Adm clase 08 excel 8 filtro y grafico extra

ADMINISTRACION PYMES CLASE 8 – FILTROS, GRAFICOS, HIPERVINCULOS y SEGURIDAD En esta clase vamos a aprender los elementes finales para nuestro aprendizaje en EXCEL y para ello vamos a crear una Tabla sobre el ALQUILER DE MOTOCICLETAS. Haremos algo simple…

Muy Bien, ahora que ya tenemos un concepto de lo que queremos hacer como TABLLA vamos a colocar en las celdas: • A1: CUENTA: aquí en A2 me vas a inventar un código que lo vas a arrastrar (todos diferentes) hasta A25 • B1: CLIENTE: aquí de B2 a B25 me vas a inventar el nombre y apellido de todos los clientes.

• C1: PLAN: aquí hacer una VALIDACION DE DATOS con las posibles opciones: A, B y C • D1: VALOR CUOTA: si es categoría A paga $380 sino si es categoría B paga $200 sino paga $125 • E1: ABONADO: colocar cuanto abono el cliente durante este mes • F1: SALDO: calcular con FORMULA cuanto falta pagar.

• Y por ultimo darle formato (colores, bordes, etc.)

Una vez que tenemos todos los datos vamos a ver como se los pueden analizar…

FILTROS ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE FILTRAR LOS DATOS QUE SE VAN A MOSTRAR.

Para poder activarlo, tenemos que cumplir ciertas condiciones: 1. Tenemos que estar seleccionando toda la tabla o tener al menos seleccionada 1 celda de la tabla.

2. No tiene que haber nada ajeno a la tabla “Pegado” a esta.

(Pegado quiere decir NADA en las celdas que están a la derecha, izquierda, arriba y debajo de la tabla. Tiene que haber una separación de una celda con el resto de tablitas, tabla, datos, sumas, totales, etc.)

UNA VEZ QUE CUMPLIMOS LAS CONDICIONES le damos en el botón FILTRO. AVANZADAS permite tener más opciones.

Una vez que apretamos el botón queda algo así:

Si hacemos CLIC en alguno de esos triangulitos nos aparecerá algo como:

En caso de texto

En caso de Números

ORDENAR: Permite ordenar TODA LA TABLA según esa columna de manera ASCENDENTE (de la A a la Z o de menor a mayor) o DESCENDENTE (de la Z a la A o de mayor a menor). Al ordenar la tabla todos los valores de las otras columnas mantienen su correspondencia y NO SE MEZCLAN.

PARA FILTRAR hay 2 métodos: • Por FILTROS DE TEXTO o FILTROS DE NUMERO: donde se puede establecer una condición que debe cumplirse para que se muestren los datos.

• Mediante la activación de las casillas con TILDE, solo se verán los datos que tienen TILDE.

FILTRAR: es una operación que OCULTA determinadas FILAS DE LA HOJA ENTERA según un criterio puesto. De esta forma nosotros solo podemos ver los datos que nos interesan.

PRACTIQUEN LA HERRAMIENTA FILTRO DE VARIAS FORMAS

SUBTOTALES ES UNA FUNCION ESPECIFICA DISEÑADA PARA TRABAJAR CON LA HERRAMIENTA FILTROS. CON ESTA FUNCION PODEMOS SUMAR, CONTAR, SACAR EL MAX, MIN, ETC. SOLO CON LOS DATOS QUE SE VEN, IGNORANDO AQUELLOS QUE ESTAN OCULTOS. NÚM_FUNCIÓN 1 o 101 2 o 102 3 o 103 4 o 105 5 o 105 9 o 109

Su lenguaje coloquial seria: El subtotal de…

Su estructura: =SUBTOTALES(núm_función; rango1; rango2;…)

El rango 2 como todos los siguientes son opcionales

CONDICION: • Donde dice NÚM_FUNCIÓN de ir uno de los números acorde a la tablita que se encuentra a la derecha.

CUANDO SE APLIQUE UN FILTRO, la función DUBTOTALES solo calculará el valor de los VALORES VISIBLES.

FUNCIÓN PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN SUMA

Para losnúm_función de 1 a 11, la función incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar filas, situado en INICIO FORMATO. Para las constantes núm_función de 101 a 111, la función pasa por alto dichos valores.

Lo siguiente que deben hacer es las TABLITAS mostradas a la IZQUIERDA. RESOLVER: TOTAL ABONADO: • PARCIAL: subtotal de suma de lo abonado.

• TOTAL: de la suma de lo abonado.

POR ABONAR: • •

PARCIAL: subtotal de suma del saldo.

TOTAL: de la suma del saldo.

TOTAL DE CUOTAS: • cuota.

•

PARCIAL: subtotal suma del valor de

TOTAL: de la suma del valor de la cuota.

Para PROM ABONADO, MAX DEUDA y MIN DEUDA deben sacar el resultado PARCIAL y TOTAL DE CADA UNO. TOTAL ABONADO: •

%: Es el TOTAL ABONADO / TOTAL DE CUOTAS.

POR ABONAR: • %: Es el POR ABONAR / TOTAL DE CUOTAS. En donde está el TOT. ABON: calcular el total abonado para cada categoría.

Y su derecha, el porcentaje de pago.

Muy bien, ahora que tenemos estos datos vamos a poder dar paso a la creación de GRAFICOS.

GRAFICOS La creación de GRAFICOS nos permite VER INFORMACION de manera VISUAL debido a que nuestra visión no distingue bien los cambios en los números, pero si puede distinguir con facilidad cuando una barrita es más alta que la otra o cuando una línea sube o baja.

LOS PASOS PARA PODER CREARLOS SON: 1. Disponer de una tabla con datos. a. Como esta (la que hicimos en esta clase):

2. Realizar Cálculos a esa tabla de tal manera de obtener INFORMACION(cosas que queremos VER y cuyos valores tengan sentido graficar). a. Como estos (los que calculamos recién)

De ej. usaremos B33:B36

AQUÍ SE SELECCIONA LOS DATOS QUE SE QUIEREN GRAFICAR.

3. Elegir TIPO DE GRAFICO. a. SON TRES POSIBLES

De Barras Circular Lineal DEBARRAS: COMPARA COSAS. EJ: activo, pasivo y patrimonio neto, entre los resultados de la recolección de cereales, goles de un jugador, campeonatos de equipo de futbol, etc.

CIRCULAR: MUESTRA PORCENTAJES. Si asumimos que el redondo entero es el 100% las diferentes partes nos darán idea del porcentaje de cada facción. EJ: votos de un partido político, comparar asistencia e inasistencias, etc.

LINEAL: MARCA EVOLUCION EN UN PERIODO. Solo se aplica donde se evoluciona en un periodo o tiempo. EJ: la evolución del patrimonio en el tiempo, la posición en los torneos de futbol en el tiempo, la función X2 de X=0 hasta X=4, etc.

Para ELEGIR EL GRAFICO ir a FICHAINSERTAR y buscamos: (los otros tipos de gráficos son derivados de estos tres)

Para el rango B33:B36

Elegimos el grafico de barras

Tras Apretar Columna (o LINEA) nos aparecerán varias opciones a elegir como se ve a la derecha: Para el ejemplo nosotros seleccionaremos esta:

De esa lista de posibilidades…

SOLO PODEMOS ELEGIR LA 1 o 4 COLUMNAPORQUE LAS 2 DEL MEDIO CORRESPONDEN A GRAFICOS DEESTADISTICAY

(a menos que tu sepas estadística) NO TE SIRVEN 4. Asegurarnos que los DATOS sean los correctos.

Si van bien hasta ahora deben de tener una imagen como la de arriba como también deben notar que en la TABLA los datos se pusieron con 3 recuadros de colores diferentes, cada uno representando una diferente cosa y que yo, con las flechas, les señalé la equivalencia de cada color.

VARIABLES: son las alternativas que toma cada dato y están siempre abajo (salvo el circular que están en un recuadrito), señalando la base de cada dato. Corresponden al EJE X. SERIES: son las cosas que se desea representar (el circular no tiene series). Corresponden al EJE Z. DATOS: son los diferentes valores que asumen cada dato. CORRESPONDEN AL EJE Y.

• El valor que va cambiando debe estar debajo (como VARIABLE) y en caso que no lo este y figuren como SERIES debemos apretar el botón: “CAMBIAR ENTRE FILAS Y COLUMNAS” • El BOTÓN: SELECCIONAR DATOS (abre una ventana como la que se ve debajo que permite Editar las VARIABLES y LA SERIES. Con el RANGO DE DATOS podemos alterar de donde serán tomados los DATOS. Con los botones AGREGAR, EDITAR y QUITAR podemos editar las series como sus nombres.

Con el Botón EDITAR podemos alterar las VARIABLES. También se puede elegir una área vacía de un gráfico y en este lugar le podemos ir dando el área correspondiente a cada parte.

5. Darle FORMATO (color y apariencia) al gráfico. Consta de 2 partes: PRESENTACION (Diseño del Grafico) y FORMATO (Estilo del Gráfico).

En la parte DISEÑOS DE GRAFICO tenemos la posibilidad de diferentes diseños ya hechos del gráfico.

Si apretamos el botón

podemos ver la lista completa de diseños.

En la FICHA PRESENTACION podemos alterar las diferentes partes individuales del gráfico, como ser títulos, Ejes, Leyendas, etc.

Una vez hecho el grafico tenemos la opción de cambiar su tipo.

En la parte ESTILOS DE GRAFICO tenemos la posibilidad de elegir diferentes diseños de colores.

Si apretamos el botón

podemos ver la lista completa de estilos.

En la FICHA FORMATO podemos alterar los colores de las diferentes partes individuales del gráfico que seleccionamos.

6. Seleccionar su UBICACIÓN. Esta herramienta permite alterar la ubicación del gráfico, ya sea como objeto de esta hoja o ubicado en otra hoja o que ocupe toda una hoja entera. Al hacerle clic en la herramienta abre una ventana como la siguiente:

DE PRACTICA VAN A HACER 5 GRAFICOS QUE QUEDEN COMO LA IMAGEN A CONTINUACION.

Pequeño detalle: para hacerlo más prolijo yo seleccione desde B27:F41, lo copie, fui a la “hoja 2” y pegué vínculos.

(Esto hace que los valores queden igual a los originales por lo cual se puede graficar tranquilamente).

Para darle otro toque de prolijidad, sobre la “hoja 3” vamos a poner botón derecho y vamos a cambiarle de nombre por MENU, luego vamos a arrastrar dicha hoja hasta el principio de las 3 de tal manera que queden: En MENU modificar el documento para que quede como:

HIPERVINCULOS PERMITE CREAR “ENLACES” A OTROS LUGARES, YA SEA DE INTERNET O A OTRA HOJA DEL MISMO DOCUMENTO. El botón está en la FICHA INSERTAR al apretarlo aparecerá una ventana como la siguiente Texto que dirá el Hipervínculo Lugar donde enlace

APUNTA

el

Yo hice 2 hipervínculos: • En C2: apuntando a la HOJA1 • En C3: apuntando a la HOJA2

SEGURIDAD PERMITE BLOQUEAR DETERMINADAS ACCIONES PARA QUE NO PUEDAN ALTERAR EL DOCUMENTO

Las opciones las vamos a encontrar en la FICHA REVISAR --˃ PROTEGER HOJA: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una hoja especificando la información que se puede cambiar.

De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos los usuarios o para usuarios específicos.

DESBLOQUEARRANGOS: Para ello se seleccionan las celdas que se desean desbloquear y en la FICHA INICIO buscar – FORMATO – BLOQUEAR CELDA y desmarcar esa opción.

Una vez que tenemos DESBLOQUEADAS las celdas que queremos dejar que modifiquen apretamos en el botón PROTEGER HOJA y nos aparecerá una ventana así: Aquí podemos dar los permisos y restricciones de la hoja.

Así también poner un contraseña para desproteger la hoja.

PROTEGER LIBRO: Impide que se realicen cambios no deseados en la estructura del libro, como mover, eliminar o agregar hojas.

Al apretar el botón aparece la siguiente ventana: aquí se puede elegir que se quiere proteger como poner contraseña VENTANA equivale a lo que se puede hacer en FICHA VISTA (grupo ventana)