ORGANISER
Élections
Sommaire Introduction............................................................................3 Organigramme.......................................................................5 Staff d’Unité...........................................................................7 Formulaires................................................................................................11
Équipe de Région.................................................................31 Formulaires................................................................................................35
Représentants du terrain à l’AG............................................51 Formulaires................................................................................................53
Représentants des Cadres de Formation à l’AG.....................57 Formulaires................................................................................................59 Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes. Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl. Édition 2023. Photo de couverture : Assemblée Générale Photo pp. 2-3 : 20e BE - Woluwe-Saint-Pierre
Introduction Dans notre Mouvement, les élections garantissent un fonctionnement démocratique et participatif. En effet, tous les niveaux de fonction, en ce compris Animateurs, Staffs d’Unité, Cadres de Région et Cadres de Formation, élisent les personnes qui les encadrent et les soutiennent. Dès le départ, les candidats présentent leur programme aux électeurs afin d’établir clairement les règles du jeu pour tous. L’appel à candidatures, la préparation et la mise en place des élections font partie de tes missions. Tu peux compter sur ton expérience, tes compétences, les publications Guides, ton Équipe de Région, l’Équipe Fédérale et le Carrick pour les mener à bien. Consulte le dossier Structure et soutien pour savoir qui agit à quel niveau. En tant que premier point de contact avec les Staffs d’Unité, utilise ce processus pour découvrir et faire connaissance avec l’équipe qui se présente. Ton soutien et ton aide durant leur mandat n’en seront que plus optimaux.
Cette publication traite de différentes situations d’élection : • l’élection d’un Staff d’Unité Guide ; • l’élection d’une Équipe de Région ; • l’élection, en Région, des représentants du terrain à l’Assemblée Générale ; • l’élection des représentants de la Formation à l’Assemblée Générale. Tu trouveras toutes les informations spécifiques concernant l’élection des Staffs d’Unités sœurs dans la publication Les Unités Guides-Scoutes.
LÉlesecti Guiondes s- et G uiInte desrne . be t
Encore merci pour ton investissement !
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Assemblée Générale
Organigramme Dans notre Mouvement, l’Équipe Fédérale, les Équipes de Région et les Staffs d’Unité sont élus par les personnes qu’ils encadrent et soutiennent.
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Chacune des dix-sept Régions est représentée en Assemblée Générale par quatre personnes. Il en va de même pour la Formation.
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Chaque équipe est élue par une instance spécifique Staff d’Unité
Conseil d’Unité (CdU)
Les Staffs d’Unité sont élus par les Animateurs des Groupes qui constituent l’Unité, lors d’un Conseil d’Unité spécial organisé par la Région.
Cadres de Région
Conseil Cadres-Chefs d’Unité (CCU)
Les Cadres de Région sont élus lors des CCU par les représentants des Staffs d’Unité de leur Région.
Équipe Fédérale (EF)
Assemblée Générale (AG)
L’Équipe Fédérale, constituée de la Présidente et de ses Équipiers (sept max.), est élue par les membres de l’AG constituée de Cadres de Région, Cadres de Formation, représentants du terrain (membres de Staffs d’Unité, de Staffs de Groupe ou d’une Route) et membres du Conseil d’Administration.
Conseil d’Administration
Assemblée Générale (AG)
Le Conseil d’Administration, constitué de trois à neuf administrateurs, est élu par les membres de l’AG. Le CA désigne parmi ses membres un ou une Président∙e.
Président.e de l’Assemblée Générale
Assemblée Générale (AG)
Le ou la président.e de l’Assemblée Générale est élu.e par les membres de l’AG.
Élections des représentants de l’AG Représentants du terrain à l’AG
Conseil Cadres-Chefs d’Unités (CCU) ou Équipe de Région
Les représentants du terrain à l’AG sont élus par les membres du CCU, tandis que les Cadres de Région représentants à l’AG sont cooptés par l’Équipe de Région.
Représentants de la Formation à l’AG
Conseil des Cadres de Formation (CCF)
Les représentants de la Formation à l’AG sont élus, parmi les Cadres de Formation, par le Conseil des Cadres de Formation.
Staff d’Unité Le Staff doit être composé d’un Chef d’Unité et de trois Adjoints maximum. Il peut être renforcé par des personnes-ressources (ces dernières n’ont pas de droit de vote lors des Conseils d’Unité).
Él ecti on s - G ui des . be
La présence d’un représentant de la Région est obligatoire lors de l’élection. En cas d’absence d’Équipe de Région, l’Équipe Fédérale se charge de l’élection.
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Fonction
Le candidat est élu par
Scrutin
Chef d’Unité
les membres du CdU (en présence d’un représentant de sa Région)
Élection à la majorité des 2/3 des voix*
Animateur Sens et Foi d’Unité
Annonce de fin de mandat, de démission** ou de vacance
Âge requis
au Coordinateur de Région
22 ans
2 ans (renouvelable deux fois maximum)
Adjoint d’Unité Personne-ressource
Durée d’un mandat
les membres du CdU Élection à la majorité (en présence du Chef absolue (moitié + 1)* d’Unité)
21 ans au Chef d’Unité
18 ans 25 ans
* Plus d’informations au point « Jour de l’Élection », p. 9. ** En cas de démission du Chef d’Unité en cours de mandat, une procédure spéciale se met en place : cf. ROI - Partie 4 - Règlements Fédéraux.
L’élection en six étapes À noter : les procédures sont valables même s’il n’y a qu’un seul candidat qui se présente.
Annonce de fin de mandat Six mois avant la fin du premier ou deuxième mandat d’un Staff d’Unité, l’Équipe de Région envoie à celui-ci l’Annonce de fin de 1er ou 2e mandat. Ce courrier propose le renouvèlement du mandat. Six mois avant la fin du troisième mandat d’un Staff d’Unité, l’Équipe de Région envoie à celui-ci l’Annonce de fin de 3e mandat. Ce courrier l’invite à rechercher de nouveaux candidats et propose les autres possibilités d’engagement dans le Mouvement. Les Staffs d’Unité peuvent évidemment penser à leur relève avant de recevoir ce courrier. Il est préférable d’y réfléchir tout au long du mandat.
Appel à candidatures Quatre mois avant la fin du mandat et à la suite d’une rencontre avec le Staff d’Unité en place, l’Équipe de Région, en partenariat avec le Staff d’Unité actuel, envoie l’Appel à candidatures aux Animateurs de l’Unité qui ont atteint la limite d’âge requise pour intégrer un Staff d’Unité, aux parents, anciens, etc. Ce courrier a pour but d’informer de la fin d’un mandat, de l’arrivée d’élections et d’inviter à rejoindre le futur Staff d’Unité. Pour assurer la relève de tes Unités, SCRIBe (la base de données des Guides) peut t’aider à retrouver des anciens membres. Suis le mode d’emploi Exporter un listing des anciens de ton Unité disponible sur le site pour constituer une liste de potentiels candidats.
Pour l’envoi des appels à candidatures, le Carrick peut t’aider. Demande ce soutien à temps à l’adresse observatoire@guides.be.
Rencontre, information, convocation Rencontrer, informer Il est utile que l’Équipe de Région, en partenariat avec le Staff d’Unité en place, ait un premier contact avec les candidats pour discuter de leur programme et répondre à leurs questions.
Convoquer En accord avec le Staff d’Unité en place, l’Équipe de Région : • planifie un Conseil d’Unité ; • convoque le Conseil d’Unité (cf. formulaire Élection d’un Staff d’Unité Guide : Convocation) ; • réceptionne les éventuelles procurations.
Préparation
Élection des Adjoints et des personnes-ressources
Après avoir relu des articles du ROI relatifs à l’élection des Staffs d’Unité, l’Équipe de Région photocopie ou imprime les Bulletins de vote et le Rapport d’élection.
• Au moins la moitié des membres de l’instance doivent être présents ou représentés. • L’élection doit se faire à la moitié +1 des voix présentes et représentées. • Ils sont élus individuellement. • Des rôles spécifiques, tels que trésorier ou secrétaire peuvent être assumés aussi bien par des Adjoints que par des personnes-ressources.
Informations préliminaires • Ce sont les membres du Conseil d’Unité (CdU) qui votent. • Les Animateurs en fonction (et non les anciens) élisent le nouveau Staff d’Unité. • Chaque Staff de Groupe doit être représenté au sein du Conseil d’Unité par un de ses Animateurs. Les Animateurs absents peuvent donner procuration (une procuration par personne). • Chaque membre d’un Staff de Groupe dispose d’une voix. Il s’agit donc d’un vote individuel et pas d’un vote de Staff. • Les Routes disposent d’une seule voix pour le Groupe. • Pour être élu, le candidat doit être présent au moment de l’élection. • L’élection se fait à bulletin secret.
Élection du Chef d’Unité • Un quorum de présence des 2/3 des membres de l’instance est requis (présents ou représentés). • Le Cadre de Région est présent pour coordonner le bon déroulement de l’élection. Il présente la procédure d’élection. • Les candidats présentent leur Staff d’Unité et leur projet d’animation. • Le Cadre de Région prend le temps (sans la présence des candidats) de répondre aux questions des Animateurs et de s’assurer qu’ils ont bien compris la procédure du vote. • L’élection est prévue en autant de tours qu’il y a de candidats. À chaque tour de vote, le candidat qui obtient le moins de votes est écarté. L’élection se poursuit jusqu’à ce qu’un candidat obtienne 2/3 des voix. • Si l’élection a lieu quelques semaines avant la fin du mandat, cette période est considérée comme période de mise au courant. Les personnes nouvellement élues sont membres du Staff d’Unité à titre consultatif.
Cas particulier Si le candidat au poste de Chef d’Unité n’obtient pas les 2/3 des voix requises, les autres membres de son Staff ne peuvent pas être élus. Un nouveau Conseil d’Unité doit être organisé. La procédure recommence, soit avec les mêmes candidats, au risque d’obtenir le même résultat, soit avec d’autres candidats.
Cas particuliers Si les candidats au poste d’Adjoint d’Unité ou de personne-ressource n’obtiennent pas la majorité absolue, l’Équipe de Région, le nouveau Chef d’Unité, le Staff d’Unité sortant et les Animateurs se mettent à la recherche d’autres candidats. Si, en cours de mandat, il faut remplacer ou ajouter un Adjoint ou une personne-ressource, cette personne est nommée par son Staff. Ce choix est soumis à la ratification lors du Conseil d’Unité.
Suivi et soutien Après une élection, le suivi est primordial. Un Staff d’Unité fraichement nommé est confronté à beaucoup de nouveautés et d’inconnues. Il doit se sentir soutenu et écouté par son Équipe de Région. Ce soutien prendra, entre autres, la forme du Welcome Pack donné au Chef d’Unité le jour de l’élection. Durant les deux premiers mois, un contact régulier doit être établi entre le Chef d’Unité et le Cadre de Région (CCU, téléphone, e-mail, formations*, etc.). En milieu de mandat, l’Équipe de Région et le Staff d’Unité se rencontrent pour faire le point sur les éléments du projet d’animation déjà mis en place, la situation de l’Unité et la suite du mandat. Côté administratif, juste après l’élection, les personnes élues fournissent leurs coordonnées en remplissant le Rapport d’élection et le Cadre de Région le fait parvenir au Carrick qui : • encode les informations du nouveau Staff d’Unité dans SCRIBe ; • envoie les codes d’accès pour la gestion des membres de l’Unité dans SCRIBe ; • abonne chacun aux revues du Mouvement demandées. * La Formation des nouveaux Staffs d’Unité est idéalement mise en place le premier trimestre du mandat par l’Équipe de Région, pour favoriser un soutien efficace.
É le cti ons - Gu ide s .be
Jour de l’élection
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Université
Équipe de Région L’Équipe doit être composée d’un Coordinateur de Région et de Cadres de Région. Un Aumônier et des personnes-ressources peuvent venir renforcer l’Équipe. L’Équipe de Région doit comporter au moins une femme (si possible, la Coordinatrice).
Él ect ion s - G ui des . be
Lors de l’élection du Coordinateur de Région, un membre de l’Équipe Fédérale doit être présent.
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Fonction
Le candidat est élu par
Scrutin
Coordinateur de Région
les représentants des Élection à la majorité Unités en présence des 2/3 des voix* d’un membre de l’EF
Cadre de Région
les représentants des Unités en présence Élection à la majorité du Coordinateur de absolue (moitié +1)* Région
Aumônier de Région Personne-ressource
Durée d’un mandat
3 ans. Ce mandat peut être renouvelé une seule fois dans la même fonction.
Annonce de fin de mandat, de démission** ou de vacances
Âge requis
à la Présidente Fédérale
25 ans
22 ans au Coordinateur de Région
27 ans 18 ans
*Plus d’informations au point « Jour de l’élection », p. 33.
L’élection en quatre étapes À noter : les procédures sont valables même s’il n’y a qu’un seul candidat qui se présente.
Le Vadémécum Toi, Cadre de Région peut être utilisé pour donner des informations utiles.
Appel à candidatures
L’Équipe de Région en place, en accord avec le représentant de l’Équipe Fédérale : • fixe la date pour l’élection (éventuellement lors d’un CCU) ; • convoque les membres du CCU à l’aide de la Convocation ; • prépare les Bulletins de vote et le Rapport d’élection d’une Équipe de Région.
Six mois avant la fin du mandat du Coordinateur de Région et de l’Équipe en place, le Coordinateur de Région, soutenu par l’EF et le Carrick, lance un Appel à candidatures aux membres de ses Unités : Animateurs, Staffs d’Unité, Routiers, anciens et parents. Ce courrier a pour but de les informer de l’arrivée d’élections et de les inviter à rejoindre la future Équipe de Région.
Rencontre, information, convocation Pendant la période d’information, soutenu par la Présidente Fédérale (ou un membre de l’Équipe Fédérale) et le Carrick, le Coordinateur de Région en place : • reçoit les candidatures ; • répond aux questions. L’Équipe de Région en place, soutenue par l’Équipe Fédérale et le Carrick, rencontre les candidats pour : • présenter le Mouvement et son projet, les Forums du Mouvement et Assemblées Générales ; • présenter/clarifier les rôles et missions d’un Cadre de Région et d’une Équipe de Région ; • présenter la procédure d’élection ; • discuter du projet de l’Équipe de Région ; • présenter les projets du Mouvement et les outils que celui-ci met à sa disposition ; • présenter les supports d’information tels que la newsletter des Cadres, les publications, les revues, etc. ; • présenter la structure de soutien (l’Équipe Fédérale, le Carrick, les médiateurs, etc.).
Pour assurer la relève de ton Équipe de Région, SCRIBe peut t’aider à retrouver des anciens membres. Suis la procédure du mode d’emploi Exporter un listing des anciens de ton Unité pour constituer une liste de potentiels candidats. Il est disponible sur le site des Guides. Pour l’envoi des appels à candidatures, le Carrick peut te soutenir. Demande ce soutien à temps à l’adresse observatoire@guides.be.
Jour de l’élection
Suivi et soutien
Informations préliminaires
Le suivi après élection est primordial. Un Cadre de Région fraichement nommé est confronté à beaucoup de nouveautés. Il doit se sentir soutenu et écouté. C’est le rôle du Service aux Membres du Carrick et de l’Équipier Fédéral responsable du Service aux Membres ou de la Présidente.
• Ce sont les représentants des Unités qui votent lors d’un Conseil Cadres-Chefs d’Unité (CCU) pour élire leur Équipe de Région. • Chaque Unité possède une voix. • Si une Unité ne peut être présente, elle peut donner procuration à un autre représentant d’Unité présent (une seule procuration par personne). • Pour être élu, le candidat doit être présent au moment de l’élection. • L’élection se fait à bulletin secret. Déroulement • Un quorum de présence des 2/3 des membres de l’instance est requis (présents ou représentés) pour l’élection du Coordinateur de Région. • Les candidats à la fonction de Coordinateur de Région et leur équipe sont présentés en CCU par la Présidente Fédérale ou son représentant. À cette occasion, l’Équipe exprime ses intentions par rapport à son mandat. • L’élection est prévue en autant de tours qu’il y a de candidats. À chaque tour de vote, le candidat qui obtient le moins de votes est écarté. L’élection se poursuit jusqu’à ce qu’un candidat obtienne 2/3 des voix. Si aucun candidat n’obtient les 2/3 des voix, une nouvelle procédure d’élection doit être mise en place dans les plus brefs délais. • Pour l’élection des Cadres de Région, des personnesressources et de l’Aumônier de Région, la moitié au moins des participants doivent être présents ou représentés. L’élection se fait à la majorité absolue (1/2 + 1). Les personnes élues fournissent leurs coordonnées complètes en remplissant le Rapport d’élection. Après son élection, le nouveau Cadre de Région reçoit son foulard et un Welcome Pack.
Dès son retour, le membre de l’Équipe Fédérale présent à l’élection transmet le Rapport d’élection au Carrick. Après réception du document, le Carrick se charge de : • mettre à jour le listing de l’Équipe de Région dans SCRIBe ; • donner à chaque Cadre de la Région ses codes d’accès à SCRIBe ; • donner aux Cadres de Région une adresse mail@guides.be ; • abonner chaque Cadre de Région aux revues de son choix ; • mettre à jour les signataires du compte de Région ; • donner une procuration aux Cadres de Région choisis pour les comptes d’Unité ; • archiver le Rapport d’élection et le projet de l’Équipe de Région. Après son élection, le Cadre de Région s’engage à : • suivre la Formation des nouveaux Cadres de Région ; • assurer le soutien des Unités de sa Région ; • participer à l’Université ; • lire attentivement les documents fondateurs (Statuts et ROI) et les informations à sa disposition ; • participer activement aux évènements du Mouvement (Forum du Mouvement, Assemblée Générale...) ; • organiser des CCU.
Cas particuliers
Si, en cours de mandat, un nouveau Cadre rejoint l’Équipe, il est nommé par le Coordinateur de Région. Ce choix est soumis à la ratification à la majorité absolue lors du CCU suivant. Le représentant de l’EF ne doit pas être présent pour cette ratification. Formation des nouveaux Staffs d'Unité - NaN et NaS
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Si l’élection a lieu quelques semaines avant la fin du mandat, cette période est considérée comme période de mise au courant durant laquelle la personne nouvellement élue est membre à titre consultatif.
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États Généraux 2023
Représentants du terrain à l’AG Chaque Région est représentée en Assemblée Générale (AG) par quatre personnes qui ont le droit de voter. La composition des votes de Région est organisée comme suit : • un vote est réservé à un Cadre de Région ; • un vote est réservé à un représentant du terrain (Animteur, Routier ou membre d’un Staff d’Unité) ; • les deux autres votes peuvent être portés par des Cadres de Région ou des représentants du terrain, au choix. Les représentants du terrain sont élus en Conseil CadresChefs d’Unité (CCU) à la majorité absolue.
Él ect ion s - G ui des . be
Chaque personne élue devient membre effectif de l’AG. Sa mission : représenter sa Région à l’Assemblée Générale des Guides.
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Fonction
Le candidat est élu par
Désignation/ Vote
Scrutin
Représentant du terrain aux AG
les membres du CCU
Au premier CCU de l’année Guide
À la majorité absolue (moitié + 1)
Durée d’un mandat
1 an
En cas d’absence à l’AG
Âge requis
Animateurs : 16 ans Le membre peut Routiers : 17 ans donner procuration à un autre représentant Membres d’un Staff du terrain d’Unité : 21 ans
L’élection en deux étapes L’élection
Suivi
Les membres du terrain qui représentent la Région sont élus au premier CCU de l’année Guide. Lors de ce CCU, les participants présents choisissent entre eux les personnes qui représenteront leur Région en AG. Si un Animateur souhaite représenter sa Région, il doit le notifier à son Coordinateur de Région, qui l’invitera au CCU.
Les informations complètes (nom, prénom, adresse, date de naissance et e-mail) concernant chaque personne élue doivent être transmises au Carrick et au CA via le Rapport d’élection envoyé au Carrick pour le 31 octobre. Elles ont toutes leur importance pour le bon déroulement des AG.
• Pour que le vote soit valable, il faut qu’au moins 2/3 des Unités de la Région soient représentées. • Les intéressés se proposent afin de déterminer qui sont les candidats possibles. • Une seule Procuration par personne. • L’élection se fait par vote à bulletin secret (voir les Bulletins de vote). • Les candidats doivent obtenir la majorité absolue (moitié +1).
Assemblée Générale
Après élection, si un représentant ne peut être présent à l’AG, il donnera procuration à un autre représentant du terrain. Il transmettra, avant la tenue de l’AG, ses coordonnées au Carrick. Un représentant peut détenir au maximum une procuration.
Représentants des Cadres de Formation à l’AG En Assemblée Générale (AG), la Formation est représentée par quatre Cadres de Formation. Les représentants de la Formation à l’AG sont élus lors du Conseil des Cadres de Formation, en début d’année Guide.
É le cti ons - Gu ide s .be
Chaque personne élue devient membre effectif de l’AG. Sa mission : représenter les Cadres de Formation à l’Assemblée Générale des Guides.
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Fonction
Le candidat est élu par
Désignation/ Vote
Scrutin
Durée d’un mandat
En cas d’absence à l’AG
Âge requis
Représentant des Cadres de Formation aux AG
le Conseil des Cadres de Formation
Au premier Conseil des Cadres de Formation de l’année Guide
Élection à la majorité absolue (moitié + 1)
1 an
Le membre peut donner procuration à un autre représentant de la Formation
18 ans
L’élection en deux étapes L’élection
Suivi
Les Cadres de Formation qui désirent représenter la Formation en AG proposent leur candidature auprès de l’Équipier Fédéral en charge de la Formation.
Les informations complètes (nom, prénom, adresse, date de naissance et e-mail) concernant chaque personne élue doivent être transmises au Conseil d’Aministration via le Rapport d’élection envoyé au Carrick pour le 31 octobre. Elles ont toutes leur importance pour le bon déroulement des AG.
• Pour être élu, le candidat doit être présent au moment de l’élection. • 2/3 des Cadres de Formation ayant formé l’année Guide précédente doivent être présents ou représentés pour que l’élection ait lieu. • Le vote est effectué par les membres présents et valablement représentés. Le candidat doit obtenir la majorité absolue. • Une seule Procuration par personne. • L’élection se fait à bulletin secret (voir les Bulletins de vote).
Weekend Totalement Formation
Après élection, si un représentant ne peut être présent à l’AG, il donnera procuration à un autre représentant de la Formation.