Contenido Procesador de textos........................................................................................................................... 1 Composición avanzada de documentos............................................................................................ 12 Automatización de tareas ................................................................................................................. 22
Procesador de textos Un procesador de texto es una aplicación informática que permite crear y editar documentos de texto en una computadora. Se trata de un software de múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letra, colores, tipos de párrafos, efectos artísticos y otras opciones. Los procesadores de texto cumplen con una función similar a la que cumplían las máquinas de escribir hace algunas décadas, aunque mucho más completa y compleja. En la máquina de escribir, por ejemplo, cada letra agregada por el usuario era impresa de forma inmediata en el papel, lo que imposibilitaba la posibilidad de borrar. Con un procesador de texto, en cambio, es posible borrar y editar el contenido en todo momento ya que su funcionalidad básica se realiza sobre la pantalla. Una vez que la tarea de redacción ya está completada, el usuario tiene la opción de guardar el documento en un soporte informático (ya sea en el disco rígido de su computadora, en Internet o en CD) o de imprimir el material. Pero este tipo de programas informáticos presentan además otro importante número de posibilidades que son las que han hecho que pasen a ser piezas imprescindibles tanto en nuestra vida personal como en el ámbito laboral. En concreto, nos permiten editar por completo un texto y hacerlo lo más atractivo posible. Eso supone, entre otras, el dotarle de una tipografía concreta, un tamaño de letra determinado, así como proceder a utilizar herramientas para resaltar determinadas palabras o frases. Es decir, nos da la oportunidad de usar recursos tales como la negrita, la cursiva o el subrayado. Tampoco hay que olvidarse del conjunto de posibilidades que nos da en cuanto a alineación del texto, a espaciado entre párrafos, a las sangrías, al color de las letras e incluso a la inclusión de listas numeradas. Más herramientas puestas a disposición de los usuarios de los procesadores de texto son la creación de tablas o la incorporación de elementos tales como cuadros de texto, hipervínculos, saltos de página, encabezados y pies de página. Con todo ello, y haciendo empleo también de las diferencias herramientas de diseño de página se consiguen unos resultados espectaculares y unos documentos muy atractivos. Otra opción que brindan los procesadores de texto es la utilización de un corrector ortográfico (una aplicación que detecta las faltas ortográficas y sugiere las correcciones necesarias) o de un diccionario de sinónimos (que recomienda palabras alternativas a las escritas sin 1
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que se altere el significado del texto). Los procesadores de texto también permiten intercalar imágenes y distintos tipos de gráficos dentro del texto, lo que permite crear documentos más avanzados al no limitarse a las palabras escritas. •
Espacio de trabajo
El entorno de trabajo de nuestro procesador de textos hace referencia al conjunto de herramientas que te ofrece el programa, para que puedas escribir tu documento y modificarlo respecto a tus gustos y necesidades. Todas estas herramientas se distribuyen en barras colocadas en la parte superior de nuestra hoja en blanco, y que a continuación vamos a explicarte para que no te líes: Barra de título: espacio destinado a mostrar el título de la ventana, que engloba el nombre del documento, y el nombre del programa que estamos utilizando, en este caso, OpenOffice.org Writer. En la barra de título se encuentran los botones para minimizar, maximizar, o cerrar la ventana.
Barra de menús: espacio situado debajo de la barra de título. Contiene una serie de opciones a elegir por el usuario para realizar determinadas tareas en el documento. Estas opciones se recogen a modo de 9 menús desplegables: Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Tabla, Herramientas, Ventana y Ayuda.
Barra de herramientas: espacio ubicado debajo de la barra de menús. Contiene botones que representan aquellas tareas que más se utilizan de la barra de menús.
Barra de formato: espacio situado debajo de la barra de herramientas. Contiene botones que representan las opciones más usadas del menú Formato.
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Barra de estado: espacio colocado en la parte inferior de la hoja. Te proporciona información sobre el número de la página donde estás trabajando en ese momento, el número total de páginas que tiene el documento, el estilo de la página y el porcentaje de tamaño que tiene la hoja.
Barras de desplazamiento: suelen ser dos, una horizontal, colocada en la parte inferior de la hoja, y otra vertical, colocada en el lateral derecho. Se utilizan para visualizar todos los contenidos de la hoja que no podemos ver en pantalla.
Reglas horizontal y vertical: proporcionan información sobre el tamaño del documento, y se utilizan con frecuencia para modificar el ancho de los márgenes de la hoja.
Área de trabajo: no es más que tu hoja en blanco, donde parpadea esa pequeña barra vertical, que se llama Cursor, y que te indica en qué parte del área de trabajo vas a empezar a escribir. •
Formato del documento
Para el formato del documento, este lo podemos encontrar en la parte del menú Formato aparecerán unas opciones como estas:
Desde aquí se puede configurar el documento por completo, como la página, los párrafos y la organización total del texto o imágenes puestas dentro del mismo. Dar formato al documento completo es fácil con la ficha Diseño de página o Formato y su grupo Configurar página. Aunque la mejor forma es hacerlo desde el cuadro de diálogo Configurar página que se abre con su lanzador.
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Pestaña Papel del cuadro de diálogo Configurar página Tamaño del papel Siempre debes empezar por el tamaño del papel, ya que es el que va a definir el resto de formatos del documento. No tiene sentido modificar los márgenes si el tamaño de página seleccionado no es el idóneo. Los siguientes pasos resumen cómo seleccionar el tamaño y orientación de la página: 1. Selecciona el comando Configurar página con el lanzador de cuadros de diálogo de su grupo de comandos. 2. Si es necesario, haz clic en la pestaña Papel para ver esta pestaña del cuadro de diálogo. 3. En el cuadro Papel, define el tamaño en el que vayas a imprimir el documento. El más normal es el A4, pero cámbialo si vas a usar otro tamaño distinto. 4. Indica en la pestaña Márgenes si vas a componer en Vertical o en Horizontal (apaisado) en la sección Orientación. 5. Haz clic en el botón Aceptar para volver al documento. Es extraño que cambies el tamaño predeterminado del papel, pero sí es muy normal tener que modificar la orientación, para imprimir un documento en apaisado. Nota: La sección Vista previa muestra la apariencia del documento antes de cerrar el cuadro de diálogo. Esto permite que «pruebes» las distintas opciones antes de hacer clic en Aceptar.
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Márgenes Los márgenes de un documento definen el espacio que Word va a dejar entre el texto del documento y el borde de la página. Como la mejor forma de verlo es una figura, vamos a usar la figura 4.12 para explicar los márgenes de un documento. Aunque hay un comando en la cinta de opciones con configuraciones de márgenes ya predefinidos, para aprender a definirlos nosotros, utiliza los siguientes pasos: 1. Abre el cuadro de diálogo Configurar página. 2. Si es necesario, haz clic en la pestaña Márgenes para ver esta pestaña del cuadro de diálogo. 3. Indica los márgenes respectivos en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Observa el resultado en la sección Vista previa. 4. Para terminar, haz clic en el botón Aceptar para volver al documento.
Los márgenes en un documento impreso a una cara (izquierda) y a dos (derecha) Saltos de página Además de los márgenes y del tamaño y orientación del papel, también puedes definir la posición exacta en la que debe empezar una página. Ya sabemos que Word va «distribuyendo» automáticamente el texto de un documento entre distintas páginas cuando no cabe en una única página. Sin embargo, hay ocasiones en las que la posición de un salto de página no es el que queremos. En estos casos, hay que introducir un salto de página manual, como se indica en estos pasos: 1. Coloca el punto de inserción al inicio del párrafo que quieras situar en la página siguiente. 2. Selecciona el comando Salto de página de la ficha Insertar en la cinta de opciones. 5
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Así de fácil. Puedes elegir otros tipos de salto de página en el comando Saltos, del grupo de comandos Configurar página, en la ficha Diseño de página de la cinta de opciones. Los saltos de página manuales aparecen en la pantalla cuando tienes activado el botón Mostrar todo como una línea de puntos con el texto Salto de página en el medio de dicha línea. Para eliminar un salto de página, sólo tienes que borrar esa línea con las teclas Supr o Retroceso. •
Formato de carácter, párrafo, página
Dar formato a un documento puede variar desde el tamaño del texto modificando o agregando los gráficos. Es fácil agregar toques creativos a cualquier documento con las opciones de Microsoft Word que tiene para ofrecer. Modificar fuentes
El Grupo de fuente le permite cambiar su estilo de fuente del texto, tamaño, color y muchos otros elementos. 1. 2. 3. 4.
Resalta el texto que desea modificar. Haga clic en la flecha desplegable de estilo de fuente y tamaño de fuente y seleccionar los cambios que desea hacer. Mientras que el texto se destaca también puede hacer clic en el color, negrita, cursiva o subrayado comandos para modificar el texto aún más.
Cambiar mayúsculas y minúsculas del texto
Puede cambiar el tipo de texto seleccionado en un documento haciendo clic en un botón llamado Mayúsculas cambio de la cinta. 1. Resalta el texto que desea cambiar el caso. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Cambiar mayúsculas y minúsculas. 3. Elija una opción en la lista desplegable, que incluye Caso de la oración, minúsculas, mayúsculas, Capital Cada palabra, y el caso de alternancia. 6
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Adición de efectos de texto
1. Seleccione el texto que desea agregar un efecto. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Efectos de texto. 3. Haga clic en el efecto que desea. Para más opciones, seleccione Contorno, Sombra, Reflexión, a continuación, haga clic en el efecto que desea agregar. Remover efectos del texto
1. Seleccione el texto que desea quitar un efecto de 2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Borrar Formato. Copiar formato
La característica Copiar formato le permite copiar rápidamente un formato que ha aplicado al texto que ya está en el documento. 1. Seleccione el texto o gráfico que tiene el formato que desea copiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, de un solo clic en Formato, el puntero se convertirá en un icono de pincel. 3. Lleve el cursor en el texto o gráfico que desea dar formato y haga clic en el texto. 4. Para detener el formateo, presione la tecla ESC o haga clic en el comando Copiar formato.
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NOTA: Haga doble clic en el botón Copiar formato si desea cambiar el formato de selección múltiple en el documento.
Borrar formato
Para deshacerse de todos los estilos, efectos de texto y el formato de fuente en el documento, haga lo siguiente: 1. Seleccione el texto que desea borrar el formato de. O presione CTRL + A para seleccionar todo el documento. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Borrar formato. NOTA: El comando Borrar formato no quita el resaltado de texto. Para borrar el resaltado, seleccione el texto resaltado, y haga clic en la flecha junto a Color de texto Resalte y haga clic en Sin color. ESTABLECER INTERLINEADO Una vez escrito el documento, si lo desea puede cambiar el interlineado, tomando en cuenta que, si la línea contiene una fórmula, un gráfico o un carácter de texto de gran tamaño, Word aumenta el espacio para esa línea. Cabe mencionar que el interlineado también puede ser cambiado al iniciar el documento, es decir, antes de redactarlo, siempre y cuando todas las líneas del documento lleven el mismo interlineado, para ello deberá realizar lo siguiente: 1. Seleccione el párrafo cuyo interlineado desea modificar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en Interlineado.
3. Realice uno de los procedimientos siguientes: *Para aplicar una nueva configuración, haga clic en el número de espacios de línea que desee. Por ejemplo, si hace clic en 1.5, se aplica al texto seleccionado un interlineado de un espacio y medio.
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*Para especificar medidas de interlineado más precisas, haga clic en Opciones de interlineado y, a continuación, seleccione las opciones que desee en Interlineado.
Opciones de interlineado •
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Sencillo Esta opción consiste en adaptar el interlineado a la fuente de mayor tamaño de la línea dejando un pequeño espacio adicional. La cantidad de espacio adicional dependerá de la fuente que se utilice. 1,5 líneas Esta opción equivale a un interlineado sencillo y medio. Doble Esta opción es el doble del interlineado de un espacio. Mínimo Esta opción establece el interlineado mínimo necesario para que haya espacio suficiente para el gráfico o la fuente de mayor tamaño que hay la línea. Exacto Esta opción establece un interlineado fijo que Word no ajusta. Múltiple Esta opción establece un interlineado que es igual al interlineado sencillo con el incremento o la disminución que especifique.
ESTABLECER EL ESPACIADO A PÁRRAFOS DE TEXTO El espaciado funciona de la misma manera que el interlineado, con la diferencia que en el espaciado se aplica a todos los párrafos de un documento, para ello deberá: 1. Seleccione los párrafos que desea cambiar. 2. En la ficha Diseño de página en el grupo Párrafo, escriba el espaciado que desee aplicar. 9
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Si lo desea también puede realizar la tarea anterior de la siguiente manera: 1. Seleccione los párrafos que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha inferior derecha.
En el cuadro de dialogo mostrado, escriba el espaciado anterior o posterior que desee aplicar y presione aceptar.
Si desea que dicho espaciado no se modifique o aplique a párrafos con el mismo estilo, deje entonces marcada la casilla de verificación situada debajo de las ventanillas anterior y posterior. APLICAR SANGRÍAS La sangría establece la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo o derecho. Entre los márgenes, puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos. Además, puede crear una sangría negativa (también denominada anulación de sangría), que empuja el párrafo hacia el margen izquierdo. Las sangrías que Word utiliza para modificar el aspecto del texto son: Sangría izquierda, derecha, de primera línea y francesa. Para aplicar o modificar sangrías, deberá: Si desea modificar exclusivamente la sangría izquierda y/o derecha de una forma rápida, siga estos pasos: 1. Seleccione los párrafos que desea cambiar. 2. En la ficha Diseño de página en el grupo Párrafo, escriba el espacio que desee aplicar para la sangría izquierda y/o derecha respectivamente. 10
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La distancia de la sangría izquierda también puede ser modificada a través de los botones Disminuir sangría y Aumentar sangría, los cuales se encuentran en el grupo párrafo de la ficha inicio o en la mini-barra de herramientas. Si desea aplicar las sangrías especiales, siga estos pasos: 1. Seleccione los párrafos que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha inferior derecha.
En el cuadro de dialogo mostrado, escriba la distancia en centímetros para las sangrías normales y/o especiales y presione aceptar.
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Secciones
Secciones de un documento Aunque no parezca muy normal, hay muchas ocasiones en las que es necesario tener distintos tipos de formato de página en un mismo documento. Por ejemplo, la muestra un documento con todas las páginas en orientación vertical, excepto la última que está apaisada (en este caso, es una tabla que no cabría con la hoja en vertical). Para estos casos, Word permite dividir un documento en secciones. Una sección no es más que un conjunto de hojas de un documento que tienen el mismo formato de páginas. Para añadir una sección: 1. Sitúa el punto de inserción donde quieras empezar la siguiente sección. 11
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2. Selecciona el comando Salto del grupo de comandos Configurar página, en la ficha Diseño de página. 3. Elige la opción Página siguiente del apartado Saltos de sección. 4. Haz clic en el botón Aceptar. Los saltos de sección aparecen en el documento como una doble línea de puntos con el texto Salto de sección en su interior.
Ejemplo de dos formatos de página distintos en un documento (vista preliminar) Nota: Una vez creada la sección, puedes definir no sólo el diseño de la página, sino también un encabezado y pie de página para cada sección.
Composición avanzada de documentos •
Listas y esquemas
CREAR LISTAS Puede agregar rápidamente viñetas o números a párrafos de texto existentes o dejar que Word cree automáticamente listas con viñetas y listas numeradas mientras escribe. Escriba una lista con viñetas o una lista numerada 1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para una lista numerada y, a continuación, presione la BARRA ESPACIADORA o la tecla TAB. 2. Escriba el texto que desee. 3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista. 4. Word inserta automáticamente el siguiente número o viñeta. 5. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione RETROCESO para eliminar la última viñeta o número de la lista. 12
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Cambiar viñetas o números a una lista 1. Seleccione los elementos a los que desea agregar viñetas o números. 2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en Viñetas o en Numeración.
Para obtener más estilos de viñetas y formatos de numeración, haga clic en la flecha que hay junto a Viñetas o Numeración.
Puede mover una lista entera hacia la izquierda o hacia la derecha. Haga clic en la primera viñeta o el primer número de la lista y arrástrelo hasta la nueva ubicación. Toda la lista se moverá al arrastrarla. Crear listas multinivel Las listas multinivel son líneas de texto escritas en diferentes niveles de los 9 que en total se manejan en Word, para crear una lista de este tipo deberá: 1. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en Lista multinivel.
2. Seleccione la lista multinivel que desee:
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Escriba el primer elemento de la lista y cuando cambie de párrafo para escribir el siguiente elemento, si este se encuentra en el mismo nivel que el anterior solo escríbalo, sino presione la tecla TABULADOR y notara que el elemento se enumera con una viñeta o numeración diferente. En ocasiones necesitará presionar MAYUS + TABULADOR para regresarse a niveles anteriores y continuar escribiendo los elementos. •
Tablas
Insertar o dibujar una tabla Para insertar rápidamente una tabla básica, haga clic en Insertar > Tabla y mueva el cursor sobre la cuadrícula hasta que haya resaltado el número de columnas y filas que desee.
Haga clic y aparecerá la tabla en el documento. Si necesita hacer ajustes, puede agregar filas y columnas de tabla, eliminar filas y columnas de tabla o combinar celdas de la tabla en una celda. Al hacer clic en la tabla, aparecen las Herramientas de tabla.
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Use Herramientas de tabla para elegir distintos colores, estilos de tabla, agregar un borde a una tabla o quitar bordes de una tabla. Incluso puede insertar una fórmula para proporcionar la suma de una columna o fila de números en una tabla. Si ya tiene texto en un documento que sería mejor mostrar en una tabla, Word puede convertir el texto en una tabla.
Insertar tablas más grandes o tablas con ancho personalizado Nota: Solo se aplica a las versiones de escritorio de Word. No se aplica a Word Online. Para tablas más grandes y para un mayor control de las columnas, use el comando Insertar tabla.
De esta forma puede crear una tabla con más de diez columnas y ocho filas, así como establecer el ancho de las columnas. 1. Haga clic en Insertar > Tabla > Insertar tabla
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2. Establecer el número de columnas y de filas
3. En la sección Autoajuste tiene tres opciones para establecer el ancho de las columnas: o Ancho de columna fijo: puede dejar que Word establezca automáticamente el ancho de columna con Auto o puede definir una anchura específica para todas las columnas. o Autoajustar al contenido: esta opción creará columnas muy estrechas que se ampliarán al agregar contenido. o Autoajustar a la ventana: el ancho de toda la tabla se cambia automáticamente para ajustarse al tamaño del documento. 4. Si quiere que cada tabla que cree tenga la misma apariencia que la tabla que está creando, active Recordar dimensiones para tablas nuevas
Diseñar su propia tabla dibujando Nota: Solo se aplica a las versiones de escritorio de Word. No se aplica a Word Online. Si quiere un mayor control sobre la forma de las columnas y filas de la tabla o algo distinto de una cuadrícula básica, con la herramienta Dibujar tabla le será más fácil dibujar exactamente lo que desea.
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Incluso puede dibujar líneas diagonales y celdas dentro de celdas. 1. Haga clic en Insertar > Tabla > Dibujar tabla. El puntero se cambia a un lápiz. 2. Dibuje un rectángulo para crear los bordes de la tabla. Después dibuje líneas para las columnas y filas dentro del rectángulo.
3. Para borrar una línea: o En Word 2013 y Word 2016: Haga clic en la pestaña Diseño de herramientas de tabla. o En Word 2007 y Word 2010: Haga clic en la pestaña Diseño de herramientas de tabla. Haga clic en Borrador y, después, haga clic en la línea que quiera borrar.
4. Si quiere distribuir todas las filas y columnas uniformemente, en la pestaña Diseño de herramientas de tabla, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en Distribuir filas o Distribuir columnas. •
Encabezados y pies de páginas
Encabezados y pies de página Observa que este libro contiene un elemento común en la parte superior e inferior de cada página. Son el encabezado y pie de página. El encabezado es todo aquello que se repite en la parte superior del documento y el pie de página lo que se repite en la parte inferior. Para crear un encabezado en un documento de Word: 1. Selecciona el comando Encabezado en la ficha Insertar de la cinta de opciones. Observa que aparece una nueva ficha en la cinta de opciones y un recuadro en la parte superior llamado Encabezado. 17
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2. Introduce en el cuadro del encabezado todo lo que quieras que aparezca en la parte superior de las páginas de tu documento. 3. Puedes añadir el número de la página actual, el número total de páginas del documento, la fecha e incluso la hora. 4. Cuando termines tu encabezado, haz clic en el botón Cerrar de la ficha Herramientas para encabezado y pie de página. Para crear el encabezado, escribe el texto Formato de caracteres, párrafos y documentos, pulsa la tecla Tab, escribe Página y pulsa el botón Número de página, Posición Actual. Así conseguirás que en cada página del documento aparezca el título del capítulo y el número de página.
El encabezado de un documento Para crear el pie de página, los pasos son similares. El único cambio es que cuando aparezca la ficha Herramientas para encabezado y pie de página, tienes que hacer clic en el botón Ir al y pie de página. En ese momento, aparecerá un cuadro llamado Pie de página en la parte inferior de la página para que lo rellenes igual que hemos hecho con el Encabezado. •
Notas a pie de página
Agregar una nota al pie Word inserta una marca de referencia en el texto y agrega la nota al pie en la parte inferior de la página. 1. Haga clic en el lugar donde desee agregar la nota al pie. 2. Haga clic en Referencias > Insertar nota al pie.
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Sugerencia: También puede presionar Ctrl+Alt+F para insertar una nota al pie. 3. Escriba el texto de la nota al pie. Sugerencia: Para volver a su posición en el documento, haga doble clic en la marca de la nota al pie. •
Tabulaciones
Agrega tabulaciones a la regla Una forma rápida de agregar una tabulación al documento es seleccionar una tabulación y hacer clic en la ubicación de la regla donde quiere que aparezca.
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En el borde del extremo izquierdo de la regla, haga clic en la tabulación que prefiera del Selector de tabulaciones y, después, haga clic en la ubicación de la regla donde quiera agregar la tabulación. Nota: ¿No ve la regla en la parte superior del documento? Haga clic en Vista > Regla. Además, si quiere ver los caracteres de tabulación en el documento, en la pestaña Inicio, seleccione Mostrar u ocultar
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Sugerencias • •
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Para mover una tabulación que agregó, arrástrela a una nueva ubicación de la regla. Para identificar la ubicación exacta donde quiere agregar una regla, haga doble clic en la tabulación. Se abre el cuadro de diálogo Tabulaciones, donde se muestra la ubicación exacta en el cuadro de posición Tabulación. Para confirmar la alineación del texto que creó con las tabulaciones, presione la tecla TAB. Cuando hay varios párrafos seleccionados, en la regla solo se mostrarán las tabulaciones del primer párrafo. 19
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Imágenes
Insertar una imagen desde su equipo Nota: Los pasos siguientes son válidos para Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Publisher y OneNote. 1. Haga clic en la ubicación del documento o mensaje de correo electrónico donde quiera insertar una imagen. 2. En la pestaña Insertar, haga clic en Imágenes.
Nota: En Outlook, no verá la pestaña Insertar y el icono Imágenes hasta que abra un nuevo mensaje de correo electrónico y haga clic en el cuerpo del mensaje. 3. Busque el archivo .pdf que desea insertar, selecciónelo y después haga clic en Insertar. Para agregar varias imágenes, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona imágenes y luego haga clic en Insertar.
Notas: o
o
La imagen original se insertará en el documento. Si la imagen tiene un tamaño de archivo grande y aumenta demasiado el tamaño del documento, puede reducir el tamaño del documento si crea un vínculo a la imagen en lugar de insertarla. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, haga clic en la flecha junto a Insertar y, después, haga clic en Vincular al archivo. En Outlook, también puede adjuntar una imagen si hace clic en Insertar > Adjuntar archivo. Con esta opción, la imagen no aparecerá en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
Insertar una imagen desde un origen en línea Nota: Los pasos siguientes son válidos para Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Publisher y OneNote. 20
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Si no tiene la imagen perfecta en el equipo, pruebe a insertar una desde un origen en línea, como Bing. Tenga en cuenta que las imágenes prediseñadas de Office.com, que estaban disponibles en versiones anteriores de Office, se han reemplazado por las imágenes de Bing. Siga los pasos que se indican a continuación para buscar imágenes prediseñadas en Internet desde Bing. 1. Haga clic en la ubicación del documento o mensaje de correo electrónico donde quiera insertar una imagen. 2. En la pestaña Insertar, haga clic en Imágenes en línea.
Nota: En Outlook, no verá la pestaña Insertar ni el icono Imágenes en línea hasta que abra un nuevo mensaje de correo electrónico y haga clic en el cuerpo del mensaje. 3. En el cuadro de búsqueda, escriba una palabra o frase que describa la imagen que quiera usar y presione Entrar. Incluya las palabras imágenes prediseñadas en la frase de búsqueda si busca concretamente ese tipo de ilustraciones.
Nota: Si busca imágenes prediseñadas e imágenes con Bing, será responsable de respetar el copyright (el filtro de licencias de Bing puede ayudarle a elegir las imágenes que puede usar). 4. En la lista de resultados, seleccione la imagen que quiera usar y, después, haga clic en Insertar. •
Los estilos
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Los estilos contienen formatos predeterminados o personalizados que pueden ser aplicados al texto de un documento, para ello deberá: 1. Seleccionar el texto al que desea aplicar un estilo. 2. Mueva el puntero a la mini-barra de herramientas que aparece con la selección de texto, haga clic para abrir la galería Estilos rápidos y, a continuación, haga clic en el estilo que desee.
Puede ver el aspecto que tendrá el texto seleccionado con un estilo concreto colocando el puntero sobre el estilo para obtener una vista previa.
Automatización de tareas •
Combinación de correspondencia
Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear con la combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo. Existen tres documentos relacionados con el proceso de combinación de correspondencia: • • •
Su documento principal Su origen de datos El documento combinado
Encontrará más información sobre cómo usar datos de Excel para combinar correspondencia en el vídeo siguiente, que forma parte de un curso de aprendizaje: Optimizar la combinación de correspondencia. Paso 1: Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista de destinatarios. 22
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Aquí encontrará algunas sugerencias para preparar los datos para una combinación de correspondencia. Asegúrese de lo siguiente: •
• •
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Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos. Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo. Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores. La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local. Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su documento de combinación de correspondencia en Word.
Notas: •
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Puede importar información de su hoja de cálculo de Excel importando información de un archivo de valores separados por comas (.csv) o de texto (.txt) y usar el Asistente para importar texto para crear una nueva hoja de cálculo. Para más información, vea Preparar el origen de datos de Excel para combinar correspondencia en Word.
Paso 2: Iniciar la combinación de correspondencia 1. En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco. 2. En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de combinación que quiere ejecutar.
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3. Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.
4. Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir. 5. Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar. Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de combinación de correspondencia que esté creando en Word.
Editar la lista de distribución de correo Puede limitar quién recibe el correo. 1. Elija Editar lista de destinatarios.
2. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinación de correspondencia, desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba sus correos.
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Nota: También puede ordenar o filtrar la lista para que sea más fácil encontrar los nombres y direcciones. Para obtener más información sobre cómo ordenar y filtrar elementos, consulte Ordenar y filtrar los datos para una combinación de correspondencia. Paso 3: Insertar un campo de combinación Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que obtengan la información de su hoja de cálculo y la inserten en el documento Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un mensaje de correo electrónico o una carta 1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de direcciones.
2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.
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3. Elija Aceptar. 4. Elija Archivo > Guardar. Para insertar una línea de saludo en un mensaje de correo electrónico o una carta 1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Línea de saludo.
2. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, haga lo siguiente: o En el formato de la Línea de saludo, cambie el saludo si es necesario seleccionando el saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre del destinatario y la puntuación final (el valor predeterminado es una coma). y En Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos, elija una opción en la lista de saludos. 3. Elija Aceptar. 4. Elija Archivo > Guardar. o
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Para insertar datos de una hoja de cálculo en un mensaje de correo electrónico o una carta 1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar campo de combinación. 2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, en Campos, elija un nombre de campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y elija Insertar. 3. Repita el paso 2 según sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado. 4. Elija Archivo > Guardar. Para obtener más información acerca de agregar campos de la hoja de cálculo en el documento de combinación, consulte Insertar campos de combinación de correspondencia. Además, si está interesado en obtener más información acerca de las opciones para configurar el mensaje de correo electrónico, consulte Combinación de correos electrónicos en Word. Paso 4: Obtener correspondencia
una
vista
previa
y
finalizar
la
combinación
de
Después de insertar los campos de combinación de correspondencia que desee, obtenga una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido sea correcto y ya estará listo para completar el proceso de combinación de correspondencia. 1. En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.
2. Elija los botones de registro Siguiente o Anterior para desplazarse a través de los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán los registros en el documento. 3. En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.
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Paso 5: Guardar la combinación de correspondencia Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinación de correspondencia para su próxima correspondencia en masa. •
Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word le pregunte si desea mantener la conexión.
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Elaboración de índice de contenido
Crear una tabla de contenido Para crear una tabla de contenido que podrá mantener actualizada con gran facilidad, en primer lugar, deberá aplicar los estilos de título (por ejemplo, Título 1 y Título 2) al texto que desea incluir en dicha tabla. Para más información sobre los estilos de título, vea este artículo sobre cómo agregar un encabezado.
Word buscará estos títulos y los usará para crear la tabla de contenido. Word actualizará la tabla de contenido siempre que usted cambie el nivel, la secuencia o el texto de título. 1. Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento. 2. Haga clic en Referencias > Tabla de contenido y, a continuación, elija una Tabla automática de la galería de estilos. 28
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Si selecciona Tabla manual, Word insertará el texto de marcador de posición y creará una imagen de la tabla de contenido. Las Tabla manual no se actualizan automáticamente. También puede personalizar el aspecto de la tabla de contenido. Por ejemplo, puede cambiar la fuente, especificar el número de niveles de título que desea mostrar y si debe incluir líneas de puntos entre las entradas y los números de página.
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Elaboración de índice terminológico
Para crear un índice terminológico, haremos lo siguiente: 29
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Teniendo un texto cualquiera, dejamos el cursor al final de la palabra que queramos incluir en el índice terminológico. En la pestaña referencias, pulsamos en “insertar nota al pie”. Nos aparecerá un subíndice en la palabra y al final de la página será donde pondremos la definición o aclaración que deseemos hacer. He aquí como debe quedar.
Si le damos en “insertar nota al final”, en lugar de ponerse al final de la página, se añadirá al final del documento, esto nos puede ser útil si queremos hacer un glosario. Si queremos modificar las opciones del índice terminológico, en el apartado de “Notas al pie” dentro de la pestaña referencias, le daremos al icono situado en la esquina inferior derecha.
Proteger y compartir documentos
Agregar protección en un documento de Word 30
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En un documento abierto, haga clic en Archivo > Información > Proteger documento. Verá las opciones siguientes.
o
Marcar como final. Haga que el documento sea de solo lectura. Cuando un documento está marcado como final, los comandos de edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o desactivados, y el documento es de solo lectura. El comando Marcar como final ayuda a transmitir que está compartiendo una versión finalizada de un documento. También impide que los lectores o revisores modifiquen el documento sin darse cuenta. Cuando marca un documento como final, Word le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del documento. Si hace clic en Editar de todos modos, el documento ya no estará marcado como final.
o
Cifrar con documento.
contraseña. Establezca
una
contraseña
para
el
Importante: Conserve su contraseña en un lugar seguro. Si olvida o pierde la contraseña, esta no se puede recuperar. Si selecciona Cifrar con contraseña, aparece el cuadro de diálogo Cifrar documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña y después vuelva a escribirla cuando se la solicite. Importante: Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o perdidas, así que mantenga una lista de las contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro. 31
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Restringir edición. Controle qué tipos de cambios pueden realizarse en el documento. Cuando seleccione Restringir edición, verá estas opciones: o
o
o
o
Restricciones de formato. Esta opción reduce las opciones de formato, lo que conserva el aspecto. Haga clic en Configuración para seleccionar los estilos que se permiten. Restricciones de edición El usuario controla el modo en que puede editarse el archivo o bien puede deshabilitar la edición. Haga clic en Excepciones o Más usuarios para controlar quiénes pueden realizar la edición. Comenzar a aplicar Haga clic en Sí, aplicar la protección para seleccionar la protección con contraseña o autenticación del usuario. También puede hacer clic en Restringir permiso para agregar o quitar los editores que tendrán permisos restringidos. Restringir permisos por personas. Use una cuenta de Windows Live ID para restringir permisos. Use una cuenta de Windows Live ID o de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos con una plantilla que use su organización o agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso.
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Agregar una firma digital. Agregue una firma digital invisible o visible. Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros con criptografía informática. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o con una imagen de una firma para establecer la autenticidad, integridad y no rechazo. Para más información sobre las firmas digitales, consulte el vínculo indicado al final de este tema.
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