EXCEL
2012
Profª Tatiana Façanha da Costa 1
Excel 1 - Introdução ao Microsoft Excel O Excel é uma Planilha Eletrônica - que fornece ferramentas para efetuar cálculos através de fórmulas e funções e para a análise desses dados. As cinco principais funções do Excel são:
2 - Planilhas: Você pode armazenar, manipular, calcular e analisar dados tais como números, textos e fórmulas. Pode acrescentar diretamente em sua planilha, gráficos, elementos gráficos, tais como retângulos, linhas, caixas de texto e botões. É possível utilizar formatos prédefinidos em tabelas.
3 - Bancos de dados: Você pode: classificar, pesquisar e administrar facilmente uma grande quantidade de informações utilizando operações de bancos de dados padronizadas.
4 - Gráficos: Você pode rapidamente apresentar de forma visual seus dados. Além de escolher tipos pré-definidos de gráficos, você pode personalizar qualquer gráfico da maneira desejada.
2
5 - Apresentações: Você pode usar estilos de células, ferramentas de desenho, galeria de gráficos e formatos de tabela para criar apresentações de alta qualidade.
6 - Macros: São comandos usados através de uma programação que no caso do Excel é o VB (Visual Basic) que são freqüentemente utilizadas para automatizar determinadas ações. Sua criação e armazenamento dependem dos comandos a serem utilizados, por ser uma combinação de comandos, podem ser utilizados por vários programas, como é o caso de Excel que pode utilizar o Word, o PowerPoint etc. Por isso tem o nome de macro por poder utilizar vários comandos e usar vários programas.
7 - Iniciando o Excel Com o botão esquerdo do mouse clique sobre o Botão Iniciar, localizado na Barra de Tarefas do Windows, siga até Programas, Microsoft Office e clique sobre Microsoft Excel. Via Barra de Atalhos do Office - Efetue um clique sobre o ícone do Excel.
8 - Encerrando a sessão de Excel As duas maneiras mais comuns de fechar o Excel são: A partir do Menu Arquivo, escolha a opção Sair ou clique em: 3
Clique sobre o Botão Fechar da Barra de Título.
localizado na lateral direita
Obs.: Se você efetuou alterações em qualquer documento ou modelo desde a última vez em que ele foi salvo, será emitida uma mensagem perguntando se você quer salvar ou não as alterações antes de finalizar.
9 - Conhecendo a Janela Excel
10 - A pasta de trabalho do Microsoft Excel A pasta de trabalho é o documento ou tipo de arquivo normal do Microsoft Excel. Uma pasta de trabalho é o equivalente eletrônico a um fichário. Dentro de uma pasta de trabalho, você encontrará pelo menos três planilhas. Cada planilha de trabalho poderá ser uma planilha, ou um gráfico, de acordo com o trabalho a ser realizado e guardado na Pasta de Trabalho. O nome de cada planilha aparece em uma guia na parte inferior da pasta de trabalho. É possível mover ou copiar planilhas entre as 4
pastas de trabalho diferentes e reorganizar planilhas dentro de uma mesma pasta de trabalho.
11 - Renomeando as planilhas Para alterar o nome da cada planilha, clique com o botão direito do mouse sobre a guia onde está escrito Planilha 1, Planilha 2 Planilha 3 e etc, Aparecerá o menu e daí clique a opção Renomear, na janela exibida digite o novo nome para a planilha e pressione OK. Como no exemplo abaixo:
Clique e digite o nome de sua Planilha
Elementos da Janela Excel - Barras, Botões, Área de trabalho A seguir estão indicados principais elementos da janela Excel:
12 - Barra de Título
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Localizada na parte superior da janela, contém o nome do aplicativo e do documento. Pode conter os seguintes elementos:
Botão do menu Controle do Aplicativo Botão do menu Controle da Pasta Nome do aplicativo Nome a planilha
Botão Botão Botão Botão
"Maximizar" "Minimizar" "Fechar" "Restaurar"
13 - Botão do Menu de Controle do Aplicativo Localiza-se no canto esquerdo da barra de título. Segue o padrão das janelas Windows (Restaurar, Mover, Tamanho, Minimizar, Maximizar, Fechar, Alternar para, Executar).
14 - Botão do Menu Controle da Pasta Localizado na lateral esquerda da barra de menu ou na barra com o nome da Pasta. Contém as opções de dimensionamento e posição da janela (Maximizar / Restaurar, Minimizar, Mover, Tamanho) além da opção "Fechar" para encerrar o trabalho com o documento ativo. 6
15 - Botão "Restaurar" Localizado entre os Botões Minimizar e Fechar na lateral direita da barra de título em uma janela de aplicativo maximizada. Clicando sobre o botão "Restaurar" a janela de aplicativo retornará ao seu tamanho anterior.
16 - Barra de Menu
Excel.
Localizada abaixo da barra de título, contém todos os comandos do
17 - Barra de Ferramentas
Contém os ícones daqueles comandos que são freqüentemente usados. Podem ser utilizados em lugar dos comandos dos menus. Botão
Nome Nova Pasta de Trabalho Abrir
Finalidade cria uma nova pasta de trabalho
Salvar
salva a planilha da janela ativa
Imprimir
imprime a planilha ou gráfico da janela ativa
Visualizar Impressão Verificar Ortografia Recortar
inicia visualização de prévia de impressão da planilha ativa inicia a verificação ortográfica da planilha ativa
Copiar Colar Pincel
abre uma pasta de trabalho existente
remove a área selecionada e a insere na Área de Transferência copia a área selecionada e a insere na Área de Transferência insere o conteúdo que fora recortado ou copiado para a Área de Transferência na seleção. copia o formato das células selecionadas. Um clique permite colar uma única vez o formato. Duplo clique permite colar inúmeras vezes esse 7
Desfazer Repetir Inserir Hyperlink Barra de Ferramentas WEB AutoSoma
Colar Função Classificação Crescente Classificação Decrescente Assistente de Gráfico Mapa Desenho Controle de Zoom Assistente do Office
formato. desfaz as últimas ações ou comandos: um comando efetuado ou uma entrada digitada repete a última ação ou comando Efetua vínculos com endereço URL (Internet) Contém ícones para abrir, pesquisar e procurar em qualquer documento, inclusive páginas na WEB aciona automaticamente a função SOMA. Se houver dados numéricos acima ou à esquerda, irá sugerir o intervalo de células a serem somadas. para escolher função a ser inserida na célula ou na barra de fórmulas ordena a lista selecionada do menor para o maior valor, usando a coluna que contém a célula ativa ordena a lista selecionada do maior para o menor, usando a coluna que contém a célula ativa tutorial para auxiliar a criação de um gráfico cria um mapa com recursos geográficos e dados associados. exibe a barra de ferramentas de Desenho amplia ou reduz a visualização da planilha Para auxiliar no esclarecimento de dúvidas sobre as ações e comandos do Excel.
18 - Barra de Formatos
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Assim como a Barra de Ferramentas, contém os ícones daqueles comandos que são freqüentemente usados, podendo ser utilizados em lugar dos comandos dos menus.
Botão
Nome
Finalidade
Fonte Tamanho da fonte
exibe a lista de fontes disponíveis exibe a lista de tamanhos de fontes
Negrito
transforma o trecho selecionado em negrito transforma o trecho selecionado em itálico sublinha o trecho selecionado
Itálico Sublinhado Alinhamento a esquerda Alinhamento centralizado Alinhamento a direita Centralizar colunas selecionadas Formato de Moeda Formato de porcentagem Separador de milhares Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais Diminuir recuo Aumentar recuo
alinha à esquerda os caracteres da seleção centraliza os caracteres da seleção alinha à direita os caracteres da seleção centraliza o texto na largura das colunas previamente selecionadas formata a seleção como R$ ###.###,## formata a seleção como ## % (sem casas decimais) formata a seleção como ###.###,## (com duas casas decimais) aumenta em uma unidade as casas decimais da seleção diminui uma casa decimal na seleção diminui a distância entre o texto e a margem esquerda da planilha aumenta a distância entre o texto e a margem esquerda da planilha 9
Bordas Cor do Preenchimento Cor da Fonte
aplica o tipo escolhido ao redor da área selecionada da planilha aplica a cor escolhida ao fundo da seleção aplica a cor escolhida ao conteúdo da seleção
19 - Área de trabalho
É uma janela dentro do Excel que contém uma planilha. Uma planilha contém uma série de células nas quais podemos inserir dados. As células são organizadas por colunas e linhas. As colunas são identificadas por letras e as linhas por números.
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Linhas – Identificadas por Números
Colunas – Identificadas por Letras
Contém um botão de menu de Controle que permite minimizar a planilha em um ícone. O Excel possui:
Número de Linhas - 16.384 Número de Colunas - 256 20 - Barra de Status
Mostra o que está sendo feito na planilha em uso. O lado esquerdo da barra pode mostrar:
Pronto - aguarda que você digite dados na célula; Digite - quando você insere dados em uma célula; Edita - quando você edita (pressionando F2, por exemplo) o conteúdo de uma célula;
Do lado direito desta barra é mostrado o estado de algumas teclas: NUM - tecla Num Lock ativada 552SE - o modo "Sobreescrever" está ativado SCRL - a tecla Scroll Lock está ativada CAPS - a tela Caps Lock está ativada 11
Barras de Rolagem: Deslocam vertical ou horizontalmente na Planilha. O botão que há dentro de cada barra de rolagem é chamado de Botão de Rolagem. Ele pode ser arrastado para uma determinada posição da planilha. Use as barras de rolagem da seguinte maneira: Para deslocar linha por linha, clique a seta para cima ou para baixo na barra de rolagem vertical. Para deslocar coluna por coluna, clique a seta para a esquerda ou para a direita na barra de rolagem horizontal. Para deslocar uma tela de cada vez, clique acima ou abaixo do botão de rolagem da barra de rolagem vertical. Para deslocar rapidamente para uma posição específica da planilha, arraste o botão de rolagem da barra vertical para a posição desejada
21 - Ponteiro da Célula: ativa
Indica quando a célula está ativa: a borda mais forte indica a célula
22 - Introduzindo dados na planilha Para introduzir dados em uma célula, ela deve estar ativa. Para selecionar uma célula, clique sobre a célula desejada. Exemplo:
Note que as suas coordenadas aparecem na caixa mais à esquerda da barra de fórmulas e que a célula fica com um contorno mais forte. Você também pode caminhar pelas células com o auxílio das setas de direção ou navegação (do teclado) para cima, para baixo, para a direita e para a esquerda.
Obs: Movendo o mouse como o botão pressionado, mais de uma célula será selecionada.
23 - Barra de Fórmulas Esta linha mostra as coordenadas e informações da célula atual. Nesta barra é possível também digitar e editar o conteúdo de uma célula. 12
Ex.: Clique sobre a célula A1 e observe que a célula ficará com as bordas mais escuras. Digite o número 1 e observe também a barra de fórmulas.
Para confirmar o dado digitado: Clique na caixa Enter; ou tecle Enter; ou use as setas de direção
Para cancelar o dado digitado: Clique na caixa Cancelar; ou tecle ESC
24 - Editando ou alterando dados da planilha Para alterar o conteúdo de uma célula você pode:
Ativar a célula, digitar o dado correto e pressionar Enter ou; Ativar a célula e clicar na barra de fórmulas sobre o dado existente - note que o cursor se modifica para o formato de uma viga. Use as teclas Backspace, DEL e as demais do teclado para corrigir o trecho incorreto. Clique na caixa Enter ou tecle Enter para confirmar a alteração;
Outra forma de alterar - editar - o conteúdo de uma célula, é ativar a célula que se deseja alterar e teclar <F2>. A palavra Edita aparecerá na barra de status. Agora você pode efetuar as correções do mesmo modo que o descrito acima;
Efetuando um duplo clique sobre a célula a ser alterada é possível editar novamente na própria célula; No modo Editar você tem as seguintes teclas disponíveis: Backspace - apaga os caracteres à esquerda do cursor 13
Delete - Apaga os caracteres à direita do cursor Insert - Ativa e desativa o modo de sobre escrever (SE Sobrescrever) Setas à direita e setas à esquerda - movem o cursor Home - Leva o cursor para o início do conteúdo da linha End - Leva o cursor ao fim do conteúdo da linha
25 - Selecionando Células Para selecionar Qualquer célula
Efetue o procedimento Pressione o botão do mouse com o ponteiro sobre a célula a ser selecionada. Células Selecione a primeira célula, mantenha o botão do mouse adjacentes pressionado e arraste até a última a ser selecionada ou, clique na primeira, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na última. Células ou Selecione uma célula ou um grupo de células e com a grupo de células tecla CTRL pressionada selecione outras células ou grupo não adjacentes de células não adjacentes. Uma linha Pressione o botão do mouse com o ponteiro no cabeçalho à esquerda onde está o número da linha. Diversas linhas Selecione uma linha, mantenha o botão do mouse adjacentes pressionado e arraste-o nos cabeçalhos das linhas a serem selecionadas ou selecione a primeira linha e com a tecla SHIFT pressionada, clique na ultima. Diversas linhas Selecione uma linha e com a tecla CTRL pressionada, não adjacentes clique no cabeçalho das demais linhas a serem selecionadas. Uma coluna Pressione o botão do mouse com o ponteiro no cabeçalho no topo onde está a letra da coluna. Diversas Selecione uma coluna, mantenha o botão do mouse colunas pressionado e arraste-o nos cabeçalhos das colunas a adjacentes serem selecionadas. Diversas Selecione uma coluna e com a tecla CTRL pressionada, colunas não clique no cabeçalho das demais colunas a serem adjacentes selecionadas. Toda a planilha Pressione o botão do mouse com o ponteiro no botão que está no canto superior esquerdo, à esquerda da coluna A . 14
26 - Menu de Atalhos Há um menu de comandos que o Excel exibe para facilitar a escolha dos comandos mais comumente utilizados e que poderiam não estar presentes na barra de ferramentas. Clicando no botão direito do mouse, o Excel abre um menu - Menu de Atalhos - que contém os comandos mais freqüentemente utilizados para a seleção atual (células, linhas, colunas, etc.).
27 - Desfazendo uma tarefa Clique no botão na barra de ferramentas para desfazer a(s) última(s) tarefa(s) executadas ou selecione no menu Editar a opção Desfazer.
Repetindo uma tarefa Caso queira executar novamente a(s) última(s) tarefa(s): Selecione no menu Editar a opção Repetir ou clique no botão na barra de ferramentas.
28 - Fórmulas Construindo e usando fórmulas Através das fórmulas, você pode executar operações tais como adição, multiplicação ou comparação com os valores da planilha. 15
As fórmulas do Excel sempre começam com um sinal de " = " (igual)
Ative, por exemplo, a célula C4 (coluna C linha 4), digite a fórmula =5+4-1 e para confirmar essa entrada de dados, pressione a tecla <Enter> ou clique no botão Ö na barra de fórmulas. Observe que o cálculo foi realizado e o resultado "8" foi apresentado. Mantenha a célula C4 selecionada e observe que na barra de fórmulas é exibida a fórmula que originou aquele resultado. Para alterar o conteúdo da célula, veja Editando ou alterando dados da Planilha. Para editar a fórmula que resultou nesse valor pode-se também clicar o botão (editar fórmula) na barra de fórmulas. Para especificar as operações a serem usadas em uma planilha, citamos aqui os principais operadores:
28.1 -Operadores Aritméticos Operador
Descrição
Exemplo de Fórmula
+
Adição
=A1+B1+10
-
Subtração
= A4-5000
/
Divisão
=(A1+C3)/4
*
Multiplicação
=C4*10
%
Porcentagem
=A1*6%
^
Exponenciação
=2^6
16
28.2 - Operadores de Comparação Operador Descrição
Exemplo de Fórmula
=
Igual
=(A1=B7)
>
Maior que
=D4>70
<
Menor que
=D4<70
>=
Maior ou igual a
=E2>=A1
<=
Menor ou igual a
=C19<=100
<>
Diferente
=A1<>D4
Note que os operadores acima comparam dois valores e geram o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO.
29 – Exemplos dos Operadores 1) Vamos fazer a seguinte Planilha para demonstrar os Operadores Aritméticos
Usaremos as colunas de A a F, e as linhas de 1 a 3 e colocaremos as seguintes formulas: 1 - Na Célula A3 coloque a fórmula: = A1+A2 2 - Na Célula B3 coloque a fórmula: = B2-B1 3 - Na Célula C3 coloque a fórmula: = (C1+C2)/4 4 - Na Célula D3 coloque a fórmula: = D1*D2*10 5 - Na Célula E3 coloque a fórmula: = E1*E2*6% 6 - Na Célula F3 coloque a fórmula: = F1^6 17
Então teremos os seguintes resultados:
2) Vamos fazer a seguinte Planilha para demonstrar os Operadores de
Comparação
Da mesma forma do exemplo anterior a nossa Planilha ficaria:
Iremos usar as seguintes fórmulas: 1 - Na Célula A3 coloque a fórmula: = (A1=A2) 2 - Na Célula B3 coloque a fórmula: = (B1>B2) 3 - Na Célula C3 coloque a fórmula: = (C1>=C2) 4 - Na Célula D3 coloque a fórmula: = (D1<D2) 5 - Na Célula E3 coloque a fórmula: = (E1<=E2) 6 - Na Célula F3 coloque a fórmula: = (F1<>F2) Encontraremos os seguintes resultados:
30 - Calculando valores em células diferentes Para efetuar, por exemplo, o produto de dois valores digitados em células diferentes, é necessário informar as coordenadas das células na fórmula. Ative a célula A1 da planilha e digite o número 100 e na célula A2 o número 5. Efetue os procedimentos a seguir para exibir o resultado desse produto na célula A3: 18
Selecione a célula A3 e digite a fórmula =A1*A2 e pressione <Enter> ou clique no botão Ö na barra de fórmulas ou
Selecione a célula A3, digite o sinal de " = ", clique na
célula A1, digite o sinal " * " , em seguida clique na célula A2 e pressione <Enter> ou ÖK. Método rápido para fazer uma soma - AutoSoma Ative a célula que receberá o resultado da soma.
Clique o ícone de AutoSoma (
). Se hover dados numéricos
nas células acima ou à esquerda da célula ativa, o Excel coloca uma linha pontilhada intermitente ao redor dessas células e mostra a função: =SOMA(<inic>:<fim>) na barra de fórmulas. A função diz que a célula conterá a soma dos valores no intervalo das células endereçadas como <inic>(primeira célula do intervalo) e <fim>(última célula do intervalo). O sinal "=" indica que a palavra SOMA é uma função e não simplesmente uma palavra do texto. O sinal de "dois pontos" informa que é um intervalo de células. Clique em Ö ou tecle <Enter>. Para escolher outro intervalo de células a serem somadas clique e arraste o mouse sobre o intervalo.
31 - Copiando uma Fórmula Há várias formas de copiar uma fórmula já preparada para outras células. Vamos utilizar o comando. Copiar: Ative a célula que contém a fórmula a copiar 19
Selecione no menu Editar a opção Copiar; Veja que a célula ativada ficará envolta por uma borda pontilhada e intermitente e leia a mensagem na barra de fórmulas: "Selecione o local de destino e tecle Enter ou use Colar". Isso significa que você deve ativar a célula para a qual deseja copiar a fórmula e teclar <Enter> ou selecionar novamente no menu Editar, a opção Colar seguida de <Enter>. Veja que a fórmula foi copiada e a indicação das coordenadas foi ajustada automaticamente. Isto é, você fez uma cópia relativa e não absoluta. Mais adiante você aprenderá como copiar fórmulas sem alterar o valor original e como copiar apenas os valores resultantes de uma fórmula.
31.1 - Copiar usando os ícones da barra de ferramentas Ative a célula a ser copiada. Clique no ícone da barra de ferramentas.
Ative a célula que receberá a cópia, clique o ícone e tecle Enter
20
31.2 - Utilizando o recurso de preenchimento automático Percorrendo o ponteiro do mouse sobre uma célula, observe no canto inferior direito um ponto preto mais destacado. O ponteiro assume a forma de uma cruz preta fina e com o movimento de clique e arraste do mouse para as células de destino você estará copiando o conteúdo da célula origem para essas células destino. Se o conteúdo da célula origem for um texto ele será copiado para as demais. Se for uma fórmula ela será copiada automaticamente e relativamente, isto é, respeitando os dados das próprias linhas ou colunas. O ajuste da letra da coluna e/ou do número da linha é feito pelo Excel. No exemplo abaixo mostramos que ao preencher a Célula com a palavra Janeiro, e depois se colocarmos o cursor em cima da célula e arrastarmos para o lado ou para baixo, iremos completar os meses seguintes.
21
Na Horizontal
Ou Na Vertical
31.3 - Apagando o conteúdo de uma célula.
Ative a célula cujo conjunto será apagado. clicando ela e pressione a tecla DELETE. Uma segunda alternativa é selecionar no menu Editar a opção Limpar. Escolha uma das seguintes opções e pressione OK: Tudo
Limpar tudo (formatos e conteúdo)
Formatos
Limpar apenas os formatos aplicados à célula (centralizado, por exemplo
Conteúdo
Limpar apenas a informação (texto, fórmula) e não os formatos da célula 22
Comentários
Limpar apenas explicações associadas à célula
32 - Salvando a pasta de trabalho pela primeira vez Para gravar pela primeira vez uma pasta de trabalho escolha no menu Arquivo a opção Salvar ou clique no Botão Salvar ( ) da barra de ferramentas e a caixa de diálogo Salvar Como será exibida conforme abaixo:
No campo "Salvar em:" informe em qual disco e pasta será
gravado o arquivo. Abra a lista desse campo e escolha o disco e pasta desejados.
No campo "Nome do Arquivo:" informe o nome escolhido para esse
arquivo substituindo o nome sugerido pelo Excel e clique o botão Salvar.
DICA: Lembre-se que no Sistema Windows 95 e 98 um nome de arquivo pode ter até 256 posições, incluindo espaços em branco. Caso esse arquivo precise ser utilizado em algum micro que ainda use o Sistema DOS, use somente 8 letras para o nome e 3 letras para a extensão, não utilizando espaços em branco e caracteres acentuados. Por exemplo: APOSTILA.XLS. O Excel cria a extensão .XLS automaticamente, contudo você tem a opção de escolher o formato no qual quer salvar o seu arquivo. No quadro "Salvar como tipo", há os formatos mais comuns de outras planilhas, versões anteriores do Excel ou sob a opção de um banco de dados .DBF).
23
Após concluídas todas as informações clique sobre o botão "Salvar".
33 - Salvando uma pasta de trabalho já existente Basta clicar no botão e o arquivo já existente, cujo nome aparece na janela, será atualizado. Todas as modificações realizadas serão acrescentadas ao arquivo original.
34 - Salvando uma pasta de trabalho já existente Você pode fechar uma planilha sem sair do Excel. Para isso basta um duplo clique no Botão de Controle da Planilha ( ) ou efetuar um clique no Botão Fechar ( ) localizado à direita na Barra de Menus (caso o documento esteja Maximizado), ou ainda escolher o menu Arquivo Fechar. Caso haja alterações ainda não salvas o Excel emitirá mensagem de alerta.
35 - Abrindo uma pasta de trabalho Utilize o menu Arquivo-Abrir ou o Botão Abrir ( ) para carregar para a memória o arquivo a ser revisado. Será apresentada a seguinte janela de diálogo:
Escolha na janela "Abrir" em qual disco e pasta quer
pesquisar o arquivo a ser aberto. No quadro abaixo do campo "Pesquisar em:", selecione o arquivo desejado. Efetue um duplo clique sobre o arquivo ou mantenha-o selecionado e pressione o Botão Abrir. O arquivo será 24
apresentado na tela e seu nome aparecerá na Barra de Título do Excel ou na janela da planilha.
36 - Iniciando uma nova pasta de trabalho Para iniciar uma nova pasta de trabalho com planilhas em branco, o procedimento mais comum é utilizar o Botão ( ) da barra de ferramentas, mas também pode ser feito através do menu Arquivo - Novo, clicando no ícone pasta de trabalho na guia Geral. O Excel traz alguns Assistentes que auxiliam na criação de planilhas especificas. Para usar esses Assistentes, no menu Arquivo - Novo e nas guias Soluções de Planilha ou Modelos do Office 97 ou 2000, escolha um dos modelos disponíveis observando-os no quadro visualização. Clique OK e aguarde o Excel criar a(as) planilha(as), inserindo informações se solicitadas.
37 - Formatando Dados Centralizando um texto em células selecionadas (uma ou mais colunas). Selecione a(s) célula(s) onde deseja centralizar o texto. A seguir, no menu Formatar. Células, na guia Alinhamento selecione no quadro horizontal a opção Centralizar Seleção. Ou clique no botão Mesclar e Centralizar( ferramentas.
) da barra de
37.1 – Para centralizar o conteúdo de uma ou mais células Selecione a(s) célula(s) e clique o botão de alinhamento Centralizar (
) na barra de ferramentas.
37.2 - Adicionando Bordas e grades na planilha Selecione a célula ou conjunto de células, a linha ou coluna onde deseja inserir bordas e escolha na lista do botão Tipos de Bordas ( ) ou selecione a seqüência de menu: Formatar - Células guia Borda. Através dessa guia é possível escolher o estilo (tipo de traço), cor etc. Clique OK.
25
38 - Formatando Datas Selecione as células onde deseja obter o formato de data(ex. 30/05/97). Escolha no menu Formatar - Células, escolha a guia Número. Na caixa de formatos de números o Excel fornece várias categorias de formatos possíveis. Escolha DATA e veja na caixa ao lado os formatos de datas permitidos. Escolha o formato de data desejado e clique OK. Em alguns casos a largura da célula pode não ser suficiente para algumas datas. Veja mais adiante como ajustar a largura das colunas e a altura das linhas.
39 - Formatando Números Na barra de formatos há alguns botões - já descritos em tabelas no início da apostila - para formatação de dados numéricos. Outro modo de formatar números é:
selecione as células a formatar escolha no menu Formatar a opção Células na guia Número escolha a categoria e o formato para essas células observe que as opções marcadas serão exibidas no quadro Exemplo que está na parte superior dessa guia pressione o botão OK O erro #####
O valor numérico ou fórmula em uma célula é muito grande para ser exibido dentro da célula. Redimensione a largura da coluna. (veja mais adiante).
Ao subtrair datas e horas, certifique-se que de que você tenha criado a fórmula corretamente. As datas e horas do Excel devem ser valores positivos. Se a fórmula de data ou hora produzir um resultado negativo, o Excel exibirá ##### na largura da célula. 26
40 - Modificando a largura de uma ou mais colunas Selecione a coluna pelo cabeçalho, clicando na letra da coluna. Perceba que toda a coluna ficou destacada. Para selecionar mais colunas, clique no cabeçalho da primeira, mantenha o mouse pressionado e arrasteo para a esquerda ou direita. Escolha no menu Formatar - Coluna a opção Largura a caixa de largura da coluna mostrará o valor atual. Informe o novo valor e pressione OK. Na opção Coluna do menu Formatar você pode ainda escolher Auto Ajuste da Seleção e o Excel formatará a coluna na largura exata para visualizar todos os dados.
40.1 - Modificando a altura de uma linha linha.
De modo semelhante, você pode aumentar a altura de uma
Selecione a linha pelo cabeçalho, clicando sobre o número da linha. Perceba que toda a linha ficou destacada. Escolha no menu Formatar - Linha a opção Altura A caixa de altura da linha mostrará o valor atual. Informe o novo valor e pressione OK. Na opção Linha do menu Formatar você pode ainda escolher AutoAjuste e o Excel formatará a linha com a altura exata para visualizar todos os dados. Dica: Existem ainda outras maneiras de se trabalhar a largura de uma coluna e a altura de uma linha: Coloque o cursor do mouse exatamente na divisão entre as letras de coluna ou entre os números de linhas, até que o cursor se torne um sinal de cruz com setas apontando para a direita e esquerda no caso de coluna e para cima e para baixo quando for linha. Nesse momento clique, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste até colocar a largura da coluna ou altura da linha na posição desejada. Observe inalteradas.
que
as
demais
colunas
e
linhas
permanecem
27
41 - Funções do Excel O conjunto de funções do Excel é bastante completo, incluindo funções matemáticas, trigonométricas, estatísticas, financeiras, lógicas, etc. Por ser de uso freqüente, existe um botão na barra de ferramentas para acionar um Assistente de Função que orienta a criação da sentença que produzirá o resultado desejado. Selecione a célula que receberá o resultado da função, clique no botão de Colar Função
e siga os passos:
Etapa 1 de 2:
Escolha a categoria na Caixa "Categoria da Função". Por
exemplo TODAS; No quadro à esquerda "Nome da Função", selecione a função que deseja usar. Por exemplo MÉDIA. Pressione o botão OK.
Etapa 2 de 2: Nesta etapa você vai informar os parâmetros necessários para a construção da fórmula. Isso pode ser feito digitando o endereço das células nos campos <núm1>; <núm2>;..<núm30> ou de modo mais prático usando o mouse - clique-arraste - sobre o intervalo de células onde estão os dados a serem calculados na função escolhida. Pressione novamente o botão OK. DICA: Uma vez criada, a função ou fórmula poderá ser facilmente movida ou copiada para outras células na planilha ou até mesmo entre planilhas diferentes, alterando automaticamente o endereço (coluna e linha) das células a serem calculadas.
42 - Referência Absoluta ou Relativa Ao copiar fórmulas e funções, o Excel utiliza o conceito de Referência Absoluta e Referência Relativa na alteração dos endereços das células. Se o endereço é indicado simplesmente pela letra da coluna e pelo número da linha (por exemplo C2) então quando for efetuada uma 28
cópia envolvendo essa célula serão automaticamente ajustadas a letra da coluna e o número da linha para a célula destino. Por exemplo: suponha uma planilha onde as células C2 até C5 receberão o produto das respectivas células das colunas A e B
1 2 3 4 5
A
B 5 10 12 23 45
C 3 =A1*B1 4 =A2*B2 5 =A3*B3 2 =A4*B4 6 =A5*B5
A fórmula contendo o produto do conteúdo da célula A1 e da célula B1 está indicada em C1. Ao copiar essa fórmula para as células C2 até C5 automaticamente será ajustado o número da linha. Essa é a
42.1 - Referência Relativa Se na fórmula constasse $B$1 ( $ fixa a linha e/ou a coluna ), ao copiá-la para as demais linhas teríamos cada célula da coluna A multiplicada sempre pela célula B1, como no exemplo a seguir:
1 2 3 4 5
A 5 10 12 23 45
B 3 4 5 2 6
C =A2*$B$1 =A2*$B$2 =A3*$B$2 =A4*$B$2 =A5*$B$2
Os números indicados em negrito e itálico na tabela não foram utilizados na cópia pois a indicação $B$2 fez com que o produto fosse sempre efetuado pelo conteúdo da célula B2. Essa é a Referência Absoluta. Sempre que for efetuar cópia de fórmulas em linhas ou colunas é importante observar se deseja a. 29
Referência Relativa (deslocando a referência de linhas e colunas) ou a Referência Absoluta (por exemplo uma tabela de valores em R$ multiplicadas por um índice em dólar - fixo para todos os cálculos). Veja o exemplo a seguir, apresentando as fórmulas envolvidas. Uma planilha contendo um orçamento de equipamentos de informática, cotados em moeda brasileira (Real) e moeda norte-americana (dólar). Neste caso o índice fixo é o valor do dólar em moeda brasileira, informado na célula C1 com Referência Absoluta ($C$1).
1 2 3 4
A dólar em
B 22/jan/01
C R$ 1,95
Item
Valor em R$ 1.600,00
Valor em Dólar =B4*$C$1
500,00 50,00 450,00 80,00
=B5*$C$1 =B6*$C$1 =B7*$C$1 =B8*$C$1
Micro Pentium impressora estabilizador mesas cadeira
5 6 7 8
D
fórmula origem fórmulas copiadas da célula C4, preparada com a referência absoluta para a célula C1
Dica: Para obter facilmente as possibilidades de referência com Referência Absoluta ao montar uma fórmula, use a tecla F4 quando o cursor estiver apontando para a célula em questão. As possibilidades são: C1
Referência Relativa em linha e coluna
$C$1
Referência Absoluta em linha e coluna
$C1
Referência Absoluta somente em relação à coluna
C$1
Referência Absoluta somente em relação à linha 30
43 - Inserindo linhas em sua planilha Para adicionar uma linha em sua planilha, selecione a linha acima da qual deseja a inclusão. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. Ou siga até o menu Inserir, opção Linhas. Para adicionar mais de uma linha em sua planilha, selecione (clicando e arrastando pelo cabeçalho das linhas) o número de linhas a incluir. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. As novas linhas serão inseridas acima da primeira linha selecionada. Ou siga até o menu Inserir, opção Linhas.
44 - Inserindo colunas em sua planilha Para adicionar uma coluna em sua planilha, selecione a coluna à esquerda da qual deseja a inclusão. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. Ou siga até o menu Inserir, opção Colunas. Para adicionar mais de uma coluna em sua planilha, selecione (clicando e arrastando pelo cabeçalho das colunas) o número de colunas a incluir. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. As novas colunas serão inseridas à esquerda da seleção.
45 - Aplicando um formato padronizado à sua planilha O Excel 97 oferece vários tipos de formatos padronizados e automáticos para a apresentação de planilhas. Selecione a área da sua planilha que deseja formatar (clicando e arrastando sobre as células). Escolha o comando Formatar e a seguir a opção AutoFormatação. Escolha o formato da tabela e observe o exemplo apresentado. Defina o modelo de sua preferência e pressione OK.
46 - Classificando os Dados Para estabelecer uma nova ordem para as linhas de dados posicione o mouse sobre a primeira célula da lista a ordenar ou selecione toda a lista. Se a lista contiver uma linha de cabeçalho, inclua essa linha na seleção. No Menu Dados escolha Classificar. Na janela apresentada escolha por que coluna da sua planilha deseja fazer a ordenação e observe abaixo as opções de informação se a planilha tem ou não uma linha de cabeçalho. Escolha "Ascendente" para ordenar do menor ao maior valor e "Descendente" para a ordem inversa. Se quiser mais de uma chave de classificação dentro dessa primeira já escolhida use os campos "Em seguida por". Ao final pressione "OK". 31
Imprimindo sua planilha 47 - Configurando o papel Antes de imprimir a planilha ou parte dela, são necessários alguns ajustes preliminares. No menu Arquivo escolha a opção Configurar Página, informando em cada uma das respectivas guias:
Página Orientação: Paisagem ou Retrato; Dimensionar: Ajustar tamanho: reduzir/ampliar (%) os dados a serem impressos (é possível reduzir a 10% ou ampliar a 400% do tamanho original); Ajustar páginas: reduz o tamanho dos dados da planilha para que se ajustem ao número de páginas especificado. Tamanho do papel: Especifique o tamanho do papel que será usado na impressão; Qualidade de Impressão da primeira página: quanto maior o número de dpi (pontos por polegadas) informados, maior qualidade terá a impressão. Nº da primeira página: Automático é o valor padrão para início em 1. Altere-o se quiser outro número de início. Margens Faça os ajustes necessários observando sempre o exemplo no quadro visualização. Margens: direita/esquerda/inferior e superior Da borda do papel: distância do cabeçalho e rodapé das bordas do papel Centralizar na página: Horizontal: Centraliza a planilha entre as margens direita e esquerda; Vertical: Centraliza a planilha entre as margens superior e inferior.
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Obs.: Mantendo essas duas opções assinaladas, a planilha será impressa no centro da página. (assinale-as e observe o quadro Visualização).
Cabeçalho/Rodapé Como padrão do Excel é informado no cabeçalho (área entre a margem superior e a borda no topo do papel) o nome da pasta de trabalho que está sendo impressa (ex.: pasta1.xls) e no rodapé (área entre a margem inferior e a base do papel) exibe o número da página (ex.: Página 1). Para alterá-los, clique nas listas Cabeçalho/Rodapé e informe a opção desejada. Se optar por não imprimir cabeçalho e rodapé, clique a opção nenhum das duas listas. Se desejar acrescentar um novo (cabeçalho ou rodapé), pressione os botões de personalizar.
Planilha Área de impressão: para definir um intervalo específico na planilha
para ser impresso, clique sobre a caixa "Área de impressão" e em seguida clique e arraste, na planilha, selecionando a área que deseja imprimir. (Faça esse procedimento sem fechar a janela "Configurar Página").
Imprimir títulos - nesse quadro encontram-se as seguintes opções: Linhas a repetir na parte superior: para imprimir o mesmo
título em todas as páginas da planilha, clique na caixa ao lado e em seguida clique na planilha na linha onde se encontra esse título; Colunas a repetir à esquerda: para imprimir o mesmo título (de uma ou mais colunas) em todas as páginas da planilha, clique na caixa ao lado e em seguida clique na coluna onde se encontra esse título.
48 - Imprimir: Linhas de Grade: com essa opção marcada, as linhas horizontais
e verticais que delimitam as células serão impressas com os dados da planilha, como uma tabela com bordas;
Preto e Branco: Se existirem dados formatados com cores na planilha, na impressão eles serão alterados para preto e branco;
Qualidade de Rascunho: Diminui o tempo de impressão e não imprime as linhas; de grade e a maioria dos gráficos;
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Cabeçalhos de Linha e Coluna: imprime as letras no topo das
colunas e os números à esquerda das linhas junto com os dados da planilha.
Comentários: Imprime notas de células das planilhas; 49 - Ordem da Página: Para controlar a ordem em que os dados são
organizados (numerados) quando não cabem em uma página, clique sobre "Abaixo e à direita" ou "À direita e abaixo" e observe a ordenação no exemplo ao lado.
Dica: Clicando diretamente o botão
na hora de imprimir, toda a planilha será enviada para a impressora padrão, não passando pela janela de configurações "Configurar Página". Use esse botão somente quando tiver certeza que as opções necessárias já foram bem definidas.
50 - Visualizar Impressão Visualizar Selecione no menu Arquivo a opção Impressão ou clique no botão da barra de ferramentas. Na janela apresentada, os seguintes botões estão disponíveis:
Próxima e Anterior - para percorrer todas as páginas da planilha verificando se estão corretas para impressão;
Zoom - para ampliar ou reduzir a visualização. Perceba que nessa janela o mouse se transforma numa lupa permitindo que o controle de zoom também seja feito com o clique do mouse;
Imprimir - para abrir a janela de controle de impressão; Configurar - para ativar o menu Configurar Página já descrito anteriormente;
Margens - apresenta ou inibe as guias indicativas das margens esquerda, direita, superior, inferior e guias indicativas das colunas. Usando o movimento clique-arraste sobre essas guias você pode alterar os valores de cada margem ou a largura de colunas. Visualizar Quebra de Página - para fazer ajustes na área de impressão; Fechar - para retornar à planilha;
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Ajuda - para acionar o comando de Ajuda on-line. Imprimindo Escolha no menu Arquivo a opção Imprimir. Na janela apresentada informe as opções para a impressão:
Impressor - Caso tenha mais de uma impressora conectada ao micro,
defina neste quadro em qual delas será feita a impressão e pressionando o botão Propriedades abrirá uma janela para mais alguns ajustes que se fizerem necessários.
51 - Quadro de Intervalo de Impressão Se os dados da planilha ocuparem mais de uma página, com a opção TUDO marcada, todas as páginas serão impressas. Para imprimir apenas algumas páginas (por exemplo, as duas primeiras), será necessário informar na opção Página(s) de: até:.
51.1 - Quadro Imprimir Seleção: apenas a parte da planilha que foi selecionada com o clique-arraste do mouse será impressa.
Planilha(s) Selecionada(s): a planilha atual (em uso) será
impressa totalmente ou as planilhas (plan1, plan2...), selecionadas com o ctrl-clique sobre o nome da planilha serão impressas.
Pasta de Trabalho Inteira: todas as planilhas (plan1, plan2...planN) da pasta atual serão impressas
51.2 - Quadro Cópias Número de cópias: quantidade de cópias que deseja imprimir da
planilha ou das opções marcadas anteriormente.
Agrupar: Com essa opção marcada, as cópias serão ordenadas no
momento da impressão. Por exemplo, se a planilha estiver ocupando três páginas e for solicitado cinco cópias, serão impressas ordenadamente as páginas 1, 2 e 3 cinco vezes. Sem essa opção marcada, será impressa cinco vezes a página 1, depois cinco vezes a página 2 e em seguida, na mesma quantidade a página 3. 35
DICA: Caso o conteúdo da planilha ocupe mais de uma página e seja necessário imprimir tudo em uma página só, clique no Menu Arquivo Configurar Página, Guia Página, Quadro Dimensionar, marque a opção: Ajustar para: 1 página de largura por 1 de altura.
51.3 - Imprimindo partes de uma planilha Selecione com o mouse um intervalo ou intervalos que você deseja imprimir. Escolha no menu Arquivo - Área de impressão a opção Definir Área de Impressão ou no menu Arquivo - Configurar Página, na guia Planilha, faça como detalhado anteriormente. Para confirmar se a área está correta, peça para Visualizar impressão pelo Menu Arquivo ou pelo botão.
51.4 - Removendo a área de impressão
Para excluir uma área definida de impressão, selecione toda a planilha clicando no botão que está no canto superior esquerdo, à esquerda da coluna A, clique no Menu Arquivo, Área de Impressão, Limpar Área de Impressão.
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52 - Gráficos 52.1 - Introdução No Microsoft Excel os gráficos são utilizados para representar um conjunto de dados contidos em uma planilha. A versão 97 do Excel contém 14 tipos de gráficos, em diferentes formatos pré-definidos, com 73 possibilidades de geração de gráficos e mais 20 tipos personalizados. Os gráficos são vinculados ao conteúdo da planilha, ou seja, qualquer alteração no conjunto de dados que originou o gráfico provocará sua respectiva alteração.
52.2 - Criando um gráfico A primeira etapa é de seleção das células que contêm os dados para o gráfico: Podem ser selecionadas somente as células que contêm os dados numéricos, ou a primeira linha e/ou a primeira coluna podem conter os rótulos dos eixos, setores, seqüências ou título do gráfico. Isso irá depender do tipo de gráfico escolhido.
Dados em Células Adjacentes: selecione com o mouse a área que contém os dados
Dados em Células não Adjacentes: selecione a primeira célula ou área e use CTRL-Clique para selecionar as demais células que irão compor o conjunto de dados origem.
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Feita a seleção das células na planilha faça: No menu Inserir escolha a opção Gráfico e siga as quatro etapas que o Assistente de Gráfico usa na preparação do gráfico ou
Utilize o botão
para ativar a ferramenta Assistente de
Gráfico.
52.2.1 - Criando um gráfico com a ferramenta Assistente de Gráfico Após ter selecionado as células que contêm o conjunto de dados que serão utilizados na preparação do gráfico, clique no botão
e a
janela de Assistente de Gráfico será exibida. Segue-se então uma seqüência de janelas para a preparação do gráfico.
Assistente de Gráfico - Passo 1 de 4 (Escolha do Tipo do Gráfico) Esse passo apresenta duas guias para a criação do gráfico. Na guia Tipos Padrão, do lado esquerdo escolhe-se o tipo desejado, e do lado direito são apresentados os seus subtipos. Basta clicar e algum deles para fazer a escolha e em seguida pressionar o botão "Manter pressionado para exibir exemplo" para obter um exemplo de como ficará o gráfico. Na guia Tipos Personalizados, do lado esquerdo escolhe-se o tipo desejado e no quando à direita é exibido um exemplo do gráfico já com os dados selecionados na planilha. Escolha qual exemplo será usado em uma das duas guias e observe que ainda nessa janela existe um retângulo que dá características do exemplo escolhido. Em seguida pressione o botão Avançar. 38
52.3 - Assistente de Gráfico - Passo 2 de 4 (dados de origem do gráfico)
Nesse passo o mais importante é definir qual o intervalo de dados na planilha será usado para a criação do gráfico e qual a seqüência desses dados (em linhas ou colunas).
52.3.1 - Seqüência de dados em linhas ou colunas: O Excel considera cada linha da seleção de dados como uma seqüência de valores ou pontos de dados representada no gráfico pela mesma cor e padrão. Se os dados estiverem organizados em colunas, ao invés de linhas, você deverá informar Colunas nesta etapa da montagem do gráfico. Assim, uma seqüência é uma linha ou coluna de pontos de dados exibida como um conjunto de marcadores de dados no gráfico, tal como linhas, barras ou setores de torta. Assim, a maneira pela qual os dados são representados no gráfico é determinada pelo que é digitado na primeira linha e coluna da seleção e pelo tipo de seqüência - em linhas ou em colunas. Pressione o botão "Avançar".
52.3.2 - Assistente de Gráfico - Passo 3 de 4 (opções de gráfico) Esse passo traz algumas opções para formatação do gráfico. São apresentadas algumas guias como títulos, eixos, linhas de grade, legenda, rótulos de dados etc e de acordo com o tipo de gráfico escolhido. Todas as opções poderão ser informadas e/ou alteradas após a criação do gráfico.
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52.3.3 - Assistente de Gráfico - Passo 4 de 4 (local do gráfico) Nesse passo define-se o local onde ficará o gráfico. Ele poderá ser colocado em uma nova planilha(em branco) caso a opção "como nova planilha" seja marcada. Com a opção "como objeto em:" selecionada, o gráfico poderá ser inserido na mesma planilha onde estão os dados que originaram-no ou ainda escolher qualquer uma das planilhas dessa pasta em uso (plan1, plan2...), podendo ser facilmente deslocado de lugar dentro da planilha após criado. Para isso, basta clicar sobre ele e arrasta-lo para a melhor localização. Após informar os dados necessários às quatro etapas, clique no botão Concluir e observe que gráfico foi criado no local escolhido e a Barra de Ferramentas de Gráficos exibida. Observação: em qualquer passo da preparação do gráfico você pode:
Cancelar
essa
preparação,
pressionando
o
botão
"Cancelar"
Retornar um ou mais passos, utilizando o botão "Voltar"
Ignorar os próximos passos da preparação pressionando o
botão "Concluir". Caso escolha esse botão logo no primeiro passo, será preparado um Gráfico Padrão do Excel (tipo Colunas paralelas, seqüência em Linhas, com legenda).
52.3.4 - Abrindo um gráfico Para ter acesso aos menus de preparação de gráficos:
Efetue um clique sobre um gráfico existente na planilha. O gráfico estará selecionado e a barra de menus alterada para apresentar os respectivos recursos de formatação do gráfico. 40
O Menu Editar contém as opções de Desfazer (desfaz a última ação) e Refazer. As opções Recortar, Copiar e Colar estarão ativas ou não dependendo da seleção feita no gráfico. A opção Limpar é aqui utilizada para excluir elementos selecionados no gráfico ou todo o gráfico.
52.4 - Tipos de Gráficos No menu Gráfico a opção Tipo de Gráfico apresenta uma lista dos diferentes gráficos bi (2-D) ou tridimensionais disponíveis: área, barra, coluna, linha, torta, radar, dispersão XY, combinação, área 3-D, barra 3-D, coluna 3-D, linha 3-D, torta 3-D e superfície 3-D, etc. Para cada tipo existe um conjunto de sub-tipos apresentados em uma janela com exemplos da visualização, para escolha pelo usuário.
53 - Formatação do Gráfico (Menus Inserir e Formatar) Elementos do Gráfico A apresentação de vários elementos e partes de elementos de um gráfico pode ser modificada através de comandos. Para alterar um elemento, é preciso selecioná-lo, clicando com o mouse sobre ele. Ele é assim contornado por pequenos quadrados de seleção.
53.1 - Títulos do Gráfico e dos Eixos Para anexar um título ao gráfico ou a um eixo:
no menu Gráfico escolha a opção "Opções de Gráfico." complete os campos na guia "Título" pressione o botão "OK" 41
53.2 – Para excluir títulos: selecione esse elemento pressione a tecla DEL ou escolha no menu Editar a opção Limpar.
53.3 - Legenda A legenda pode ser inserida ativando-se o campo "Mostrar Legenda" na Guia Legenda do menu Gráfico, Opções de Gráfico. O local onde a legenda será inserida pode ser escolhido no campo Posicionamento. Quando uma legenda é inserida, o gráfico é redimensionado para acomodá-la no tamanho da janela que pode ser modificada para melhor visualização. Você também pode mudar a localização da legenda movendo-a com o mouse. A legenda pode receber bordas, sombra e fundo, através da guia Padrões no menu Formatar Legenda Selecionada ou efetuando duplo clique sobre esse elemento. O tipo e tamanho de texto na Legenda pode ser modificado na guia Fontes do menu Formatar Legenda Selecionada.
53.4 - Eixo Nos gráficos onde estão disponíveis, são linhas, geralmente localizadas na borda do gráfico, utilizadas para indicar a escala dos dados. Os gráficos 2-D têm dois eixos; os 3-D, dois ou três eixos, e os gráficos de torta (setoriais) não possuem eixos Para exibir ou ocultar eixos: escolha no menu Gráfico - Opções de Gráfico a guia Eixos e ative as caixas de verificação para os eixos a serem exibidos; desative as caixas para os eixos a serem ocultados. Pressione o botão "OK". Alternativa para ocultar um eixo, selecione o eixo a ser ocultado clicando diretamente sobre ele e escolha no menu Editar a opção Limpar Tudo ou pressione a tecla DEL. 42
53.5 - Rótulos de Dados O ponto de dados é um símbolo ou uma forma gráfica que corresponde a um único valor da planilha de dados. O tipo de gráfico determina o tipo de ponto utilizado (por exemplo, nos gráficos de barras, os pontos são barras horizontais). A apresentação de partes desse elemento pode ser controlado pelo usuário, como: a borda, sua cor, sua espessura, o padrão e as cores de primeiro e de segundo plano. Para modificar a apresentação de um ou mais pontos escolha aquele(s) que deseja alterar:
Para todos os pontos de uma seqüência: Efetue duplo clique sobre qualquer ponto da seqüência ou efetue um clique e escolha a guia Padrões no menu Formatar Seqüência de Dados Selecionada. Para um único ponto: Já estando com a seqüência selecionada por um clique, efetue um outro clique sobre o ponto a alterar. Efetue, então, duplo clique sobre esse ponto selecionado. É apresentada a caixa de diálogo Formatar Ponto de Dados, e a guia Padrões, mostrando todas as opções disponíveis para o tipo de ponto selecionado. Selecione as opções desejadas relativas a bordas, sombras, áreas, linhas, cores, efeitos etc.
53.6 - Formatando Texto Para formatar qualquer elemento do tipo texto (nos títulos e eixos, por exemplo):
Selecione o elemento desejado Efetue duplo clique sobre ele Na guia Fonte escolha o tipo e tamanho de letra Para cada tipo de ponto haverá guias diferentes a serem consultadas. Alguns exemplos: 43
Alinhamento de Texto: controla o alinhamento horizontal e vertical do texto do gráfico selecionado dentro de sua borda. Orientação: permite escolher a direção para a qual está voltado o texto do gráfico selecionado (ex: vertical, horizontal ou lateral). Qualquer elemento de texto pode receber bordas e sombreamento de fundo no Menu Formatar Padrões e pode ter sua fonte alterada na guia Fonte dessa janela.
DICA: Qualquer modificação nos dados da planilha que altere a área selecionada para a geração do gráfico, automaticamente provocará a respectiva alteração nos pontos do gráfico.
53.7 - Salvando um gráfico O gráfico é salvo simplesmente como um objeto dentro da planilha, de modo que somente com a pasta de trabalho aberta teremos acesso a ele. Para salvar o gráfico, basta salvar a pasta de trabalho.
54 - Imprimindo gráficos Existem dois modos básicos de impressão de gráficos: 1. Um gráfico em uma página, a partir da janela de gráfico. 2. Um ou mais gráficos em uma mesma página, a partir da janela de planilha.
54.1 - Para imprimir um gráfico estando com o objeto gráfico selecionado: Configure a impressora a ser utilizada no botão Opções da opção "Configurar Página" do menu Arquivo. Ajuste então os parâmetros de orientação, tamanho do papel e margens. Ajuste Cabeçalho e Rodapé, de modo idêntico à preparação para impressão de planilhas. 44
Na guia "Gráfico", ajuste o campo "Tamanho do gráfico impresso":
opção "Usar tamanho da tela": imprime o gráfico do mesmo tamanho que na tela
opção "Ajustar à página": imprime o gráfico no maior tamanho possível, mantendo a relação entre a altura e a largura do gráfico como mostrada na tela.
opção "Personalizar": imprime o gráfico conforme tamanho definido pelo usuário, usando o mouse na janela de Planilha para redimensionar o gráfico. Ligue a impressora, posicione o papel e pressione o botão "Imprimir". Na janela Imprimir, pressione o botão "OK".
54.2 – Para imprimir gráficos estando na janela da planilha: Prepare o gráfico que deseja imprimir. Caso queira, prepare mais de um gráfico. Com o mouse selecione cada gráfico e ajuste sua localização (clique e arraste o gráfico para a página que desejar). Ajuste seu tamanho (use as guias que contornam o gráfico: horizontais, verticais e diagonais). Verifique em Visualizar Impressão como está a distribuição dos gráficos na página. Corrija, se necessário. No Menu Arquivo – Configurar Página faça os ajustes necessários. Após a definição do formato de impressão, salve a planilha, escolha Arquivo Imprimir, ligue a impressora, posicione o papel e pressione “OK
45
55 – Exercícios Resolvidos 1º Exercício De acordo com a Tabela abaixo. Vendedor
Semana 1 Ana Maria 712,44 Antônio 623,37 Carlos 298,09 Marta 736,18 Marcelo 217,68 Carla Maria 250,77 José Carlos 275,20 Luiz Eduardo 922,95 Maria de 455,25 Fátima Joana 234,00 Claudia 325,68 Total 5051,61 Média geral Menor Valor Maior Valor Calcule :
Semana 2 357,03 969,76 471,69 283,82 469,77 324,93 787,96 271,00 755,61
Semana 3 598,21 245,52 701,43 653,45 793,89 387,57 785,87 832,94 447,89
Semana Total Comissão Pagtº Média 4 247,20 5% 508,43 7% 926,08 9% 723,68 7% 971,50 5% 537,58 7% 285,49 9% 471,49 7% 440,37 5%
370,12 148,14 286,87 439,16 172,84 673,09 5500,85 5767,75 6071,78
7% 9%
Venda Total Pgto Total Lucro Bruto
a) O Total de cada Vendedor; b) O Pagamento de cada um; c) O Total por semana; d) A média de venda de cada Vendedor; e) A média geral; f) A Média Geral; g) .O menor valor de venda; h) O maior valor de venda; i) A Venda total j) O pagamento Total; k) O Lucro bruto l) Faça o Gráfico da Planílha dando o Título de “Gráfico de Vendas” m) Use a AutoFormatação para a Planílha; 46
Respostas Letras a, b, c, d e m Vendedor Ana Maria Antônio Carlos Marta Marcelo Carla Maria José Carlos Luiz Eduardo Mª de Fátima Joana Claudia Total
Sem 1
Sem 2
Sem 3
Sem 4
Total
712,44 623,37 298,09 736,18 217,68 250,77 275,20 922,95 455,25 234,00 325,68 5051,61
357,03 969,76 471,69 283,82 469,77 324,93 787,96 271,00 755,61 370,12 439,16 5500,85
598,21 245,52 701,43 653,45 793,89 387,57 785,87 832,94 447,89 148,14 172,84 5767,75
247,20 1.914,88 508,43 2.347,08 926,08 2.397,29 723,68 2.397,13 971,50 2.452,84 537,58 1.500,85 285,49 2.134,52 471,49 2.498,38 440,37 2.099,12 286,87 1.039,13 673,09 1.610,77 6071,78 22391,99
Comissão
Pagtº
Média
5% 7% 9% 7% 5% 7% 9% 7% 5% 7% 9%
95,74 164,30 215,76 167,80 122,64 105,06 192,11 174,89 104,96 72,74 144,97 1560,95
478,72 586,77 599,32 599,28 613,21 375,21 533,63 624,60 524,78 259,78 402,69
Letras e, f, g, h, i, j e k 508,91 Média geral Menor Valor 148,14 Maior Valor 971,50
22391,99 Venda Total Pgto Total Lucro Bruto
1560,95 20831,04
Letra l
47
Gráfico de Vendas 3.000,00 2.500,00 2.000,00 1.500,00 Sem ana 1
1.000,00
Sem ana 2
ia la ud
Total Com isão
C
Jo an a
Fá tim de
M ar ia
iz Lu
a
ar do Ed u
ar lo s C
m ar ia
Jo sé
ar la
C
M ar ce lo
C
nt on A
na A
M ar ta
Sem ana 4 ar lo s
0,00 io
Sem ana 3
M ar ia
500,00
Pagam ento Média
2º Exercício: Como criar uma Tabela Dinâmica Simples 1º Passo Criar uma tabela Mês Janeiro Janeiro Janeiro Janeiro Janeiro
Ano Tipo Vendedor Vendas Unidades 1991 Laticínios Ribeiro 2686 5611 1991 Frutas/legume Borges 6715 2652 s 1992 Bebidas Machado 3563 4183 1992 Verduras Sérgio 6544 9550 1991 Carnes Façanha 9662 3400
Região Sul Nordeste Sudeste Sudeste Sudeste
2º Passo Selecionar a tabela, clicar em DADOS na Barra de MENU, Relatório da Tabela dinâmica
48
3º Passo Clicar no botão Próxima>, verificar se os endereços das Células confere com os dados que irão para a tabela e clicar no botão Avançar>
4º Passo Arrastar os campos que deseja utilizar como rótulos de campos de linha e campos de colunas nas áreas de coluna e linha conforme a figura abaixo, e clicar no botão Avançar>
49
5º Passo Verificar como ficou a nova Planílha
OBS: 1ª - Caso queira adicionar dois campos à área de Linha
Veja o resultado
50
2ª Para criar uma tabela dinâmica que exiba dados de um Vendedor de cada vez, Veja como fica.
56 - Exercícios de Fixação 1º Exercício a - Crie uma planilha onde possa exercitar todos os passos da Tabela Dinâmica b - Faça um gráfico para cada tabela. c - Use para cada tabela criada uma forma de AltoFormatação. d - Passe todo o trabalho ( Gráficos e Tabelas) para o Word, em forma de uma Apostila. e - Use no Word Cabeçalho e Rodapé constando da seguinte forma: Cabeçalho: Borda Inferior de sua escolha Nome da Universidade seguido da Matéria/Curso/Turma A fonte para nome da matéria/curso/turma, deverá ser a Book Antiqua, tamanho 14, Negrito e Itálico O Nome da Universidade tem que ser em objeto do WordArt de sua escolha Rodapé Borda Superior igual a usada no cabeçalho. Nome do Aluno, seguido de nº de página e nome da Professora. A mesma fonte e tamanho usada no cabeçalho. OBS: Os trabalhos serão avaliados conforme a melhor criatividade e originalidade dos dados 51
2º - Exercício De acordo com a Tabela abaixo. Dias Alunos 9 11 16 18 23 25 30 1 6 8 13 15 20 22 1 8 Total de aulas Faltas Presenças % Pres 1 Ana Paula pp p f p p p ppf p p p f pf 2 Dalva pp p p p p p pf pp p f f pf 3 Manfred pp p p p p p pppp p p p pp 4 Guttemberg pp p p p p p pppp p p p pp 5 Sonia pp p p p p p pppp p p f f f 6 Waldecyr pp p p p p p pf f f f f f f f 7 Wendel pp p p p p p pppp p p p pp 8 Maria de Jesus p p p p p p p p p p p f p p p p 9 Rodrigo f p p p p p p ppp p p p p pp 10 Thiago f p p p p p p pf f p f p f f p 11 Lourdes f p p p p p p pppp p p p pp Calcule para cada aluno: n) O Total de aulas: o) O Total de faltas; p) O Total de Presença q) E o percentual de freqüência. r) Para receber o diploma eles precisam ter pelo menos 75% de presença. Filtre esses alunos e monte outra planilha com a relação dos nomes, Totais de: aulas, faltas e presença e o percentual de cada um. Transfira a Planilha para o Word e Classifique em ordem alfabética. s) Faça o Gráfico de Torta com o Percentual de Presença.
OBS: 1)Faça a tabela no Excel, usando: a) A função CONT.SE (Estatística) para o calculo dos totais. b) O comando AUTO FILTRO, OCULTAR COLUNAS, e utilize a barra de fórmulas para o calcular o PERCENTUAL de Freqüência. c) Faça o Gráfico desses alunos d) Passe para o Word a Tabela para ser Classificada e o Gráfico, colocando Cabeçalho e Rodapé, conforme exercício feito em sala de aula. Respostas Letras a, b, c e d Alunos 1 Ana Paula
Dias 9 11 16 18 23 25 30 1 6 8 13 15 20 22 1 8 Total de aulas Faltas Presenças p p p f p p p p p f p p p f p f 16 4 12
2 Dalva
p p
p
p
p
p
p p f p p
p
f
f p f
16
4
12
75%
3 Manfred
p p
p
p
p
p
p p p p p
p
p
p p p
16
0
16
100%
4 Guttemberg
p p
p
p
p
p
p p p p p
p
p
p p p
16
0
16
100%
5 Sonia
p p
p
p
p
p
p p p p p
p
p
f
f f
16
3
13
81%
6 Waldecyr
p p
p
p
p
p
p p f f
f
f
f
f
f f
16
8
7
44%
7 Wendel
p p
p
p
p
p
p p p p p
p
p
p p p
16
0
16
100%
8 Mª de Jesus
p p
p
p
p
p
p p p p p
f
p
p p p
16
1
15
94%
9 Rodrigo
f p
p
p
p
p
p p p p p
p
p
p p p
16
1
15
94%
10 Thiago
f p
p
p
p
p
p p f f p
f
p
f
f p
16
6
10
63%
11 Lourdes
f p
p
p
p
p
p p p p p
p
p
p p p
16
1
15
94%
% Pres 75%
Letra e
53
Alunos
Total Faltas Presenรงas de aulas 16 4 12
1 Ana Paula
% Pres 75%
2 Dalva
16
4
12
75%
4 Guttemberg
16
0
16
100%
% de Presenรงa Ana Paula Dalva
9%
12% 12%
Sonia
9%
Maria de Jesus
10%
Rodrigo Lourdes
12%
Manfred
12%
12%
Guttemberg
12%
Wendel
11 Lourdes 3 Manfred 8 Maria de Jesus 9 Rodrigo 5 Sonia 7 Wendel Letra f
16 16 16 16 16 16
1 0 1 1 3 0
15 16 15 15 13 16
94% 100% 94% 94% 81% 100%
54