Debates Gerenciales

Debates Gerenciales VOLÚMEN I. NÚMERO 1. ABRIL 2016 |

Decisiones Grupales: ¿Por qué, cuándo y cómo usarlas?

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UNIVERSIDAD FERMÍN TORO Educación para los Valores Humanos

J-30025515-8

MAESTRÍA EN GERENCIA EMPRESARIAL PERFIL DEL EGRESADO

Duración del Programa: Dos (2) Años Régimen: Presencial Unidades de Crédito: 38 U.C.

El egresado de este programa de cuarto nivel es considerado, no sólo como un recurso humano de alta competencia, sino también, como un ente crítico, reflexivo y con suficiente criterio para participar en el diseño, implantación y evaluación de planes estratégicos y de negocios, disponiendo además, de una alta capacidad para la toma de decisiones bajo condiciones de presión e incertidumbre.

PLAN DE ESTUDIOS ASIGNATURAS OBLIGATORIAS • Desarrollo Gerencial y Liderazgo * Planif icación y Estrategia de la Empresa * Gerencia de la Calidad y la Productividad * Gerencia de Mercadeo * Gestión de Recursos Humanos * Investigación en Ciencias Sociales * Planif icación Financiera * Toma de Decisiones * Proyecto de Investigación I * Proyecto de Investigación II * Proyecto de Investigación III

OBJETIVO DEL PROGRAMA Formar personal altamente capacitado para la adecuación de la empresa al nuevo contexto de la actividad de negocios, incentivando la investigación y la generación de propuestas ante la actual problemática empresarial.

DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA El programa de la Maestría en Gerencia Empresarial de la Universidad Fermín Toro, comprende tres (3) fases: Ciclo Nivelatorio, Ciclo Formativo y Trabajo de Grado.

Para mayor información visita:

http://www.uft.edu.ve

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ASIGNATURAS ELECTIVAS * Plan de Negocios * Asociatividad Gerencial * Problemática de la Gerencia de RH * Gerencia Ambiental * Cultura Organizacional * Tributos Empresariales * Asesoría Laboral Empresarial * Comercio Exterior * Prospectiva Gerencial * Investigación de Mercados * Formulario y Evaluación de Proyectos de Inversión * Presentaciones Gerenciales * Gestión por Competencia * Sistema de Inf ormación Gerencial * Ética Empresarial * Estrategia de Mercadeo * Gerencia de Servicio * Simulación Gerencial * Grupo de Alto Desempeño Bajo PNL * Responsabilidad Social Empresarial

EL FUTURO ESTÁ EN TUS MANOS…

“Debates Gerenciales”

EDITORIAL

Revista digital. Copyrigth©2016.

“Toma tus decisiones en función de donde quieres llegar, no en base a donde te encuentras”

Volumen I. Número 1. Abril 2016.

James Arthur Ray

Revista elaborada como parte de la asignatura Toma

Nos sentimos honrados en presentar a la luz pública, el primer número de la revista “Debates Gerenciales”. Un espacio destinado al pensamiento crítico, el análisis reflexivo, el debate de ideas, y al estímulo, fomento y promoción de investigaciones para la generación de nuevos conocimientos en el campo de la toma de decisiones en la gerencia empresarial.

de

Decisiones

cursada en la Maestría en Gerencia Empresarial de la Universidad Fermín Toro.

En este primer volumen, focalizaremos nuestros esfuerzos en el desarrollo del tema “toma de decisiones grupales”. Buscaremos dar respuesta a las siguientes inquietudes: ¿Por qué y cuándo es necesario tomar decisiones en grupo?, ¿Cuáles son sus ventajas y desventajas?, y ¿Cuáles son los principales problemas que surgen durante estos procesos y cómo pueden ser resueltos?

Editor: Ing. Gudelio Crespo

Estructurar procesos decisorios participativos facilita la toma de decisiones por parte de la gerencia empresarial, sobre todo en situaciones complejas, y le permite a las organizaciones modernas estar mejor preparadas para enfrentar y superar con éxito los desafíos que se les presenten en el desarrollo de sus actividades.

Colaboradora: Ing. (M.Sc.) Sorzharys Rios Vicepresidenta de Gucresa Ingenieros Consultores, C.A.

Esperamos con este esfuerzo editorial, satisfacer y superar las expectativas de nuestros lectores y brindarles la oportunidad de hacerles partícipes de experiencias únicas e irrepetibles.

Con el patrocinio de: Gucresa Ingenieros Consultores, C.A. www.gucresa.com.ve

Un fuerte abrazo virtual.

Su editor.

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TOMA DE DECISIONES GRUPALES Por: Gudelio Crespo

INTRODUCCIÓN Los procesos de decisión en grupo o participativos ofrecen grandes ventajas, comparados con las decisiones individuales.

Sin embargo, este método no puede utilizarse en todas las situaciones ni con todos los grupos.

En este artículo se tratará de dar respuesta a tres (03) preguntas fundamentales que tienen que ver con la toma de decisiones grupales:

DESARROLLO ¿Por qué y cuándo es necesario tomar decisiones en grupo?

1. ¿Por qué y cuándo es necesario tomar decisiones en grupo?

3. ¿Cuáles son los principales problemas que surgen durante estos procesos y cómo pueden ser resueltos?

El motivo principal para utilizar procesos decisorios participativos en la resolución de problemas y toma de decisiones, es disponer de un mayor volumen de información para el análisis de la situación problemática en estudio que conduzca a mejores alternativas de solución.

Finalmente, se presentaran las conclusiones respectivas.

La toma de decisiones grupales es más efectiva que la toma de decisiones individuales cuando

2. ¿Cuáles son desventajas?

sus

ventajas

y

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la situación problemática o tarea es compleja de resolver, y en decisiones cuyos efectos se visualizarán a largo plazo.

efectiva de los integrantes del grupo, y para evaluar, de manera objetiva y efectiva, las opiniones y juicios de cada uno de ellos.

Un proceso colectivo de decisión implica manejar diferentes opiniones y puntos de vista, analizar gran cantidad de información y utilizar sistemas para procesar tal información. Los grupos generan una especie de memoria colectiva, de la cual proviene mucha de la información que se utiliza para tomar decisiones. Ésta se construye mediante la combinación de las memorias de los individuos y la formación de modelos mentales compartidos.

3. Decisión. El grupo debe llegar a una decisión participativa. Para ello, existen diferentes esquemas de decisión: la delegación, el promedio de opiniones, la votación, el consenso o la unanimidad. La selección del esquema dependerá de la situación.

4. Ejecución. Esta fase suele ser la más difícil del proceso decisorio. Entre otras razones, porque no se piensa en la ejecución cuando se toma la decisión, se considera que es un asunto de menor importancia que debe ser manejado por otros y porque la formación profesional de los individuos que intervienen en la decisión está más orientada hacia el diagnóstico y determinación de soluciones que de su implementación.

El proceso de toma de decisiones grupales está conformado por cinco (05) fases: orientación, discusión, decisión, ejecución y evaluación: 1. Orientación. Antes de empezar la discusión, se procede a la designación y/o presentación del líder del proceso y de los facilitadores auxiliares, se dan a conocer los integrantes del grupo, se establecen con absoluta claridad los elementos que definen la situación problemática y se establecen las reglas de juego y la agenda para las fases siguientes.

5. Evaluación. Fase ignorada por muchos. Es importante evaluar si se alcanzaron los resultados previstos con la solución elegida, de esta manera podemos ver si lo estamos haciendo bien o si debemos repensar la situación y tomar las acciones correctivas necesarias para reorientarla. Es una valiosa oportunidad para extraer lecciones aprendidas de los aciertos y errores de los procesos decisorios.

2. Discusión. En esta fase, cada participante aporta sus ideas, juicios, opiniones, información y potenciales soluciones a la situación problemática expuesta. Existen técnicas e instrumentos que facilitan el desarrollo de esta fase del proceso decisorio grupal. En esta fase el líder y los facilitadores auxiliares deben tener la habilidad para fomentar la participación

En el cuadro N° 1 se aprecian algunas de las técnicas más utilizadas en las fases de discusión y decisión en el proceso de toma de decisiones grupales:

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Cuadro N° 1: Técnicas para la toma de decisiones grupales.

NOMBRE Tormenta de Ideas

Participación escalonada

TÉCNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES GRUPALES OBSERVACIONES  

La finalidad de esta técnica es promover la generación de ideas sin promover muchas críticas.

El líder y los facilitadores auxiliares deben fomentan la participación de todos los integrantes del grupo, y velar porque los integrantes del grupo sigan las siguientes reglas: evitar críticas a las ideas de otros; compartir cualquier clase de ideas; ofrecer tantos comentarios como sea posible; y utilizar las ideas de otros para generar ideas propias.



Esta técnica se caracteriza por ir incrementando por fases el número de participantes en el proceso decisorio hasta llegar a una solución definitiva.

Inicia con dos participantes que trabajan en el análisis del problema, para luego reunirse y compartir sus puntos de vista, mientras se reúnen se incorpora un tercer participante, que analiza el problema y luego se reúne con los dos primeros, luego se incorpora un cuarto y sigue el mismo procedimiento.

El proceso se cierra cuando todos se reúnen y toman la decisión final.



 Técnica DELPHI

  

Grupos nominales

  

Sistemas de información









En esta técnica se le entrega a un grupo de expertos un cuestionario para que ellos analicen y presenten una alternativa de solución a la situación problemática planteada.

Luego el líder del proceso, recoge los cuestionarios, los compila y los envía a todos los integrantes del grupo. Cada participante revisa los comentarios de sus compañeros y emiten una nueva alternativa de solución.

Se itera el proceso tantas veces como sea necesario hasta alcanzar un consenso para la decisión definitiva.

En este caso un grupo reducido de personas (entre siete y diez) ofrece individualmente soluciones al problema y luego las comparte con el resto del grupo.

Los participantes no llegan a un acuerdo como grupo sino que votan por las distintas alternativas de solución presentadas por ellos.

En privado, los participantes califican cada idea según una escala preestablecida, por ejemplo del 1 al 10. La idea que obtenga la mayor puntuación será la que se tome como decisión del grupo.

Con el avance de la informática y las telecomunicaciones hoy disponemos de sistemas de información que facilitan la toma de decisiones en los niveles operacionales, tácticos y estratégicos de las empresas. En principio, debemos indicar que los sistemas de información cumplen con tres (03) objetivos básicos: 1. Automatización de los procesos operativos 2. Proporcionar información de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas.

Es evidente, que el objetivo N° 1 (Automatización de los procesos operativos) es el más demandado por la gerencia baja, es decir, la que corresponde al nivel operacional de la organización, ya que facilitan la automatización de las tareas operacionales, lo que redunda en reducción de costos significativos de mano de obra.

El objetivo N° 2 (Proporcionar información de apoyo al proceso de toma de decisiones) es el de mayor atractivo para la gerencia media, ya que generan información valiosa para el nivel táctico de la organización, facilitándoles la toma de decisiones rápidas y oportunas para enfrentar y superar con éxito los desafíos que se les presenten en el desarrollo de sus funciones.

Finalmente el objetivo N° 3 (Lograr ventajas competitivas) es el más solicitado por la alta gerencia, ya que su función es lograr ventajas que los competidores no poseen, logrando con ello un posicionamiento sólido en el sector en que se desarrolla la organización.

Fuente: Elaboración propia.

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Los procesos de decisión grupales se deben utilizar solamente cuando ofrezcan ventajas claras sobre los procesos de decisión individuales, y esto depende básicamente de la situación, los participantes y del liderazgo.

El enfoque de grupo en los procesos decisorios será apropiado si cumple con los siguientes criterios:  La calidad y aceptación de la decisión.  La eficiencia (tiempo)  El desarrollo personal y profesional de los integrantes del grupo.  El mantenimiento de las relaciones de grupo y la habilidad para resolver problemas en el futuro.

Las consideraciones que debe tomar el líder para diseñar el grupo y estructurar el proceso decisorio tienen como punto de partida, las siguientes preguntas: 1. ¿Aumentará la calidad esa participación?

2. ¿Aumentará la aceptación o entendimiento esa participación?

3. ¿La participación desarrollará a los integrantes del grupo?

4. ¿La participación será una pérdida de tiempo?

5. ¿La participación dañará las relaciones de los integrantes del grupo?

Si la respuesta es positiva a las tres primeras interrogantes y negativa a las dos últimas, luce conveniente tomar la decisión de enfoque en el grupo para la búsqueda de soluciones a las situaciones problemáticas en estudio. ¿Cuáles son sus ventajas y desventajas?

En el cuadro N° 2 se indican las ventajas y desventajas de utilizar la toma de decisiones en grupo con relación a la toma de decisiones en forma individual.

Cuadro N° 2: Toma de decisiones grupales



    



TOMA DE DECISIONES GRUPALES Ventajas Desventajas La principal ventaja de los procesos  Formación de coaliciones que participativos sobre los individuales pueden entorpecer el proceso de es el acceso a un mayor volumen decisión.

Esto sucede de información. Esto enriquece la frecuentemente cuando existe una discusión y el análisis de la pugna por el poder, o un conflicto de situación problemática y optimiza el intereses en la organización, o proceso conducente a la toma de cuando se deben tomar decisiones mejores decisiones. de gran relevancia que fomentan el enfrentamiento de puntos de vista.

Surge un mayor número de ideas, enfoques y opiniones ante la  La presión social reduce el situación problemática en estudio. desacuerdo y conduce a la conformidad.

La participación en el proceso de solución de problemas aumenta la  Las soluciones que pasan el umbral aceptación. de de aceptación tienden a ser adoptadas, sin importar mucho su La participación directa facilita una calidad, con lo que se eliminan mejor comprensión de la decisión. alternativas.

El aporte de diferentes perspectivas para analizar un  Los individuos dominantes tienen más que su parte de influencia. mismo problema.

Es una oportunidad valiosa para el  Ganar la decisión puede llegar a ser más importante que encontrar una desarrollo personal y profesional de solución de calidad. los participantes involucrados en el  Comportamiento de manada. Este proceso de decisión. fenómeno ocurre cuando los Fomenta en los participantes el integrantes siguen a un líder o una sentido de pertenencia a la idea sin contradecirla o cuestionarla. organización y la integración de equipos de trabajo efectivos.

Fuente: Elaboración propia.

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¿Cuáles son los principales problemas que surgen durante estos procesos y cómo pueden ser resueltos?

manejo y uso de los recursos disponibles para la estructuración y ejecución del proceso decisorio, y deben focalizar su atención en los asuntos relevantes de la situación problemática, minimizando, de esta forma, distracciones que impacten el avance en la toma de decisiones.

La toma de decisiones en grupo es un proceso complejo, que debe contar con una facilitación profesional, es decir, debe contar con un líder con las competencias, habilidades y actitudes necesarias, para conducir eficaz y eficientemente el proceso de decisión y unos facilitadores que lo auxilien en el manejo de las técnicas e instrumentos propios del enfoque de grupos.

Como parte de ese proceso de facilitación, el líder debe reconocer la importancia de las funciones tarea, los procesos y las relaciones interpersonales, todas las cuales son esenciales para la efectividad, la eficiencia y la satisfacción de todos los participantes a largo plazo.

Otros factores importantes que se persiguen con el proceso decisorio grupal son los compromisos de los participantes con la solución, los sentimientos de haber alcanzado la meta y la cohesión de grupos. Los líderes y los facilitadores auxiliares deben tomar en cuenta todos estos criterios cuando diseñan grupos y estructuran sus procesos de decisión.

Un énfasis excesivo en la tarea, es decir, resolver el problema específico que se tiene enfrente, ignorando que una atención explícita a los procesos y a las relaciones interpersonales mejorará las habilidades del grupo para analizar y resolver problemas, implica una visión gerencial muy limitada.

Los procesos estructurados de tomas de decisiones grupales (tormenta de ideas, participación escalonada, técnica DELPHI, grupos nominales y sistemas de información), evidentemente requieren de una mayor inversión en tiempo, dinero y esfuerzo que los procesos decisorios individuales. El líder del proceso y los facilitadores auxiliares deben procurar máxima eficacia y eficiencia en el

El líder y los facilitadores auxiliares deben tener la habilidad para fomentar la participación entre los integrantes del grupo, y para evaluar, de manera objetiva y efectiva, las opiniones y juicios de los participantes en el proceso decisorio. De esta manera, se pueden alcanzar decisiones de mayor calidad y minimizar las 8

dificultades típicas que se presentan en los grupos de trabajo:

profesional, es decir, debe contar con un líder con las competencias, habilidades y actitudes necesarias, para conducir eficaz y eficientemente el proceso de decisión y unos facilitadores que lo auxilien en el manejo de las técnicas e instrumentos propios del enfoque de grupos.

 Competencia entre sus integrantes.  Inhibición al pensar que otra persona puede aportar lo mismo.  Fenómenos tales como la apatía, miedo escénico, comportamiento de manada, y aprovechamiento del grupo (individuos que no hacen su tarea y esperan que el grupo la hará por ellos).

Finalmente, la calidad de la decisión es mayor cuando los grupos conocen el tema sobre el que se decide y el líder del proceso decisorio tiene la habilidad de evaluar efectivamente las opiniones y juicios de todos los participantes.

CIERRE A manera de cierre, podemos concluir que la decisión grupal es y seguirá siendo el método más adecuado para la toma de decisiones en situaciones problemáticas complejas, pues el aporte de ideas, juicios, opiniones e información es mayor que cuando se toman decisiones individuales, sin contar con que se pueden obtener diferentes perspectivas de un mismo problema.

FUENTES CONSULTADAS Blanco, E y González, M. (2007): “Las ventajas de decidir en grupo”. Debates IESA, XII, Número 4, Octubre – Diciembre.

Kast, F. y Rosenzweig, J. (1988). Administración en las Organizaciones. México: Mc Graw Hill.

Robbins, S. y Coulter, M. (2005). Administración.

México: Pearson Educación.

Este proceso decisorio ofrece grandes ventajas, pero no puede ser usado en todas las situaciones y en todos los grupos. Esto dependerá de los escenarios de certidumbre o incertidumbre en los cuales se tomará la decisión, y de factores claves, como la calidad y aceptación de la decisión, los recursos disponibles (tiempo, esfuerzo y dinero), el desarrollo personal y profesional de los participantes, y el mantenimiento de relaciones de grupo y habilidad para resolver problemas en el futuro.

La toma de decisiones en grupo es un proceso complejo, que debe contar con una facilitación 9