Toi, Cadre de Région
Sommaire
Photo de couverture : Université
Photo pages 2 et 3 : BE - CCU
Introduction
Bienvenue et merci pour ton engagement en tant que Cadre de Région.
Au sein des Guides, tu as une place spécifique. Tu soutiens tes Unités sur le terrain et tu fais évoluer le Mouvement. Deux grands axes chargés de sens qui contribuent à créer une société en phase avec nos valeurs. Tu es le lien qui permet la communication entre le niveau local et le niveau fédéral.
Ce dossier décrit l’ensemble des facettes de ta fonction de Cadre de Région. Tu fais partie d’une grande équipe au sein des Guides et tes missions sont primordiales pour faire progresser notre Mouvement. À toi d’y apporter ta personnalité et ta créativité pour faire vivre les Guides à ta manière.
Ton Équipe de Région et toi
L’Équipe de Région soutient les Unités qui la composent et assure le lien entre le niveau fédéral et le niveau local.
Elle est idéalement composée :
• d’une Coordinatrice/un Coordinateur ;
• de Cadres de Région ;
• de personnes-ressources (sans droit de vote) ;
• d’un Aumônier (sans droit de vote).
L’Équipe de Région doit comporter au minimum un membre féminin.
• La Coordinatrice/le Coordinateur de Région est âgé(e) d’au moins 25 ans.
• L’Équipe de Région est composée de personnes motivées et bénévoles ayant l’envie de s’investir pour faire grandir leur Région.
Élections
Une Équipe de Région, de l’Équipe c’est...
Le Coordinateur de Région est élu avec son Équipe pour un mandat de 3 ans. Ce mandat peut être renouvelé une seule fois (6 ans maximum dans la même fonction). Lorsqu’une Équipe de Région arrive en fin de mandat et ne le renouvèle pas, un appel à candidatures est lancé par la Présidente Fédérale qui rencontre les candidats. Ce sont les Staffs d’Unité qui, lors d’un Conseil Cadres-Chefs d’Unité (CCU), présidé par la Présidente ou son représentant, décident s’ils sont d’accord ou non d’être accompagnés et soutenus par l’Équipe qui se présente.
Notre Mouvement repose sur un système pyramidal et solidaire où chaque niveau est soutenu par le niveau supérieur afin de garantir la cohérence et la cohésion du Mouvement. Le Cadre de Région a comme public principal les Staffs d’Unité et y est particulièrement attentif.
Au sein de ton Équipe de Région, chaque acteur a une place, un rôle et des missions qui correspondent à sa personnalité, ses compétences et ses connaissances.
Voici les différents profils qui peuvent composer ton Équipe de Région.
Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive et les profils ne sont pas figés. Ce sont des pistes qui t’aideront à constituer ton Équipe. Certaines personnes peuvent d’ailleurs avoir plusieurs « casquettes » selon leurs intérêts, leurs compétences et le temps à consacrer à la Région.
Conseiller Formation
UniFor, FAn, Anim, Université : le parcours de formation, tu y crois à fond ! Tu es la personne de contact pour les Chefs d’Unité qui manquent de ressources dans ce secteur.
Exemples de missions : aide pour l’organisation des UniFor, soutien aux Staffs d’Unité pour booster les inscriptions aux Formations, organisation de la Formation des nouveaux Staffs d’Unité dans ta Région, participation à certaines Formations si c’est nécessaire...
RP (relations publiques)
Proactif et de nature sociable, tu penses pouvoir bien représenter le Mouvement. Tu entretiens de bonnes relations avec tous les acteurs et partenaires incontournables de ta Région (commune, écoles, associations de la Région, paroisses, etc).
Exemples de missions : appuyer un projet auprès des autorités locales, garder contact avec tes homologues d’autres mouvements de jeunesse, conseiller les Unités quant à leur communication et visibilité externe...
Event manager
Tu es créatif et dynamique ? Organiser des évènements, concevoir les projets et les vivre, c’est ce qui te fait vibrer ? Ce poste est fait pour toi !
Exemples de missions : organiser la Journée d’Ouverture de ta Région, les Conseils Cadres-Chefs d’Unité (CCU), participer à l’organisation d’évènements du Mouvement et motiver tes Unités à s’y impliquer...
Recruteur
Tu as l’oeil pour repérer les chouettes futurs
Cadres de Formation / Chefs d’Unité / Cadres de Région ? Ton objectif : contribuer à la relève du Mouvement à tous les niveaux et plus particulièrement dans ta Région. Tu y veilles au développement du Guidisme en aidant tes Unités à mettre sur pied des actions de recrutement et en participant à la création de nouveaux Groupes, de nouvelles Unités.
Exemples de missions : renconter les Animateurs lors de leur UniFor, rencontrer les nouveaux Staffs d’Unité et mettre en place leur élection.
Coordinateur
Responsable de ta Région, tu soutiens ton Équipe et t’assures que ta Région roule grâce aux compétences de chacun. Au courant de ce qui se passe sur le terrain, tu es le véritable porte-parole de ta Région au sein des instances décisionnelles des Guides !
Médiateur
Tu as le sens de l’écoute et de l’empathie, tu sais prendre du recul et rester neutre. Tu as les clés pour désamorcer un conflit et apaiser les tensions ; aucun doute, la médiation c’est ton créneau !
Exemples de missions : organiser une réunion de médiation, offrir un espace d’écoute et de parole pour chacun, être le lien privilégié avec le Mouvement lors de la Cellule de Crise en cas de problème sur un camp de l’une de tes Unités...
Gestionnaire admin
Tu es organisé, rigoureux, roi des tableaux Excel et amoureux des chiffres ?
Te voilà en charge de la gestion du volet administratif de ta Région !
Exemples de missions : gérer le compte de la Région, te tenir au courant de la situation financière des Unités, conseiller les Staffs d’Unité pour la tenue de la comptabilité de leur Unité, t’assurer que l’Unité dispose de locaux, de matériel et de ressources suffisantes...
Mentor
Mets ton expérience de Chef d’Unité au service de ta Région en coachant les Staffs d’Unité dans leur rôle, leur application de la pédagogie Guide ou encore pour la lecture des préparations de camp.
Exemples de missions : répondre aux questions sur la vie pédagogique et la qualité de l’animation dans l’Unité, prendre des nouvelles de tous les Staffs d’Unité, visiter les camps...
Secrétaire
Tu gères l’administratif de la Région et tu tiens les PV des réunions.
Toi, Cadre de RégionGuides.be
Ta Région, tes Unités et toi
Tes Unités ont besoin d’être conseillées lors de conflits, de Formations, de soucis financiers ou de questions pédagogiques. Ta mission principale est de les soutenir en les rencontrant régulièrement afin de relayer leurs demandes vers le Mouvement et vice versa.
Ce que tu dois
mettre en place
Durant l’année, il y a différentes missions que ton Équipe et toi devez organiser pour tes Unités. Pour t’épauler, tu pourras faire appel à l’Équipier Fédéral en charge du Service aux Membres.
Organise l’élection des nouveaux Staffs d’Unité
Lorsqu’un Staff d’Unité termine son mandat, un nouveau Staff peut se présenter pour sa succession. Ton rôle est de mettre en place les élections du début à la fin du processus : lancer un appel à candidatures, rencontrer le nouveau Staff, prendre connaissance de ses projets pour l’Unité et procéder à l’élection de ce Staff. Anticipe ces départs et consulte l’outil Élections
Lors de ces élections, distribue le Welcome Pack aux nouveaux Staffs d’Unité. En général, le Carrick te remet les Welcome Packs de ta Région lors de la Journée d’Ouverture (JO). Ils y trouveront une série de dossiers qui concernent tant leur fonction que le Mouvement. Ces documents répondent aux questions qu’ils pourraient se poser pendant leur mandat.
Organise ta Journée d’Ouverture
La Journée d’Ouverture est la première activité que tu organises en début d’année Guide (entre septembre et octobre). C’est une belle occasion d’accueillir les Animateurs et les Staffs d’Unité et de leur présenter ton Équipe et les projets de notre Mouvement.
Tu les remercies pour leur engagement bénévole. Ce moment de rencontres et d’échanges peut être décliné sous différentes formes. Avec ton Équipe de Région, laisse libre cours à ton imagination pour organiser une rencontre exceptionnelle : journée d’animation, drink et foodtruck, soirée jeux, etc.
Lors de cette rencontre, tu distribues les Packs de rentrée à tous les Staffs (de Groupe et d’Unité) avec l’aide du Carrick. Dans ces Packs, les Animateurs et les Staffs d’Unité retrouvent une série de documents et dossiers : incite-les à s’y plonger régulièrement. Ils ont été conçus pour les aider dans l’accomplissement de leurs missions.
Fais la promotion de la Formation au sein de ta Région
L’Université
L’Université est une journée de Formation organisée pour toi en tant que Cadre de Région, pour les Staffs d’Unité et pour les Cadres de Formation. Durant cette journée, chacun approfondit une ou deux thématiques particulières avec des formateurs membres du Mouvement et/ou des personnes extérieures ayant une expertise particulière. Cette journée donne aussi l’opportunité de discuter et d’échanger avec d’autres acteurs de notre Mouvement.
En tant que Cadre de Région, fais la promotion de l’Université afin que tes Staffs d’Unité s’y inscrivent nombreux.
La ForFor
La ForFor (Formation des Formateurs) permet de découvrir le métier de Formateur. Cette Formation s’étale sur une année et donnera aux participants toutes les cartes pour maitriser pleinement le rôle de Cadre de Formation chez les Guides.
La Formation pour les Animateurs
Booste tes Staffs d’Unité pour qu’ils invitent leurs Animateurs à s’inscrire aux Formations Guides. Elles sont d’excellents lieux d’échanges et de rencontres qui permettent de faire évoluer leurs connaissances et compétences en animation.
Les Staffs d’Unité ont la possibilité d’organiser des UniFor (Unité en Formation). Ces UniFor sont reconnues dans le parcours de Formation des Animateurs si certaines démarches administratives sont remplies. Si tes Staffs d’Unité ont besoin de formateurs, d’experts dans certains domaines, épaule-les dans leurs recherches et relaie leurs demandes auprès du Service Pédagogie et Appui-Formation au Carrick.
Lux - Journée d’Ouverture
Organise les CCU
Organisés quatre fois par an par l’Équipe de Région, les Conseils Cadres-Chefs d’Unité (CCU) sont des moments de rencontre privilégiés entre les Staffs d’Unité et les Cadres de Région : ce sont des lieux de parole et d’écoute où tu récoltes un maximum d’informations sur les Unités et identifies les Unités dans le besoin.
Le Carrick t’enverra une proposition d’ordre du jour. Envoie cet ordre du jour à tes Staffs d’Unité : il contient les informations importantes que notre Mouvement leur transmet. Tu y trouveras également des pistes de discussions à aborder avec tes Unités. Demande-leur enfin si elles souhaitent aborder d’autres sujets. Laisse place à la discussion et à l’échange.
Après chaque CCU, envoie le PV de ta rencontre au Carrick.
Des périodes identiques
Les périodes des quatre CCU sont identiques pour tout le Mouvement :
• premier CCU : septembre - octobre (élection des représentants à l’AG) ;
• deuxième CCU : décembre - janvier ;
• troisième CCU : février - mars ;
• quatrième CCU : mai - juin.
Chaque période permet d’aborder des thèmes importants au même moment dans toutes les Régions.
Objectifs des CCU
• Informer les Staffs d’Unité de l’actualité du Mouvement
• Proposer un lieu d’écoute et de parole
• Identifier des besoins et demandes, et y répondre
• Partager les expériences et les informations
• Faire remonter les besoins au Mouvement pour un suivi généralisé
• Mieux connaitre la réalité de chaque Région
• Développer le sentiment d’appartenance au Mouvement
Canevas des réunions
L’ordre du jour d’un CCU se divise en quatre temps incontournables.
1. Temps de questions-réponses sur les sujets de type informatif : prends le temps en début de CCU de répondre aux questions sur les thématiques présentées dans l’ordre du jour.
2. Échanger et construire ensemble : c’est l’occasion d’être à l’écoute de ce qui se passe dans tes Unités.
3. Synthèse des échanges : prends 10 minutes pour faire une synthèse des échanges qui viennent d’avoir lieu.
4. Clôture et remerciements : poursuis les discussions de manière informelle autour d’un repas ou d’un verre.
Les suivis à faire
pendant l’année
Soutiens tes Unités : sois présent
Prends des nouvelles de tes Unités
Prends régulièrement contact avec les Staffs d’Unité et accorde une attention particulière à ceux qui ne viennent pas aux CCU. Ton objectif est d’avoir des nouvelles, de faire sentir aux Staffs d’Unité qu’il y a une Équipe qui les soutient. Cela permet aussi d’aborder des problèmes plus pointus en toute discrétion. En concertation avec les Staffs d’Unité, rends-toi, dans la mesure du possible, régulièrement sur le terrain. Va aux Conseils d’Unité, participe à une fête d’Unité ou passe pendant les camps. Ces visites seront l’occasion de créer du lien et de se rencontrer dans une atmosphère moins formelle.
Pour se tourner vers toi en cas de problème, les Staffs d’Unité ont besoin de te connaitre. Cette connaissance passe par des rencontres sur le terrain.
Assure-toi que tes Unités disposent de locaux, de matériel et de ressources suffisantes
Au cours de vos rencontres, tu t’informes sur les locaux de tes Unités et sur leurs ressources financières. Les locaux sont une réelle problématique au sein des mouvements de jeunesse. Les paroisses, les communes ou les propriétaires privés peuvent récupérer les biens immobiliers qu’ils avaient mis à disposition des Unités. Sois donc attentif à ces situations et relaie les informations que tu récoltes à l’Observatoire. La situation financière d’une Unité nécessite parfois une aide particulière de la Région. Au besoin, elle pourra apporter un soutien financier à ses Unités (partage du montant des cotisations, achat de matériel, etc.).
Organise des réunions de médiation quand c’est nécessaire
Il est possible que tes Unités rencontrent des difficultés. Rends-toi disponible et sois à l’écoute de leurs problèmes. Assure-toi de donner une réponse adaptée à leur demande. S’ils en expriment le besoin ou si tu sens que c’est nécessaire, le Staff d’Unité ou les Animateurs peuvent rencontrer une personne extérieure pour rétablir la communication. Il s’agit de trouver des solutions à leur problématique.
Tu es la personne en charge de l’organisation de la médiation. Tu dois trouver le médiateur adéquat, un lieu adapté et neutre pour organiser une rencontre. L’Observatoire est aussi là pour t’apporter de l’aide.
Assure l’intérim des Unités sans Staff d’Unité
Si aucun Staff d’Unité ne se présente ou que le Staff d’Unité démissionne subitement : il faut essayer de comprendre ce qui se passe
Tu prends alors l’intérim de l’Unité concernée, le temps qu’un nouveau Staff d’Unité soit mis en place.
Comment assurer le meilleur soutien pour les Groupes ?
Souviens-toi qu’un des objectifs premiers d’un Staff d’Unité est de « garantir une qualité d’animation dans les différents Groupes ».
Tu ne pourras pas remplacer complètement un Staff d’Unité mais, pendant cet intérim, tu devras t’assurer de deux choses :
1. soutenir et aider les Animateurs à trouver un nouveau Staff d’Unité ;
2. garantir que les Animateurs ont tout ce dont ils ont besoin pour offrir une animation de qualité aux jeunes.
1. Soutiens les Animateurs pour trouver un nouveau Staff d’Unité
L’intérim que tu assures est une solution temporaire. Il est impératif de garder cela en tête afin de mettre tout en œuvre pour trouver rapidement un nouveau Staff d’Unité. Avec ton Équipe de Région, en collaboration avec l’Unité, vous devez tout mettre en œuvre pour recruter efficacement.
Donne aux Animateurs des pistes pour recruter : des rencontres, des vidéos de promotion de la fonction, des flyers, des repas auxquels les parents sont conviés pour rencontrer les Staffs, une présence de l’Équipe de Région aux évènements de l’Unité pour rencontrer les parents et répondre à leurs questions, etc. Tu n’es pas là pour recruter à leur place, mais épaule-les pour qu’ils y parviennent. Explique-leur en détail les fonctions d’un Staff d’Unité, les différents rôles et missions qui le composent. Mets tout cela par écrit pour qu’ils y aient accès en toutes circonstances.
2. Garantis une animation de qualité
Comme tu le fais pour tes Staffs d’Unité, anticipe les échéances des Animateurs. Consulte l’Agenda des Animateurs, qui est disponible sur le site Internet des Guides et qu’ils reçoivent en début d’année dans leur Pack de rentrée.
Transmets-leur les échéances liées à leur rôle. Rends-toi disponible pour répondre à leurs questions. Mets des choses en place pour qu’ils assument leur rôle d’Animateur sans entrave (Conseil d’Unité, gestion des comptes, évènements d’Unité...). En fonction de la situation, identifie les attentes des Animateurs par rapport à ton intérim dans leur Unité. Détermine avec eux les priorités et sois transparent sur le rôle de la Région pendant cette période. Comme un Staff d’Unité, guide les Animateurs afin qu’ils réalisent leurs missions et qu’ils fassent vivre leur Unité comme ils le souhaitent.
Administratif
Soutiens tes Unités dans la gestion de leur comptabilité
Communication
Pour faire la promotion de ta Région et de tes Unités, différents canaux sont disponibles.
À l’interne, auprès de tes membres
• •Pour faire la publicité d’évènements plus spécifiques à ta Région, tu as la possibilité d’intégrer un message dans les newsletters qui sont envoyées une fois par mois aux Animateurs de ta Région.
• La publication Oh My Guides ! est aussi une possibilité pour faire passer un message à l’ensemble des encadrants des Guides.
• Certaines Régions tiennent un groupe Facebook ou une page Facebook pour garder un contact fréquent avec leurs membres.
À l’externe
Donne de la visibilité à ta Région lors des évènements locaux. Montre-toi aux évènements communaux, paroissiaux ou encore aux activités pour les jeunes. Un gain de visibilité pourra faire grandir et faire connaitre ta Région et tes Unités. Plus de visibilité pourra, qui sait, déboucher sur l’ouverture de nouveaux Groupes ou même de nouvelles Unités.
Pense aussi à utiliser les réseaux sociaux comme moyen de communication. Les Guides les utilisent pour le bonheur de tous.
Contacte la presse pour relayer un évènement exceptionnel dans ta Région ou dans une de tes Unités et ainsi faire une belle publicité pour les Guides.
Besoin de visibilité Guide ou de soutien pour les contacts avec la presse ? Contacte le Carrick pour emprunter un kit de visibilité ou entrer en contact avec l’attachée de presse ou les chargées de relations extérieures des Guides.
Il est important que tu te tiennes informé de la santé financière de tes Unités, au travers des rencontres que tu organises.
En tant que Cadre de Région, tu as un œil sur les comptes de tes Unités et tu t’assures que les trésoriers d’Unité les gèrent. Parler argent, cela peut être délicat. Alors, plutôt que de te positionner en contrôleur, si tu abordais le sujet en lien avec l’honnêteté, la responsabilité et la solidarité ?
Gérer les comptes de l’Unité et superviser les comptes des Groupes, cela prend du temps. S’il est nécessaire d’avoir des finances pour fonctionner, l’argent ne doit pas devenir une préoccupation trop présente. Pour soutenir tes Staffs d’Unité, aide-les à se poser les bonnes questions, à réfléchir posément et à se donner des principes communs et transparents d’utilisation de l’argent.
Chaque Unité a ses habitudes, ses repères quant à la gestion financière. Certaines d’entre elles gèrent leurs comptes et leurs cotisations de manière centralisée.
Ton objectif en tant que Cadre de Région n’est pas d’homogénéiser ces pratiques ou de projeter ta manière de voir la gestion des comptes sur l’Unité. Ton rôle est de leur donner des pistes, des outils pour leur simplifier la vie et la gestion quotidienne, éviter les pertes d’argent à cause d’erreurs ou d’oublis. Consulte le dossier Les Guides et l’argent pour t’y aider. Lance la discussion lors d’un CCU : bousculer les habitudes d’une Unité n’est pas toujours évident. Aide les Staffs d’Unité à être à l’écoute de leurs Animateurs.
Une fois par an (début janvier ou début septembre, selon ce que vous avez décidé ensemble), les Staffs d’Unité doivent te transmettre leurs comptes. Belle occasion pour amorcer le dialogue !
Il faut toujours prendre des précautions pour rendre les choses plus saines et transparentes, prévoir pour se mettre à l’abri de mauvaises surprises.
Pour cela, conseille aux Staffs d’Unité de :
• planifier les recettes et les dépenses ;
• tenir à jour un carnet de comptabilité contenant les recettes et dépenses, ainsi que tous les justificatifs des dépenses (tickets de caisse, souches, extraits, etc.).
Un minimum d’organisation pour un maximum de transparence ! Ces conseils valent tant pour le compte de l’Unité que pour ceux des Groupes.
Mais encore… ?
Ton rôle est aussi de connaitre les obligations de tes Unités au niveau administratif et de les épauler. Les Animateurs et les Staffs d’Unité reçoivent en début d’année plusieurs documents, dont une Farde à formulaires dans leur Pack de rentrée. Tous les formulaires à destination des Animateurs et des Staffs d’Unité sont téléchargeables depuis la bibliothèque du site des Guides. N’hésite pas à y faire un tour...
il y a les camps...
Ta mission continue avec les camps : les procédures de départ en camp à l’étranger, les déclarations, les engagements et préparations de camp et les visites de ceux-ci.
Maitrise les deadlines des Animateurs et des Staffs d’Unité concernant les camps
Ta mission est aussi de transmettre les deadlines liées aux camps de tes Unités. Retrouve-les dans l’Agenda des Staffs d’Unité et dans celui des Animateurs, aussi disponibles sur le site des Guides. Attention : les deadlines sont différentes suivant la destination du camp (Belgique, Europe ou hors Europe). Tiens-toi informé !
Déclarer les camps dans SCRIBe
Tous les camps de tes Unités (Nutons, Lutins, Aventures, Horizons, Routes, Intrépides) doivent être déclarés dans SCRIBe pour le 1er mars. Sensibilise tes Staffs d’Unité quant à l’importance de cette démarche. Fais-toi le reflet des communications émanant du Mouvement.
Relis les préparations de camp de tes Unités
Le camp est le couronnement de l’année Guide, son point d’orgue. Le Mouvement demande aux Animateurs de rendre la Préparation ET l’Engagement de camp afin de se ranger à leurs côtés en cas de souci, puisqu’elle valide leur organisation.
Chronologie des préparations de camp
1. Rédaction des préparations de camp par les Animateurs.
2. Signature des Engagements de camp par les Animateurs.
3. Relecture des préparations de camp par le Staff d’Unité.
4. Le Staff d’Unité fait un retour des prépas auprès des Animateurs, signe l’Engagement de camp et envoie les préparations de camp à l’Équipe de Région.
5. Relecture des préparations de camp par l’Équipe de Région.
6. La Région envoie ses commentaires au Staff d’Unité qui les transmet aux Animateurs. Selon les commentaires, les préparations sont modifiées.
7. Une fois les modifications apportées à la préparation de camp, la Coordinatrice/le Coordinateur de Région signe l’Engagement de camp
Avantages de la Préparation de camp
• Quand les Animateurs partent au camp, tout est déjà bien préparé, planifié et organisé .
• Elle fait évoluer les Animateurs dans leur animation en leur proposant des pistes de réflexion .
• Elle garantit, aux yeux des parents et des personnes extérieures, une animation de qualité en lien avec la pédagogie du Mouvement.
C’est important que tu présentes la Préparation de camp comme un outil qui aide les Animateurs. Celui-ci leur permet de s’accorder sur la thématique et les éléments qui se rapportent au camp. C’est l’occasion aussi pour eux de rêver à leur camp à l’avance, d’imaginer ce qu’ils veulent mettre en place. Ils pourront planifier et anticiper les différentes tâches qu’ils devront accomplir avant de partir. Parce que cela fait aussi partie de leur apprentissage de vie de s’organiser en fonction de leurs obligations.
N’hésite pas à glisser, dans la préparation de camp, un petit mot d’encouragement, la promesse d’être disponible en cas de souci, etc. Ainsi, les Animateurs seront gonflés à bloc pour la suite !
Signe l’Engagement de camp
L’Engagement de camp, document annexé à la Préparation de camp, doit être signé en trois exemplaires par tous les Animateurs du Staff, par le Chef d’Unité et par le Cadre de Région :
• un exemplaire pour les Animateurs ;
• un exemplaire pour le Staff d’Unité ;
• un exemplaire pour ton Équipe de Région.
En cas de problème lors du camp, dans la mesure où les Animateurs ont mis en œuvre ce qui est indiqué dans leur préparation de camp signée par la Région, notre Mouvement les soutiendra. Par la signature de l’Engagement de camp, les Guides se portent garants, à leurs côtés, de la qualité de leur projet de camp.
Organise une garde de Région
Au camp, tout comme pendant l’année, la « pyramide de soutien » est en marche. Responsabilise chacun par rapport à son rôle. En cas de pépin, le premier interlocuteur du Staff de Groupe est son Staff d’Unité. Assure-toi que les Staffs d’Unité s’organisent au mieux pour assurer cette disponibilité.
Dans un deuxième temps, si le Staff d’Unité ne s’en sort pas, s’il a besoin d’être écouté ou s’il a besoin de conseils, c’est vers toi qu’il se tourne. Pour offrir un soutien continu pendant toute la période des camps, ton Équipe organise une garde de Région. Cela signifie qu’à tour de rôle, vous vous rendez disponibles pour vos Unités (garde téléphonique, par exemple). Communique ces arrangements à tes Staffs d’Unité ainsi qu’à la Cellule de Crise avant le 1er juin (crise@guides.be).
Et si tu observes des choses qui ne te plaisent pas?
Visite les camps de tes Unités pendant l’été
Avec ton Équipe, tu as décidé de visiter les camps de ta Région. Bonne idée ! Voilà une belle occasion d’entrer en contact avec les Staffs. Évidemment, ne débarque pas à l’improviste. Il vaut mieux t’annoncer en passant un coup de fil au Staff, et ainsi convenir d’un moment.
D’ailleurs, pourquoi ne pas aller en camp en même temps que le Staff d’Unité ? Ça serait sympa et ça répond tout à fait à ta mission de soutien. Parles-en avec le Staff d’Unité, par exemple lorsque tu le rencontres pour discuter des préparations de camp, et fixe une date avec lui. Une belle occasion de rencontrer les Staffs, de demander des nouvelles, de participer aux activités du camp, de donner des coups de main et d’apporter un petit quelque chose. Ton Équipe pourrait même, en concertation avec le Staff de Groupe et le Staff d’Unité, préparer et organiser une activité.
Un danger est-il imminent (sécurité en jeu) ?
OUI
Discutes-en tout de suite de manière constructive avec les Animateurs et/ou la Cellule de Crise.
NON
NON
Est-ce que c’est bientôt la fin du camp ?
Est-il possible d’améliorer la situation rapidement, sans chambouler le programme du camp et sans empêcher les Animateurs d’exercer leur rôle ?
OUI
Demande aux Animateurs de faire des propositions/suggestions qui ne modifieraient pas leur programme et évalue avec eux leur faisabilité.
NON
Apporte ton soutien dans la réorganisation. Quelle que soit la décision à prendre, inclus les Animateurs dans la réflexion afin qu’ils se sentent à l’aise dans la suite du déroulement du camp.
Prévois un suivi après le camp lors d’une réunion d’évaluation avec les Animateurs et la Région si nécessaire.
Ton Mouvement et toi
Les Cadres de Région contribuent aux grandes évolutions du Mouvement. Cela implique notamment ta participation aux réunions des instances et autres rendez-vous fédéraux.
Tu es aussi invité à laisser libre cours à ton imagination si tu souhaites organiser d’autres activités avec ton Équipe de Région pour construire, ensemble, un Mouvement qui vous ressemble.
Tes rôles
envers les Guides
Participe aux Forums du Mouvement
Le Forum du Mouvement est l’organe de réflexion et d’analyse du Mouvement. Y sont présents les Cadres de Région et de Formation ainsi que les membres de l’Équipe Fédérale. Ce lieu d’échanges est mis en place tous les deux mois et est animé par la Présidente Fédérale et son Équipe.
Lors du Forum du Mouvement, tu échanges sur ce que tu rencontres au quotidien au sein de ta Région et tu dialogues avec les autres Régions pour avoir de nouvelles idées, par exemple. Tu y relaies les actualités de tes Unités. C’est de cette manière que le Mouvement évolue, grâce à toi et tes apports. C’est également l’occasion pour le Mouvement de te transmettre un maximum d’informations à relayer à tes Unités. Il est très important que ta Région y soit représentée. Organise-toi avec ton Équipe pour assurer la présence de la Région à chaque fois !
Participe à l’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale (AG) a lieu au moins deux fois par année Guide.
Chaque Région doit être représentée par quatre personnes qui comptabilisent quatre voix. En AG, la répartition des représentants se fait comme suit :
• un Cadre de Région obligatoirement ;
• un représentant du terrain (membre d’un Staff de Groupe ou d’Unité, ou d’une Route) obligatoirement ;
• deux autres membres qui peuvent être soit Cadresde Région soit représentants du terrain.
Rappel
Les représentants du terrain de la Région sont élus lors du 1er CCU de l’année. Les Cadres de Région qui porteront leur voix en AG sont, eux, désignés par la Région.
Tu trouveras plus d’informations sur le fonctionnement de l’AG, sur ses rôles et sur ses missions dans le ROI des Guides et dans les Statuts de l’ASBL.
Motive tes Unités à participer avec toi aux évènements du Mouvement
Des groupes de travail, des évènements, des rencontres sont organisés sur différentes thématiques pour faire constamment évoluer le Mouvement. Motive tes Staffs d’Unité et leurs Animateurs à s’impliquer lors de ces rendez-vous pour construire un Mouvement dynamique à leur image.
C’est aussi en s’investissant dans le Mouvement d’une autre manière que les Animateurs et les Staffs d’Unité verront l’envers du décor. Ils auront envie de « garder un pied dedans » et envisageront de prolonger leur engagement dans une autre fonction du Mouvement.
Soumets une fois par an le Rapport d’activités de ta Région
Le Rapport d’activités est un document qui décrit et évalue les réalisations d’une Équipe de Région durant l’année civile écoulée. Il se présente comme un élément de gestion des activités passées et futures et est un document officiel de notre Assemblée Générale. C’est en effet une manière, pour les Cadres du Mouvement, de prendre le temps de faire le bilan de l’année écoulée et de visualiser l’année à venir.
Ce rapport annuel répond à un arrêté ministériel. Nous devons le fournir avec la demande de reconnaissance (et donc de subsides) en tant que mouvement de jeunesse auprès de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Au-delà d’une contrainte administrative légale, cet état des lieux périodique est du plus grand intérêt pour chaque Région et pour notre Mouvement.
Quand rédiger le Rapport d’activités ?
Le Rapport d’activités porte sur l’année civile écoulée (de janvier à décembre). Il faut l’envoyer au Carrick deux mois avant l’Assemblée Générale statutaire de mai.
Contenu du Rapport d’activités
Le canevas du Rapport d’activités est envoyé à chaque Région par sa référente du Carrick en février. On y retrouve en général les sujets suivants :
• fonctionnement de l’Équipe : arrivées et départs de membres, renouvèlements de mandats, etc. ;
• activités réalisées au cours de l’année : dates, public touché, nombre de participants, évaluations, résultats, etc. ;
• réalisations concrètes de l’Équipe de Région : édition d’un outil, d’un document, etc. ;
• les projets pour l’année suivante.
Gère les comptes de ta Région
Chaque Région reçoit un montant défini au prorata du nombre d’Animés inscrits sur son territoire. Cet argent est à utiliser au bénéfice de ta Région et de tes Unités. Sers-t’en pour les projets que ta Région met en place, lors des CCU ou des Journées d’Ouverture et aussi pour soutenir tes Unités dans le besoin.
Les comptes sont à transmettre annuellement au Conseil d’Administration par l’intermédiaire du Carrick, au plus tard pour la mi-janvier de l’année qui suit. Renvoie le formulaire Bilan financier annuel au format Excel au Carrick.
Une Formation en continu pour ton Équipe et toi
Formation des nouveaux Cadres de Région
Chaque année, une Formation à destination des nouveaux Cadres de Région est organisée par l’Équipe Fédérale et l’Observatoire. Cette Formation est obligatoire pour toute personne entrant dans une Équipe de Région. À cette occasion, les nouveaux Cadres de Région peuvent poser toutes leurs questions sur leurs rôles, missions et sur le fonctionnement du Mouvement. C’est un moment qui leur est intégralement dédié.
Université
Parce qu’on ne cesse jamais d’apprendre, la formation continue est une institution chez les Guides. L’Université est organisée en début d’année civile afin de mettre constamment ta Formation à jour.
Véritable carrefour du Mouvement Guide, cette journée te permet de discuter et d’échanger avec des Staffs d’Unité, des Cadres de Formation et des Cadres de Région. Chacun, du plus novice au plus expérimenté, est le bienvenu à cet évènement.
La ForFor
Si tu souhaites élargir tes horizons et acquérir un véritable bagage pédagogique en Formation, sache qu’il existe la ForFor.
En quatre weekends de Formation, tu apprends à :
• réparer, animer et évaluer un temps de Formation ;
• développer des compétences de gestion de groupe ;
• exercer ta communication.
Une équipe de Cadres de Formation expérimentés est à l’écoute de tes questions et te soutient lors de ton parcours. N’hésite pas à en toucher aussi un mot à tes Staffs d’Unité.
Participe à la Cellule de Crise
La Cellule de Crise est un service de notre Mouvement proposé à tout le monde pendant toute l’année. Il apporte aide et soutien aux appelants qui auraient besoin de conseils sur l’une ou l’autre problématique.
Pendant les camps, la Cellule de Crise est prise en charge par des employés du Carrick en journée et par des bénévoles en soirée, les weekends et jours fériés. Elle écoute, rassure et guide face à un imprévu.
En tant que Cadre, il t’est proposé de participer à la Cellule de Crise pendant les camps. En première ligne, en deuxième ligne ou encore en tant que personne-ressource ayant une expertise sur des cas bien spécifiques, tu es un acteur indispensable pour le Mouvement. Consulte la Fiche technique qui t’aidera à en savoir plus.
Participe aux évènements festifs du Mouvement
Viens à la Journée/Soirée des Cadres
Chaque année, tu donnes du temps et de l’énergie pour construire un Mouvement plus grand et de qualité.
En plus des Cadres de Région, les Guides comptent en leur sein les Cadres de Formation, le Conseil d’Administration, l’Équipe Fédérale, le personnel de Mozet et le personnel du Carrick. Tu n’es donc pas seul.
Des membres du Carrick concoctent, pour tous les Cadres du Mouvement, des activités afin de se détendre ensemble, faire connaissance, profiter et être remercié comme il se doit pour son investissement.
Participe à la Fiesta de Fin de Formation
Des dizaines d’Animateurs sont formés chaque année. Afin de leur remettre leur diplôme de Formation et de les remercier pour leur investissement, le Service Pédagogie et Appui-Formation (SPAF) organise chaque année la Fiesta de Fin de Formation. Tu y es également convié. C’est un moment de détente, convivial sous le soleil d’été. Pas question de le rater.
Consulte ton Agenda des Cadres pour découvrir à quelle date elle aura lieu cette année et la bloquer.
Université
Tes missions en un coup d’œil
Ton investissement dans une Équipe de Région implique un certain nombre d’engagements à tenir. Les participations aux évènements et aux rencontres organisés par le Mouvement en font partie.
Construis un Mouvement qui te ressemble
Tes actions envers tes Unités
• Organise les élections des nouveaux Staffs d’Unité
• Organise la Journée d’Ouverture
• Forme les nouveaux membres des Staffs d’Unité
• Promeus la Formation auprès de tes Staffs d’Unité et de leurs Animateurs
• Organise les CCU
• Assure-toi que les Déclarations de camp sont dans SCRIBe
• Relis les préparations de camp de tes Unités
• Signe les Engagements de camp
• Organise une garde de Région
• Visite les camps de tes Unités
Ce à que tu dois être attentif durant l’année
• Prends régulièrement des nouvelles de tes Unités
• Assure-toi que tes Unités disposent de locaux, de matériel et de ressources suffisantes
• Organise des réunions de médiation quand c’est nécessaire
• Prépare et prévois la relève des Staffs d’Unité
• Assure l’intérim en cas de vacance du poste de Chef d’Unité
• Transmets la pédagogie du Mouvement
• Fais la promotion de ta Région
• Soutiens tes Unités dans la gestion de leur comptabilité
Tes rôles envers les Guides
• Participe aux Forums du Mouvement
• Participe aux Assemblées Générales (2/an)
• Motive tes Unités à participer avec toi aux évènements du Mouvement
• Soumets une fois par an le Rapport d’activités de ta Région
• Gère les comptes de ta Région
• Participe aux Formations qui te sont dédiées
• Participe à la Cellule de Crise
à ton service Pour t’épauler : un Mouvement
De manière non exhaustive, voici les différentes aides que t’offre le Mouvement.
Ressources humaines
L’Équipe Fédérale
Elle assure le pilotage stratégique et opérationnel du Mouvement.
Pour toi spécifiquement, l’EF :
• organise les élections de l’Équipe de Région ;
• soutient ton Équipe de Région ;
• organise les Forums du Mouvement ;
• met en place une formation continue pour les Cadres.
Le Carrick
Il est le siège social des Guides. Une trentaine d’employés sont présents pour épauler et soutenir l’ensemble des membres du Mouvement.
C’est là aussi que tu peux :
• te procurer des documents administratifs ;
• être outillé pour la Formation des nouveaux Staffs d’Unité ;
• demander de la documentation sur un thème précis ; et bien d’autres choses encore.
•
Ressources financières
Fonds de soutien
Lorsqu’une Unité se trouve face à un problème et qu’elle n’a pas les moyens financiers d’y faire face seule, elle peut se tourner vers ses Cadres de Région. Si la Région dans laquelle elle se trouve n’a pas non plus les moyens financiers de l’aider, alors la Région peut demander une aide financière via le Fonds de soutien des Guides. Le Fonds de soutien des Guides, géré et approvisionné au niveau fédéral, et qui repose sur le principe de solidarité entre les Unités des Guides, peut lui apporter une aide concrète.
Cotisations sociales
Pour que le Mouvement soit réellement et concrètement ouvert à tous, une cotisation sociale existe pour les membres financièrement défavorisés. Les membres de ton Équipe de Région et les Unités de ta Région peuvent y faire appel en remplissant le formulaire de demande de cotisations sociales. Dans un esprit d’anticipation, il est important que le Staff d’Unité pense directement aux autres frais de l’année qui pourraient nécessiter une aide de la Région (camps, fête d’Unité, locaux, pulls de camp, etc.). Pour cela, n’hésite pas à faire un petit rappel au 1er CCU de l’année.
Si tes Unités ou toi avez des questions par rapport au paiement de ces cotisations sociales, contactez le Carrick.
Ressources de communication
Visibilité
Ton Équipe de Région organise un évènement ? Tu veux recruter de nouveaux membres ? Tu as un espace lors d’une expo, d’un salon ? Tu veux que les gens sachent que ta Région est là et ce qu’elle fait ? Notre Mouvement met à ta disposition un « kit de visibilité » : une série de grands panneaux de présentation des Guides et d’autres accessoires (drapeaux, banderoles, affiches, etc.) pour qu’on vous voie, et de loin ! Le logo de ta Région et ses déclinaisons sont également disponibles dans la bibliothèque du site des Guides.
Relations extérieures
Une Unité de ta Région a des soucis avec ses locaux, sa commune, sa paroisse… et elle aimerait que le Mouvement la soutienne ? Le Carrick peut identifier des partenaires intéressants et t’aider à les contacter.
Le Carrick peut aussi réaliser avec toi des supports pour faire la promotion de ta Région et de ses activités vers l’extérieur (presse, commune…).
MyGuides, une app’ qui facilite la vie
MyGuides, c’est une application web rien que pour les Animateurs Guides. Elle propose du contenu adapté, disponible tant sur smartphone, tablette que sur PC et est accessible même hors connexion : www.myguides.be.
Avec MyGuides, les Animateurs peuvent :
• consulter et partager des jeux et recettes
• découvrir des bons plans toute l’année
• retrouver du contenu théorique et pédagogique utile à l’animation en fonction de leur Branche
• recevoir les dernières actualités et nouvelles des Guidespartager des photos en un clic
• et bien d’autres choses encore...
Ressources pédagogiques
Publications et revues
Notre Mouvement édite des revues et des publications pédagogiques. Celles-ci sont remplies d’idées, de conseils, de propositions d’activités, etc. Tu trouves tous ces documents sur notre site. Cette bibliothèque de téléchargement est aussi une vitrine pour toi, pour tout connaitre des publications reçues par les Animateurs et les Staffs d’Unité. Contacte l’adresse publications@guides.be pour les recevoir en version papier (à l’exception des revues).
Ressources logistiques
Salles de réunion
En tant que Cadre de Région, tu peux réserver des salles de réunion dans nos locaux pour tes CCU ou autres moments de rencontre.
Ta voiture assurée pendant toute l’année !
Via notre assurance omnium mission, ta voiture est assurée tout au long de l’année lorsque tu es en activité Guide. Les voitures de tes Staffs d’Unité sont assurées pendant leurs visites de camps.
Solidarité-tentes
Bientôt les départs en camp et tes Unités te font part d’un problème de tentes ? Le Mouvement met en place un projet solidaire de prêt de tentes entre ses Unités. Les Groupes qui partent début juillet peuvent prêter leurs tentes à ceux qui partent début aout et vice versa. Fais d’abord collaborer tes Unités entre elles et, si aucune solution n’est trouvée, fais appel au Service aux Membres du Carrick.
Aznor
Prépare ton départ
L’organisation de la fin de ton mandat et la passation du flambeau à un candidat potentiel, cela se prépare.
Comment procéder ? Qui recruter ? Tu trouves ici quelques astuces pour t’assurer un départ en douceur.
Quel flambeau
passer ?
Évaluation de la Région
Pour transmettre quelque chose, il faut pouvoir le définir. Réaliser une évaluation de la Région avec ton Équipe est une étape importante. Comment se portent les Unités ? Est-ce que les Staffs sont solides, formés ? Quel est le nombre de membres ? Comment évolue la Région ? Est-ce que ton Équipe a mis en place des rendez-vous particuliers ? Des activités récurrentes ? Y-at-il eu des activités importantes ces dernières années ? Ton Équipe a-t-elle atteint ses objectifs de mandat ?
Recherche un candidat
La recherche d’un candidat est une mission essentielle de ta fonction de Cadre. En effet, assurer la continuité permet que tout ce que tu as réalisé avec ton Équipe soit pérennisé, stabilisé. Trouver des remplaçants, c’est continuer à soutenir les Staffs d’Unité. Le recrutement est une des priorités de notre Mouvement. En parler à l’Équipe Fédérale peut t’aider. Pour mener à bien cette mission, il y a plusieurs aspects à prendre en considération.
Qui s’en occupe ?
Si cette question n’est pas débattue, la réponse sera « personne ». Le fait d’en parler permet de répartir les tâches. Plus nombreux vous serez à chercher un candidat, plus vous disposerez d’un large réseau pour vos recherches.
Comment ?
Rencontre régulièrement tes Unités. Rends-toi sur le terrain. Cela te permet de repérer les candidats idéaux.
Un flyer, une lettre aux anciens Staffs, une séance d’information, quelques coups de téléphone : plusieurs solutions s’offrent à l’Équipe. Ce qui fonctionne le mieux, c’est le contact interpersonnel. Si tu communiques régulièrement sur les possibilités d’engagement qui existent et l’aspect enthousiasmant du bénévolat, tu prépares déjà le terrain.
Où ?
Trouver un candidat dans la Région ? Les avantages sont nombreux : connaissance du Mouvement, attachement à la Région ou à une de ses Unités, personnes conscientes des enjeux du bénévolat, etc. Si tu cherches aussi à l’extérieur de la Région, tu invites un regard neuf et des nouveaux réseaux. Recrute des membres venant d’horizons les plus différents possibles (Unités, Branches, âges, etc.).
Pense aux anciens Animateurs, aux parents qui soutiennent certaines Unités, aux anciens Routiers, aux Animateurs en Formation, à tes collègues, à tes amis, etc.
Quand ?
L’idéal est de commencer à penser à ta succession au milieu de ton mandat. Pourquoi ne pas en faire un objectif initial d’Équipe ? Une manière de faire la passation en douceur est d’intégrer des nouveaux membres tout au long du mandat. Cela leur permet de tester la fonction. Les successeurs potentiels ne se décident pas toujours tout de suite. Il faut du temps pour se lancer dans un tel défi.
Définis le profil
et « coache » le candidat
Le profil
En déterminant le profil et les missions, ton Équipe réfléchit au poste à pourvoir.
Les informations qu’elle communique à ce niveau sont :
• les impératifs de la fonction ;
• le temps nécessaire à l’exercice de la fonction ;
• les aides possibles pour mener à bien sa mission, etc.
La recherche est plus spécifique pour le Coordinateur/la Coordinatrice de Région, car il/elle a un profil un peu différent. Une Équipe a besoin d’un moteur pour prévoir, dynamiser les autres, penser à la globalité, distribuer les tâches, etc.
Le coaching
Si ton Équipe instaure une période de transition, il faut être attentif à :
• permettre au candidat de tester progressivement la mission ;
• lui garantir d’être accompagné et de parler de son vécu ;
• lui donner la liberté d’agir, ce qui t’offrira l’occasion de te retirer petit à petit, quitte à ce qu’il s’y prenne autrement que ce que tu aurais fait ;
• l’intégrer dans les activités ;
Transmets
tes connaissances
Les éléments à communiquer
• s’assurer que le candidat est plein d’enthousiasme et motivé.
• Il a peut-être envie de tout remettre en question : c’est normal, c’est une manière de s’approprier le projet.
Faire partie d’une Équipe de Région implique une prise de responsabilités au niveau personnel, mais aussi moral, financier et légal envers le Mouvement. Aborder ces questions avec le candidat permet de mettre les choses au clair dès le début.
Quelles informations transmettre ?
• Les archives et documents liés à ton mandat.
• Les informations sur les Unités : transmettre un état des lieux de chaque Unité.
• Les conseils obtenus à la suite de l’expérience de tes mandats.
• Un répertoire téléphonique des personnes qui peuvent aider (Équipe Fédérale, Carrick, paroisse, commune, etc.) et de celles qui sont utiles comme références historiques.
• Les prochaines échéances ou les affaires en cours.
• Les outils de référence pour la fonction.
Comment les transmettre ?
Se rencontrer et aller plus loin qu’un simple échange de mails est la solution idéale, car cela laisse la place aux besoins personnels du candidat. Propose-lui une première réunion de briefing avant son entrée dans l’Équipe et un ou plusieurs moments de rencontre, de contact, après son instauration pour voir s’il a encore des questions ou des difficultés au démarrage. Une autre manière de transmettre des informations, c’est de lui présenter les personnes de référence qui pourront l’outiller et l’épauler.
Merci
Stop ou encore ?
Nous espérons que ce dossier a répondu à tes questions concernant ton rôle de Cadre de Région.
Merci à toi pour ton engagement au sein du Mouvement.
Nous allons maintenant faire un bout de chemin ensemble, pour construire le Mouvement de demain, pour faire en sorte que les jeunes – et moins jeunes – puissent grandir et s’épanouir, avancer dans leurs propres réflexions, réaliser leurs propres projets !
Un beau challenge que nous relevons ensemble aujourd’hui ! Au moment de ton départ, il sera intéressant de te questionner sur les raisons qui te font terminer ton mandat. En fonction de ta situation, tu verras si tu es encore prêt à donner un coup de main à la Région. De manière régulière ou plus ponctuelle ? Peut-être auras-tu envie de découvrir de nouveaux horizons ?
Beaucoup de possibilités s’offrent à toi. Par exemple, au niveau national, tu peux orienter ton action vers du pilotage stratégique de l’association, de la réflexion pédagogique et éducative, de la gestion du patrimoine de l’ASBL, devenir Cadre de Formation, etc. Choisis le type d’action que tu veux mener selon tes envies, les compétences à mettre en œuvre et le temps dont tu disposes. N’hésite pas à en parler à la Présidente Fédérale ou à son Équipe qui pourront te conseiller.
Toi, Cadre de Région
Ce Vadémécum aborde toutes les facettes de ton rôle de Cadre de Région. C’est un document qui soutient ton animation et ta vie en Équipe. Il t’aide à voir les tâches à se répartir et les bonnes pratiques pour fonctionner en Équipe. Il t’indique aussi quelles sont tes ressources au sein du Mouvement. Enfin, son dernier chapitre t’aide à passer le flambeau et à transmettre toute ton expérience à ta relève.
Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes.
Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl 2024. Rue Paul-Émile Janson, 35 • 1050 Bruxelles • Tél. 02/538.40.70 • www.guides.be • info@guides.be