Access

Índice Bases de datos ............................................................................................................................. 2 Bases de datos relacionales y sus elementos ..................................................................... 2 Espacio de trabajo .................................................................................................................... 3 Tablas y tipos de datos ............................................................................................................ 5 Agregar un campo en la vista Hoja de datos ....................................................................... 6 Definir explícitamente el tipo de datos .................................................................................. 6 Definir explícitamente el formato............................................................................................ 7 Agregar un campo en la vista Diseño ................................................................................... 7 Las tablas..................................................................................................................................... 12 Crear un índice ........................................................................................................................... 20 Eliminar un índice ....................................................................................................................... 22 Ver y modificar índices .............................................................................................................. 22 Consultas ................................................................................................................................. 25 Utilizar el mismo origen de datos varias veces .................................................................. 31 Agregar una combinación ..................................................................................................... 31 Cambiar una combinación .................................................................................................... 32 Usar una expresión como campo de salida ....................................................................... 33 Especificar criterios para un campo de salida ................................................................... 34 Criterios para varios campos ................................................................................................ 34 Especificar criterios mediante un campo que se quiere incluir en el resultado ............ 34 Operadores de comparación .................................................................................................... 36 Operadores de concatenación ................................................................................................. 36 Formularios .............................................................................................................................. 37 Informes ................................................................................................................................... 52

Bases de datos Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD (del inglés database management system o DBMS), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Bases de datos relacionales y sus elementos Una base de datos relacional es una colección de elementos de datos organizados en un conjunto de tablas formalmente descritas desde la que se puede acceder a los datos o volver a montarlos de muchas maneras diferentes sin tener que reorganizar las tablas de la base.

- TABLAS: Son estructuras encargadas de alojar la información de la base de datos.

- CAMPOS: Son cada una de las columnas de una tabla, cada campo almacena un dato en concreto.

- REGISTROS: Cada una de las filas de la tabla que agrupa toda la información de un mismo elemento.

- RELACIONES: Son los vínculos establecidos entre as diferentes tablas que permiten trabajar con los datos de todas ellas, como si estuvieran en una sola.

- CONSULTA: Mediante el uso de consulta se puede extraer información concreta aunque la misma provenga de varias tablas.

- CLAVES:

Es un campo cuyo contenido no puede estar duplicado en la misma tabla y permite identificar a cada registro de manera univoca.

- FORMULARIOS: Son ventanas que permiten trabajar de manera comida sobre el contenido de varias tareas simultáneamente.

- INFORMES: De la base de datos se adquiere la información y se imprime, o otra vez de un pantallazo.

- MODELO ENTIDAD RELACION:

Es una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, así como sus interrelaciones y propiedades.

- INTEGRIDAD REFERENCIAL: La integridad referencial es una propiedad deseable en las bases de datos. Gracias a la integridad referencial se garantiza que una entidad (fila o registro) siempre se relaciona con otras entidades válidas, es decir, que existen en la base de datos.

Implica que en todo momento dichos datos sean correctos, sin repeticiones innecesarias, datos perdidos y relaciones mal resueltas.

Espacio de trabajo • Crear una nueva base de datos Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede usar tal y como están o como puntos de inicio. Una plantilla es una base de datos lista para usar que

contiene todas las tablas, consultas, formularios, macros e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de los problemas, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de muestra cuya finalidad es mostrar su modo de empleo.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, en la pestaña Archivo, haga clic en Cerrar. La vista Backstage muestra la pestaña Nueva.

2. En la ficha Nueva aparecen varios conjuntos de plantillas, algunas integradas en Access. Puede descargar también más plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.

3. Seleccione la plantilla que quiera usar.

4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que quiere guardar la base de datos y, después, haga clic en Aceptar.

También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de SharePoint.

5. Haga clic en Crear.

Access crea una base de datos de la plantilla que elija y, a continuación, la abre.

Para muchas plantillas, aparece un formulario en el que puede empezar por escribir datos. Si la plantilla contiene datos de muestra, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (la barra o el cuadro sombreado que aparece a la izquierda del registro) y luego seguir este procedimiento: En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar.

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Use Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que es podría querer usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que le permite moverse entre los diferentes objetos de base de datos.

Crear una base de datos en blanco 1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y después en Base de datos en blanco.

2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y después haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.

4. Comience a escribir para agregar datos o pegue datos desde otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos.

Cuando se agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar la tabla abierta.

Tablas y tipos de datos • Editar base de datos existente Agregar un campo a una tabla Puede agregar fácilmente un campo a una tabla en la vista Hoja de datos. Sin embargo, también puede agregar un campo a una tabla en la vista Diseño. En la vista Hoja de datos, agregue el campo escribiendo algunos datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo campo.

1. un nuevo campo en blanco.

Agregar un campo en la vista Hoja de datos 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla en la que desea agregar el nuevo campo.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

4. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo campo.

Si la tabla ya tiene muchos campos, es posible que tenga que desplazarse hacia la derecha para ver la columna que tiene el encabezado de columna Agregar nuevo campo.

Cuando introduzca datos en la nueva columna, Office Access 2007 utiliza la información que escriba para reconocer el tipo de datos apropiado para el campo.

Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2007, Office Access 2007 reconoce la información que ha introducido como una fecha y establece el tipo de datos para el campo de fecha y hora. Si Access no tiene suficiente información de escribir para determinar el tipo de datos, el tipo de datos se establece en texto.

Si desea definir explícitamente los datos de tipo y el formato de un campo, por lo que reemplaza la opción que Office Access 2007, puede hacerlo haciendo clic en los comandos del grupo formato y tipo de datos en la ficha hoja de datos.

Definir explícitamente el tipo de datos •

En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha en la lista desplegable situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

•

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato 1. En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha en la lista desplegable situada junto a formato y, a continuación, seleccione un formato.

2. Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del encabezado Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre para el campo. Estos nombres empiezan por campo1 para el primer campo, campo2 para el segundo campo y así sucesivamente. Es una buena práctica para usar los nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic en su título y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

Además de agregar un campo en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo en la vista Diseño. Dado que la vista Hoja de datos permite definir únicamente las propiedades de campo más comunes, es posible que necesite utilizar la vista Diseño para establecer una propiedad que no está disponible en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo en la vista Diseño 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla en la que desea agregar un nuevo campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

La tabla se abre en la vista Diseño.

4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.

5. Haga clic en la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista.

6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Eliminar un campo en la vista Hoja de datos 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla desde la que desea eliminar el campo.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

4.

5.

6.

7.

Seleccione el campo (columna) que desea eliminar.

Presione SUPRIMIR. O bien, En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Eliminar.

• Campos y tipos de datos

Los tipos de datos pueden parecer confusos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un campo es Texto, puede contener datos que constan de texto o caracteres numéricos. Pero un campo cuyo tipo de datos es Número solo puede contener datos numéricos. Por tanto, debe saber qué propiedades se usan con cada tipo de datos.

El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como las siguientes: • • • •

Los formatos que se pueden usar con el campo.

El tamaño máximo de un valor del campo.

Cómo se puede usar el campo en expresiones.

Si el campo se puede indizar.

El tipo de datos de un campo puede ser predefinido o se puede seleccionar un tipo de datos dependiendo de cómo se cree el campo. Por ejemplo, si crea un campo desde la vista Hoja de datos y: • •

Usa un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la plantilla o en la otra tabla.

Escribe datos en una columna en blanco (o campo), Access asigna un tipo de datos al campo basado en los valores que escribe o se puede asignar el tipo de datos y el formato para el campo.

•

En la pestaña Modificar campos, en el grupo Campos y columnas, hace clic en Agregar campos, Access muestra una lista de tipos de datos entre los sé que puede elegir.

Cuando usar cada tipo de datos Piense en el tipo de datos de un campo como en un conjunto de características que se aplica a todos los valores incluidos en el campo. Por ejemplo, los valores que se almacenan en un campo Texto solo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación, y un campo Texto solo puede contener un máximo de 255 caracteres.

Sugerencia: A veces, es posible que los datos de un campo parezcan ser de un tipo de datos, pero que realmente sean de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores numéricos, pero que realmente contenga valores de texto, como números de salas. A menudo, se puede usar una expresión para comparar o convertir los valores de tipos de datos diferentes.

En las tablas siguientes se muestran los formatos disponibles para cada tipo de datos y se explica el efecto de la opción de formato.

Tipos básicos Formato

Se usa para mostrar

Texto

Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.

Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto.

Número, Número grande

Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que hay un tipo de datos independiente para moneda.

Moneda

Valores monetarios.

Sí/No

Los valores y los campos Sí y No solo pueden contener uno de los dos valores.

Fecha y hora

Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.

Texto enriquecido

Texto o combinaciones de texto y números a las que se puede dar formato mediante controles de color y fuente.

Campo calculado

Los resultados de un cálculo. El cálculo debe referirse a otros campos en la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el

Formato

Se usa para mostrar Generador de expresiones. Nota: Los campos calculados aparecieron por primera vez en Access 2010.

Datos adjuntos

Imágenes adjuntas, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos para los registros en la base de datos, similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo.

Hipervínculo

Texto o combinaciones de texto y números que se almacenan como texto y se usan como una dirección de hipervínculo.

Memo

Bloques extensos de texto. Un uso típico de un campo Memo sería una descripción detallada de un producto. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre de los tipos de datos Memo por Texto largo.

Búsqueda

Muestra una lista de valores que se recuperan de una tabla o consulta, o un conjunto de valores especificados al crear el campo.

Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo de búsqueda. El tipo de datos de un campo de búsqueda es Texto o Número, dependiendo de las opciones que se seleccionen en el asistente.

Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades de campo, que se encuentran en la pestaña Búsqueda del panel Propiedades del campo.

Nota: Los tipos de datos Datos adjuntos y Calculado no están disponibles en los formatos de archivo .mdb.

Número Formato

Se usa para mostrar

General

Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.

Moneda

Valores monetarios generales.

Euro

Valores monetarios generales almacenados en el formato de la UE.

Fijo

Datos numéricos.

Estándar

Datos numéricos con decimales.

Porcentaje Porcentajes.

Científico

Cálculos.

Fecha y hora Formato

Se usa para mostrar

Fecha corta Mostrar la fecha en un formato corto. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo, 3/14/2001 para Estados Unidos.

Fecha mediana

Mostrar la fecha en un formato mediano. Por ejemplo, 3-Abr-09 para Estados Unidos.

Fecha larga Mostrar la fecha en un formato largo. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo, miércoles 14 de marzo, 2001 para Estados Unidos.

Hora a.m. o Mostrar la hora solo con un formato de 12 horas que responderá a p.m. los cambios en la configuración regional de fecha y hora.

Hora mediana

Mostrar la hora seguida A.M. o P.M.

Hora de 24 Mostrar la hora solo con un formato de 24 horas que responderá a horas los cambios en la configuración regional de fecha y hora.

Sí/No Tipo de datos

Se usa para mostrar

Casilla

Una casilla.

Sí/No

Opciones de Sí o No.

Verdadero/Falso

Opciones de Verdadero o Falso.

Activar o Desactivar Opciones de Activar o Desactivar

•

Objetos de la base de datos

Elementos u objetos de Access

Las bases de datos en Access se componen de cuatro elementos objetos fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los reportes. Aquí te mostraremos en qué consiste cada uno de ellos.

Las tablas Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin ellas sería imposible que funcionen correctamente.

Como ya lo habíamos mencionado, las tablas están compuestas por filas y columnas. Una fila es una seguidilla horizontal de celdas y una columna es una seguidilla vertical.

En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen.

Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrá celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail, etc.

Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento.

De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro.

Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc. (cada uno en una celda diferente).

Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este corresponde al número de identificación de cada registro y no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario eliminar todo el registro.

Los Formularios Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.

La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.

Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.

Con Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base de datos.

Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.

Las Consultas Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para

preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes.

Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.

Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específicos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.

Los Reportes Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

•

Crear una nueva tabla

Crear una tabla en una nueva base de datos 1. Haga clic en Archivo > Nuevo. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

3. Para ir a una ubicación diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.

4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base de datos existente 1. Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir.

3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Importar o vincular para crear una tabla Para crear una tabla, puede importar datos o vincular a datos almacenados en otra ubicación. Puede importar datos o vincular a datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, y más.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

Nota: No se pueden editar los datos de una hoja de cálculo de Excel con una tabla vinculada. Como solución alternativa, importe los datos de origen en una base de datos de Access y, después, vincule a la base de datos desde Excel.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos 1. Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.

3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles. Si usa Access 2007, los orígenes de datos se encuentran en el grupo Importar.

4. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la pestaña Crear.

•

Operaciones con los registros: ordenar y filtrar datos

Utilidad de los filtros La vista que se obtiene tras aplicar un filtro contiene solo aquellos registros que incluyen los valores seleccionados, mientras que el resto de los datos permanece oculto hasta que se borra el filtro.

Nota: Las columnas de hojas de datos y los controles de formularios e informes enlazados a expresiones no admiten los filtros.

Existen varios tipos de filtros y algunos de ellos se aplican y se quitan fácilmente.

Access 2010 contiene algunos filtros comunes integrados en cada vista. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y de los valores del campo.

Por ejemplo, para ver los registros de personas cuyo cumpleaños se celebra en un mes determinado, haga clic en la columna Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio del grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtros de fecha y, a continuación, seleccione el período de fechas correspondiente.

1. Los filtros disponibles dependen del tipo de datos en la columna seleccionada.

2. El filtro Todas las fechas del período omiten la parte correspondiente al día y al año de los valores de fecha.

En esta vista filtrada, se verán únicamente los registros donde la parte correspondiente al mes en el campo denominado Fecha de nacimiento sea el mes de abril.

1. Los iconos en el encabezado de columna y la barra del explorador de registros indican que la vista actual está filtrada por la columna Fecha de nacimiento.

2. En la vista Hoja de datos, al desplazar el mouse sobre el encabezado de columna, verá el criterio de filtro actual.

Nota: Al aplicar un filtro a una columna ya filtrada, el filtro anterior se quita automáticamente. Si bien un campo solo puede tener un único filtro aplicado simultáneamente, es posible especificar un filtro diferente para cada campo de la vista.

Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que residen en el Reino Unido y cuyo cumpleaños se celebra en el mes de abril, se puede filtrar la tabla Contactos por el campo País/Región y también por el campo Fecha de nacimiento. Cuando se filtran varios campos en una sola vista, se combinan los filtros mediante el operador Y de la siguiente manera: País/Región = Reino Unido Y mes de Fecha de nacimiento = abril Para volver a la vista sin filtrar: quite los filtros. Al quitar un filtro, se quita temporalmente el filtro de la vista de modo que se puede volver a la vista original sin filtrar.

Para cambiar entre vistas filtradas y sin filtrar: en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio, haga clic en Alternar filtro.

Para quitar un filtro de manera permanente de una vista: borre el filtro. Para más información sobre los procedimientos para borrar filtros, vea la sección Borrar un filtro.

La configuración de un filtro permanece activa hasta que se cierra el objeto, incluso si se cambia a otra vista del objeto. Es decir, si se filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuración del filtro permanecerá activa incluso si se cambia a la vista Formulario o Presentación, y permanecerá activa hasta que se cierre el formulario. Si se guarda el objeto mientras está activo el filtro, este estará disponible la próxima vez que se abra el objeto. Para obtener información acerca de cómo guardar un filtro, vea la sección Guardar un filtro de este artículo.

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe y Presentación. Además de estos filtros, también se puede filtrar un formulario o una hoja de datos rellenando un formulario (que se denomina Filtro por formulario).

Si desea disponer de mayor flexibilidad y está familiarizado con las expresiones, puede crear filtros propios mediante las opciones de la ficha de documentos Filtro.

Seleccione entre los siguientes tipos de filtros: Filtros comunes: para filtrar por valores específicos o por un intervalo de valores.

Filtro por selección: para filtrar todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el valor seleccionado en una fila al filtrar la vista Hoja de datos.

Filtro por formulario: Para filtrar en varios campos de un formulario u hoja de datos, o si intenta buscar un registro específico.

Filtro avanzado: para el tipo de filtro donde se definen criterios de filtro personalizados.

Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo único En este procedimiento, escribirá una expresión que utiliza la función SiInm para clasificar los cargos de los empleados.

En primer lugar, cree una tabla que contenga tres campos: Title, FirstName y LastName. En el campo Título, introduzca los siguientes valores para los cuatro registros nuevos: • • • •

Coordinador de ventas internas Jefe de ventas Representante de ventas Vicepresidente de ventas

En los campos nombre y apellidos de los cuatro registros, escriba cualquier nombre que desee.

1. Ahora, abra la tabla en la vista Hoja de datos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

3. Agregue los campos que desee, como FirstName, LastName y título a la cuadrícula.

4. Haga clic en la fila campo en la primera columna en blanco, haga clic en Zoomy, a continuación, escriba la siguiente expresión: SiInm (IIf) ([Título] = "Vicepresidente de ventas", 1, IIf ([título] = "Administrador de ventas", 2, IIf ([cargo] = "Representante de ventas", 3, IIf ([cargo] = "Coordinador de ventas internas", 4, 5))) Título es el nombre del campo que contiene los valores que se están clasificando. Los valores entre comillas son los valores individuales almacenados en el campo. El valor numérico que sigue es el rango asignado.

La expresión anterior asigna las jerarquías de 1 a 4 a cuatro cargos diferentes y asigna la jerarquía 5 a todos los demás. Al realizar la ordenación, los títulos que no se mencionan en esta expresión se asignan la misma jerarquía (5).

5. En la fila Ordenar de la columna que contiene la expresión, haga clic en ascendente.

6. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

La función IIf devuelve el valor numérico que corresponde al valor en el campo título. Por ejemplo, si el valor del campo cargo es Director de ventas, el número asignado es 2. Si hay un valor en el campo de título no se muestra como un argumento de la función, por ejemplo, el Coordinador regional , se le asigna el número 5. La consulta entonces ordena estos números en orden ascendente.

Ordenar un número grande de valores de campo único Si tiene un gran número de valores de la fila, es una mejor manera de ordenar los datos mediante la creación de una tabla de búsqueda.

Suponga que la tabla empleados hace referencia a más de 50 cargos diferentes.

•

Índices

Puede usar un índice para ayudar a Access a buscar y ordenar los registros más rápidamente. Un índice almacena la ubicación de los registros basándose en el campo o campos que elija indizar. Después de que Access obtenga la ubicación del índice, se pueden recuperar los datos pasando directamente a la ubicación correcta.

De esta forma, el uso de un índice puede ser considerablemente más rápido que examinar todos los registros para encontrar los datos.

Crear un índice Para crear un índice, primero es necesario decidir si se va a crear un índice de un solo campo o de varios campos. Un índice de un solo campo se crea al establecer la propiedad Indizado. En la siguiente tabla se indican los posibles valores de la propiedad Indizado.

Valor de la propiedad Indizado No Sí (con duplicados) Sí (sin duplicados)

Significado No crear un índice en este campo (o eliminar el índice existente) Crear un índice en este campo Crear un índice único en este campo

Si crea un índice único, Access no le permitirá escribir un valor nuevo en el campo si ese valor ya existe en el mismo campo de otro registro. Access crea automáticamente un índice único para las claves principales, aunque también es posible que quiera impedir valores duplicados en otros campos. Por ejemplo,

puede crear un índice único en un campo que almacene números de serie, de modo que no haya dos productos con el mismo número de serie.

Crear un índice de un solo campo .

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que desea crear el índice y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Haga clic en el Nombre de campo del campo que desea indizar.

3. En Propiedades de campo, haga clic en la pestaña General.

4. En la propiedad Indizado, haga clic en Sí (con duplicados) si quiere permitir duplicados o en Sí (sin duplicados) para crear un índice único.

5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. Crear un índice de varios campos Para crear un índice de varios campos para una tabla, incluya una fila para cada campo del índice, así como el nombre del índice únicamente en la primera fila.

Access trata todas las filas como parte del mismo índice hasta que llega a una fila que contiene otro nombre de índice. Para insertar una fila, haga clic con el botón derecho en la ubicación en la que quiere insertar la fila y, después, haga clic en Insertar filas en el menú contextual.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que desea crear el índice y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices.

Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice.

3. En la columna Nombre del índice, en la primera fila en blanco, escriba el nombre del índice. Puede utilizar el nombre de uno de los campos del índice o cualquier otro nombre.

4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y, a continuación, en el primer campo que desee utilizar para el índice.

5. En la siguiente fila, deje en blanco la columna Nombre del índice y, a continuación, en la columna Nombre de campo, haga clic en el segundo campo del índice. Repita este paso hasta que haya seleccionado todos los campos que desee incluir en el índice.

6. Para cambiar el orden de los valores del campo, en la columna Criterio de ordenación de la ventana Índices, haga clic en Ascendente o en Descendente. El criterio de ordenación predeterminado es Ascendente.

7. En la ventana Índices, en Propiedades del índice, establezca las propiedades del índice para la fila en la columna Nombre del índice que

contiene el nombre del índice. Establezca las propiedades según la siguiente tabla.

Etiqueta Principal Único Ignorar Nulos

Valor Si el valor es Sí, el índice es la clave principal.

Si el valor es Sí, todos los valores del índice deben ser únicos.

Si el valor es Sí, los registros con un valor nulo de los campos indizados se excluyen del índice.

8. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. 9. Cierre la ventana Índices.

Eliminar un índice Si descubre que un índice ya no es necesario o afecta demasiado al rendimiento, puede eliminarlo. Al eliminar un índice, solo quita este índice y no el campo o los campos en los que se basa.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla en la que se encuentra el índice que quiere eliminar y, después, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices.

Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice.

3. En la ventana Índices, seleccione la fila o las filas que contienen el índice que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. 5. Cierre la ventana Índices.

Ver y modificar índices Es posible que quiera ver los índices de una tabla para evaluar su efecto sobre el rendimiento o para asegurarse de que unos campos concretos estén indizados.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla en la que se encuentra el índice que quiere modificar y, después, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices.

Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice.

3. Vea o modifique los índices y las propiedades de índice de modo que se ajusten a sus necesidades.

4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. 5. Cierre la ventana Índices.

•

Relaciones entre tablas

En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará el seguimiento de información sobre libros, podría tener una tabla denominada "Títulos" que almacene los datos de cada libro, por ejemplo, el título, la fecha de publicación y el editor. También hay información que podría desear almacenar sobre el editor, como su número de teléfono, dirección y código postal. Si fuera a almacenar toda esta información en la tabla "Títulos", el número de teléfono del editor se duplicaría para cada título que el editor imprimiera.

Una solución más conveniente es almacenar solo una vez la información del editor en una tabla independiente que se llamara "Editores". Colocaría entonces un puntero en la tabla "Títulos" que hiciera referencia a una entrada de la tabla "Editores".

Para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados, puede forzar la aplicación de integridad referencial entre tablas. Las relaciones de integridad referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincida con la de otra. Por ejemplo, cada título de la tabla "Títulos" debe estar asociado a un editor concreto de la tabla "Editores". No se puede agregar un título a la base de datos para un editor que no exista en ella.

Las relaciones lógicas de una base de datos le permiten consultar datos y crear informes de manera eficiente.

Al crear una relación entre tablas, no es necesario que los campos relacionados tengan los mismos nombres. Sin embargo, deben tener el mismo tipo de datos a menos que el campo de clave principal sea un campo Auto numérico. Sólo puede hacer coincidir un campo Auto numérico con un campo Número si la propiedad TamañoDelCampo de ambos de los campos correspondientes es la misma. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Auto numeración y un campo Número si la propiedad TamañoDelCampo de ambos campos es Entero largo. Incluso aunque ambos campos coincidentes sean campos Número, deben tener el mismo valor para la propiedad TamañoDelCampo.

Cómo definir una relación de uno a varios o de uno a uno Para crear una relación de uno a varios o de uno a uno, siga estos pasos:

1. Cierre todas las tablas. No puede crear ni modificar las relaciones entre las tablas abiertas.

2. En Access 2002 o Access 2003, siga estos pasos: 1. Presione F11 para pasar a la ventana Base de datos.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones.

En Access 2007, Access 2010 o Access 2013, haga clic en Relaciones en el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos.

3. Si no ha definido todavía ninguna relación en la base de datos, el cuadro de diálogo Mostrar tabla aparece automáticamente. Si desea agregar las tablas que desea relacionar, pero no se muestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en el menú Relaciones.

4. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una relación entre una tabla y ella misma, agregue dos veces esa tabla.

5. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla con el campo relacionado de la otra. Para arrastrar varios campos, presione Ctrl, haga clic en cada campo y, a continuación, arrástrelos.

En la mayoría de los casos, arrastra el campo de clave principal (que se muestra en texto en negrita) de una tabla hacia un campo similar (a menudo con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla.

6. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Asegúrese de que los nombres de campo que se muestran en las dos columnas son correctos.

Puede cambiar los nombres si fuera necesario.

Establezca las opciones de la relación si fuera necesario. Si necesita información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en el botón de signo de interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento. Estas opciones se explicarán en detalle posteriormente en este artículo.

7. Haga clic en Crear para crear la relación.

8. Repita los pasos de 4 a 7 para cada par de tablas que desee relacionar.

Al cerrar el cuadro de diálogo Modificar relaciones, Access pregunta si desea guardar el diseño. Tanto si guarda el diseño como si no, las relaciones que cree se guardan en la base de datos.

Nota: puede crear relaciones no solo en tablas, sino también en consultas.

Sin embargo, la integridad referencial no se exige con las consultas.

Cómo definir una relación de varios a varios Para crear una relación de varios a varios, siga estos pasos:

1. Cree las dos tablas que tendrán la relación varios a varios.

2. Cree una tercera tabla. Se trata de la tabla de unión. En la tabla de unión, agregue nuevos campos que tengan las mismas definiciones que los campos de la clave principal de cada tabla que haya creado en el paso 1. En la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves externas.

Puede agregar otros campos a la tabla de unión, así como a cualquier otra tabla.

3. En la tabla de unión, establezca la clave principal para incluir los campos de clave principal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión "TítuloAutores", la clave principal se compondría de los campos IdPedido e IdProducto.

Nota: para crear una clave principal, siga estos pasos: 1. Abra una tabla en la vista Diseño.

2. Seleccione el campo o campos que desee definir como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo deseado. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en el selector de fila para cada campo.

3. En Access 2002 o en Access 2003, haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.

En Access 2007, haga clic en Clave principal en el grupo Herramientas de la ficha Diseño.

Nota: si desea que el orden de los campos de una clave principal de varios campos sea diferente del orden de esos campos en la tabla, haga clic en Índices en la barra de herramientas para mostrar el cuadro de diálogo Índices y, a continuación, cambie el orden de los nombres de campo del índice denominado ClavePrimaria.

4. Definir una relación de uno a varios entre cada tabla principal y la tabla de unión.

Consultas • Consultas de selección sencillas Usar el Asistente para consultas 1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas. Si usa Access 2007, haga clic en Crear > Otros > Asistente para consultas.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y en Aceptar.

3. A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o consultas.

Para cada campo, realice estos dos pasos: a. En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo. b. En Campos disponibles, haga doble clic en el campo para agregarlo a la lista de Campos seleccionados. Si desea agregar todos los campos a la consulta, haga clic en el botón con el corchete angular derecho doble (>>). c. Cuando haya agregado todos los campos que desee, haga clic en Siguiente.

4. Si no ha agregado campos numéricos (campos que contienen datos numéricos), vaya al paso 9. Si ha agregado campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen.

Siga uno de estos pasos: a. Si desea ver registros individuales, haga clic en Detalles y, después, en Siguiente. Vaya al paso 9. b. Si desea ver datos numéricos resumidos, como promedios, haga clic en Resumen y, después, en Opciones de resumen.

5. En el cuadro de diálogo Opciones de resumen, especifique los campos que desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos.

Para cada campo numérico, elija una de las funciones siguientes: a. Sum La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo. b. Prom La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo. c. Mín La consulta devuelve el valor más bajo del campo. d. Máx La consulta devuelve el valor más alto del campo.

6. Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de datos, seleccione la casilla Contar los registros de nombre de origen de datos adecuada.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de resumen.

8. Si no ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, vaya al paso 9.

Si ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, el Asistente para consultas le preguntará cómo desea agrupar los valores de fechas. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un campo numérico, como "Precio", y un campo de fecha y hora, como "Fecha de la transacción". A continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo "Precio". Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, mes, trimestre o año.

Seleccione el período de tiempo que desea utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Nota: En la vista Diseño, puede usar una expresión para agrupar valores en función del período de tiempo que desee. No obstante, el asistente solo ofrece estas opciones.

9. En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea abrirla o modificarla y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Si elige abrir la consulta, esta muestra los datos seleccionados en la vista Hoja de datos. Si elige modificar la consulta, esta se abre en la vista Diseño.

Parte superior de la página

Crear una consulta en la vista Diseño Puede usar la vista Diseño para crear manualmente una consulta de selección. Si usa la vista Diseño, tendrá más control sobre los detalles de diseño de la consulta.

No obstante, es más fácil cometer errores de diseño, y puede tardar más en crear la consulta que con el asistente.

Crear una consulta Paso 1: Agregar orígenes de datos Paso 2: Combinar orígenes de datos relacionados Paso 3: Agregar campos de salida Paso 4: Especificar criterios Paso 5: Resumir datos Paso 6: Ver los resultados Paso 1: Agregar orígenes de datos Cuando utiliza la vista Diseño, debe agregar los orígenes de datos y campos en pasos diferentes porque se usa el cuadro de diálogo Mostrar tabla para realizar la primera acción. Sin embargo, siempre puede agregar más orígenes de datos más adelante si así lo desea.

1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. Si usa Access 2007, haga clic en Crear > Otros > Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en las pestañas Tablas, Consultas o Ambas, haga doble clic en todos los orígenes de datos que desea usar o selecciónelos y haga clic en Agregar.

3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Combinaciones automáticas Si agrega orígenes de datos relacionados entre sí, las relaciones se agregarán automáticamente a la consulta como combinaciones. Las combinaciones especifican cómo se deben combinar los datos de orígenes relacionados. Access también crea automáticamente una combinación entre dos tablas si estas contienen campos con tipos de datos compatibles y uno de los campos es una clave principal.

Es posible que desee ajustar las combinaciones que Access crea. Access determina qué tipo de combinación crea en función de la relación que esta representa. Si Access crea una combinación, pero no hay ninguna relación definida, Access crea una combinación interna.

Si al agregar los orígenes de datos, Access crea automáticamente las combinaciones correctas, puede ir directamente al Paso 3: Agregar campos de salida.

Utilizar el mismo origen de datos varias veces En ciertos casos, es posible que quiera realizar una autocombinación, es decir, combinar dos copias de la misma tabla o consulta. Esta combina los registros de la misma tabla cuando hay valores coincidentes en los campos combinados. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Empleados en la que el campo Supervpor para cada registro de empleado contiene el identificador del administrador en lugar del nombre. Podría usar una autocombinación para mostrar el nombre del administrador en el registro de cada empleado.

Al agregar un origen de datos por segunda vez, Access agrega _1 al nombre de la segunda instancia. Por ejemplo, si ha agregado la tabla Empleados dos veces, la segunda instancia se denominará Empleados_1.

Paso 2: Combinar orígenes de datos relacionados Si los orígenes de datos que agrega a una consulta ya están relacionados, Access crea automáticamente una combinación interna para cada relación. Si se aplica la integridad referencial, Access muestra también un "1" sobre la línea de la combinación para indicar la tabla del lado "uno" de una relación de uno a varios y un símbolo de infinito (∞) para indicar la tabla del lado "varios".

Si agrega consultas a su consulta y no las ha relacionado, Access no creará automáticamente combinaciones entre dichas consultas, ni entre las consultas y tablas que no estén relacionadas. Si Access no crea combinaciones cuando agrega orígenes de datos, deberá agregarlas usted mismo. Los orígenes de datos que no estén combinados con otros orígenes de datos pueden causar problemas con los resultados de la consulta.

Es posible que también quiera cambiar el tipo de una combinación de interna a combinación externa para que la consulta incluya más registros.

Agregar una combinación •

Para agregar una combinación, arrastre un campo de un origen de datos hasta el campo correspondiente de otro origen.

Access muestra una línea entre los dos campos para señalar que se ha creado una combinación.

Una línea de combinación (con un círculo rojo).

Cambiar una combinación 1. Haga doble clic en la combinación que desea cambiar.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

Cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. Tenga en cuenta que los nombres de las tablas cambian en el cuadro de diálogo con el fin de mostrar las tablas reales implicadas.

2. Revise las tres opciones del cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

3. Haga clic en la opción que quiera usar y, después, haga clic en Aceptar.

Cuando las combinaciones se hayan completado, agregue los campos de salida.

Es decir, los campos que contienen los datos que quiere incluir en los resultados de la consulta.

Paso 3: Agregar campos de salida Puede agregar fácilmente un campo desde cualquiera de los orígenes de datos que haya agregado en el paso 1.

•

Para agregar un campo, arrástrelo hacia abajo desde un origen de datos del panel superior hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño del panel inferior en la ventana de diseño de la consulta.

Si sigue este método para agregar un campo, Access rellena automáticamente la fila Tabla de la cuadrícula de diseño para reflejar el origen de datos del campo.

Sugerencia: Si desea agregar rápidamente todos los campos a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga doble clic en el nombre de la tabla o consulta en el panel superior para resaltar todos los campos de ese origen y, a continuación, arrástrelos todos a la vez hacia abajo hasta la cuadrícula de diseño.

Usar una expresión como campo de salida Si desea realizar cálculos o usar una función para generar un resultado de la consulta, puede usar una expresión como un campo de salida. La expresión puede usar los datos de cualquiera de los orígenes de datos de la consulta, además de funciones, como Formato o EnCad, y puede contener operadores constantes y aritméticos.

1. En una columna vacía de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón derecho en la fila Campo y, después, haga clic en Zoom en el menú contextual.

2. En el cuadro Zoom, escriba o pegue la expresión. Anteponga la expresión con el nombre que desea utilizar en la expresión de salida, seguido de dos puntos. Por ejemplo, si quiere etiquetar la expresión "Última actualización", inicie la expresión con Última actualización.

Nota: Puede utilizar expresiones para realizar una amplia variedad de tareas.

No obstante, este artículo no incluye una explicación exhaustiva de las expresiones. Para obtener más información sobre cómo crear expresiones, vea el artículo Crear una expresión.

Paso 4: Especificar criterios Este paso es opcional.

Use criterios para limitar los registros que devuelve la consulta, en función de si los valores de campo cumplen sus especificaciones.

Especificar criterios para un campo de salida 1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios del campo que contiene los valores que desea limitar, escriba una expresión que los valores de campo deben cumplir para incluirlos en los resultados. Por ejemplo, si quiere limitar una consulta a los registros cuyo valor de campo Ciudad es Las Vegas, escriba Las Vegas en la fila Criterios de dicho campo.

Si desea obtener más ejemplos de criterios de consulta para distintos tipos de datos, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

2. Especifique los criterios alternativos en la fila O, bajo la fila Criterios.

Si especifica criterios alternativos, un valor de campo puede cumplir cualquiera de los criterios de la lista e incluirse en el resultado de la consulta.

Criterios para varios campos Puede usar los criterios con varios campos. Si opta por esta opción, todos los criterios en una fila Criterios u O determinada deben ser verdaderos para que se incluya el registro.

Especificar criterios mediante un campo que se quiere incluir en el resultado Puede agregar un campo al diseño de la consulta sin incluir sus datos en el resultado de la consulta. Realice esta acción si desea usar los valores del campo para limitar los resultados de la consulta, pero no desea verlos.

1. Agregue el campo a la cuadrícula de diseño.

2. Desactive la casilla del campo en la fila Mostrar.

3. Especifique los criterios como lo haría para un campo de salida.

Paso 5: Resumir datos Este paso es opcional.

Puede que desee resumir los datos, especialmente si son numéricos. Por ejemplo, es posible que quiera ver el precio medio o las ventas totales.

Para resumir los datos en una consulta, use la fila Total. De manera predeterminada, la fila Total no se muestra en la vista Diseño.

1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Totales.

Access muestra la fila Total en la cuadrícula de diseño de la consulta.

2. Para cada campo que desee resumir, seleccione la función que se usará en la lista de la fila Total. Las funciones disponibles dependen del tipo de datos del campo.

Para obtener más información sobre la funcionalidad de la fila Total en consultas, vea el artículo Sumar o contar valores en una hoja de datos con una fila de totales.

Paso 6: Ver los resultados Para ver los resultados de la consulta, haga clic en Ejecutar en la pestaña Diseño.

Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos.

Para realizar más cambios en la consulta, haga clic en Inicio > Vistas > Vista Diseño para volver a la vista Diseño.

Modifique los campos, las expresiones o los criterios y, a continuación, vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee.

•

Uso de operadores en las consultas

Operadores aritméticos Utilice los operadores aritméticos para calcular un valor de dos o más números o cambiar el signo de un número de positivo a negativo o viceversa.

Operador Finalidad + Sumar dos números.

-

* / \

Residuo

^

Buscar la diferencia entre dos números o indicar el valor negativo de un número.

Multiplicar dos números.

Dividir el primer número entre el segundo número.

Redondear ambos números a enteros, dividir el primer número entre el segundo número y, a continuación, truncar el resultado en un entero.

Dividir el primer número entre el segundo número y, a continuación, devolver solo el resto.

Elevar un número a la potencia de un exponente.

Ejemplo [Subtotal]+[Impuesto sobre las ventas] [Precio]-[Descuento]

[Cantidad]*[Precio] [Total]/[Número_de_elementos] [Registros]\[Habitaciones]

[Registros] Residuo [Habitaciones]

Número ^ Exponente

Operadores de comparación Utilice los operadores de comparación para comparar valores y devuelven un resultado que es verdadero, Falso o nulo.

Operador Finalidad < Devuelve verdadero si el primer valor es menor que el segundo valor. <= Devuelve verdadero si el primer valor es menor o igual que el segundo valor. > Devuelve verdadero si el primer valor es mayor que el segundo valor. >= Devuelve verdadero si el primer valor es mayor o igual que el segundo valor. = Devuelve verdadero si el primer valor es igual que el segundo valor. <> Devuelve verdadero si el primer valor no es igual que el segundo valor.

Ejemplo Valor1 < valor2 Valor1 < = valor2 Valor1 > valor2 Valor1 > = valor2 Valor1 = valor2 Valor1 <> valor2

Nota: En todos los casos, si el primer valor o el segundo valor es null, el resultado es, a continuación, también null. Dado que nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con un valor nulo es también desconocido.

Operadores lógicos Utilizar los operadores lógicos para combinar dos valores booleanos y devolver un resultado verdadero, Falso o nulo. Operadores lógicos también se conocen como operadores booleanos.

Operador And –O bien– Eqv

Not Xor

Finalidad Devuelve True cuando Expr1 y Expr2 son verdaderas.

Devuelve True cuando Expr1 o Expr2 es true.

Devuelve True cuando Expr1 y Expr2 son verdaderas, o cuando Expr1 y Expr2 tienen el valor false.

Devuelve True si Expr no es true.

Devuelve True cuando Expr1 es true o Expr2 es true, pero no en ambos.

Ejemplo Expr1 Y Expr2 Expr1 O Expr2 Expr1 Eqv Expr2 No Expr Expr1 OEx Expr2

Operadores de concatenación Utilice los operadores de concatenación para combinar dos valores de texto en uno solo.

Operador Finalidad & Combina dos cadenas en una sola cadena. +

Combina dos cadenas para formar una cadena y propaga los valores nulos (si un valor nulo, toda la expresión se evalúa como null).

Ejemplo cadena1 & cadena2 cadena1 + cadena2

Operadores especiales Utilice los operadores especiales para devolver un resultado verdadero o Falso como se describe en la tabla siguiente.

Operador Es Null o no es nulo Como "modelo" Entre val1 Y val2

Finalidad Determina si un valor es Nulo o No es Nulo.

Valores de cadena coincidentes mediante los operadores de caracteres comodín ? y *.

Determina si un valor numérico o de fecha se encuentra dentro de un rango.

In (valor1, valor2...)

Determina si un valor se encuentra dentro de un conjunto de valores.

Ejemplo Campo1 no es nulo Campo1 como "indicar a *" Campo1 entre 1 y 10 -ocampo1 entre #0701-07 # y #12-31-07 # Campo1 en ("rojo", "verde", "azul") -ocampo1 en (1,5,7,9)

Formularios • Diseño de formularios ENCABEZADOS, SECCIONES DE DETALLE Y PIES Normalmente colocaremos la información que deseamos presentar de la tabla o consulta subyacente en la sección de detalle en el centro de la ventana Formulario.

Podemos añadir un encabezado en la parte superior de la ventana o un pie en la parte inferior de la misma para visualizar la información o los controles que no es necesario cambiar con cada registro diferente.

El área superior de la ventana que contiene el título Personal de la Universidad es el encabezado del formulario. En la parte inferior de la ventana se encuentra el pie del formulario. En la esquina inferior izquierda del formulario podemos ver un cuadro con el número de registro como el que aparecen en las tablas y consultas en el modo de ver Hoja de datos. Pulse el botón de flecha que se encuentra a la derecha

del número de registro y verá el registro de la siguiente persona en la sección de detalle del formulario.

CREAR NUEVO FORMULARIO CON HERRAMIENTAS DE DISEÑO Para empezar a construir un nuevo formulario, abra la base de datos. Seleccione la tabla o consulta que desea utilizar en el formulario en la ventana Base de datos.

Seleccione Nuevo formulario en la lista desplegable del botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, o elija Formulario en el menú Insertar, y Microsoft Access presentará el cuadro de diálogo Nuevo formulario, mostrado en la siguiente figura.

En el cuadro combinado situado en la parte inferior del cuadro de diálogo, Access visualiza el nombre de la tabla o consulta que ha sido seleccionada en la ventana Base de datos. Si desea seleccionar una tabla o consulta diferente, puede abrir la lista desplegable del cuadro combinado para ver todas las tablas y consultas de la base de datos.

Seleccione Modo de ver Diseño en el cuadro de diálogo y después pulse el botón Aceptar. Access abre la ventana Formulario en el modo de ver Diseño y además muestra una caja de herramientas que contiene las diversas herramientas de diseño.

Access visualiza un formulario con una sección de detalle en blanco (una cuadricula gris). Puede señalar el borde de la sección de detalle con el puntero del ratón y arrastrarlo para ampliar o reducir dicha sección. Podemos eliminar la cuadrícula de puntos de la sección de detalle eligiendo la orden Cuadrícula en el menú Ver. Si desea añadir encabezados y pies al formulario, elija la orden Encabezado/Pie del formulario del menú Formato.

Inicialmente, la sección de detalle presenta una anchura de 10 centímetros y una altura de 3 centímetros. Las divisiones de "centímetro" que podemos ver en las reglas están directamente relacionadas con el tamaño y resolución de su pantalla.

En una pantalla VGA estándar de 640 por 480 pixels, la pantalla completa es aproximadamente de 25 centímetros de anchura por 18 centímetros de altura. Por omisión, Access establece la cuadrícula a 5 puntos por centímetro tanto horizontal como verticalmente. Podemos cambiar la densidad de los puntos de la cuadrícula cambiando los parámetros Línea X y Línea Y de la hoja de propiedades del formulario.

Los números introducidos en los parámetros Línea X y Línea Y indican a Microsoft Access el número de intervalos por unidad de medida que desea en la cuadrícula de diseño. Podemos proporcionar un número comprendido entre 1 (el más espaciado) y 64 (el más fino).

Podremos ver los puntos de la cuadrícula si seleccionamos un ajuste en centímetros de 9 o inferior. Si establecemos una cuadrícula más fina, Access no visualizará los puntos de la cuadrícula, pero todavía podremos utilizar esta cuadrícula para alinear los controles. Access siempre visualiza las líneas de la cuadrícula en intervalos de 1 centímetro, incluso cuando haya establecido valores demasiado pequeños para la Línea X o la Línea Y. Cuadro de herramientas El cuadro de herramientas, mostrado más abajo, es el "centro de órdenes" del diseño de formularios. Puede desplazar la caja de herramientas a través de la pantalla arrastrando su barra de título. También puede cambiar la forma de la caja de herramientas arrastrando sus bordes o esquinas. Si lo desea, puede desplazar la caja de herramientas a la parte superior del área de trabajo y "ubicarla" como una barra de herramientas. Para cerrar la caja de herramientas, pulse el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la misma, elija nuevamente la orden Caja de herramientas del menú Ver, o pulse el botón Caja de herramientas de la barra de herramientas.

La caja de herramientas contiene los botones de todos los controles que se pueden utilizar en el diseño de un formulario. Cuando desee colocar un determinado control en el formulario, pulse el botón correspondiente a ese control en la caja de herramientas. Cuando desplace el puntero del ratón sobre el formulario, cambiará su apariencia convirtiéndose en un icono que representa la herramienta que ha sido seleccionada. Sitúe el puntero del ratón en el lugar donde desea colocar el control, y pulse el botón izquierdo del ratón para colocar el control sobre el formulario. Si desea cambiar el tamaño del control en el momento de su colocación en el formulario, haga clic y arrastre el puntero del ratón al tamaño deseado. (También puede cambiar el tamaño de un control una vez colocado arrastrando sus bordes o esquinas.)

Herramienta Seleccionar objetos. Es la herramienta predeterminada. Utilice esta herramienta para seleccionar, cambiar el tamaño y editar los controles.

Botón Asistente para controles. Pulse este botón para activar el Asistente para controles. Cuando este botón aparece presionado, un Asistente para controles le ayudará a introducir las propiedades del control siempre que cree un nuevo grupo de opción, cuadro combinado, cuadro de lista o botón de comando.

Herramienta Etiqueta. Utilice esta herramienta para crear controles de etiqueta que contengan un texto fijo en el formulario. Por omisión, la mayor parte de los controles poseen un control de etiqueta asociado a los mismos. Puede utilizar esta herramienta para crear etiquetas independientes en los encabezados o para colocar instrucciones en el formulario.

Herramienta Cuadro de texto. Utilice esta herramienta para crear controles de cuadro de texto para visualizar campos de texto, números, fechas, horas y memo en el formulario. Puede unir un cuadro de texto a uno de los campos de la tabla o consulta subyacente. Si permite actualizar un cuadro de texto que depende de un campo, podrá cambiar el valor de dicho campo (de la tabla o consulta subyacente) introduciendo un nuevo valor en el cuadro de texto. También podemos utilizar un cuadro de texto para el cálculo de valores utilizando expresiones.

Herramienta Grupo de opciones. Utilice esta herramienta para crear un grupo de opciones que contenga uno o más botones de alternar, botones de opción o casillas de verificación. Podemos asignar un valor numérico independiente para cada botón o casilla de verificación que se incluya en el grupo. Cuando posea más de un botón o casilla de verificación en un grupo, sólo uno de ellos podrá estar seleccionado en un momento dado, y el valor asignado a ese botón o casilla seleccionada se

convertirá en el valor del grupo de opciones. Puede seleccionar uno de los botones o casillas del grupo como valor predeterminado para el grupo. Si enlaza el grupo de opción a un campo de la tabla o consulta subyacente, podría establecer un nuevo valor para el campo al seleccionar un botón o casilla del grupo.

Herramienta Botón de alternar. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de alternar que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o sí/no. Cuando hace clic en un botón de alternar, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o sí) y el botón aparecerá presionado. Haga clic en este botón de nuevo y su valor pasara a ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botón de alternar en un grupo de opción y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un grupo con varios botones de alternar, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de verificación previamente elegido será desactivado cuando haga clic en un nuevo botón de alternar y éste adquiera el valor activado. Si enlaza el botón de alternar a un campo de la tabla o consulta subyacente, podrá alternar el valor del campo haciendo clic en el botón de alternar.

Herramienta Botón de opción. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de opción (también denominado algunas veces control de botón de radio) que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o si/no. Cuando hace clic en un botón de opción, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o si) y aparecerá un circulo negro en el centro del botón. Haga clic en este botón de nuevo y su valor pasará a ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botón de opción en un grupo de opciones y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un grupo con varios botones de opción, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de verificación previamente elegido será desactivado cuando haga clic en un nuevo botón de opción para activarlo. Si enlaza el botón de opción a un campo de la tabla o consulta subyacente, podrá alternar el valor del campo haciendo clic en el botón de opción.

Herramienta Casilla de verificación. Utilice esta herramienta para crear un control de casilla de verificación que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o si/no. Cuando hace clic en una casilla de verificación, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o sí) y aparecerá una X en el interior de la casilla. Haga clic en esta casilla de nuevo y su valor pasará a ser 0 (para representar desactivado, falso o no), y la X desaparecerá de su interior. Puede incluir una casilla de verificación en un grupo de opción y asignar a la casilla un valor numérico único. Si crea un grupo con varias casillas de verificación, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de verificación previamente elegida será desactivada cuando haga clic en una nueva casilla de verificación para activarla. Si enlaza la casilla de verificación a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede alternar el valor del campo haciendo clic en la casilla de verificación.

Herramienta Cuadro combinado. Utilice esta herramienta para crear un cuadro combinado que contenga una lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que pueda ser editado. Para crear la lista, puede introducir los valores en la propiedad Origen de la fila del control. También puede especificar una tabla o una

consulta como origen de los valores de la lista. Microsoft Access visualiza el valor actualmente seleccionado en el cuadro de texto. Cuando pulse el botón de flecha abajo situado en el extremo derecho del cuadro, Access muestra los valores de la lista. Elija un nuevo valor en la lista para cambiar el valor del control. Si el cuadro combinado está unido a un campo de la tabla o consulta subyacente, podrá cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la lista. Puede enlazar varias columnas a la lista, y ocultar una o más columnas de la lista estableciendo la anchura de la lista de la columna a 0. También puede enlazar el valor actual del control a una columna oculta. Cuando cierra el cuadro combinado, Access visualiza el valor de la primera columna cuya anchura es mayor que 0. Cuando abre la lista del cuadro, Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de cero.

Herramienta Cuadro de lista. Utilice esta herramienta para crear un cuadro de lista que contenga una lista con los posibles valores para el control. Para crear la lista, puede introducir los valores en la propiedad Origen de la fila del control. También es posible especificar una tabla o una consulta como origen para los valores de la lista. Los cuadros de lista siempre permanecen abiertos, y Access destaca cl valor actualmente seleccionado en el cuadro de lista. Elija un nuevo valor en la lista para cambiar el valor del control. Si el cuadro de lista está unido a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la lista. Puede enlazar varias columnas a la lista, y ocultar una o más columnas de la lista estableciendo la anchura de la lista de la columna a 0. También puede enlazar el valor actual del control a una columna oculta. Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de 0 y pueden ser incluidas dentro de la anchura definida para el control.

Herramienta Botón de comando. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de comando que pueda activar una macro o un procedimiento en VBA. Herramienta Imagen. Utilice esta herramienta para añadir una imagen estática en su formulario. No podrá editar la imagen en el formulario, ya que es almacenada por Access en un formato que resulta muy eficiente en términos de velocidad de aplicación y tamaño. Si desea almacenar una imagen como fondo para su formulario, puede establecer la propiedad del formulario Imagen.

Herramienta Marco de objeto independiente. Utilice esta herramienta para añadir un objeto procedente de otra aplicación que soporte la incrustación y vinculación de objetos (OLE). El objeto pasará a formar parte del formulario, no de los datos de la tabla o consulta subyacente. Puede añadir imágenes, sonidos, gráficos o diapositivas para mejorar la apariencia del formulario.

Herramienta marco de objeto dependiente. Utilice esta herramienta para hacer disponible en el formulario un objeto OLE de datos subyacentes. Access puede visualizar la mayor parte de las imágenes y gráficos directamente en el formulario.

Para los demás objetos, Access presente el icono de la aplicación en la cual fue creado el objeto. Por ejemplo, si el objeto es un objeto de sonido creado por el

programa Grabadora de sonidos, aparecerá un icono de un micrófono en el formulario.

Herramienta Salto de página. Utilice esta herramienta para añadir un salto de página entre las múltiples páginas de un formulario.

Herramienta Subformulario/Subinforme. Utilice esta herramienta para incrustar otro formulario en el formulario actual. Puede utilizar un subformulario para mostrar los datos procedentes de una tabla o consulta que están relacionados con los datos del formulario principal. Access mantiene el enlace entre los dos formularios de forma automática.

Herramienta Línea. Utilice esta herramienta para añadir líneas al formulario y mejorar así su apariencia.

Herramienta Rectángulo. Utilice esta herramienta para añadir rectángulos coloreados o vacíos al formulario y mejorar así su apariencia.

Cuando selecciona una herramienta distinta del botón Seleccionar objetos, quedará sin seleccionar después de utilizar la herramienta para colocar un control en el formulario. Si planifica crear varios controles utilizando la misma herramienta (por ejemplo, una serie de casillas de verificación en un grupo de opciones) haga doble clic en el botón de herramienta en la caja de herramientas para "bloquear" el botón y que permanezca seleccionado después de colocar el primer control. Puede anular el bloqueo de esa herramienta pulsando cualquier otro botón de herramienta (incluyendo la herramienta Seleccionar objetos).

Lista de campos La lista de campos se utiliza en combinación con la caja de herramientas para colocar controles dependientes (controles vinculados a campos de una tabla o consulta) en el formulario. La lista de campos se abre pulsando el botón Lista de campos de la barra de herramientas o eligiendo la orden Lista de campos del menú Ver. Access visualiza el nombre de la tabla o consulta subyacente en la barra de título de la ventana. Si desea cambiar el tamaño de la lista de campos, arrastre los bordes de la ventana de modo que pueda visualizar el nombre de los campos más extensos. Utilice la barra de desplazamiento situada en la parte derecha de la ventana para desplazarse a través de la lista de nombres disponibles.

Cuando utilice la lista de campos para colocar un control para un campo en el formulario, en primer lugar, pulse el botón de la herramienta que desee. (La herramienta predeterminada es un control de cuadro de texto.) A continuación, arrastre el campo deseado desde la lista de campos hacia la posición deseada en el formulario. Si elige un control que no es apropiado para el tipo de datos, Access selecciona el control predeterminado para dicho tipo de datos. Por ejemplo, si elige cualquier control que no sea un control de marco de objeto dependiente para un objeto OLE, Access crea automáticamente un control de marco de objeto

dependiente. Si intenta arrastrar y soltar un campo utilizando un control de subformulario/subinforme, marco de objeto independiente, línea, rectángulo o salto de página, Access crea en su lugar un cuadro de texto o un control de marco de objeto dependiente.

Barra de herramientas Formato La barra de herramientas formato, mostrada en la siguiente figura, ofrece una forma rápida y sencilla de modificar la apariencia de un control con un simple clic de ratón en lugar de tener que establecer las propiedades.

A través de esta barra de herramientas también puede establecer el color de fondo de las secciones del formulario. De izquierda a derecha, las opciones son las siguientes: Seleccionar objeto Este cuadro de lista se utiliza para seleccionar un determinado objeto en el formulario. Esto es particularmente útil si coloca varios controles en la parte superior de otro control.

Nombre de fuente Se utiliza para establecer la fuente de las etiquetas, cuadros de texto, botones de comando, botones de alternar, cuadros combinados y cuadros de lista.

Tamaño de fuente Se utiliza para establecer el tamaño de la fuente.

Negrita Pulse este botón para establecer el estilo de fuente a negrita.

Cursiva Pulse este botón para establecer el estilo de fuente a cursiva.

Subrayado Pulse este botón para subrayar el texto.

Alinear a la izquierda Pulse este botón para alinear el texto a la izquierda.

Centrar Pulse este botón para centrar el texto.

Alinear a la derecha Pulse este botón para alinear el texto a la derecha.

Color de fondo Se utiliza para establecer el color del fondo del control o área del formulario. Además, puede establecer el color del fondo a transparente.

Color del texto Se utiliza para establecer el color del texto del control.

Color de los bordes Se utiliza para establecer el color del borde del control. Además, puede establecer este color a transparente.

Ancho de los bordes Se utiliza para establecer la anchura del borde desde extrafino hasta una anchura de 6 puntos.

Efecto especial Se utiliza para establecer la apariencia del control a plano, elevado, hundido, sombreado o cincelado.

NOTA: Sólo puede seleccionar uno de los botones de alineación en un momento dado. Si no pulsa un botón, la alineación será establecida a General (los datos del texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha).

Dependiendo del objeto que se encuentre seleccionado, algunas de las opciones de la barra de herramientas Formato podrían no estar disponibles. Por ejemplo, no puede establecer el color del fondo en un control de marco de objeto dependiente.

Ni tampoco puede establecer los colores del borde o del relleno en un botón de alternar, ya que estas áreas siempre se establecen en color gris. Si tiene la hoja de propiedades abierta y se desplaza a través de los controles de modo que pueda observar las propiedades establecidas en la barra de herramientas Formato, podrá ver cómo cambian los ajustes en la hoja de propiedades a medida que pulsa los diferentes botones de esta barra de herramientas.

Propiedades cuadro de texto En los campos Auto numéricos, cuyo valor no puede ser cambiado por el usuario, debería modificar este control para evitar que pueda ser seleccionado en el formulario. Para evitar la selección de un control, establezca la propiedad Activado del control a No. Access sombrea un control cuando ha sido desactivado, pero no está bloqueado. Establezca a Sí la propiedad Bloqueado para indicar que no será posible actualizar este control El control no estará sombreado, y no podrá acceder al mismo utilizando el tabulador ni seleccionarlo en el formulario en el modo de ver Formulario.

Si especificamos los parámetros para las propiedades Formato, Lugares decimales o Máscara de entrada en el momento de la definición del campo de una tabla, Access copiará esos mismos ajustes en cualquier cuadro de texto que dependa de ese campo. Cualquier dato que se introducido mediante el uso del formulario deberá cumplir la regla de validación definida en la tabla; sin embargo, puede definir una regla más restrictiva para este formulario. A menos que proporcione un valor predeterminado en la hoja de propiedades, las nuevas filas heredan los valores predeterminados de la tabla. La propiedad Texto de la barra de estado obtiene su valor del parámetro introducido en la propiedad Descripción del campo de la tabla.

Si selecciona la ficha Evento, verá un conjunto de propiedades adicionales con la palabra Al. La introducción de nombres de macros a modo de valores para estas propiedades puede hacer que ciertos eventos activen ciertas acciones. También podemos hacer referencia a procedimientos en VBA. Propiedades de etiqueta También podemos establecer propiedades independientes para las etiquetas asociadas a los controles. Access copia la propiedad Título del campo de la tabla subyacente en la propiedad del mismo nombre de la etiqueta asociada al control.

También puede corregir el texto del título que se encuentra en el interior de una etiqueta seleccionando la etiqueta, desplazando el puntero del ratón al interior de la etiqueta hasta que la forma del puntero cambie a un icono de I mayúscula, y haciendo clic de nuevo para establecer el punto de inserción en el texto de la etiqueta. De este modo, puede borrar los caracteres no deseados, y escribir una nueva información. Una vez finalizada la corrección de los controles de etiqueta, puede ocurrir que los controles sean demasiado extensos o pequeños para visualizar adecuadamente los nuevos nombres. Puede cambiar el parámetro de la hoja de propiedades para ajustar el tamaño de la etiqueta, o puede seleccionar el control y utilizar los ajustadores de tamaño del control para modificar el tamaño y la alineación.

Para ajustar el tamaño de una etiqueta de forma rápida, haga clic en la etiqueta y elija la orden Tamaño del menú Formato, y después seleccione Al contenido en el submenú.

Propiedades del formulario Haga clic en cualquier parte fuera de la sección de detalle del formulario o seleccione la orden Seleccionar formulario del menú Edición, y la hoja de propiedades visualizará las propiedades del formulario.

Las propiedades que comienzan con Al activar registro en la hoja de propiedades pueden ser configuradas para ejecutar macros o procedimientos en VBA. Los eventos asociados con las propiedades pueden activar acciones de macro.

En la mitad inferior de la primera parte de la lista de propiedades, podemos ver las propiedades Línea X y Línea Y, que controlan la densidad de los puntos de la cuadrícula. Los valores predeterminados son de 5 puntos por centímetro en ambos ejes. Access además traza una línea sombreada sobre la cuadrícula de diseño cada pulgada o centímetro para facilitar la alineación de los controles. Si desea utilizar la orden Ajustar a la cuadrícula del menú formato para que le sirva de ayuda en la tarea de alineación de los controles del formulario, probablemente deseará cambiar la densidad de los puntos de la cuadrícula para proporcionar un mayor control sobre el lugar donde desea colocar los objetos en el formulario.

NOTA: Si establece un ajuste para los ejes X e Y superior a 9 para el sistema métrico, no será capaz de ver los puntos de la cuadrícula.

RESULTADO DEL DISEÑO Para destacar los campos en el formulario, haga clic en la sección de detalle y a continuación establezca el color del fondo a gris oscuro utilizando el botón Color del fondo de la barra de herramientas Formato. Para hacer que las etiquetas destaquen

en este fondo oscuro, arrastre el ratón alrededor de todos los controles de etiqueta o haga clic en la regla horizontal directamente sobre todos los controles de etiqueta y después establezca el Color del fondo a blanco. Si además desea hacer que la sección de detalle quede más próxima a los controles colocados en el formulario, arrastre los bordes del área de detalle con el puntero del ratón.

Para seleccionar todos los controles de un área vertical, haga clic en la regla horizontal sobre el área que contiene los controles que desea seleccionar. Del mismo modo, para seleccionar todos los controles en un área horizontal, haga clic en la regla vertical.

Pulse el botón Modo de ver Formulario de la barra de herramientas para ver el formulario. Para modificar el tamaño de la ventana Formulario de forma que se ajuste a los límites del diseño de su formulario, seleccione la orden Ajustar al formulario en el menú Ventana. Pulse el botón Guardar en la barra de herramientas o seleccione la orden Guardar del menú Archivo para almacenar el diseño de su nuevo formulario.

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Creación de formularios

Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

Crear un formulario en blanco en Access 1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

4. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

5. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

Crear un formulario dividido en Access Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido.

Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido.

Crear un formulario que muestre varios registros en Access

Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, vea Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos.

Crear un formulario que contenga un subformulario en Access A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades, vea el artículo Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios) para obtener más información.

Crear un formulario de navegación en Access Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.

1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación.

2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de navegación que desee.

Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista Presentación.

Informes • Creación y modificación de informes sencillos Elegir un origen de registros Los informes constan de información extraída de tablas o consultas, así como información que se almacena en el diseño de informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. Las tablas o consultas que contienen los datos subyacentes son también conocido como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir

todos se encuentran en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros.

Si los campos se encuentran en más de una tabla, debe utilizar una o más consultas como origen de registros. Las consultas ya existan en la base de datos o necesita crear consultas nuevas específicamente para satisfacer las necesidades de su informe.

Crear un informe mediante la herramienta de informe La herramienta informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin pedir información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta de informe no puede crear el producto final terminado que desee en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. A continuación, puede guardar el informe y modificarlo en la vista presentación o vista Diseño para que atienda mejor a sus necesidades.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.

2. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en informe.

Access crea el informe y lo muestra en la vista Diseño.

3. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, consulte la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe y la tabla o consulta base que usa como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access muestra los datos más recientes desde el origen de registros.

Crear un informe mediante el Asistente para informes Puede usar al Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que aparecen en el informe. También puede especificar cómo se agrupa y ordena los datos y puede usar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado las relaciones entre las tablas y consultas con antelación.

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En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

Siga las instrucciones en las páginas del Asistente para informes. En la última página, haga clic en Finalizar.

Vista previa del informe, consulte el informe tal como aparecerá en la impresión. También puede aumentar el nivel de ampliación para acercar en detalles. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe,

consulte la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

Nota: Si desea incluir campos de varias tablas y consultas en el informe, haga clic en siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. En su lugar, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos adicionales que desee incluir en el informe. A continuación, haga clic en siguiente o Finalizar para continuar.

Crear etiquetas mediante el Asistente para etiquetas Use el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños de etiqueta estándar.

1. En el panel de navegación, abra la tabla o consulta que será el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic en él.

2. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en etiquetas.

3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última página, haga clic en Finalizar.

Access muestra las etiquetas en la vista previa de impresión para que puedan ver tal como aparecerá cuando se imprimen. Puede usar el control deslizante en la barra de estado de Access para acercar en detalles. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, consulte la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

Nota: Vista previa de impresión es la única vista que puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos en una sola columna.

Crear un informe mediante la herramienta informe en blanco Si no está interesado en el uso de la herramienta informe o el Asistente para informes, puede usar la herramienta informe en blanco para crear un informe desde cero. Esto puede ser una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si desea incluir sólo algunos campos en el informe. El siguiente procedimiento explica cómo usar la herramienta informe en blanco: •

En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en Informe en blanco.

Se muestra un informe en blanco en la vista Diseño y el panel Lista de campos se muestra en el lado derecho de la ventana de Access.

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En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.

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Arrastre cada campo del informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y, a continuación, arrástrelos hasta el informe al mismo tiempo.

Use las herramientas en el grupo Encabezado y pie de página en la ficha Diseño para agregar un logotipo, título, números de página o la fecha y hora al informe. Tenga en cuenta que, si usa Access 2007, estas herramientas están en el grupo controles en la ficha formato.

Comprender las secciones del informe En Access, el diseño de un informe está dividido en secciones. Puede ver el informe en la vista Diseño para ver sus secciones. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo Access calcula los resultados. En la lista siguiente es un resumen de los tipos de sección y sus usos: •

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Encabezado del informe En esta sección se imprime una vez al principio del informe. Para obtener información que normalmente puede aparecer en una página de portada, como un logotipo, un título o una fecha, use el encabezado del informe. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función suma en el encabezado de informe, es la suma calculada para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página En esta sección se imprime en la parte superior de cada página. Por ejemplo, use un encabezado de página para repetir el título del informe en cada página.

Encabezado de grupo En esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros nuevo. Utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe agrupado por producto, utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función suma en el encabezado de grupo, es la suma del grupo actual.

Detalle En esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. Esto es donde se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie de grupo En esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Use un pie de grupo para imprimir información de resumen para un grupo.

Pie de página En esta sección se imprime al final de cada página. Use un pie de página para imprimir números de página o información por página.

Pie del informe En esta sección se imprime una vez al final del informe.

Use el pie del informe para los totales del informe de impresión u otra información de resumen de todo el informe.