Rencontre

Sortir gagnant d’une organisation à distance

Les Staffs d’Unité n’ont pas été épargnés par le chamboulement provoqué par la crise sanitaire. Depuis des mois, Grégoire et son Staff travaillent d’arrachepied pour soutenir leurs Animateurs. Faire preuve de disponibilité, avoir confiance et se renouveler constamment sont les piliers d’une organisation à distance réussie. La crise a eu de fortes répercussions sur chaque Unité ; il est temps d’en tirer le positif. C’est ce que nous avons fait avec Grégoire, Chef d’Unité de la 20e Unité de Woluwé-Saint-Pierre.

Quel impact la crise sanitaire a-t-elle eu sur votre organisation ?

Ça n’a pas été évident à gérer parce que la crise nous a pris de vitesse. À peine une semaine après l’élection de notre Staff, notre agenda était déjà chamboulé. L’exemple le plus frappant est celui de l’annulation de notre UniFor suite aux trop nombreuses infections et au stress engendré par la situation sanitaire du moment (en octobre). Il devait servir de rampe de lancement pour toute l’année. C’était donc notre premier challenge : parvenir, sans UniFor, à faire passer des messages forts, définir un cadre en ligne avec notre programme et essayer d’avoir une légitimité auprès des Animateurs. Les discussions informelles autour du Conseil d’Unité ou avant/ après les réunions sont d’une richesse telle qu’on ne s’en rendait même plus compte avant que cela disparaisse avec la crise sanitaire.

Comment avez-vous fait pour maintenir le lien ?

Essentiellement en restant le plus réactifs et disponibles possible. Toutes nos Branches ont été bombardées de questions, d’obligations… et les Animateurs ont eu besoin de notre aide. Nous avons également été présents, même si c’était virtuel, lors des réunions de parents par Zoom, pour montrer qu’on forme une équipe soudée avec un projet commun. Nous avons donc été le plus disponibles possible pour les Staffs, malgré la distance. Chaque membre de notre équipe a donc été un élément indispensable pour gérer l’organisation de notre Unité, chacun avec des missions spécifiques : trouver des locaux en suffisance, récupérer les cotisations, introduire les demandes de subsides, être référents auprès des Staffs...

Garder le contact a été une priorité pour vous. Pourquoi est-ce important ?

Parce qu’il y a un esprit d’Unité, une appartenance à un groupe, et une co-construction permanente. Et donc il faut s’assurer que nous restons bien alignés, et que nous avançons dans la même direction, peu importe la manière d’organiser les réunions. Il faut faire vivre l’Unité, et ça nécessite de ne pas rester enfermés dans les petites bulles dans lesquelles nous avons vécu pendant des mois.

Un Conseil d’Unité virtuel, c’est inédit pour votre Unité ? Comment ça se passe concrètement ?

C’est totalement inédit. Pour être honnête, nous ne savions pas comment ça allait se passer. Ce qui était sûr, c’est que nous devions sortir du modèle classique d’un Conseil d’Unité où l’interaction ne vient presque que d’un sens. Notre objectif était donc celui-ci : faire en sorte que les Animateurs ne décrochent pas. Nous avons donc procédé différemment, en commençant par leur demander les sujets qu’ils souhaitaient voir être discutés, en plus de ceux que nous avions relevés. Et le soir du Conseil, nous avons fonctionné avec Mentimeter, qui permet de créer facilement des sondages, des quiz, etc. L’idée était de mettre un maximum d’interactivité, puisqu’ils participaient en répondant aux questions via leur smartphone, et ils voyaient immédiatement les résultats s’afficher sur la fenêtre Zoom. Il y avait des questions ouvertes, qui allaient du « comment allez-vous ? » à « qu’est-ce qui est important pour la suite de l’année ? », mais également des sondages sur, par exemple, la manière d’approcher la fête d’Unité, ou des « murs de mots », où ils pouvaient exprimer des idées.

À ce moment, quel est le rôle du Staff d’Unité ?

Notre rôle est de modérer la réunion, en poussant les participants à commenter ce qu’ils lisent, et/ou les réponses qu’ils ont données. Ceci a créé un dialogue, là où c’est parfois plus difficile en présentiel, parce qu’il faut oser lever la main devant 50 personnes. Finalement, nous sommes parvenus à tenir une réunion de deux heures en gardant l’attention des Animateurs et à convenir tous ensemble d’une série d’actions, avec des responsables pour chacune d’entre elles.

20e BE - Woluwé-Saint-Pierre

S’organiser en distanciel, un vrai défi ?

En réalité, travailler en distanciel nécessite d’être très clairs et concis dans nos messages envers les Staffs, et donc bien comprendre leurs besoins d’informations. On a assurément évolué là-dedans, puisqu’on vient avec un cadre plutôt qu’une liste interminable d’actions détaillées. Il a fallu sortir de notre zone de confort et procéder différemment, c’était indispensable. Cette nouvelle manière de faire exige aussi d’avoir une confiance importante envers les Staffs. Nous leur avons laissé une autonomie la plus large possible tout en restant constamment disponibles. Par ailleurs, tout cela a redéfini le rôle de chacun au sein de notre équipe. Dans notre cas, le covid aura été un accélérateur vis-à-vis de notre politique de Staff d’Unité (sur laquelle on a d’ailleurs été élus), à savoir une grande autonomie pour les Staffs, qui savent qu’ils peuvent compter sur nous.

Quels enseignements tirez-vous de cette expérience ?

On reste littéralement scotchés par l’incroyable résilience de nos Animateurs. Alors que les règles n’ont pas cessé de changer, et qu’en parallèle, ils devaient gérer les chamboulements dans leur quotidien (études, activités…), ils n’ont jamais baissé les bras. Ils ont toujours cherché des solutions pour maintenir le lien avec les Animés, pour faire vivre l’esprit du Guidisme et de notre Unité. Notre rôle de Staff d’Unité a été de leur faciliter la vie, et de rester bienveillants face à leurs doutes. Il y a une énergie incroyable chez nos Animateurs, et la meilleure chose est de leur laisser la possibilité d’en exprimer toutes les facettes.