automotywacja, → zarządzanie czasem, → pozytywne myślenie.

Chcę w tym tekście wskazać te zasoby, które z mojego, bardzo subiektywnego punktu widzenia, wydają się zasadnicze w związku z pracą zdalną. Charakter mojej aktywności zawodowej wymaga stosowania różnych strategii. Część zadań wykonuję w miejscu pracy (np. prowadzenie zajęć dydaktycznych, szkoleń), a część w domu (np. pisanie, opracowywanie badań, przygotowywanie materiałów szkoleniowych). Od wielu lat staram się efektywnie łączyć pracę w domu z działaniami na zewnątrz. Doskonale zdaję sobie sprawę, jak może to być to trudne.

1. Cottrell, S. (2007), Podręcznik umiejętności studiowania, Poznań: Zysk i S-ka, s. 37.

Planując wzmocnienie własnych zasobów do pracy zdalnej, trzeba najpierw rozpoznać aktualny stan swoich kompetencji w tym zakresie, a następnie zastanowić się nad możliwościami ich rozwoju. Zacznijmy od spraw podstawowych. Kolejność poniższych punktów nie ma znaczenia – wszystkie są ważne i zależne od siebie. Najlepiej, jeśli wzmacniają się wzajemnie, uwalniając efekt synergii.

1. Ustalenie priorytetów

Określenie celów i zadań to za mało, szczególnie jeśli mamy do czynienia z ich kumulacją. Ważne jest ustalenie hierarchii. Jeśli nie znasz jeszcze macierzy Eisenhowera, to teraz jest dobry moment, aby zacząć z niej korzystać. Narzędzie jest proste. Pomaga ustalić, czym należy zająć się natychmiast, a jakie zadania mogą poczekać na lepszy moment. Jak to działa? Kartkę podziel na cztery części – ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne. To ty decydujesz, co wpiszesz do danej ćwiartki. Samo opracowanie macierzy daje czas na refleksję, co naprawdę w danej sytuacji jest dla ciebie ważne, pilne, a co można odłożyć, mimo że inni krzyczą, że musi to być zrobione TERAZ. Warto pamiętać, że pracując zdalnie, znajdujemy się stale w domowym, rodzinnym kontekście. Ustalając dzienne priorytety, trzeba tę okoliczność uwzględnić, tym bardziej że może stanowić dobry punkt wyjścia do kolejnego zadania – planowania działań.

Już wiemy, że do szybkiego dostosowania się do nowej sytuacji potrzebne są dwie rzeczy. Po pierwsze, technologie, najlepiej równie efektywne, co nieskomplikowane w użyciu. Po drugie – właściwe nastawienie oraz odpowiedni poziom kompetencji do zarządzania sobą i pracą w tych nietypowych okolicznościach.

2. Planowanie działań i zarządzanie czasem

Planowanie nie ogranicza się do stworzenia listy „do zrobienia”. Przypomina nieco grę strategiczną. Pomyśl, jak zoptymalizować działania. Zastanów się, co możesz delegować na innych. Nie chodzi o to, by pracować dużo, lecz efektywnie. Unikaj działań pozornych, „bicia piany”. Zadbaj o warsztat i miejsce pracy. Dobre i sprawne narzędzia są po to, by ułatwić i przyspieszyć wykonywanie zadań. Określ przedziały czasu, w których zajmujesz się wyłącznie pracą. Jeśli to możliwe, w swoim planie dnia wprowadź granice między zadaniami zawodowymi a domowymi (zdaję sobie oczywiście sprawę, że w codziennym życiu nie jest to łatwe, a czasem jest wręcz niemożliwe…).

3. Samodyscyplina i automotywacja

Ten punkt jest dla mnie najtrudniejszy. Wprowadzenie oraz utrzymanie samodyscypliny w pracy zdalnej jest sporym wyzwaniem. Tym bardziej że domowe

otoczenie nie sprzyja obowiązkowości i sumienności w wykonywaniu zadań zawodowych, czyha w nim wiele pokus. Podobno samodyscyplina i automotywacja to podstawowe cechy ludzi sukcesu. Mądrość ludowa podpowiada, że bez pracy nie ma kołaczy. Jeśli potrzebujesz bardziej merytorycznych argumentów, to zapraszam do lektury: → M. Gladwell (2019). Poza schematem. Sekrety ludzi sukcesu, Kraków: Znak. → S. Covey (2017). 7 nawyków skutecznego działania. Poznań: Rebis. → J.B. Bączek, J. Santorski (2017). Determinacja. Z prądem i pod prąd. Warszawa: Jacek Santorski & Co.

Szczególnie mocno polecam książkę Gladwella i jego tezę o potrzebie 10 tys. godzin pracy własnej. Jeśli poćwiczymy samodyscyplinę i zrobimy z niej nawyk, mniej uwagi i energii będziemy potrzebować na automotywację. Chyba nikogo nie muszę przekonywać, że kolejny deadline jako podstawowa strategia automotywacji, nie jest dobrym rozwiązaniem. Ani dla nas, ani dla naszych zleceniodawców, ani nawet dla naszych bliskich.

4. Akceptacja konieczności uczenia się

Nie umiesz? Nie potrafisz? Nie wiesz, jak coś zrobić? Wykonujesz jakieś zadanie po raz pierwszy i czujesz się niepewnie? Znam to uczucie. Zapewniam cię, że jest to zupełnie naturalne. Za każdym razem, kiedy wchodzisz na obszar nieoswojony poznawczo, masz prawo do rozejrzenia się i czas na nabycie odpowiedniej sprawności. Przecież uczymy się poprzez korygowanie własnych błędów. Pomijam aspekt technologiczny – tu warto poszukać mentora, kogoś kto nam pokaże konkretne rozwiązania. Zwróć uwagę na to, jak się uczysz, jakie strategie rozwijania umiejętności preferujesz. Zdobywaj wiedzę we własnym tempie i w swoim stylu. Unikanie poznawania nowych rzeczy, procedur czy narzędzi nic nie da – i tak nas one dopadną. Rozsądniej będzie zgodzić się z tym, że edukacja całożyciowa przestała być tylko postulatem, a zaczyna kształtować nasze codzienne praktyki.

Nie umiesz? Nie potrafisz? Nie wiesz, jak coś zrobić? Wykonujesz jakieś zadanie po raz pierwszy i czujesz się niepewnie? Znam to uczucie. Zapewniam cię, że jest to zupełnie naturalne. Za każdym razem, kiedy wchodzisz na obszar nieoswojony poznawczo, masz prawo do rozejrzenia się i czas na nabycie odpowiedniej sprawności. Przecież uczymy się poprzez korygowanie własnych błędow.

5. Elastyczne i pozytywne nastawienie do zmieniającej się sytuacji

Moment zmiany oznacza wiele niepewności i napięć. Każdy z nas ma inną dynamikę przyswajania tego, co nowe. Różnimy się też poziomem akceptacji dla

nieprzewidywalności. W czasach, kiedy zmiany systemu pracy są rewolucyjne, dotyczą nas bezpośrednio i anektują przestrzeń dotychczas przeznaczoną na sprawy domowe, rodzinne i prywatne, warto zrewidować dotychczasowe przekonania i stosowane rozwiązania. Być może uda nam się dostrzec korzyści w tej sytuacji. Niewykluczone, że znajdziemy własne sposoby obniżenia napięcia, odkryjemy nowe obszary współpracy i dzielenia się wiedzą, kompetencjami, czasem i innymi zasobami, którymi możemy innych – w tym wymagającym okresie – obdarować. Powinniśmy sobie przypomnieć prawdę dość oczywistą – o ile rzeczy dzieją się obiektywnie, to proces nadawania im subiektywnych i indywidualnych sensów oraz znaczeń zależy przede wszystkim od nas.

dr hab. Małgorzata Rosalska

Pedagog, doradca zawodowy, profesor w Zakładzie Kształcenia Ustawicznego i Doradztwa Zawodowego na Wydziale Studiów Edukacyjnych Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Specjalizuje się w problematyce doradztwa edukacyjno-zawodowego, polityki rynku pracy i polityki oświatowej oraz edukacji dorosłych. Ambasadorka EPALE.