보고서 작성 레벨 진단
당신의 보고서 작성 타입은?
이 책은 70가지의 원리를 하나씩 배우도록 구성되어 있습니다. 다만 당신의 보고서 작 성 레벨이 일정 수준 이상이라면 원하는 부분만 찾아서 읽어도 됩니다.
보고서 작성 방법을 효율적으로 알기 위해서 먼저 자신의 보고서 작성 수준이 어느 정 도인지 알아보겠습니다.
다음에 예시하는 보고서 작성 레벨 진단 체크 목록의 질문을 보고 당신의 보고서 작성 스타일과 가깝다고 느껴지는 것을 체크해주세요. 22개 질문에 대한 답이 모두 끝나면 페이지를 넘겨 당신의 타입을 확인하세요.
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상대, 목적, 이유를 문서에 명시한다. [Q01] 목적에 따라 파워포인트, 워드, 엑셀을 구분하여 사용한다. [Q02] 적어도 목차 구성을 작성한 시점에서 검토를 받는다. [Q03] 도형과 화살표 모양은 규칙을 정하고 구분한다. [Q04] 자료의 결론을 표시하는 시점은 언제나 먼저 한다. [Q05] 자신의 의견은 항상 강하게 주장한다. [Q06] 글꼴의 종류, 크기, 스타일의 규칙을 정한다. [Q07] 줄 간격과 단락 사이의 규칙을 정한다. [Q08] 기간과 정도를 나타낼 때는 반드시 구체적인 숫자로 표시한다. [Q09] 도형이나 그래프를 사용할 때는 검은색 테두리 선과 흰색 여백을 주 [Q10] 로 사용한다. 엑셀 표는 보기 쉽도록 셀 병합을 많이 활용한다. [Q11] 상대의 반론을 예상하고 대안도 마련하여 자료를 설명한다. [Q12] 상대가 원하는 것을 자료에 명시한다. [Q13] 그래프를 사용할 때는 데이터의 출처를 명시한다. [Q14] 자신의 의견은 나타내지 않고 객관적인 사실만 표시한다. [Q15] 그래프에 자신이 주장하고 싶은 것을 문자로 명시한다. [Q16] 엑셀 표에서는 절대 및 상대 참조를 의식적으로 구분한다. [Q17] 회색조 모드로 서식을 사용한다. [Q18] 도형이나 그래프를 사용할 때는 의식적으로 많은 색을 사용한다. [Q19] 여러 페이지에 걸쳐 자료의 색상을 통일하지 않고 페이지나 슬라이드 [Q20] 단위로 설정한다. 필기 메모가 아니라 처음부터 파워포인트, 워드, 엑셀로 직접 보고서 [Q21] 를 만든다. 파워포인트 자료는 슬라이드 노트 창에 자세히 설명한다. [Q22]
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체크 리스트 득점표
앞 페이지에서 대답한 22개의 체크 목록에 대해 ‘생각하는 힘’과 ‘매료시키는 힘’의 2개 의 그룹마다 점수를 계산해보세요. 질문 번호
체크 : 유
:무
[Q01]
2점
-1점
체크 : 유
:무
1점
-1점
2점
-1점
[Q07]
1점
-1점
[Q08]
1점
0점
-1점
0점
-1점
0점
1점
-1점
1점
0점
[Q18]
1점
0점
[Q19]
-1점
0점
[Q20]
-1점
0점
[Q02] [Q03]
1점
0점
[Q04] [Q05]
-1점
0점
[Q06]
-1점
0점
[Q09]
1점
-1점
[Q10] [Q11] [Q12]
1점
0점
[Q13]
1점
0점
[Q14] [Q15]
-1점
0점
[Q16] [Q17]
1점
-1점
[Q21]
-1점
1점
[Q22]
-1점
0점
합계 점수
생각하는 힘
점
매료시키는 힘
점
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다음 [그림 0-1-A ]에 표시된 사분면도는 세로에 ‘생각하는 힘’, 가로에 ‘매료시키는 힘’을 배치하여 각각 +8~-8까지 16단계로 구분했습니다.
앞의 체크 목록 점수표에서 계산한 점수에 대해 당신의 현재 보고서 작성 레벨의 위치 를 「●」 마크로 표시해주세요. 당신이 표시한 「●」 마크의 영역에 따라 어떻게 보고서를 작성하는 타입인지, 다음 페이 지를 확인해주세요.
[그림 0-1-A] 당신의 현재 보고서 작성 레벨 생각하는 힘 8 6 4
매료시키는 힘
2 0 -2 -4 -6 -8 -8
-6
-4
-2
0
2
4
6
8
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Contents
Ⅰ 뼈대 작성作成 장
목적에 맞는 자료 형식 선택하기 022
１
원리１
WHO, WHAT, WHY를 명확히 하라 …… 026
원리2
분석하여 효과적으로 전달하라 …… 028
원리3
목적에 따라 자료 형식을 선택하라 …… 030
원리4
뼈대 → 초안 → 마무리로 작성하라 …… 032
Ⅰ-１ 정리 …… 034
목차 구성을 결정하고 논점 쓰기 036
2
원리5
목차는 PREP로 논점을 열거하라 …… 039
원리6
상대의 ‘왜?’에 답이 되는 이유를 표시하라 …… 042
원리7
다른 의견은 서두에서 주장하지 마라 …… 044
원리8
2가지 스타일 × 6가지 발상으로 제안하라 …… 046
원리9
뼈대의 흐름은 종이에 써서 정리하라 …… 062
Ⅰ-2 정리 …… 066
Ⅱ 초안 작성 ( 문장, 표 ) 장
１
자료 서식 결정하기 70
원리10 문서의 레이아웃을 통일하라 …… 72 원리11
글꼴을 정하라 …… 74
원리12 문자 크기를 통일하라 …… 76 원리13 문자 스타일에 규칙을 정하라 …… 78
Ⅱ-1 정리 …… 84 2
콘텐츠 서식과 배치 정하기 …… 86
원리14 서식과 배치를 맞춰라 …… 89
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Ⅱ-2 정리 …… 104 3
군더더기 없는 알기 쉬운 문장 쓰기 …… 106
원리15 용어 정의를 통일하라 …… 109 원리16 문장은 슬림하게 하라 …… 110 원리17 정량적인 표현에 따라 설명하라 …… 112 원리18 텍스트 상자를 읽기 쉽게 하라 …… 114
Ⅱ-3 정리 …… 116 4
워크시트 작성하기 …… 118
원리19 표 항목은 트리 구조로 맞춰라 …… 120 원리20 중복 내용은 회색으로 남겨라 …… 121 원리21 선택적 항목 값과 설명은 별도 시트에 작성하라 …… 122 원리22 셀 병합은 사용하지 마라 …… 124 원리23 세부 정보는 그룹화로 숨겨라 …… 125 원리24 바깥쪽 테두리는 실선, 안쪽 테두리는 점선으로 하라 …… 126
Column 이것만 기억해도 충분한 엑셀에서 자주 사용하는 함수 12가지 …… 127 Ⅱ-4 정리 …… 128
Ⅲ 초안 작성 ( 그림 ) 장
1
알기 쉬운 도표 선택하기 …… 132
원리25 다이어그램과 그래프를 구별하여 사용하라 …… 135 원리26 다이어그램을 사용하여 정보를 도해화하라 …… 136 원리27 다이어그램 ①우선 순위 도해하기 …… 138 원리28 다이어그램 ②목록 도해하기 …… 140 원리29 다이어그램 ③로직 도해하기 …… 144 원리30 다이어그램 ④ 집합 도해하기 …… 146 원리31 다이어그램 ⑤관계 도해하기 …… 148 원리32 다이어그램 ⑥단계의 변화 도해하기 …… 150 원리33 다이어그램 ⑦시간에 따른 순서 도해하기 …… 152
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원리34 다이어그램 ⑧반복적인 흐름 도해하기 …… 156 원리35 그래프를 사용하여 통계 정보를 도해하라 …… 158 원리36 그래프 ① 크기 도해하기 …… 160 원리37 그래프 ②비율이 큰 순서대로 도해하기 …… 163 원리38 그래프 ③비율을 전체적으로 도해하기 …… 165 원리39 그래프 ④시간에 따른 변화 도해하기 …… 168 원리40 그래프 ⑤양의 변화 도해하기 …… 170 원리41 그래프 ⑥양의 차이 도해하기 …… 172 원리42 그래프 ⑦편차의 관계성 도해하기 …… 174 원리43 그래프 ⑧최대와 최소의 넓이 도해하기 …… 176 원리44 그래프 ⑨다면적인 평가 도해하기 …… 178
Ⅲ-1 정리 …… 180 Column 그래프 작성 시 금지 항목 3차원 그래프는 작성하는 사람의 자기 만족 …… 183 2
도형과 선의 사용 규칙 정하기 …… 184
원리45 도형의 형태에 규칙을 정하라 …… 186 원리46 도형 ①정보와 개념 도해하기 …… 190 원리47 도형 ②연결 방향과 강약 도해하기 …… 192 원리48 도형 ③집합 관계 도해하기 …… 194 원리49 도형 ④시간의 흐름과 상태 변화 도해하기 …… 196 원리50 도형 ⑤이유와 설명 도해하기 …… 198 원리51 제공하지 않는 도형은 만들어라 …… 200 원리52 변경이 용이한 도형을 사용하라 …… 202 원리53 겹치는 도형은 순서와 투명도를 설정하라 …… 204 원리54 위치 맞춤/크기 지정/도형 변경 …… 206
Ⅲ-2 정리 …… 208 3
읽기 쉽도록 색 사용하기 …… 210
원리55 처음에는 색을 지정하지 않고 만들어라 …… 213 원리56 강조색, 기본색, 옅은색을 정하라 …… 214 원리57 상대에 맞춰 기본색을 정하라 …… 216 원리58 패턴을 사용하여 색상 수를 줄여라 …… 220 원리59 엑셀 표는 의미 단위로 색을 분류하라 …… 222
Ⅲ-3 정리 …… 224
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Ⅳ 마무리 작업 장
1
콘텐츠의 설득력 강화하기 …… 228
원리60 강조할 포인트는 굵기와 색상으로 강조하라 …… 230 원리61 도표는 그림(확장 메타 파일) 형식으로 삽입하라 …… 233 원리62 그래프의 테두리와 눈금선은 정리하라 …… 234 원리63 분석의 근거가 되는 도표에는 출처를 써라 …… 235
Ⅳ-1 정리 …… 236 2
인쇄 시 모양 최적화하기 …… 238
원리64 인쇄 시 문장이 끊어지지 않도록 하라 …… 240 원리65 회색조로 설정하라 …… 241 원리66 메모나 서류 정리를 위한 여백을 만들어라 …… 242 원리67 엑셀의 인쇄 범위와 크기를 확인하라 …… 243
Ⅳ-2 정리 …… 244 2
배포하는 전자 문서 정검하기 …… 246
원리68 불필요한 슬라이드 마스터는 삭제하라 …… 248 원리69 눈에 보이지 않는 정보는 문서에서 제거하라 …… 250 원리70 자료의 변경을 막아라 …… 252
Ⅳ-3 정리 …… 254
부 참고 정보 록
1
실제 책 요약 작성하기 …… 258
2
빠른 실행 도구 모음 설정하기 …… 264
3
컨설턴트가 자주 쓰는 엑셀 함수 …… 266
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Ⅰ
장 Ⅰ. 작성 Ⅰ. 뼈대 작성
뼈대 작성 내용 짜기
Ⅱ.. 초안작성 ( 문장, 표 ) Ⅱ 작성(문장, 표)
1. 목적에 맞는 자료 형식 선택하기 2. 목차 구성을 결정하고 논점 쓰기
2. 목차 구성과 논점
Ⅰ장
Ⅱ장
의뢰자
1. 도표
Ⅰ장 자료 작성을 의뢰
형식 결정
자료의 목적과
3. 문장 쓰기
Ⅳ. Ⅳ. 마무리 작업
마무리 검토
마무리 작성
2. 서식과 배치
Ⅳ장
초안 검토
초안 작성
뼈대 작성
1. 자료 서식
형식 결정
자료의 목적과
작성자
Ⅲ장
뼈대 검토
자료 작성을 의뢰
의뢰자
Ⅲ. ( 그림 ) Ⅲ .초안 초안작성 작성(그림)
1. 자료 형식
작성자
4. 워크시트 1. 콘텐츠 설득력
Ⅰ장
Ⅲ장
Ⅳ장
마무
초안
뼈대
자료 작
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Ⅱ장
Ⅰ 15. 10. 13. 오후 4:13
1
목적에 맞는 자료 형식 선택하기 이 장에서 배울 내용은
원리 1~4
실패 사례로 배우기
보고서를 작성할 때 가장 먼저 할 일이 무엇인지 물어보면 많은 사람들이 ‘내용을 생각 하는 것’이라고 대답합니다. 물론 이것은 문제가 없지만 구체적으로 어떻게 하는지 물 어 보면 ‘파워포인트를 실행하고 목차 작성을 시작합니다’, ‘엑셀을 실행하고 표를 만들 기 시작합니다’라며 보고서 자체를 만드는 것이라고 하는 사람이 많습니다. 사실 이것 은 큰 문제입니다.
실패 사례를 살펴보겠습니다. S씨는 과장에게서 X사용 영업지원시스템 개발을 제안하는 자료를 만들라는 지시를 받았습니다. 우선 사내에서 검증하기 위한 자료를 준비해 달라는 것이었습니다. 자료 작성에 필요한 정보는 모두 과장이 주었기 때문에 S씨는 평소 사용하는 파워포인트를 열고 제안서 초안을 만들었습니다. 우선 제안의 개요를 나타내는 슬라이드를 도형을 삽입하여 만들고, 후에 실시 스케줄 작성에 착수했습니다. 몇 시간 후, 과장이 S씨에게 와서 진행 상황을 묻습니다. S씨가 ‘제안 개요는 깨끗하게 만들어 두었습니다. 지금 파워포인트로 스케줄 슬라이드를 만들고 끝내는 중입니다.’라고 보고했는데, 과장은 표정을 흐리며 ‘스케줄은 여러 번 바뀌므로 엑셀에서 작성하는 것이 좋다’고 얘기합니다. 게다가 ‘조금 전 부장과 이야기를 한 결과 이번에는 X사가 선호하는 워드 문서 형식으로 자료를 만 들어야 하므로 제작한 제안 개요 슬라이드도 다시 만들어 달라’라고 합니다. S씨 ‘다시 고치라니, 지금까지 한 작업은 어쩌고 ...’
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1. 자료 형식
2. 목차 구성과 논점
이 경우 S씨의 재작업은 몇 시간이면 되지만 만일 과장이 다음날 물어봤다면 많은 시 간을 낭비했을 것입니다.
이 실패를 과장의 확인 부족 탓으로 돌릴 수 있습니다. 그러나 이러한 사고로는 성공적 Ⅰ 뼈대작성 작성 Ⅰ. 뼈대
인 자료를 만들 수도 없으며 상대방에 따라 성공 여부가 달라집니다. 특히 이처럼 ‘또 일어날 수도 있는’ 실패는 자신의 노력 여하에 따라 성공적인 자료 작성 이 가능하므로 혼자의 힘으로 할 수 있도록 생각해야 합니다.
Ⅱ . 초안 작성 표) Ⅱ. 초안 작성(문장,
이렇게 생각해 보면 S씨의 실패는 처음부터 문서를 작성하기 시작한 것이 원인이라고 할 수 있습니다. S씨가 그렇게 한 것은 다음 생각에 의한 것이었다고 합니다.
• 평소에 파워포인트로 자료를 많이 만들기 때문에 아무 생각 없이 이번에도 처음부터 파워포 인트로 작업을 하기 시작했다.
. 마무리 작성 ⅢⅢ . 초안 작성(그림)
• 내부에서 검토할 자료로 만들라고 과장이 말했지만 어차피 만들거면 어느 정도는 볼품있는 자료를 만들기로 했다.
[그림 1-1-Ａ] 착각에 따른 자료 작성의 실패 패턴
자료 작성 의뢰 의뢰자 (과장) 실패
작성자 (S씨)
형식을 스스로 판단하여 자료 작성을 시작 (추측)
Ⅳ 마무리 작업 작성 Ⅳ.. 마무리
자기만의 고집으로 자료를 만들기 시작하면 재작업이 발생한다.
자료 작성의 상황을 확인하고 정정 지시
실패
작성 도중에 자료 내용을 덧붙임 (골드 플레이팅)
작성 후 자료 재작업
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S씨의 인식에는 [그림 1-1-A]에 표시된 대로 2가지 잘못이 있습니다. 첫 번째는 ‘익숙한 작성 툴로 작업하는 것이 당연하다고 생각한 것’, 두 번째는 ‘과장이 요구하는 이상의 작업을 S씨 마음대로 해버린 것’입니다.
첫 번째 실수 : 추측으로 인한 재작업
S씨와 같이 자료 작성을 시작하는 단계에서 가장 많이 발생하는 문제점은 자료 작성자 의 재량적인 의지에 따라 의뢰자가 의도하지 않는 형태로 자료가 작성되는 것입니다. 이것을 피하려면 작성 의뢰를 받은 시점에서 상대방에게 작성한 자료를 보여줄 때 어떤 형태로 되어 있으면 좋은지를 미리 확인해야 합니다.
외국계 기업에서는 ‘노 게스(추측하지 않는다)’라는 말이 있는데 상대방으로부터 확인할 수 없는 것은 자기 자신이 멋대로 추측해서는 안 된다는 뜻입니다. 추측에 따라 상대가 의도하지 않은 방향으로 작업한다면 그만큼 재작업을 해야 하기 때문입니다.
두 번째 실수 : 골드 플레이팅은 소용없는 작업
값비싸고 불필요한 부속품을 설치한다는 뜻인 ‘골드 플레이팅’은 잘 되라고 한 작업이 소 용없다는 과잉 품질을 의미합니다. 이는 추측으로 인해 발생하는 경우도 있지만 그것보 다 자기 만족을 충족시키기 위한 고집 때문에 일어나는 경우가 많습니다.
A씨의 경우 내부 토의로 필요한 콘텐츠가 어느 정도인지 이해했지만 ‘어차피 만드는 것 이라면 멋지게 하고 싶다’는 생각으로 내부 검토용으로 사용할 자료에 불필요할 정도로 체계를 짜는데 많은 시간을 투자해 버렸습니다.
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1. 자료 형식
2. 목차 구성과 논점
골드 플레이팅은 ‘품질은 높을수록 좋다’라고 생각하는 조직에서 흔히 볼 수 있습니다. 그러나 ‘비용 퍼포먼스’라는 말이 있듯이 너무 높은 품질은 대부분의 경우 낭비일 때가 많습니다. 품질을 높이기 위해 사용하는 시간을 다른 일에 사용한다면 더 많은 일을 할 수 있기 때문입니다. Ⅰ Ⅰ. 뼈대작성 작성 작성 Ⅰ. 뼈대
감동적인 자료의 모양새가 높이 평가되는 부분은 분명히 있지만 비즈니스에서는 임원 이상의 프레젠테이션을 하는 장소를 제외하고는 거의 영향이 없다고 생각합니다.
Ⅱ.. 초안 Ⅱ .작성 초안 ( 문장, 작성 표 ) Ⅱ 작성(문장, 표) Ⅲ. . 마무리 작성 (작성 그림 ) ⅢⅢ .초안 초안 작성(그림) Ⅳ Ⅳ. 마무리 작업 작성 Ⅳ.. 마무리
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원리 1
Skele ton
Draf t
Fix
WHO, WHAT, WHY를 명확히 하라 상대가 무엇을 원하는지 처음부터 결정한다 자료 작성 시 처음에 할 일은 [그림 1-1-B]와 같이 WHO, WHAT, WHY를 결정하는 것 입니다. 이 3가지를 명백히 하기만 해도 자료 작성 시 추측과 과잉 품질을 예방할 수 있 습니다.
WHO는 자료를 보여줄 ‘상대’를 의미합니다. 예를 들어, 업무의 효율성을 높여주는 IT 시 스템을 도입하고자 할 때 투자를 판단하는 사람은 비용 대비 효과에 대한 정보를 알고 싶어 합니다. 하지만 실무를 담당하는 사람은 그 사용법과 작업의 경감 정도를 알고 싶 어 할 것입니다. 최종적으로 이 자료를 누가 보게 될 것인지 자료를 만들기 전에 결정해 야 합니다.
WHAT은 그 자료를 사용하는 ‘목적’입니다. 단순한 정보 공유인지, 상대의 의사 결정을 원 하는지 그 차이에 따라 자료를 작성하는 방법이 달라집니다. 정보 공유라면 자료의 처음에 보고 요지(서머리)를 삽입하여 보고 요지만 읽어도 개요 를 판단할 수 있도록 구성하는 것이 좋습니다. 매출 보고서 등에서 ‘상대가 지역별이 아 닌 점포별 정보 파악을 원한다’라고 생각한다면 엑셀을 사용해 명세표를 준비합니다. 한편 의사 결정을 원한다면 상대의 이해를 확실히 끌어내기 위해 자료의 맨 끝에 결론 을 배치하는 것이 좋습니다. 이처럼 자료를 이용해 상대가 무엇을 원하는지 맨 처음 결정하면 자료 형식과 내용 구 성도 자연스럽게 정해집니다.
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1. 자료 형식
2. 목차 구성과 논점
WHY는 상대와 목적에 대한 적절한 ‘이유’입니다. 자료는 목적에 대해 가장 효과적으로 행 동하는 상대를 위해 만들어야 합니다. 예를 들어, 영업지원시스템을 도입하기 위한 제안서를 만든다고 가정합시다. 중심 인물 인 영업 부장이 흥미를 갖도록 시스템의 편리함을 어필한 내용으로 작성했다고 합니다.
다. 이대로는 제안서가 채택될 가능성이 낮아질 것입니다. 이 경우 영업 부장과 정보 시 스템 부장 둘을 상대로 생각해야 합니다.
Ⅰ. 뼈대 작성
하지만 투자 판단은 정보 시스템 부장이 관리의 용이함을 평가한 후 결정한다고 합니
자료 작성을 하는 동안 새로운 중심 인물이 밝혀졌을 경우에는 WHO에 그 인물까지 Ⅱ. 초안 작성(문장, 표)
포함해 내용을 수정해야 합니다.
[그림 1-1-B] ＷＨＯ＋ＷＨＡＴ+ＷＨＹ로 자료의 방향성 결정 자료를 보여줄 중심 인물에 최적화된 구성을 목표로 한다.
Ⅲ . 초안 작성(그림)
자료 작성을 의뢰 의뢰자
Ⅳ. 마무리 작업
자료를 보여줄 ‘WHO’를 정의 형식을 스스로 판단하여 자료 작성에 착수 작성자
자료의 ‘WHAT’을 정의 타당성 있는 ‘WHY’를 정의
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원리 2
Skele ton
Draf t
Fix
분석하여 효과적으로 전달하라 상대의 자료에 대한 기대 파악하기
원리 1에서 정한 상대의 특징을 분석(프로파일링)하여 가장 효과적으로 자료 내용을 전달하는 방법을 생각합니다. 그러기 위해서는 상대가 자료에서 무엇을 기대하는지 파 악해야 합니다.
예를 들어, 상대가 현장의 의견을 중시하는 인물이라면 담당자에게서 모은 의견을 토대 로 결론을 나타내고, 숫자의 증명을 중시하는 인물이라면 결론을 보강할 데이터를 덧붙 입니다.
추가로 자료에 넣은 목적을 상대방이 어느 정도 이해하는지 알아두는 것도 필요합니다. 상대가 이미 아는 내용을 자세히 설명한 페이지는 열심히 준비해도 건너뛰고 읽을 것이 므로 도움이 되지 않습니다. 오히려 이러한 자료가 들어 있다면 ‘소용없는 작업을 해서 아깝다’, ‘이 정도는 숙지하고 있어야지’하며 만만하게 보는가 등의 불만을 가질 수도 있습니다.
반대로 자료의 내용을 상대가 잘 이해하지 못하는 경우 한 번의 설명으로 이해를 하라 고 하면 난색을 표할 수 있습니다. 이런 이유로 [그림 1-1-C]와 같이 WHO와 WHAT, WHY를 정리하여 상대(WHO)가 갖 고 있는 자료에 대한 기대와 이해를 가미해 상대가 납득할 수 있는 정보 표시 방식을 추정 해야 합니다.
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1. 자료 형식
2. 목차 구성과 논점
상대에게 직접 들을 수 있다면 가장 좋겠지만, 그렇지 않다면 자료 작성 의뢰자와 상담 해 추정해야 합니다.
결과적으로 회의를 사전 설명과 전체 토의 2회로 나누어 하지 않으면, 단순한 자료의
처음에 그러한 방침을 결정하고 계획적으로 설명의 절차를 정돈하는 것이 나중에 절차 를 조정하는 것보다 효율적으로 목적을 달성할 수 있습니다.
Ⅱ. 초안 작성(문장, 표)
[그림 1-1-C] 상대가 납득할 수 있는 정보의 표시 방식을 추정 상대의 기대와 이해를 확인하면서 자료의 ‘방식’을 생각한다.
Ⅲ . 초안 작성(그림)
자료 작성을 의뢰 의뢰자
자료를 보여줄 ‘WHO’를 정의 자료의 ‘WHAT’을 정의 작성자
타당성 있는 ‘WHY’를 정의
Ⅰ. 뼈대 작성
열람만으로 끝날 수도 있습니다.
상대의 기대와 이해를 확인하면서 자료의 ‘방식’을 생각
Ⅳ. 마무리 작업
상대가 납득하는 정보의 표시 방식을 추정
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Ⅰ-1 정리
고집으로 작성하여 실패 작성자가 마음대로 작성하여 의뢰자가 의도하지 않은 형태로 작성되어 버려 다시 작성해야 하는 수고가 크다.
자료 작성의 상황을 확인하고 정정작성의 지시 자료
자료 작성을 의뢰 의뢰자
자료 작성을 의뢰
상황을 확인하고 정정 지시
의뢰자 실패
실패
실패형식을 스스로
작성자
작성 도중에 자료 실패
판단하여 자료 작성을스스로 시작(추측) 형식을
내용을 덧붙임 (골드 플레이팅) 작성 도중에 자료
판단하여 자료 작성을 시작(추측)
내용을 덧붙임 (골드 플레이팅)
작성 후 자료 재작업 작성 후 자료 재작업
작성자
원리로 작성하여 성공
자료 작성을 의뢰
의뢰자
1
타당성 있는 ‘WHY’를 정의
2 상대의 기대와
마무리 작성 마무리 작성
작성자
정보의 표시 방식을 추정 상대의 기대와 이해도
자료의 ‘WHAT’을 타당성 있는 정의 ‘WHY’를 정의
초안 작성 초안 작성
자료를 보여줄 자료의 ‘WHAT’을 ‘WHO’를 정의 정의
뼈대 작성 뼈대 작성
상대가 납득하는 3 정보의 표시 방식을납득하는 추정 상대가
형식 결정 형식 결정
자료를 보여줄 ‘WHO’를 정의
작성자
3
1
초안 검토 초안 검토
의뢰자
뼈대 검토 뼈대 검토
자료 작성을 의뢰
마무리 검토 마무리 검토
자료 작성의 전체 흐름을 의뢰자와 작성자 사이에 서 처음에 합의하고 뼈대 작성에 이용한다.
4
이해도
2
4
34
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1. 자료 형식
원리 1
2. 목차 구성과 논점
WHO, WHAT, WHY를 명확히 하라 상대가 무엇을 원하는지 WHO, WHAT, WHY를 명확히 한다. • WHO : 자료를 보여줄 ‘상대’ • WHAT : 그 자료를 사용할 ‘목적’
원리 2
Ⅰ. 뼈대 작성
• WHY : 타당성 있는 ‘이유’
분석하여 효과적으로 전달하라 Ⅱ. 초안 작성(문장, 표)
상대를 분석하여 ‘가장 효과적인 전달 방법’을 생각한다.
원리 3
목적에 따라 자료 형식을 선택하라 상대가 이해하고자 하는 것, 원하는 것을 가장 설명하기 쉬운 자료 형식으로 선택한다.
Ⅲ . 초안 작성(그림)
[체크 1] 형식은 기존의 것을 사용하는 것으로 되어 있는가? [체크 2] 구두 발표(프레젠테이션)에 사용할 것인가? [체크 3] 항목 집계와 수치 계산이 다수 포함되어 있는가?
뼈대 → 초안 → 마무리로 작성하라
Ⅳ. 마무리 작업
원리 4
자료는 ① 뼈대 → ② 초안 → ③ 마무리의 3단계로 작성한다. ① 뼈대 : 자료의 콘텐츠를 목차 + 개요 설명 수준으로 정리한 것 ② 초안 : 뼈대를 기준으로 자료를 대충 작성한 것 ③ 마무리 : 초안을 수정하고 제삼자에게 보여줄 수 있는 품질로 작업한 것
35
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부
록
참고 정보
3. 색
전문 컨설턴트가 실천하는 보고서 작성 샘플
Ⅳ장
마무리 검토
1. 실제 책 요약 작성하기 2. 빠른 실행 도구 모음 실행하기 3. 컨설턴트가 자주 쓰는 엑셀 함수
마무리 작성
1. 요약 작성
2. 빠른 실행 도구 모음
3. 엑셀 함수
부록 마무리 검토
초안 검토
뼈대 검토
자료 작성을의뢰
의뢰자
마무리 작성
초안 작성
뼈대 작성
형식 결정
작성자
자료의 목적과
Ⅳ장
부 록
전자 문서
마무리 검토
마무리 작성
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2
3
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1
실제 책 요약 작성하기
본서의 내용을 이용하여 1장의 요약 보고서 작성하기
이 책에서 소개한 내용을 활용하여, 뼈대로 초안을 만들고 최종적으로 수정까지 마무 리하는 흐름을 설명합니다. 여기서는 본서 1장에서 다룬 자료의 뼈대를 만드는 단계에 대해서 개요를 설명하는 자 료를 만들려고 합니다. 설명을 단순화하기 위한 자료 형식은 PREP의 P(포인트)를 나타 내는 파워포인트 1페이지로 작성합니다. 그 전에 다음 사항이 미리 결정되어 있습니다.
「WHO」 : 자료 작성의 초급자 「WHAT」 : 본서 1장에서 제시한 자료의 뼈대를 만드는 순서 개요 「WHY」 : 뼈대 작성의 개요 순서를 대충 파악
여기서는 워크시트를 만들어 자료의 뼈대 작성에 착수합니다.
Step 1 : 워크시트를 사용하여 요소 구분하기
1장은 뼈대를 만드는 방법을 설명하는 장이므로 뼈대를 만드는 절차가 쉬워 보이도록 하는 것이 요구됩니다. 설명을 알기 쉽게 하려면 도해를 이용하는 것이 바람직하지만 처음에 전체적인 모양을 잡아 놓아야만 누락 없이 정보를 정리할 수 있습니다. 이 경우 에서는 우선 자료 전체를 작성하는 흐름을 파악해 두어야 합니다.
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1. 요약 작성
2. 빠른 실행 도구 모음
3. 엑셀 함수
따라서, 먼저 워크시트에 정리합니다.
워크시트는 엑셀로 작성합니다. 설명할 내용을 표 형식으로 정리하면 누구나 이 정보를 이해할 수 있는 심플한 구조로 나타낼 수 있기 때문입니다.
1장을 읽으면 자료를 만드는 흐름에는 자료 작성을 의뢰하는 사람과 그 의뢰를 받고 자 료를 작성하는 사람이 있다고 기술되어 있습니다. 즉 각각의 자료 작성 작업은 그 실행 을 의뢰하는 쪽과 작성하는 쪽의 어느 한쪽이 담당한다고 크게 나눌 수 있습니다. 또한 각 작업에는 선후 관계가 있습니다. 뭔가를 실행하지 않으면 다른 작업을 시작할 수 없다는 관련성입니다. 이들을 워크시트 형식으로 정리하면 [부록-1-A]처럼 작성할 수 있습니다.
[부록 -1-A] 1장 요약 보고서의 워크시트 전제 일정
작업명 1
자료 작성 의뢰
2
W H O, W H A T, WHY를 명확히 한다
3
상대의 기대와 이해도
4
상대가 납득하는 정보 의 표시 방식을 추정
5
포맷 결정
6
담당
일정 개요
의뢰하는 쪽
·자료 작성을 하는 쪽에 의뢰합니다. ·자료 작성의 전제 사항을 작성하는 쪽에 전합니다.
작성하는 쪽
상대방의 이해와 이해를 이끌어 내고, 다음의 해동을 찾으러는 WHO(상대), WHAT(목적), WHY(이유)를 명확히 합니다.
작성하는 쪽
상대방을 분석하여 기대와 이해를 의식하고 상대방에 대한 가장 효과적인 전달 방법을 생각합니다.
1 3
작성하는 쪽
상대방이 이해했으면 하는 것을 가장 설명하기 쉬운 자료 포맷을 선택합니다. 표준 포맷이 있으면 따르고, 없으면 ① 파워포인트 적용 필요 여부, ② 엑셀 적용 필요 여부 순으로 판단합니다.
4
작성하는 쪽
자료는 ① 뼈대 → ② 드래프트 → ③ 고정의 3단계로 만듭니다.
1
뼈대 작성
2
뼈대 작성
목차 단위로 PREP에서 논점을 열거
3
뼈대 작성
상대의 ‘왜?’에 이유 제시
6-1
작성하는 쪽
모순을 일으키지 않으면서 ‘왜?’에 대한 답을 할 수 있는 주장과 이유를 준비합니다.
4
뼈대 작성
이론은 처음에 주장
6-1
작성하는 쪽
상대방의 생각과 큰 괴리가 있는 경우는 상황 설명 후에 자신의 주장을 전달하여 상대가 놀라는 것을 최소화시킵니다.
5
뼈대 작성
2개의 스타일 ×6가지 발상으로 방안 제시
6-1
작성하는 쪽
상대방이 구체적인 방안을 갖고 있는 경우는 객관성이 뛰어난 전문가, 그렇지 않으면 주체성이 뛰어난 당사자로 방안을 제시합니다. 설명 로직은 6가지 발상 패턴 ※의 형으로 구성합니다. ※누적 확인형/이론보다 증거형/영감 발견형/시행 착오형/1+1=3형/소극적 유도형
6
뼈대 작성
뼈대의 흐름은 종이에 써서 정리
뼈대 작성은 컴퓨터가 아닌 종이에 내용을 쓰는 것부터 시작합니다.
5
작성하는 쪽
자료 콘텐츠를 목차 수준+개요 설명 차원으로 만든 것을 종이에 씁니다.
6-1
작성하는 쪽
PREP(주장 → 이유 → 예 → 다시 주장)이 되도록 차례를 짜고, 상대의 불만(무엇을 말하고 싶은지 모른다.)을 빨리 캐치 해야 합니다.
6-1
작성하는 쪽
7
뼈대 검토
6
의뢰하는 쪽
자료 작성 의뢰인에 뼈대 작성을 보이며 수정 부분을 지적하고 받거나 수정 부분을 확인합니다.
8
초안 작성
7
작성하는 쪽
뼈대에 따라서 자료를 대충 작성한다.
9
초안 검토
8
의뢰하는 쪽
자료 작성 의뢰인에게 초안을 보이며 수정 부분을 지적하고 받는 등 수정 부분을 확인합니다.
10
고정 작성
9
작성하는 쪽
초안을 갱신해서 제삼자에 보이는 품질로 마무리합니다.
11
고정 리뷰
10
의뢰하는 쪽
자료 작성 의뢰인에게 고정판을 보이며 수정 부분을 지적하고 받거나 수정 부분을 확인합니다.
부 록
1
목차 제목을 작성
259
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Step 2 : 워크시트를 바탕으로 뼈대 작성하기
워크시트는 정보를 한눈에 보도록 정리하는 데 적합하지만, 그것을 그대로 사용하고 설명하더라도 정보량이 많아 설명을 듣는 쪽은 어느 부분에서 이해하면 좋을지 혼란스 러워 합니다. 보고서에서는 ‘이것만큼은 알아줬으면 좋겠다’라는 부분을 파악하고, 이 에 대해서 설명하도록 뼈대의 체제를 정리합니다. 앞에서 설명한 ‘WHAT’과 워크시트의 내용을 바탕으로 보고서의 중요 포인트를 정합 니다. 상대의 이해를 가장 잘 끌어내고 싶은 것이 ‘뼈대 작성의 순서’입니다. [부록-1-A] 의 #6-1~6까지를 단적으로 나타내는 메시지 라인을 몇 개 거꾸로 생각합니다. 또한, 자료 작성의 전체적인 모양을 순서도로 표시하고, 그 중에서 뼈대가 어떤 것인지, 어떻게 만드는지를 차례로 설명할 수 있도록 각 요소의 상하 관계를 나타내는 자료의 뼈대를 구성해보겠습니다. 여기서는 【부록-1-B】처럼 만들었습니다.
[부록-1-B] 1장 요약 보고서의 뼈대
보고서 작성 원리
1장 뼈대 작성의 정리 자료 작성은 상대, 목적, 이유를 정의하고 포맷 선택, 3단계 검토를 거쳐서 최적의 전달 방법을 실현한다. 제 1단계로 콘텐츠의 목차 구성을 종이에 쓰기 시작했고, 특히 논점은 PREP*1로 정리한다.
수준으로 열거하기 뼈대 작성 절차를 개요
자료 작성의 전체 흐름 표시하기
뼈대가 어떤 것인지 간단하게 표시하기
*1. PREP는 Point(주장), Reason(이유), Example(사례), Point(마무리)의 흐름을 드러낸 말 Copyright 2014 Canter Management All Right Reserved
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1. 요약 작성
2. 빠른 실행 도구 모음
3. 엑셀 함수
Step 3 : 뼈대의 내용을 구체화하고 초안 작성하기
뼈대에 적은 각 요소를 구체화합니다. 설명하고 싶은 것은 워크시트에 글로 적었으므로 그것을 쉽게 도해하는 것을 이 단계에서 생각합니다.
예를 들어, 자료 작성의 전체 흐름을 도해로 나타내면, 자료 작성 요청에서 수정, 완성까 지에 대해 각 일정의 전후 관계를 알 수 있어 전체를 파악할 수 있습니다. 무리하게 그림으로 정리하기보다는 글로 나타내는 것이 알기 쉬운 것도 있습니다. 뼈대 작성 절차를 개요 수준으로 나열하기를 위한 설명에서는 각각의 절차 설명에 일일 이 도해를 이용하면 이 페이지 자체가 세세한 도형의 오합지졸이 될 것입니다. 이런 사태를 막기 위해서는 단적인 문장을 종합하여 [부록 1-C]와 같이 그림과 문장의 균형 잡힌 페이지를 구성합니다.
[부록-1-C] 1장 요약 보고서의 초안 보고서 작성 원리
1장 뼈대 작성의 정리 자료 작성은 상대, 목적, 이유를 정의하고 포맷 선택, 3단계 검토를 거쳐서 최적의 전달 방법을 실현한다. 제 1단계로 콘텐츠의 목차 구성을 종이에 쓰기 시작했고, 특히 논점은 PREP*1로 정리한다. 3단계 검토
・ 뼈대는 자료의 콘텐츠를 목차 수준+
(뼈대・초안・마무리)
목차 단위로 PREP로 논점 열거하기 PREP(주장 → 이유 → 사례 → 다시 주장)*1이 마무리검토
・ 고정은 초안을 수정하여 제3자에게 보이는
초안검토
・ 초안은 뼈대에 따라서 자료를 대충 작성한 것
자료 작성 의뢰
의뢰자
뼈대검토
<요 설명 차원에서 작성한 것
되도록 목차를 짜고 상대의 불만(무엇을 말하고 싶은지 모른다.)을 빠르게 제거한다.
품질로 마무리한 것
상대의 '왜?'에 해야 하는 이유를 표시한다. 모순을 일으키지 않고 '왜?'의 추구에 견딜
이론은 처음에 주장하지 않는다. 상대의 생각과 큰 괴리가 있는 경우는 상황
제안 상세
설명을 한 후에 자신의 주장을 전달하도록
…
해서 상대가 놀라는 것을 최소화한다.
목표
제안 개요
제목
…
이유를 준비한다.
상대방의 기대와 이해도 작성
표지
마무리 작성
타당성 있는 WHY를 정의
초안 작성
자료의 WHAT을 정의
작성자
형식결정
상대가 납득할 정보의 방식을 추정
뼈대 작성
자료를 보여 줄 WHO를 정의
2가지 스타일×6개의 발상으로 방안을 제시 ・영업 지원 시스템 작성 작업을 대분류하고 전체적인 모양을 그림으로 제시
(2집)상세 일정
이유
・작업 항목 대분류의 1번째에 대해서 작업 내용, 작성물을 표 형식으로 열거
(2번째)배경 ・X사의 문제점을 나타낸다.
'객관성이 우수한 전문가', 그렇지 않은 경우에는 '주체성이 뛰어난 당사자'로 방안을 제목마다 내용쓰기
ＰＲＥＰ １*
주장
종이에 쓰기
・전표 기능과 기간 시스템을 분리시키고 효율화를 그린다. ・기존 영업 지원 시스템에 전표 기능을 갖추고 분석 정밀도와 업무 신속성을 높인다. ・그 실행을 당사가 지탱한다.
부 록
상대가 구체적인 방안을 갖고 있는 경우는
(1번째)작업 전체적인 모습
(1번째) 제안 요지
제시한다. 설명 로직은 6가지 발상 ※의 틀부터 구성한다. ※ 누적 확인형/이론보다 증거형/영감 발견형/시행착오형/1+1=3형/소극적 유도형 뼈대 흐름은 종이에 써서 정리한다
(3번째)요점 설명 일정
…
…
…
・작업 항목 대분류의 1번째에 대해서...
뼈대 작성은 컴퓨터가 아닌 종이에 내용을 쓰는 것부터 시작한다.
*1. PREP는 Point(주장), Reason(이유), Example(사례), Point(마무리)의 흐름을 드러낸 말 Copyright 2014 Canter Management All Right Reserved
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Step 4 : 초안 보기를 개선하여 마무리 하기
초안에 대해 알기 쉽도록 돕는 문자 장
[부록-１-D] 1장 요약 보고 자료의 마무리
식, 도형 추가, 색상 설정을 하여 최종적
보고서 작성 원리
으로 다음과 같이 완성했습니다.
1장 뼈대 작성의 정리
중요한 부분은 강조색을 사용하고, 의미 적 분류에서 무채색과 기본색을 사용하
자료 작성은 상대, 목적, 이유를 정의하고 포맷 선택, 3단계 검토를 거쳐서 최적 쓰기 시작했고, 특히 논점은 PREP*1로 정리한다.
여 첫눈에 포인트를 알아볼 수 있도록 ・뼈대는 자료의 콘텐츠를 목차 수준+
했으며, 회색조 설정을 하여 인쇄 시 색
<개요 설명 차원에서 작성한 것
의 농담으로 중요 부분을 파악할 수 있
・초안은 뼈대에 따라서 자료를 대충 작성한 것
자료 작성
습니다.
・마무리는 초안을 수정하여 제 3자에게 보이는
의뢰
의뢰자
품질로 마무리한 것 자료를 보여줄 WHO를 정의 자료의 WHAT을 정의
형식 결정
상대가 납득할 정보의 방식을 추정
작성자 타당성 있는 WHY를 정의
표지
…
상대방의 기대와 이해도
제안 개요
…
제안 상세
(1번째) 제안 요지
(1번째) 작업 전
주장
ＰＲＥＰ １*
종이에 쓰기
이유
・ 전표 기능과 기간 시스템을 분리시키고 효율화를 그린다.
・ 영업 지원 시 모양을 그림으
・그 실행을 당사가 지탱한다.
・작업 항목 대분 표 형식으로 열
・기존 영업 지원 시스템에 전표 기능을 갖추고 분석 정밀도와 업무 신속성을 높인다.
(2번째) 상세
(2번째) 배경
・X사의 문제점을 나타낸다.
(3번째) 요점
・작업 항목 대
…
…
*1. PREP는 Point(주장), Reason(이유), Example(사례), Point(마무리)의 흐름을 드러낸 말 Copyright 2014 Canter Management All Right Reserved
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1. 요약 작성
2. 빠른 실행 도구 모음
3. 엑셀 함수
계 검토를 거쳐서 최적의 전달 방법을 실현한다. 제 1단계로 콘텐츠의 목차 구성을 종이에
3단계 검토 (뼈대・초안・마무리)
츠를 목차 수준+
정하여 제 3자에게 보이는
마무리 검토
초안 검토
뼈대 검토
작성한 것
서 자료를 대충 작성한 것
목차 단위로 PREP로 논점 열거하기 PREP(주장 → 이유 → 사례 → 다시 주장)*1이 되도록 목차를 짜고 상대의 불만(무엇을 말하고 싶은지 모른다.)을 빠르게 제거한다.
상대의 ‘왜?’에 해당하는 이유를 표시한다. 모순을 일으키지 않고 ‘왜?’의 질문에 답을 마무리 작성
초안 작성
뼈대 작성
형식 결정
가 납득할 방식을 추정
준비한다.
이론은 처음에 주장하지 않는다. 상대의 생각과 큰 괴리가 있는 경우는 상황
의 기대와 이해도
해서 상대가 놀라는 것을 최소화한다.
2가지 스타일×6개의 발상으로 방안을 제시 (1번째) 작업 전체적인 모습
・ 영업 지원 시스템 작성 작업을 대분류하고 전체적인 모양을 그림으로 제시
분석 (2번째) 상세 일정
・작업 항목 대분류의 1번째에 대해서 작업 내용, 작성물을 표 형식으로 열거
상대가 구체적인 방안을 갖고 있는 경우는 ‘객관성이 우수한 전문가’, 그렇지 않은 경우에는 ‘주체성이 뛰어난 당사자’로 방안을 제시한다. 설명 로직은 6가지 발상 ※의 틀부터 구성한다. ※ 누적 확인형/이론보다 증거형/영감 발견형/시행착오형/1+1=3형/소극적 유도형
부 록
(3번째) 요점 설명 일정
・작업 항목 대분류의 1번째에 대해서...
제목마다 내용 쓰기
율화를
…
목표 제목 작성
제안 상세
설명을 한 후에 자신의 주장을 전달하도록
뼈대 흐름은 종이에 써서 정리한다. 뼈대 작성은 컴퓨터가 아닌 종이에 내용을
…
쓰는 것부터 시작한다.
드러낸 말
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