Sistemas de Información en las Organizaciones
Programa: Inteligencia de Negocios Curso: Sistemas de Información en las Organizaciones Unidad didáctica: La Función de Toma de Decisiones y el Apoyo Tecnológico Nombre de los Temas: 1. Necesidad de Soporte Tecnológico para la Toma de Decisiones 2. Beneficios del uso de tecnología para apoyar la función de toma de decisiones 1. Necesidad de Soporte Tecnológico para la Toma de Decisiones En unidades anteriores se ha hablado de las funciones que realizan los administradores para obtener las metas después de realizar el proceso administrativo. También se expusieron los diferentes roles que desempeña un administrador para llevar a cabo las cada una de las funciones del proceso administrativo. El rol de toma de decisiones se vuelve cada día más complejo debido a ciertos factores que rodean las situaciones a las que enfrentan los administradores. Factores Externos que afectan la Función de Toma de Decisiones A continuación se listan algunos factores que rodean a las situaciones de toma de decisiones: A. La naturaleza de la competencia que se vive en la mayoría de las industrias hacen cada vez más retadoras las acciones a llevar a cabo para ser exitosos y lograr la supervivencia. B. El medio ambiente de negocios, como se dijo en el inciso anterior, muestra una situación de alta competencia y rivalidad, ocasionando un alto riesgo en la selección de una acción. C. La estrategia de globalización que impera en el mundo de los negocios, crea nuevas necesidades como las que se mencionan a continuación: Tener una flexibilidad para atacar nuevos mercados Producir productos y servicios con altos niveles de calidad Generar alianzas con diferentes compañías para poder rebasar las propias fronteras Tener como práctica la innovación y la mejora perpetua tanto en productos como en procesos. D. La influencia de factores externas a los propios negocios tales como la economía nacional e internacional, los sindicatos, aspectos ecológicos, aspectos legales y políticos, comportamientos de la comunidad en general. E. El costo de un error en una decisión es más drástico debido al medio ambiente de negocios tan agresivo que se vive. F. La lucha continua de las organizaciones por lograr una productividad tal que permita una salud económica para la misma. La productividad, en pocas palabras, es la relación entre las salidas (metas) y entradas (recursos), por tanto, es un indicador del éxito de una empresa. G. La necesidad imperante de lograr no solo una productividad a nivel micro en cada
empresa, sino una productividad nacional para poder lograr un desarrollo del país con lo cual se genere un mejor nivel de vida para sus habitantes.
G. Las nuevas expectativas del cliente que día con día se vuelve más exigente. Esto ha traído como consecuencia necesidades de ajustes en las prácticas y estrategias para tratar con él, en los productos o servicios que se producen o se venden, en la forma en que se realiza la relación con las otras organizaciones que suministran los recursos. H. Las nuevas prácticas de subcontratación que rigen a las empresas, generan una gran necesidad de coordinación y comunicación entre ellas. I.
La globalización y la apertura de mercados, acompañado del incremento en la población mundial y nacional, han traído como consecuencia la creación de una gran cantidad de alternativas en muchas situaciones, haciendo cada vez más complejo el análisis de cada situación.
J. El incremento cada vez mayor de la información a la que están expuestos los administradores de las empresas, haciendo más tediosa, lenta e ineficiente su labor como tomadores de decisiones y al mismo tiempo generando en ellos la necesidad de reconocer y clasificar aquella información relevante para resolver su problemática y llevar a cabo sus funciones. Ocasionando una baja en su propia productividad como individuo. K. La necesidad de los tomadores de decisiones de estar en una actualización de sus propias habilidades, competencias y conocimientos, con el fin de poder hacer frente a las nuevas tendencias en el campo de batalla de los negocios. Factores Internos al Tomador de Decisiones La toma de decisiones efectiva no solo se vuelve compleja por los aspectos que rodean a la empresa y a la situación a resolver. En los siguientes párrafos, se listan una serie de factores que tienen que ver con la propia persona que actúa como tomador de decisiones.
Personalidad. Ninguna persona es exactamente igual que otra. Muchos investigadores del comportamiento humano, han realizado estudios que demuestran la fuerte relación que existe entre la personalidad y la toma de decisiones. El tipo de personalidad influye en muchos aspectos relacionados con la toma de decisiones:
La forma de pensar en cuanto a las metas y sus logros La selección de entre varias alternativas de decisión Los procedimientos para evadir el riesgo La reacción ante los problemas y riesgos El Stress en una determinada situación de trabajo La manera de analizar la información El comportamiento ante situación de presión La forma de establecer comunicación con otras personas
Experiencia. La experiencia de la persona que toma una decisión es definitiva, pues ésta hace que el tomador de decisiones vea de diferentes formas el problema. Este factor de experiencia involucra experiencias en situaciones parecidas a las que enfrenta como tomador de decisiones así como experiencias en otras situaciones de la vida misma que lo hacen actuar con madurez y seguridad afectando el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, el nivel de experiencia puede afectar a los siguientes factores entre otros:
Velocidad con que se toma la decisión. Cantidad de análisis realizado Calidad de la información a analizar Actitud hacia los problemas Actitud hacia el riesgo Motivación Importancia que se le da a cada variable que afecta en la situación
Estilo Administrativo. El estilo administrativo tiene que ver con el estilo cognitivo de la persona. El estilo cognitivo está relacionado con la forma en que una persona percibe, organiza, interpreta y ajusta los datos y la información que utiliza en el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, existen personas que aprecian más fácilmente una problemática viendo ésta a través de datos numéricos, mientras que existen otros que les parece más fácil el descubrir situaciones problema a través de tablas y/o gráficas. Por otra parte, algunos tomadores de decisiones utilizan la prueba de acciones más que el análisis. Factores Relacionados con la Decisión Misma Existen algunos factores o características de las decisiones, que hacen la función de toma de decisiones más compleja:
La existencia diferentes tipos de decisiones, como se vio en la unidad anterior (de acuerdo a la estructura y al alcance), en cada una de ellas se requiere una atención a diferentes aspectos de la misma.
La posibilidad de tomar decisiones en grupo de manera colaborativa, cuando la situación así lo requiera. La necesidad de los tomadores de decisión de estar bien informados y preparados para enfrentar la decisión. La existencia de muchas alternativas de decisión. Los resultados de una toma de decisión generalmente se materializan en un futuro. Por ejemplo: Al cambiar el medio de publicidad a usar para nuestro producto, la participación de mercado a lograr se ve después de algunos meses. La existencia de decisiones interrelacionadas. Por ejemplo: el cambiar de proveedor (decisión 1), ocasiona aumentar el precio de nuestro producto a vender (decisión 2) La posibilidad de que una decisión ocasione objetivos antagónicos (en conflicto). Por ejemplo, el decidir un incremento general de sueldo del 10%, ocasiona una motivación para los empleados que la reciben, solo que esto se sale del presupuesto establecido para la nómina de la empresa. Las decisiones involucran riesgo. La existencia de cambios en los aspectos o variables que afectan la situación de toma de decisiones. La recolección de toda la información necesaria para analizar la decisión toma tiempo e involucra un proceso muy costoso.
Necesidad de soporte Tecnológico Se han presentado diferentes factores que complican las situaciones de toma de decisiones dentro de una organización. La toma de decisiones efectiva involucra el cuidado de un factor importante: VELOCIDAD:
La velocidad La velocidad situación. La velocidad La velocidad decisión. La velocidad
con que se identifica la situación de toma de decisiones. con que se analizan todos los factores y variables que afectan la con que se reconocen y seleccionan alternativas posibles. con que se llevan a cabo las acciones necesarias para implementar la con que se tiene retroalimentación de los resultados.
En fin, la toma de decisiones efectiva está en función del tiempo y de la oportunidad. Esto hace necesario e imprescindible, que se utilicen herramientas computacionales para dar un apoyo efectivo a esta labor. Pues con sistemas que utilicen tecnología de información, es posible lograr esa VELOCIDAD.
2. Beneficios del uso de Tecnología para apoyar la función de Toma de Decisiones El impacto de la tecnología de información en las diferentes organizaciones y en la sociedad misma ha traído como consecuencia que los fabricantes de tecnología, se enfoquen en el desarrollo de tecnologías emergentes y en la expansión de las capacidades de la tecnología actual. Por otra parte, en las empresas las aplicaciones de la misma tecnología ha sobrepasado la parte transaccional. Ahora encontramos aplicaciones orientadas al monitoreo de actividades y procesos dentro de la empresa así como aplicaciones orientadas al análisis y solución de situaciones complejas. Esto último, es un indicador del uso de apoyos tecnológicos para funciones de toma de decisiones. A continuación se presentan algunos de los beneficios que las empresas logran al tener aplicaciones enfocadas a la toma de decisiones:
Los tomadores de decisiones tienen la posibilidad de disponer de herramientas para realizar cálculos a altas velocidades, requeridos en muchos análisis y monitoreo de situaciones. La comunicación entre todas las partes que están involucradas en la situación a decidir se vuelve más efectiva. Además, las herramientas tecnológicas habilitan a los administradores para justificar y explicar las acciones escogidas. El apoyo técnico en cualquier situación, haciendo que cada tomador de decisiones sobrepase sus propios límites del conocimiento. Teniendo acceso a herramientas computacionales, podrá consultar y recibir apoyo técnico en aquello que no conozca o domine completamente. El poder de decisión de cada uno de los miembros de una organización se ve incrementado, haciendo más retador cada puesto de la organización. La toma de decisiones se vuelve más objetiva. La información está Justo a tiempo (JIT) en el lugar y momento que se requiere. Sus empleados o miembros son personas que tienen acceso a la información, por tanto son personas con conocimiento, por lo cual tienen herramientas (la misma información) para poder autodirigirse en sus funciones y decisiones.
El trabajo de equipo es realmente algo que funciona, no solo es una repartición de funciones. El trabajo de equipo les da una verdadera sinergia que favorece a la organización. La autoridad y el mando dentro de la organización es circular, es decir, la autoridad y el mando es un privilegio de quien tiene conocimiento y no solo del que tiene jerarquía. Puede ser que alguien que es parte de los niveles bajos, tenga autoridad en su propia función, dado que tiene mayor conocimiento e información de la misma. El principal medio de comunicación es electrónico, esto no significa que no haya papel, sencillamente que el medio electrónico cobra gran importancia.
Es importante estar conscientes de estos beneficios. Es entonces donde entra el papel de la tecnología de información en beneficio de las organizaciones. La tecnología de información es un habilitador de cambios que son hoy una necesidad dentro de nuestras empresas. La Era de la Información demanda hoy Organizaciones Modernas (Organizaciones basadas en la Información), esto es posible con la aplicación de tecnología de información de vanguardia que apoye la función del tomador de decisiones.