Evaluatie Raad van Toezicht
Katalysator voor verdere professionalisering 11 april 2012 Š 2012 ConQuaestor
Evaluatie als onderdeel van organisatiebeheersing II.1.4 In de woningcorporatie is een op de woningcorporatie en haar bedrijfsvoering toegesneden intern risicobeheersing- en controlesysteem aanwezig. Als instrumenten van het interne risicobeheersing- en controlesysteem hanteert de woningcorporatie in ieder geval: a risicoanalyses van de operationele en financiĂŤle doelstellingen van de woningcorporatie; b een integriteitscode die in ieder geval op de website van de woningcorporatie wordt geplaatst; c kwaliteitszorg en zelfevaluatie met het oog op visitatie als bedoeld in hoofdstuk V;
d handleidingen voor de inrichting van de financiÍle verslaggeving, alsmede de voor de opstelling daarvan te volgen procedures; Š 2012 ConQuaestor
2
Opbouw evaluatie: pijlers doeltreffend intern toezicht
Samenstelling
Informatie
Compliance
Legitimiteit
Functioneren
Presteren
Doeltreffend intern toezicht
© 2012 ConQuaestor
Presteren van de RvC Eigen functioneren van de RvC Maatschappelijke legitimiteit van de RvC Toezicht op compliance door de RvC Informatiebehoefte van en informatievoorziening aan de RvC Samenstelling van de RvC
3
Thema presteren Omschrijving Het adequaat uitvoeren toezicht, en invulling rolneming van de RvC als toezichthouder en klankbord van het bestuur.
Thema
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
Presteren
3,9
3,0
4,7
1,7
Subthema
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
Effectiviteit toezicht
4,5
4,0
5,0
1,0
Toezicht op beleid
4,1
3,3
5,0
1,7
Planning & Control cyclus
3,9
3,0
4,8
1,8
Risicobeheersing
3,7
2,0
4,6
2,6
Invulling adviesrol
3,8
3,0
4,4
1,4
Invulling werkgeversrol
4,5
3,5
5,0
1,5
Š 2012 ConQuaestor
4
Thema presteren – Planning & Control cyclus
Beschikt de RvC over instrumenten om de Planning & Control cyclus te monitoren?
(3 <> 5)
Bespreekt de RvC de eventuele aandachtspunten/verbeterpunten die voortkomen uit het monitoren van de Planning & Control cyclus?
(2 <> 5)
Volgt de RvC de aanpak van de eventuele aandachtspunten/verbeterpunten die voortkomen uit het monitoren van de Planning & Control cyclus?
(2 <> 5)
Spreekt de RvC het bestuur aan over de voortgang van de maatregelen naar aanleiding van het monitoren van de Planning & Control cyclus?
(3 <> 5)
Planning & Control cyclus
Š 2012 ConQuaestor
3.7
(2 <> 5)
Beoordeelt de RvC de effectiviteit van maatregelen naar aanleiding van de eventuele aandachtspunten/verbeterpunten die voortkomen uit het monitoren van de Planning & Control cyclus?
Subthema
4.3
3.8
3.7
4.2
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
3,9
3,0
4,8
1,8
5
Thema presteren – Risicobeheersing
Beschikt de RvC over instrumenten om risico’s te analyseren en te monitoren?
(2 <> 5)
Bespreekt de RvC de eventuele aandachtspunten/verbeterpunten die voortkomen uit het analyseren en monitoren van risico’s?
(2 <> 5)
Volgt de RvC de aanpak van de eventuele aandachtspunten/verbeterpunten die voortkomen uit het analyseren en monitoren van risico’s?
(2 <> 4)
Spreekt de RvC het bestuur aan over de voortgang van de maatregelen naar aanleiding van het analyseren en monitoren van risico’s?
(2 <> 5)
Risicobeheersing
© 2012 ConQuaestor
3.7
(2 <> 5)
Beoordeelt de RvC de effectiviteit van maatregelen naar aanleiding van de eventuele aandachtspunten/verbeterpunten die voortkomen uit het analyseren en monitoren van risico’s?
Subthema
3.5
3.8
3.5
4.0
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
3,7
2,0
4,6
2,6
6
Thema presteren College van Bestuur
Raad van Toezicht
Bespreekt de RvT aandachtspunten/verbeterpunten met het CvB?
Presteren Adequaat uitvoeren toezicht, en invulling rolneming van de RvT als toezichthouder en klankbord van het CvB
3.5 3.4
Beschikt de RvT over instrumenten om risico’s te analyseren en de beleidsuitvoering te controleren?
2.5
3.1
Worden deze rapportages periodiek kritisch bekeken en besproken met het CvB?
4.5
3.6
Toetst de RvT het (voorgestelde) beleid op aansluiting met het beleidskader?
3.5 3.7
Volgt het CvB de adviezen van de RvT regelmatig op? Waardering Gemiddeld
RvT 3,5
CvB 3,4
Laagste
2,6
2,8
Hoogste
4,2
3,9
Geeft de RvT kwalitatief goede adviezen aan het CvB?
1,6
1,1
Geeft de RvT regelmatig een schriftelijk advies aan het CvB?
Toetst de RvT het beleidsplan, het jaarplan en de begroting op consistentie, haalbaarheid, mate van… Oefent de RvT adequaat toezicht uit op het CvB?
© 2011 ConQuaestor
3.5 3.9
Houdt de RvT een gepaste afstand van het CvB om onafhankelijk te kunnen adviseren?
Geeft de RvT regelmatig adviezen aan het CvB? Spreiding
4 3.4
2.5 3.7 2 2 3.5 4.4 3.5 3.7 4 3.9 7
Thema eigen functioneren Omschrijving De technische kant van het vergaderen van de Raad van Commissarissen en de effectiviteit van de Raad van Commissarissen als team.
Thema
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
4,0
3,3
4,5
1,2
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
Vergadertechniek
4,7
4,0
5,0
1,0
Teamfunctioneren
3,5
2,0
4,3
2,3
Eigen functioneren
Subthema
Š 2011 ConQuaestor
8
Thema eigen functioneren – Vergadertechniek
Beschikt de RvC over een eigen jaarplanning en tijdschema?
Zijn de vergaderingen van de RvC voldoende effectief en efficiënt?
Worden de actiepunten schriftelijk vastgelegd?
Is er controle op de uitvoering van de afspraken?
Subthema
Vergadertechniek
© 2011 ConQuaestor
(4 <> 5)
4.8
(2 <> 5)
4.0
(5 <> 5)
5.0
(5 <> 5)
5.0
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
4,7
4,0
5,0
1,0
9
Thema eigen functioneren â&#x20AC;&#x201C; Teamfunctioneren
Staat de RvC regelmatig stil bij het eigen functioneren?
(2 <> 5)
3.8
Stelt de RvC zich open voor een dialoog met het Bestuur over het functioneren van de RvC?
(3 <> 5)
3.8
Is er een goede onderlinge afstemming en communicatie tussen de leden van de RvC?
(1 <> 4)
3.2
Spreken de leden van de RvC elkaar aan op elkaars rollen, taken, houding en gedrag?
(2 <> 4)
3.2
Subthema
Teamfunctioneren
Š 2011 ConQuaestor
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
3,5
2,0
4,3
2,3
10
Thema functioneren Functioneren
College van Bestuur
De technische kant van het vergaderen van de RvT en de effectiviteit van de RvT als team
Spreken de leden van de RvT elkaar aan op elkaars rollen, taken, houding en gedrag?
Raad van Toezicht 2.5 2.1
Is er een goede onderlinge afstemming en communicatie tussen de leden van de RvT?
3.5 3.1
Stelt de RvT zich open voor een dialoog met het CvB over het functioneren van de RvT? Staat de RvT regelmatig stil bij het eigen functioneren?
Waardering
RvT
CvB
Gemiddeld
3,1
3,4
Laagste
1,5
3,3
Worden de actiepunten schriftelijk vastgelegd?
Hoogste
3,8
3,5
Zijn de vergaderingen van de RvT voldoende effectief en efficiĂŤnt?
Spreiding
Š 2011 ConQuaestor
2,3
0,2
Is er controle op de uitvoering van de afspraken?
Beschikt de RvT over een eigen jaarplanning en tijdschema?
3 3 2 2.3 4 3.1 4 3.9 4.5 3.4 3.5 3.7
11
Thema informatie College van Bestuur
Raad van Toezicht
Informatie De informatiebehoefte van de RvT, de informatievoorziening aan de RvT door het CvB en de naleving van de informatieplichten van het CvB
Waardering
RvT 3,6
3,4
Laagste
1,9
2,9
Hoogste
4,6
4,0
2,7
3.9
Legt het CvB alle zaken die conform de statuten dienen te worden voorgelegd aan de RvT, ook daadwerkelijk voor aan de RvT?
4.5 4
Legt het CvB de zaken die conform de statuten de goedkeuring behoeven van de RvT, tijdig voor aan de RvT?
3.5 3.6
Koppelt het CvB terug wat met deze verbeterpunten is gedaan?
3
Geven de diverse rapportages voldoende inzicht in kwaliteit en de prestaties van de onderwijsinstelling?
3
Geven het beleidsplan, jaarplan en begroting voldoende inzicht in het beleid van de stichting?
3
Voorziet het CvB de RvT van informatie die tijdig, juist, volledig en adequaat is?
3.3
3.9
3.7 3.5 3.1
1,1 Beschikt de RvT over alle informatie die nodig is om het functioneren van het CvB en de organisatie op de wezenlijke punten te volgen?
Š 2011 ConQuaestor
3.5
CvB
Gemiddeld
Spreiding
Heeft de RvT in het algemeen voldoende informatie om goedkeuring te kunnen verlenen?
3.5 3
12
Thema samenstelling Omschrijving De omvang, samenstelling en deskundigheid van de Raad van Commissarissen.
Thema
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
4,0
3,1
4,8
1,7
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
Omvang en samenstelling
4,4
3,8
5,0
1,2
Deskundigheid en competenties
3,5
2,5
4,7
2,2
Samenstelling
Subthema
Š 2011 ConQuaestor
13
Thema samenstelling â&#x20AC;&#x201C; Omvang en samenstelling Gebruikt de RvC bij zijn eigen samenstelling een profielschets?
(4 <> 5)
Vindt er bij herbenoeming van een lid van de RvC vooraf een evaluatie en beoordeling van dat lid plaats op basis van een profielschets?
(3 <> 5)
Is de omvang van de RvC zodanig dat hij zijn taak naar behoren kan uitvoeren?
(3 <> 5)
Zijn de leden van de RvC voldoende beschikbaar om hun taak binnen de RvC naar behoren te vervullen?
(3 <> 5)
Zijn de zittingstermijnen van nieuwe leden van de RvC beperkt tot maximaal twee perioden van ieder vier jaar?
(4 <> 5)
Beschikt de RvC over een rooster van aftreden?
Subthema
Omvang en samenstelling
Š 2011 ConQuaestor
4.8
3.8
4.2
4.0
4.8
(5 <> 5)
5.0
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
4,4
3,8
5,0
1,2
14
Thema samenstelling– Deskundigheid en competenties Beschikt de RvC over adequate en voldoende deskundigheid om effectief en efficiënt te kunnen functioneren?
(2 <> 5)
3.7
Beschikt de RvC over adequate en voldoende vaardigheden en competenties om effectief en efficiënt te kunnen functioneren?
(2 <> 5)
3.7
Is ieder lid van de RvC in staat om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen?
(3 <> 5)
Is ieder lid van de RvC in staat zich een afgewogen en zelfstandig oordeel te vormen over de basisrisico’s die bij het beleid worden gelopen?
(2 <> 4)
Is de RvC in staat om op een constructieve manier het bestuur kritisch te bevragen?
(2 <> 5)
Is de RvC voldoende gericht op het bijhouden van kennis en vaardigheden d.m.v. o.a. het volgen van opleidingen, conferenties e.d.?
(2 <> 4)
Subthema
Deskundigheid en competenties
© 2011 ConQuaestor
3.8
3.3
3.7
3.0
Gemiddeld
Laagste
Hoogste
Spreiding
3,5
2,5
4,7
2,2
15
Thema samenstelling College van Bestuur
Raad van Toezicht
Samenstelling De omvang, samenstelling en deskundigheid van de RvT
Is de RvT voldoende gericht op het bijhouden van kennis en vaardigheden d.m.v. o.a. het volgen van opleidingen, conferenties e.d.? Vindt er bij herbenoeming van een lid van de RvT vooraf een evaluatie en beoordeling van dat lid plaats op basis van een profielschets?
2 2.4 2.5 2.3
Beschikt de RvT over adequate en voldoende vaardigheden en competenties om effectief en efficiënt te kunnen functioneren? Waardering Gemiddeld
RvT 4,0
CvB
4.3
Beschikt de RvT over adequate en voldoende kennis en ervaring om effectief en efficiënt te kunnen functioneren?
3.5 4.6
3,1
Laagste
3,3
2,9
Hoogste
4,6
3,3
Spreiding
1,3
0,4
Heeft de RvT op dit moment een goede omvang en samenstelling?
3.5
Gebruikt de RvT bij zijn eigen samenstelling een profielschets?
3.5
Is de RvT in staat om op een constructieve manier het CvB kritisch te bevragen?
© 2011 ConQuaestor
3.5
4.6
4.7 3 4.3
16
Overzicht verbeterpunten Resultaten van de inventarisatie van de belangrijkste verbeterpunten naar aanleiding van de evaluatiesessie van de RvC zijn hieronder in weergegeven.
1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Verbeterpunt Teambuilding Interpreteren governance code, bepalen rol van de RvC in relatie tot wet- en regelgeving en innemen standpunten als RvC Inzicht in risicoâ&#x20AC;&#x2122;s en beheersmaatregelen Bekijken relatie profielschets en deskundigheid van de RvC Invoeren functioneringsgesprekken Debat over intern functioneren RvC Schriftelijk vastleggen voorstellen en besluiten Aandacht voor inhoud strategisch proces
Š 2012 ConQuaestor
Aantal keer genoemd 5 3
3 2 1 1 1 1
17
Voorstel vervolgstappen Voor het gestructureerd implementeren van de verbeteringen voor het functioneren van de RvC , kan onderstaand stappenplan handvatten bieden.
1. Visie
2. Doelen
3. Taken en rollen
4. Afspraken en procedures
5. Gedrag
1.
Visie : Wat is de bijdrage van de RvC aan het functioneren van de organisatie, ook in relatie tot de themaâ&#x20AC;&#x2122;s wet- en regelgeving en risicobeheersing? Wat maakt het werk van de RvC zinvol? Is de visie van de leden van de RvC in lijn met de visie van de RvC als geheel? Wat maakt ieders persoonlijk functioneren zinvol?
2.
Gemeenschappelijke doelen: Wat is het resultaat van de samenwerking in binnen de RvC? Wat zijn de concrete mijlpalen: waar werken we naartoe? Hoe passen persoonlijke doelen en belangen in de gemeenschappelijke doelen? Zijn deze op dezelfde lijn of tegengesteld?
3.
Taakverdeling en rollen: Wat verwachten we van elkaar? Worden ieders kennis en kunde op de juiste manier ingezet? En hoe kan deze kennis en kunde worden verbeterd en onderhouden? Hoe geven we invulling aan de rollen van de RvC als werkgever, klankbord en toezichthouder en hoe laten we deze rollen zich tot elkaar verhouden?
Š 2012 ConQuaestor
18
Voorstel vervolgstappen
4.
Afspraken en procedures: Wat zijn de afspraken over hoe we met elkaar samenwerken? Hoe nemen we besluiten? Hoe communiceren we met elkaar, het bestuur en met de omgeving?
5.
Gedrag: Hoe vullen we het intern toezicht daadwerkelijk in? Hoe gaan we om met conflicten? Hoe geven we elkaar feedback? Hoe borgen we dat we periodiek stilstaan bij ons functioneren?
Het doorlopen van deze stappen levert een gezamenlijk vastgestelde en gedeelde visie op intern toezicht en de invulling ervan. Dit kan tevens als toetssteen dienen voor het periodiek beoordelen van het (inhoudelijk) functioneren van RvC en haar leden.
Š 2012 ConQuaestor
19
Onze visie op doeltreffend Intern Toezicht H Proactief
Effectiviteit inrichting
Instrumenteel toezicht
Doeltreffend toezicht
Reactief
Falend toezicht
Relationeel toezicht
Passief
L
L Š 2012 ConQuaestor
Effectiviteit verrichtingen
H
20
Š 2007 Conquaestor
datum
21