E PROCUREMENT

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL stoge management) nhằm đáp ứng đầu vào tối ưu, bền vững cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. Sơ đồ 4.1: Mô hình Logistics đầu vào trong thương mại điện tử25 4.2. QUẢN TRỊ THU MUA TRONG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (E PROCUREMENT) 4.2.1. Khái niệm và vai trò quản trị thu mua trong thương mại điện tử - Khái niệm thu mua trong thương mại điện tử: 25 Michael E. Porter, 2001, Strategy and the internet. 152

Nhà Khách cung cấp hàng

Doanh nghiệp

Logistics đầu vào Logistics đầu ra

- Internet Quản trị thu mua - Công nghệ Sản xuất thông tin Quản trị kho hàng - Công nghệ Kinh truyền thông Quản trị hàng tồn kho doanh

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL Thu mua của công ty trong thương mại điện tử hay gọi là thu mua điện tử (electronic procurement: PE) đang phát triển mạnh mẽ thay thế cho thu mua truyền thống dựa trên phát triển của công nghệ thông tin và thương mại điện tử và ngày càng có vai trò quan trọng trong sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài liệu về chủ đề PE bắt đầu xuất hiện vào những năm 1990. Van Weele (1994) định nghĩa thu mua điện tử là việc sử dụng công nghệ Internet trong quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Boer, Harink và Heijboer (2002) cho rằng EP là sử dụng Internet trong quá trình mua hàng. Tương tự, Presutti (2003) định nghĩa EP là một giải pháp công nghệ tạo thuận lợi cho việc mua hàng của công ty bằng việc sử dụng Internet. Trong khi Knudsen (2003) nhấn mạnh khả năng của thương mại điện tử để tăng cường quá trình thu mua, giảm chi phí đầu vào của công ty. Như vậy, Thu mua điện tử được hiểu theo cách chung nhất là việc ứng dụng phần mềm tin học và internet, cho phép người mua quản lý điện tử tức thời đối với mua hàng hóa trực tiếp (nguyên liệu thô) và hàng hóa gián tiếp (thành phẩm) từ các nhà cung cấp đã được chọn. Tiếp cận theo các nghiệp vụ trong thu mua điện tử thì thu mua điện tử còn được hiểu là sự tích hợp và quản lý điện tử đối với tất cả các hoạt động của thu mua, bao gồm: yêu cầu mua hàng, ủy quyền, đặt hàng, giao hàng và thanh toán giữa người mua và nhà cung cấp (Chaffey Davel, 2002). Rayport và Jaworski (2002) nhấn mạnh thu mua điện tử là một ứng dụng thương mại điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (mô hình B2B) với các chức năng dựa trên web, 153

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL cho phép nhân viên của một tổ chức mua hàng hóa và dịch vụ và cho phép các nhà cung cấp quản lý thông tin việc thực hiện các đơn đặt hàng. Nó bao gồm quản lý danh mục, đơn đặt hàng26, kiểm soát và phê duyệt, tiếp nhận và quá trình loại trừ, quá trình thanh toán và tài chính. Thomson và Singh (2001) cho rằng quy trình thu mua điện tử bao gồm: tìm nguồn cung ứng của người mua và người bán, một danh mục điện tử các sản phẩm, đấu thầu trực tuyến, đặt hàng, thanh toán, thông báo gửi hàng hóa (thực hiện đơn hàng), logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Như vậy, thu mua điện tử (E- procurement) là tạo nguồn cung cấp đầu vào thông qua mua và bán giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp với khách hàng hoặc doanh nghiệp với chính phủ về hàng hóa và các dịch vụ thông qua internet cũng như thông tin và hệ thống mạng khác. Thu mua điện tử có thể được thực hiện trên nền tảng internet và một cách tự động trong quản lý và kiểm soát thu mua dựa trên trang Web, là môi trường cho phép tự động trong việc lựa chọn sản phẩm, đấu thầu, đơn hàng, giao hàng và quản lý nhà cung cấp, trong đó PE sử dụng công nghệ phức tạp nhằm đảm bảo tính bảo mật, an toàn và tính tương thích trong hệ thống giao dịch thương mại điện tử cũng như việc lựa chọn người mua và nhà cung ứng. - Lợi ích đem lại của thu mua trong thương mại điện tử 26 Jeffrey F. Rayport, Bernard J. Jaworski, 2003, Introduction to Ecommerce, McGraw-Hill 154

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL + Thực hiện thu mua điện tử (E-procurement) giúp công ty giảm chi phí đáng kể đối với các sản phẩm, nguyên vật liệu, dịch vụ mua sắm bên ngoài thông qua việc mở rộng nguồn cung cấp hàng hóa, giá cả được thương lượng tốt hơn do có thể đi thẳng đến vấn đề then chốt “bottom line” trong thu mua và giảm việc mua bán không qua hợp đồng. Bên cạnh đó, việc xử lý các hóa đơn bằng điện tử có thể tiết kiệm được nhiều chi phí về văn phòng phẩm, luân chuyển, giám định và những chi phí khác cho công ty mua và bán. + Giảm vòng đời (thời gian) thu mua hàng hóa thông qua thực hiện trực tuyến và có thể tự động các nghiệp vụ trong quy trình thu mua hàng hóa như: Rút ngắn quy trình thu mua cho việc mua sắm thông qua thực hiện hợp đồng trực tuyến, rút ngắn vòng đời mời thầu đến giao thầu cho quy trình đấu thầu cạnh tranh. + Giảm công việc và chi phí hành chính trong thu mua hàng hóa dịch vụ như: giảm chi phí, lao động trong quản lý hành chính đối với các nhà cung cấp, giảm nhân công trong quản lý hành chính về đấu thầu; giảm công sức quản lý hành chính trong việc tạo và cung cấp các điều khoản hợp đồng. + Gia tăng sự kiểm soát giao dịch mua bán nhưng cũng tạo sự tự do của công ty nhưng tăng tính tuân thủ hợp đồng mua hàng. Cụ thể, PE giúp tăng kiểm soát việc thu mua đầu vào thông qua hợp đồng trực tuyến, trao cho bên thu mua tham khảo các danh mục về hàng hóa/ dịch vụ và cũng dùng công nghệ thông tin để đơn giản hóa quy trình thu mua, quản lý được dữ liệu của nhà cung cấp. 155

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL 156

+ Báo cáo, thông tin có tổ chức cao hơn: Cải tiến việc thu thập và báo cáo, truy xuất dữ liệu cho tất cả các khâu của quy trình thu mua điện tử của doanh nghiệp. + Tích hợp chặt chẽ hơn của chức năng thu mua với các hệ thống back-office quan trọng của công ty. + Thiết lập quy trình mua sắm kiểm soát nhưng không hạn chế, phân công lại các chuyên gia mua sắm từ hành chính sang chiến lược. + Sự thương thảo được nâng cao, đảm bảo việc tuân thủ hợp đồng và nâng cao sự thương luợng. + Cải tiến việc thu thập và báo cáo dữ liệu cho tất cả các quy trình mua sắm góp phần mô hình kinh doanh hữu hiệu hơn. + Tìm kiếm được các nhà cung cấp đầu vào tốt hơn do biết rõ thông tin, dữ liệu, uy tín của họ trong kinh doanh.

Một số lợi ích, khách hàng nhận ra thông qua tích hợp điện tử là gì? + Chi phí mua thấp hơn do đi thẳng vào vấn đề then chốt ‘bottom line’ trong mua hàng + Chi phí trung bình cho quá trình mua mua hàng điện tử giảm từ 50 - 90% so với quy trình mua sắm dựa trên giấy tờ (truyền thống) + Mua sắm điện tử có thể nhận được nhiều ưu đãi tốt nhất (chính sách ưu đãi của nhà cung cấp + Chi phí quản lý trung bình cho thu mua giảm từ 2 5% + Rút ngắn thời gian yêu cầu mua hàng và thời gian

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL xử lý đơn hàng đáp ứng đơn hàng của khách hàng. + Thời gian chu kỳ thu mua trung bình giảm 74%, từ 9,7 ngày/chu kỳ xuống 2,5 ngày/chu kỳ. Thu thập và chia sẻ thông tin: Cải thiện việc thu thập dữ liệu và báo cáo có thể thông qua việc chia sẻ thông tin giữa người mua và nhà cung cấp, hệ thống kế toán và hệ thống ERP. Vị trí chuyên gia chiến lược: Các chuyên gia thu mua có thể tập trung vào các sáng kiến "giá trị gia tăng" như: tìm nguồn cung ứng và đàm phán hợp đồng, với các nhiệm vụ đặt hàng. Hoàn trả hàng nhanh chóng trong đầu tư: giảm nhân sự và tiết kiệm được thực hiện trên cơ sở quản lý hợp đồng tập trung. Nguồn: 27 Tình huống nghiên cứu của (Poirer & Bauer, 2001) Các tổ chức chia tiết kiệm ban đầu thành ba khu vực: • Thông tin mua hàng tốt hơn để cải thiện đàm phán hợp đồng và quản lý đem lại kết quả giảm 7% đến 27% chi phí. • Xử lý thông tin được cải thiện dẫn đến giảm chi phí cho các giao dịch, từ mức cao là $ 100 mỗi giao dịch xuống dưới $ 4 mỗi giao dịch. • Thời gian chu kỳ để hoàn thành giao dịch được giảm từ 27 Charles C. Poirier, Michael J. Bauer, 2001, e supply chain, BerrettKoehler 157

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL 30% đến 50%, từ khi đặt hàng đến khi giao hàng. Giá trị gia tăng của thu mua điện tử như sau (Van Weele, 1998): • Phát triển hiệu quả quá trình thu mua giữa người mua và nhà cung cấp • Xác minh thông tin đơn đặt hàng của nhà cung cấp • Phát triển và thực hiện các phương pháp khác nhau dựa trên công nghệ, máy tính để thực hiện đơn hàng và kiểm soát xử lý đơn hàng. • Phát triển cơ sở dữ liệu được hệ thống máy tính hỗ trợ về các hạng mục quan trọng của quy trình thu mua và nhà cung cấp. • Xây dựng quy trình xác định rõ để xử lý đơn hàng • Giải quyết vấn đề thành công, khi cần thiết Additional reporting by Jennifer Baljko Shah28 - Khái niệm quản trị thu mua điện tử: - Quản trị thu mua (PM) được hiểu là những hoạt động nhằm giúp một tổ chức tiết kiệm phần lớn số tiền được chi khi mua hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài. - Quản trị thu mua điện tử (PM) là khoa học và nghệ thuật làm cho hoạt động nghiệp vụ thu mua điện tử đạt hiệu suất, hiệu quả cao hơn và thể hiện một số lợi ích khác như sau: 28 Economic and social commission for asia and the pacific asian development bank institute, 2006, E-procurement, United Nations. 158

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL 159

+ Cách tiếp cận theo quy trình thì quản lý thu mua là một biện pháp chiến lược để tối ưu hóa chi tiêu của tổ chức. PM hiện thực hóa theo kế hoạch chặt chẽ, lôgic các hoạt động tìm nguồn cung ứng, đề xuất nhu cầu, đặt hàng, kiểm tra và điều phối. Điều này có nghĩa là thu mua hàng hóa và dịch vụ cho công ty từ các nhà cung cấp ưu tiên, trong phạm vi ngân sách được xác định, vào đúng hoặc trước thời hạn đã định. 29 + Cách tiếp cận theo quy trình và dự án cho rằng quản lý thu mua điện tử là quá trình đảm bảo rằng mọi thứ được yêu cầu từ bên ngoài tổ chức mà cần thiết để dự án có thể được tiến hành thành công.30

Quản lý tốt tất cả các hoạt động thu mua điện tử không chỉ giữ cho hoạt động kinh doanh được thực hiện trơn tru mà còn tiết kiệm tiền, thời gian và các nguồn lực. Quản lý thu mua điện tử đảm bảo rằng tất cả các hàng hóa và dịch vụ được mua thích hợp để các dự án và quy trình có thể tiến hành hiệu quả và thành công. Nói tóm lại, quản lý thu mua điện tử thích hợp là bắt buộc để tránh sự chậm trễ và sai sót tốn kém.

31 Theo tiếp cận quy trình quản trị thì Quản trị thu mua điện tử được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát mọi hoạt động thu mua điện tử của doanh nghiệp nhằm phục vụ thực hiện mục tiêu sản xuất, kinh doanh32 .

Tóm lại, quản trị thu mua là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của quá

29 Perchase control, 2019, 30 Free management ebooks, 2019, Procurement Management – What Does Procurement Mean? 31 Helen Carey, 2019, What Is Procurement Management? 32 Bravo, 2017,