Sistemas de Información en las Organizaciones
Programa: Inteligencia de Negocios Curso: Sistemas de Información en las Organizaciones Unidad didáctica: Introducción a los sistemas de Información Nombre del Tema: Sistemas de Información En los últimos años, ha habido grandes cambios en el entorno de las empresas y las organizaciones como consecuencia de los avances producidos por las nuevas tecnologías de información y de las comunicaciones. En este nuevo entorno, tan complejo, cambiante y altamente competido, es necesario que las organizaciones apoyen sus funciones con información suficiente, actualizada y oportuna que permita su operación, desempeño y la toma de decisiones de una manera eficaz. La cantidad de la información que fluye como consecuencia de las operaciones de una empresa es cada vez mayor. Así también la necesidad de utilizar dicha información de una manera organizada y oportuna ha traído como consecuencia la aparición de sistemas de información computarizados. No solo las organizaciones utilizan sistemas de información, en nuestra vida diaria, estamos rodeados de éstos, facilitando no solo las operaciones para las empresas, sino también permiten la comunicación de ellas con su entorno del cual formamos parte cada uno de nosotros miembros de una sociedad. Por ejemplo, al utilizar el cajero electrónico estamos usando un sistema de información computarizado que facilita la operación tanto del banco como de nosotros sus clientes. ¿Qué es un Sistema de Información? Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para apoyar las funciones de una empresa. Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que reciben, comunican, analizan/procesan y despliegan información con el propósito de que los seres humano mejoraren su habilidad de percepción, entendimiento y control de su entorno (medio ambiente) y descubran una solución creativa para una determinada situación que así lo requiera. Un sistema de información, toma datos del medio ambiente (entrada, comúnmente llamada input), analiza y procesa estos datos, los almacena (proceso) y finalmente obtiene como producto final la información (salida, comúnmente llamada output), la cual puede ser usada para realizar una acción en ese medio ambiente. Los resultados sirven para comprobar el buen funcionamiento, desempeño u operación de la organización para quien trabaja el sistema (retroalimentación). En la siguiente figura, se aprecia en forma gráfica la relación que existe entre los componentes que interactúan para integrar el sistema de información.
. Sistema de Información Input
Proceso
Output
Retroalimentación Un sistema de información moderno, utiliza la tecnología de información (computadoras con todos sus componentes tales como teclado, Mouse, pantallas, procesadores, lectores, redes) para funcionar de una manera más óptima. Un sistema de información tradicional es aquél que no utiliza tecnología de vanguardia (digital) para realizar sus funciones de entrada, proceso y salida. El sistema de información que utiliza tecnología de información digital es conocido como Sistema de Información Computarizado (CBIS son sus siglas en el idioma inglés). Podemos decir que el Sistema de Cajero Automático en un Banco, es todo un sistema de información: 1. Recibe la entrada por medio del teclado que el cliente utiliza. La entrada son los datos que el cliente introduce para poder realizar el movimiento o retiro de dinero (número de cuenta, clave o número secreto de acceso, cantidad a retirar,..) 2. Esos datos de entrada que el cliente introduce, son enviados a una computadora central de banco para que se realice un proceso: verifica los datos del cliente así como la posibilidad de realizar ese movimiento (dado su saldo, límite crediticio,…), almacena a su vez los datos del movimiento, descuenta el dinero otorgado al cliente de su cuenta. 3. El cliente recibe como salida tanto su dinero como un reporte impreso con los datos del movimiento y su nuevo saldo, apreciando esto también en la pequeña pantalla del cajero. 4. El cliente comprueba que todo está en orden conociendo los datos de su movimiento y la salida obtenida después del proceso realizado. Si percibe cualquier anormalidad en su cuenta, realiza una revisión de las entradas y salidas para hacerlo saber al personal correspondiente del banco. Esto es la retroalimentación.
Componentes de los Sistemas de Información En las definiciones, figura y ejemplos citados previamente, se pueden apreciar os elementos o componentes que forman parte de un sistema de información. A continuación se detalla cada uno de ellos:
Datos (Input). Se puede decir que los datos son la materia prima de todo sistema de información, es el alimento o la fuente para obtener los resultados deseados. Por lo general, son números o textos aislados. Información (Output). La información es el objetivo de cualquier sistema de información, pues constituye el resultado que se obtiene de éstos. Una vez que se procesan los datos, dan como resultado información importante para la persona que la recibe (empleado, cliente, accionista, tomador de decisiones). Proceso. El proceso constituye un conjunto de actividades, funciones, cálculos realizados sobre los datos que entran al sistema para que estos sean transformados en la información. Por lo general, el proceso es una caja negra que se desarrolla de una manera transparente para el que introduce los datos y para el que recibe la información. Retroalimentación. Esta actividad permite corroborar que la información obtenida por el sistema es la correcta o esperada. Se puede realizar de forma manual, si el usuario revisa los datos de entrada con la información de salida o, de forma automática si el propio sistema detecta alguna anormalidad en la información. Otros componentes. Tecnología utilizada Se refiere al hardware y software necesario para que el sistema de información pueda recibir los datos, procesar u operar, escribir las salidas, comunicar datos y salidas a lugares distantes. Este elemento se refiere a la computadora, dispositivos de entrada (Mouse, sensores, lectoras entre otras) y salida (monitor, T.V., impresora), y telecomunicaciones (redes, fax), así como a todos los programas (instrucciones) escritos en lenguaje de computadora que hacen posible el funcionamiento del hardware y la realización de las funciones mencionadas. Cabe aclarar, que pueden existir sistemas de información que utilicen tecnología tradicional para realizar sus funciones, o bien, sistemas de información que utilicen una mezcla de tecnología digital con tecnología tradicional. Se considera tecnología tradicional el lápiz, la máquina de escribir, el teléfono, el fax entre otras. Políticas y procedimientos. Son las guías o reglas de operación. Incluye las políticas para que el negocio o sistema funcione.
Recurso humano. Aunque se menciona como último componente, es el elemento más importante al hablar de sistemas de información. Este componente es indispensable pues es el ser humano el que hace posible el funcionamiento del sistema de información, dadas las siguientes razones: son las personas que hacen posible la existencia de los otros componentes de un sistema, operan el sistema y utilizan los resultados que se obtienen del mismo. Actividades básicas de los sistemas de información Los sistemas de información pueden realizar muchas funciones, sin embargo, existen 4 funciones básicas y generales que todos los sistemas de información deben realizar: Recepción de datos. Es el proceso mediante el cual el sistema de información recibe los datos para procesarlos y convertirlos en información. Este proceso involucra la captura, chequeo y validación de los datos. Se puede realizar de varias maneras:
Forma manual, si es realizada por el humano, es decir, el usuario introduce los datos a través del teclado, mouse u otra tecnología de entrada. Forma automática si el sistema toma los datos directamente de otro sistema. Forma automática si el sistema toma los datos directamente del medio ambiente a través de tecnología de entrada especial (sensor) Forma combinada, si el humano llena los datos en un formulario hecho en papel para luego ser leído automáticamente por otra tecnología de entrada como lectora especial.
Almacenamiento de información. Esta actividad permite archivar los datos que fueron recibidos por el sistema, así como la información que fue generada como resultado del proceso de los datos, con la finalidad de que tanto datos como información sea utilizada posteriormente. La actividad de archivar en dispositivos computacionales los datos y la información es comúnmente conocida como “guardar” o “salvar”. La información se almacena generalmente en forma de archivos en el disco duro u otro dispositivo de almacenamiento secundario. Procesamiento de información. Esta actividad permite al sistema de información realizar algunas operaciones expresadas en una serie de instrucciones dadas en un programa de software, haciendo posible al sistema transformar los datos de entrada en información importante para que ésta sea utilizada para diferentes fines. A continuación se listan algunas de las operaciones que pueden formar parte del procesamiento de información:
Ordenar, es la operación de tomar los datos y acomodarlos dado uno o más criterios de acuerdo a las necesidades de los que usarán los resultados. Clasificar involucra el dividir los datos de acuerdo a una o más categorías establecidas dados los intereses y aplicación de los mismos.
Calcular, es la realización de operaciones matemáticas usando los datos y la información generada para obtener otros datos útiles o con algún significado para las personas que los usarán más adelante. Analizar, involucra el hecho de realizar comparaciones y estudios con los mismos datos para llegar a conclusiones interesantes para los que operan o deciden acciones a seguir dentro de las organizaciones. Resumir, es el hecho de sumarizar los datos/información que se encuentran en un sistema de información. Filtrar, es el encontrar y seleccionar información y datos que representan un indicador importante para las personas que operan o toman decisiones dentro de una organización.
Producción de Salidas de información. Esta actividad del sistema de información permite que el usuario pueda recibir la información procesada. Los dispositivos más comúnmente usados para esta actividad son la impresora y la pantalla. Es importante mencionar, que la información que se obtiene de un sistema como salida, puede ser también la entrada a otro sistema de información. Esto implica la interacción de dos actividades de dos sistemas. Retroalimentación. Esta actividad permite corroborar que la información obtenida por el sistema es la correcta o esperada. Se puede realizar de forma manual, si el usuario comprueba los datos de entrada con la información de salida o, de forma automática si el propio sistema detecta alguna anormalidad en la información. Control. Esta actividad se refiere al monitoreo y evaluación de las actividades de retroalimentación, con el objeto de determinar si el sistema está cumpliendo con el objetivo. Es decir, el control permite asegurar que el sistema realmente brinde el apoyo a la organización tal como fue planeado a la hora de crearse.
Entidades Externas que interactúan con los Sistemas de Información Existen algunos elementos externos que se encuentran en el entorno de los sistemas y que pueden ser componentes claves para los mismos. A continuación se citan los siguientes:
Clientes, citando aquí a todas aquéllas personas, instituciones, organismos que demandan los productos y/o servicios de la organización dueño del sistema. Entidades reglamentadoras, son aquellas entidades que reglamentan las operaciones de las organizaciones tales como el gobierno o cualquier organismo de éste, asociaciones de empresas que se unen para definir lineamientos que beneficien a todas. Proveedores, son aquellas organizaciones o empresas que prestan algún servicio o venden algún producto a la empresa donde opera el sistema. Competidores, son otras organizaciones que realizan las mismas actividades, productos y servicios dentro de la industria.
Accionistas, son las personas que de algún modo han invertido en la organización.
Cada uno de estos elementos son importantes debido a que son fuentes de entrada de datos al sistema de información. Además, en muchas ocasiones son también receptores de la información generada como resultado del proceso del sistema.
Proveedores
Clientes
. Sistema de Información Input
Proceso
Output
Retroalimentación Agencias Reguladores
Accionistas
Competidores
Aplicaciones de los sistemas de información Los sistemas de información aplican para cualquier tipo de organización: lucrativa o no lucrativa; pequeña, mediana o grande; pública o privada. Dentro de una organización se pueden encontrar una gran variedad de sistemas, mismos que se pueden categorizar de acuerdo a sus principales funciones o metas perseguidas. Los sistemas de información básicamente pueden tener dos aplicaciones básicas dependiendo de su función y enfoque: Automatización de procesos productivos y de operación Los sistemas que entran en esta categoría o enfoque permiten que los procesos productivos y operacionales de una organización sean más eficientes, ya que apoyan al ser humano en funciones rutinarias y tediosas. Como ejemplo de un sistema de información de esta categoría se puede citar nuevamente el sistema de cajero automático de un banco. Este sistema apoya al banco en funciones tales como recibir solicitudes para retirar dinero de una cuenta de cheques o de una tarjeta, verificar si el solicitante es acreedor de ese dinero que desea retirar, actualizar el saldo del cliente que solicita ese dinero, imprimir un reporte, entregar al cliente el dinero y el reporte.
Como se observa, las funciones descritas son rutinarias, repetitivas y operativas, propias para ser programadas y automatizadas por un sistema de información. Sistemas que apoyan la toma de decisiones Los sistemas que tienen este enfoque, permiten que los procesos de toma de decisiones realizados en cualquier organización sean más efectivos, ya que el enfoque de estos sistemas es proporcionar información, conocimiento, análisis, justificación, enseñanza, experiencia, dada una situación crítica, con el fin de que el tomador de decisión tenga suficientes bases para escoger el más conveniente curso de acción a seguir. Como ejemplo se puede citar un sistema de información que tenga como resultado los pronósticos de ventas de cada uno de los productos que fabrica. Este sistema apoyará a los administradores del departamento de producción a decidir la cantidad de producción de cada uno de los productos que se manejan en la organización. El sistema realiza la función de calcular el pronóstico, pudiendo para ello utilizar diferentes métodos de pronosticar y diferentes valores para las variables involucradas, con el fin de poder realizar un análisis múltiple que considere cambios en el mercado. Esto hará posible que el encargado de tomar la decisión se forme un mejor juicio y fundamente fuertemente la decisión final. Ejemplos de Sistemas de Información Se pueden citar muchos ejemplos además de los ya vistos: sistema de información de cajero automático, sistema de pronósticos de ventas. Uno de los sistemas más conocidos y de los que primeramente se aplican en las organizaciones es el sistema de inventarios. Suponiendo que queremos analizar el sistema de inventarios de materiales de una organización que se dedica a la fabricación de bicicletas. Entre sus materiales se tienen los siguientes: plástico, aluminio, fierro, tornillos, pintura, caucho. Las compras de dichos materiales son variadas y provienen de muchos diferentes proveedores, ubicados en diferentes ciudades. Pero el que se dedica a realizar las compras es precisamente el departamento de compras de la empresa, éste es el que hace la conexión con los proveedores y realiza la negociación. El material que está guardado en el almacén, es usado por el departamento de producción cuando éste realiza sus corridas correspondientes, por tanto, hay un encargado en este departamento que realiza la requisición del material al almacén. Como se puede deducir, el sistema de inventarios interactúa con entidades externas a la organización como los son los proveedores. Pero también interactúa con entidades externas al almacén pero que están dentro de la misma organización tales como otros departamentos: producción, compras y seguramente contabilidad. El sistema de inventario entonces funciona como se señala a continuación:
Entrada de materia prima (compra) Salida de materia prima (uso)
Registro de movimiento (entrada/salida) Almacenamiento de movimiento Clasificación de movimiento Cálculo de nuevo nivel de inventario Evaluación del nivel de inventario
Listado de inventario
Listado de estatus
Retroalimentación: quejas, falta de inventario
Sus entradas son todos los datos de los materiales comprados (claves, descripción, proveedor, cantidad comprada, fecha…) así como todos los datos de las requisiciones de materia prima (claves, cantidad a ser usada, fecha, corrida de producción,…). Estas entradas o fuentes de datos tienen su origen en otro sistema de información, es decir, las entradas del sistema de inventario fueron salidas del sistema de compras y del sistema de producción. Sus salidas son listados del mismo inventario y avisos de necesidad de compra de inventarios.