Hafta 01-İşlem Tabloları by Gültekin Büyükşengür

İŞLEM TABLOLARI (BYP 102)

Yazar: Öğr.Gör. Gültekin BÜYÜKŞENGÜR

BYP102-H1-2 SAKARYA ÜNİVERSİTESİ Adapazarı Meslek Yüksekokulu

Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi’ne aittir.

"Uzaktan Öğretim" tekniğine uygun olarak hazırlanan bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır.

İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz.

All rights reserved No part of this course content may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic, tape or otherwise, without permission in writing from the University.

Sürüm 3

Sakarya........ 2010

S 1

BYP102-H1-2

MICROSOFT OFFICE EXCEL’E GENEL BAKIŞ

Bu Haftanın Hedefi: MS Office Excel'i çalıştırma, başlıca ikonlar ve görevlerini tanımak

Bu Haftanın Materyalleri Microsoft Office Excel

Kullanılan semboller

Animasyon

Soru

Veritabanı Bağlantılı Soru

Simülasyon

Püf Noktası

BYP102-H1-2

Giriş Excel ne işe yarar? Neler yapılabilir? Bütün kurumların ortak olarak gereksinim duyduğu işlerden biri kayıt tutmaktır. İşlevler ve matematiksel formüllerle hazırlanan tablolarda değişkenlere göre sonuçlar veren tablolar oluşturabilir, etkileşimli tablolar hazırlayabilirsiniz. Verilerle hazırlanan tabloların grafiklere dönüştürülmesi grafik sihirbazı yardımı ile rahatlıkla sağlanır. Bir veri tabanı biçiminde kullanılarak veriler üzerinde sıralama, arama, süzme gibi seçeneklerle uzun komut satırlarına gerek olmadan kolay bir çalışma alanı sunar. Hücrelere ait her kenar için bağımsız kenarlıklarla kolayca biçimsel tablolar yaratabilirsiniz. İşlevlerle mantıksal

karşılaştırmalar

sözcük,

terim,

simge

gibi

sonuçlar

veren

tablolar

hazırlayabilirsiniz. Sayısal verileri saat ve tarihlere, saat ve tarihleri sayısal verilere dönüştürerek matematiksel işlemler yapabilirsiniz. Geniş tablolar üzerinde kolayca işlem yapabilme yeteneği ve arama seçenekleri ile verilerden olabildiğince yararlanabilirsiniz. Matematiksel işlemler yapabilme, metin yazabilme, resim ekleme, nesne ekleme, grafik özellikleri ile birçok farklı veriyi içeren sayfalar oluşturabilirsiniz. MS Office Excel sayesinde verilerinizi listeler halinde düzenlemenize ve sonra özetlemenize, karşılaştırmanıza ve grafiksel biçimde sunmanıza olanak veren bir çalışma sayfası programıdır. Örneğin, Excel'in belirli bir gündeki satışların toplamını, ortalamasını ya da en yüksek değerini bulmasını; satışların ne kadarının belirli bir aralıkta olduğunu gösteren bir grafik oluşturmasını ve toplam satışları aynı haftanın diğer günlerindeki toplam satışlarla karşılaştırmasını sağlayabilirsiniz. Excel bir hesaplama makinesinden çok öte, her türlü hesaplama işlemlerinin yapılmasına, bunları otomatik hale getirme ve içerdiği fonksiyonlar yardımıyla şartlı ve karmaşık hesaplama işlemlerinin yapılmasına izin verir ve bir veri tabanı olarak kullanmak mümkündür. Özetle; Microsoft Office Excel verileri düzenlemek, hesaplamak ve incelemekte kullanılan genel amaçlı bir elektronik tablodur. Bu elektronik tablo, rakamlar, sözcükler ve tarih gibi verilerle amaca uygun olarak matematiksel işlemler içeren tablo ve şablon oluşturulan, grafik çizilen, temel veri tabanı işlemlerini destekleyen bir programdır.

Microsoft Office Excel’deki yenilikler; MS Office Excel, daha bilinçli kararlar almanıza yardımcı olmak için bilgileri çözümlemeye, paylaşmaya ve yönetmeye yönelik güçlü bir araçtır. MS Office Excel yeni, sonuca yönelik bir arabirim, oluşturulması ve kullanımı kolay Özet Tablo görünümleri, gelişmiş formül yazma ve zengin veri görüntüleme olanaklarının yanı sıra profesyonel görünümlü grafik ve tablolar oluşturmak için çok daha hızlı bir çözüm sunar. Excel Services ve 2

BYP102-H1-2 Microsoft Office SharePoint Server 2007'yi ya da daha üst versiyonlarını kullanarak, işle ilgili önemli bilgiler içeren elektronik tabloları paylaşabilir ve yönetebilirsiniz. Microsoft Office Excel, yerinde kararlar verebilmek için analiz yapma, bilgileri birleştirme ve bilgi yönetimi açısından oldukça etkili bir araçtır. İş alanlarındaki yeni eğilimleri saptamak, bilgi yönetimini daha etkili bir biçimde yapmak ve bilgileri iş yerleri içindeki veya dışındaki kaynaklarla paylaşmak için kullanmaktadır.

MS Excel Tasarımı Ve Programını Çalıştırma Başlat düğmesinden Programlar seçeneğinin üstüne gelerek, açılan menüden Microsoft Office sekmesinden Microsoft Office Excel simgesine tıklanır. MS Office Excel'i başlattığınızda, boş bir belge görünür. Bu noktada veri ekleyebilir, verinin görünüşünü değiştirebilir, veriyi özetlemesini sağlayabilir ya da MS Office Excel'in yardım dosyalarında faydalanmanız gerekebilecek bilgileri bulabilirsiniz.

BYP102-H1-2

ANIMASYON - 1

MS Office Excel'in yeni sonuç odaklı görünümü sayesinde çalışma alanınızda (sayfanızda) incelemek, oluşturmak ya da göstermek için uğraştığınız çalışmayı tamamlamak için yalnızca ihtiyaç duyduğunuz araçları çalışma alanınıza getirir.

MS Office Excel'in bu tasarımında MS Office uygulamalarıyla uyumlu olarak, komut kümeleri ve bağlamsal komutların yanı sıra bir grup komut kümesi sunarak daha yaratıcı ve üretici olanağı sağlamıştır.

Var olan Dosyaları Office Sürümünde Açma Office'in daha önceki bir sürümünde oluşturulmuş bir dosyayı açıp üzerinde çalışabilir ve varolan biçimiyle kaydedebilirsiniz. Office'in daha önceki bir sürümünü kullanan birisiyle bir belge üzerinde çalışabileceğinizden, yalnızca 2007 ve sonrasında çıkan Office sürümü tarafından desteklenen bir özelliği kullanmak istemezsiniz. 2007 ve sonraki Office sürümlerinde,

Office'in

daha

sürümünün

desteklemediği

bir

özelliği

kullanmadığınızdan emin olmak için bir uyumluluk denetleyicisi kullanır. Bir dosya kaydettiğinizde,

uyumluluk

denetleyicisi

size

özellikleri

bildirir

ardından

kaydetmeden önce bunları silmenizi sağlar. Yani bu durumu şöyle özetleyebiliriz; 2007 sürümü öncesinde tüm excel uzantıları xls biçiminde uzantılı iken 2007 sürümü ve sonrası sürümlerde xlsx olarak biçimlendirilmeye başlanmıştır. Şayet bilgisayarınızda 2007 öncesi Office sürümü kurulmuşsa xlsx uzantılı excel dosyalarını açmak normal şartlarda mümkün olamamaktadır. Bu tür xls uzantılı dosyaları açabilmek için bilgisayarınıza Word, Excel ve PowerPoint Dosya Biçimleri İçin Microsoft Office Uyumluluk Paketini kurmanız yeterli olacaktır. Şayet bilgisayarınızda 2007 ve daha üstü Office sürümü yüklenmiş ise bu uyumluluk paketini yüklemenize ihtiyacınız olmayacaktır. Office 2003 sürümünü kullanan kullanıcılar yukarıdaki bahsettiğimiz paketi yüklemek için http://www.microsoft.com/downloads/trtr/details.aspx?displaylang=tr&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466 sayfasına girerek FileFormatConverters.exe (Dosya Biçimi Dönüştürme) programını

BYP102-H1-2

çalıştırıp bilgisayarlarına kurabilirler. Bu program sayesinde 2007 ve üstü sürümü ile hazırlanmış dosyaları rahatlıkla açabilirler, fakat açılan dosya içindeki şekil, hücre biçimleri farklılık gösterebilmektedir.

Ofis Düğmesi Ve Excel Seçenekleri MS Office 2007 sürümünde Office Düğmesi en çok kullanılan ve en yaygın olan özelliklere tek dokunuşla erişim olanağı sağlar. MS Office düğmesi sayesinde yeni belge oluşturabilir, var olan dosyaları açabilir, dosyalarınızı bilgisayarınıza kaydedebilir, yazdırabilir, özel belgelerinizi şifreleyebilir, sık kullandığınız belgelere ulaşmak için ofis düğmesinden yararlanabilirsiniz. MS Office Excel 2010 sürümünde Office Düğmesi kaldırılmış olup bu düğmenin yaptığı görevler Dosya menüsünde gösterilmektedir.

Resimde görünen Excel 2007 ve 2010 sürümleri seçenekleri sayesinde size yarayabileceğini düşündüğünüz menüleri ekleyebilir, kullanmadığınız özellikleri kaldırabilir, varsayılan yazı tipini ayarlayabilir ve buna benzer pek çok işlemi yapabilirsiniz. Örneğin, R1C1 başvuru stilini (ileriki derslerimizde daha geniş yer verilecektir) açmak veya kapatmak ya da program penceresinde Formül çubuğunu görüntülemek gibi işlemleri denetleyen program ayarlarını bulabilirsiniz.

BYP102-H1-2

ANIMASYON – 2 NOT: Animasyondaki görünüm 2007 sürümüne göre hazırlanmış olup 2010 sürümüyle aynı özelliklere sahiptir. 2010 sürümünde Dosya menüsünden Seçenekler tıklatılarak aynı bilgilere ulaşabilirsiniz.

DOSYA MENÜSÜ YA DA OFİS DÜĞMESİNDE BULUNAN BAŞLICA İKONLAR VE GÖREVLERİ

Yeni belge açmaya yarar. Daha önceden kaydedilmiş var olan dosyaları açmaya yarar. Hazırlanan belgeleri kayıt altına alır ve bilgisayarda saklanmasını sağlar. Belgeleri farklı isimlerde ve Excel tarafından desteklenen uzantılarda kayıt etmeye yarar. Hazırlanan belgelerin ekran çıktılarını almaya yarar. Dosyaların özelliklerini incelemeye, belgeyi şifrelemeye, kullanıcılara kısıtlamaya, dijital imza eklemeye yarar. E‐posta yolu ile veya internet faksı aracılığı ile dosya gönderimi yapmaya yarar. Belge çalışma alanı sitesi oluşturma, uzak kullanıcılarla dosya paylaşımı sağlar. Açık olan sayfayı kapatır.

BYP102-H1-2

Şerit (Ribbon) Microsoft Office yeni kullanıcı arayüzünde bulunan en büyük değişiklik Ribbon yani Şerit'tir. İstediğiniz sonuçları elde etmek için ihtiyacınız olan bütün özellikleri ve işlevleri birarada bulmanızı sağlamak amacıyla menü bölümleri ve araç çubukları tek bir yerde bir araya getirilmiştir. Şerit bir görevi tamamlamak için gereksinim duyduğunuz komutları hızla bulmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Komutlar, sekmeler altında toplanan mantıksal gruplarda düzenlenir. Her sekme, yazma veya sayfayı düzenleme gibi bir etkinlik türüyle ilgilidir. Ekran yığılmasını azaltmak için, bazı sekmeler yalnızca gerektiğinde gösterilir.

Şerit programlarıyla çalışmak için klavyeyi kullanma Erişim anahtarları, programın neresinde olursanız olun, bir komutu bir kaç tuşa basarak hızlı bir biçimde kullanmanızı sağlar. Bir Şerit programındaki her komuta bir erişim anahtarıyla erişilebilir. Çoğu komuta iki ila dört tuş vuruşu kullanarak ulaşabilirsiniz. 1. ALT tuşuna basıp bırakın. Anahtar İpuçları, geçerli görünümde bulunan özelliklerin üzerinde görüntülenir.

2. Kullanmak istediğiniz özelliğin üzerindeki Anahtar İpuçlarında gösterilen harfe basın.

BYP102-H1-2 3. Bastığınız harfe bağlı olarak, diğer Anahtar İpuçları da görüntülenebilir. Örneğin, Alt tuşunu yukarıdaki resimdeki gibi etkin hale getirdiyseniz ve F tuşuna bastıysanız, Formüller sekmesindeki gruplara yönelik Anahtar İpuçları ile birlikte görüntülenir.

4. Kullanmak istediğiniz belirli bir komut veya seçeneğin harfine basıncaya kadar, harflere basmaya devam edin. Bazı durumlarda, önce komutu içeren grubun harfine basmanız gerekir. İPUCU: Seçtiğiniz eylemi iptal edip Anahtar İpuçlarını gizlemek için ALT tuşuna basıp bırakın.

BYP102-H1-2

Sekmeler MS Office Excel'de kullanışlı komut sekmeleri ile ilgili arayüzlerde istenilen komutlara rahatça ulaşılması sağlanmıştır. Şimdi bu sekmelerden bazılarını inceleyelim. • Giriş Sekmesi – Genel kullanıcı arabirimi olup, çalışmak istenilen, ihtiyaç duyulan genel komutları içerir. Bu sekmede yazı karakterlerini, büyüklüklerini, renklerini seçip değiştirebilir; hücre içeriğinin istenilen şekilde hizalanmasını sağlayabilir; hücre stili seçebilir, numaraları biçimlendirebilir ve verilerimizi düzenleyip artan veya azalan şeklinde sıralayabiliriz. (bkz. Şekil – 1)

•

Ekle Sekmesi – Çalışma sayfanıza eklediğimiz tablolar, grafikler, gösterimler, bağlantılar, sütun ve satır etiketleri gibi çeşitli metin öğesi türleri gibi nesneler için komutlar içerir. (bkz. Şekil – 2)

•

Sayfa Düzeni Sekmesi – Çalışma sayfamızı ayarlamakla ilgili sayfa düzenleme, tema, tek nesnelerin ölçeklendirilmesi denetimi seçenekleri ile çalışma sayfası seçeneklerini seçmek ve sayfada öğeleri düzenlemekle ilgili bütün komutları içerir. (bkz. Şekil – 3)

BYP102-H1-2 •

Formüller Sekmesi – Fonksiyon sihirbazı, fonksiyon kütüphanesi, adlandırılmış hücreler oluştururken ve onlarla çalışırken gereksinim duyduğumuz komutları, formül denetimi için komutlar ve hesaplama seçeneklerini içerir. (bkz. Şekil –4)

•

Veri Sekmesi – Dış verileri almak, dış bağlantılara bağlantılar ayarlamak; verilerinizi sıralamak ve süzmek; kopyaları kaldırmak, verilerinizi doğrulamak, değerlendirmek ve hücreleri gruplandırmak ve grubu çözmek için kullanılır. (bkz. Şekil –5)

•

Gözden Geçir Sekmesi – Sayfayı incelemek, yorumlamak, paylaşmak ve korumak için gerekli olan komutları içerir. (bkz. Şekil –6)

•

Görünüm Sekmesi – Farklı çalışma kitabı görünümleri seçmek, çalışma sayfası öğelerini (kılavuz çizgileri, cetvel, formül çubuğu vb.) gizlemek yada yeniden görüntülemek, görüntüyü büyütmek yada küçültmek için gerekli komutları içerir. (bkz. Şekil –7)

BYP102-H1-2

Ek Sekmeler Ek sekmeler sadece belirli bir nesne seçildiği zaman görünür hale gelir. Animasyon– 3’de de görüldüğü gibi Ekle sekmesi ile sayfaya eklenen bir resim seçildiğinde şerit üzerinde otomatik olarak “Resim Araçları” sekmesi belirecektir.

Komut Grupları Birbiriyle ilişkili öğeleri bir arada gösteren komutları içeren kümelerdir. Seçilen sekmeye bağlı olarak kullanıcı arabiriminde farklı komutlar bulunur. Animasyon– 3’ü inceleyiniz.

Komutlar Komut grupları içinde bulunan düğme ve menülerdir. Giriş sekmesinde bulunan Paragraf komut grubundaki Madde işaretleri, Sırala, Metni hizalama, Gölgelendirme düğmeleri komutlara örnek verilebilir. Animasyon– 3’ü inceleyiniz.

Çalışma Sayfası MS Office Excel'de tüm işlemler hücrelerde yapılır. Hücreler birleşerek tabloları (çalışma sayfası) oluştururlar. Tablo üzerinde 1.048.576 adet satır, 16.384 adet sütun bulunur. Satır ve sütunların kombinasyonu sonucunda toplam olarak 17.179.869.184 adet hücre meydana gelir. Bu da Excel 2003'e göre yüzde 1.500 daha çok satır ve yüzde 6.30 daha çok sütun demektir ve sütunlar artık IV yerine XFD'de son bulmaktadır. Excel de bulunan en son hücrenin adresi XFD1048576'dır. Bu adresin anlamı XFD sütununun 1.048.576'ncı satırıdır.

BYP102-H1-2 Hücre, Excel belgesinin en temel parçası bir veri öğesini tutan kutudur ve bir satır ile bir sütunun kesişme noktasında bulunur. Hücrelere veri girişi ya kendi üzerinden ya da formül araç çubuğu üzerinden yapılabilir. Satırlar sayı ile sütunlar ise harf ile tanımlanır. Belirli bir hücreyi gösteren satır numarası ve sütun harfine hücre başvurusu denir. Örneğin, çalışma kitabı penceresinin sol üst köşesindeki hücrenin hücre başvurusu " A1 " dir. Tek bir satır ve sütun kümesi bir çalışma sayfası oluşturur ve Excel belgesindeki bir sayfa gibi görünür. Bir Excel belgesi oluşturduğumuzda excel seçeneklerinde bir değişiklik yapılmadığı sürece varsayılan olarak üç çalışma sayfasından oluşan bir çalışma kitabı oluşturulur. Çalışma sayfası öğelerini görmek için animasyonu inceleyiniz.

ANIMASYON-4

NOT: Animasyondaki görünüm 2007 sürümüne göre hazırlanmış olup 2010 sürümüyle aynı özelliklere sahiptir.