Edición 2016
"Sistemas de Información Gerencial (SIG)”
REVISTA DIGITAL DE RAMÓN PRIETO
UNIVERSIDAD FERMIN TORO DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO MAESTRIA EN GERENCIA EMPRESARIAL ELECTIVA – SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL PROF. EDECIO FREITEZ GRUPO 16D
AUTOR: RAMON PRIETO (Diseño y Contenido)
COLABORADORES: Arehannys Rodriguez (Contenido) Emira Arias Miquilena (Contenido) Francisco Cordero (Contenido). Nota: Revista Digital educativa, creada a partir de análisis y citas textuales de autores relacionado al tema; con la finalidad de explicar de forma clara, precisa y concisa todo lo relacionado al tema.
INTRODUCCIÓN En la actualidad, los gerentes o administradores de cualquier organización u empresa, requieren de la implementación de medios formales e informales para obtener los datos necesarios para tomar decisiones relacionadas a un determinado tema. En relación a ello, la información formal llega a manos de los gerentes por medio de informenes administrativos y estadísticos que se realizan de forma rutinaria dentro de las organizaciones. Estos informenes son estandarizados, y son creados o desarrollados regularmente dentro de la empresa, los mismos, constituyen la parte más visible en lo que respecta a los denominados sistemas de información gerencial (SIG).
Por otro lado, la información que es informal se genera a partir de rumores y discusión, las cuales se dan de forma extraoficial y no oficiales con sus colegas. Dentro de los ámbitos que se generan estos, se tienen la experiencia personal, educación, intuición, conocimiento del medio social y político, entre otros. Por todo ello, se presenta esta revista digital enmarcada en el área de la Gerencia Empresarial en los temas de Sistemas de información, planificación, auditorias, entre otros temas de gran interés para toda organización tanto pública como privada.
CONTENIDO Temas - Impacto de los Sistemas de Información Gerencial en la Toma de Decisiones por parte del Gerente en su Organización. Autor: Ramón Prieto
- Componente Basicos de los Sistemas de Información Autora: Arehannys Rodriguez - Importancia de los Sistemas de Información Gerencial (SiG). Autora: Emira Arias Miquilena . - Evolución de los Sistemas de Información Gerencial Autor: Francisco Cordero
1
IMPACTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LA
TOMA DE DECISIONES POR PARTE DEL GERENTE EN SU ORGANIZACIÓN
Autor: Ramón Prieto Hoy en día, son incuestionable los grandes
cambios
que
están
ocurriendo en las organizaciones, ya que
desde
varios
años
se
ha
generado un cambio radical en la manera de gerencial las empresas; las
misma,
requieren
de
implementaciones de sistemas que le mejores
En este sentido, la toma de
decisiones para el rumbo de su
decisiones son un proceso, en el
empresa; en donde, los sistemas de
cual, se requiere de la participación
información gerencial adquieren una
de informaciones que sean oportunas
gran importancia, específicamente en
y
el mejoramiento e incremento de la
resultados confiables; mediante el
capacidad organizacional frente a los
cual, a través de dicha información
cambios que se vienen dando.
oportuna permite brindar una mayor
permitan
tomar
las
veraz,
donde
se
obtengan
seguridad y a un gran margen las decisiones que se tomaran dentro de la
organización;
ya
que
obtener
información de forma veraz y rápida, generan un cierto grado de confianza y sobre todo incertidumbre ante los resultados decisión.
2
de
una
determinada
INFLUENCIA DE LA SIG EN LA TOMA DE DESICIONES Primeramente,
importante
de computadores ha originado y
conocer lo que es el sistema de
llevado a que deferentes sistemas de
información gerencial; para lo cual
información
Pineda, G. (2007), señalo que son
elemento de gran importancia en las
una
organizaciones.
colección
es
de
sistemas
de
información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para
las
necesidades
operaciones
como
de de
las la
administración. La
alta
se
el
se puede señalar que la inmensa capacidad, en lo que respecta al manejo
de
la
información, tienen
la
las gran
toda
capacidad de convertirse en una
organización está destinada a ampliar
ventaja estratégica para cualquier
los
organización.
horizontes
en
de
en
Atendiendo estas consideraciones,
computadores gerencia
conviertan
cuanto
a
planificación organizacional se trata y aún más a la toma de decisiones bajo un cierto grado de incertidumbres cada vez mayores, consecuencia del aumento de la competencia en el medio empresarial, es decir, aumento del
número
de
competidores;
igualmente a la disminución de los recursos que tienen disponible. Diferencias Por su parte, es reconocido que la
entre
soporte
y/o
apoyo a las decisiones
gerencia de información es parte fundamental estratégica
de
una
adecuada
gerencia dentro
de
cualquier organización; si bien es cierto, la introducción de la tecnología
Aunque no de manera uniforme, al igual que una bola de nieve hemos visto como la tecnología se viene desarrollando con una velocidad y aceleración
vertiginosa.
Esto
3
ha
traido consigo mejoras constantes y
Estas capacidades deben ayudar en
cambiantes al entendimiento de la
el avance de la construcción del
realidad que aportan a su vez a la
proceso de toma de decisiones y
generación de nueva información y
suelen ser una clase de subsistema
tecnología.
de la gestión de información de apoyo
Esto nos ha obligado a construir herramientas en forma de métodos y/o tecnologías, que nos ayuden a manejar, entender y decidir sobre esta información, las cuales a su vez
a
analistas,
administradores
planificadores en
la
toma
y de
decisiones, especialmente útiles para problemas mal estructurados y no estructurados (Sharifi, 2004).
aportan también a la complejización
Una de las posibilidades que estas
del manejo de la misma. Estas
herramientas pueden incluir es la
herramientas son conocidas también
capacidad
como Sistemas de Apoyo a las
predictivos y proyectivos, brindando
Decisiones (SAD) y Sistemas de
la posibilidad de analizar escenarios
Soporte a las Decisiones (SSD).
alternativos. Esto se hace usualmente
Podemos definir a los SSD como instrumentos que tienen la capacidad de ingresar o acceder y procesar la amplia gama de información técnica afín a la toma de decisiones, capaces de estructurar nuevas formas de análisis para posibles estrategias, la utilización
de
recursos
y
sus
implicaciones. Al mismo tiempo deben contar con la flexibilidad y facilidad, para que las herramientas o métodos del software sean accesibles, interactivos y de un entorno amigable para los usuarios.
4
utilizando
de
generar
“modelos
modelos
normativos”,
donde se puede prever un escenario basado en una teoría y usando “modelos
descriptivos
o
de
comportamiento” basados en el uso de técnicas estadísticas. En
general,
cuando
estos
sistemas ofrecen capacidades de análisis prescriptivo, éste se basa en la utilización de la lógica matemática, la estadística y conceptos de utilidad y probabilidad (Sharifi, 2004).
Algunas técnicas adicionales que
decisiones, pero enfocada siempre a
en la actualidad se están empezando
facilitar la función de estos últimos “la
a usar con mayor frecuencia, son el
toma de decisión”.
empleo
de
redes
neuronales
y
algoritmos genéticos. Los SSD en la actualidad, con el avance de la tecnología
de
los
procesadores,
pueden animar y simular procesos dinámicos
en
algunos
casos
en
tiempo real, facilitando la capacidad de respuesta de los tomadores de
En cambio aquellas posibilidades técnicas y metodológicas, que en parte pueden ser las mismas de un SSD, que son usadas sobre todo en la fase de diseño y están orientadas al desarrollo de opciones y planes, son más bien parte de los Sistemas de Apoyo a las decisiones (SAD).
decisiones y el control del software por parte de los operadores. No obstante las funciones más comunes de un SSD fluctúan entre la recuperación,
visualización
de
información, filtrado, reconocimiento de patrones, extrapolación, análisis multicriterio, técnicas de optimización, la inferencia y la comparación lógica de elaboración de modelos complejos (Sharifi, 2004). Aunque
Es decir que los SAD se dan en la fase en la que se construye (no necesariamente de forma lineal) la información y las posibles alternativas
son
muchas
las
que servirán como insumos en la
posibilidades de estos sistemas, es
toma
obvio que el empleo o no de las
aquellos
diferentes técnicas y metodologías
capacidades para el apoyo y el
como
soporte a las decisiones forman
soporte
decisiones,
a está
la
toma
de
claramente
juntos
de
lo
decisiones. sistemas
que
se
Finalmente,
que
integran
conoce
como
condicionado a la complejidad del
Sistemas de Soporte de Decisión y
problema y del o de los tomadores de
Planificación
Integrado
(SSDPI)
(Sharifi, 2004).
5
CONCLUSIONES DEL TEMA
Como conclusión podemos señalar que, los SIG como herramienta en la toma de decisiones, en gran parte pueden introducirse de forma adecuada en lo que respecta a los procesos formativos dentro de las organizaciones. Donde tales sistemas, no solo tengan un uso instrumental sino también interpretativo por parte de la gerencia. En consecuencia, se puede afirmar que los SIG, cumplen de forma general con los requerimientos para el apoyo y soporte en la toma de decisiones, con una gran capacidad para resolver problemas estructurados que puedan desarrollarse o incluso que estén ocurriendo dentro del entorno empresarial. Aunque los SIG son herramientas que pueden ser usadas tanto en el apoyo como en el soporte en la toma de decisiones, no podemos decir que el conocimiento y manejo de los mismos es el mismo para ambos; siendo necesarias capacidades complementarias para su uso como soporte en la toma de decisiones. Algunas de estas capacidades complementarias, son las de poder trabajar en equipos multidisciplinarios, conocer métodos y técnicas participativas y contar con habilidades en la coordinación de grupos
Referencias Bibliográficas
Sharifi, A. (2004). Spatial Decisión Support Systems. Department of Urban Regional Planning and GeoInformation Management ITC.
6
COMPONENTE BASICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Autora:
programa registrado en su memoria,
Arehannys Rodriguez
realizando
cálculos
resultados.
Las
y
enviando
computadoras
se
En el contexto general un SIG
inventaron para realizar trabajos de
puede dividirse en los siguientes
manera fácil, organizada y rápida. La
componentes: Personas (usuarios),
existencia
información
tecnología
(Computers) es fundamental para que
(hardware y software), manuales, los
exista un sistema de información
cuales
gerencial. Son evidentes las ventajas
(datos),
interactúan
bajo
una
de
las
administración central y de relaciones
que
bien definidas de acuerdo con los
organizaciones un SIG basada en
objetivos
ellas. De hecho en la actualidad
propuestos
en
la
organización.
proporcionan
computadoras
a
las
ninguna organización moderna podría pretender
ser
competitivas
sin
utilizarlas. Son las computadoras, conjuntamente con sus diversos tipos de dispositivos, las que realizan las tareas de ingreso, procesamiento de datos, la salida y la diseminación de la información.
Los describiremos detalladamente a continuación: 1.-
Las
computadoras
y
sus
dispositivos. La computadora es una máquina automática conjunto
capaz de
instrucciones
de
recibir
instrucciones. las
ejecuta
un
Estas con
el
7
2.- Los programas informáticos. Un
programa
3.- Las bases de datos.
informático
o
Las bases de datos son recursos
programa de computadora es una
que
secuencia de instrucciones, escritas
información,
para realizar una tarea específica en
necesidades de un amplio grupo de
una computadora.
usuarios. Su tipología es variada y se
Este
dispositivo
requiere
recopilan
todo
para
caracterizan
tipo
de
atender
las
por
una
alta
programas para funcionar, por lo
estructuración y estandarización de la
general, ejecutando las instrucciones
información.
del
programa
en
un
procesador
central.
Es un conjunto de informaciones
El programa tiene un formato
almacenadas en un soporte legible
ejecutable que la computadora puede
por
utilizar directamente para ejecutar las
internamente por registros (formado
instrucciones.
por todos los campos referidos a una
Sin
programas
ordenador
entidad
aplicativos,
campos (cada uno de los elementos
computadoras
no
serían más que objetos decorativos
objeto
organizadas
informáticos (software), operativos y las
u
y
almacenado)
y
que componen un registro).
en las organizaciones. Gracias a los programas
informáticos
computadoras
saben
realizar.
qué
Permite recuperar cualquier clase
las tareas
de
información:
documentos
textuales,
referencias, imágenes,
datos estadísticos, etc. El gestión de la información se fundamenta en desarrollar y utilizar potentes bases de datos (Data bases). Se debe recordar que información que no se almacena se pierde.
8
4.- Las telecomunicaciones y las
desarrollan y utilizan las bases de
redes
datos
para
tomar
decisiones
estratégicas o rutinarias. Sin los seres El termino telecomunicaciones se refiere generalmente a todo tipo de comunicación
alarga
distancia
a
través de ondas portadoras comunes como el televisor, la radio y el teléfono. Entre las comunicaciones
humanos
los
cuatro
primeros
componentes de un SIG no existirían. Estas personas son los usuarios operadores, analistas de sistemas y programadores,
que
tienen
una
preparación en el manejo de datos.
tenemos un subconjunto que son las comunicaciones
de
datos,
estas
constituyen la colección, intercambio y
procesamiento
electrónicos
de
datos o información que incluye texto, imágenes, voz entre otras. Las redes son
las
computadores
conexiones y
entre
dispositivos
de
6.- Las políticas y los procedimientos informáticos
comunicación.
Un
sistema
de
información
gerencial debe poseer políticas y procedimientos procesar
Para
datos,
para
capturar
y
diseminar
información y para retroalimentación así
mismo.
informáticos 5.- Los recursos humanos
virtualmente
Sin un un
procedimientos
SIG
podría
fracaso
ser como
humanos
(Human
consecuencia del desorden y la mala
fabrican
las
gestión de sus recursos. Como ya se
sus
dijo, las políticas y los procedimientos
programas, diseñan e implementa
son de suma importancia, pues estos
telecomunicaciones
evitarían un colapso del SIG.
Los
seres
Resources) computadoras,
escriben
y
por
último,
9
IMPORTANCIA DE LOS SIG
Autora:
aumentaría
el
conglomerado
de
Emira Arias Miquilena
usuarios que utilizan las TIC como medio tecnológico para el desarrollo
El factor humano juega un papel importante
en
el
sistema
de
información. Es por ello que debemos
de sus actividades y por eso se reduce el conjunto de personas que no las utilizan.
partir explicando su valor dentro de la organización • El desarrollo del conocimiento organizacional se basa en redes de personas
que
interactúan
compartiendo sus conocimientos con apoyo de la tecnología. •
Las
garantizar
organizaciones la
deben
Importancia de la Información
infraestructura Para los gerentes es importante
tecnológica necesaria para recopilar y recuperar el conocimiento, pero sobre
por dos razones:
todo promover el compartimento de la visión y misión del conocimiento. • El uso de las tecnologías de información y comunicación entre los
Es el proceso por el cual se desempeña
determinado
en la
un brecha
momento digital
existente en dicha localidad, ya que
10
funciones
de
planeación, organización, dirección y control.
habitantes de una población, ayuda a disminuir
las
Porque es una actividad a la cual los
administradores
destinan
mayor proporción de su tiempo.
una
Los sistemas de información son
Valor administrativo: cuando la
un proceso, por el medio del cual se
información
recopila,
gerencia
se
clasifican,
procesan,
interpretan y se resumen cantidades
permite tomar
a
la
decisiones
efectivas.
de datos, a fin de sacar conclusiones, que se informaran a la gerencia y
Valor operacional: cuando la
demás personas interesadas en la
información
organización,
documenta las actividades de
con
el
deliberado
apoya
propósito de orientar la toma de
rutina
decisiones.
organización.
La
información
es
la
base
fundamental de la toma decisiones, y
ser
observada
desde
los
siguientes puntos de vista básicos que
cumplan
con
su
función
primordial, es decir la de aumentar el conocimiento del usuario o en reducir
documental:
de
cuando
la empresa.
Valor
histórico:
información
nos
cuando
documenta
sobre los hechos pasados o nos provee de elementos para
En este sentido los individuos dentro de la organización para que tomen las medidas que lo conduzcan lograr
propuestas.
los
objetivos
la
estimar comportamiento futuro.
sus incertidumbres.
a
la
sobre los hechos ocurridos en
La importancia de la
información para las organizaciones puede
repetitivas
sirve de prueba o evidencia
están a su vez genera información más valedera.
Valor
o
o
y
metas
Sin embargo se podrá
clasificar el valor de la información de acuerdo a:
11
EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL manera que se pueda encontrar información
relevante
para
tomar
Autor:
diferentes cursos de accion. Los SIG
Francisco Cordero
actualmente son conocidos como Business intelligent (inteligencia de
Lo que hoy conocemos como
negocios), esto es debido a que
sistema de información gerencial ha
influyen
la
toma
de
decisiones,
ido evolucionando con el transcurso
debido a que los SIG forman parte de
del tiempo, en una primera instancia
las estrategias corporativas, ya que la
los canales de comunicación eran
comunicación e información son de
informales en estructura y utilización,
gran valor en las organizaciones,
sin embargo, con la aparición y el uso
porque representan poder.
en masas de la informática, se transformaron
en
sistemas
de
procesamiento electrónico de datos, posteriormente
dieron
lugar
al
concepto de sistema de información basado en computadoras que se popularizó
como
Sistema
de
Información Gerencial.
En función de lo expuesto, con los avances tanto en el harware como en el software, se ha dado lugar a otro sistema
de
información,
el
denominado Sistema de Soporte a las decisiones, el mismo es un sistema de acceso directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito de ayudarles a tomar decisiones no estructuradas. Los SIG no solamente están
Los SIG son una necesidad hoy en
destinados
a
proporcionar
día, ya que las empresas manejan
información,
sino
grandes cantidades de datos los
capacidades
cuales pueden ser analizados, de tal
electrónicas, análisis de datos y
de
también comunicación
organización (Watson et al.,1991), de manera tal que favorezca el proceso
12
de toma de decisiones. Las redes y
y de comunicaciones que puede ser
los nuevos enfoques para almacenar
aplicado a un conjunto diverso de
y acceder datos hoy en día han
problemas.
madurado, permitiéndose de manera
pronósticos de tendencias, identifican
sencilla el uso compartido de los
oportunidades, al mismo tiempo que
datos y el procesamiento rápido de
ayudan a detectar problemas en la
los mismos debido al poder de
ejecución
cómputo alcanzado y la visualización
establecidos. Facilitan el seguimiento
en formatos gráficos en formas fáciles
del
de entender.
incrementan
Ayudan
de
a
los
desempeño
hacer
procesos
organizacional
el
control
de
e los
diferentes niveles de dirección para Los SIG actuales deben permitir que
la
información
pueda
ser
apoyar que la toma de decisiones sea coordinada.
tabulada y copiada o exportada hacia otras herramientas que favorezcan el
El
análisis de los datos, dando más
Gerencial
posibilidades tanto a los directivos
sistema integrado usuario – maquina,
como
se
para proveer información que apoye
encuentran distanciados del máximo
las operaciones, la administración y
nivel de dirección (Laudon y Laudon,
las funciones de toma de decisión en
1996). Quedaría entonces garantizar
una
que el dato que se registra esté lo
equipos de computación y software,
más cercano posible al tiempo real en
procedimientos manuales, modelos
que se ejecutan los procesos.
para el análisis, la planeación, el
a
los
empleados
que
Sistema se
empresa.
de
entiende
El
Información como
sistema
un
utiliza
control y la toma decisión y además En resumen, los SIG ayudan a los directivos
y
empleados
con
problemas estructurados que ocurren generalmente a nivel táctico y le proporcionan
datos
de
fuentes
internas y externas, así como un
una
base
de
datos.
De
esta
definición, se deduce que la finalidad de
un
Sistema
de
Información
Gerencial es la de suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno.
entorno generalizado de computación
13
ÂĄEl ĂŠxito es el resultado de las decisiones acertadas, las decisiones acertadas son el resultado de la experiencia y la experiencia suele ser resultado de las decisiones equivocadas!
Anthony Robbins, (S/A)