Pilaren van organisatiecontrol - kracht van de juiste constructie
ConQuaestor Masterclass 11 april 2012
Laszlo Nagy
Š 2012 Conquaestor
Context: moeten vs willen beheersen
Aantoonbaar en transparant in control zijn en blijven is interne en externe ‘must’ Inzicht nodig in processen en risico’s om deze te kunnen managen en te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving Financiële, besturings-, integriteits- en kwaliteitsproblemen geven extra druk in media, bij burger en politiek. Bestuurders en toezichthouders op scherp Externe ‘drivers’, het moeten vs Interne ‘drivers’, het willen:
© 2012 Conquaestor
2
Visie op control – pilaren van organisatiebeheersing
Organisatievisie
Risico Management
Wet- en Regelgeving Proces- en organisatie inrichting
De kern van de organisatie wordt vastgelegd in de processen van de organisatie. Bij de inrichting van de processen en de organisatie zijn drie pijlers als normenkader van belang: •De risico’s en beheersmaatregelen uit de risicoanalyse •De wet- en regelgeving en de daarmee samenhangende vereisten •De visie van de organisatie op de inrichting en sturing van de organisatie: wat wil je zijn en hoe wil je dat bereiken © 2012 Conquaestor
Interne Controle
Organisatiebeheersing is een proces, bestaande uit de fases Plan, Do, Check, Act. Dit houdt in dat naast de inrichting ook regelmatig toetsing en bijstelling nodiig is.
Interne Audit
3
Risicomanagement is een dynamisch proces
Audit
Controle activiteiten Control
Doelen stellen Risicostrategie Risk appetite Communicatie en rapportage
Risico’s identificeren risk mapping
Risico’s beoordelen
Monitoring activiteiten Risk response bepalen Š 2012 Conquaestor
4
De verdedigingswallen (organisatie) van beheersing
0
Bestuur Verantwoordelijk voor: Tone at the top Risicomanagement in lijn met missie, visie en strategisch beleid
1
Verantwoordelijk voor: • Operationele uitvoering risicomanagement
Operationeel
.....
2
Staff: Verantwoordelijk voor: Risicomanagement beleid en inrichting Facilitering aan de business Controlling, compliance
Tactisch ..... Strategisch Internal Audit
Business
3
Audit: Verantwoordelijk voor: Quality Assurance Aanvullende zekerheid
Raad van Commissarissen Extern Toezicht: Toezichthouders Externe Accountant CFV © 2012 Conquaestor
5
Generiek proceshuis Wooncorporaties Stuurprocessen
Belangenhouders Huurders (-organisaties)
Ondernemingsplanning
Medewerkers Bepalen kaders
Gemeente
Strategische verantwoording
Zorginstellingen
Jaarverantwoording
Tactische (beleids) planning
Jaarplanning-/ begroting
Maand-/kwartaalverantwoording
Maatschappelijk e organisaties
Meerjarenplanning/-begroting en SVB
Portefeuillebeleid
Woonbeleid
- Complexbeheerplannen - Wijkbeheerplannen - Verkoop-/sloopbeleid – Onderhoudsbeleid - MJOR
Financieel beleid
- Huur(prijs)beleid, - ZAV beleid, - IWV Beleid - Woonruimteverdeelbeleid - Leefbaarheidsbeleid
- Financieel beleid – Treasurybeleid - Risicobeleid – Incassobeleid -….
Bedrijfsvoeringsbeleid - Personeelsbeleid – ICT beleid –Inkoopbeleid - Facilitair beleid - Communicatie/pr-beleid - ….
Primaire processen Ontwikkelen*
WoningZoekenden, Huurders, (Potentiële) Kopers, (Potentiële) Verkopers, Opdrachtgevers ontwikkeling …….
Verhuren Verhuur nieuwbouw
Initiatiefase
Mutatieonderhoud
Verhuurmutaties
Definitiefase
Reparaties Realiseren besluitvorming
Ontwikkelfase (VO)
Administreren projecten
Administreren/ innen huur Incasso-/debiteurenbeheer
Bestedingsfase
Verbeteren
Onderhouden
Planmatig onderhoud
(individueel)
Afhandelen ZAV Afhandelen geriefsverbetering
Afhandelen overlast
Verkopen/ aankopen Aankopen/ terugkopen
Jaarlijkse HVH en S&S
Realisatiefase
Sociaal beheer Utvoeren wijkbeheer
Afrondingsfase
Beheren VVE
Verkopen bestaand bezit
Ontwikkelen/ opstarten VVE
Verkopen nieuwbouw
Voeren VVE
WoningZoekenden, Huurders, (Potentiële) Kopers, (Potentiële) Verkopers, Opdrachtgevers ontwikkeling. …….
Ondersteunende processen Crediteuren Debiteuren BelastingDienst VermogensVerschaffers ……
Beheren vermogen beheer • Beheren liquiditeitsbegroting • Beheren beleggingsportefeuille • Beheren leningen
Beheren Financiën • Crediteuren • Debiteuren • Beheren k/b/g • Beheren grootboek • Beheren vaste activa • Afhandelen fiscaliteiten • Beheren verzekeringen/schades • Beheren salarissen
* Ontwikkeling: nieuwbouw, collectieve woningverbetering/renovatie, sloop, groot onderhoud, herstructurering
Inkopen • Afsluiten inkoopcontracten • Evalueren/verlengen contracten • Inkopen/bestellen • Registreren verplichtingen • Ontvangen goederen/diensten
Beheren basisgegevens
Beheren facilitaire zaken
• Registreren woninggegevens (technisch) • Registreren woninggegevens (niet technisch) • Registreren klantgegevens • …..
• Postverwerking • Documentbeheer/ archief • Beheren secretariaat • Beheren receptie • Beheren gebouwenhuisvesting • …..
Beheren personeel • Werving en selectie • Verwerken in-/uitstroom • Verwerken mutaties • Beoordelen personeel • Ontwikkelen personeel •…
Beheren ICT • Incident-/probleem beheer • Wijzigingenbeheer • Configuratiebeheer • Calamiteitenmngt. • Beveiligingsmngt. • Servicelevelmngt. • ……
Overige ondersteunende processen • Beheren (kwaliteits-/ risico-/proces-) mngt.systemen • Interne/externe auditing • Beheren verbindingen • ….
Crediteuren Debiteuren BelastingDienst Vermogensverschaffers ……
V01 dd 290212
Internal Control Framework 1. HPS - Proceshuis
2. Proces flowchart
3. Processtappen, risico’s en beheersmaatregelen
Hoofdcomponenten: Processtap Input Beschrijving processtap Output Systeem Actiie door Risico beheersmaatregel
© 2012 Conquaestor
7
Contactgegevens
ConQuaestor Consulting / Governance, Audit, Risk & Compliance: drs. L.Z. (Laszlo) Nagy EMIA RO Associate Partner Audit & Risk 030 – 2906 632 of 06 - 5336 1111 laszlo.nagy@conquaestor.nl
© 2012 Conquaestor
8
Š 2012 Conquaestor
9