Manual excel by Germy

Tabla de contenido Hoja de cálculo ................................................................................................................................. 2 ➢

Espacio de trabajo ................................................................................................................... 2

➢

Introducción y manipulación de datos .................................................................................... 4

Formato de hoja de cálculo ........................................................................................................... 17 ➢

Formato de los datos de la hoja de cálculo ........................................................................... 17

➢

Temas y estilos ...................................................................................................................... 20

Formulas y relaciones........................................................................................................................ 22 ➢

Introducción a las fórmulas ................................................................................................... 22

➢

Prioridad de las operaciones ................................................................................................. 23

➢

Fórmulas inteligentes ............................................................................................................ 23

➢

Referencias ............................................................................................................................ 26

➢

Funciones lógicas y búsqueda ............................................................................................... 38

Gráficos e imágenes .......................................................................................................................... 41 ➢

Inserción de gráficos e imágenes .......................................................................................... 41

➢

Tipos de gráficos y sus elementos ......................................................................................... 44

➢

Modificación de un gráfico .................................................................................................... 45

Manejo de datos ............................................................................................................................... 50 ➢

Ordenar datos ....................................................................................................................... 50

➢

Filtrar datos ........................................................................................................................... 52

➢

Subtotales.............................................................................................................................. 54

➢

Impresión de hoja de cálculo ................................................................................................ 59

➢

Modificación del área de impresión...................................................................................... 60

➢

Exportación al formato PDF .................................................................................................. 62

Héctor Hugo Méndez Germán 1° “C”

Hoja de cálculo Se denomina hoja de cálculo a una herramienta informática que sirve como medio para realizar cálculos, operaciones lógicas y manejo de datos. Al usuario se le presenta como un conjunto de columnas y filas identificables por letras y números respectivamente que van formando celdas. Su uso se orienta especialmente a actividades que requieren un manejo de muchos cálculos en paralelo. Las operaciones más básicas que una hoja de cálculo puede utilizar son la suma, la resta, la multiplicación y la división. No obstante, existen una amplia gama de posibilidades en lo que respecta a funciones que simplifican un enorme conjunto de caculos más complejos. Aspa, por ejemplo, es posible sacar un promedio de un conjunto de valores de un modo en extremo sencillo. En cuanto al manejo de datos, es posible realizar búsqueda de patrones, posibilitando unir datos de planillas distintas.

➢ Espacio de trabajo 1. Menú de Control o Menú Ventana. Permite cerrar la ventana, cambiarla de tamaño y pasar a otra ventana. 2. Barra de Títulos. Indica el nombre del programa (Excel) y el libro con el que se está trabajando. 3. Botón minimizar. Reduce la ventana a un botón que aparece en la Barra de tareas del escritorio de Windows. Para convertir una ventana de aplicación en un botón hacer clic en el botón Minimizar. 4. Botón maximizar/restaurar. Amplía la ventana al tamaño máximo o la restaura a su tamaño original. 5. Barra de herramientas de acceso rápido. Por defecto, tenemos disponibles en ella los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, aunque se puede personalizar para añadir a ella los que deseemos. 6. Menú Archivo. En él podemos encontrar la mayoría de comandos para el trabajo con documentos (libros de cálculo), como abrir, guardar, imprimir, obtener una vista preliminar, etc. Al hacer clic sobre él se despliega un menú con todas sus opciones y sub-menús. 7. Fichas. Las fichas contienen botones y controles agrupados en categorías. La estructuración en fichas es la conjunción de dos formas de acceso a las herramientas que hasta la versión 2003 de Office eran independientes: los menús y las barras de herramientas. 8. Grupo de herramientas. Las herramientas de las fichas están organizadas en grupos de herramientas formando una cierta unidad lógica. En muchas ocasiones, en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas encontramos una flechita que da acceso al cuadro de diálogo asociado a esa categoría de herramientas.

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9. Cinta de opciones. Es el espacio en el que se despliegan los botones, menús y controles de cada una de las fichas. Para aumentar el espacio destinado a la hoja de cálculo, puede minimizarse haciendo clic con el botón derecho sobre cualquiera de los nombres de las fichas y activando la casilla de verificación Minimizar cinta de opciones. También puede emplear el botón etiquetado como 10 en la figura 1.1 para efectuar esta misma tarea.

Figura 1.1. Ventana de Microsoft Office Excel 2010.

10. Minimizar cinta de opciones. Pulse este botón para ocultar y mostrar la cinta de opciones. 11. Ayuda. Al hacer clic sobre este botón se activa la ayuda de Microsoft Excel. 12. Barra de fórmulas. En ella se introduce y edita la información en las hojas de Excel. Está situada bajo la cinta de opciones y, si esta se encuentra minimizada, bajo los nombres de las fichas. Para visualizarla u ocultarla, se activa o desactiva la casilla Barra de fórmulas en la ficha Vista (grupo de herramientas Mostrar). Los diferentes elementos de la barra de fórmulas son: o En el primer recuadro es el Cuadro de nombres, muestra la dirección de la celda activa. o Botones de Cancelar e Introducir de la entrada actual (aparecerán sólo al editar el contenido de una celda). o El botón Insertar Función, para abrir el cuadro de diálogo Insertar función. o Área de edición, donde se introduce y edita la información de la celda activa.

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13. Encabezados de las columnas (A-XFD). Permiten la selección de la(s) columna(s). 14. Encabezados de las filas (1-1.048.576). Permite la selección de la(s) fila(s). 15. Botón de selección de la hoja completa. Al hacer clic sobre dicho botón seleccionará toda la hoja de cálculo. 16. Botón de división vertical/horizontal de la pantalla. Divide la ventana de la hoja de cálculo en varias ventanas, pudiendo con ello ver diferentes partes de una hoja. 17. Barras, flechas y botones de desplazamiento. Permiten desplazarse por la hoja. 18. Área de trabajo. Es el espacio interior de la ventana, donde el usuario realizará su trabajo con las hojas. 19. Etiquetas de la hoja. Muestra los nombres de las distintas hojas de un libro de trabajo y los botones para desplazarse por las hojas. 20. Barra de estado. Situada en la parte inferior de la pantalla, en su configuración por defecto nos mostrará información sobre: o El indicador de modo para señalar qué está haciendo Excel. o En el recuadro central mostrará el resultado de las operaciones Promedio, Cuenta y Suma. o En la parte derecha, información sobre el tipo de visualización activo (Normal, Diseño de página, etc.). o En la esquina derecha, el control de zoom, que permite ajustar la escala de visualización del documento. Haciendo clic con el botón derecho sobre la barra de estado se activa el menú contextual para configurarla.

➢ Introducción y manipulación de datos  Desplazarse por el documento Hay distintas formas de desplazarse por una hoja de cálculo. Puede utilizar las teclas de dirección, las barras de desplazamiento o el mouse para moverse entre las celdas y desplazarse rápidamente a las distintas áreas de la hoja de cálculo. En Excel, puede beneficiarse de una mayor velocidad de desplazamiento, de un desplazamiento fácil hasta el final de un rango y de la información en pantalla, que le permite saber el punto de la hoja de cálculo en el que se encuentra. También puede utilizar el mouse para desplazarse en cuadros de diálogo que presentan listas desplegables con barras de desplazamiento. Utilizar las teclas de dirección para desplazarse por una hoja de cálculo Para desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de dirección. Cuando se desplaza a una celda, ésta se convierte en la celda activa.

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Para desplazarse Al comienzo y al final de los rangos

Una fila hacia arriba o hacia abajo Una columna a la izquierda o a la derecha Una ventana hacia arriba o hacia abajo Una ventana a la izquierda o a la derecha Una gran distancia

Haga esto Presione CTRL+ tecla de dirección para desplazarse al comienzo y al final de cada rango en una columna o fila antes de detenerse al final de la hoja de cálculo. Para desplazarse al comienzo y al final de cada rango mientras selecciona los rangos antes de detenerse al final de la hoja de cálculo, presione CTRL + MAYÚS+ tecla de dirección. Presione BLOQ DESPL y, a continuación, utilice la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para desplazarse una fila hacia arriba o abajo. Presione BLOQ DESPL y, a continuación, utilice la tecla FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia la derecha. Presione RE PÁG o AV PÁG

Presione BLOQ DESPL y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras presiona la tecla FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA. Presione BLOQ DESPL y, a continuación, mantenga presionadas simultáneamente la tecla CTRL y una tecla de dirección para desplazarse rápidamente a través de áreas grandes de la hoja de cálculo.

Utilizar las barras de desplazamiento para desplazarse por una hoja de cálculo Si no puede ver las barras de desplazamiento, haga lo siguiente para mostrarlas: 1. Haga clic en Archivo > Opciones. En Excel 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office continuación, haga clic en Opciones de Excel.

y, a

2. Haga clic en Avanzadas y, en Mostrar opciones para este libro, asegúrese de que las casillas Mostrar barra de desplazamiento horizontal y Mostrar barra de desplazamiento vertical estén activadas, para luego hacer clic en Aceptar. La tabla siguiente describe las distintas maneras de usar las barras de desplazamiento para desplazarse por un libro.

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Para desplazarse Haga esto Una fila hacia arriba o hacia Haga clic en las flechas de desplazamiento o abajo de la barra de desplazamiento vertical para mover la hoja una fila hacia arriba o hacia abajo. Una columna a la izquierda Haga clic en las flechas de desplazamiento o o a la derecha de la barra de desplazamiento horizontal para mover la hoja una columna hacia la izquierda o hacia la derecha. Desplazarse por una hoja Mientras se desplaza, mantenga presionado el de cálculo con mayor botón del mouse en el extremo más alejado de velocidad de la pantalla durante más de 10 segundos para desplazamiento aumentar la velocidad de desplazamiento.

Una ventana hacia arriba o hacia abajo Una ventana a la izquierda o a la derecha Una gran distancia

Moviendo el mouse en la dirección opuesta se ralentiza la velocidad de desplazamiento. Mueva arriba y abajo con el ratón el cuadro de desplazamiento de la barra de desplazamiento vertical. Mueva a la izquierda y a la derecha con el ratón el cuadro de desplazamiento de la barra de desplazamiento horizontal. Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra el cuadro de desplazamiento .

Desplazarse y aplicar zoom con el mouse Algunos dispositivos de mouse y otros dispositivos señaladores, como el dispositivo señalador Microsoft IntelliMouse, tienen funciones de desplazamiento y zoom integradas que se pueden utilizar para desplazarse y acercarse o alejarse en la hoja de cálculo u hoja de gráfico. También puede utilizar el mouse para desplazarse en cuadros de diálogo que presentan listas desplegables con barras de desplazamiento. Para obtener más información, vea las instrucciones correspondientes al dispositivo señalador. Para Desplazarse hacia arriba o hacia abajo varias filas a la vez Desplazarse por una hoja de cálculo con mayor velocidad de desplazamiento

Haga esto Gire la rueda hacia delante o hacia atrás.

Mientras se desplaza, mantenga presionado el botón del mouse en el extremo más alejado de la pantalla

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durante más de 10 segundos para aumentar la velocidad de desplazamiento.

Recorrer una hoja de cálculo

Recorrer una hoja de cálculo de forma automática

Acercar o alejar un dibujo

Mostrar detalles en los esquemas Ocultar detalles en los esquemas

Moviendo el mouse en la dirección opuesta se ralentiza la velocidad de desplazamiento. Mantenga presionado el botón de rueda y aleje el puntero de la marca de origen en la dirección en la que desea desplazarse. Para acelerar el desplazamiento, aleje el puntero de la marca de origen. Para desacelerar el desplazamiento, acerque el puntero a la marca de origen. Haga clic en el botón de rueda y, a continuación, mueva el mouse en la dirección en la que desea desplazarse. Para acelerar el desplazamiento, aleje el puntero de la marca de origen. Para desacelerar el desplazamiento, acerque el puntero a la marca de origen. Para detener automáticamente el desplazamiento, haga clic con cualquier botón del mouse. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras gira la rueda de IntelliMouse hacia delante o hacia atrás. El porcentaje de zoom aplicado se indica en la barra de estado. Sitúe el puntero sobre una celda que resuma los datos en un esquema y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras gira la rueda hacia delante. Sitúe el puntero sobre cualquier celda que contenga datos detallados y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras gira la rueda hacia atrás.

 Edición básica de los datos Dispone de varias opciones para introducir datos manualmente en Excel. Puede introducir datos en una celda, en varias celdas a la vez, o en más de una hoja de cálculo simultáneamente. Los datos que introduzca pueden ser números, texto, fechas u horas. Puede dar formato a estos datos de varias maneras. Además, puede ajustar varias opciones de configuración para que le resulte más fácil introducirlos. Introducir texto o un número en una celda 1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda. 2. Escriba los números o el texto que desee introducir y, después, presione Entrar o TAB. Para introducir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando Alt + Entrar.

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 Inserción, modificación y eliminación de datos Introducir un número con una coma decimal fija 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. Haga clic en Avanzadas y, después, en Opciones de edición, active la casilla Insertar automáticamente un punto decimal. 3. En el cuadro Posiciones decimales, introduzca un número positivo para los dígitos situados a la derecha de la coma decimal o un número negativo, para los situados a la izquierda de la coma. Por ejemplo, si escribe 3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 2834 en la celda, el valor será 2,834. Si escribe –3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 283, el valor será 283000. 4. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda e introduzca el número deseado. Los datos que haya escrito en las celdas antes de seleccionar la opción Número fijo de decimales no se verán afectados. Para anular temporalmente la opción Número fijo de decimales, escriba una coma decimal al introducir el número. Introducir una fecha o una hora en una celda 1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda. 2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación: o Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guion para separar los componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5-Sep2002. o Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m. Para introducir la hora y fecha actual, presione Ctrl+Mayús+; (punto y coma). • •

Para introducir una fecha o una hora que permanezcan actualizadas cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo, puede usar las funciones HOY y AHORA. Cuando introduce una fecha o una hora en una celda, aparecen en el formato de fecha u hora predeterminado de su PC o en el formato aplicado a la celda antes de que introdujera la fecha u hora. El formato de fecha u hora predeterminado se basa en la configuración de fecha u hora del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma (Panel de control, Reloj,

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•

idioma y región). Si se ha modificado esta configuración en su PC, las fechas y horas de sus libros que no se hayan formateado usando el comando Formato de celdas se muestran de acuerdo con esta configuración. Para aplicar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene el valor de fecha u hora y presione Ctrl+Mayús+# o Ctrl+Mayús+@.

Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez 1. Seleccione las celdas en las que desee introducir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes. Procedimientos para seleccionar celdas Para seleccionar Una celda Un rango de celdas

Realice este procedimiento Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda. Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla Mayús mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8. Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y mantenga grande presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda. Todas las celdas de Haga clic en el botón Seleccionar todo. una hoja de cálculo

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Celdas o rangos de Seleccione la primera celda o rango de celdas y, celdas no adyacentes después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona el resto de las celdas o los rangos. También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, después, presionar Mayús+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para dejar de agregar celdas o rangos, vuelva a presionar Mayús+F8. Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección. Una fila o columna Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna. completa

1. Encabezado de la fila 2. Encabezado de la columna También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna seleccionando la primera celda y, después, presionando Ctrl+Mayús+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas).

Filas o columnas adyacentes

Filas o columnas no adyacentes

La primera o la última celda de una fila o columna

Si la fila o columna contiene datos, Ctrl+Mayús+Flecha selecciona la fila o columna hasta la última celda en uso. Al presionar Ctrl+Mayús+Flecha por segunda vez, selecciona la fila o columna completa. Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna y mantenga presionada la tecla Mayús mientras selecciona la última fila o columna. Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección. A continuación, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en los encabezados de otras filas o columnas que desea agregar a la selección. Seleccione una celda de la fila o columna y, después, presione Ctrl+Flecha (flecha derecha o flecha

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izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas). La primera o la última Presione Ctrl+Inicio para seleccionar la primera celda celda de una hoja de de una hoja de cálculo o de una lista de Excel. cálculo o de una tabla de Microsoft Office Presione Ctrl+Fin para seleccionar la última celda de Excel una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato. Celdas hasta la última Seleccione la primera celda y, después, presione celda utilizada de la Ctrl+Mayús+Fin para extender la selección de celdas hoja de cálculo hasta la última celda usada en la hoja de cálculo (esquina inferior (vértice inferior derecho). derecha) Celdas hasta el Seleccione la primera celda y, después, presione comienzo de la hoja de Ctrl+Mayús+Inicio para extender la selección de cálculo celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo. Más o menos celdas Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace que la selección activa clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección. Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja. 2. En la celda activa, escriba los datos y presione Ctrl+Entrar. También puede introducir los mismos datos en varias celdas usando el controlador de relleno para rellenar de forma automática los datos en las celdas de las hojas de cálculo. Introducir los mismos datos en varias hojas de cálculo a la vez Haciendo que haya varias hojas de cálculo activas a la vez, puede introducir nuevos datos o cambiar datos existentes en una de las hojas de cálculo; los cambios se aplicarán a las mismas celdas de todas las hojas de cálculo seleccionadas. 1. Haga clic en la pestaña de la primera hoja de cálculo que contiene los datos que desea modificar. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas de las hojas en las que desea sincronizar los datos.

Nota: Si no ve la pestaña de la hoja de cálculo que desea, haga clic en los botones de desplazamiento por las pestañas para buscar la hoja y, después,

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haga clic en la pestaña correspondiente. Si sigue sin encontrar las pestañas de la hoja de cálculo que desea, puede que tenga que maximizar la ventana del documento. 2. En la hoja de cálculo activa, seleccione la celda o el intervalo en los que desea modificar datos existentes o introducir nuevos. Procedimientos para seleccionar celdas Para seleccionar Una celda Un rango de celdas

Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar Ctrl+E. Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+E selecciona la región actual. Al presionar Ctrl+E por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Celdas o rangos de Seleccione la primera celda o rango de celdas y, celdas no adyacentes después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona el resto de las celdas o los rangos. También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, después, presionar Mayús+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la

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selección. Para dejar de agregar celdas o rangos, vuelva a presionar Mayús+F8.

Una fila completa

Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección. o columna Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Filas o columnas adyacentes

Filas o columnas no adyacentes

La primera o la última celda de una fila o columna

La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Presione Ctrl+Fin para seleccionar la última celda de Excel una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

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Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha) Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo Más o menos celdas que la selección activa

Seleccione la primera celda y, después, presione Ctrl+Mayús+Fin para extender la selección de celdas hasta la última celda usada en la hoja de cálculo (vértice inferior derecho). Seleccione la primera celda y, después, presione Ctrl+Mayús+Inicio para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja. 3. En la celda activa, escriba nuevos datos o modifique los datos existentes y, después, presione Entrar o TAB para mover la selección a la siguiente celda. Los cambios se aplican a todas las hojas de cálculo seleccionadas. 4. Repita el paso anterior hasta que finalice de introducir o modificar datos. •

•

Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, después, elija Desagrupar hojas. Cuando introduce o modifica datos, los cambios afectan a todas las hojas de cálculo seleccionadas y puede reemplazar sin querer datos que no tenía la intención de cambiar. Para evitarlo, puede ver todas las hojas de cálculo a la vez para identificar posibles conflictos con los datos. a. En el grupo Ventana de la pestaña Ver, haga clic en Nueva ventana. b. Cambie a la nueva ventana y, después, haga clic en la hoja de cálculo que desee ver. c. Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver. d. En el grupo Ventana de la pestaña Vista, haga clic en Organizar todo y, después, en la opción que desee. e. Para ver hojas de cálculo únicamente en el libro activo, en el cuadro de diálogo Organizar ventanas, active la casilla Ventanas del libro activo.

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Modificar la configuración de la hoja de cálculo y los formatos de celda Hay varios parámetros de configuración en Excel que usted puede cambiar para hacer que introducir datos resulte más fácil. Algunos cambios afectan a todos los libros, otros a toda la hoja de cálculo y otros, únicamente a las celdas especificadas. Cambiar la dirección de la tecla Entrar Si presiona TAB para introducir los datos en varias celdas de una fila y, después, Entrar al final de dicha fila, la selección se desplaza de manera predeterminada al inicio de la fila siguiente. Al presionar Entrar, la selección se desplaza una celda hacia abajo, mientras que, al presionar TAB, la selección se desplaza una celda hacia la derecha. No puede cambiar la dirección de movimiento de la tecla TAB, pero sí puede especificar una dirección diferente para la tecla Entrar. Si cambia este parámetro, se verán afectados toda la hoja de cálculo, cualquier otra hoja abierta, cualquier otro libro abierto y todos los libros nuevos. 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. En la categoría Avanzadas, en Opciones de edición, active la casilla Después de presionar Entrar, mover selección y, después, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección. Borrar celdas de contenido o formatos Puede borrar las celdas para quitar el contenido de las celdas (fórmulas y datos), formatos (incluidos formatos de número, formatos condicionales y bordes) y un comentario adjunto. Las celdas borradas permanecen como celdas en blanco o sin formateada en la hoja de cálculo. 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar. Sugerencia: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar , haga clic en la flecha situada junto al botón Borrar , y, a continuación, realice uno de los siguientes: o Para borrar todo el contenido, formatos y los comentarios que figuran en las celdas seleccionadas, haga clic en Borrar todo. o Para borrar sólo los formatos que se aplican a las celdas seleccionadas, haga clic en Borrar formatos. o Para borrar sólo el contenido de las celdas seleccionadas, dejando los formatos y los comentarios en su lugar, haga clic en Borrar contenido.

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Para borrar los comentarios que están vinculados a las celdas seleccionadas, haga clic en Borrar comentarios.

 Modificación de tamaño de filas y columnas Cambiar el ancho de una columna En ocasiones, es posible que una celda muestre #####. Esto puede ocurrir cuando la celda contiene un número o una fecha, y el ancho de la columna no puede mostrar todos los caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, suponga que una celda con el formato de fecha "mm/dd/aaaa" contiene 31/12/2015. Sin embargo, el ancho de la columna solo permite mostrar seis caracteres, por lo que la celda mostrará #####. Para ver todo el contenido de la celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna. 1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos: o Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna. o Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, después, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna. Ajustar el texto en una celda Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto. El ajuste del texto de una celda no afecta al resto de las celdas. 1. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

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Insertar o eliminar celdas, filas y columnas Puede insertar celdas en blanco por encima izquierda de celda activa en una hoja de cálculo. al insertar celdas en blanco, Excel desplaza otras celdas de la misma columna hacia abajo o las celdas de la misma fila hacia la derecha para acomodar las nuevas celdas. de forma similar, puede insertar filas por encima de las filas y columnas seleccionadas a la izquierda de una columna seleccionada. Microsoft Excel tiene los siguientes límites de columnas y filas: 16.384 (A a XFD) columnas de ancho por 1.048.576 filas de alto. Formato de hoja de cálculo

➢ Formato de los datos de la hoja de cálculo Cambiar el formato de un número En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se almacenan en la misma. Esta diferencia en la visualización puede tener un efecto significativo cuando los datos son numéricos. Por ejemplo, cuando el número introducido está redondeado, solo se redondea el número mostrado. Los cálculos usan el número real almacenado en la celda y no el número formateado que se muestra. Por lo tanto, los cálculos pueden parecer inexactos debido al redondeo en una o más celdas. Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato en que se visualizan. 1. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en el formato que desee.

Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más formatos de número y, después, en el formato que desee usar de la lista Categoría. Dar formato a un número como texto A los números que no deben calcularse en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

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1. Seleccione una celda vacía. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en Texto.

3. Escriba los números que desee en la celda con formato. Los números introducidos antes de aplicar el formato de texto a las celdas deben introducirse de nuevo en las celdas con formato. Para volver a introducir rápidamente los números como texto, seleccione todas las celdas y presione F2 y, después, Entrar. Para cambiar el tipo de fuente 1. Sombreamos el área a la que queremos cambiar formato. Para sombrear recordemos que manteniendo apretado el botón izquierdo del ratón nos movemos de tal forma de ir sombreando los datos que queremos cambiar.

2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, así que buscamos esta opción en la barra de herramientas del botón Inicio

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3. Desplegamos el menú y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este caso Arial Narrow

4. También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número que aparece contiguo. Desplegamos el menú de opciones para seleccionar el nuevo tamaño deseado, por ejemplo, en este caso cambiaremos de un tamaño 11 a un 14

5. Ya nuestros datos tendrán el nuevo formato. Veamos un par de ellos en la siguiente imagen

Si también queremos cambiar el color de la fuente: a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo

b) Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente

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c) Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso optaremos por un color Rojo

d) Ya nuestros parámetros estarán marcados con este color. Veamos

➢ Temas y estilos Trabajar con temas del documento Un tema del documento es un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos (como estilos de líneas y efectos de relleno) que estarán disponibles al dar formato a los datos de la hoja de cálculo u otros elementos, como gráficos, tablas o tablas dinámicas. Para un aspecto uniforme y profesional, se puede aplicar un tema de documento a todos los libros de Excel y otros documentos de la versión de 2007 Office. Su empresa puede proporcionar un tema del documento corporativo que puede utilizar, o puede elegir entre una gran variedad de temas del documento predefinidos que están disponibles en Excel. Si es necesario, también puede crear su propio tema del documento cambiando cualquiera o todos los colores del tema, fuentes o los efectos que se basa un tema del documento. Antes de dar formato a los datos en la hoja de cálculo, desea aplicar el tema del documento que desea utilizar, por lo que el formato que se aplica a los datos de la hoja de cálculo puede utilizar los colores, fuentes y efectos que dependen de ese tema del documento. Utilizando estilos rápidamente los datos de formato Un estilo es un formato predefinido, a menudo basados en temas que puede aplicar para cambiar el aspecto de los datos, tablas, gráficos, tablas dinámicas, formas o diagramas. Según los datos que desea dar formato, puede utilizar los siguientes estilos en Excel: •

•

Estilos de celda. Excel tiene varios estilos de celda predefinidos que puede aplicar. Algunos estilos de celda se basan en el tema del documento que se aplica a todo el libro. Estilos de tabla

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• •

Estilos de tabla dinámica Estilos de gráfico. Formato de datos manualmente Para que los datos específicos (como texto o números) destaque, se pueden dar formato a los datos manualmente. Uso de bordes y colores para destacar los datos Para distinguir entre diferentes tipos de información en una hoja de cálculo y facilitar el análisis de una hoja de cálculo, puede agregar bordes alrededor de las celdas o rangos.

Si desea agregar un fondo multicolor a todos los datos de la hoja de cálculo, puede utilizar también una imagen como fondo de hoja. Cambiar la alineación o la orientación de los datos Para la visualización óptima de los datos en la hoja de cálculo, puede que desee volver a colocar el texto dentro de una celda. Rotación de datos resulta especialmente útil cuando los encabezados de columna son más anchos que los datos de la columna. Copiar un formato existente a otros datos Si ya ha dado formato algunas celdas de una hoja de cálculo del modo que desea, puede simplemente copiar el formato a otras celdas o rangos. Puede pegar sólo los formatos de los datos copiados mediante el comando Pegado especial (fichaInicio, grupo Portapapeles, botón Pegar), pero también puede utilizar Copiar formato (fichaInicio, grupo Portapapeles) para copiar y pegar formatos en otras celdas o rangos.

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Además, formatos de rangos de datos se extienden automáticamente a las filas adicionales al introducir filas al final de un rango de datos que ya haya formateado y los formatos aparecen en al menos tres de las cinco filas anteriores. La opción para extender formatos de rangos de datos y fórmulas está activada de forma predeterminada, pero puede desactivarla o desactivar según sea necesario (Botón de Microsoft Office

, Opciones de Excel, categoría Avanzadas).

Formulas y relaciones ➢ Introducción a las fórmulas Excel realiza estas operaciones usando fórmulas en las celdas. Una fórmula realiza cálculos u otras acciones con los datos de su hoja de cálculo. Una fórmula siempre empieza con un signo igual (=), que puede ir seguido de números, operadores matemáticos (como los signos + o - para sumar o restar) y funciones integradas de Excel, que pueden ampliar el poder de una fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, después, suma 5 al resultado para dar con la respuesta, 11. =2*3+5 A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo. • • • • •

=A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3. =SUM (A1:A10). Usa la función SUMA para devolver la suma de los valores de A1 a A10. =HOY () . Devuelve la fecha actual. =MAYUSC("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función MAYUSC. =SI(A1>0). Usa la función SI para probar la celda A1 y determinar si contiene un valor mayor que 0. Las partes de una fórmula de Excel Una fórmula también puede contener algunos o todos los siguientes: funciones, referencias, operadores y constantes.

elementos

Partes de una fórmula

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1. Funciones: la función PI() devuelve el valor de Pi: 3,142... 2. Referencias: A2 devuelve el valor de la calda A2. 3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula como, por ejemplo, 2. 4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia y el operador * (asterisco) multiplica números.

➢ Prioridad de las operaciones Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Operador : (dos puntos)

Descripción Operadores de referencia

(un solo espacio) ; (punto y coma) – % ^ *y/ +y& = <> <= >= <>

Negación (como en –1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación

➢ Fórmulas inteligentes Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos con valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden usarse para ejecutar cálculos simples o complejos. Encontrará todas las funciones de Excel en la pestaña Fórmulas de la cinta:

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Sintaxis de función de Excel El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR, que redondea un número de la celda A10, ilustra la sintaxis de una función.

1. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre. 2. Nombre de función. Para obtener una lista de las funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚ+F3, lo que abrirá el cuadro de diálogo Insertar función.

3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error cómo #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos también pueden ser constantes, fórmulas u otras funciones.

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4. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece la información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información sobre herramientas. Esta información solo aparece para las funciones integradas. NOTA: No hay que escribir las funciones en mayúsculas, como =REDONDEAR, ya que Excel pondrá automáticamente en mayúsculas el nombre de la función después de presionar Entrar. Si se equivoca al escribir un nombre de función, como =SUME(A1:A10) en lugar de =SUMA(A1:A10), ¿devolverá Excel un error #¿NOMBRE?. •

Escribir funciones de Excel Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. Al seleccionar una función en el cuadro de diálogo Insertar función, Excel iniciará un asistente para funciones, que muestra el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, use Autocompletar fórmula. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales de una función, Excel muestra una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras. Puede seleccionar un elemento de la lista desplegable y Excel lo insertará automáticamente.

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Anidar funciones de Excel En algunos casos, puede que deba usar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula usa una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

1. La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI. Resultados válidos Cuando se usa una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que use el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si este no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!. Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener hasta siete niveles de funciones anidadas. Si una función (a la que llamaremos Función B) se usa como argumento de otra función (a la que llamaremos Función A), la Función B actúa como función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel si se usan como argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función anidada PROMEDIO será entonces una función de tercer nivel, y así sucesivamente.

➢ Referencias Una referencia siempre será la dirección de una celda dentro de una hoja y siempre estará formada por la columna y fila en donde se ubica la celda. Así que, cuando hablamos de tipos de referencias en Excel estamos hablando sobre los diferentes tipos de comportamiento que pueden tener las referencias al momento de ser copiadas a otras celdas. Es muy fácil copiar fórmulas en Excel, pero ¿qué sucede con las referencias de dicha fórmula al momento de hacer la copia? Es ahí en donde su comportamiento dependerá del tipo de referencia que se haya utilizado y analizaremos las alternativas que tenemos en las próximas tres secciones. Referencias relativas en Excel De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que, al momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias con relación a la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que en la celda C1 tenemos la fórmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el resultado de esta operación si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:

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Si ahora copio (Ctrl+C) la fórmula de la celda C1 y la pego (Ctrl+V) en la celda C3, obtendré el siguiente resultado:

La fórmula que ha sido copiada a la celda C3 nos devolverá como resultado el valor cero. Al revisar la fórmula de dicha celda nos daremos cuenta que eso se debe a que Excel ha modificado automáticamente las referencias de la fórmula. En lugar de la celda A1 ahora tenemos la celda A3, y en lugar de la celda C1 que teníamos originalmente, ahora tenemos la celda C3. En este ejemplo hemos copiado la fórmula hacia una celda de la misma columna, pero dos filas por debajo y eso es lo que indicará a Excel el ajuste a realizar en las referencias. Ya que no hubo cambio en la columna, ésta permanecerá igual en la nueva fórmula, pero ya que copiamos una celda que está dos filas hacia abajo, Excel realizará dicho ajuste sumando la misma cantidad de filas a las referencias. Ahora observa lo que sucede si vuelvo a copiar la fórmula de la celda C1 y la pego en la celda F2.

En esta ocasión la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a la derecha de la celda original y por lo tanto las referencias se adecúan a tal movimiento añadiendo tres columnas y una fila a cada referencia de la fórmula copiada.

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Las referencias relativas son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un rango de datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y B tienen valores numéricos y ahora necesito colocar la multiplicación de ambos valores en la columna C. Para hacerlo rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio dicha fórmula hacia debajo:

De esta manera obtendremos automáticamente el resultado correcto para cada fila ya que Excel modifica las referencias en cada fórmula mientras es copiada hacia abajo. Referencias absolutas en Excel Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca igual aún después de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera:

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Si tomamos el primer ejemplo de la sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente resultado:

En este caso la celda C3 devolverá el mismo resultado que la celda C1 porque ambas fórmulas hacen referencia a las mismas celdas aún después de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto al copiar la fórmula de la celda C1 hacia la derecha:

Al convertir las referencias en absolutas, no importa a donde copiemos la fórmula, dichas referencias permanecerán siempre fijas. Para dejar en claro el uso de las referencias absolutas, supondremos una tabla de datos como la siguiente:

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La celda C2 hace el cálculo del área para el primer círculo tomando en cuenta el valor de Pi que está almacenado en la celda F1. En este momento la referencia a la celda F1 es relativa y si copio la formula hacia abajo obtendré el siguiente resultado:

Al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modifica la referencia a la celda F1 y le agrega una fila más para convertirla en una referencia a la celda F2 que es el comportamiento natural de las referencias relativas. Para hacer que nuestras fórmulas hagan siempre referencia a la celda F1 debemos transformar dicha referencia en absoluta:

Observa con detenimiento que la única referencia que he convertido en absoluta es la de la celda $F$1. La otra referencia a la celda B2 la he dejado como relativa porque necesito que sea modificada por Excel para tomar el valor del radio de cada círculo conforme se copie la fórmula hacia abajo. El resultado después de copiar la fórmula será el siguiente:

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Todas las fórmulas harán referencia a la celda F1 porque está establecida como absoluta, pero Excel modificará correctamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el resultado correcto. Con esto hemos cubierto los dos tipos de referencias en Excel más utilizados. Si quieres ver algunos ejemplos adicionales sobre estos dos tipos de referencias te recomiendo consultar el siguiente video tutorial: Referencias relativas y absolutas en Excel. Referencias mixtas en Excel En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la columna como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce como referencias mixtas. Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo “$”al número de la fila. En la siguiente imagen podrás ver un resumen de los tipos de referencias que hemos revisado hasta ahora:

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Si colocas la fórmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la fórmula se mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la columna $A fija. Por el contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel modificará el número de fila:

Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la fórmula =A$1 y copiamos hacia la derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos fijado solamente la fila:

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Estos son los cuatro tipos de referencias de los cuales puedes elegir al momento de construir tus fórmulas. Recuerda que esta clasificación se basa en el comportamiento de la referencia al copiar una fórmula. Cómo cambiar entre tipos de referencia Un consejo muy útil para hacer más eficiente el tiempo invertido al ingresar cualquier referencia en una fórmula es el uso de la tecla F4 cuando nos encontramos en el modo de edición. Cuando el cursor de edición se encuentra sobre una referencia y pulsamos la tecla F4, Excel cambiará el tipo de referencia sin la necesidad de que ingresemos manualmente el símbolo “$”. Hagamos el siguiente ejemplo para conocer el funcionamiento de este atajo de teclado: 1. Selecciona la celda B1 e ingresa la fórmula =A1 pero no pulses la tecla Entrar. 2. El cursor de edición se encontrará parpadeando al final de la referencia y si pulsas la tecla F4 una vez, la referencia se transformará automáticamente en absoluta =$A$1. 3. Si vuelves a pulsar la tecla F4 tendrás una referencia mixta como =A$1. 4. Y si pulsas una cuarta vez la tecla F4, la referencia será cambiada por la otra opción de referencia mixta =$A1. 5. Al pulsar una quinta vez la tecla F4 volverás a la referencia relativa original. La tecla F4 solamente cambiará la referencia que está sobre el cursor de edición así que, si quieres aplicar este cambio en varias referencias de una misma fórmula, entonces deberás colocar el cursor sobre cada referencia que será cambiada y pulsar F4 cada vez. Referencias a rangos de celdas Hasta ahora hemos visto cómo hacer referencia a una sola celda, pero Excel nos permite hacer referencia a un conjunto de celdas adyacentes utilizando el operador de rango que está representado por los dos puntos (:) y que deberá colocarse entre dos referencias de celdas. Sin embargo, esas dos referencias de celdas no son al azar, sino que deben ser el extremo superior izquierdo y el extremo inferior derecho de las celdas adyacentes a las que deseamos referirnos. Considera el siguiente grupo de celdas adyacentes donde cada una de ellas tiene un valor numérico. La referencia para este rango de celdas será B2:D4 y puedes ver que dicho rango es reconocido por Excel al momento de hacer la suma.

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Esto definitivamente es una gran ventaja ya que de lo contrario tendríamos que indicar todas las referencias a las nueve celdas, pero con este método podemos referirnos fácilmente a todo el rango de celdas. Solo debes recordar que la primera referencia corresponde a la celda del extremo superior izquierdo y la segunda referencia a la celda inferior derecha.

En este ejemplo ambas referencias son relativas, pero nada impide que utilicemos referencias absolutas al crear una referencia a un rango, por ejemplo: $B$2:$D$4. Todas las reglas que explique anteriormente para las referencias relativas, absolutas y mixtas también aplicarán para las referencias a rangos de celdas.

Referencias a celdas en otra hoja En todos los ejemplos mostrados hasta este punto he utilizado referencias dentro de la misma hoja pero en más de una ocasión nos veremos en la necesidad de hacer referencia a una celda que se encuentra en una hoja diferente. La única regla que debemos seguir es utilizar el nombre de la hoja donde se encuentra la celda de nuestro interés e inmediatamente colocar el signo de

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exclamación (¡) seguido de la referencia a la celda. De esta manera, si queremos referirnos a la celda C5 de la Hoja2, debemos hacerlo de la siguiente manera:

Una práctica que es altamente recomendable en las referencias a celdas de otra hoja es rodear el nombre de la hoja con comillas simples (‘) ya que eso evitará cualquier error en caso de que el nombre de la hoja tenga un espacio en blanco, por ejemplo:

Para saber más sobre este tipo de referencias te recomiendo consultar el artículo Hacer referencia a celdas de otras hojas en Excel. Referencias a celdas en otro libro Si la celda que necesitas acceder se encuentra en otro libro, entonces deberás indicar el nombre del libro encerrado entre corchetes [] antes del nombre de la hoja de la siguiente manera:

Este tipo de referencia funcionará solamente si el libro especificado está abierto y además está guardado en la misma ubicación que el libro actual. En caso contrario será necesario indicar la ruta completa donde se encuentra dicho libro:

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Observa que en este último ejemplo el nombre del libro y la hoja, así como la ruta, están encerrados entre comillas sencillas lo cual es ampliamente recomendable en caso de tener espacios en blanco en los nombres de las carpetas de la ruta, o en el nombre del libro u hoja.

Referencias 3D Las referencias 3D son útiles cuando necesitamos hacer operaciones con las mismas celdas en diferentes hojas. Por ejemplo, si vamos a sumar la celda A1 de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3, normalmente utilizaríamos la siguiente fórmula: =SUMA(Hoja1!A1, Hoja2!A1, Hoja3!A1) A diferencia de esta nomenclatura, las referencias 3D nos permiten indicar las mismas referencias de una manera abreviada: =SUMA(Hoja1:Hoja3!A1) Es muy importante mencionar que no es posible utilizar este tipo de referencias con cualquier función de Excel. Las funciones matemáticas y estadísticas son las que permitirán su uso, pero no podrás utilizar este tipo de referencias en funciones de búsqueda como BUSCARV o COINCIDIR.

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Además de acceder una sola celda en varias hojas utilizando las Referencias 3D, también puedes crear una referencia a un rango de celdas de la siguiente manera: =SUMA(Hoja1:Hoja3!A1:C25) El estilo de referencia F1C1 Los ejemplos de este artículo han utilizado el estilo de referencia A1 que es el predeterminado en Excel y que indica que las columnas serán identificadas por una letra, o combinación de letras, y que las filas serán identificadas por un número. Existe otro estilo de referencia en Excel, que no es tan común, pero que es necesario que lo conozcas por si llegas a encontrar algún equipo donde Excel utiliza el estilo de referencia F1C1 el cual identifica a las columnas y a las filas por su número. Así que en lugar de utilizar letras para las columnas, este estilo de referencia utiliza números para todas ellas. Ya que sería difícil distinguir el número de la columna del número de la fila en una misma referencia, se antepone la letra “F” al número de la fila y la letra “C” al número de la columna. Algunos ejemplos de equivalencias en ambos estilos de referencia son los siguientes:

Para que Excel utilice este tipo de referencia debes ir a Archivo > Opciones > Fórmulas > Trabajando con fórmulas > Estilo de referencia F1C1.

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Al seleccionar esta opción y aceptar los cambios, notarás de inmediato un cambio en los encabezados de columna ya que dejarán de ser letras y se mostrarán como números. Además podrás observar el estilo de referencia F1C1 en el Cuadro de nombres y ya no estará permitido utilizar el estilo de referencia anterior.

SI tu libro tenía fórmulas previamente ingresadas entonces Excel se encargará de mostrar automáticamente las referencias con el nuevo estilo y no será necesaria tu intervención en el cambio. Si quieres regresar al estilo de referencia A1 será suficiente con desmarcar la opción Estilo de referencia F1C1 del cuadro de diálogo Opciones de Excel. La verdad es poco probable que alguna vez te veas forzado a utilizar el estilo de referencia F1C1, pero el concepto de utilizar valores numéricos para referirse a las columnas y filas es muy utilizado al programar en VBA ya que es mucho más fácil referirse programáticamente a las columnas por su número que por su letra.

➢ Funciones lógicas y búsqueda Funciones lógicas Función

Descripción

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Función Y

Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

Función FALSO Devuelve el valor lógico FALSO. Función SI

Especifica una prueba lógica que realizar.

Función SI.ERROR

Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

Función SI.ND

Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.

Función SI.CONJUNTO

Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera condición TRUE.

Función NO

Invierte el valor lógico del argumento.

Función O

Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

Función CAMBIAR

Evalúa una expresión comparándola con una lista de valores y devuelve el resultado correspondiente al primer valor coincidente. Si no hay ninguna coincidencia, puede devolverse un valor predeterminado opcional.

Función VERDAD

Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Función XO

Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos.

Funciones de búsqueda

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Función

Descripción

Función DIRECCION

Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo.

Función AREAS

Devuelve el número de áreas de una referencia.

Función ELEGIR

Elige un valor de una lista de valores.

Función COLUMNA

Devuelve el número de columna de una referencia.

Función COLUMNAS

Devuelve el número de columnas de una referencia.

Función FORMULATEXT

Devuelve la fórmula en la referencia dada como texto.

Función IMPORTARDATOSDINAMICOS

Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica.

BUSCARH (función BUSCARH)

Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada.

Función HIPERVINCULO

Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet.

Función INDICE

Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz.

Función INDIRECTO

Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.

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Función BUSCAR

Busca valores de un vector o una matriz.

Función COINCIDIR

Busca valores de una referencia o matriz.

Función DESREF

Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada.

Función FILA

Devuelve el número de fila de una referencia.

Función FILAS

Devuelve el número de filas de una referencia.

Función RDTR

Recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatización COM.

Función TRANSPONER

Devuelve la transposición de una matriz.

Función CONSULTAV

Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

Gráficos e imágenes ➢ Inserción de gráficos e imágenes Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos. Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico. A continuación, solo tiene que seleccionar el tipo de gráfico que desea usar en la pestaña Insertar del grupo Gráficos.

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1. Datos en la hoja de cálculo 2. Gráfico creado con los datos de la hoja de cálculo Excel ofrece muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos de forma comprensible ante una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo, gráficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas apiladas o gráficos circulares 3D). También puede crear un gráfico combinado al utilizar varios tipos de gráficos en uno solo.

Ejemplo de gráfico combinado que usa un gráfico de columnas y uno de líneas.

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Para insertar una imagen primero debemos tenerla en algún lugar de nuestra computadora del cual sepamos la ruta de acceso, luego seguimos los siguientes pasos: 1. Vamos a la pestaña insertar 2. En la pestaña insertar vamos al panel "Ilustraciones" en el mismo, de todas las opciones que tenemos, elegimos pulsar en "imagen".

Luego aparece un panel de exploración que nos permite buscar la imagen que queremos insertar 3. Una vez que elegimos la imagen, pulsamos en ella y luego en "insertar".

Con estos tres pasos la imagen queda insertada en un lugar aleatorio, pero si ubicamos el cursor sobre la imagen oprimiendo la tecla izquierda del mouse y arrastrando, podremos trasladarla al lugar querido

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Una vez que estamos conformes con la ubicación tenemos muchas opciones para modificarla, estas modificaciones son tantas que dan lugar para escribir otro tutorial. Por el momento diremos que se puede modificar su forma, poner una sombra, rotarla, etc.

➢ Tipos de gráficos y sus elementos Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel: Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

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Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está rellena, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

➢ Modificación de un gráfico Modificar los datos incluidos en un gráfico Después de crear un gráfico, puede editar los datos en la hoja de Excel. Los cambios se reflejarán en el gráfico.

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1. Haga clic en el gráfico. Excel resaltará la tabla de datos que se utiliza para el gráfico. Un contorno de color púrpura indica una fila o una columna que se utiliza para el eje de categorías. Un contorno de color verde indica una fila o columna que contiene los rótulos de la serie de datos. Un contorno azul indica los puntos de datos trazados en el gráfico.

Etiquetas de la serie de datos Valores del eje de categorías Puntos de datos trazan en el gráfico 2. Para cambiar el número de filas y columnas que se incluyen en la tabla, sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de los datos seleccionados y, a continuación, arrastre para seleccionar los datos adicionales. En el ejemplo siguiente, la tabla se expande para incluir más categorías y series de datos.

SUGERENCIA: Para evitar que los datos que se muestran en el gráfico pueden ocultar filas y columnas de la tabla. 3. Para agregar datos o modificar datos en una celda, haga clic en la celda y, a continuación, realice el cambio. Cambiar qué eje del gráfico se enfatiza Después de crear un gráfico, desea cambiar la forma en que se trazan las columnas y filas de la tabla en el gráfico. Por ejemplo, la primera versión de un gráfico puede

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trazar las filas de datos de la tabla en el eje del gráfico vertical (valores) y las columnas de datos en el eje horizontal (categorías). En el ejemplo siguiente, el gráfico destacará ventas por el instrumento.

Sin embargo, si desea que el gráfico para destacar las ventas por mes, se puede invertir la forma de que traza el gráfico.

1. Haga clic en el gráfico. 2. En la ficha gráficos, datos, haga clic en Trazar serie de fila por columna

o trazar series

Cambiar el orden de las series de datos Para cambiar el orden de una serie de datos, debe trabajar con un gráfico que tenga más de una serie de datos. 1. En el gráfico, seleccione una serie de datos y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico.

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Por ejemplo, en un gráfico de columnas, haga clic en una columna, y se seleccionan todas las columnas de esa serie de datos. 2. En la Selección actual, haga clic en Selección de formato.

3. En el panel de exploración, haga clic en pedido, haga clic en un nombre de serie y, a continuación, haga clic en Mover arriba o Mover abajo. Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles. NOTA: Para la mayoría de los tipos de gráfico, cambiar el orden de las series de datos afecta a la leyenda y el propio gráfico. Quitar o agregar una serie de datos 1. En el gráfico, seleccione una serie de datos y, a continuación, haga clic en la ficha gráficos. Por ejemplo, en un gráfico de columnas, haga clic en una columna, y se seleccionan todas las columnas de esa serie de datos. 2. En los datos, haga clic en Seleccionar.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, siga uno de estos procedimientos: Para Hacer esto Quitar una En serie, seleccione la serie de datos que desea quitar y, a serie continuación, haga clic en Quitar. Agregar una En Series, haga clic en Agregar y, en la hoja de Excel, serie seleccione los datos que quiere incluir en el gráfico. Cambiar el color de relleno de la serie de datos 1. En el gráfico, seleccione una serie de datos y, a continuación, haga clic en la ficha formato.

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Por ejemplo, en un gráfico de columnas, haga clic en una columna, y se seleccionan todas las columnas de esa serie de datos. 2. En Estilos de elementos de gráfico, haga clic en la flecha situada junto a relleno

y, a continuación, haga clic en el color que desee.

SUGERENCIA: Para variar el color por punto de datos en un gráfico que tenga sólo una serie de datos, haga clic en la serie y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico. En la Selección actual, haga clic en Selección de formato. En el panel de exploración, haga clic en relleno y, a continuación, dependiendo del tipo de gráfico, seleccione la casilla de verificación Variar colores por punto o la casilla de verificación Variar colores de sectores. Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles. Agregar rótulos de datos Puede agregar valores de punto de etiquetas para mostrar los datos de la hoja de Excel en el gráfico. 1. Haga clic en el gráfico y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico. 2. En las etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, en la parte superior de la lista, haga clic en el tipo de etiqueta de datos que desee.

3. En las etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, en la parte inferior de la lista, haga clic donde desee que aparezca en la etiqueta de datos. Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles. Agregar una tabla de datos 1. Haga clic en el gráfico y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico. 2. En las etiquetas, haga clic en Tabla de datos y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles.

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Mostrar fechas en un eje horizontal Cuando se crea un gráfico de datos que usa las fechas y las fechas se trazan en el eje horizontal del gráfico, Office cambia automáticamente el eje horizontal a un eje de fecha (escala de tiempo). Usted también puede cambiar manualmente un eje horizontal para un eje de fecha. Un eje de fecha muestra las fechas en orden cronológico a intervalos establecidos o unidades base, como el número de días, meses o años, incluso si las fechas de la hoja de Excel no en orden secuencial o en las mismas unidades base. De forma predeterminada, Office utiliza la diferencia más pequeña entre dos fechas de los datos para determinar las unidades de base para el eje de fecha. Por ejemplo, si tiene datos de cotizaciones donde la diferencia más pequeña entre las fechas es de siete días, Office establece la unidad base en días. Sin embargo, puede cambiar la unidad base a meses o años si desea ver el rendimiento de las cotizaciones durante un tiempo más largo. 1. Haga clic en el gráfico y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico. 2. Para el eje que desea cambiar, asegúrese de que el eje de etiquetas de presentación. 3. En ejes, haga clic en ejes, seleccione Eje Horizontal y, a continuación, haga clic en Opciones del eje.

4. En el panel de exploración, haga clic en escala y, a continuación, en tipo de eje Horizontal, haga clic en fecha. Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles.

Manejo de datos ➢ Ordenar datos Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede ver los datos de la forma que desee y encontrar valores rápidamente. Puede ordenar un rango o una tabla de datos en una o más columnas de datos; por ejemplo, puede ordenar los empleados primero por departamento y luego, por apellido. Seleccionar los datos que desea ordenar

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Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos (encabezados) creados para identificar las filas o las columnas.

Ordenación rápida 1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. 2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

3. Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor). Especificar criterios para ordenar Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar, además de otros criterios como la fuente o los colores de la celda. 1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar. 2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 3. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 4. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

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5. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

➢ Filtrar datos Al filtrar información en una hoja de cálculo, puede encontrar valores rápidamente. Puede filtrar una o más columnas de datos. Con el filtrado, no solo puede controlar lo que desea ver, sino que además puede controlar qué desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o crear filtros específicos para centrarse exactamente en los datos que desea ver. Al filtrar, puede buscar texto y números mediante el Cuadro de búsqueda en la interfaz del filtro. Cuando se filtran datos y los valores en una o más columnas no reúnen los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar según valores numéricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto. Seleccione los datos que quiere filtrar.

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

2. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros. Nota Según el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de número o Filtros de texto.

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Seleccione valores o realice búsquedas para filtrar Seleccionar valores en una lista y realizar búsquedas son los métodos más rápidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista.

1. Use el Cuadro de búsqueda para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la búsqueda. 2. Active y desactive las casillas de verificación para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos. 3. Use criterios avanzados para buscar valores que reúnen condiciones específicas. 1. Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados. 2. Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los números en el Cuadro de búsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (?). Presione ENTRAR para ver los resultados. Filtre los datos mediante la especificación de condiciones. Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo en que desea. Para ello, se crea

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un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultará familiar. 1. Seleccione Filtros de número o Filtros de texto en la lista. Aparece un menú que le permite filtrar según diferentes condiciones. 2. Elija una condición y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botón Y para combinar criterios (es decir, dos o más criterios que se deben cumplir), o en el botón O para requerir que se cumpla solo una de varias condiciones. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera.

➢ Subtotales Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática mediante en comando Subtotal. IMPORTANTE: Los subtotales no son compatibles con las tablas de Excel. El comando Subtotal aparecerá atenuado si está trabajando con una tabla de Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuación, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitará de los datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla. También puede crear una tabla dinámica. Al insertar subtotales: •

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Los subtotales se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, con la función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen de cada columna. Los totales generales se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen Promedio, la fila total general muestra un promedio de todas las filas de detalle de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

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Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Insertar subtotales 1. Asegúrese de que todas las columnas de un intervalo de datos para el que desea calcular los subtotales tienen una etiqueta en la primera fila, contienen hechos similares y, asimismo, que el rango no incluye filas o columnas en blanco. 2. Seleccione una celda del rango. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Insertar un nivel de subtotales Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el ejemplo siguiente.

1. En cada cambio en la columna Deporte...

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2. …calcula el subtotal de la columna Ventas. a. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A. b. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales. c. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Deporte. d. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma. e. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Ventas. f. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. g. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría. h. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al siete para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Insertar niveles anidados de subtotales Puede insertar subtotales para grupos internos, anidados dentro de sus grupos externos correspondientes, como se muestra en el ejemplo siguiente.

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1. En cada cambio en la columna externa Región... 2. …calcula el subtotal de las Ventas para esa región y en cada cambio en la columna interna Deporte. i.

Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.

Inserte los subtotales externos. Cómo insertar los subtotales externos

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales. ii.

En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales externos. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.

iii.

En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma.

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iv.

En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría Ventas.

Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.

vi.

Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría.

vii.

O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al seis para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. k. Inserte los subtotales anidados. Cómo insertar los subtotales anidados

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales. ii.

En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna del subtotal anidado. En el ejemplo anterior, seleccionaría Deporte.

iii.

En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma. Seleccione las demás opciones que desee.

iv.

Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. l.

Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más externos. SUGERENCIA: Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

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Eliminar subtotales 1. Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

3. En el cuadro de diálogo Subtotal, haga clic en Quitar todos.

➢ Impresión de hoja de cálculo Ver una vista previa de la hoja de cálculo 1. Haga clic en la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las que desea obtener una vista previa. 2. Haga clic en Archivo > Imprimir > vista previa de impresión. Método abreviado de teclado

Presione CTRL+p.

Configurar opciones de impresión Siga uno o varios de estos procedimientos: 1. Haga clic en la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las que desea obtener una vista previa. 2. Haga clic en Archivo > Imprimir. 3. Para cambiar la impresora, haga clic en el cuadro desplegable en Impresora y seleccione la impresora que desee. 4. Para realizar cambios de configuración de página, incluida la orientación de la página, el tamaño de papel y márgenes de página haga clic en Propiedades. Imprimir toda la hoja de cálculo o una parte 1. Para imprimir la hoja activa u hojas o todo el libro, en el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione desde la selección, Hojas activas, todo el libro o tabla. 2. Haga clic en Imprimir.

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NOTA: Si una hoja de cálculo tiene un área de impresión definida, Excel sólo imprime dicha área. Si no desea imprimir sólo el área definida, haga clic en Omitir el área de impresión.

➢ Modificación del área de impresión Si imprime una selección específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede definir un área de impresión que incluya solo esa selección. Un área de impresión es uno o más rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de cálculo. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión, solo se imprimirá esta área. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para imprimir la hoja de cálculo completa. Una hoja de cálculo puede tener varias áreas de impresión, cada una de las cuales se imprimirá en una página separada. NOTA: Las capturas de pantalla en este artículo se realizaron en Excel 2013. Si tiene una versión diferente la vista puede ser ligeramente distinta, pero a menos que se indique lo contrario, la funcionalidad es la misma. Establecer una o varias áreas de impresión 1. En la hoja de cálculo, Seleccione las celdas que desea definir como el área de impresión. SUGERENCIA: Para establecer varias áreas de impresión, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las áreas que desea imprimir. Cada área de impresión imprime en su propia página. 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.

NOTA: El área de impresión que haya establecido se guardará al guardar el libro.

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Para ver todas las áreas de impresión para asegurarse de que son las que desea, haga clic en Ver > Vista previa de salto de página en el grupo Vistas de libro. Cuando guarde el libro, se guardará también el área de impresión. Agregar celdas a un área de impresión existente Puede ampliar el área de impresión agregando celdas adyacentes. Si agrega celdas que no son adyacentes al área de impresión, Excel crear una nueva área de impresión para dichas celdas. 1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desea agregar al área de impresión existente. NOTA: Si las celdas que desea agregar no son adyacentes al área de impresión existente, se creará un área de impresión adicional. Cada área de impresión de una hoja de cálculo se imprime en una página separada. A un área de impresión solamente se le pueden agregar celdas adyacentes. 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Agregar al área de impresión.

Cuando guarde el libro, se guardará también el área de impresión. Borrar el área de impresión NOTA: Si la hoja de cálculo contiene varias áreas de impresión, borrar una de ellas eliminará todas las áreas de impresión de la hoja de cálculo. 1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo en la que desea borrar el área de impresión. 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Borrar área de impresión.

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➢ Exportación al formato PDF

1 Selecciona la parte de la hoja de cálculo que quieras convertir a PDF (opcional). Si solo quieres convertir cierta parte de tu hoja de cálculo en PDF, selecciónala ahora. De lo contrario, continúa con el próximo paso. Ten en cuenta que no es fácil convertir el PDF nuevamente en una hoja de cálculo, aunque este método te permitirá mantener tu copia original.

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2 Haz clic en la pestaña "Archivo". Si vas a usar una versión vieja de Excel, haz clic en el menú "Archivo".

3 Haz clic en "Exportar". Si vas a usar Excel 2010 o una versión anterior, en lugar de esto selecciona "Guardar como".

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4 Haz clic en "Crear PDF/XPS". Si vas a usar Excel 2010 o una versión anterior, selecciona "PDF" en el menú desplegable que dice "Guardar como tipo" de la ventana "Guardar como".

5 Haz clic en el botón Opciones…. Esto te permitirá ajustar la configuración del archivo PDF que estás por crear.

6 Selecciona qué es lo que quieres incluir en el PDF. En la ventana "Opciones" puedes seleccionar el rango de páginas a incluir, si quieres que el PDF incluya tu selección, el libro entero o solo la hoja activa, y si quieres incluir las propiedades del

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documento original. Haz clic en Aceptar una vez que hayas terminado de establecer tus preferencias.

7 Selecciona la optimización (opcional). Arriba del botón Opciones…, puedes seleccionar cómo quieres optimizar el PDF. La mayoría de las personas elige "Estándar", a menos que la hoja de cálculo sea muy grande.

8 Ponle un nombre al archivo. Elige un nombre para tu archivo PDF y haz clic en el botón Publicar para crear el PDF (Guardar en caso de que uses 2010 o una versión anterior).

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9 Revisa el PDF. En forma predeterminada, el archivo PDF se abrirá después de crearlo para que puedas revisarlo. Si no puedes abrir el archivo PDF, es posible que no tengas instalado un lector de PDF. Ahora en realidad no es posible editar el PDF, así que si necesitas hacer cambios sería bueno que los hagas en Excel y luego crees un nuevo PDF.

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