Sistemas de Información en las Organizaciones
Programa: Inteligencia de Negocios Curso: Sistemas de Información en las Organizaciones Unidad didáctica: Introducción a los sistemas de Información Nombre del Tema: Tendencias de los Sistemas de Información Evolución del área de informática y los sistemas de Información Como consecuencia de los cambios continuos y turbulentos del ambiente en los negocios, los Sistemas de Información tienen que ir evolucionando para cumplir con nuevas necesidades. La evolución de los sistemas de información viene como consecuencia de una necesidad provocada por los cambios continuos en el entorno de los negocios, así como la evolución de las áreas de informática dentro de las mismas empresas. En la década de los 60´s Richard Nolan, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que ayudó a las empresas a planear los recursos y actividades de informática. Esta misma teoría nos da una pauta para entender la aparición de nuevas características en los sistemas de información. Según Nolan, la función de informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento. A continuación se presentan un resumen de la teoría de Nolan. Teoría de Crecimiento en Informática de Richard Nolan Richard Nolan habla de 5 etapas por las que pasa una empresa y va creciendo en aplicaciones, tecnología y sistemas de información: Etapa de Inicio Esta etapa representa para una empresa sus inicios en la aplicación de la informática. Ocurren los siguientes eventos significativos:
Adquisición de la primera computadora para la empresa Justificación de ese gasto vía ahorro de mano de obra y papelería Deseo de implantar sistemas para áreas de contabilidad Inicio del área de sistemas como parte del área de contabilidad/finanzas Formación del equipo de sistemas por personal con habilidades altamente técnicas Desconocimiento de negocios y falta de habilidades administrativas del equipo de sistemas Resistencia al cambio por parte del personal que labora en la empresa Terminación de la etapa cuando se implanta con éxito el primer sistema de información.
Etapa de Contagio Esta etapa recibe este nombre precisamente por el desencadenamiento de un gran deseo de la mayoría de los departamentos o áreas del negocio de aplicar sistemas a gran escala. Ocurren los siguientes eventos significativos:
Implantación de los otros sistemas de información en otras áreas diferentes a contabilidad y finanzas, debido a que los demás departamentos ven los beneficios Proliferación de los sistemas de información a ser aplicados Generación de un gran desorden y descontrol en el área Existencia de aplicaciones o sistemas sin integración, sin calidad ni estándares Aumento significativo en el gasto Contratación de personal especialista para la realización de los sistemas Formación de un área de sistemas o departamento a nivel jefatura
Etapa de Control Esta etapa surge como consecuencia de los sucesos ocurridos en la etapa de contagio que revelan un excesivo desorden y gasto en la función de sistemas. Ocurren los siguientes eventos significativos:
Elaboración y aplicación de medidas de control de recursos Establecimiento de presupuestos a los departamento de la empresa para la realización de sistemas Definición de cargos para cada sistema encargado por un departamento Crecimiento en aplicaciones Aparición del área de sistemas como gerencia Definición y aplicación de estándares en la creación de sistemas Planeación de los sistemas a desarrollar Definición de prioridades y orden de los sistemas Capacitación al personal de sistemas en aspectos tanto técnicos como administrativos
Etapa de Integración Esta etapa constituye un importante avance al crecimiento más acelerado del área de sistemas.
Surgimiento del concepto de integración de sistemas Centralización de los sistemas Reducción significativa del costo de hardware y software Aparición de importantes tecnologías que aceleran el avance: base de datos, lenguajes de 4ta. generación como las hojas electrónicas Descentralización del departamento de sistemas Mayor participación de todos los departamentos de la empresa en cuestión de sistemas, teniendo un rol más activo Aparición de la Computación de usuario final, es decir, comienza la creación de soluciones por parte de los propios administradores de una empresa
Etapa de Administración de datos Esta etapa se caracteriza por cambios en el rol de las personas que reciben los resultados provenientes de los sistemas de información. Ocurren los siguientes eventos:
Visualización de la información (resultado de los sistemas) como un recurso de gran importancia. Responsabilidad de los sistemas pertenece a los que reciben y usan la información Fuerte enfoque a la administración de la información Amplio acceso a la información por los diferentes miembros de la empresa Alta participación de los miembros de la empresa en las funciones de sistemas
Etapa de Madurez En esta etapa se puede decir que una empresa tiene una avanzada cultura en informática y sistemas, por tal motivo, se caracteriza por el amplio aprovechamiento de los sistemas y la tecnología para sus fines operacionales y de estrategia.
Aparición del departamento de sistemas como una dirección (nivel alto) Implantación de controles más rígidos y estrictos Utilización a gran escala de redes de comunicación Creación de aplicaciones y sistemas de información avanzados, es decir, aquéllos que apoyan a la toma de decisiones Planeación de los recursos computacionales Uso de la tecnología y los sistemas de información para fines estratégicos Alta difusión de los sistemas y tecnología en la empresa. Evaluación del área de sistemas como un centro de servicio para la empresa y posiblemente para otras empresas.
Teoría de Crecimiento en Informática de Richard Nolan Otro autor que ha investigado al respecto es Peter Keen, mostrando su teoría de evolución de informática en cuatro etapas, mismas que se describen a continuación. Era del proceso de datos Esta era ocurre en las empresas alrededor de los años 60´s. Se puede decir que en esta era ocurren los siguientes eventos:
Uso limitado de los sistemas de información dado que aparecen solo en las grandes empresas Existencia de pocos proveedores de hardware Dependencia de los sistemas de información para con el equipo de cómputo Personal de sistemas muy técnico Sistemas exitosos desde el punto de vista técnico Sistemas como un fracaso desde el punto de vista organizacional Existencia de un descontrol al desear realizar muchas aplicaciones para justificar el costo Resistencia al cambio por parte del personal
En esta era, los sistemas de información son considerados un recurso para hacer más
eficientes las operaciones mismas de la empresa. Era de los Sistemas administrativos Esta era se caracteriza por la aparición de sistemas que tienen la función de producir muchos reportes con gran cantidad de información para que ésta sea revisada y utilizada por los miembros de la empresa.
Creación de sistemas de información que reportan una gran cantidad de información Inflexibilidad en la tecnología (gran tamaño e incompatible con otra tecnología) Aparición de las microcomputadoras Resistencia al cambio para con la microelectrónica
En esta era, los sistemas de información son considerados un recurso importante en la producción y despliegue de reportes cargados con una gran cantidad de información (reporteadores).
Era de la innovación y la toma de decisiones. La era de innovación y toma de decisiones toma como punto de partida la fantástica aparición de la microcomputadora, misma que desencadena un enorme crecimiento en la informática observándose en el uso innovador de la misma y el apoyo real hacia los administradores que toman decisiones.
Resurgimiento exitoso de las computadoras personales Aparición de las aplicaciones de oficina Creación de sistemas de información con enfoques no solo operacionales y de información, sino sistemas diferentes e innovadores que logran crear y mantener la ventaja competitiva de las empresas y apoyar fuertemente al área administrativa en sus funciones. Evolución e importancia de la tecnología de comunicación
En esta era, los sistemas de información son vistos como un recurso fácil de usar por otros miembros de la organización en funciones realmente de apoyo a las decisiones y a la innovación. Era de integración y reestructuración Esta era es una continuación de la innovación iniciada de la era previa. Surgen eventos que permiten un crecimiento y consolidación de la informática y los sistemas en todas las áreas del negocio. En esta era, el departamento de informática recibe una atención e importancia que le permiten ser parte de la misma estrategia de la empresa.
Creación de sistemas innovadores para continuar con la línea de la era anterior (sistemas que integran la empresa en sí misma y la empresa con otras empresas, sistemas que permiten descubrir conocimiento, sistemas que permiten satisfacer a los clientes entre otros) Descentralización de los sistemas de información Surgimiento de los sistemas de información abiertos (funcionan en la mayoría de los sistemas operativos y en cualquier tipo de computadora)
Participación activa del líder de la función de informática en las decisiones del negocio Participación del área administrativa en las decisiones de tecnologías y sistemas de información
En esta era, los sistemas de información son vistos como un recurso estratégico más que operacional del negocio, recibiendo la atención de los altos directivos de las empresas. Los sistemas de información permiten realmente realizar cambios sustanciales en los negocios, son fuentes de diferenciación y rediseño de procesos. Efectos de los Sistemas de Información Los efectos de los sistemas de información se pueden ver tanto en las personas, en las organizaciones y en los países. Se pueden citar algunos ejemplos de efectos en las personas: el incremento en la productividad personal y en el propio desempeño laboral, una mayor disponibilidad a infinidad de información y conocimiento variado, satisfacción en el trabajo, actualización de habilidades y conocimiento, la cooperación entre especialistas y miembros de una organización. Sin embargo, no se puede ocultar la posibilidad de que el uso y la aplicación de los sistemas de información en las empresas traigan consecuencias no tan deseables en las personas tales como la falta de personalización, la individualización, el stress y ansiedad en el desempeño al trabajar en un ambiente diferente al acostumbrado, el sentimiento de reemplazo. Algunos efectos en las organizaciones pueden ser la reestructuración organizacional, la formación y facilitación del trabajo en equipo, la reestructuración de procesos de negocios, el apoyo y desempeño en la toma de decisiones. Cabe aclarar, que existen muchos otros efectos y consecuencias de los sistemas de información y la tecnología que se citan y se explican en el documento Forma_arenas.doc.
Futuro de los Sistemas de Información A continuación se listan las tendencias de los sistemas de información, es decir, las características que están apareciendo cada vez en mayor proporción en este nuevo milenio.
Sistemas de información de la empresa tienden a trabajar coordinados para ser parte de un sistema integral.
Sistemas de información interempresariales, que hagan posible la comunicación automática y natural entre empresas que se complementan, tales como proveedores, fabricantes, detallistas, centros de distribución.
Sistemas de información utilizados a través de Internet, con el objeto de permitir la globalización y la internacionalización de las empresas.
Sistemas de información para apoyar a negocios en el WWW, es decir, sistemas que permitan la operación y personalización que demandan los negocios electrónicos.
Acceso a los sistemas de información desde cualquier dispositivo móvil, para permitir
la realización de las operaciones desde zonas distantes al edificio físico del negocio.
Cambio de enfoque en la aplicación de sistemas de información, pasando de un enfoque operacional (enfoque tradicional de las primeras eras de crecimiento), hacia un enfoque de toma de decisiones (enfoque de las últimas eras del crecimiento), para planear, pensar y repensar un enfoque hacia la creación de estrategia, diferenciación, ventaja competitiva, creación de un futuro para la empresa.
En la siguiente tabla, se relacionan las etapas o eras de crecimiento descritas por las dos teorías (primer renglón aparecen las de Richard Nolan y segundo renglón aparecen las de Meter Keen). Así mismo, se resumen en el tercer renglón los diferentes enfoques que persigue la aplicación de sistemas de información a través de las diferentes eras de crecimiento. Haciendo notar, que el último enfoque hacia la creación de futuro, es todavía una tendencia en la mayoría de las empresas.
Inicio
Contagio
Control
Proceso de Datos
Habilidad para manejar gran cantidad de datos. Reducción de costos.
Enfoque Tradicional: Eficiencia operacional del negocio
Admón datos
Integración
MIS
Innovación T.de D.
Proveer información para T. de D.
Enfoque Toma de Decisiones
Madurez
Integración Reestructuración
Apoyo a la T.D. Globalizar Ventaja Competitiva
Enfoque a Creación de Futuro
Cabe hacer notar, que la empresas requieren del crecimiento (a través de las etapas) para poder lograr los enfoques citados. Es decir, una empresa que inicia en informática con sistemas de proceso de datos operacionales (primeras etapas de Nolan y Keen), tiene un enfoque tradicional en materia de informática, pero esa empresa irá evolucionando hasta llegar a su etapa de madurez/integración y reestructuración, es entonces cuando logrará centrarse en el enfoque de los sistemas hacia la creación de futuro.