Sistemas de Información en las Organizaciones
Programa: Inteligencia de Negocios Curso: Sistemas de Información en las Organizaciones Unidad didáctica: Sistemas de Información y la Toma de Decisiones Nombre de los Temas: 1. Portafolio de Herramientas de Toma de Decisiones 2. Sistemas de información desde un enfoque funcional
1. Portafolio de Herramientas de toma de decisiones En una organización se tienen diferentes funciones, especialidades, tareas y niveles administrativos. Cada uno con diferentes intereses y necesidades de información para poder tomar sus decisiones.
En cada uno de los departamentos funcionales que integran la organización (producción/operaciones, mercadotecnia/ventas, finanzas y recursos humanos), se tienen diferentes funciones dados diferentes niveles administrativos:
Planeación Estratégica: es la determinación de objetivos, recursos y políticas organizacionales. Control Administrativo: es el monitoreo del uso eficiente de los recursos y el desempeño de las unidades operacionales. Esto también es conocido como el control táctico.
Control Operacional: Es el llevar a cabo decisiones para realizar cada una de las tareas específicas y llevar a cabo los objetivos establecidos por la alta y media administración. Así como también, el establecimiento de criterios para el cumplimiento de dichas tareas y la asignación de recursos necesarios.
La información permite a los administradores una clara comprensión y entendimiento tanto de la organización misma como del medio ambiente con el cual tienen que interactuar, logrando eficiencia y efectividad en sus funciones. El uso de sistemas de información que cubren las necesidades de información de los administradores traen muchos beneficios como los que se describieron en la unidad anterior:
Velocidad: Cuando se desea generar un gran número de alternativas de solución para una situación que requiere toma de decisiones, se requiere la realización de operaciones y cálculos excesivos y a un bajo costo. Esto se logra de una manera más rápida cuando se usa una herramienta computacional. Productividad: En una situación de toma de decisiones, el responsable necesita hacer un análisis a conciencia de los diferentes factores que afectan los objetivos o metas del negocio, con una herramienta computacional, el tomador de decisiones realmente ocupará más de su tiempo en ese análisis y no en la recopilación de información, haciendo más productivo su tiempo de trabajo. Calidad de las Decisiones: Las herramientas computacionales proporcionan ciertas funcionalidades al tomador de decisiones tales como simulaciones complejas de la realidad, generación de diferentes escenarios y alternativas, consideración de los riesgos y la incertidumbre, evaluación de impactos en el cambio de situaciones. Esto trae como consecuencia, decisiones de calidad. Poder de Decisión para más personas: Los sistemas o herramientas computacionales, permiten la captura y distribución de conocimiento. Con esto, otros administradores menos conocedores de alguna materia, podrán tener acceso a ese conocimiento que les falta y tener entonces más poder para la toma de decisiones. Límites cognitivos de los administradores: Las herramientas computacionales pueden hacer desaparecer los límites del conocimiento de los administradores. Dado que las capacidades actuales de estas herramientas (almacenamiento, proceso distribuido, redes de comunicación) dan la habilidad al ser humano de ir más allá del conocimiento interno.
Herramientas Disponibles No hay un solo sistema que cubra las necesidades de todos los administradores. Cada administrador tiene su área funcional y se encuentra en un nivel organizacional que le pide ciertas responsabilidades y tareas con diferentes tipos de decisiones. Por tal razón, existen diferentes tipos de sistemas de información que apoyan las funciones de los administradores como tomadores de decisiones, cada uno de estos tipos se orientan a producir información enfocada a los diferentes niveles y tipos de decisiones del administrador. En la siguiente figura se muestra una relación de los diferentes niveles organizacionales y los tipos de sistemas de información que apoyan a cada uno.
Pirámide Administrativa
Como se puede apreciar en la figura anterior, los Sistemas de Proceso de Transacciones, comúnmente llamados TPS, están en la parte inferior de la pirámide administrativa, deben de ser los primeros en aparecer dentro de la organización. Estos sistemas, como su nombre lo indica, registran y procesan las transacciones de la empresa. Gracias a estos sistemas se automatizan las tareas correspondientes a la operación de la organización. Los TPS apoyan a todos los departamentos funcionales ya que son los encargados de realizar y apoyar sus operaciones básicas generando datos relevantes que posteriormente serán usados por otros sistemas. La característica de los sistemas de esta categoría, es que suelen lograr ahorros significativos para la empresa pues realizan labores rutinarias y operativas que antes se realizaban utilizando más empleados y más papelería. La tendencia de las organizaciones modernas, es el implantar un paquete o sistema integrador que posee cada una de las tareas de cada área en forma integrada, formando así un módulo de aplicaciones para cada departamento funcional. Cada módulo funcional a su vez, se va integrando con el resto de los módulos de otros departamentos, hasta lograr la integración completa de la empresa. Este paquete integrador es conocido como ERP (Planeación de Recursos para la Empresa), mismo que integra los sistemas transaccionales de las diferentes áreas funcionales.
Una vez que la empresa ha cubierto sus necesidades operacionales con los sistemas de proceso de transacciones, aparecen los sistemas que apoyan a las decisiones administrativas. Los sistemas que apoyan a las decisiones, también mostrados en la figura de la pirámide administrativa, forman todo un portafolio de herramientas disponibles para lograr proveer a la administración de esa información y conocimiento para su rol decisional. A continuación se listan algunas herramientas:
Sistemas de Información Administrativos. Sistemas de Soporte a las Decisiones. Sistemas Expertos y otras herramientas relacionadas con la creación de inteligencia artificial. Sistemas de Información Ejecutivos y Sistemas empresariales, tales como el ERP = planeación de recursos empresariales, CRM = administración de la relación con el cliente, SCM = administración de la cadena de suministro) Sistemas de Soporte a la Decisión en Grupo Herramientas para modelar y explotar la información: minería de datos, análisis en línea, datawarehouse. Sistemas para administración del conocimiento
Los sistemas de Información Administrativos, comúnmente conocidos como MIS, son aquéllos cuyo enfoque principal es el producir reportes resúmenes de información interesante para los empleados y administradores a nivel medio (tal como muestra la figura pirámide administrativa). Los sistemas de soporte a las Decisiones, comúnmente conocidos como DSS, son aquéllos cuyo enfoque es apoyar a los administradores a realizar diferentes análisis con los datos. Los sistemas expertos, comúnmente conocidos como SE, se enfocan a capturar y codificar el conocimiento y el “expertise” de otros administradores o especialistas en una rama muy específica o especializada. Los sistemas de información ejecutivos, comúnmente conocidos como SIE, ayudan a la alta administración a llevar a cabo un monitoreo de los aspectos internos y externos de mayor relevancia para garantizar el éxito de una organización.
Los sistemas de soporte a la decisión en grupo, abreviados con las siglas GDSS, ofrecen un apoyo a las organizaciones para realizar aquellas funciones o labores que deben de realizarse en grupo, donde se requiere una continua coordinación y colaboración entre los involucrados para la decisión o tarea a llevar a cabo.
Sistemas de Información y el Proceso de Toma de Decisiones. Como se vio en la unidad 2 de este curso, el administrador sigue un proceso de toma de decisiones cuando desea tomar una acción para enfrentar una problemática o aprovechar una oportunidad.
Fase de la Toma de Decisiones Inteligencia: para llevar a cabo esta fase, se requiere de acceso a información para poder identificar problemas/oportunidades, usando por lo general fuentes externas y monitoreo interno.
Herramientas/Sistemas que apoyan
Diseño y Selección: para llevar a cabo estas fases, se requiere de acceso a datos, técnicas de modelación de datos y problemas, métodos de solución de datos. Además, en la fase de selección se requieren métodos para evaluar impactos de las soluciones propuestas.
Implantación: en esta fase se requiere la colaboración para retroalimentar, tomar decisiones correctivas, evaluar la decisión tomada con respecto a los resultados obtenidos.
Redes Neuronales para descubrir problemas y oportunidades Sistemas de Información administrativo para el monitoreo interno Sistemas de Información ejecutivos para el monitoreo del medio ambiente ERP para ver a la organización integrada Análisis de datos en línea para descubrir problemas y oportunidades Minería de datos para descubrir patrones de comportamiento GDSS para colaboración KMS (sistemas de conocimiento) para ver otras prácticas. DSS para realizar análisis GDSS para trabajar en colaboración Redes neuronales para descubrir variables y constantes a incluir en modelos Ciencias de la Administración para obtener métodos de solución de problemas SCM para descubrir modelos y variables CRM para descubrir modelos y variables KMS (sistemas de conocimiento) para ver otras prácticas. DSS para realizar análisis KMS GDSS MIS DSS para realizar análisis y evaluación.
2. Sistemas de Información desde un enfoque funcional En el inciso anterior, se presentan las diferentes categorías de sistemas de información que apoyan a todas las áreas funcionales de una organización. Es importante reconocer que para cada decisión, se tienen diferentes necesidades de
información. Estas necesidades de información están en función del área funcional, del nivel organizacional y del nivel de estructura (complejidad de la decisión). Por ejemplo, una decisión de nivel operacional, por lo general es una decisión donde ya hay una determinada estructura a seguir. Por ejemplo, una universidad ofrece en línea 250 diferentes cursos para sus estudiantes a diferentes horarios del día. Tiene algunos sistemas transaccionales como el sistema que le permite inscribir a todos sus alumnos en los cursos que cada uno desea o necesita. Pero la Universidad ha recibido muchas quejas de los horarios al que se ofrecen. Entonces, debe de tomar alguna acción correctiva para mantener a sus estudiantes contentos. Se podría pensar en un sistema que le reporte las estadísticas del horario más demandado, del horario menos demandado, el curso más lleno, el curso menos lleno, el curso con cero alumnos, etc. Este tipo de resultados serían la salida de un sistema MIS (sistema de información administrativa), pero para que dicho sistema cumpla con su objetivo, se debe de fundamentar en los datos recopilados por el sistema de inscripciones. En las tablas siguientes se muestran algunos ejemplos de aplicaciones de sistemas de información de diferentes categorías.
Aplicaciones de los Sistemas de Proceso Transaccional (TPS) Departamento Funcional Finanzas
Producción
Ventas
Recursos Humanos
Ejemplos de Sistemas Sistema de contabilidad general: consolida todas las pólizas contables de la organización. Sistema de cuentas por cobrar: recibe el dinero que cobra la organización. Sistema de control de maquinaria: registra las fallas de la maquinaria usada en el proceso de producción. Sistema de producción: registra lo que ocurre en cada corrida de producción. Sistema de pedidos: registra los pedidos del cliente como consecuencia de una venta. Sistema de créditos: registra las ventas a crédito, y genera la autorización del mismo. Sistema de nómina: calcula el pago a cada uno de los miembros que laboran en la organización. Sistema de Capacitación: registra los cursos de capacitación y entrenamiento de cada miembro en la organización.
Aplicaciones de los Sistemas de Apoyo Administrativo Sistema que apoya Decisiones
Aplicación Área: Ventas
Sistema de Información Administrativa MIS
Decidir artículos a descontinuar de una tienda departamental. Se pueden generar reportes estadísticos del movimiento de los artículos que actualmente se ofrecen en la tienda. Área: Recursos Humanos Decidir el porcentaje de incremento de sueldos para los miembros de la organización.
Sistema de Soporte a la Decisión DSS
Se realiza un análisis de diferentes factores (internos y externos tales como: inflación, nivel de sueldos de otras empresas, Ley Federal del Trabajo y sus lineamientos, posición y salud económica interna, etc.) que en conjunto afectan dicha decisión. Midiendo en dicho análisis el efecto que ocasionarían en el gasto total de la nómina y en la utilidad al darse algún cambio en dichos factores. Área: Producción
Sistema Experto SE
Decidir la cantidad y características biológicas del agua (H2O) en cada uno de los alimentos a ser producidos. Contar con la experiencia de un experto en propiedades nutricionales y en el estado y características del agua. Área: Finanzas
Sistema de Información Ejecutivo SIE
Decidir la emisión de acciones de la empresa. Se realiza un monitoreo de indicadores financieros claves que representen la salud económica de la compañía y la comparen con otros competidores en la industria.
En conclusión, se puede decir que los sistemas que apoyan a los tomadores de decisiones explotan la información que es recopilada y almacenada por los sistemas de proceso de transacciones. El explotar la información de los TPS significa enfocar la información a la toma de decisiones, encontrarle significado a dicha información para facilitar el trabajo de los administradores.