Planeaci贸n y requisitos para un buen proyecto de Gesti贸n Cultural S谩bado 8 de diciembre 2012 ENAP-UNAM
Orden del día
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Definición de proyecto cultural Condiciones a tomar en cuenta en la gestión de proyectos Fundamentación y descripción general de los proyectos Planeación: diagrama de gant y fichas de producción Índice de trabajo final Modelos Internacionales de Gestión Cultural
1. El proyecto cultural • Proyectos cotidianos. • Definición de proyecto cultural: “Un proyecto cultural es una secuencia ordenada de decisiones sobre tareas y recursos, encaminadas a lograr unos objetivos en unas determinadas condiciones.” • Es un instrumento de trabajo que se utiliza para desarrollar las ideas expuestas y concretarlas en acciones • Es una herramienta colectiva y compartida • Un proyecto necesita de una política cultural establecida previamente para responder a una necesidad determinada • Con todo, un proyecto siempre es una combinación de incertidumbre y de riesgo.
3 criterios básicos para elaborar un proyecto El martillo • Asumir el trabajo por proyectos como una herramienta útil para el fin de nuestras acciones. Elemento de referencia para todo el trabajo, si no no haríamos nada. Es nuestra guía interna, más que externa.
El librito de cabecera • No hay un esquema único válido para todos los proyectos, todas las personas y todos los temas. Es sólo una guía, pero debe de tener margen a su aplicación.
La película • El orden de filmación de las diferentes escenas de una película no es forzosamente el mismo en que se visualizan. A veces uno empieza con la cabeza, otras con los pies… hasta que a medida se avanza en el diseño.
Diferentes niveles de un proyecto 1) La idea: la famosa “servilleta de papel”, o la conversación en un café. Aquí se identifica el punto de partida y se le da sentido. 2) El primer esbozo: la idea se transforma en un pequeño desarrollo en el que se concretan propuestas y cuestiones como el espacio, el tiempo, personas y temas. 3) El anteproyecto: una vez acordado, aparecen los capítulos que conforman el proyecto, se analiza el contexto y se profundiza en las propuestas. 4) El proyecto a ejecutar: es lo más parecido a la realidad que se tiene justo antes de llevar a cabo el proyecto. Es el documento. Contiene todo lo necesario para la ejecución, ideas, acciones, gestión. Es el manual de trabajo 5) El proyecto realizado: es el proyecto definitivo y resultante de todos los cambios durante su ejecución.
Diferentes versiones de un proyecto ¿Qué proyecto para quién? Según para qué lector esté pensado, elaboraremos una versión con aquello que más puede interesarle. El más importante es el del EQUIPO. A la dirección: objetivos a corto y largo plazo, impacto para la institución, uso de recursos internos, relación con otros agentes y… el PRESUPUESTO A los medios de comunicación: aspectos con más impacto mediático, actividades a realizar y algún hecho o nombre destacado. A los patrocinadores: su presencia en imagen, el tipo de público al que va dirigido el proyecto, la repercusión de su aportación y las instituciones convocantes. A los artistas: significado global del proyecto, impacto en población, papel de su participación, otros artistas, entidades y datos concretos de actuación. A las entidades y colectivos sociales: finalidad y repercusión en su territorio o sector de influencia y otros agentes implicados.
¿Por qué diseñar un proyecto cultural? Porque nos permite: • Optimizar recursos para conseguir máximos resultados • Orientar nuestras acciones desde el principio • Romper viejos esquemas de planificación • Establecer prioridades, criterios y actitudes comunes • Prácticas de seguimiento y control • Disponer de un documento escrito para su presentación • Facilitar la participación de todo el equipo • Mostrar un método de trabajo a las personas que se incorporan • Ofrecer una imagen de seriedad y profesionalidad
Requisitos para diseñar… proyectos! ¿Qué hace ser los proyectos tan MALOS o tan BUENOS? • • • • • • • • • • •
Permitir la toma de decisiones Tener perspectiva de globalidad Ser coherente entre sus fases Ser fruto de un proceso anterior y origen de uno posterior Tener una perspectiva a largo plazo Ser realista y consciente con el contexto Originalidad y renovación Estar abierto a la participación de otros agentes Conocer los presupuestos ideológicos que nos guían Establecer una temporalización del proyecto Tener un “Plan B”
Dificultades para diseñar proyectos No está suficientemente valorado (“pérdida de tiempo”). Lo urgente no deja lo tiempo para lo importante Complejo del misionero pionero Muro de las lamentaciones Proyectos “hongo” y proyectos “paracaidistas” En casa del herrero cuchillito de palo Import-export sin fronteras Proyectos de todos pa’ todos Los proyectos a la contra Agrafía del sector Existe un culto a la improvisación No interesa la aglutinación de otros agentes ni la participación del equipo. • “El diseño de proyectos es para los que tienen recursos para hacerlo” • • • • • • • • • • • •
Condiciones a tomar en cuenta en la gesti贸n de proyectos
2. La fundamentación de un proyecto Responde a la pregunta
¿Por qué es necesario realizar este proyecto? Es la interrogante básica que necesitamos responder cuando redactamos la fundamentación o justificación. Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución. Existen muchas vías para lograrlo y nuestro proyecto es una de ellas. Por eso, debemos justificar por qué la solución que elegimos es la más adecuada y viable para resolver un problema principal. A la hora de fundamentar o justificar, debemos responder: Antecedentes del contexto Detección de necesidades y problemas Alternativas de solución Algunos puntos a considerar al formular la fundamentación • Distinguir claramente la fundamentación de la descripción. • Es el momento de explayarse y argumentar por qué queremos realizar este proyecto. • Incluir antecedentes cuantitativos o cualitativos con conceptos y datos claros que avalen la justificación.
3- La descripción del proyecto En este punto podemos exponer con más detalles las características del proyecto, de modo que quien desee conocerlo pueda hacerse una imagen precisa del mismo. Además de otros antecedentes se pueden incluir los siguientes: Responde a la pregunta ¿qué?, ¿cómo?, ¿con quién?, ¿dónde? • Informa sobre las etapas del proyecto • Contenido, programación, lugar, fecha y hora de las actividades Antecedentes breves sobre historia de la organización, creadores o lugares, según corresponda. •
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Algunos puntos a considerar al formular la descripción • Cuidar de no incluir elementos de la fundamentación en la descripción. • Este es el lugar para entregar toda la información de lo que queremos hacer.
4. La planificación - etapas Podemos dividir la realización de un proyecto-evento en tres etapas: Pre-producción, producción y post-producción:
Para sistematizar esta planificación ocuparemos las siguientes herramientas: Diagrama de Gantt Fichas de producción
Pre producción Preparación de la actividad según la estrategia y planificación que construimos. • Visitas en terreno para el reconocimiento y lugar y (fecha y hora) y visitas técnicas Tomar en consideración las fichas técnicas de los grupos participantes, donde se especifiquen sus necesidades y requerimientos de sonido, iluminación, energía, transporte y espacio •
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Producción La producción es la materialización del proyecto. En esta etapa se concretan las acciones planificadas, para que cada elemento cumpla las funciones definidas.
Postproducción • Buen término de la actividad realizada y una proyección. • Evaluación del trabajo y resultado final • Últimos pagos y rendición de cuentas • Asimismo, enviaremos cartas de agradecimiento y un informe de evaluación final a nuestros colaboradores y auspiciadores
La planificación – tipo de eventos Para gestionar un evento de la mejor manera es necesario, primero, distinguir los tipos de eventos culturales y, luego, los principales elementos para su realización.
La planificación - actividades LAS ACTIVIDADES Conjunto de operaciones propias de un proyecto. Son decisiones que se toman con tal de conseguir los objetivos definidos y de acuerdo con las estrategias planteadas. Responden a la pregunta ¿Cuáles son las tareas o pasos a seguir para realizar el proyecto? Se desprenden directamente de los objetivos específicos, deben estar contenidas en la descripción y claramente señaladas en el cronograma. Se dividen en tres tipos: a) b)
Actividad principal: la que da sentido al proyecto y sin la cual éste no existiría Complementarias y servicios derivados. Giran en torno a la principal, pero sin ella no tendrían sentido. Los servicios derivados se llevan a cabo para el buen desarrollo, pero no comparten los objetivos, contenidos y estrategias.
Criterios para tener buenas actividades: • Que estén estrechamente ligadas a los objetivos. • Ajustadas al tipo de destinatario • Acorde con los recursos • Ajustado a nuestras capacidades • Claras, definidas y con ritmo deseado
Algunos puntos a considerar al formular las actividades • No confundir actividades con objetivos específicos. • Cada actividad debe estar relacionada con el o los objetivos específicos. • Deben ser evaluables..
La planificación: diagrama de Gant
Todo proyecto tiene un número de actividades y un tiempo en que deben realizarse. El cronograma responde a la pregunta ¿cuándo se realizarán las actividades del proyecto?, que nos permite ordenar cronológicamente las actividades en el tiempo que hemos definido. De esta forma podemos organizar las actividades en relación con las principales líneas de acción a desarrollar.
Algunos puntos a considerar al formular el cronograma • Considerar el tiempo suficiente para cada actividad. • Considerar las relaciones de dependencia entre actividades sucesivas. • Se puede hacer uno de actividades de cada grupo de trabajo (producción técnica, difusión, gestión de recursos, etc.).
La planificación: diagrama de Gant Es un sistema muy visual • Acepta pequeños ajustes de detalles • Facilita establecer fechas límite • Permite ajustar el tiempo a nuestras necesidades • Facilita la evolución del esquema • Permite tomar decisiones con mucha antelación • Facilita el seguimiento y control del proyecto • Permite incluir la postproducción • Admite modificaciones personalizadas • Permite la superposición de esquemas para actividades continuas
La planificaci贸n: diagrama de Gant DIAGRAMA DE GANT / CRONOGRAMA (ejemplo 1)
La planificaci贸n: diagrama de Gant DIAGRAMA DE GANT / CRONOGRAMA (ejemplo 2)
La planificaci贸n: ficha de producci贸n EJEMPLO ANEXO
Ejemplos de diagramas de GANT:
http://gantter.com/ http://www.ganttproject.biz/
Segunda parte: Gesti贸n cultural en M茅xico
Gestión cultural en México: estructuras internacionales
Hay cuatro modelos (a nivel internacional) de instituciones dedicadas al quehacer cultural: a) Modelo norteamericano: independientes entre sí, comparten cuestiones fiscales b) Ministerios de cultura: Europa continental, y que agrupan al conjunto de entes en una instancia de alto rango c) Subsecretarías de cultura: inadecuado por su exceso de burocracia d) Consejos o Institutos Nacionales de Cultura. Países nórdicos y latinoamericanos adscritos a algún ministerio
Gesti贸n cultural en M茅xico: estructuras internacionales
CONACULTA: su creación
Misión Visión
1988: Creación del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes a partir de la Subsecretaría de cultura SEP. Aquí es donde se aglutinan todos los aparatos culturales. Convertirse en la institución de mayor relevancia nacional en los sectores cultural y artístico. Estimulará la creación artística y cultural con la garantía de que los creadores tengan plena libertad, esto en reconocimiento de que el Estado debe promover y difundir el patrimonio y la identidad nacional. Preservar de forma integral el patrimonio cultural de la Nación en sus diversas manifestaciones artísticas y culturales así como estimular los programas orientados a la creación, desarrollo y esparcimiento de las mismas.
Aparte del Estado, ¿quién más forma parte del medio cultural? Es fundamental visualizar los agentes o actores culturales del medio en el cual trabajamos, no sólo para tomar decisiones acordes en términos de marketing, sino que es fundamental tomando en cuenta que cada una de nuestras acciones impacta en las dinámicas culturales del medio individual y social. El medio cultural está integrado por los agentes culturales: individuos, grupos u organizaciones involucrados en las dinámicas de relaciones culturales. Éstos, según sus intereses, persiguen objetivos de realización cultural que suman un impulso de acción y gestión. Los organismos públicos son, sin duda, agentes relevantes del medio cultural. Estos organismos, sus procesos y acciones, están agrupados en lo que llamamos institucionalidad cultural, entendida como el conjunto de instituciones relacionadas con el desarrollo de objetivos culturales, pero también existimos otros que valen la pena conocer.
El estado, la sociedad civil y la GC
• El estado debe de ser el responsable, no de la acción directa, sino de ser facilitador y favorecedor, sin renunciar a su iniciativa y a su responsabilidad. • En nuestro país, hay muchos agentes sociales involucrados en el sector cultural, de los cuales destacan tres, principalmente: • A) Estado y Universidades • B) Sector privado • C) Sociedad civil (asociaciones, movimientos sociales, grupos juveniles, organizaciones étnicas y de género, organismos no lucrativos, agrupaciones artísticas e incluso los mismos artistas en sí).
a) Estado y Universidades públicas y privadas
Han privilegiado las estrategias de preservación, conservación y difusión del patrimonio, y las denominadas “bellas artes” y, aunque no en todos los casos, el estímulo a las culturas populares.
b) Sector empresarial privado Ha asumido el ámbito de las industrias culturales, los medios de difusión y los mercados de la información y el entretenimiento.
c) Sociedad Civil (tercer sector) Portadores de demandas de distintos grupos, tienen la posibilidad de detectar áreas, sectores o necesidades no atendidas sobre todo por el sector institucional y, más recientemente, se han convertido en protagonistas, diseñadores, gestores y administradores de sus propios procesos.
La gestión cultural privada. • El sector público está promoviendo, con el lógico interés y empuje del sector privado, la privatización de muchos servicios culturales. • Por lo tanto, los servicios culturales privados deben de ponderar lo siguiente: • Satisfacer necesidades (de sus clientes) • Generar recursos • Responder a una demanda • Aprender a vivir en el cambio y la incertidumbres permanentes
¿Qué nos queda a nosotros como gestores culturales? El apoyo público y privado a las empresas culturales es fundamental para su consolidación en un mercado competitivo cada vez más transnacional. Para ello hacen falta instrumentos financieros y también asesoramiento y referencias en cuanto al desarrollo de una mentalidad empresarial en el sector, respecto a nuevos modelos organizativos alejados de los paradigmas tradicionales ya superados, en cuanto a la apertura de nuevos mercados…1